物資采購合同管理制度模板范文
第一章總則
第一條目的。
為了規(guī)范采購合同簽訂的管理，保證交易的可靠有效，降低采購風(fēng)險，最大限度維護企業(yè)利益，特制定本管理制度。
第二條適用范圍。
本制度適用于生產(chǎn)原輔料、外協(xié)加工、設(shè)備、工裝模具、辦公用品等交易金額在5000元以上的采購。
第三條權(quán)責(zé)劃分。
1．采購部負責(zé)合同條款的商討、草擬和合同的履行跟蹤。
2．生產(chǎn)部、質(zhì)量管理部、技術(shù)部和財務(wù)部參與合同條款的******。
3．總經(jīng)理或其授權(quán)人負責(zé)合同簽訂的批準(zhǔn)。
4．財務(wù)部負責(zé)合同原件的保管。
第二章合同擬定、審批和簽署
第四條合同擬訂。
1．合同擬訂必須在進行供應(yīng)商調(diào)查和詢價、比價的.基礎(chǔ)上進行。
2．采購合同主管根據(jù)對方資信情況，起草符合本制度規(guī)定的采購合同。
第五條合同必要條款。
1．交貨地點、方式。
2．交貨期。
3．包裝要求。
4．規(guī)格、特性指標(biāo)。對于有特殊品質(zhì)要求或內(nèi)在性能較為復(fù)雜的貨品，如設(shè)備、非標(biāo)準(zhǔn)件等，應(yīng)做詳細要求，必要時簽訂技術(shù)協(xié)議書。
5．驗收。
（1）供應(yīng)商應(yīng)嚴格遵守合同約定，按期、如數(shù)、保質(zhì)于指定地點交貨。
（2）供應(yīng)商供應(yīng)的貨品必須為完好新品。
（3）驗收工作由企業(yè)進行，供應(yīng)商可提供必要的技術(shù)支持，但對企業(yè)的最終判決不得持有異議。對長期合作的供應(yīng)商可將抽樣方式、樣品試驗、判定基準(zhǔn)與對方溝通清楚。
6．標(biāo)識要求。
對不同批號混用可能導(dǎo)致品質(zhì)問題或帶來生產(chǎn)不便的貨品如布料或易于混淆的貨品，應(yīng)要求明確標(biāo)識，以便進行區(qū)分管理。
7．不合格品處理。
（1）不合格品應(yīng)由供應(yīng)商取回，并由企業(yè)另定期限補齊。
（2）鑒別不合格品時所產(chǎn)生的人工費用由供應(yīng)商承擔(dān)。
（3）企業(yè)降低驗收水準(zhǔn)接受供應(yīng)商的貨品時，貨款應(yīng)酌情折讓。
（4）因貨品不合格所產(chǎn)生的一切損失及費用由供應(yīng)商負擔(dān)。
8．保密條款。
供應(yīng)商不得泄露企業(yè)訂購物品或估價的零件、材料規(guī)格、數(shù)量、貨物及其他業(yè)務(wù)機密。
9．付款方式。
（1）應(yīng)盡量采用貨到后每月按特定時間段付款的方式；
（2）如采取付定金%，貨到付%，驗收合格在一個月后付%的方式，原則上定金不超過%，最后一筆款在%以上。
（3）款到發(fā)貨的方式應(yīng)盡量避免，不得已時也應(yīng)以此為條件爭取折扣。
第六條合同審批。
1．采購部將擬訂的合同初稿交相關(guān)部門審核并使之提出建議。
2．公司財務(wù)部主要負責(zé)對合同價款的形成依據(jù)、款項收取或支付條件等條款進行審查并提出意見。
3．公司法律顧問主要對合同內(nèi)容條款的合法性進行審查并提出審查意見。
4．公司副總負責(zé)對合同所涉內(nèi)容進行全面審查并提出審查意見。
5．公司總經(jīng)理根據(jù)相關(guān)部門所提意見、辦理程序的規(guī)范性以及其他認為需要審查的內(nèi)容對合同進行審閱并簽署意見。
6．公司采購部根據(jù)公司總經(jīng)理的審查意見修改合同文本，并將總經(jīng)理審查意見、合同簽署相關(guān)附件等文件再次報送審查后，由公司總經(jīng)理或受總經(jīng)理委托的合同簽署代理人正式簽署合同。
第七條長期合同。
1．對于長期、穩(wěn)定的供應(yīng)商，可采取簽訂一份總合同（如一年期），此后以每一采購單作為合同附件的方式進行交易。
2．采購經(jīng)辦人與供應(yīng)商談妥合同條款后，應(yīng)擬訂合同，將合同評審表提請公司總經(jīng)理審核、批準(zhǔn)。
第三章合同履行
第八條合同履行。
1．合同生效即具有法律約束力，公司必須按合同約定全面履行規(guī)定的義務(wù)，遵守誠實信用原則，根據(jù)合同性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。
2．在合同履行過程中，合同承辦單位應(yīng)對合同的履行情況以履約管理臺賬形式做詳細、全面的書面記錄，并保留相關(guān)能夠證明合同履行情況的原始憑證。如合同履行困難，必須及時向相關(guān)參與合同管理的部門通報和報告相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)。
第九條合同變更。
嚴格按照合同約定維護公司權(quán)利和履行相關(guān)義務(wù)。在合同履行中出現(xiàn)下列情況之一，執(zhí)行機構(gòu)應(yīng)及時報告公司，并按照國家法律法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定及合同約定與對方當(dāng)事人協(xié)商變更或解除合同。
1．由于不可抗力致使合同不能履行的。
2．由于對方在合同約定的期限內(nèi)沒有履行合同所規(guī)定的義務(wù)。
3．因情況變更，致使我方無法按約定履行合同，或雖能履行但會導(dǎo)致我方重大損失的。
4．其他合同約定的或法律規(guī)定的情形出現(xiàn)。
第十條合同發(fā)生糾紛時，會同法律顧問與合同對方協(xié)商解決，協(xié)商不成需進行仲裁或訴訟的，協(xié)助法律顧問辦理有關(guān)事宜。
第四章合同保管
第十一條采購部簽署合同后，應(yīng)將合同原件送財務(wù)部進行統(tǒng)一保管。
第十二條采購部留存采購合同的復(fù)印件備查，同時將合同復(fù)印件送生產(chǎn)部、質(zhì)量管理部、技術(shù)部各一份。
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