企業(yè)內(nèi)部審計報告
一、導(dǎo)言
日期：2014年10月26日
接受者：公司總經(jīng)理 ***
引言：
經(jīng)公司2003年度內(nèi)部審計的計劃安排，我們對公司計劃物控部業(yè)務(wù)管理程序政策、采購計劃及其價格核定與控制、有關(guān)合同、倉儲管理系統(tǒng)等事項進行就地審計，涉及的期間是從2002年1月1日至2003年月9月30日。
審計范圍和目標：
本次審計的期間范圍涉及計劃物控部從2002年1月1日至2003年月9月30日止計劃物控部有關(guān)采購計劃的制定、實施的及時性、有效性、合理性、合規(guī)性，存貨成本管理的效益性，內(nèi)部控制的健全有效等情況進行審計。審計的依據(jù)是計劃物控部提供的資料。審計過程中我們結(jié)合其實際情況，實施了我們認為合適的、必要的審計程序。
簡要的審計結(jié)論和審計發(fā)現(xiàn)的性質(zhì)：(主要的審計發(fā)現(xiàn)和內(nèi)部控制的薄弱環(huán)節(jié)及建議)在對計劃物控部審計過程中，我們認為最重要審計發(fā)現(xiàn)如下計劃物控部存在問題：
1、采購行為依據(jù)不具體、不規(guī)范，基礎(chǔ)信息有待完善;
2、采購計劃制作被動，指導(dǎo)性不強，缺乏與實際的對比考核，采購工作效率不高;
3、成本管理工作手段單一，市場信息搜集工作少，供應(yīng)商管理需進一步規(guī)范化;
4、倉儲條件較差，未按價值大小分別管理，存貨管理有少量缺陷需改進。綜上幾點反映了內(nèi)部控制制度存在的缺陷。
對回復(fù)的期盼：
該報告的其他部分提供了有關(guān)部門審計發(fā)現(xiàn)和建議的詳細資料，我們
希望在收到報告之后的15天內(nèi)作出書面回復(fù)。
公司審計部
審計組長：***
審計小組成員：***
(以上部分是便于總經(jīng)理簡要閱讀)
二、審計過程說明：審計資料搜集方法采用直接觀察法、采訪法，資料搜集形式有抽樣調(diào)查、重點調(diào)查、典型調(diào)查及組合調(diào)查。
三、審計發(fā)現(xiàn)的細節(jié)說明
(一)、采購行為依據(jù)不具體、不規(guī)范，基礎(chǔ)信息有待完善;
主要問題1：目前采購行為來源依據(jù)主要是營銷中心、客戶服務(wù)部提交的產(chǎn)品需求計劃，做為指導(dǎo)采購行為的依據(jù)針對性不強，有些特殊要求表達不夠明確。
建議：需求計劃歸口由生產(chǎn)部門(或工藝部門)提供。生產(chǎn)部門是產(chǎn)品的.制造者，生產(chǎn)計劃制定者，有能力和責(zé)任根據(jù)要求判定能否生產(chǎn)、按期交貨;
主要問題2：需求計劃多樣化，格式、內(nèi)容、要求、通知編號等不統(tǒng)一有待完善，BOM清單不準確。依據(jù)不清會導(dǎo)致模糊采購，責(zé)任劃分不明確，易產(chǎn)生事后扯皮影響工作效率。
建議：(1)重新統(tǒng)一設(shè)計表格明確計劃表內(nèi)容，按信息傳遞部門先后順序設(shè)計。如營銷部門提出產(chǎn)品需求計劃并經(jīng)審批后，產(chǎn)品無變化有BOM清單的，可直送生產(chǎn)部門審核簽署“請按BOM單采購”意見后轉(zhuǎn)計劃物控部;有變化有BOM清單的，還應(yīng)先送研發(fā)部門審核，就變化部份附送明細清單，如涉及BOM清單變化的應(yīng)加注變化并附減除物料明細，由研發(fā)部門專 門人員傳送生產(chǎn)部門，生產(chǎn)部門簽署意見后轉(zhuǎn)計劃物控部執(zhí)行，制定時限要求;
(2)規(guī)范計劃編號，便于查核;
(3)BOM清單要相對穩(wěn)定，如有更改應(yīng)及時通知營銷部門、工藝、生產(chǎn)部門和計劃物控部等相關(guān)部門協(xié)調(diào)一致;
主要問題3：時間缺乏彈性，不易調(diào)整采購策略。
建議：由于公司產(chǎn)品的特點對采購人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求也相對較高，日常要做好重要供應(yīng)商的溝通，不因為時間要求緊而向質(zhì)量讓步。另外是否建立科學(xué)的產(chǎn)品生產(chǎn)周期，精確計算出從采購到產(chǎn)品下線入庫各環(huán)節(jié)所需的時間，正確指導(dǎo)各環(huán)節(jié)的工作行為。讓營銷人員簽訂合同明確交貨日期時能做到心中有數(shù)，不致引起糾紛。
主要問題4：需求計劃審批不夠規(guī)范，口頭請示后未補簽字;
建議：完善審批程序。規(guī)定審批執(zhí)行人權(quán)限，跟蹤完結(jié)審批手續(xù);
主要問題5：有部分非生產(chǎn)物品采購，如購置禮品、萬年歷等;
建議：非生產(chǎn)物品采購是否可直接由執(zhí)行部門經(jīng)辦，減少采購員工作量;
審計結(jié)論：亟待完善。作為實施采購行為的基本環(huán)節(jié)，不明確的行為依據(jù)將直接導(dǎo)致以后各環(huán)節(jié)的混亂，易造成責(zé)任劃分不清，不能有效完成采購任務(wù)，影響采購效率、效果，是目前亟待完善的一項基礎(chǔ)工作。本環(huán)節(jié)涉及營銷、生產(chǎn)、工藝、研發(fā)等部門，應(yīng)設(shè)計一份流程清晰，責(zé)任、標的物明確的計劃程序表。
(二)、采購計劃制作被動，指導(dǎo)性不強，缺乏與實際的對比考核，采購工作效率不高;
主要問題1：欠料單6月份之前不夠規(guī)范，6月份后欠料單有所改進但歸集工作未完善。
建議：作為計劃制作的重要依據(jù)應(yīng)按序整理歸檔，形成歷史資料，提煉客觀合理的數(shù)據(jù)，合理計劃安全采購量。
主要問題2：采購計劃制定與需求申請日時距較大，壓縮了采購實施至物料到貨日時間，不利于物料信息的搜集及制定采購策略，進而壓縮生產(chǎn)制造周期，延遲交貨期，會導(dǎo)致質(zhì)量上向供應(yīng)商讓步，加大成本。計劃成為形式。
建議：減少審批程序提早采購反應(yīng)的第一時間，提高時效。制定科學(xué)的采購周期，綜合評定出一個合理的產(chǎn)品生產(chǎn)周期，使需求部門在制定需求計劃時能心中有數(shù)。
主要問題3：由于公司產(chǎn)品的特殊性，計劃多為事后計劃而非常規(guī)計劃，計劃制定時也是物料采購行為實施時，實施也可能提前。未體現(xiàn)計劃與實際的差異。計劃書未明確所含需求計劃的計劃號，未標示計劃價。計劃未做分類，不能區(qū)分是生產(chǎn)用料計劃、研發(fā)用料計劃、維修用料計劃。在抽查下料單未見CCD鏡頭、視頻彩打等物料，但計劃有做，經(jīng)了解部份物料是由研發(fā)自行報購，故無下采購單。計劃變得無實質(zhì)意義。
建議：計劃制定應(yīng)完善所含內(nèi)容，建立與實際差異項目，原因說明，計劃價等，加強計劃的準確度和指導(dǎo)作用。計劃制定要分類別，避免領(lǐng)用時產(chǎn)生沖突。計劃編制要有實質(zhì)性。
主要問題4：下料單的性質(zhì)似合同，但又不俱備合同要素要求。單據(jù)未按時序整理歸檔，部份單據(jù)未標示價格(出于供應(yīng)商業(yè)務(wù)員的要求)不便于財務(wù)成本核算。
建議：下料單對外涉及供應(yīng)商，要求能達到防止糾紛風(fēng)險。對內(nèi)涉及倉管、財務(wù)部門，要求能滿足使用人使用。按時序歸檔按計劃類別分月裝訂成冊。
審計結(jié)論：計劃的適時性不夠，應(yīng)及早計劃。計劃的準確度和指導(dǎo)作用有待加強，應(yīng)及時對比計劃與實際的差異，說明原因，標示計劃價格。分類不夠明確。下料單尚待完善，便于使用。
(三)、成本管理工作手段單一，市場信息搜集工作少，供應(yīng)商管理需進一步規(guī)范化;
主要問題1：采購員市場信息搜集不夠，日常工作大多為下單后的，市場價格信息調(diào)查工作比重少。價格信息獲取手段單一，多為供應(yīng)商傳真報價基礎(chǔ)上討價還價。
建議：應(yīng)加強基礎(chǔ)信息工作，做到貨比三家，尋找價優(yōu)、質(zhì)高、誠信的供應(yīng)商。
主要問題2：供應(yīng)商等級評定工作管理薄落，缺少第三方的參與。
建議：建立并完善供應(yīng)商管理工作，增加定價透明度。
主要問題3：部份物料對供應(yīng)商的依賴性太強，自我研發(fā)設(shè)計不穩(wěn)定，品管與供應(yīng)商的質(zhì)量標準不夠協(xié)調(diào)，將直接影響成本高低、質(zhì)量好壞及采購工作效率水平。
建議：設(shè)計穩(wěn)定成熟的產(chǎn)品，明確質(zhì)量要求并在采購時同步送達供應(yīng)商，降低不良品率。
審計結(jié)論：目前主要物料來源多為長期供應(yīng)商，價格水平逐年也有一定的下浮，但仍為制約計劃采購的瓶頸，物料成本、質(zhì)量直接關(guān)系到公司效益，因此應(yīng)加大此方面的工作投入而非下單后的補救。
(四)、倉儲條件較差，未按價值大小分別管理，存貨管理有少量缺陷需改進。
1、倉庫管理
主要問題1：倉庫條件較差，影響物料保管。
建議：對倉庫的存儲做適當(dāng)修繕
主要問題2：物料未區(qū)別管理，即價值高的物料與價值低的物料混合存放，未作重點管理。
建議：區(qū)別價值高低，分類重點管理。
主要問題3：據(jù)調(diào)查存貨積壓量大。
建議：根據(jù)可利用程度適當(dāng)處理。
主要問題4：季度盤點無會計人員監(jiān)盤，倉管員只負責(zé)盤點自管項目。
建議：建立監(jiān)盤制度，交叉盤點，對盤點結(jié)果要簽字確認。
審計結(jié)論：總體管理較為完善，基礎(chǔ)工作和業(yè)務(wù)處理情況良好，應(yīng)建立監(jiān)盤制度。
2、原材料倉入庫管理
主要問題1：存1抽樣發(fā)現(xiàn)執(zhí)行后無品管確認合格數(shù)。
建議：增加對二次入庫物料的品管檢驗。
審計結(jié)論：1、大件、大批量且產(chǎn)品穩(wěn)定的采購基本上都能及時到位，入庫率較高。但小件、小批量產(chǎn)品不成熟的在執(zhí)行過程中問題較多，采購成本相對較高，部門間協(xié)調(diào)困難。2、物料接收至入庫過程中涉及采購員、品管員、倉管員合作與分工的安排，相互影響，單據(jù)較多必定影響工作效率。建議設(shè)計出能相互通用的信息表。
3、原材料倉出庫管理
主要問題1：基于目前的采購計劃而購入的物料領(lǐng)用主要以生產(chǎn)為主，領(lǐng)用完全按BOM單發(fā)放，其他部門領(lǐng)用可能有時會產(chǎn)生沖突。另外小件、價值低的物料領(lǐng)用程序不變，報批成本可能會大于物料成本。
建議：物料領(lǐng)用適當(dāng)考慮一定的彈性，不能固化。
主要問題2：物料、工具用具存在白條借用，登記借用的情況，手續(xù)不規(guī)范，有的物料借用時間較長未補辦理出庫領(lǐng)用手續(xù)。
建議：根據(jù)領(lǐng)用情況，按時間長短設(shè)定是否應(yīng)補辦出庫手續(xù)，加強管理，利于正確核算成本，及時掛賬。
審計結(jié)論：出倉管理存在一定的問題，應(yīng)采取針對性的措施加以改進。
4、成品倉管理
主要問題1：入庫經(jīng)檢驗合格后，錄入電腦、手工賬前需填制“成品繳庫單、入庫單”，2份單據(jù)實質(zhì)內(nèi)容相同，只是使用部門有增減，增加了倉管員工作量。
建議：在不影響使用前提下2份單據(jù)應(yīng)合而為一“入庫單”，增加聯(lián)數(shù)，一單多用提高效率。
主要問題2：審批單與出庫單實質(zhì)內(nèi)容相同，只是審批單體現(xiàn)授權(quán)，出庫單體現(xiàn)實際出庫。
建議：設(shè)計出庫單時增加審批人簽字，再增加一欄實出數(shù)。
主要問題3：抽樣發(fā)現(xiàn)T(產(chǎn)品入庫時間)>T(需求計劃要求交貨時間)，相對滯后，可能會導(dǎo)致供貨不及時。
建議：需綜合分析原因。是產(chǎn)品制作周期未能壓縮，還是需求交貨期不合理的問題。
審計結(jié)論：1、入庫、出庫管理規(guī)范，經(jīng)抽查賬實相符，賬賬相符，單據(jù)填制影響工作效率，應(yīng)盡量簡化，提高效率。
2、產(chǎn)品基本能滿足供貨，部份批次的生產(chǎn)壓縮了正常的供應(yīng)商生產(chǎn)、采購、生產(chǎn)、品管、研發(fā)等其他時間。有時缺乏質(zhì)量、成本因素的考慮。
3、要給營銷需求部門傳遞正常的產(chǎn)品供應(yīng)周期時間，合理計劃需求，不至于兩頭忙的境地。
四、內(nèi)部審計人員的評論
計劃物控部做為公司生產(chǎn)運作管理的關(guān)鍵部門，基礎(chǔ)信息工作的扎實程度直接會影響整個公司的運作效率和效果，有些是來自部門外的，有些是內(nèi)部管理不到位，要解決這些問題光靠本身是不夠的，涉及相關(guān)部門的信息管理，辦法是看以何部門為頭分步改善。審計認為應(yīng)從信息管理的源頭開始，只要涉及相關(guān)部門的則可設(shè)計出相關(guān)部門能共同使用的信息載體，載體的內(nèi)容應(yīng)明確各自的職責(zé)與分工。按業(yè)務(wù)程序設(shè)計，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人、技術(shù)標準等事項。減少重復(fù)性的工作，提高效率。此外內(nèi)控制管理上還有待完善，靈活性不夠�？傊�，經(jīng)審計后發(fā)現(xiàn)該部門基本上能完成采購任務(wù)，有效果但效率不高，特別是次數(shù)多、量小的采購。計劃工作不夠，可操作性不強。存貨管理工作基礎(chǔ)工作扎實，物料管理到位。
五、計劃物控部的反應(yīng)
該部對本次審計工作比較重視，能提供審計所需的資料使審計工作得以順利進行，基于審計所發(fā)現(xiàn)的問題無太大異議。但落實工作并非一個部門所能解決的，因此，下一步的工作是重在落實，邊工作邊改進。