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會(huì)議記錄寫作要求、技巧及注意事項(xiàng)
會(huì)議記錄是對(duì)會(huì)議過程進(jìn)行詳盡和準(zhǔn)確記錄的文件，以便將來回顧、分享和參考。以下是小編整理的會(huì)議記錄寫作要求、技巧及注意事項(xiàng)的方法介紹，希望能夠幫助到大家。
寫作要求
一、準(zhǔn)確寫明會(huì)議名稱(要寫全稱)，開會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)，會(huì)議性質(zhì)。
二、詳細(xì)記下會(huì)議主持人、出席會(huì)議應(yīng)到和實(shí)到人數(shù)，缺席、遲到或早退人數(shù)及其姓名、職務(wù)，記錄者姓名。如果是群眾性大會(huì)，只要記參加的對(duì)象和總?cè)藬?shù)，以及出席會(huì)議的較重要的領(lǐng)導(dǎo)成員即可。如果某些重要的會(huì)議，出席對(duì)象來自不同單位，應(yīng)設(shè)置簽名簿，請(qǐng)出席者簽署姓名、單位、職務(wù)等。
三、忠實(shí)記錄會(huì)議上的發(fā)言和有關(guān)動(dòng)態(tài)。會(huì)議發(fā)言的內(nèi)容是記錄的重點(diǎn)。其他會(huì)議動(dòng)態(tài)，如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲，臨時(shí)中斷以及別的重要的會(huì)場(chǎng)情況等，也應(yīng)予以記錄。
記錄發(fā)言可分摘要與全文兩種。多數(shù)會(huì)議只要記錄發(fā)言要點(diǎn)，即把發(fā)言者講了哪幾個(gè)問題，每一個(gè)問題的基本觀點(diǎn)與主要事實(shí)、結(jié)論，對(duì)別人發(fā)言的態(tài)度等，作摘要式的記錄，不必“有聞必錄”。某些特別重要的會(huì)議或特別重要人物的發(fā)言，需要記下全部?jī)?nèi)容。有錄音機(jī)的，可先錄音，會(huì)后再整理出全文;沒有錄音條件，應(yīng)由速記人員擔(dān)任記錄;沒有速記人員，可以多配幾個(gè)記得快的人擔(dān)任記錄，以便會(huì)后互相校對(duì)補(bǔ)充。
四、記錄會(huì)議的結(jié)果，如會(huì)議的決定、決議或表決等情況。
會(huì)議記錄要求忠于事實(shí)，不能夾雜記錄者的任何個(gè)人情感，更不允許有意增刪發(fā)言內(nèi)容。會(huì)議記錄一般不宜公開發(fā)表，如需發(fā)表，應(yīng)征得發(fā)言者的審閱同意。
注意事項(xiàng)
1、真實(shí)、準(zhǔn)確： 要如實(shí)地記錄別人的發(fā)言，不論是詳細(xì)記錄，還是概要記錄，都必須忠實(shí)原意，不得添加記錄者的觀點(diǎn)、主張，不得斷章取義，尤其是會(huì)議決定之類的東西，更不能有絲毫出入。真實(shí)準(zhǔn)確的要求具體包括：不添加，不遺漏，依實(shí)而記;清楚，首先是書寫要清楚，其次，記錄要有條理。突出重點(diǎn)。
2、要點(diǎn)不漏：
記錄的詳細(xì)與簡(jiǎn)略，要根據(jù)情況決定。一般地說，決議、建議、問題和發(fā)言人的觀點(diǎn)、論據(jù)材料等要記得具體、詳細(xì)。一般情況的說明，可抓住要點(diǎn)，略記大概意思。
3、始終如一：
始終如一是記錄者應(yīng)有的態(tài)度。這是指記錄人從會(huì)議開始到會(huì)議結(jié)束都要認(rèn)真負(fù)責(zé)地記到底。
4、注意格式：
格式并不復(fù)雜，一般有會(huì)議名稱。會(huì)議基本情況，基本情況包括：時(shí)間、地點(diǎn)、出席人數(shù)、主持人、缺席人、記錄人。會(huì)議內(nèi)容，這是會(huì)議記錄的主要部分，包括發(fā)言、報(bào)告、傳達(dá)人、建議、決議等。
凡是發(fā)言都要把發(fā)言人的名字寫在前。一定要先發(fā)言記錄于前，后發(fā)言記錄于后。記錄發(fā)言時(shí)要掌握發(fā)言的質(zhì)量，重點(diǎn)要詳細(xì)，重復(fù)的可略記，但如果是決議、建議、問題或發(fā)言人的新觀點(diǎn)要記具體詳細(xì)。
寫作技巧
一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。
一快，即記得快。字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢(shì)，斜一點(diǎn)寫。
二要，即擇要而記。就記錄一次會(huì)議來說，要圍繞會(huì)議議題、會(huì)議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會(huì)者的不同意見或有爭(zhēng)議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個(gè)人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應(yīng)當(dāng)獨(dú)立成篇。
三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡(jiǎn)稱、簡(jiǎn)化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如"但是"只記"但"，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會(huì)后查補(bǔ)。
四代，即用較為簡(jiǎn)便的寫法代替復(fù)雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字;三可用一些數(shù)字和國際上通用的符號(hào)代替文字;四可用漢語拼音代替生詞難字;五可用外語符號(hào)代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會(huì)議記錄時(shí)，均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。
會(huì)議記錄的重要性
會(huì)議記錄是記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的原始法定公文，對(duì)于會(huì)議內(nèi)容的梳理、決策的執(zhí)行以及后續(xù)工作的推進(jìn)都起著至關(guān)重要的作用。對(duì)于新手來說，掌握會(huì)議記錄的制作方法和注意事項(xiàng)，不僅有助于提高工作效率，還能逐漸培養(yǎng)出嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作態(tài)度。
制作會(huì)議記錄的詳細(xì)步驟
1.準(zhǔn)備階段
在會(huì)議開始之前，記錄員需要做好充分的準(zhǔn)備工作。首先，要了解會(huì)議的基本信息，包括會(huì)議的主題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)以及參會(huì)人員等。這些信息是會(huì)議記錄的基礎(chǔ)，必須準(zhǔn)確無誤地記錄在案。其次，要準(zhǔn)備好記錄工具，如筆記本、筆、錄音設(shè)備等。如果使用錄音設(shè)備，需要事先征得會(huì)議主持人的同意，并確保設(shè)備能夠正常工作。
此外，在準(zhǔn)備階段，記錄員還需要對(duì)會(huì)議可能涉及的專業(yè)術(shù)語、人名、地名等進(jìn)行提前了解，以免在記錄過程中出現(xiàn)誤解或遺漏。
2.記錄階段
在會(huì)議進(jìn)行過程中，記錄員需要全神貫注，準(zhǔn)確捕捉每一個(gè)重要信息。首先，要記錄會(huì)議的開始時(shí)間、地點(diǎn)和出席人員。這些信息對(duì)于后續(xù)的會(huì)議記錄整理和確認(rèn)非常重要。其次，要記錄會(huì)議的主題和主要議程，以便讀者能夠快速了解會(huì)議的核心內(nèi)容。
在記錄每個(gè)人的發(fā)言時(shí)，需要注意準(zhǔn)確記錄發(fā)言要點(diǎn)，包括提議、建議、決定等。同時(shí)，還要特別關(guān)注會(huì)議中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)、事實(shí)和重要觀點(diǎn)，這些數(shù)據(jù)和信息可能對(duì)于后續(xù)的工作推進(jìn)和決策制定具有關(guān)鍵作用。
如果會(huì)議中有爭(zhēng)議或不同意見，也需要詳細(xì)記錄，以便后續(xù)跟進(jìn)和協(xié)調(diào)。在記錄過程中，要保持客觀公正的態(tài)度，不要插入個(gè)人主觀意見或情感色彩。
3.整理階段
會(huì)議結(jié)束后，記錄員需要盡快整理會(huì)議記錄，以確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。首先，要對(duì)記錄進(jìn)行核對(duì)，查看是否有遺漏或錯(cuò)誤的地方。其次，要對(duì)記錄進(jìn)行編輯和排版，使其更加清晰、條理分明，方便讀者閱讀和理解。
如果會(huì)議過程中有錄音，可以結(jié)合錄音進(jìn)行核對(duì)和完善，確保沒有遺漏任何重要信息。在整理過程中，還需要注意保護(hù)機(jī)密和敏感信息，避免信息泄露。
4.分發(fā)和歸檔階段
整理完會(huì)議記錄后，記錄員需要將會(huì)議記錄分發(fā)給與會(huì)人員以供確認(rèn)和參考。在分發(fā)之前，最好先請(qǐng)會(huì)議主持人或關(guān)鍵與會(huì)者審閱并簽名確認(rèn)，以確保記錄的準(zhǔn)確性。同時(shí)，還需要將會(huì)議記錄歸檔保存，以備將來查閱和使用。
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