改善工作方法做到每天節(jié)省2小時(shí)
前天那個(gè)文件放哪兒，怎么又找不到了？需要寫字時(shí)，突然發(fā)現(xiàn)辦公桌上沒有筆了。后天要開調(diào)研方案評(píng)審會(huì)議了，我還沒寫呢，怎么辦呢？又要加班了。你是不會(huì)經(jīng)常發(fā)生這樣的事情，桌面總是一團(tuán)亂，文件擺的亂七八槽，電腦里的文件也是這一個(gè)那一個(gè)，總是在需要的時(shí)候找不到。任務(wù)馬上到期了，還沒有開始做呢。
每天節(jié)省2小時(shí)
怎么辦呢，怎么辦呢，有什么辦法？幫幫我吧。
別著急，今天拆書《每天節(jié)省2小時(shí)》第12章 制定一個(gè)簡(jiǎn)單有效的歸檔系統(tǒng)，第13章 每天節(jié)省2小時(shí)，第14章 識(shí)別和管理拖沓。告訴你出現(xiàn)這些情況怎么辦。
01
辦公桌一定要整潔，別弄的一團(tuán)糟，文件歸類整理，一類放在一個(gè)文件夾里，擺在文件框里。
整理辦公桌，文件這類事情，一天至多5分鐘就完成了，有時(shí)一個(gè)星期整理一次，也花不了幾分鐘。這樣需要找什么東西時(shí)，一眼就能夠看到，節(jié)省找的時(shí)間。
電腦里的文件更是要?dú)w類整理了，你可以按日期，按文件類型，還可以按工作類型存放文件。
本人說(shuō)個(gè)自己的小技巧，首先所有的文件按年存放，那就是2017年的工作都放在這個(gè)文件夾里，到了2018年再建一個(gè)文件夾，存放新年的文件。
在每年的文件夾目錄下，再按工作類型存放，例如會(huì)議，質(zhì)量管理，平臺(tái)設(shè)計(jì)，崗位調(diào)研，哪一類的工作文件就放在哪類文件夾下。某一類文件夾下再分類，例如崗位調(diào)研可以再分為競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手調(diào)研，招聘崗位調(diào)研。競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手調(diào)研下又創(chuàng)建不同競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的文件夾，分別存放在不同競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的調(diào)研文件。這樣你想找什么文件，按這個(gè)思路一下子就能找到了，不需要花很多時(shí)間。整理其實(shí)也不需要花很多時(shí)間，如果提前設(shè)置好的存放規(guī)則，根本不需要整理時(shí)間。
02
很多人都有這個(gè)毛病，一項(xiàng)工作到期了，還沒有開始做呢，有時(shí)是已經(jīng)做了，但是卻沒有按時(shí)完成，這可以說(shuō)是職場(chǎng)人的一個(gè)拖沓的習(xí)慣了。
這個(gè)拖沓其實(shí)每個(gè)人都或多或少的有點(diǎn)，只是有人嚴(yán)重，有的人看不出來(lái)。
書中講了一個(gè)方法，就是每個(gè)工作任務(wù)都設(shè)置截止日期，這樣每次看到這個(gè)工作都快到期了，趕快做吧。這在無(wú)形中在催你趕快開始做了。這確實(shí)是一個(gè)很好的辦法，可以叫做時(shí)間催促法。
其實(shí)這個(gè)方法我自己實(shí)驗(yàn)過(guò)，是非常好用的。我每次接到一個(gè)工作任務(wù)，都要在筆記本上記下來(lái)，主要是怕忘了，然后寫上截止止日期。
我開始使用這個(gè)辦法，是把任務(wù)和截止日期記在記事本上，可是過(guò)兩天，記事本上記了很多事情，這個(gè)事情可能又忘了，但是忘事的概率小了很多。
后來(lái)我想了一個(gè)辦法，就是拿了本臺(tái)歷放在辦公桌上。例如3月16日需要提交4.2版本的'需求，那我就直接在3月16日寫上4.2版本需求，這樣基本不會(huì)忘。但是這有個(gè)小小的問(wèn)題，那就是這件事情3月16日完成，起碼需要3月10日開始做，可是有時(shí)候只看到完成日期，卻把這個(gè)開始時(shí)間忘了。做這件事情時(shí)又要緊緊張張的，可能到時(shí)確實(shí)沒有按期完成。
我又進(jìn)一步完善這個(gè)辦法，在日歷上把開始日期也標(biāo)上，同時(shí)在手機(jī)日歷上設(shè)置提醒，這樣就做了雙保險(xiǎn)，到了什么時(shí)候該做什么事，一下就清楚了。
現(xiàn)在我又想了一個(gè)更好的辦法，那就是列一個(gè)工作List表，每天做什么都寫上，提前一天預(yù)計(jì)第二天的工作。就比如4.2需求這個(gè)事情，我是3月6日接到的任務(wù)，那么直接在3月10日那天記錄這項(xiàng)工作，一直記得3月16日，并且在3月16日那天記上提交需求，這樣就絕對(duì)不會(huì)耽誤工作了。
03
大家都有一個(gè)習(xí)慣，喜歡完成小任務(wù)再完成大任務(wù)。
既使每個(gè)工作都標(biāo)記了開始日期和截止日期，還是會(huì)把大任務(wù)往后拖，這就象做數(shù)學(xué)題一樣，先易后難，往往到最后開始做難的題目了，沒有時(shí)間了，要交卷了。
可是工作怎么辦呢，不能因?yàn)槿蝿?wù)大就不做了，或者拖延吧。唯一一個(gè)好辦法就是把一個(gè)大任務(wù)分解成一個(gè)一個(gè)小任務(wù)，每天做一點(diǎn)，在輕松愉快中就完成了。
同樣舉一個(gè)我自己的例子，還是上面那個(gè)4.2版本需求，這一個(gè)版本的需求，我需要做六七天，算是一個(gè)大任務(wù)。所以就要分解這個(gè)任務(wù)，這個(gè)4.2版本需求有兩個(gè)大功能，一個(gè)試題功能，一個(gè)學(xué)習(xí)功能。
試題功能中又有單項(xiàng)技能測(cè)試、階段測(cè)試，組卷測(cè)試，直播測(cè)試，這樣就把一個(gè)模塊分成四部分。列計(jì)劃時(shí)，一天只列一至兩個(gè)，這就不難了吧，不需要一下子完成那么多，一天只完成一到兩個(gè)小任務(wù)，并且一個(gè)任務(wù)四個(gè)小時(shí)基本就完成了，不會(huì)有很大的思想負(fù)擔(dān)。如果一天做兩個(gè)任務(wù)，覺得多，可以把這個(gè)工作提前兩到三天做，每天只完成一個(gè)任務(wù)的需求，這不是很輕松的事 情嗎？
一天只做一個(gè)任務(wù)，到大任務(wù)到期時(shí)，輕輕松松完成，不是很好的事情嗎？
04
今天的拆書完成了，下面總結(jié)一下。
整理辦公桌和文件歸類，減少找的時(shí)間。任何一個(gè)工作都設(shè)置截止日期，可以增大按期完成的概率。最后把大任務(wù)拆解成一個(gè)一個(gè)小任務(wù)，每天做一點(diǎn)點(diǎn)，沒有任何負(fù)重感，任務(wù)到期漂漂亮亮的完成。
從這些事情可以看出，每天節(jié)省2小時(shí)。不是一個(gè)工作節(jié)省2小時(shí)，而是這個(gè)工作節(jié)省10分鐘，那個(gè)工作節(jié)省15分鐘，最后一天節(jié)省2小時(shí)。
所以，到這里，可以很明確的看出來(lái)，每天節(jié)省2小時(shí)完全不是夢(mèng)想，而是可以實(shí)實(shí)在在的可以實(shí)現(xiàn)的。
什么也別想了，開始著手改善工作方法吧。
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