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公司員工個(gè)人檔案管理制度（通用14篇）
在日新月異的現(xiàn)代社會(huì)中，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。擬起制度來就毫無頭緒？以下是小編整理的公司員工個(gè)人檔案管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
公司員工個(gè)人檔案管理制度 1
一、目的
更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機(jī)密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡歷
員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案規(guī)定
1、基礎(chǔ)管理
1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1.3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當(dāng)在職員工的資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗(yàn)。
1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位前，對調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記。
1.6對員工考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的.、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應(yīng)分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。
2.2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。
2.3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。
2.5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意
3.1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個(gè)人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時(shí)，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。
4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實(shí)施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。
公司員工個(gè)人檔案管理制度 2
一、查閱利用本館開放檔案、資料者須持身份證（或工作證、學(xué)歷證書）等有效證件同時(shí)填寫查閱登記表；受他人委托者還須出具他人上述任一證件（含復(fù)印、傳真件）及委托查閱申請書
二、查閱重要的.或密級檔案按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的重要檔案須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；查閱珍貴檔案時(shí)以復(fù)印件代替原件利用
三、檔案、資料一般不外借確因工作需要外借的除出具所在單位證明外須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理外借手續(xù)（限5天內(nèi)歸還）；若續(xù)借需辦續(xù)借手續(xù)
四、提供利用檔案時(shí)按學(xué)校有關(guān)規(guī)定收費(fèi)
五、外國組織和人員利用開放檔案、資料按國家有關(guān)規(guī)定辦理
六、查閱利用檔案時(shí)不得隨意涂改、拆卷或損毀本室工作人員對違規(guī)者有權(quán)給予勸告、責(zé)令賠償或其它處置直至追究法律責(zé)任
七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或辦公室授權(quán)任何單位、個(gè)人無權(quán)公布檔案內(nèi)容
公司員工個(gè)人檔案管理制度 3
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實(shí)行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
4、各部門專用的`收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5、檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1、公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時(shí)，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3、公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)�？偨�(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
4、檔案借閱者必須做到：
�、賽圩o(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
�、谧⒁獍踩Ｃ�，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷毀
1、公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5、在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
公司員工個(gè)人檔案管理制度 4
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工，其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。
2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工，自簽訂勞動(dòng)合同試用期滿后，按本企業(yè)調(diào)檔要求，將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的，本人須向人資行政部提交詳細(xì)的書面說明材料，未經(jīng)批準(zhǔn)不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動(dòng)合同。
3、原始人事檔案資料的.驗(yàn)收、補(bǔ)充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負(fù)責(zé)辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定：
（1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部統(tǒng)一辦理，其它任何部門無權(quán)查閱員工原始檔案。
�。�2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。
（3）員工存檔卡由人資行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負(fù)責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。
�。�4）非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調(diào)辦理。
�。�5）員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補(bǔ)充資料申請表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部辦理。
5、員工業(yè)績、培訓(xùn)檔案：
員工業(yè)績、培訓(xùn)檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學(xué)歷證書等相關(guān)證件的復(fù)印件，員工在工作期間的各種培訓(xùn)及對員工評價(jià)、考核等。
�。�1）人資行政部負(fù)責(zé)員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案的整理歸檔及日常管理。
（2）員工培訓(xùn)、業(yè)績檔案實(shí)行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓(xùn)、業(yè)績檔由人事文員管理。
（3）部門部長可以調(diào)閱本部門員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案。
（4）員工培訓(xùn)、業(yè)績檔案按國家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。
�。�5）員工離職后，員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查。
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一、目的
為更有效的對員工人事檔案進(jìn)行妥善保管，有效保守機(jī)密；同時(shí)為了維護(hù)人事檔案材料的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案材料，特制定本制度。
二、歸檔范圍
全體員工之個(gè)人檔案(入職檔案、培訓(xùn)檔案、績效管理檔案、離職檔案)、統(tǒng)計(jì)資料、勞動(dòng)工資、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、檔案管理員的職責(zé)
由行政部專人負(fù)責(zé)保管人事檔案，收集、鑒別和整理檔案材料，保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
四、檔案管理內(nèi)容
(一)員工入職檔案：
1)個(gè)人簡歷；
2)員工入職登記表
3)應(yīng)聘人員登記表；
4)面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批表；
5)筆試結(jié)果報(bào)告；
6)身份證復(fù)印件
7)學(xué)歷學(xué)位、資格證書復(fù)印件材料
8)離職證明；
9)試用期員工跟蹤表；
10)試用期考核表；
11)各類合同及協(xié)議；
12)員工異動(dòng)履歷表.
(二)員工培訓(xùn)檔案：
1)培訓(xùn)通知；
2)培訓(xùn)簽到表；
3)培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告(或考評結(jié)果)；
4)派出培訓(xùn)審批表；
5)員工外派培訓(xùn)合同
6)外出培訓(xùn)反饋表(證書原件)；
7)員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。
(三)績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)的檔案資料按月歸整。
(四)員工離崗檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
五、人事檔案管理相關(guān)規(guī)定
(一)基礎(chǔ)管理
1、原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
2、員工入職前，人力資源部應(yīng)對人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。
3、人事檔案按入司時(shí)間分類存檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登錄于《在職員工人事檔案目錄》(附件一)、《離職員工人事檔案目錄》(附件二)，并在檔案袋上填寫各種人事資料的名稱及對檔案袋進(jìn)行編號。人事檔案原則上為永久保存。
4、當(dāng)在職員工的基本檔案資料有變動(dòng)時(shí)(如學(xué)歷變動(dòng)，身份證號碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)，婚姻狀況變動(dòng)等)，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印交人事部歸案，原件當(dāng)場查驗(yàn)。
5、調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報(bào)到一個(gè)月內(nèi)立檔。對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊登記。
6、對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整。立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、字后歸檔。
7、員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心技術(shù)人員保留至該員工離崗8年止)。
8、人力資源部檔案管理人員根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防潮、防曬、防蛀。
9、檔案應(yīng)分類編號后存放，編簽號應(yīng)與員工編號統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。
10、要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。
(二)檔案的'查、借閱
1、公司檔案分為保密級與非保密級兩個(gè)級別，保密級檔案禁止調(diào)閱，只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；非保密級檔各部門因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案審批表》(附件三)，并經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理。
2、任何單位一般不得跨部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工人事檔案，特殊情況下經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理。
3、公司級領(lǐng)導(dǎo)、人事行政部可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
4、所有經(jīng)批準(zhǔn)后借閱出的人事檔案需于借閱的三天之內(nèi)歸還(特殊情況可延長期限)，對借閱后到期未還者、歸還破損、私自復(fù)印檔案者、遺失者依檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。
5、外單位來公司查閱檔案時(shí)，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。
6、檔案管理人員應(yīng)做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件四)。
(三)查、借閱檔案注意事項(xiàng)
1、嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料；
2、不得擅自復(fù)制(拍攝)檔案內(nèi)容，如因工作需要從檔案中取證必須事先經(jīng)人事行政部經(jīng)理同意。
3、查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以懲處。
4、原則上不允許員工自帶檔案流動(dòng)，確有需要，由檔案發(fā)出方做好封口，接收方接受檔案時(shí)須注意檢查檔案封口是否完整。
六、檔案的銷毀
(一)公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
(二)當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交人事行政部經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
(三)凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
(四)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
(五)在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
七、制定、修訂、廢除與頒布實(shí)施
本辦法經(jīng)核準(zhǔn)后，由行政部公告實(shí)施；修訂或廢止亦同。
公司員工個(gè)人檔案管理制度 6
一、目的
本制度的目的是規(guī)范公司員工檔案的管理，保證員工檔案記錄的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，并依法進(jìn)行保管、使用和保護(hù)；同時(shí)，明確公司部門之間對員工檔案管理的'職責(zé)與權(quán)利，確保員工個(gè)人信息得到嚴(yán)格保護(hù)。
二、范圍
本制度適用于公司全體員工檔案管理，包括員工個(gè)人檔案、部門檔案等，并適用于各部門及公司領(lǐng)導(dǎo)對員工檔案管理的管理工作。
三、制定程序
1、由公司總經(jīng)理選派人員組成編寫小組。
2、編寫小組成員調(diào)研與討論，收集整理相關(guān)法律法規(guī)、公司內(nèi)部政策文件等相關(guān)資料。
3、編寫小組起草初稿。
4、組織有關(guān)部門內(nèi)部審批，并評審集體討論、修改和完善擬稿。
5、經(jīng)公司總經(jīng)理同意后正式印發(fā)實(shí)施。
四、員工檔案的內(nèi)容
員工檔案主要包括以下內(nèi)容：
1、員工簡歷：包括姓名、性別、戶籍、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、家庭情況、獎(jiǎng)懲情況等。
2、招聘/面試材料：包括招聘廣告、應(yīng)聘者應(yīng)聘材料、面試記錄、面試評價(jià)、筆試材料、考試成績等，及入職手續(xù)、畢業(yè)證書、身份證復(fù)印件等材料。
3、工作資料：包括工作性質(zhì)、職務(wù)、職稱、工資、獎(jiǎng)金、崗位說明書、工作任務(wù)分配、考核記錄、考勤記錄和加班情況等。
4、健康檢查：包括體檢報(bào)告、病歷、職業(yè)病防護(hù)檢查記錄等。
5、培訓(xùn)記錄：包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)考核成績等。
6、辭職/退休/離職手續(xù)：包括辭職申請、離職申請、退休申請、離職原因、離職說明、身份證復(fù)印件等。
7、其它：包括獎(jiǎng)懲證明、個(gè)人評優(yōu)材料、用工合同、個(gè)人社保、公積金賬戶檔案、工作交接材料等。
五、員工檔案的保密
1、員工檔案須嚴(yán)格保密，任何單位和個(gè)人未經(jīng)授權(quán)不得查閱、使用或拷貝。
2、員工檔案保密責(zé)任主體為員工檔案保管員和相關(guān)部門管理人員。
六、追究責(zé)任
違反員工檔案管理制度的員工將給予相應(yīng)處罰，并由公司追究相應(yīng)責(zé)任人的責(zé)任。如果因管理不善造成員工個(gè)人信息泄露，公司將承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。
七、其他
1、員工離職后，其檔案在離職當(dāng)月內(nèi)必須整理好并轉(zhuǎn)入離職檔案室，經(jīng)過五年以上后，留存已過時(shí)且重要檔案，并有計(jì)劃銷毀非必要的檔案。
2、員工檔案由公司保管，不得私自帶離公司；如確需出差、考勤等情況，需填寫特殊出入登記表，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。
3、員工應(yīng)當(dāng)確保其檔案中信息的真實(shí)性和完整性，如有虛假、失實(shí)或遺漏情況，由當(dāng)事人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
公司員工個(gè)人檔案管理制度 7
一、目的
為了對人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對公司人事檔案的執(zhí)行管理。
三、職責(zé)
3.1 人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計(jì)等工作。
3.2 人事檔案管理：集團(tuán)公司人事管理課（寧波地區(qū)）負(fù)責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T負(fù)責(zé)管理工作。
3.3 集團(tuán)公司人力資源部為本制度的歸口部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負(fù)責(zé)本制度的`編制及落實(shí)執(zhí)行工作。
3.4 集團(tuán)公司企業(yè)委員會(huì)負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。
四、人事檔案管理的內(nèi)容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時(shí)將《員工應(yīng)聘申請表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書、身份證、各類技術(shù)認(rèn)證證書）復(fù)印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應(yīng)聘申請表》建立員工人事檔案（內(nèi)容包括：該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料）并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補(bǔ)登新員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整情況、學(xué)歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字，確認(rèn)無遺留問題；員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時(shí)，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對并在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后；對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上確認(rèn)簽字。
4.3 轉(zhuǎn)遞（員工異動(dòng)）：檔案轉(zhuǎn)遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的認(rèn)識(shí)檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。
4.5 統(tǒng)計(jì)：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》。
4.5.1人事檔案統(tǒng)計(jì)分類：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎(jiǎng)懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統(tǒng)計(jì)信息要及時(shí)更新，人力資源部根據(jù)人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計(jì)情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》，提報(bào)人力資源部總監(jiān)審核。
五、員工人事檔案管理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定。
查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
六、相關(guān)支持文件及記錄
員工應(yīng)聘申請表
轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表
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第一條、為確保人事檔案的機(jī)密性，完整性和準(zhǔn)確性，為人事決策提供信息和依據(jù)，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動(dòng)、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、獎(jiǎng)勵(lì)等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報(bào)到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學(xué)歷證、職稱證、計(jì)算機(jī)等相關(guān)資格證的復(fù)印件。
4、身份證復(fù)印件
5、照片
6、員工轉(zhuǎn)正申請表
7、聘用合同
8、獎(jiǎng)懲材料
9、任免、升降、調(diào)薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)并建員工檔案薄冊，記載檔案的`接收、 存入、提供、使用和變動(dòng)情況。
第七條、要做到分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應(yīng)妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無關(guān)人員查詢。部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門員工的檔案�？偨�(jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時(shí)，檔案管理人員必須認(rèn)真檢查核對，否則追究當(dāng)事人的責(zé)任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
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一、目的
為確保員工檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全、私密，提高公司的管理效率，促進(jìn)公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和員工的發(fā)展，制定本制度。
二、范圍
本制度適用于公司所有員工在職期間的檔案資料，包括招聘、入職、培訓(xùn)、晉升、薪酬、員工關(guān)系等方面。
三、制度制定程序
1、本制度的制定由人力資源部牽頭，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后頒布實(shí)施；
2、制定本制度前收集、整理相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部政策規(guī)定，充分考慮符合中國法律要求；
3、本制度的修訂由人力資源部根據(jù)業(yè)務(wù)需要及時(shí)評估并提出修訂意見，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后執(zhí)行。
四、制度內(nèi)容
1、員工檔案的設(shè)置和管理
�。�1）員工檔案包含個(gè)人信息、合同協(xié)議、考勤記錄、績效考核、培訓(xùn)證書、獎(jiǎng)懲記錄、離職資料等各種資料。
�。�2）人力資源部負(fù)責(zé)整理和歸檔員工檔案，需在入職后一個(gè)月內(nèi)建立員工檔案。
�。�3）員工檔案應(yīng)當(dāng)按照員工姓名、工號、入職時(shí)間等方式進(jìn)行歸檔，存放于人力資源部內(nèi)的安全地方，并采取防火、防水、防盜等措施。
2、員工檔案信息的使用和保密
�。�1）員工檔案資料只能在公司相關(guān)管理人員指定的人員使用，未經(jīng)授權(quán)不得隨意借閱、查看和復(fù)制。
�。�2）員工檔案不得隨意出借或轉(zhuǎn)移，如有必要，應(yīng)提前征得本人同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。
（3）員工檔案涉及到個(gè)人隱私問題，應(yīng)當(dāng)妥善保密，除法律法規(guī)規(guī)定允許或經(jīng)本人授權(quán)同意的情況外，不得泄露。
3、員工檔案的保存期限及銷毀
（1）員工離職或合同到期后，應(yīng)當(dāng)保存員工檔案六個(gè)月以上，以備查閱。
（2）員工檔案的保存期限應(yīng)當(dāng)根據(jù)法律法規(guī)規(guī)定和公司需求進(jìn)行制定，且不得少于五年。
�。�3）員工檔案根據(jù)涉密性和保密等級的高低進(jìn)行分類，定期進(jìn)行清理整理和銷毀，銷毀應(yīng)當(dāng)有憑有據(jù)，并經(jīng)過相關(guān)部門審核。
五、責(zé)任主體及執(zhí)行程序
1、人力資源部門負(fù)責(zé)員工檔案的建立、整理、歸檔，確保員工檔案的完整和準(zhǔn)確。
2、所有管理人員有義務(wù)及時(shí)更新員工檔案中的各種資料，確保資料的真實(shí)和完整。
3、對于檔案存放地點(diǎn)和防盜、防火、防水等安全措施的.保障，人力資源部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行后續(xù)跟進(jìn)，確保制度的實(shí)施。
4、對于泄露個(gè)人隱私問題，人力資源部門應(yīng)當(dāng)指定專人進(jìn)行處理，并嚴(yán)肅追究責(zé)任人的責(zé)任。
六、責(zé)任追究
如發(fā)現(xiàn)未按照制度規(guī)定進(jìn)行操作、管理失職等情形時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照公司制度的規(guī)定和工作流程進(jìn)行處罰和追究責(zé)任。追究責(zé)任人的責(zé)任，旨在引起同事的警示和反思，從而建立全員責(zé)任意識(shí)和規(guī)范化的辦公環(huán)境。
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1.目的
規(guī)范人事檔案管理，加強(qiáng)檔案管理的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性和保密性。
2.適用范圍
適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的`管理工作。
3.職責(zé)
公司管理部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。
4.程序
4.1 員工人事檔案以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存、紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個(gè)人檔案袋，電子檔案以HR信息管理系統(tǒng)為平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員必須忠于職守，嚴(yán)格保密員工的信息資料。
4.2 檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日起，即建立個(gè)人人事檔案，起始檔案材料包括：身份證和學(xué)歷職稱證件的復(fù)印件、個(gè)人簡歷、個(gè)人信息表、戶口本復(fù)印件、勞動(dòng)合同等。
4.3 員工個(gè)人檔案不經(jīng)過公司檔案管理人員歸檔，而是通過檔案代保管服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行代保管本單位員工檔案。如公司對員工檔案材料（如鑒定、考核材料、離職、參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)的材料，獎(jiǎng)懲材料等）的收集、維護(hù)、應(yīng)當(dāng)符合國家法律法規(guī)、政策文件的規(guī)定。檔案材料交至檔案代保管服務(wù)機(jī)構(gòu)由檔案代保管服務(wù)機(jī)構(gòu)工作人員放入員工的檔案。
4.4 檔案資料收錄：員工在職期間，管理部門應(yīng)及時(shí)將員工的動(dòng)態(tài)變動(dòng)材料收錄入個(gè)人的紙質(zhì)檔案和電子檔案，如：獎(jiǎng)罰記錄、職位調(diào)動(dòng)、任命、借用、離職申請、考核管理等。
4.5 本部門職工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門主管、管理部經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.6 調(diào)閱檔案原則上在管理部門內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱。如需借出管理部門、需管理部經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.7 所有調(diào)閱檔案，均需登記備案。
4.8 離職員工的人事檔案，應(yīng)在妥善保管一年以后銷毀，部門主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員檔案應(yīng)妥善保管三年以上銷毀。
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員工檔案作為記錄員工重要信息的介質(zhì)，應(yīng)列入保密資料范圍，尤其是中高層員工履歷、薪資等信息，行政人事部門應(yīng)在員工入職時(shí)收集完善員工資料，建立完整的員工檔案；員工的檔案借閱必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，具有一定資格的人員因工作需要可以借閱相應(yīng)權(quán)限內(nèi)的員工檔案。
一、員工檔案管理部門
公司行政人事部為員工檔案的直接管理部門，安排專人負(fù)責(zé)日常管理，保證檔案的完整性，檔案查閱必須符合本制度要求。
二、電子檔案的建立和管理
1、集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)建立總公司所有人員和子公司部門負(fù)責(zé)人以上人員電子檔案，并根據(jù)子公司整理上報(bào)的電子檔案，整理出全集團(tuán)人員的電子檔案；
2、各公司行政人事部門負(fù)責(zé)各自公司部門負(fù)責(zé)人以下所有員工電子檔案的.建立，并將最新電子檔案提交集團(tuán)人力資源部備案；
3、電子檔案每月28日更新一次，更新情況報(bào)集團(tuán)人力資源部一份。
三、紙質(zhì)檔案的建立和管理
1、紙質(zhì)檔案在員工入職后一周內(nèi)建立完善，內(nèi)容包括：封皮、三張一寸近期免冠照片、身份證和學(xué)歷職稱證件的復(fù)印件、個(gè)人簡歷、求職報(bào)名表、面試考核表、體檢報(bào)告、離職(失業(yè))證明、保密協(xié)議、入職須知等，對于勞動(dòng)合同、轉(zhuǎn)正和晉級手續(xù)、任命文件、獎(jiǎng)懲記錄等資料在管理過程中結(jié)合實(shí)際情況及時(shí)補(bǔ)充完善。
2、集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)建立總公司所有人員和子公司部門負(fù)責(zé)人以上人員的紙質(zhì)檔案，并負(fù)責(zé)日常管理和借閱管理。
3、各公司行政人事部門負(fù)責(zé)各自公司部門負(fù)責(zé)人以下所有管理人員紙質(zhì)檔案的建立，并負(fù)責(zé)日常管理和借閱管理。
4、集團(tuán)人力資源部建檔時(shí)須將在職人員和離職人員分開，將高層管理者、中層管理者、基層管理人員分開，將退休返聘人員單列；子公司行政人事部建檔時(shí)須將在職人員和離職人員分開，將中層管理者、基層管理人員分開，將退休返聘人員單列；
5、一線工人也需要建檔，資料需包含個(gè)人簡歷、求職報(bào)名表、面試考核表、體檢報(bào)告等。
四、紙質(zhì)檔案的借閱權(quán)限
1、各部門負(fù)責(zé)人經(jīng)行政人事部門負(fù)責(zé)人同意后，可以借閱本部門所有人員的紙質(zhì)檔案，無權(quán)借閱其他部門人員的紙質(zhì)檔案；
2、行政人事部相關(guān)招聘和薪資專員經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人同意后，可以借閱部門負(fù)責(zé)人以下所有人員紙質(zhì)檔案；
3、子公司行政人事部門負(fù)責(zé)人經(jīng)集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)人同意后，可以借閱本公司部門負(fù)責(zé)人以上人員紙質(zhì)檔案，無權(quán)借閱其他公司部門負(fù)責(zé)人以上人員紙質(zhì)檔案；
4、子公司部門負(fù)責(zé)人以上高層領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人同意后可以借閱所轄部門所有人員紙質(zhì)檔案，借閱其他部門人員紙質(zhì)檔案必須經(jīng)總經(jīng)理同意；借閱下轄部門負(fù)責(zé)人紙質(zhì)檔案須經(jīng)集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)人同意；
5、集團(tuán)公司部門負(fù)責(zé)人及以上人員經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人同意可以借閱下轄員工紙質(zhì)檔案；如果需借閱子公司部門負(fù)責(zé)人以上人員的紙質(zhì)檔案，必須經(jīng)董事長同意；
6、子公司人員均無權(quán)借閱其他公司員工的紙質(zhì)檔案。
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一、目的
規(guī)范公司員工檔案管理工作，確保員工檔案資料的完整性、真實(shí)性和安全性，為公司管理和決策提供依據(jù)。
二、范圍
適用于公司所有員工檔案資料的管理工作。
三、制度制定程序
由人力資源部制定，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。制定前需進(jìn)行調(diào)研和分析，與公司相關(guān)部門進(jìn)行溝通和協(xié)商，確保制度的科學(xué)性、有效性和可行性。
四、制度具體內(nèi)容
1、制度名稱：員工檔案管理制度。
2、范圍：
適用于公司所有員工檔案資料的管理工作，包括員工人事檔案、考勤檔案、培訓(xùn)檔案、績效評價(jià)檔案等。
3、目的：
規(guī)范員工檔案的建立、保管、檢索和使用工作，確保檔案資料的完整性、真實(shí)性和安全性，為公司管理和決策提供依據(jù)。
4、內(nèi)容：
�。�1）員工檔案的建立與保管
�、傩聠T工入職時(shí)，人力資源部門要按照公司規(guī)定的要求，建立員工人事檔案，并記錄員工的基本信息、相關(guān)證件、教育背景、工作經(jīng)歷、家庭狀況等信息。
�、诠緫�(yīng)建立完善的員工檔案保管制度，統(tǒng)一管理員工檔案資料。負(fù)責(zé)人力資源部門應(yīng)該對員工檔案的管理負(fù)責(zé)，并責(zé)令保管人員妥善保管員工檔案資料，保證檔案資料的安全和保密。
�。�2）員工檔案的.檢索和使用
①員工需提出書面申請，經(jīng)過人力資源部門審批后，方可查閱其個(gè)人檔案。未經(jīng)過人力資源部門審批，任何人員不得查看員工檔案。
②員工檔案只能由人力資源部門有關(guān)管理人員出具證明、報(bào)表或備案等審批事項(xiàng)時(shí)使用。
�。�3）員工檔案的保存和銷毀
�、賳T工檔案必須保存至員工離職后的15年。
�、趩T工檔案保存期限屆滿后，如無特殊需要，應(yīng)予以銷毀。銷毀過程要求人力資源部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門和保險(xiǎn)部門等有關(guān)部門進(jìn)行會(huì)同，并制定銷毀計(jì)劃和報(bào)告。
5、責(zé)任主體：
本制度執(zhí)行主體為人力資源部門，但其他相關(guān)部門應(yīng)按照職責(zé)分工協(xié)同配合，確保制度的有效執(zhí)行。
6、執(zhí)行程序：
�。�1）人力資源部門負(fù)責(zé)制度的宣傳教育工作，確保全員掌握檔案管理制度的內(nèi)容和要求。
�。�2）各部門負(fù)責(zé)監(jiān)督和落實(shí)制度的執(zhí)行，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)解決。
7、責(zé)任追究：
倘若違反本員工檔案管理制度的規(guī)定，構(gòu)成違法行為的，依法追究相應(yīng)法律責(zé)任；如構(gòu)成違反企業(yè)制度的行為，依照公司規(guī)定嚴(yán)肅處理。
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第一章總則
第一條為加強(qiáng)和規(guī)范員工檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和勞動(dòng)部發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，結(jié)合公司工作實(shí)際，特制定本辦法。
第二條員工檔案建立范圍
凡被公司招聘并錄用的人員，均應(yīng)同時(shí)擁有個(gè)人社會(huì)檔案和公司員工內(nèi)部檔案包括電子檔案、文本檔案各一套。
第二章員工檔案種類及運(yùn)用
第三條個(gè)人社會(huì)檔案：本公司員工的個(gè)人社會(huì)檔案原則上要求均在西安市各人才中心托管，并隨員工工作關(guān)系予以轉(zhuǎn)接。
第四條員工內(nèi)部檔案：公司員工內(nèi)部檔案作為個(gè)人社會(huì)檔案的補(bǔ)充，統(tǒng)一在公司存檔由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，并按年度視情移交歸存到個(gè)人社會(huì)檔案。
第五條公司員工內(nèi)部檔案收集的內(nèi)容：
1、《員工應(yīng)聘登記表》、《員工入職登記表》、身份證及戶口本(或暫住證)復(fù)印件、最高學(xué)歷證書和職稱證書及職業(yè)資格證書復(fù)印件。以及其他有關(guān)員工職業(yè)、技能信息的相關(guān)證書、文件復(fù)印件。
2、《勞動(dòng)合同》、《員工轉(zhuǎn)正申請表》、職務(wù)任免文件、公司內(nèi)部調(diào)令、社會(huì)保險(xiǎn)轉(zhuǎn)移繳納證明、年度績效考核表、工傷事故處理記錄、退休、解除勞動(dòng)合同證明書及其他相關(guān)離職手續(xù)文件等材料
3、《培訓(xùn)合同》、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、獎(jiǎng)懲文件或記錄等其他資料。
4、參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料以及其他可供組織參考的材料。
第三章員工檔案收集程序和歸檔標(biāo)準(zhǔn)
第六條收集辦法：
1、個(gè)人社會(huì)檔案：個(gè)人社會(huì)檔案托管在西安市各人才交流中心的公司的.員工，提出歸檔申請，由行政人事部統(tǒng)一向申請人檔案所在人才交流中心移交員工內(nèi)部檔案信息，以形成員工社會(huì)檔案的有效積累。移交社會(huì)檔案的材料須加蓋公章，并在公司員工內(nèi)部檔案中留存?zhèn)洳椤?/p>
2、員工內(nèi)部檔案：公司新入職員工一律由行政人事部負(fù)責(zé)形成公司內(nèi)部檔案。凡本文所列應(yīng)歸檔的各類資料，在職能部門內(nèi)形成材料后的一周內(nèi)按要求將材料送交行政人事部歸檔。
第七條歸檔標(biāo)準(zhǔn)：
1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應(yīng)完整、齊全、真實(shí)，文字清楚，對象明確，有承辦單位蓋章或個(gè)人簽字、有形成時(shí)間的日期。
2、一般要求用原件存檔。如用復(fù)印件存檔的，須加蓋行政人事部門專用章后方可入檔。
第四章員工檔案的借閱
第八條員工檔案除總經(jīng)理和副總經(jīng)理、行政人事部經(jīng)理及主管人事的主管外，其余人員不得擅自查閱。如確因工作需要查閱和借用公司員工檔案，須填寫《檔案查閱審批表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
第九條有關(guān)國家機(jī)關(guān)及相關(guān)單位人員若需查閱員工檔案，應(yīng)持單位介紹信和本人工作證并填寫《檔案查閱審批表》，由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后方予查閱。
第十條員工檔案原則不予外借，如必須借出使用時(shí)，須嚴(yán)格履行登記審批手續(xù)。
第十一條查閱檔案者必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁在檔案卷宗中涂改、圈劃或抽取撤換檔案材料，不得泄露或擅自擴(kuò)散檔案內(nèi)容，違者按有關(guān)規(guī)定追究當(dāng)事人責(zé)任。
第五章檔案的轉(zhuǎn)接
第十二條員工社會(huì)檔案的轉(zhuǎn)接由本人按照相關(guān)機(jī)構(gòu)的規(guī)定自行辦理，原則要求社會(huì)檔案隨勞動(dòng)關(guān)系一并轉(zhuǎn)移。
第十三條員工調(diào)動(dòng)或離職，其內(nèi)部檔案內(nèi)需要移存至社會(huì)檔案的資料由行政人事部負(fù)責(zé)移存。
第六章員工檔案的存檔期限及銷毀要求
第十四條對于正常離職且離職手續(xù)齊備的員工內(nèi)部檔案，在公司保存5年(一般員工)—20xx年(中高層管理人員)后酌情銷毀。
第十五條對非正常離職或離職手續(xù)不齊全的員工內(nèi)部檔案，原則上永久留存，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得銷毀。
第十六條員工檔案編號管理，檔案編號為八位數(shù)且具有唯一性，其中檔案編號前四位數(shù)字為入職員工序號，包括前兩位公司部門編號和后兩位員工編號。檔案編號后四位數(shù)字表示員工入職的年份和月份。員工檔案編號與員工工卡、餐卡、考勤卡以及未來公司增設(shè)的各項(xiàng)與員工信息有關(guān)的物品保持一致性，以便檢索。
第十七條員工檔案的銷毀由行政人事部門負(fù)責(zé)，在辦理檔案銷毀審批手續(xù)后按照國家相關(guān)規(guī)定安排專人到專業(yè)銷毀場所進(jìn)行銷毀。未經(jīng)鑒定和未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自銷毀員工檔案。對故意損壞或擅自銷毀者，應(yīng)視情節(jié)給予懲處。
第七章員工檔案管理人員的職責(zé)
1、忠于職守，嚴(yán)格執(zhí)行檔案法規(guī)及企業(yè)相關(guān)制度，維護(hù)員工檔案的真實(shí)性。
2、按照歸檔范圍認(rèn)真收集、鑒別和整理員工檔案材料，并按規(guī)定辦理日常的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞。
3、做好員工檔案的保管、保密和保護(hù)工作，確保員工檔案的完整與安全。
4、做好員工檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)，促進(jìn)員工檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。
第十八條本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。
公司員工個(gè)人檔案管理制度 14
第一條人事檔案的內(nèi)容。
員工人事檔案是關(guān)于員工個(gè)人及有關(guān)方面歷史情況的材料。其內(nèi)容主要包括：
1、記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程的履歷，自傳材料；
2、員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對員工本人優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行的鑒別和評價(jià)，對其學(xué)歷、專長、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的'評定和考核材料；
3、對員工的有關(guān)歷史問題進(jìn)行審查、甄別與復(fù)查的人事材料；
4、記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織的材料；
5、記載員工違反組織紀(jì)律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的人事材料。
第二條人事檔案保密規(guī)定。
公司人事部對接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。
第三條員工個(gè)人情況變更規(guī)定。
1、員工進(jìn)入公司后，由員工本人填寫《員工登記表》，其內(nèi)容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭情況、個(gè)人興趣愛好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長及專業(yè)技能、獎(jiǎng)懲記錄等項(xiàng)目。
2、項(xiàng)目內(nèi)容如有變化，員工應(yīng)以書面方式及時(shí)準(zhǔn)確地向人事部報(bào)告，以便使員工個(gè)人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正，確保人事部掌握正確無誤的資料。
第四條員工人事檔案的使用。
員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并為人事統(tǒng)計(jì)分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對有效數(shù)據(jù)的分析，了解公司人員結(jié)構(gòu)的變動(dòng)情況，為制定公司人力資源發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。公司要認(rèn)真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規(guī)范化管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。
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