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大型會議接待方案6篇
為了確保事情或工作得以順利進(jìn)行,常常需要提前制定一份優(yōu)秀的方案,方案可以對一個行動明確一個大概的方向。優(yōu)秀的方案都具備一些什么特點呢?下面是小編幫大家整理的大型會議接待方案,希望對大家有所幫助。
大型會議接待方案1
一、接待時間:
20xx年x月x日—x月x日
二、接待地點:
接送機地點:西寧機場
下榻酒店:xx大酒店(銀龍大酒店,神旺大酒店,青海賓館等)
會議地點:xx大酒店會議廳(銀龍大酒店會議廳,神旺大酒店會議廳,青海賓館會議廳等)
三、接待對象:
嘉賓等一行人及其陪同人員
四、接待負(fù)責(zé)人員:
總負(fù)責(zé):接待辦
跨部門接待小組:相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),秘書組,行政組,宣傳組,保衛(wèi)組
五、接待前期準(zhǔn)備工作:
1、制發(fā)邀請函,邀請嘉賓,協(xié)調(diào)時間2、食宿安排,提前預(yù)定3、迎接車輛安排
4、迎賓(嘉賓到達(dá)前20分鐘,相關(guān)人員需做好迎賓工作)5、相關(guān)接待人員,負(fù)責(zé)相關(guān)接待工作
六、機場接待
1、機場一層到達(dá)廳內(nèi)設(shè)接待處人員,根據(jù)來客乘坐的航班到達(dá)情況持“熱烈歡迎xx貴賓”牌,在一層到達(dá)電梯口等候,接到嘉賓后負(fù)責(zé)引導(dǎo)至接待處(簽到臺桌子規(guī)格1、8×0、5×0、75)。接待組由此將客人集中帶出乘車。2、在廊橋出口、候機廳二層到達(dá)電梯口及接待處放置簡易歡迎標(biāo)語牌(80×180cm以下易拉寶)。
3、由服務(wù)科按照按正常要客接待程序接待。
4、對于重要領(lǐng)導(dǎo)等特殊客人,由團(tuán)省委提出要求,機場團(tuán)委負(fù)責(zé)申請辦理有關(guān)接待人員通行證,安排相關(guān)人員協(xié)助在廊橋出口處迎接。
硬件附注:易拉寶2個(其中1個2米),接待處牌子和桌子,筆若干支,迎賓牌,授帶10條
七、酒店入住
1、確定嘉賓入住時間,通知酒店接待人員提前做好相關(guān)準(zhǔn)備,確定房間住宿安排。
2、嘉賓到達(dá)酒店,大廳接待組全員在酒店大廳恭候,攝像記錄組安排攝像拍照。
3、進(jìn)入酒店后,由接待人員的引領(lǐng)下入住提前安排好的房間。
4、如飯后休息需要安排人員將嘉賓帶領(lǐng)回房間。餐后安排客房服務(wù)人員帶入房間休息,并問詢是否需要叫醒服務(wù)。
八、用餐(早餐、中餐、晚餐)
1、由接待人員引領(lǐng)嘉賓在入住酒店進(jìn)行用餐。由客房服務(wù)人員進(jìn)行相關(guān)服務(wù)。
2、餐后安排客房服務(wù)人員帶入房間休息,并問詢是否需要叫醒服務(wù)。
九、會議前的籌備工作
1、選擇會議廳。根據(jù)會議參加人員的人數(shù)確定會議廳規(guī)模。
2、會場布置。根據(jù)會議內(nèi)容,在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語。可在會場內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴(yán),主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料,擦洗干凈,擺放美觀、統(tǒng)一
3、會議前的接待禮儀。提前準(zhǔn)備禮儀人員做好相關(guān)接待工作。
4、會前檢查。提前檢查音像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。
十、會議接待
1、歡迎詞(電子屏幕)提前15分鐘播放“熱烈歡迎各位xx貴賓蒞臨我公司考察指導(dǎo)”
2、會場整理及布置
1)提前30分鐘清潔并布置會場,保持會場整齊有序,空氣清新
2)擺放會場物品,桌面上如需擺放水果、飲料,擦洗干凈,擺放美觀、統(tǒng)一,香煙可交于陪同人員級別者代為分發(fā),調(diào)試投影儀,音響等設(shè)備,放映相關(guān)資料。
3、聯(lián)系陪同人員,講解員。根據(jù)客戶考察目的.及需要,確定陪同人員并及時告知其準(zhǔn)備事宜,以便順利溝通:會談開始前1小時,再次提醒相關(guān)人員4、領(lǐng)導(dǎo)嘉賓到達(dá)會議廳,由禮儀引入會場就座。
十一、座談
1、企業(yè)宣講(集團(tuán),產(chǎn)業(yè)宣傳片,企業(yè)介紹PPT)2、技術(shù)交流(技術(shù)人員PPT講解,互動)
3、會場服務(wù)(每20-30分鐘添加茶水或視情況而定)4、拍照(依重要程度,進(jìn)行拍照留檔)5、攝像(依重要程度,進(jìn)行攝像留檔)
十二、會后服務(wù)準(zhǔn)備
做好會后服務(wù)的準(zhǔn)備。提前將場地、椅子等布置好,攝影師做好攝影準(zhǔn)備。會后用車在會議結(jié)束前妥善安排。
十三、會后服務(wù)
會議結(jié)束,攝影師做完攝影工作后,由接待人員負(fù)責(zé)將領(lǐng)導(dǎo)嘉賓送回入住酒店
大型會議接待方案2
為確保各項會議接待工作的順利進(jìn)行,特擬定方案如下:
一、會議主題:待定
二、會議時間:20xx年6月7日星期四9:00-16:00
三、會議地點:淄博匯科機電設(shè)備有限公司二樓會議室
四、參會人數(shù):35人左右
五、環(huán)境布置:
(一) 會場外區(qū)域布置:懸掛橫幅,表示對各位參會的企業(yè)家的熱烈歡迎。
(二) 會場內(nèi)區(qū)域布置:
1、購置白板,準(zhǔn)備好相應(yīng)的辦公文具等。
2、把原來的.圍桌撤掉,放進(jìn)大約40張椅子,供與會人員就做。(必要時可以給領(lǐng)導(dǎo)安排座椅,座椅上貼有領(lǐng)導(dǎo)的名字,以便對號入座)
3、需飲水機一臺,以便于與會人員休息時飲水。
六、人員配置:
(一)會前布置:人員于8:40左右安排就位,公司一樓門前設(shè)接待人員一名,二樓會議室門前設(shè)接待一名。
(二)會中布置:安排三名我公司員工,進(jìn)行會中服務(wù),一名服務(wù)人員將為講師服務(wù),配合講師順利完成此次培訓(xùn);一名服務(wù)人員負(fù)責(zé)飲水等工作;另一名服務(wù)人員,在辦公室,負(fù)責(zé)行政保障工作。
(三)會后布置:培訓(xùn)完畢后,可按派我公司一到兩名員工,進(jìn)行疏導(dǎo)企業(yè)家離開會場。
(四)午休時間布置:會議人員如有需要,可由我公司派出員工與通力機電城接待處聯(lián)系解決中午就餐問題,午休時,需安排一名員工在前臺坐班,為與會人員提供服務(wù)。
七、禮貌用語
為樹立我公司良好形象,我公司員工在接待與會人員時,還需要使用必要的禮貌用語,如:會前接待時,可說:你好,歡迎來到匯科機電/請這邊走等;會議結(jié)束后,可說:“再見,請慢走,歡迎您下次光臨等!
大型會議接待方案3
一、會前準(zhǔn)備工作
1、組織會務(wù)班子、明確工作職責(zé)。大型會議還要制定詳細(xì)的會務(wù)工作方案。
2、發(fā)出會議通知。包括會議名稱、內(nèi)容、會期、時間、地點、與會人員范圍。
3、印刷會議日程,編排好會議程序,制定注意事項。
4、大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點。
5、大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。
6、會場布置、會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。
(1)懸掛會標(biāo)、徽記、旗幟登。
(2)設(shè)置主席臺,安排座次,設(shè)置發(fā)言席,拜訪席簽、話筒,并保證音響效果。
(3)確定會議桌擺放形式,明確劃分分會場區(qū)域,并使與會者明確。
(4)保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。
(5)擺放適宜花卉。
7、后期服務(wù)工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細(xì)致安排。
8、做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的.準(zhǔn)備工作。
9、進(jìn)行會前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報準(zhǔn)備工作情況。
二、會務(wù)組織與服務(wù)工作
1、會務(wù)人員提前1小時到達(dá)會場,反復(fù)檢查會場準(zhǔn)備情況。
2、搞好會議簽到、材料分發(fā)。
3、落實領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。
4、按預(yù)訂方案組織與會人員由前向后以此就座。
5、維持好會場秩序。會議開始前5分鐘,關(guān)閉會場大門,與會人員入座就緒,無關(guān)人員離開會場;開會期間關(guān)閉手機,一般不允許找人,無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會場。
6、做好會議紀(jì)錄,寫好會議簡報。
7、組織照相。
8、為與會人員預(yù)訂車、船、機票等。
大型會議接待方案4
一. 會前
1. 與會議主辦方洽談,了解會議要求及所需服務(wù)項目。
2. 提供會議所需要的航班、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息,并制定完備的會議預(yù)案書給會議方。
3. 派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。
4. 確定方案,簽訂合同,預(yù)付定金。
二. 會中
1. 會議接待:專人負(fù)責(zé)機場,車站的`禮儀、接站、公關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。
2. 會前準(zhǔn)備:準(zhǔn)備好會議所需要的會議資料,會議用品,會議演講稿等會議相關(guān)物品。
3. 會議場所:專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。
4. 會議住宿:房間樓層及房間號確認(rèn),詢問是否有特殊要求。
5. 會議餐飲:用餐時間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人(回民)的確認(rèn)。
6. 會議旅游:旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點等確認(rèn)。
7. 會議娛樂:娛樂消費形式、消費標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點的確認(rèn)。
8. 會議服務(wù):會議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。
三. 會后
1、結(jié)帳:提供會議過程中的詳細(xì)費用發(fā)生明細(xì)及說明,專人與客戶進(jìn)行核對并結(jié)帳。
2、資料:會議后的資料收集,根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。
3、合影:會議期間參會人員集體合影,會議結(jié)束前沖印出來分發(fā)給每位與會人員以做留念。
大型會議接待方案5
根據(jù)參加會議的人數(shù)不同、會議接待的準(zhǔn)備工作的內(nèi)容不同以及會議接待的方式不同,對會議的組織方法,禮儀要求也不同。
首先是會議的籌備工作。
●根據(jù)會議規(guī)模,確定接待規(guī)格。
●發(fā)放會議通知和會議日程。
會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱,會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務(wù)費、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí),這樣可以確定受邀請的人是否參加會議,準(zhǔn)備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達(dá)會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。
會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的具體安排,它是人們了解會議情況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發(fā)放。
●選擇會場。
選擇會場,要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達(dá)到一下標(biāo)準(zhǔn):
第一:大小要適中。會場太大,人數(shù)太少,空下的座位太多,松松散散,給與會者一種不景氣的感覺;會場太小,人數(shù)過多,擠在一起,像鄉(xiāng)下人趕集,不僅顯得小氣,而且也根本無法把會開好。所以,英國的首相丘吉爾曾說:“絕對不用太大的房間,而只要一個大小正好的房間!
第二:地點要合理。歷史召集的會議,一兩個小時就散的,可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議,應(yīng)盡量把地點定的離與會者住所較近一些,免得與會者來回奔波。
第三:附屬設(shè)施要齊全。會務(wù)人員一定要對會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴音、錄音等進(jìn)行檢查,不能夠因為“上次會議是從這里開的,沒出什么問題,”就草率地認(rèn)為“這回也會同樣順利”。否則,可能會造成損失。
第四:要有停車場。現(xiàn)代社會召集會議,“一雙草鞋一把傘”趕來開會的.人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處,會才能開得成。
●會場的布置。
會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。
一般大型的會議,根據(jù)會議內(nèi)容,在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語。可在會場內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴(yán),主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料,應(yīng)擦洗干凈,擺放美觀、統(tǒng)一。
坐席的配置要是和會議的風(fēng)格和氣氛,講究禮賓次序,主要有以下幾種配置方法:
、賵A桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐,從而消除不平等的感覺。另外,與會者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應(yīng)注意來賓或上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面對面做,來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置,企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級領(lǐng)導(dǎo)相對而坐。同級別的對角線相對而坐。
、诳谧中。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。
、劢淌倚汀_@是采用得最多的一種形式,它適用于以傳達(dá)情況、指示為目的的會議,這時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上,其余按左為下右為上的原則依次排列。
●準(zhǔn)備會議資料。
會務(wù)組應(yīng)該準(zhǔn)備有關(guān)會議議題的必要資料,這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者,方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準(zhǔn)備。
會議前的接待禮儀。
●會前檢查。
這是對在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或不落實的地方進(jìn)行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。
●提前進(jìn)入接待崗位。
接待人員應(yīng)該在與會者到來之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個崗位。
①簽到。設(shè)一張簽字臺,配上1-2名工作人員,如果是要求接待檔次比較高,可以派禮儀小姐承擔(dān)。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時,應(yīng)脫下筆套,筆尖對自己,將筆雙手遞上。如果是毛筆,則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。簽到本應(yīng)精致些,以便保存。如需要發(fā)放資料,應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會議組織者匯報到會人數(shù)。
②引座。簽到后。會議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室,由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪,會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。
③接待。與會者坐下后,接待人員應(yīng)遞茶,或遞上毛巾、水果,熱情向與會者解答各種問題,滿足各種要求,提供盡可能周到的服務(wù)。
會議中的服務(wù)禮儀
會議進(jìn)行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時。
●倒茶服務(wù)人員注意觀察每一位與會者,以便及時為期天茶水。到誰是動作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面,手指不能因在北口上,不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋,右手吃水戶,將熱開水準(zhǔn)確倒入杯里,不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎,出了差錯,應(yīng)不動聲色地盡快處理,不能驚動其他人,不能慌慌張張,來回奔跑,將與會者的注意力引到自己身上,否則,這將是極大的工作失誤。
●其他服務(wù)會議按擬定的程序進(jìn)行,應(yīng)緊湊,不要出現(xiàn)冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴(yán)陣以待”,做好各項準(zhǔn)備工作。如,會議進(jìn)行第一項:全體起立、奏國歌。這是音響應(yīng)立即播放出國歌。又如,大會宣布辦法榮譽證書,組織人員應(yīng)迅速將受獎人員排好隊,禮儀小姐把領(lǐng)導(dǎo)從主席坐席上引出來,另有禮儀小姐將證書一一遞上,由領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā)給受獎?wù)。為使會場上的活動有條不紊,必要時應(yīng)將有關(guān)人員組織起來進(jìn)行模擬訓(xùn)練,避免會場上出現(xiàn)混亂。
如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事,服務(wù)人員應(yīng)走到他身邊,輕聲轉(zhuǎn)告他。如果要通知主席臺上的領(lǐng)導(dǎo),最好用字條傳遞通知,避免無關(guān)人員在臺上頻繁走動和耳語,分散與會者注意力。
●做好會后服務(wù)的準(zhǔn)備。會議進(jìn)行之中,就應(yīng)為會后服務(wù)做好準(zhǔn)備。如,會后要照相,就應(yīng)提前將場地、椅子等布置好,攝影師做好攝影的準(zhǔn)備。另外,會后的用車也應(yīng)在會議結(jié)束前妥善安排。
會后服務(wù)
會議結(jié)束后,全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作。
●組織活動會議結(jié)束后,有時還會安排一些活動。如聯(lián)歡會、會餐、參觀、照相等,這些工作很繁瑣,應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào),而且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強的組織能力才能勝任,同時其他接待人員要積極配合,各負(fù)其責(zé),做好自己分擔(dān)的工作,以保證活動計劃的順利實施。
●送別根據(jù)情況安排好與會者的交通工具,使其愉快、及時地踏上歸程。
●清理會議文件 ①根據(jù)保密原則,回收有關(guān)文件資料。②整理會議紀(jì)要。③新聞報道。④主卷歸檔。⑤會議總結(jié)
大型會議接待方案6
會議策劃簡介:
1、提供多家大酒店由您選擇,價格優(yōu)惠。
2、會場(或分會場)的選擇和預(yù)定,會場的設(shè)計和布置(會場內(nèi)外氣氛的渲染和烘托,橫幅、旗幟彩球、拱門、主席臺、桌簽、簽到臺等)以及各種設(shè)備的擺放。
3、材料和證件的印制、會議手冊和參會人員通訊錄的設(shè)計制作、請柬、胸卡、餐券的印制。
4、禮品策劃、設(shè)計、樣品提供和制作。
5、設(shè)備:會議設(shè)備、辦公設(shè)備、視頻設(shè)備及多媒體、音頻設(shè)備、燈光設(shè)備。
6、翻譯:各類外語語種的口譯、筆譯服務(wù)。
7、媒體支持、協(xié)助聯(lián)系媒體、邀請記者。
8、提供會議所需各類信息。
9、協(xié)助招徠參會人員、協(xié)助尋求贊助單位和邀請本地嘉賓。
10、禮賓接待、會議事務(wù)及其他秘書服務(wù)、現(xiàn)場接待、禮賓禮儀、招待酒會、會間茶憩、攝影錄象、及vcd的制作等
11、提供西餐、中餐、自助餐、宴會等不同標(biāo)準(zhǔn)的菜單,根據(jù)要求進(jìn)行調(diào)整,協(xié)助選擇和推薦不同的用餐地點。
12、接送車輛及各種豪華轎車、中巴車、大巴車的租用。
13、公司專門為會議設(shè)計和安排了多條旅游路線,并根據(jù)參會人員的喜好,協(xié)助安排各種休閑活動。
14、報到同時有專人登記和辦理返程票預(yù)定。
會議接待程序:
1、我們倡導(dǎo)商務(wù)會議的全新概念,積極為合作客戶提供效、優(yōu)質(zhì)、周到的'服務(wù),可以根據(jù)客戶需求,靈活安排會議規(guī)模、費用,提供活動整體策劃方案,以便為客戶提供不同規(guī)模、檔次的商務(wù)會議服務(wù)設(shè)施。
2、我們還提供會議舉辦地的交通、氣候、商務(wù)環(huán)境等一系列資詢信息供客戶選擇,為客戶提供商務(wù)會議期間全部的會務(wù)用品及會議現(xiàn)場布置,為客戶提供相應(yīng)的媒體支持。
3、會議期間,會根據(jù)客戶的需求,在會議舉辦地進(jìn)行媒體宣傳,靈活操作,使商務(wù)會議期間的娛樂休閑活動具有鮮明特色。
4、我們將根據(jù)會議的具體情況,確定是否將會議劃分為幾個分會場,選擇分會場地點,并提前為您預(yù)約。
5、我們將為您提當(dāng)?shù)卮缶频?—7優(yōu)惠價格的預(yù)定服務(wù),并完全考慮您的要求,為您推薦適合您需要的酒店以及樓層。
6、我們擁有雄厚的辦會實力、豐富的辦會經(jīng)驗及訓(xùn)練有素的專業(yè)會務(wù)人員,與各酒店都有協(xié)議關(guān)系,可按客戶的不同要求提供規(guī)范、經(jīng)濟的會議策劃及籌辦工作。
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