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大型活動(dòng)接待方案
為了確保工作或事情有序地進(jìn)行,就需要我們事先制定方案,方案是在案前得出的方法計(jì)劃。那么優(yōu)秀的方案是什么樣的呢?以下是小編精心整理的大型活動(dòng)接待方案,歡迎大家分享。
大型活動(dòng)接待方案1
一、活動(dòng)目的:
為了加強(qiáng)公司員工的凝聚力,豐富公司文化生活,表達(dá)公司對員工節(jié)日的`關(guān)懷與問候,同時(shí)對20xx年工作進(jìn)行總結(jié)、表彰先進(jìn)。
二、活動(dòng)主題:
20xx年工作總結(jié)和20xx年公司規(guī)劃,表彰先進(jìn)
三、活動(dòng)時(shí)間:
20xx年1月31日
7:30—9:00
四、活動(dòng)地點(diǎn):
公司餐廳
五、與會(huì)人員:
公司全體員工
六、活動(dòng)主持人:
張軍偉
七、活動(dòng)方案:
。ㄒ唬⿻(huì)場布置:
負(fù)責(zé)人:行政后勤科:
橫幅標(biāo)題:江蘇CH有限公司20xx年度工作總結(jié)暨表彰大會(huì)
具體準(zhǔn)備:桌牌、照相機(jī)獎(jiǎng)狀證書、筆記本電腦、音響、麥克風(fēng)、茶水、水果;
。ǘ┛偨Y(jié)和表彰大會(huì)
1、主持人宣布:宣讀會(huì)場紀(jì)律
2、主持人宣布:由公司總經(jīng)理致新年賀詞;
3、主持人宣布:請生產(chǎn)副總為我們作20xx年工作總結(jié),大家熱烈歡迎
4、主持人宣布:請總經(jīng)辦主任宣讀20xx年度規(guī)劃
5、主持人宣布:請總經(jīng)辦主任宣讀員工表彰決定:
。1)對先進(jìn)部門進(jìn)行表彰:由王總進(jìn)行頒獎(jiǎng),大家表示熱烈祝賀,由部門負(fù)責(zé)人發(fā)表獲獎(jiǎng)感言(大約15分鐘)
。2)對先進(jìn)個(gè)人進(jìn)行表彰:由王總進(jìn)行頒獎(jiǎng),大家表示熱烈祝賀,由獲獎(jiǎng)?wù)甙l(fā)表獲獎(jiǎng)感言(大約30分鐘)
(3)對特殊貢獻(xiàn)者進(jìn)行表彰:由王總進(jìn)行頒獎(jiǎng),大家表示熱烈祝賀,由獲獎(jiǎng)人發(fā)表獲獎(jiǎng)感言(大約15分鐘)
6、總經(jīng)理對大會(huì)進(jìn)行會(huì)議總結(jié);
7、主持人宣布:會(huì)議結(jié)束。
大型活動(dòng)接待方案2
一、會(huì)議主題:
重慶肉協(xié)
肉牛產(chǎn)業(yè)研討會(huì)
長博集團(tuán)
二、會(huì)議時(shí)間:
20xx年x月x日—20xx年x月x日
三、會(huì)議地點(diǎn):
邀請函為準(zhǔn)
四、環(huán)境布置
。ㄒ唬⿻(huì)場涉及區(qū)域
政府,茶海之心景區(qū),長博生態(tài)產(chǎn)業(yè)園
五、會(huì)議內(nèi)容
第一板塊會(huì)議安排
。ㄒ唬⿻(huì)議時(shí)間:20xx年x月x日下午
會(huì)議地點(diǎn):現(xiàn)場及長博會(huì)議室
會(huì)議內(nèi)容:蒞臨鳳岡重慶長博生態(tài)產(chǎn)業(yè)園參觀并交流
。ǘ⿻(huì)議時(shí)間:20xx年x月x日上午8::30-12:00
會(huì)議地點(diǎn):政府會(huì)議中心(暫定)
會(huì)議內(nèi)容:
1)主持人介紹參會(huì)來賓,致辭。
2)縣政府領(lǐng)導(dǎo)致辭
3)介紹重慶長博生態(tài)產(chǎn)業(yè)園發(fā)展規(guī)劃
4)遵義市相關(guān)單位對遵義市肉,F(xiàn)狀及發(fā)展做簡介
5)做專項(xiàng)研討
(三)會(huì)議時(shí)間:20xx年x月x日下午14:00-18:00
1)會(huì)議地點(diǎn):政府會(huì)議中心(暫定)
2)會(huì)議內(nèi)容:專項(xiàng)討論
3)會(huì)議結(jié)束:致答謝辭
。ㄈ⿻(huì)議場地布置:
1)多功能設(shè)備:電腦,投影儀設(shè)備
2)會(huì)議用品:會(huì)議記錄薄,筆,茶杯
。ㄋ模⿻(huì)后合影:
時(shí)間:在會(huì)議結(jié)束前,告知大家不要急于離場,按序下樓,在指定地點(diǎn)合影留念。
第二板塊餐飲,住宿安排
(一)20xx年x月x日晚宴時(shí)間:18:30
住宿地點(diǎn):茶海之心酒店
(二)20xx年x月x日午餐時(shí)間:12:00-14:00
晚餐時(shí)間:19:30-20:30
住宿地點(diǎn):茶海之心景區(qū)
(三)20xx年x月x日早餐時(shí)間:8:00
午餐時(shí)間:12:00
1)8:30-12:00參觀茶海之心景區(qū)
2)做好部分嘉賓回程工作
(三)晚宴方式:
1)圓桌形式,10人一桌
2)菜品:熱菜,涼菜,甜品
第三板塊交通接送
1駕駛組應(yīng)全力配合綜合協(xié)調(diào)組
1)駕駛組負(fù)責(zé)嘉賓接送(及時(shí)對嘉賓的行程跟蹤)
2)嘉賓回程安排:根據(jù)嘉賓具體實(shí)際情況安排回程事宜(及時(shí)對嘉賓的行程跟蹤)
3)備用車輛準(zhǔn)備兩輛
第四板塊會(huì)議接待
(一)工作內(nèi)容
1、會(huì)議議程策劃:
2、編撰、印刷會(huì)議邀請函
3、機(jī)場、火車站等埠提供窗口接送機(jī)服務(wù);
4、會(huì)議前期報(bào)名的接待、物品分發(fā)等;
6、協(xié)助酒店住宿、餐食服務(wù)等工作;
7、提供會(huì)議期間車輛的調(diào)配、服務(wù)工作;
8、提供機(jī)(車)票的訂購服務(wù)工作;
9、提供專業(yè)接待人員服務(wù)工作;
10、根據(jù)需要,提供其他公務(wù)活動(dòng)服務(wù)工作;
。ǘ⒔M織機(jī)構(gòu)及職責(zé)
1、綜合協(xié)調(diào)組:以行政辦公室為組織核心展開工作
(1)負(fù)責(zé)總體接待方案的制定等文件編制工作;
(2)負(fù)責(zé)到會(huì)嘉賓信息收集、整理等對外聯(lián)系
。3)工作負(fù)責(zé)對外具體聯(lián)系落實(shí)與會(huì)嘉賓的初步行程、人數(shù)、往返時(shí)間。
。4)負(fù)責(zé)與本次會(huì)議全面對接工作;
。5)負(fù)責(zé)落實(shí)政府領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)的接車輛安排;
。6)負(fù)責(zé)組織、牽頭一切有關(guān)接待工作的參與人員溝通、協(xié)調(diào)工作;
2、接待服務(wù)組
工作職責(zé):駕駛組配合協(xié)調(diào)組
(1)負(fù)責(zé)嘉賓的接送工作。
。2)負(fù)責(zé)為與會(huì)嘉賓提供接待服務(wù)人員、住宿、餐飲、交通、內(nèi)部會(huì)議組織、考察游覽、等其他會(huì)議服務(wù);
。3)根據(jù)嘉賓的實(shí)際情況,具體提供接送、車(機(jī))票安排;酒店房間安排;參加會(huì)議活動(dòng)的詳盡日程安排;嘉賓的其他公務(wù)活動(dòng)和三餐的具體安排;會(huì)議期間車輛的`調(diào)配、機(jī)(車)票的訂購;接待服務(wù)人員的組織領(lǐng)導(dǎo);
。4)負(fù)責(zé)協(xié)助嘉賓入住酒店之前的登記。(在接到嘉賓后,將事先準(zhǔn)備好的房間鑰匙登記名稱后,交給入住嘉賓,并送嘉賓進(jìn)入房間,房間內(nèi)布置鮮花、茶歇、會(huì)議流程等)
3、會(huì)議現(xiàn)場保障組
工作職責(zé):
(1)負(fù)責(zé)接待服務(wù)組的有關(guān)活動(dòng)安排,如:會(huì)議現(xiàn)場拍照、會(huì)前投影儀調(diào)試、檢查會(huì)議資料是否到位、多媒體播放是否正常、速記安排、會(huì)議位置安排
。2)當(dāng)?shù)孛襟w邀請安排
。2)負(fù)責(zé)本組工作人員的一切后勤保障工作。
第五板塊內(nèi)部會(huì)議總結(jié)
會(huì)議時(shí)間:20xx年x月x日下午會(huì)議地點(diǎn):長博生態(tài)產(chǎn)業(yè)園辦公樓會(huì)議室
會(huì)議內(nèi)容:對此次肉牛產(chǎn)業(yè)研討會(huì)做內(nèi)部工作總結(jié)
大型活動(dòng)接待方案3
一、總則
1、為規(guī)范公司商務(wù)接待活動(dòng),在保證商務(wù)接待效果的前提下,加強(qiáng)商務(wù)接待費(fèi)用控制,特制訂本方案。
2、商務(wù)接待工作是公司重要的對外窗口之一,參加接待的工作人員要遵守紀(jì)律,有禮有節(jié)、熱情大方,樹立公司的良好形象。
3、本方案規(guī)定了公司商務(wù)接待的管理職能、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核,適用于公司的全部商務(wù)接待活動(dòng)的管理。
二、管理職能
行政部是公司接待工作的管理部門,公司商務(wù)接待以及宴請用餐等均由行政部統(tǒng)一安排。
三、商務(wù)接待工作原則
1、以對等接待、各負(fù)其責(zé)、相互配合為原則。商務(wù)接待工作涉及面廣,必須堅(jiān)持重點(diǎn)、兼顧一般,按照對等接待、各負(fù)其責(zé)、相互配合的原則,上下一致,齊心協(xié)力,共同做好接待工作。
2、規(guī)范高效、安全節(jié)儉、服務(wù)一流的原則。商務(wù)接待工作應(yīng)規(guī)范服務(wù),提高辦事效率、熱情周到,視客情適度接待,提倡節(jié)儉,反對浪費(fèi),注重思想情感交流,不推諉扯皮,不應(yīng)付拖拉。
3、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算管理、嚴(yán)格控制的原則。按照公司商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn),對各項(xiàng)商務(wù)接待費(fèi)用實(shí)行預(yù)算管理,由行政部負(fù)責(zé)人根據(jù)核定的預(yù)算嚴(yán)格控制使用,商務(wù)接待費(fèi)用原則上不得超過限額,如需追加預(yù)算,由總經(jīng)理另行審批。四、接待職責(zé)分工
1、接待工作是公司窗口式工作,對于塑造企業(yè)良好形象、實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)營目標(biāo),具有十分重要的意義。各相關(guān)部門及人員必須高度重視且規(guī)范行為。
2、接待內(nèi)容包括:迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務(wù)等。分工如下:
2.1行政部:
提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準(zhǔn)備,負(fù)責(zé)接待服務(wù)并陪同洽談及參觀介紹;
負(fù)責(zé)來客引入及會(huì)議室的環(huán)境保持;
提供信息溝通保障及調(diào)度控制和來客記錄,安排來賓行程、食宿等。
2.2工程部及相關(guān)負(fù)責(zé)人:負(fù)責(zé)接待洽談并陪同始終。
五、商務(wù)接待細(xì)則及標(biāo)準(zhǔn)
1、商務(wù)接待細(xì)則
1.1對于因接待需求經(jīng)常往來的餐館、賓館、副食品店或其他機(jī)構(gòu)應(yīng)爭取以簽約形式約定折扣價(jià),原則上應(yīng)定點(diǎn)采購和安排餐飲、住宿等事項(xiàng)。
1.2在商務(wù)接待過程中,原則上酒水、香煙應(yīng)自帶,未經(jīng)允許的前提下自行購買物品和安排的招待事項(xiàng)而產(chǎn)生的`費(fèi)用公司不予報(bào)銷。
2、商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)
公司商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn),根據(jù)來訪者的人員級(jí)別及訪問目的不同,適用不同標(biāo)準(zhǔn)。主要?jiǎng)澐譃?個(gè)級(jí)別:普通接待、中級(jí)接待、高級(jí)接待。
2.1普通接待
2.2中級(jí)接待
2.3高級(jí)接待
六、商務(wù)接待流程
、俑鞑块T實(shí)施商務(wù)接待前,應(yīng)填寫《商務(wù)接待申請表》,經(jīng)部門主管審核,分管副總審批后報(bào)由總經(jīng)理簽字確定后,報(bào)行政部申請安排接待;
、谏暾埐块T在《商務(wù)接待申請表》內(nèi)應(yīng)明確來賓人數(shù)、級(jí)別、接待時(shí)間、接待事由、接待負(fù)責(zé)人等信息及相關(guān)接待要求建議;
、酃靖邔宇I(lǐng)導(dǎo)的商務(wù)接待活動(dòng),由其相關(guān)接洽人員填寫《商務(wù)接待申請》,并作為接待負(fù)責(zé)人;
、苄姓拷拥健渡虅(wù)接待申請表》后,應(yīng)根據(jù)公司商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行商務(wù)接待行程設(shè)計(jì)并核定接待預(yù)算后,填寫《接待行程安排表》,反饋至接待申請部門確認(rèn);⑤經(jīng)申請部門確認(rèn)后的《接待行程安排表》,按接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審批;
、奕缃哟暾埐块T要求部分或全面超標(biāo)準(zhǔn)接待,《接待行程安排表》應(yīng)按照相應(yīng)接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審批;
、咝姓繉@批后的《接待行程安排表》報(bào)公司財(cái)務(wù)部,作為預(yù)支、報(bào)銷接待費(fèi)用的預(yù)算憑證。
大型活動(dòng)接待方案4
一、銷售部接待程序:
銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會(huì)議的信息后,應(yīng)著手做以下工作:
1、及時(shí)與會(huì)務(wù)方負(fù)責(zé)人進(jìn)行聯(lián)絡(luò)
(1)清楚了解會(huì)議性質(zhì)(屬勘探局接待工作、還是商務(wù)活動(dòng),是否有重要嘉賓參加等)及內(nèi)容(包括:時(shí)間、人數(shù)、所需房間數(shù)、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);
(2)若屬大型、重要的會(huì)議接待,在和客戶商定有關(guān)接待細(xì)節(jié)后,應(yīng)及時(shí)向部門主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況,由部門主管領(lǐng)導(dǎo)召開協(xié)調(diào)會(huì)議,統(tǒng)籌整個(gè)會(huì)議的接待工作。
2、落實(shí)會(huì)議場地和房間數(shù)量
在會(huì)議洽談協(xié)商的過程中,應(yīng)和會(huì)務(wù)方具體負(fù)責(zé)人詳細(xì)討論有關(guān)的會(huì)議細(xì)節(jié),做好記錄,尤其應(yīng)盡快落實(shí)是否有適合客人要求的場地和客房。當(dāng)確認(rèn)場地及客房可按客戶要求提供后,應(yīng)向餐飲部、房務(wù)部發(fā)出預(yù)留場地及房間的通知書。
3、商談價(jià)格
當(dāng)確認(rèn)場地及客房的安排沒有問題后,應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況給客戶提供清晰的價(jià)格。如該活動(dòng)涉及多項(xiàng)內(nèi)容,應(yīng)會(huì)同有關(guān)部門對某些價(jià)格進(jìn)行調(diào)整及平衡。
價(jià)格政策是相對固定的,如超出自己的權(quán)限,應(yīng)及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)請示。
4、簽訂會(huì)議協(xié)議,收取會(huì)議押金
當(dāng)會(huì)務(wù)方已確認(rèn)所有會(huì)議細(xì)節(jié)后,雙方應(yīng)根據(jù)要求及承諾簽訂會(huì)議協(xié)議,并依照協(xié)議收取相應(yīng)的會(huì)議押金;
5、下發(fā)會(huì)議接待通知單
簽訂好會(huì)議協(xié)議后,根據(jù)雙方協(xié)商的具體內(nèi)容和有關(guān)細(xì)節(jié),填寫會(huì)議接待通知單,經(jīng)核對無誤,下發(fā)至各部門,并保存該次會(huì)議的檔案;
6、會(huì)議接待
發(fā)出會(huì)議接待通知單后,需和會(huì)務(wù)方負(fù)責(zé)人及賓館相關(guān)部門隨時(shí)保持聯(lián)系,協(xié)調(diào)會(huì)場的布置,跟蹤會(huì)議進(jìn)程;
7、會(huì)議結(jié)賬
會(huì)議結(jié)束,若客戶消費(fèi)掛賬,其帳務(wù)由銷售部和財(cái)務(wù)部共同催收,餐飲部給予協(xié)助;
8、會(huì)議送別
恭送會(huì)務(wù)方領(lǐng)導(dǎo)及辦會(huì)負(fù)責(zé)人,為賓客留下美好感受;同時(shí)擇機(jī)贈(zèng)送精美小紀(jì)念品給會(huì)務(wù)方負(fù)責(zé)人,加深友情;
9、會(huì)議結(jié)束
會(huì)議結(jié)束,視需要召開總結(jié)會(huì),分析會(huì)議接待的得失,并將客戶意見反饋至相關(guān)部門,同時(shí)銷售部應(yīng)做好回憶資料的存檔工作;對有新聞價(jià)值的會(huì)議接待活動(dòng),可撰稿送媒體發(fā)表。
二、房務(wù)部接待程序:
房務(wù)部接到銷售部所下發(fā)的會(huì)議接待通知單后,應(yīng)做到:
1、會(huì)議接待的前期工作
。1)熟悉、了解會(huì)議接待通知單的內(nèi)容;
(2)了解結(jié)算方式,收費(fèi)項(xiàng)目、聯(lián)系人和費(fèi)用簽單人;
。3)落實(shí)是否需要安排會(huì)議用房及用房數(shù)量和時(shí)間,了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加床;
(4)落實(shí)房間配備的鮮花、水果標(biāo)準(zhǔn)及總經(jīng)理名片、致意卡等;
(5)落實(shí)參會(huì)嘉賓是否乘專梯,客人是否分批到達(dá);
(6)負(fù)責(zé)會(huì)議嘉賓報(bào)到時(shí)房卡的分發(fā)等。
2、會(huì)議排房
按會(huì)議接待要求安排相應(yīng)的房間,在房類資源充足的情況下,房間安排力求集中,同時(shí)也可選擇安排同類客房中處于狀態(tài)的`房間。
3、會(huì)議空房
確認(rèn)會(huì)議定房,落實(shí)好具體房間后,將預(yù)定內(nèi)容輸入電腦并確定房號(hào)。
4、會(huì)議嘉賓入住
。1)在會(huì)議客人到店前一天,與銷售部就會(huì)議接待用房事宜進(jìn)行核實(shí),至少前一天排房,做好一切賓客入住前的準(zhǔn)備工作;
。2)會(huì)議賓客到達(dá)前,準(zhǔn)備好房卡及團(tuán)隊(duì)會(huì)議分發(fā)一覽表;對于重要客人,可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處,由當(dāng)值大堂副理在客人到達(dá)前檢查房間,確保房間處于正常狀態(tài);
。3)當(dāng)會(huì)議賓客抵店后,按會(huì)議接待安排及正常接待程序?yàn)榭腿宿k理入住手續(xù),并由行李員及時(shí)運(yùn)送客人的行李。若遇問題,及時(shí)與銷售部會(huì)議接待負(fù)責(zé)人聯(lián)系。
5、會(huì)議嘉賓離店
。1)禮賓官接待信息,應(yīng)及時(shí)協(xié)助客人收送行李;
(2)前臺(tái)收銀處快速結(jié)賬;
(3)協(xié)助客人安排好車輛。
6、關(guān)注重要賓客的消費(fèi)習(xí)慣,收集整理客史資料。
三、餐飲部接待程序
餐飲部接到由市場銷售部下發(fā)的會(huì)議接待通知單后,應(yīng)做到:
1、會(huì)議接待前期工作
。1)做好記錄,根據(jù)會(huì)議接待通知單,準(zhǔn)確掌握會(huì)議的舉辦單位、時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)、形式、接待標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)特殊要求并將接待信息逐級(jí)傳遞;
。2)根據(jù)會(huì)議接待通知單及會(huì)務(wù)方的要求,至少提前半天布置會(huì)場;
(3)由宴會(huì)主管按賓館服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求檢察會(huì)前準(zhǔn)備情況(會(huì)議通道是否暢通、會(huì)議設(shè)施的擺放與清潔、電源音響設(shè)備的功能狀態(tài)、會(huì)場的布置質(zhì)量、服務(wù)人員的精神面貌等),發(fā)現(xiàn)問題立即整改,力求沒有疏漏;
(4)提前兩天跟進(jìn)會(huì)務(wù)方及銷售部會(huì)議聯(lián)絡(luò)人,確定會(huì)議茶歇、用餐餐標(biāo)及特殊要求,并為會(huì)議客人預(yù)留用餐場所。
2、會(huì)議接待中
。1)安排優(yōu)秀禮儀人員,在會(huì)議召開前40分鐘到場,引領(lǐng)參會(huì)嘉賓;
。2)跟進(jìn)會(huì)議服務(wù)及協(xié)助客人處理會(huì)間特殊事項(xiàng);
(3)協(xié)助銷售部會(huì)議聯(lián)絡(luò)人及財(cái)務(wù)部收銀員及時(shí)理清會(huì)議帳務(wù),準(zhǔn)備與會(huì)務(wù)方負(fù)責(zé)人結(jié)賬。
3、會(huì)議結(jié)束
(1)宴會(huì)服務(wù)人員跟進(jìn)會(huì)議結(jié)帳工作;
(2)幫助會(huì)議客人整理會(huì)議遺留物品。
4、會(huì)議用餐及送別
(1)引領(lǐng)會(huì)議客人用餐,并提供優(yōu)質(zhì)服務(wù);
。2)做好餐飲帳務(wù)的結(jié)賬工作。
5、送別
。1)恭送會(huì)議客人,為賓客留下美好感受;
。2)客人離店后,若遺留下貴重物品,應(yīng)盡快聯(lián)系交換客人。
6、整理會(huì)議客戶資料,總結(jié)會(huì)議接待得失。
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