企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)研究論文
如今我國(guó)的信息技術(shù)處于迅猛發(fā)展的階段,企業(yè)業(yè)務(wù)與IT系統(tǒng)的融合也越來(lái)越密切,許多的大型企業(yè)都是依靠計(jì)算機(jī)的管理程序進(jìn)行企業(yè)管理。伴隨著企業(yè)管理日益信息化的發(fā)展進(jìn)程,越來(lái)越多的信息設(shè)備被引進(jìn)和利用,IT資產(chǎn)也成為企業(yè)的重要資產(chǎn)組成部分。企業(yè)IT資產(chǎn)主要是指企業(yè)中能夠?yàn)槠髽I(yè)創(chuàng)造價(jià)值、帶來(lái)收益的硬件、軟件和信息資產(chǎn)。采用IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)對(duì)企業(yè)進(jìn)行信息化的管理可為企業(yè)節(jié)省大量的時(shí)間、人力和物力,在企業(yè)的業(yè)務(wù)成本、運(yùn)行與管理和工作效率各方面都發(fā)揮著十分重要的作用。但是面對(duì)日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),對(duì)企業(yè)對(duì)IT系統(tǒng)的要求上升到新的高度,更加追求IT系統(tǒng)的可用性、可靠性和安全穩(wěn)定性。可是企業(yè)IT資產(chǎn)系統(tǒng)存在統(tǒng)計(jì)成本高,更新管理和信息跟蹤難的問(wèn)題,且要求管理人員在資產(chǎn)安裝、使用、變更、報(bào)廢回收的整個(gè)資產(chǎn)生命周期中都能完成科學(xué)合理的管理工作,又是對(duì)管理人員自身技術(shù)能力的一大挑戰(zhàn)。因此進(jìn)行企業(yè)IT資產(chǎn)管理的優(yōu)化,使其能夠更好地為企業(yè)服務(wù)是企業(yè)管理人員首要考慮與解決的問(wèn)題。
1IT資產(chǎn)和IT資產(chǎn)管理的特點(diǎn)
IT是InformationTechnology的簡(jiǎn)稱,即信息技術(shù),IT資產(chǎn)簡(jiǎn)單的講就是信息技術(shù)個(gè)人或集體所屬的資源,具體可分成實(shí)物資產(chǎn),軟件資產(chǎn)和信息資產(chǎn)等。實(shí)物資產(chǎn),即硬件,它的特點(diǎn)是屬于固定資產(chǎn),易磨損,更新速度快,且更新成本高;軟件資產(chǎn)的特點(diǎn)是屬于無(wú)形資產(chǎn),企業(yè)購(gòu)買的只是軟件的使用權(quán),并可升級(jí)可復(fù)制;信息資產(chǎn)的特點(diǎn)是可復(fù)制性和依賴性。企業(yè)的IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)是指以個(gè)人計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的綜合資產(chǎn)管理系統(tǒng),是將從企業(yè)中日益增多的個(gè)人計(jì)算機(jī)、各種信息產(chǎn)品、工具、備品、租借品等IT資產(chǎn)的信息通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行的一體化管理。使用IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)可有效降低成本和自動(dòng)化資產(chǎn)生命周期,幫助企業(yè)更好的了解資產(chǎn)成本、風(fēng)險(xiǎn)和合同,從而做出更為明智的決策。與IT資產(chǎn)的各個(gè)特點(diǎn)相對(duì)應(yīng)的IT資產(chǎn)管理的特點(diǎn)有企業(yè)IT實(shí)物資產(chǎn)的管理是實(shí)物資產(chǎn)全生命周期的管理,是異構(gòu)系統(tǒng)集成的管理;對(duì)軟件資產(chǎn)的管理是許可證管理、補(bǔ)丁管理、升級(jí)管理;對(duì)信息資產(chǎn)的管理是對(duì)信息要求、獲取、服務(wù)與退出的全生命周期的管理,包括信息的檢索、備份、復(fù)制和存儲(chǔ)。IT資產(chǎn)管理人員對(duì)企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要立足于IT資產(chǎn)與IT資產(chǎn)管理的特點(diǎn),進(jìn)行有針對(duì)性的設(shè)計(jì)。
2現(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀
盡管在我國(guó)現(xiàn)階段,企業(yè)業(yè)務(wù)與IT系統(tǒng)已經(jīng)相當(dāng)融合,IT系統(tǒng)在幫助企業(yè)降低成本,提高效率方面做出了杰出的貢獻(xiàn),但是其中仍然存在著諸多的問(wèn)題,第一,IT資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)成本高,企業(yè)需要經(jīng)常統(tǒng)計(jì)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的IT資產(chǎn)情況,且每進(jìn)行一次統(tǒng)計(jì)都要消耗大量的人力、物力和財(cái)力。第二,IT資產(chǎn)更新管理難,企業(yè)中IT資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移、維修、報(bào)廢、升級(jí)等都會(huì)對(duì)IT資產(chǎn)信息的統(tǒng)計(jì)造成很大的麻煩。第三,IT資產(chǎn)信息跟蹤難,IT資產(chǎn)數(shù)量過(guò)于龐大,內(nèi)容也相當(dāng)復(fù)雜,而且信息的更新速度十分快,這讓企業(yè)對(duì)IT資產(chǎn)信息的跟蹤工作難度加大。第四,IT資產(chǎn)效用評(píng)估難,IT資產(chǎn)的效益回報(bào)都是以隱性服務(wù)效益為主的,對(duì)它的.效用評(píng)估很難有一個(gè)清晰具體的把握。如何對(duì)IT資產(chǎn)的整個(gè)生產(chǎn)周期進(jìn)行科學(xué)有效的管理是每一個(gè)管理工作者面臨的挑戰(zhàn)。在進(jìn)行對(duì)企業(yè)的IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)時(shí)需要充分考慮到當(dāng)前的發(fā)展問(wèn)題,以做到研發(fā)最有價(jià)值最貼切實(shí)際的企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)。
3企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)思想及系統(tǒng)需求
企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)是集管理與服務(wù)為一身的系統(tǒng),對(duì)它的設(shè)計(jì)應(yīng)該致力于令它滿足企業(yè)對(duì)它的實(shí)際需求,即要求企業(yè)的IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)能夠正確管理企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門及相應(yīng)職員的詳細(xì)信息;能夠根據(jù)用戶的不同身份采取不同的管理手段,為用戶提供相適應(yīng)的權(quán)限;能夠?qū)ο到y(tǒng)功能的增刪改查進(jìn)行實(shí)時(shí)控制;能夠及時(shí)收集資產(chǎn)遷移等變動(dòng)信息,并提供詳細(xì)準(zhǔn)確的資產(chǎn)使用情況報(bào)告;能夠提供相應(yīng)的系統(tǒng)安全管理,用戶登陸和相應(yīng)的安全驗(yàn)證管理;能夠?yàn)楣芾聿块T的工作決策提供數(shù)據(jù)支持等等,總之設(shè)計(jì)企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的最終目標(biāo)是利用該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)企業(yè)IT資產(chǎn)管理的信息化,幫助企業(yè)降低成本,防范風(fēng)險(xiǎn),以提高工作效益。另外對(duì)企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)還需要注意以下幾點(diǎn):第一,對(duì)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)力求操作的簡(jiǎn)便,使每一個(gè)員工都能進(jìn)行正確的操作。第二,要將系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)格式相統(tǒng)一,使企業(yè)各個(gè)部門之間的各種數(shù)據(jù)得以標(biāo)準(zhǔn)化,這樣的話方便企業(yè)內(nèi)部的合作,有利于達(dá)成數(shù)據(jù)的一致和成果的共享。第三,要保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性,這是保障整個(gè)企業(yè)的工作可以順利進(jìn)行的關(guān)鍵。第四,對(duì)企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要注意系統(tǒng)的發(fā)展環(huán)節(jié),要為系統(tǒng)日后的更新升級(jí)留有充足的余地。
4企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的功能模塊
企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的功能模塊主要指的是設(shè)備管理模塊,配件管理模塊,軟件管理模塊,耗材管理模塊和服務(wù)管理模塊五大模塊。對(duì)企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)對(duì)這五大模塊的建設(shè)都有相對(duì)應(yīng)的建設(shè)目標(biāo)。分別是:在IT資產(chǎn)設(shè)備入庫(kù)時(shí),建立相對(duì)應(yīng)的基本檔案,記錄設(shè)備的基本信息、配件、軟件和歷史臺(tái)賬等信息,并對(duì)設(shè)備管理的常用工作提供軟件支持,當(dāng)設(shè)備資產(chǎn)被員工使用時(shí),還需對(duì)員工的基本信息進(jìn)行備案;建立軟件檔案卡,對(duì)軟件的介質(zhì)、使用臺(tái)賬、使用人情況等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄;做好耗材的登記、領(lǐng)用和庫(kù)存的管理工作,提供零庫(kù)存查詢功能;對(duì)服務(wù)合同進(jìn)行管理,記錄服務(wù)合同的基本信息和歷史臺(tái)賬信息。除此之外,還有對(duì)企業(yè)內(nèi)員工的管理工作,對(duì)每個(gè)報(bào)障事件的管理服務(wù)工作,對(duì)操作本系統(tǒng)的用戶進(jìn)行操作管理等等。簡(jiǎn)單的講,對(duì)企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)工作主要要做到對(duì)IT資產(chǎn)信息的集中管理、分類歸檔管理和全面的查詢統(tǒng)計(jì)。
5企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)
5.1系統(tǒng)管理模式設(shè)計(jì)
IT資產(chǎn)在進(jìn)入企業(yè)內(nèi)部之時(shí)都要事先進(jìn)行檔案卡的設(shè)備,將IT資產(chǎn)的流動(dòng)過(guò)程和維修過(guò)程都一一納入檔案卡之中。檔案卡中的數(shù)據(jù)應(yīng)分為動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)、靜態(tài)數(shù)據(jù)和配置數(shù)據(jù)三種,分別記錄檔案卡的流轉(zhuǎn)記錄;類別、名稱、廠家、登記人、ID、價(jià)格、入庫(kù)時(shí)間、資產(chǎn)所屬等信息;配屬零配件的信息。
5.2系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)
軟件、設(shè)備、配件、耗材、服務(wù)、系統(tǒng)、報(bào)表等八項(xiàng)管理內(nèi)容共同組成了管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的重要內(nèi)容。具體來(lái)說(shuō),設(shè)備記錄、領(lǐng)取、查詢等相關(guān)硬件的管理都屬于設(shè)備管理的范疇,而進(jìn)行設(shè)備管理的第一步就是工作人員要對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行入庫(kù)登記,只有經(jīng)過(guò)入庫(kù)登記的硬件設(shè)備才能夠按規(guī)定領(lǐng)取使用。在具體的管理過(guò)程中,需要注意下面幾個(gè)原則:第一,通常情況下,入庫(kù)的新設(shè)備都將被默認(rèn)為“已入庫(kù)可用”狀態(tài);第二,更改入庫(kù)設(shè)備狀態(tài)時(shí),只有“已入庫(kù)不可用”和“已入庫(kù)可用”兩種情況下選擇;第三,領(lǐng)用、外借以及等待處理是設(shè)備出庫(kù)僅有的三種裝填,其中等待處理狀態(tài)的設(shè)備可對(duì)其進(jìn)行相關(guān)處理,標(biāo)記“已入庫(kù)可用”狀態(tài)的設(shè)備能夠進(jìn)行外借和領(lǐng)用處理;第四,在“報(bào)廢”功能中對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行一定的修改、增加,同時(shí)將報(bào)廢配件狀態(tài)設(shè)置為“已處置”,且在處置原因一欄中填明是報(bào)廢;第五,對(duì)配件進(jìn)行相關(guān)的管理和設(shè)計(jì)時(shí),主要是有效實(shí)現(xiàn)對(duì)配件的入庫(kù)登記、領(lǐng)取、處置以及歸還等作用,并將這幾個(gè)作用前后有機(jī)聯(lián)系起來(lái),從而形成一套完整的配件管理體系;第六,對(duì)設(shè)備進(jìn)行管理時(shí),還需要注意的是,對(duì)那些已經(jīng)刪除的配件要標(biāo)記“已入庫(kù)狀態(tài)”,且能夠領(lǐng)用。在對(duì)設(shè)備進(jìn)行報(bào)廢處理時(shí),可以直接進(jìn)入配件中的“已處置狀態(tài)”,此時(shí)的配件將不可以做領(lǐng)用處理。在管理耗材時(shí)同樣需要重復(fù)上述的方法,將入庫(kù)登記、申領(lǐng)等作用有機(jī)聯(lián)系起來(lái),從而形成一套完整的、科學(xué)的耗材管理制度。在對(duì)耗材管理進(jìn)行設(shè)計(jì)的過(guò)程中,可分別對(duì)耗材設(shè)置“已入庫(kù)”、“已領(lǐng)用”、“可領(lǐng)用”、“不能領(lǐng)用”等四種狀態(tài)。管理服務(wù)合同可具體分為兩個(gè)方面,即外包服務(wù)和附屬服務(wù),其中設(shè)備的維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行以及應(yīng)急支持等服務(wù)屬于外包服務(wù)。而合同中規(guī)定的采購(gòu)服務(wù)則屬于附屬服務(wù),與硬件、軟件、配件以及耗材等是相互對(duì)應(yīng)的。軟件管理指的是對(duì)軟件進(jìn)行登記、查詢、領(lǐng)用以及歸還等相關(guān)的管理,其也同樣具有四種狀態(tài),即“待入庫(kù)”、“已入庫(kù)”、“已領(lǐng)用”、“已處置”。管理工作日志指的是記錄每項(xiàng)服務(wù)的內(nèi)容以及提供“服務(wù)人”、“服務(wù)時(shí)間”、“服務(wù)客戶”等方面的查詢服務(wù)。管理報(bào)表統(tǒng)計(jì)指的是依據(jù)相關(guān)的查詢條件,尋找最符合條件的記錄結(jié)果集合,以便用戶實(shí)現(xiàn)對(duì)IT固定資產(chǎn)的統(tǒng)計(jì)與管理。管理系統(tǒng)指的是系統(tǒng)管理人員有效實(shí)現(xiàn)對(duì)組織架構(gòu)、角色、用戶以及相關(guān)權(quán)限的有效管理。
5.3技術(shù)構(gòu)架設(shè)計(jì)
該文所重點(diǎn)分析的技術(shù)構(gòu)架是三層技術(shù)構(gòu)架,總體分成系統(tǒng)平臺(tái)、支撐平臺(tái)和應(yīng)用平臺(tái)三大部分,其中系統(tǒng)平臺(tái)主要是業(yè)務(wù)辦公信息處理的平臺(tái),在進(jìn)行平臺(tái)設(shè)計(jì)時(shí)要應(yīng)采用多層應(yīng)用體系結(jié)構(gòu)和模塊化的設(shè)計(jì)方法進(jìn)行設(shè)計(jì),充分保障系統(tǒng)開(kāi)放性、先進(jìn)性、可擴(kuò)展性和跨平臺(tái)性優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮。應(yīng)用平臺(tái)是WEB應(yīng)用系統(tǒng)提供給用戶的統(tǒng)一的操作平臺(tái),對(duì)應(yīng)用平臺(tái)進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)需建設(shè)和完善業(yè)務(wù)處理模塊,并提供對(duì)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換接口。所謂的支撐平臺(tái)指的是運(yùn)用組件的形式為事務(wù)處理能力提供專項(xiàng)服務(wù),并通過(guò)該平臺(tái)可有效實(shí)現(xiàn)為用戶提供各種服務(wù)的功能,且為網(wǎng)絡(luò)通訊以及數(shù)據(jù)庫(kù)的讀取提供一定的組件和接口。
6企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)
根據(jù)系統(tǒng)功能、IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)分為設(shè)備管理、配件管理、耗材管理和報(bào)表統(tǒng)計(jì)等模塊。企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)也主要是指這六大模塊功能的實(shí)現(xiàn)。設(shè)備管理的功能在于對(duì)所有設(shè)備的登記、領(lǐng)用、歸還、處置、檔案卡、整合、拆分、查詢、打印,設(shè)備登記環(huán)節(jié)包括設(shè)備登記、設(shè)備修改、設(shè)備刪除和設(shè)備入庫(kù)。對(duì)設(shè)備入庫(kù)的管理主要是對(duì)入庫(kù)設(shè)備設(shè)置為可用或不可用,對(duì)于不可用的設(shè)備、不發(fā)生領(lǐng)用歸還等操作。設(shè)備領(lǐng)用是指完成員工做設(shè)備的領(lǐng)用登記工作,主要登記更改設(shè)備狀態(tài)、增加設(shè)備領(lǐng)用的流轉(zhuǎn)信息、增加設(shè)備所攜帶配件的流轉(zhuǎn)信息。其他的設(shè)計(jì)工作還包括設(shè)備使用人變更、設(shè)備歸還、增加和更改配件以及樣本維護(hù)。軟件管理實(shí)現(xiàn)是指實(shí)現(xiàn)軟件管理對(duì)全公司所有軟件的登記、領(lǐng)用、歸還、處置、檔案卡、查詢、打印等功能,具體的要求與設(shè)備管理相同。服務(wù)合同管理的實(shí)現(xiàn)主要是實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)維修管理功能,并實(shí)現(xiàn)所有服務(wù)登記、檔案卡、打印、查詢等管理功能主要包括資產(chǎn)維修、維修登記、檔案卡三部分。對(duì)配件管理的實(shí)現(xiàn)是指實(shí)現(xiàn)所有配件的登記、領(lǐng)用、歸還、檔案卡、查詢等管理功能,主要包括配件登記、配件領(lǐng)用、配件歸還和檔案卡四部分。對(duì)耗材管理的實(shí)現(xiàn)也主要指的是企業(yè)內(nèi)所有耗材的登記、領(lǐng)用查詢、打印等管理功能,主要包括耗材登記、耗材領(lǐng)用和耗材統(tǒng)計(jì)三方面。報(bào)表統(tǒng)計(jì)的實(shí)現(xiàn)是將所有的IT資產(chǎn)信息化的過(guò)程,要求做到按時(shí)間、職能部門、品牌對(duì)設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)計(jì);按時(shí)間、職能部門對(duì)軟件進(jìn)行統(tǒng)計(jì);按時(shí)間、職能部門對(duì)配件進(jìn)行統(tǒng)計(jì);按時(shí)間、職能部門對(duì)耗材進(jìn)行統(tǒng)計(jì),并且報(bào)表統(tǒng)計(jì)還支持組合查詢和復(fù)雜條件查詢。對(duì)工作日志管理的實(shí)現(xiàn)主要是維護(hù)設(shè)備、軟件、配件以及耗材的類別信息,而類別管理主要分為類別添加、類別修改和類別刪除。
7結(jié)語(yǔ)
該文對(duì)企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的特點(diǎn)、發(fā)展現(xiàn)狀以及對(duì)企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的思路與需求,具體的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)進(jìn)行了詳細(xì)的分析。對(duì)日后我國(guó)企業(yè)管理的信息化發(fā)展提供了一定的借鑒依據(jù),對(duì)促進(jìn)企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的進(jìn)一步完善有著十分重要的意義。
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