常用通知的書(shū)寫(xiě)格式
1。 標(biāo)題
（1）全結(jié)構(gòu)式。由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分組成。
（2）省略結(jié)構(gòu)式。可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)和事由，直接用文種“通知”，這類(lèi)通知主要用于內(nèi)容簡(jiǎn)單，發(fā)文范圍很小的事務(wù)性通知。
（3）根據(jù)特殊情況和具體要求，可以在文種前加表示范圍、程度的詞語(yǔ)。例如，“聯(lián)合通知”、“補(bǔ)充通知”、“重要通知”等。
（4）發(fā)布性通知。由“發(fā)文機(jī)關(guān)”、“發(fā)布與被發(fā)布公文標(biāo)題”、“通知”組成。
（5）批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)通知。由“發(fā)文機(jī)關(guān)”、“批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）”、“始發(fā)機(jī)關(guān)文件標(biāo)題”、“通知”組成。
2。 正文
（1）指示性、批示性通知的正文
一般由緣由、事項(xiàng)、執(zhí)行要求三部分構(gòu)成。
①緣由。說(shuō)明發(fā)通知的原因、目的、根據(jù)、意義或當(dāng)前存在的問(wèn)題。這部分要簡(jiǎn)明扼要，精練概括，然后用承啟語(yǔ)“特作如下通知”、“現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下”等轉(zhuǎn)入通知事項(xiàng)部分。
②事項(xiàng)。主要是部署工作任務(wù)，要明白具體地闡述工作意見(jiàn)、措施、辦法以及需要注意的問(wèn)題。這部分多采用分段式或分條列項(xiàng)寫(xiě)作。要求寫(xiě)得具體明確，條理清楚，便于下級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)會(huì)和貫徹執(zhí)行。
③結(jié)尾。寫(xiě)執(zhí)行要求，一般以“以上通知，望認(rèn)真執(zhí)行”、“特此通知，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“本通知自發(fā)布之日起實(shí)行”等慣用語(yǔ)作結(jié)。
（2）轉(zhuǎn)發(fā)（批轉(zhuǎn)）性通知的正文
①寫(xiě)明被轉(zhuǎn)發(fā)（批轉(zhuǎn)）文件名稱(chēng)，然后闡明轉(zhuǎn)發(fā)（批轉(zhuǎn)）該文件的必要性和意義等；寫(xiě)明轉(zhuǎn)發(fā)（批轉(zhuǎn)）機(jī)關(guān)的態(tài)度、目的及評(píng)價(jià)，后面的被轉(zhuǎn)發(fā)文件作為通知的具體內(nèi)容，即通知的“主件”。
②有針對(duì)性地發(fā)出指示，提出貫徹執(zhí)行的意見(jiàn)、要求，常用“請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行”、“請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行”等，對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)（批轉(zhuǎn)）的文件精神加以補(bǔ)充、強(qiáng)調(diào)或說(shuō)明。
（3）發(fā)布性（規(guī)定性、頒發(fā)性）通知的正文
這類(lèi)通知正文部分較簡(jiǎn)短，一般由緣由、事項(xiàng)構(gòu)成。
①緣由。用簡(jiǎn)要文字交待制文目的、依據(jù)，即用“現(xiàn)將……”句式引出被發(fā)布的文件名稱(chēng)。②事項(xiàng)。寫(xiě)政策性的原則規(guī)定，并提出貫徹執(zhí)行的希望和要求，如果內(nèi)容較多，可以分條列項(xiàng)進(jìn)行寫(xiě)作。
（4）事務(wù)性通知的.正文
多采用段篇合一或總分條文式結(jié)構(gòu)，直陳其事，簡(jiǎn)明扼要，一般由緣由、事項(xiàng)、結(jié)尾三部分構(gòu)成，其寫(xiě)法是：
①緣由。直接簡(jiǎn)明地寫(xiě)出行文的原因或依據(jù)，然后用過(guò)渡句“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)（事宜）通知如下”、“為此，特作如下通知”等，后用冒號(hào)，開(kāi)啟下文。
②事項(xiàng)。寫(xiě)受文單位需要了解、知照的事項(xiàng)，主要包括：任務(wù)、措施、辦法、要求、希望等。
③結(jié)尾。一般以“特此通知”作結(jié)，如果緣由和事項(xiàng)兩部分之間用了過(guò)渡句則不用此句作結(jié)。
（5）會(huì)議通知的正文
一般采用總分條文式或條文式結(jié)構(gòu)寫(xiě)作，許多在條首標(biāo)明“會(huì)議時(shí)間”、“會(huì)議地點(diǎn)”、“出席人員”、“主要議題”和“會(huì)議要求”等語(yǔ)。會(huì)議通知一般由緣由、事項(xiàng)構(gòu)成。其寫(xiě)法是：
①緣由。寫(xiě)召開(kāi)會(huì)議的依據(jù)、目的或背景等，然后用過(guò)渡句承上啟下。
②事項(xiàng)。必須寫(xiě)清楚：會(huì)名，由何單位組織召開(kāi)或主辦；安排，開(kāi)會(huì)的依據(jù)、目的、背景、主要議題、會(huì)期、會(huì)址、出（列）席人員、日程安排、報(bào)到時(shí)間、地點(diǎn)；要求，會(huì)前擬參會(huì)人員應(yīng)做何準(zhǔn)備，有什么希望、要求，組織會(huì)議的單位如何接待或安排等事宜，如：乘車(chē)路線、車(chē)、船、飛機(jī)班次，聯(lián)系人姓名、電話、傳真、E—mail地址等。
（6）任免通知的正文
這類(lèi)通知因涉及人事任免問(wèn)題，要特別審慎，提法、措詞、人員排列順序等十分考究，要認(rèn)真細(xì)致。其寫(xiě)法規(guī)范、單一，只簡(jiǎn)明扼要寫(xiě)清楚任免的緣由和內(nèi)容即可。
①緣由。寫(xiě)通知依據(jù)、原因等。這部分內(nèi)容宜粗不宜細(xì)，宜簡(jiǎn)不宜繁，盡可能使用模糊詞語(yǔ)。因任免的具體原因、依據(jù)等只宜上級(jí)、領(lǐng)導(dǎo)或組織掌握，有的不宜成文公開(kāi)。故多寫(xiě)：“根據(jù)工作需要，經(jīng)xxx（廣泛征求群眾意見(jiàn)、考核）研究決定……”或“經(jīng)xxx（會(huì)議、黨組、黨委、局務(wù)會(huì)等）研究決定……”。
②事項(xiàng)。要明確具體，排列要有序，所任、免的職務(wù)不能出一點(diǎn)錯(cuò)漏，絕不能自作主張。
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