關(guān)于在清點(diǎn)圖書中巧用匯文清點(diǎn)功能的論文素材
摘 要 文章主要闡述巧用匯文信息系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱匯文系統(tǒng)）典藏模塊中的清點(diǎn)功能清點(diǎn)圖書獲取實(shí)際館藏圖書清單的經(jīng)驗(yàn)體會(huì)。
關(guān)鍵詞 匯文系統(tǒng) 圖書清點(diǎn) 條形碼
Using Huiwen Counting Functions to Count the Books
WEI Xiaohong
�。↙ibrary of Jiangsu Vocational College of Business， Nantong， Jiangsu 226011）
Abstract： The paper mainly expounds the clever use of Huiwen information system （hereinafter referred to as the Huiwen system） of collection module in the counting book checking to acquire practical experience library list.
Keywords： Huiwen system; counting the books; bar code
圖書清點(diǎn)工作是圖書館資產(chǎn)管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。館藏圖書經(jīng)過一段時(shí)間的流通后，會(huì)出現(xiàn)丟失、損壞等現(xiàn)象，圖書館圖書財(cái)產(chǎn)因此減少，造成賬物不相符等問題。定期或不定期地進(jìn)行圖書清點(diǎn)，可以摸清館藏圖書的具體情況，更好地進(jìn)行館藏資產(chǎn)的管理，為讀者服務(wù)。
1 圖書清點(diǎn)的背景
2 清點(diǎn)的目標(biāo)
3 清點(diǎn)方法
匯文系統(tǒng)具有圖書清點(diǎn)的功能，按常規(guī)操作這個(gè)功能可以達(dá)成我們此次清點(diǎn)圖書的部分目標(biāo)，要完成此次清點(diǎn)的所有目標(biāo)，需要巧用匯文系統(tǒng)的清點(diǎn)功能。
3.1 匯文系統(tǒng)圖書清點(diǎn)功能的原理
將采集到的某一典藏庫中的實(shí)物圖書的條形碼或財(cái)產(chǎn)號(hào)組成的集合與匯文系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)集合進(jìn)行對(duì)比，通過統(tǒng)計(jì)后生成統(tǒng)計(jì)結(jié)果。統(tǒng)計(jì)結(jié)果按以下四項(xiàng)顯示：a.未清點(diǎn)到的圖書：匯文系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中有，圖書狀態(tài)為正常，而在清點(diǎn)時(shí)沒有清點(diǎn)到的圖書。b.在館異常圖書：匯文系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中顯示圖書狀態(tài)為異常例如丟失已賠償?shù)膱D書，在清點(diǎn)時(shí)又清點(diǎn)到的圖書。c.非本館（本類）圖書：在清點(diǎn)某一典藏庫時(shí)清點(diǎn)到的圖書，在匯文系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中不是典藏在該清點(diǎn)庫中的圖書。d.館藏情況：包括理論館藏，清點(diǎn)到圖書，未清點(diǎn)到的圖書，在館異常圖書，非本館類圖書，外借圖書，實(shí)際館藏。
a、b、c三項(xiàng)結(jié)果是以清單形式顯示（包括條碼號(hào)、財(cái)產(chǎn)號(hào)、書名，作者，出版社，價(jià)錢，出版年月等內(nèi)容）。d項(xiàng)只顯示最后的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，不顯示清單。也就是說清點(diǎn)到的圖書是不顯示清單的。
3.2 匯文系統(tǒng)清點(diǎn)功能的輸出結(jié)果與本次圖書清點(diǎn)目標(biāo)存在差距
3.3 巧使用匯文系統(tǒng)清點(diǎn)功能獲得清點(diǎn)到實(shí)物圖書清單
根據(jù)正常使用匯文清點(diǎn)功能清點(diǎn)某一典藏地（比如文學(xué)庫）的圖書時(shí)，能得到不屬于該典藏地（文學(xué)庫）的圖書的清單的啟發(fā)，我們?cè)O(shè)想可以建立一個(gè)存書為零的虛擬庫（此庫在實(shí)際的典藏庫中不存在）。所有的圖書都不是該虛擬庫中的圖書。用采集到的.實(shí)物圖書的條碼或財(cái)產(chǎn)號(hào)集合按虛擬庫進(jìn)行清點(diǎn)時(shí)，匯文系統(tǒng)就會(huì)將采集到的實(shí)物圖書的信息以清單的形式在非本館（本類）圖書中顯示出來。
4.1 確定清點(diǎn)依據(jù)
匯文系統(tǒng)清點(diǎn)功能以條形碼或財(cái)產(chǎn)號(hào)為清點(diǎn)依據(jù)。條形碼與財(cái)產(chǎn)號(hào)每?jī)?cè)圖書都不同，是識(shí)別圖書的可靠依據(jù)。我館條形碼形式比較規(guī)范，條形碼的位數(shù)統(tǒng)一，比較好采集，但財(cái)產(chǎn)號(hào)形式多樣，位數(shù)也不統(tǒng)一，每次圖書館的重大變化，財(cái)產(chǎn)號(hào)的形式都會(huì)發(fā)生一些改變，而且我館圖書有較大部分的財(cái)產(chǎn)號(hào)是用打號(hào)機(jī)打印在圖書上的，采集不易。根據(jù)以上情況，我館決定本次清點(diǎn)以條形碼為依據(jù)。
4.2 確定清點(diǎn)方案
圖書流通一段時(shí)間后，有的圖書上的條形碼丟失或者損壞，掃描時(shí)會(huì)發(fā)生條形碼無效、無法讀取等現(xiàn)象，這部分圖書可能有書目數(shù)據(jù)，也可能沒有書目數(shù)據(jù)。館藏的書目數(shù)據(jù)也可能由于計(jì)算機(jī)故障造成一部分圖書的單冊(cè)數(shù)據(jù)丟失，雖然圖書上的條形碼完好無損，但也出現(xiàn)條形碼無效現(xiàn)象。條形碼丟失的圖書、條形碼損壞的圖書、條形碼無效的圖書通稱問題圖書。問題圖書分散存放在不同的典藏庫書架上，沒有規(guī)律可循，查找出來很不容易。
匯文系統(tǒng)提供的清點(diǎn)方案有兩種。一是逐本清點(diǎn)：將圖書搬到電腦前將條形碼逐一掃描到電腦中完成清點(diǎn)。優(yōu)點(diǎn)能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題圖書并分離，缺點(diǎn)是工作量較大。二是批量清點(diǎn)：利用采集器采集條形碼，批量導(dǎo)入?yún)R文系統(tǒng)完成清點(diǎn)。優(yōu)點(diǎn)是操作方便，缺點(diǎn)是不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題圖書，很難將問題圖書分離。
根據(jù)我館實(shí)際，我們決定先逐本掃描清點(diǎn)分離問題圖書，同時(shí)用采集器采集無問題圖書條形碼批量清點(diǎn)核對(duì)。
5 清點(diǎn)工作實(shí)踐
5.1 清點(diǎn)工作流程（如圖1）
圖1
5.2 分工合作各司其職
6 思考
參考文獻(xiàn)
[2] 方兵旺，秦萍.館藏清點(diǎn)的探討與實(shí)踐.大學(xué)圖書情報(bào)學(xué)刊，2010（6）：64-66.
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