建立中學(xué)檔案發(fā)展報(bào)告
建立中學(xué)檔案發(fā)展報(bào)告
一對(duì)中學(xué)檔案室建立的思考與對(duì)策：
檔案是學(xué)校教育工作和教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄和歷史反應(yīng)，學(xué)校的各個(gè)部門(mén)在教育教學(xué)以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案資料，是寶貴的資源和財(cái)富，這些寶貴的資料應(yīng)集中起來(lái)，由學(xué)校的檔案室統(tǒng)一集中管理。為了認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，依法管理好學(xué)校的檔案工作，在中學(xué)建設(shè)檔案室，對(duì)于加強(qiáng)學(xué)校的檔案管理，加強(qiáng)學(xué)校的現(xiàn)代化、正規(guī)化建設(shè)具有重要的作用。
（一）、中學(xué)檔案室建設(shè)的重要性和必要性
學(xué)校的檔案室是對(duì)學(xué)校和教師在教育教學(xué)和管理工作中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及各種磁性介質(zhì)和光盤(pán)所承載的數(shù)據(jù)資料等不同形式的歷史記錄進(jìn)行集中統(tǒng)一保管的場(chǎng)所。中學(xué)檔案的內(nèi)容包括：上級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的文件、指示；學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的講話、會(huì)議記錄；教學(xué)計(jì)劃、安排；任課教師的教學(xué)筆記、教學(xué)輔導(dǎo)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)；經(jīng)驗(yàn)介紹；學(xué)生的各種考試、競(jìng)賽成績(jī)及分析；教師發(fā)表的論文手稿等等。檔案的真實(shí)性、原始性和客觀性決定了檔案在決策與管理工作中的重要作用。通過(guò)學(xué)校檔案室的建設(shè)，可以把優(yōu)秀教師的信息資源和先進(jìn)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)集成，形成資源共享，有助于提高學(xué)校的教育教學(xué)和管理水平，進(jìn)一步調(diào)動(dòng)全體教師的積極性。
近年來(lái)，隨著教育體制改革的不斷深入，學(xué)校的教育教學(xué)工作得到了長(zhǎng)足的發(fā)展，檔案室建設(shè)也得到了不斷改善。主要表現(xiàn)在：
1、檔案室面積不斷擴(kuò)大，環(huán)境質(zhì)量有了明顯改善，檔案的收集利用率 大大提高。
2、學(xué)校檔案室配備了微機(jī)，對(duì)全部或部分檔案實(shí)施了數(shù)字化管理，改善了管理手段，提高了查閱質(zhì)量和速度。
3、由于各所學(xué)校的基本情況和學(xué)科不同，歸檔的重點(diǎn)也略有不同，形成了 自己特有的資源優(yōu)勢(shì)。
4、學(xué)校檔案管理人員的素質(zhì)由不同程度的提高，工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)有了 明顯改善，人員素質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量有明顯提高。
二.目前，中學(xué)檔案室建設(shè)雖然取得了長(zhǎng)足的發(fā)展，但還存在許多缺點(diǎn)和不足，主要有：
1、管理體制不完善。目前，許多檔案室仍歸屬于校長(zhǎng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)，主管校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下的檔案室主任負(fù)責(zé)制還只是一個(gè)花架子，制約了檔案室的建設(shè)與發(fā)展。
2、人員素質(zhì)參差不齊。近年來(lái)，中學(xué)的檔案室管理人員的素質(zhì)雖然有了很 大提高，但是很難達(dá)到檔案管理專(zhuān)業(yè)化、正規(guī)化的要求。絕大多數(shù)的檔案管理人員都是年老體弱和無(wú)法從事一線教學(xué)的有關(guān)人員，這些人已接近退休年齡，知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，很難適應(yīng)中學(xué)檔案室建設(shè)和發(fā)展的需要。
3、學(xué)校各部門(mén)負(fù)責(zé)人員檔案保管意識(shí)不強(qiáng)，在日常工作中形成的檔案材料不能進(jìn)行簡(jiǎn)單地統(tǒng)一規(guī)范整理，檔案文件零亂，甚至造成有些珍貴檔案的遺失。
4、檔案管理經(jīng)費(fèi)不足。投入不足絕大多數(shù)中學(xué)檔案室的一個(gè)共性問(wèn)題，由 于學(xué)校把主要精力都投入到了教學(xué)中，對(duì)檔案室的建設(shè)與管理缺乏認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致投入嚴(yán)重不足，設(shè)備不全、老化，所收集的檔案資料也不夠全面完整，檔案資料利用率較低，無(wú)法滿足教育教學(xué)的需求，遲滯了學(xué)校檔案工作的開(kāi)展。
5、服務(wù)功能薄弱。學(xué)校檔案工作的服務(wù)對(duì)象是教育和教學(xué)工作，而面對(duì)教 學(xué)一線教師的服務(wù)在整個(gè)檔案管理中占有極其重要的地位，這既是衡量檔案工作的尺度，也是學(xué)校檔案室建設(shè)和發(fā)展的重要標(biāo)志。而現(xiàn)階段，許多學(xué)校的檔案管理人員，并沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到服務(wù)在檔案管理中的重要性，仍停留在傳統(tǒng)意義上的檔案管理隊(duì)段，只是負(fù)責(zé)將檔案資料收集上來(lái)并保管，與教育教學(xué)工作嚴(yán)重脫節(jié)，使學(xué)校的檔案無(wú)法得到充分的利用，嚴(yán)重的浪費(fèi)了資源。
6、數(shù)字化信息化建設(shè)發(fā)展緩慢。由于管理體制問(wèn)題，學(xué)校檔案室的數(shù)字化 信息化建設(shè)發(fā)展的比較緩慢，雖然有些學(xué)校的檔案工作應(yīng)用了計(jì)算機(jī)管理，但是由于經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備陳舊、規(guī)格型號(hào)不相匹配等因素，相對(duì)制約了數(shù)字化檔案室的建設(shè)與發(fā)展。
7、硬件設(shè)施投入不足。目前，許多學(xué)校的檔案室多是利用原有教室稍加改 造，搖身一變就成了檔案室。由于投入不足，這樣的檔案室很難做到防火、防潮、防霉變、防蟲(chóng)咬鼠害等情況的發(fā)生。硬件設(shè)施的不足在一定程度上影響了檔案室的發(fā)展。
三、中學(xué)檔案室建設(shè)的對(duì)策和建議
中學(xué)的檔案室建設(shè)對(duì)學(xué)校教育教學(xué)的發(fā)展、成果的展示、人才的培育與管理等方面都具有十分重要的地位和作用。因此，各級(jí)各類(lèi)的中學(xué)都要在全力抓好教育教學(xué)工作的前提下，將學(xué)校的檔案室建設(shè)與管理工作作為一項(xiàng)重要任務(wù)，抓緊抓實(shí)，抓出成效。在中學(xué)的檔案室建設(shè)與管理工作中，要注重做好：
1、加強(qiáng)宏觀管理。為了進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)學(xué)校的檔案室建設(shè)與管理，發(fā)揮檔案 工作在教育教學(xué)工作中的作用，各級(jí)教育行政部門(mén)應(yīng)聯(lián)合本級(jí)檔
案局成立檔案管理工作機(jī)構(gòu)，直接領(lǐng)導(dǎo)和管理本區(qū)域內(nèi)學(xué)校的檔案室建設(shè)與日常管理工作。真正把檔案管理作為一件大事來(lái)抓，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案管理的有關(guān)規(guī)定，全面落實(shí)檔案管理責(zé)任人。因地制宜，制定本地區(qū)學(xué)校檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，制定學(xué)校有關(guān)檔案管理的工人條例、規(guī)章制度，指導(dǎo)、推動(dòng)學(xué)校檔案管理工作的有效實(shí)施。組織學(xué)校的檔案工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)交流、協(xié)調(diào)校與校之間檔案管理工作的相關(guān)事宜。
2、全面落實(shí)主管校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下的檔案室主任負(fù)責(zé)制。要明確學(xué)校檔案室主任在檔案室建設(shè)與管理中的責(zé)任義務(wù)，做到責(zé)、權(quán)、利的有機(jī)統(tǒng)一，檔案室主任的職責(zé)應(yīng)當(dāng)包括：認(rèn)真貫徹執(zhí)行上級(jí)主管部門(mén)的方針政策；制定檔案室的發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃；組織領(lǐng)導(dǎo)本檔案室的行政管理并積極開(kāi)檔案的收集、整理、立卷、歸檔等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作；決定本部門(mén)的人員安排和業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作；加強(qiáng)校際間的信息溝通與經(jīng)驗(yàn)交流。中學(xué)的檔案室應(yīng)當(dāng)是分管校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下的一個(gè)獨(dú)立的工作部門(mén)，檔案室主任直接對(duì)分管縣長(zhǎng)負(fù)責(zé)并報(bào)告工作。
3、加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理，提高工作人員的素質(zhì)。人員素質(zhì)是中學(xué)檔案管 理先決條件，加強(qiáng)中學(xué)的檔案室建設(shè)，要重點(diǎn)解決好管理人員的素質(zhì)問(wèn)題，通過(guò)對(duì)現(xiàn)有人員的思想政治教育、職業(yè)道德教育、崗位知識(shí)和崗位技能培訓(xùn)，不斷提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，提高檔案管理的業(yè)務(wù)能力，通過(guò)各種方式激發(fā)他們的積極性、創(chuàng)造性，愛(ài)崗敬業(yè)、誠(chéng)實(shí)奉獻(xiàn)的責(zé)任感和使命感、樹(shù)立主人翁意識(shí)。積極引進(jìn)檔案管理專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，不斷提高檔案管理水平，為學(xué)校的教育教學(xué)提供良好的服務(wù)。
4、加快數(shù)字化信息化檔案室建設(shè)的步伐。計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的普及為中學(xué)建 立數(shù)字化信息化檔案提供了有力的前提條件和資源保障。目前狀況下，中學(xué)原有的檔案室要積極采取有效措施，引進(jìn)人才和設(shè)備，加快對(duì)檔案室的數(shù)字化改造，為教育教學(xué)工作提供更好的服務(wù)。各中學(xué)新建檔案室要以數(shù)字化檔案室建設(shè)為前提，按照數(shù)字化檔案室的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)計(jì)和建設(shè)，這是時(shí)代發(fā)展的需求，更是教學(xué)實(shí)際工作的需要，通過(guò)數(shù)字化檔案室的建設(shè)，能夠進(jìn)一步促進(jìn)中學(xué)檔案室管理工作的開(kāi)展，提高檔案的利用率，提高教學(xué)水平和管理水平。
5、合理使用經(jīng)費(fèi)，建設(shè)具有本學(xué)校特色的檔案室。中學(xué)的檔案室在建設(shè)的 過(guò)程中，要根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況和特點(diǎn)，找準(zhǔn)定位，動(dòng)態(tài)管理，把有限的經(jīng)費(fèi)用好用活。調(diào)動(dòng)全校師生的積極性，廣泛收集各種檔案信息資料，充分發(fā)掘自己的特色優(yōu)勢(shì)，把中學(xué)的檔案室建設(shè)成個(gè)性鮮明、重點(diǎn)突出、藏品豐富、利用率高的一個(gè)新型的檔案室。
6、強(qiáng)化服務(wù)功能。隨著學(xué)校教學(xué)體制改革的不斷深入，學(xué)校檔案室的功能 也在發(fā)生著變化。在新的形勢(shì)下，學(xué)校的檔案管理要突破傳統(tǒng)的只負(fù)責(zé)檔案資料的收集和保管的觀念，深入挖掘檔案潛力，積極為領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生提供有價(jià)值的信息資源，為教育教學(xué)和學(xué)校的管理提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。
7、加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)。中學(xué)在檔案室的新建過(guò)程中，一定要按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格設(shè)計(jì)、精心施工，確保檔案室藏品的安全。要按照國(guó)家有關(guān)學(xué)校檔案室建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)加快對(duì)現(xiàn)有檔案室的改造，達(dá)到防火、防水、防潮、防霉變、防盜竊、防蟲(chóng)蛀、防鼠咬的檔案收藏標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于磁性存儲(chǔ)介質(zhì)要留有備份，防止消磁，確保檔案資料的安全。同時(shí)，檔案室要有足夠的空間，方便有關(guān)人員對(duì)檔案資料的查詢、檢索、閱讀和對(duì)相關(guān)檔案資料的復(fù)制。
結(jié)語(yǔ)
中學(xué)的檔案室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及到學(xué)校的各個(gè)方面，學(xué)校校長(zhǎng)要充分提高對(duì)檔案室建設(shè)的認(rèn)識(shí)，給予足夠的關(guān)心和支持，要親自抓，主管副校長(zhǎng)要具體抓。全校師生要給予大力配合，特別是在檔案資料的收集、整理、歸檔、立卷的過(guò)程中，全校師生要密切配合，共同把學(xué)校的檔案室建設(shè)好，為學(xué)校教育教學(xué)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
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