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電子公文管理系統(tǒng)的相關(guān)方案
1、 引言
公文是政府軍隊(duì)等各類部門請(qǐng)示匯報(bào)、命令下達(dá)等工作中的重要部分。傳統(tǒng)的公文歸檔以紙質(zhì)原件為主，存放在檔案局等部門，當(dāng)歸檔公文數(shù)目逐漸增多時(shí)，公文的查找就存在效率較低等缺點(diǎn)。尤其是當(dāng)用戶記不清楚公文的具體年份、標(biāo)題等內(nèi)容時(shí)，在紙質(zhì)歸檔公文中進(jìn)行基于內(nèi)容的模糊查詢幾乎無(wú)法實(shí)現(xiàn)。另外，紙質(zhì)公文的管理、維護(hù)、防腐等，也需要大量的人力物力支持。
隨著計(jì)算機(jī)硬件、局域網(wǎng)設(shè)施的普及以及用戶計(jì)算機(jī)水平的不斷提高，當(dāng)前公文的撰寫基本都是先完成電子版本，然后再打印傳達(dá)。因此，將公文的電子版進(jìn)行歸檔成為可能[1-2]。實(shí)施電子公文的歸檔管理[3-4]，與傳統(tǒng)方法相結(jié)合，可以在幾乎不增加額外勞動(dòng)量的前提下，對(duì)公文的管理、查找、維護(hù)工作起到大大的改善效果。
2、 系統(tǒng)設(shè)計(jì)
《電子公文管理系統(tǒng)》就是在這樣的背景下產(chǎn)生的。其目的是在不改變用戶公文撰寫流程的前提下，完成電子公文的歸檔、查詢等功能。此外，對(duì)歷史公文的充分借鑒，還可以提高用戶公文撰寫格式的規(guī)范以及公文內(nèi)容風(fēng)格的一致性等。
系統(tǒng)采用標(biāo)準(zhǔn)的客戶端-服務(wù)器模式（c-s模式），由oracle數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器[5]對(duì)電子公文的存儲(chǔ)、查詢提供支持�？蛻舳塑浖蒬elphi實(shí)現(xiàn)，包括公文模板管理、公文歸檔、公文撰寫、臨時(shí)公文管理、公文查詢和系統(tǒng)設(shè)置六大模塊，如圖1所示。
“公文模板管理”可以將常用的空白公文模板存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，用戶可以據(jù)此撰寫新的公文�！肮淖珜憽蹦K可以依據(jù)公文模板或已經(jīng)歸檔的歷史公文，撰寫新的公文。用戶只需修改其中的內(nèi)容即可，而不用再過(guò)多關(guān)心其格式等內(nèi)容，提高公文撰寫的效率�！芭R時(shí)公文管理”對(duì)新撰寫的公文以及尚未定稿的公文進(jìn)行管理，支持同一公文的多個(gè)不同版本，并可以將臨時(shí)公文及時(shí)上傳備份到服務(wù)器以防丟失，同時(shí)能夠方便地從其它機(jī)器閱讀修改公文�！肮臍w檔”對(duì)于已經(jīng)完成的公文，可以歸檔錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，以方便將來(lái)查閱。系統(tǒng)提供單個(gè)公文歸檔、批量歸檔等多種歸檔方式，并能夠通過(guò)“公文自動(dòng)分析”功能解析出公文中的項(xiàng)目，如標(biāo)題、關(guān)鍵字等，減少公文歸檔的工作量，提高系統(tǒng)可用性和效率；同時(shí)還可以將領(lǐng)導(dǎo)簽字照片等附件一同錄入，以提高公文歸檔的完整性可用性�！肮牟樵儭蹦K能夠?qū)λ幸褮w檔的公文進(jìn)行高效查詢。除了支持靈活的按照各種項(xiàng)目自定義條件查詢外，還支持基于內(nèi)容的查詢，即可以查找內(nèi)容中包含指定文字的所有公文。最后，“系統(tǒng)設(shè)置”模塊包括不同部門、不同級(jí)別用戶的用戶管理及權(quán)限控制功能，靈活的數(shù)據(jù)庫(kù)連接參數(shù)配置功能等。 3 關(guān)鍵技術(shù) 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的主要難點(diǎn)和創(chuàng)新包括以下幾個(gè)方面：
1）公文在oracle數(shù)據(jù)庫(kù)中的存取控制；
2）公文內(nèi)容的自動(dòng)解析和批量歸檔；
3）基于公文內(nèi)容的全文檢索查詢；
4）本地文檔與數(shù)據(jù)庫(kù)備份文檔的比較及版本控制。
3、公文在數(shù)據(jù)庫(kù)中的存取
一個(gè)公文由很多元素組成，如標(biāo)題、發(fā)文機(jī)關(guān)、公文種類、年份、主題詞、引發(fā)說(shuō)明、承辦說(shuō)明、正文等等[2]。在數(shù)據(jù)庫(kù)中的存取有兩個(gè)方案：一是將各種元素分開存儲(chǔ)，用戶預(yù)覽全文時(shí)再按照公文格式要求合并成一個(gè)文檔。該方案的好處是分開存儲(chǔ)便于用戶的查詢；不足是當(dāng)合成新文檔是需要考慮公文的格式要求。因?yàn)楣念愋头倍啵虼嘶謴?fù)新文檔的操作復(fù)雜，而且往往難以完全恢復(fù)原樣。第二個(gè)方案是將整個(gè)文檔采用二進(jìn)制方式存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中。這樣的好處是文檔的恢復(fù)比較簡(jiǎn)單，但是由于各個(gè)元素沒(méi)有分離，因此在公文的查詢方面存在不足，需要解析文檔內(nèi)容并逐個(gè)分離出元素信息，效率較低，難以滿足快速、靈活的查詢需求。
通過(guò)分析比較，系統(tǒng)采用了一個(gè)折中方案：對(duì)于除正文以外的其它元素，如標(biāo)題、發(fā)文機(jī)關(guān)、年份等，在數(shù)據(jù)庫(kù)中分別在不同字段中分離存儲(chǔ)，以方便用戶的查詢；同時(shí)又將文檔本身進(jìn)行存儲(chǔ)，以便于公文的恢復(fù)。該方案以一定的存儲(chǔ)開銷為代價(jià)，較好地照顧了查詢操作和公文恢復(fù)操作。因?yàn)槌囊酝獾钠渌貎?nèi)容很少，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)中的日期型字段、 varchar字段等即可滿足要求，因此引入的額外開銷非常校實(shí)驗(yàn)部分證明了該方法的有效性。
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