缺貨通知郵件如何寫
在日新月異的現(xiàn)代社會中，越來越多人會去使用通知，通知是機關對內部單位或平行機構，所發(fā)出之洽辦或告知事情的文書。你知道通知怎樣才能寫的好嗎？以下是小編收集整理的缺貨通知郵件，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
所以這種狀況下，商家通常選擇的方式是在大概延期發(fā)貨三天左右的時間給用戶發(fā)一封缺貨或延期發(fā)貨的通知。白渡認為，這封郵件寫得成功，就能讓用戶接受需要等待一段時間得到貨物的事實，寫得失敗，可能會讓用戶馬上取消訂單，甚至影響到對這個網(wǎng)站以后的購買興趣。我在各種B2C的網(wǎng)站也購買過一些商品，這種類型的郵件收到過兩封，一封來自M18，郵件正文如下： 這封通知郵件的正文主要是列出了我的訂單中的缺貨商品，但是糟糕地是，郵件里壓根就沒有告知我到底何時能夠發(fā)貨（當然，商家很多時候都很難估計準確的發(fā)貨時間），只是在結尾處來了個“沉默及是認同”的語句。還有一點，郵件里提到如果需要取消或是改換其它的商品，都需要通過郵件和客服聯(lián)系。也就是說，我不能直接通過網(wǎng)站的訂單系統(tǒng)修改我的訂單信息（我的訂單里實際上還有其他的商品，為什么我不能直接在訂單里取消這個缺貨的商品呢？）。我很擔心通過郵件的形式是否能夠讓客服很清楚地了解我的需求（比如我只想取消缺貨的商品，那其他的貨物是不是就可以立即發(fā)貨了？那我到底需要等多久呢？），還有就是這次買的幾件東西也不是那種非買不可的，所以我用最簡單最明確的語句回復了客服的郵箱：我要取消訂單！
另外一封，是今年3月來在夢芭莎的“預計發(fā)貨期延遲”通知，如下
這封郵件還真的像一封郵件。郵件的正文主要是描述了導致缺貨的原因（“勞務工荒”？這個原因還挺大的），目前的狀況（正在努力趕工，可以通過賬戶查詢具體時間）以及補救措施（加急處理，并贈送購買禮券。補償?shù)慕痤~相當于打了8.5折了哦，呵呵，還不少）。不過這封郵件明顯的是屬于群發(fā)郵件，所以郵件的稱呼就是客戶，也沒有把我的訂單里具體的缺貨的信息直接列出來，這一點不太友好。還有就是郵件里壓根就沒有提是否可以取消貨物或換貨，雖然可以理解商家不愿意客戶去做這種操作，但也不能干脆就不提了事吧。我之后有登陸網(wǎng)站查詢，后臺訂單里果然修改了發(fā)貨的時間，缺貨商品顯示“預計兩天后發(fā)貨”，但似乎也不能通過系統(tǒng)直接取消或修改訂單。這一次的商品我也不是急著用，加上我也懶得去了解如何修改訂單，最重要的是人家都補償了20元禮券了，總要給點面子吧。所以就耐心地等吧。不過我起碼又多等了5天才收到商品，看來商家對預計發(fā)貨時間估計的還是不太準。（當然可能是故意的）
我認為一封好的缺貨通知郵件應該包括以下幾點：
1.郵件最好是針對客戶特定發(fā)送的，而且應該顯示出用戶訂單里缺貨商品的信息。
2.用真誠的口吻向客戶說明缺貨的原因，并表示歉意。
3.盡量給用戶一個估計的發(fā)貨時間。（其實很少用戶真的會計較你估計的時間是否準確，當然如果差了大半個月也是不行的）
4.最好有一定的補償措施。（送禮券，送小禮品，免運費）
5.告知如何修改訂單或取消訂單。（不能因為不愿意就不告知）
當然最最重要的是，盡快發(fā)貨！
拓展：
發(fā)郵件格式標準格式
關于主題
主題要提綱挈領，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便于收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。
1.一定不要空白標題，這是最失禮的。
2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用才能顯示完你的標題。
3.. 最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。
4. 標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：“嘿!”或是“收著!”
5.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理
6.可適當用使用大寫字母或特殊字符(如“* !”等)來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。
7.回復對方郵件時，應當根據(jù)回復內容需要更改標題，不要RE RE一大串。
8、最最重要的一點，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。
關于稱呼與問候
1. 恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度
郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應;在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。
如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經(jīng)理”;如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡。
關于格式，稱呼是第一行頂格寫。
2. Email開頭結尾最好要有問候語
最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。 結尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。
俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待
3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。
如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的'長篇大論。
4. 一次郵件交待完整信息
最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。
5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查
這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開; 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。
在郵件發(fā)送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。
6. 合理提示重要信息
不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。
7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述
對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。
8. 不要動不動使用 :) 之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻
Business Email 不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在-:)
附件
1. 如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件
2. 附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理
3. 正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時
4. 附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件
5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用
6. 如果附件過大(不宜超過2MB)，應分割成幾個小文件分別發(fā)送，
語言的選擇和漢字編碼
1. 只在必要的時候才使用英文郵件
英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。
2. 尊重對方的習慣，不主動發(fā)起英文郵件
如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他;如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。
3. 對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。
4. 選擇便于閱度的字號和字體
中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。
不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。
不要為突出內容而將字號設置過大，拉滾動條是很麻煩的事情;也不要過小，費神又傷眼睛。
結尾簽名
每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。
1. 簽名信息不宜過多
電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。
引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。
2. 不要只用一個簽名檔
對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。
3. 簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。
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