撥打電話的禮儀知識
人們在社會交往活動中,為了相互尊重,在儀容、儀表、儀態(tài)、儀式、言談舉止等方面約定俗成的,共同認可的行為規(guī)范。禮儀是對禮節(jié)、禮貌、儀態(tài)和儀式的統(tǒng)稱。下面是小編精心整理的撥打電話的禮儀知識,歡迎閱讀,希望大家能夠喜歡。
一、要選擇對方方便的時間
1、不論與他人有多熟,也最好不要在別人體息時打電話,比如用餐時間、午休時間,尤其是晚上的睡覺時間,省的人習慣早睡,所以不要太晚打電話、早上七點之前也不宜打擾。
2、如果是公事、也盡量木要占用他人的時間,尤其是節(jié)假日時可。
3、如果個是公家,也力求避免在對方的通話高峰和業(yè)務(wù)繁忙的時間內(nèi)打電話。
4、為避免影響他人的休息,在打電話前應(yīng)力求搞清各地區(qū)時差以及各國工作時間的差異,盡力不要在休息日打電話談生意。即使客戶已將家中的電話號碼告訴你,也盡量不要往客戶家里打電話。
二、要長話短說
打電話時要力求遵守三分鐘原則。所謂三分鐘原則是指:打電話時,撥打者應(yīng)自覺地、有意以地將每次通話時間控制在三分鐘內(nèi),盡量不要超過這個限定。此外,在通話時,其基本要求應(yīng)為:以短為體,寧短勿長,不是十分重要、緊急、繁瑣的事務(wù)一般不宜通話時間過長。
三、規(guī)范內(nèi)容
1、允分做好通話前的淮各c在通話之前,最好把對力的姓名、電話號碼、通話要點等內(nèi)容列出一張清單。這樣做可以避免通話者在談話時出現(xiàn)現(xiàn)說現(xiàn)想、缺少條理的問題。
2、說話時要簡明扼要。如果電話接通后,除了首先問候?qū)Ψ酵,要記得自報單位、職?wù)和姓名。如果請人轉(zhuǎn)接電話時,一定要向?qū)Ψ街轮x。電話中講話中一定要務(wù)實,不能吞吞吐吐、含糊不清。寒喧后,就應(yīng)直奔主題。
3、說話要話可而止。打電話時,如果要說的話已經(jīng)說完,就應(yīng)該果斷地終止通話話講完后、仍然反復鋪陳、絮叨、否則,會讓對方覺得你做事拖拉,缺少素養(yǎng)。
四、避免做電話機器
我們打電話的目的`是為了彼此的交流和溝通,以拉近彼此的距離、而電話本身是沒釘任何感情色彩的;所以,在打電話時,一定要給電話賦予感情色彩、達到使對方聞其聲如見其人的效果,妥達到這樣的效果,就應(yīng)做到以下幾點:
1、力求避免感情機械化。右些人會錯誤地認為電話只是傳達聲音的工具、只要把聲音化給對方就可以了。所以,打電話時,只是在發(fā)出聲音,并不在意自己說活的音調(diào)。
正因為列方不可能從電話中看見我們具體在做什么。因此,許多人在打電話時表情往往是機械且沒活力的。所以,對方從電話中聽到的聲音往往是平淡的、呆板的、甚至是不愉快的。
這就要求打電話者,在拿起電話機時,要用你自己的聲調(diào)表達出微笑和友誼。對方不能從電話中看見你的表情,所以你說話的聲調(diào)就要負起說話時的全部責任。打電話時,你的聲音要時刻充滿笑意,比平時自己高興時還要多的笑意。
2、注意語調(diào)與語速。因為聲音通過電話后音調(diào)會有一點改變。所以,在電話里語速要適中中,音量也適中。此外,嘴要對著話筒,一個字一個字地說,咬字要清楚;特別是說話者在說到數(shù)日、時間、日期、地點等數(shù)字內(nèi)容時,一定要和對方確認好。
五、語言文明
。1)在對力拿起點話的時候,首先要向接電話的人熱情地問:您好!然后再談其他,不能一上來就喂,或是開口就說事情,讓對方感到莫么其妙。
。2)在問候?qū)Ψ胶螅詧蠹议T,以便讓接電話的人明白白是誰打來的電話。
。3)終止通話,放下話筒前,要均對方說再見如果少了這句禮貌用語會感覺通話終止得有些突然,讓人難以接受。
接聽電話禮儀
1、聽到電話響后,最好是三聲之內(nèi)接起,如果響聲超過6下,那首先要跟對方說聲對不起。
2、接聽電話時要面帶微笑,因為微笑是會傳遞的,雖然對方看不到,但是能從你的話語中感受出來。
3、接聽電話的時候要專心,不要同事干別的事情或與旁邊的人交談,這樣做會讓對方感到你很不用心,從而也感到自己沒有被尊重。
4、接聽電話的時候要注意身姿正確,不要躺著或者是把腳放到臺面上,因為身姿不正確也會影響聲音的效果,同時也容易導致電話滑落,會讓對方覺得不舒服。
5、在電話旁應(yīng)該隨時準備一些白紙和筆,當對方需要你記什么或者讓你給上司傳話,都可以快速準確記錄下來,以免傳達有誤。如果事先沒有準備好紙和筆,而要求對方等待,這也是很不禮貌的行為。
撥打電話的禮儀
1、撥打電話的時候要選擇好時間段,如果不是十分重要的事情,請不要在休息、用餐的時間段給別人打電話,同時也不要在節(jié)假日打電話給對方。
2、要把握好通話時間,一般來說通話時間不應(yīng)超過3分鐘,這也就是“3分鐘原則”。
3、如果對方并不知道你是誰的情況下,你應(yīng)該要首先進行自我介紹,同時要多使用敬語。
手機使用注意事項
手機禮儀一:手機放哪兒有講究
前不久,某人和同事A一起去給客戶匯報產(chǎn)品方案,匯報的地點選在對方的會議室,當天參加會議的人很多,還有不少領(lǐng)導,會議室里非常擁擠。同事可能是覺得有些熱,就把外衣放在了一邊,沒想到這卻出了問題。正在我們匯報到一半兒的時候,突然手機響了,小欒意識到這是自己的手機。但屋里人太多,他的外衣卻放在門口,手機一直響個不停,中間也隔著好多人,小欒要過去拿的話大家都得起身才能讓他過去,會場秩序一時間搞的很亂,也讓對方的領(lǐng)導感到有些不滿,弄得我們都很尷尬。
作為職場人員,同事A顯然沒有考慮過公共場合手機應(yīng)該放在哪里合適,很多人習慣于把手機隨意擺放,這在自己家里或者工位上沒有問題。但在公共場合手機的擺放是很有講究的,但很多人并沒有意識到。手機在不使用的時候,可以放在口袋里,也可以放在書包里,但要保證隨時可以拿出來,免得像同事A那樣。在與別人面對面時,最好不要把手機放在手里,也不要對著別人放置,這都會讓對方感覺不舒服。而對于職場人士來說,最好也不要把手機掛在脖子上,這會讓人覺得很不專業(yè)。
手機禮儀二:打電話前考慮對方
如今,手機作為溝通的重要工具,自然是聯(lián)系客戶的重要手段之一。但在給自己重要的客戶打手機前,首先應(yīng)該想到他是否方便接聽你的電話,如果他正處在一個不方便和你說話的環(huán)境,那么你們的溝通效果肯定會大打折扣,因此“打電話前考慮對方”這是職場人員必須要學會的一課。最簡單的一點,就是在接通電話后,先問問對方是否方便講話,但僅有這是遠遠不夠的。
一般會在平時主動了解客戶的作息時間,有些客戶會在固定時間召開會議,這個時間一般不要去打擾對方。而電話接通后,要仔細傾聽并判斷對方所處的環(huán)境,如果環(huán)境很嘈雜,可能說明他正在外面而不在辦公室,這個時候你要考慮對方是否能夠耐心聽你講話。而如果他小聲講話,則說明他可能正在會場里,你應(yīng)該主動掛斷電話,擇機再打過去。
手機禮儀三:接聽勿擾他人
除了要注意手機擺放位置之外,職場新人也要懂得接聽手機的禮儀。手機最大的優(yōu)勢就是隨時隨地可以通話,這在帶給大家便利的同時自然也會帶來一些負面效果。同事B剛剛來到公司不久,在辦公室里接聽手機的時候總是聲音很大,旁若無人。周圍的同事有的正在思考業(yè)務(wù),有的正在和其他客戶通話聯(lián)系工作,他這樣大聲講話,影響了周圍人正常的工作,沒多長時間就招來了同事們的不滿。
對于職場新人,給他人的第一印象往往很大程度上決定了日后的發(fā)展,而同事B這種行為給周圍人留下的印象就是心中沒有他人,不考慮他人的感受。在公共場合接聽手機時一定要注意不要影響他人。有時辦公室因為人多,原本就很雜亂,如果再大聲接電話,往往就會讓環(huán)境變得很糟糕。作為職場新人,在沒有熟悉環(huán)境之前,可以先去辦公室外接電話,以免影響他人,特別是一些私人的通話更應(yīng)注意。
手機如今已是再平常不過的事物,但在職場中,一部手機卻可以折射出你的職場能力。因此提醒您,職場人員一定要掌握手機禮儀,讓手機成為自己的職場幫手,而不是減分利器。
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