企業(yè)單位秘書實(shí)習(xí)報(bào)告
企業(yè)單位秘書實(shí)習(xí)報(bào)告
實(shí)習(xí)地點(diǎn)：重慶市…………
實(shí)習(xí)時(shí)間：……年 月 日至……年 月 日
實(shí)習(xí)目的：了解并實(shí)際操作秘書相關(guān)日常事務(wù)的處理，掌握秘書公文寫作、收發(fā)文件、檔案歸類整理及檔案的日常維護(hù)、日常事務(wù)接等秘書日常事務(wù)。
實(shí)習(xí)的主要內(nèi)容
（一）檔案歸類整理、日常維護(hù)
在這次的實(shí)習(xí)中，我有幸能夠到公司的檔案部進(jìn)行兩天的檔案實(shí)習(xí)。而我在檔案部的實(shí)習(xí)的主要工作是學(xué)會(huì)檔案的檔案收集與處理的程序與方法，以及日常的檔案借閱及日常維護(hù)工作進(jìn)行的。
公司的檔案整理的原則是：
1、整理檔案必須保持文件之間有機(jī)的歷史聯(lián)系。文件之間的歷史聯(lián)系，主要體現(xiàn)在文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式幾個(gè)方面。
�。�1） 文件在來源方面的聯(lián)系。文件是以一定的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，有機(jī)地形成的，使文件構(gòu)成了來源方面不可分割的歷史聯(lián)系。
（2）文件在時(shí)間方面的聯(lián)系。形成檔案的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的具體活動(dòng)，都有一定的過程和階段性，因而使文件之間具有自然的時(shí)間聯(lián)系。
�。�3）文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系。文件是機(jī)關(guān)或個(gè)人在履行一定職責(zé)的各種活動(dòng)中，為了解決一定問題而產(chǎn)生的。它的形成者的特定活動(dòng)，使文件之間在內(nèi)容上具有密切聯(lián)系。
�。�4）文件在形式方面的聯(lián)系。文件的內(nèi)容必然通過一定的形式表現(xiàn)出來。所謂文件形式，包括它的內(nèi)部形式和外部形式兩方面：種類、名稱和載體、記錄方式等。這也構(gòu)成了文件之間一定聯(lián)系。
2、整理檔案應(yīng)當(dāng)充分利用原有的整理基礎(chǔ)。
�。�1）充分地重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。
�。�2）在整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。因此，在進(jìn)行檔案的收集時(shí)，除了之前已整理好的相關(guān)從事檔案及相關(guān)內(nèi)外部資料外。主要是對針對近兩個(gè)月來公司組織內(nèi)部進(jìn)行的人員調(diào)整及開展的各項(xiàng)活動(dòng)的相關(guān)資料，與公司有業(yè)務(wù)往來的相關(guān)單位之間的各種資料及文件。
在工作中，我認(rèn)真的按照公司檔案整理的原則開展工作。并認(rèn)真地聽取了，檔案管理員的關(guān)于檔案日常保管及維護(hù)講解。
在檔案維護(hù)過程中要做到以下幾點(diǎn)：
（1）一般一周一小查，一月一大查，如遇特殊情況或意外事故應(yīng)及時(shí)查。發(fā)生意外時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取有效的措施補(bǔ)救。
�。�2）檔案庫房有防盜、防火、防蟲、防光、防潮、防霉、防塵、防高溫等安全設(shè)施，保持適當(dāng)?shù)臏囟龋?6—26℃為宜）和適當(dāng)?shù)臐穸龋ㄏ鄬穸?5—60%為宜）。保持庫房整齊清潔，搞好經(jīng)常性的衛(wèi)生。
�。�3）在搬動(dòng)檔案時(shí)，要盡量減少檔案的磨損和污染。檔案庫房嚴(yán)禁吸煙和存放易燃物品。非檔案工作人員，未經(jīng)同意，不得擅自進(jìn)入庫房。檔案工作人員要加強(qiáng)責(zé)任心，下班前要檢查庫房、文件柜、門窗是否上鎖關(guān)好，方可離去。
（二）公文寫作及收發(fā)文件
公文寫作對于秘書工作來說是一件常事，要做一名合格的秘書工作人員是必須掌握的一項(xiàng)基本技能。實(shí)習(xí)期間在領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，我的公文寫作水平有了明顯的提高。特別是在做會(huì)議記錄時(shí)，我的速記能力有了大幅度的提高。在速記時(shí)，能夠抓住要點(diǎn)，用相對簡明的語言表達(dá)出主題及中心，不寫廢話較好的運(yùn)用了速記符號(hào)進(jìn)行速記。讓我記憶猶新的是寫通知時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)要寫的是一份關(guān)于用電安全的通知，要求在通知中寫出相關(guān)的用電安全常識(shí)及要點(diǎn)。在擬寫這樣一個(gè)通知時(shí)，當(dāng)時(shí)我的忽略了有關(guān)事項(xiàng)的排序問題，并在格式上有所欠妥。在給領(lǐng)導(dǎo)檢查時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)正的指出了我的錯(cuò)誤，并提出了一些修改意見及告訴我一些相關(guān)的寫作技巧。這讓我受益匪淺，更堅(jiān)定了我要不斷學(xué)習(xí)本專業(yè)知識(shí)，不斷提高自身專業(yè)素養(yǎng)的決心。
相對于公文的寫作，收發(fā)文件是一項(xiàng)比較簡單的工作，但是也相對程序也多了不少。收文時(shí)，首先要分清來文機(jī)構(gòu)及秘密等級(jí)、緊急程度。其次是做好來文的登記，公司有電腦中，有一個(gè)來文登記的軟件，只要一一做好相應(yīng)的記錄就可以了。最后是來文的歸案。整個(gè)過程并不復(fù)雜，只要用心，夠細(xì)心就能把工作做好。而發(fā)文的工作也相對是更簡單的了，在公文打印好之后，只要按照一定的要求用相應(yīng)的方式發(fā)出，并與相關(guān)的單位或是部門核實(shí)好，就可以了。
（三）接待工作
在工作中，會(huì)時(shí)常有來自各個(gè)單位領(lǐng)導(dǎo)或是個(gè)人來到公司進(jìn)行有關(guān)的方面的咨詢，或是各相關(guān)的業(yè)務(wù)往來。進(jìn)行這方面的工作接待，也是秘書日常工作中的一個(gè)重要組成部分。 在工作中，我發(fā)現(xiàn)了以下幾點(diǎn)并做了以下的總結(jié)：
1、面接待扎儀。級(jí)來訪，接待要周到。對領(lǐng)導(dǎo)交待的工作要認(rèn)真聽、記；領(lǐng)導(dǎo)了解情況，要如實(shí)回答；如領(lǐng)導(dǎo)是來慰問，要表示誠摯的謝意。領(lǐng)導(dǎo)告辭時(shí)，要起身相送，互道“再見”。 個(gè)人來訪，接待要親切熱情。除遵照一殷來客禮節(jié)接待外，對反映的問題要認(rèn)真聽取，一時(shí)解答不了的要客氣地回復(fù)。來訪結(jié)束后，要起身相送。
2、話接待禮儀。
（1）電話鈴一響，拿起電話機(jī)首先自報(bào)家門，然后，再詢問對方來電的意圖等。
�。�2）電話交流要要認(rèn)真理解對方意圖，并對對方的談話作必要的重復(fù)和附和，以示對對方的積極反饋。
�。�3）應(yīng)備有電話記錄本，重要的電話應(yīng)做記錄。
3、見時(shí)的禮儀。到辦公室來的客人與領(lǐng)導(dǎo)見面，通常由辦公室的工作人員引見、介紹。在引導(dǎo)客人去領(lǐng)導(dǎo)辦公室的路途中，工作人員要走在客人左前方數(shù)步遠(yuǎn)的位置，忌把背影留給客人。在陪同客人去見領(lǐng)導(dǎo)的這段時(shí)間內(nèi)，不要只顧悶頭走路，可以隨機(jī)講一些得體的話或介紹一下本單位的大概情況。在進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)辦公室之前，要先輕輕叩門，得到允許后方可進(jìn)入，切不可冒然闖入，叩門時(shí)應(yīng)用手指關(guān)節(jié)輕叩，不可用力拍打。進(jìn)入房間后，應(yīng)先向房里的領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)頭致意，再把客人介紹給領(lǐng)導(dǎo)，介紹時(shí)要注意措詞，應(yīng)用手示意，但不可用手指指著對方。介紹的順序一般是把身份低、年紀(jì)輕的介紹給身份高、年紀(jì)大的；把男同志介紹給女同志；如果有好幾位客人同時(shí)來訪，就要按照職務(wù)的高低，按順序介紹。介紹完畢走出房間時(shí)應(yīng)自然、大方，保持較好的行姿，出門后應(yīng)回身輕輕把門帶上。
（四）總結(jié)
這三個(gè)多月的實(shí)習(xí)，我學(xué)會(huì)了很多，也懂得了很多。還記得剛開始，我都沒調(diào)整好自己的位置和心態(tài)，所以，很不習(xí)慣。要讓自己堅(jiān)持下去，不能半途而廢的。我覺得，并沒有多少不平凡的事可以做，但是，如果要把每一件平凡的事情做得好了，就是不平凡。所以，應(yīng)該趁著這個(gè)難得的機(jī)會(huì)多學(xué)一點(diǎn)，多努力一點(diǎn)。這樣所學(xué)來的知識(shí)才識(shí)真正屬于自己的。虛心請教是做好工作的前提，實(shí)習(xí)是走上社會(huì)的第一步，實(shí)習(xí)可以積累工作經(jīng)驗(yàn)，而虛心請教是積累工作經(jīng)驗(yàn)最直接的途徑，因此，工作中遇到不明白的地方，我就虛心地請同事，在他們耐心的教導(dǎo)中我不斷走向成熟，也積累起一定的工作經(jīng)驗(yàn)。學(xué)習(xí)不能光靠舒舒服服地坐在課室里聽老師講理論，還要走出課室，拋開重重的書本，走向社會(huì)去學(xué)習(xí)。因?yàn)椋饷娴氖澜鐭o限大，那里有很多在書里學(xué)不到的寶貴知識(shí)，況且書本知識(shí)也是來源于實(shí)踐，理論知識(shí)就是在實(shí)踐中體驗(yàn)生活、體驗(yàn)工作而形成的理論概括。現(xiàn)代的科技日新月異，知識(shí)需要不斷拓寬。因此，我們更應(yīng)學(xué)習(xí)——工作——再學(xué)習(xí)，發(fā)掘自己的實(shí)力，尋找我們的理想，實(shí)現(xiàn)我們的理想。
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