寫好會議通知需避免問題
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需避免問題
對象不清。比如主送單位為“有關部門、相關部門”等字眼，同時在下文并未詳細列出，就會讓人一頭霧水，會議有沒有我的事兒?我該不該參加呢?
目的不明。通知開頭站位過高，很多同志起草通知時從文件里隨意摘抄一段，不假思索就放到這里，忽略了要求與會議的銜接問題，導致目的與內(nèi)容脫節(jié)，顯得不倫不類，文不對題。
人員混亂。我們很多同志在起草時不注意這些細節(jié)，如企業(yè)領導與普通職工混排、部門順序錯誤、名字出現(xiàn)錯別字等屢見不鮮。有人說，領導與員工混排不正說明親民嗎?其實不然，因為現(xiàn)在會議較多，很多部門在查看通知時一掃而過，如果沒有看清是否有領導參加，就提不起足夠重視。
要求不明。首先是會議的議程、時長不介紹，導致參會人員工作時間不好安排。其次是不留聯(lián)系方式，聯(lián)系方式很關鍵，因為難免有說不到位的地方，留下聯(lián)系方式可以便于參會人員咨詢。
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核心部分——必要條件
時間和地點：這部分是干貨，沒有水分。需要注意的是，時間和地點什么時候需要分開說。我的常用做法是，如果時間和地點中有一項超過一個內(nèi)容，如“時間，2016年×月×日;地點，主會場：第一會議室，分會場：第二會議室,”那分開來寫。如果時間地點分別只有一個，那合并寫較為簡練。
參會人員：分兩種情況，有領導參加和無領導參加。有領導參加，建議將領導單獨成行，以示尊重。這里需要注意部門順序，無論是部門名稱或是部門負責人姓名，都需按照企業(yè)部門排序來分布。如“辦公室、人資部、發(fā)展部部門負責人”或者依次將姓名逐一列出。在羅列姓名時，需要仔細核對，避免出現(xiàn)錯別字或同音字錯誤。
會議議程：該部分須按照“1、2、3、4”，將會議流程逐一羅列。需要注意的是，由于議程會根據(jù)情況發(fā)生變化，在發(fā)布通知是要注意時效性，避免出現(xiàn)通知與實際內(nèi)容不符的情況。同時在該環(huán)節(jié)要注明會議預計時長，以便參會人員合理安排時間，提高會議效率。
輔助部分——充分條件
主送單位：涉及所有單位的，可以說“×××各部門”“×××各單位”。涉及某一個既定群體的，可以說“×××監(jiān)管委員會”“××××迎審組”;只涉及某幾個部門，可以逐一列出，需要注意的是，不能過多，一般以一行以內(nèi)為宜;如果涉及部門比全體部門少，又不宜列出，那可以為“相關部門”，但在參會人員中必須詳細說明所涉及的人員。
會議目的：這部分是闡述為什么要召開會議，語言要求準確、精煉。常用形式為“為了×××××”，“按照×××××”，說完這些，以“經(jīng)研究”三個字作為轉折，接“決定召開×××××會議，具體事宜通知如下”。需要注意的是“為了”“按照”等詞都屬于套話內(nèi)容，不宜太多，因為下面介紹的才是最為主要的內(nèi)容，不能喧賓奪主。
會議要求：該環(huán)節(jié)明確會議召開的`要求等。如需要有關部門配合，如調(diào)試會議設備等，須提前與有關部門溝通確認，并在辦公系統(tǒng)中提出申請。同時要注明聯(lián)系人、電話等，對于需要報送材料的情況，要明確報送方式。
核心部分與輔助部分相互作用，缺一不可。通知起草規(guī)范、精煉，不僅能夠起到告知目的，更能夠展現(xiàn)出部門嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L和辦公態(tài)度。
會議通知范文
關于召開全省軍隊轉業(yè)干部安置工作會議的通知
各市市委、市政府，省委各部委，省各委辦廳局，省各直屬單位，部屬各有關單位:
為貫徹中發(fā)〔xxx2〕3號和國轉聯(lián)〔xxx2〕3號文件，傳達全國軍隊轉業(yè)干部安置工作會議精神，部署xxx2年我省軍隊轉業(yè)干部安置工作，省委、省級政府決定，于6月18日在xx召開全省軍隊轉業(yè)干部安置工作會議�，F(xiàn)將有關事項通知如下:
一、出席會議人員
各市分管軍隊轉業(yè)干部安置工作的副書記或副市長1名，市委組織部、人事局、勞動局負責同志和市委組織部綜合干部科(處)長、軍轉辦主任各1名。
省委各部委，省各委辦廳局，省各直屬單位及部屬各有關單位負責同志和人事(干部)處長各1名。
軍隊出席會議人員的通知由省軍轉辦另發(fā)。
二、會議時間、地點
會議定于6月18日在xx雙門樓賓館(xx市虎踞北路185號)召開，會期1天。各市出席會議人員于6月17日下午到雙門樓賓館報到;省級機關各部門、單位和部屬各有關單位出席會議人員6月18日上午8:15直接到雙門樓賓館開會。各市限帶車2輛。
三、其他事項
各市、省級機關各部門、單位和部屬各有關單位請于6月17日上午11時前將出席會議人員名單報省軍轉辦。 中共江蘇省委辦公廳
江蘇省級政府辦公廳
二○xx年六月十五日
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