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會議接待方案
為了保障事情或工作順利、圓滿進行,時常需要預(yù)先開展方案準備工作,方案是書面計劃,是具體行動實施辦法細則,步驟等。我們應(yīng)該怎么制定方案呢?以下是小編整理的會議接待方案,僅供參考,希望能夠幫助到大家。
接待前準備:
1、熟悉接待計劃日程安排,所接待客人名單、抵達時間及交通工具(火車/飛機),落實接站車輛車次,接站人員。
2、掌握客人的餐飲、住宿特殊要求和注意事項,做好住宿和餐飲安排工作。
3、提前按要求做好旅游及行程計劃、安排好旅游車輛,駕駛?cè)藛T,導(dǎo)游人員,旅游景點,旅游途中就餐點。
一、會議概況:
(一)會議時間:20xx-1-10至20xx-1-12
(二)會議地點:XX飯店
地址:XX飯店
電話:_____
聯(lián)系人:賈_
(三)參加會議人員:
總公司代表分公司各部門負責(zé)人,
二、活動日程(見日程安排表)
三、工作分工
成立會議籌備領(lǐng)導(dǎo)小組
組長:賈_
副組長:胡_
領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室,負責(zé)人__具體負責(zé)整個會議期間的各項工作。
成員單位:分公司人事部公關(guān)部辦公室下設(shè)材料組、會務(wù)組。
(一)材料組
負責(zé)人:韋_
成員:秘書處有關(guān)人員
職責(zé):
1.領(lǐng)導(dǎo)講話、主持稿、論文集
2.代表報到、登記,制定花名冊、通訊錄
3.會議須知、日程表
4.代表、工作人員住宿、餐飲分配表
5.制做文件袋、配記事本、筆、相冊
6.材料裝袋、印制代表證、工作人員證、桌簽
7.乘車編號及分配代表、工作人員乘坐車輛
(二)會務(wù)組
負責(zé)人:歐_
成員:總務(wù)處有關(guān)人員
職責(zé):具體負責(zé)請領(lǐng)導(dǎo)參加開幕式、聯(lián)系開、閉幕式會議室、會議接站、食宿、宴請、各項活動統(tǒng)籌安排、紀念品的購買發(fā)放、后勤保障及各項協(xié)調(diào)工作。
1.車輛
負責(zé)人:胡_
(1)會議抽調(diào)公關(guān)部秘書處轎車3臺主要用于迎接代表團。行政處2臺轎車主要用于會務(wù)。
(2)各單位抽調(diào)的車輛要做到整潔干凈、無故障、無灰塵。
(3)車輛市內(nèi)用油由各出車單位自行解決。
(4)聯(lián)系各代表團鐵路定票,為代表自帶車輛加油及送站工作。
2.接站
負責(zé)人:毛_
1月10日,各代表團報到當天,對坐車來的代表,派車在高速公路出口處迎接;對乘火車來的代表,派車到車站迎接(由責(zé)任單位自制接站牌)。
具體分工:負責(zé)人自行安排
3.紀念品
負責(zé)人:賈_
(1)準備給白紀念品10份,以表感謝。
4.住宿
負責(zé)人:賈_
(1)住宿。會議代表統(tǒng)一住XX飯店?偞戆才艈为氉∫粯藴书g,其它代表2個人住一標準間,各代表房間內(nèi)擺放水果、香煙和主要地方報紙。
(2)宴請。10日各代表團報到后,在飯店舉行歡迎晚宴,擬請×座陪(擺牌)。
(3)要求。會議用餐依簽牌固定餐位,一樓正廳懸掛歡迎橫幅;會議室掛會標,擺放鮮花,代表座簽等,要體現(xiàn)隆重、端莊、整潔。
5.參觀、娛樂活動
(1)游覽。
責(zé)任人:麥_
負責(zé)游覽期間住宿、用餐、游玩等活動。
要求:游覽長負責(zé)培訓(xùn)3男3女既6名隨車導(dǎo)游(擬從秘書部內(nèi)挑選)。
(2)8月11日晚,舉辦聯(lián)歡晚會。
責(zé)任人:韋_
負責(zé)聯(lián)系晚會場所、邀請樂隊、主持人、在局內(nèi)挑選5名歌手,制定由各代表團參與的演出計劃。
6.宣傳報道
責(zé)任人:麥_
(1)負責(zé)會議攝、錄像工作。
(2)派攝影、錄像記者各1人,全程跟蹤服務(wù)(迎接、會議、游覽)。
(3)將代表的照片裝入相冊,錄像刻制光盤,在代表返程前交到代表手中。
7.醫(yī)療保障
責(zé)任人:歐_
門診部派1名醫(yī)生全程保障。備有關(guān)藥品和緊急醫(yī)療器械。
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