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使用電話時應(yīng)注意的禮節(jié)
打電話時雖然相互看不見,但說話聲音的大小,對待對方的態(tài)度,使用語言的簡潔程度等看不見的風(fēng)度表現(xiàn),都通過電話傳給了對方。電話雖然是機(jī)械的,但使用它的,第一件事就是用聲調(diào)表達(dá)出你的誠懇和熱情,聲音悅耳,音量適中,這是每一位打電話的人都應(yīng)遵守的最簡單、最起碼的禮貌。
那么在使用電話時,還應(yīng)注意哪些事項呢?
1、打電話的人應(yīng)注意的事項打電話的時間必須留意。
往對方家里打電話,應(yīng)避開早晨8點鐘以前,晚上10點鐘以后。往單位打電話談公事,最好避開臨下班前10分鐘。尤其是需要查詢后,方可回復(fù)的電話,處理各種業(yè)務(wù)問題的電話,最好在早晨上班的時候打,此時人們頭腦最清楚,辦事效率最高。
打電話時要先通報自己的單位或姓名。開口就打聽自己需要了解的事情,咄咄逼人的態(tài)度是令人反感的。
禮貌地詢問對方是否方便之后,再開始交談。比如,“您好!我是××公司,我想占用您5分鐘時間,提兩個問題,可以嗎?”
假如要找的人不在,對方又問是否有什么話需轉(zhuǎn)告時,你千萬不要一聲“沒有”就掛斷,一般做法是留下姓名和電話號碼,如果真沒事可轉(zhuǎn)告,也應(yīng)客氣地道謝。
電話內(nèi)容應(yīng)言簡意賅,切忌長時間占用電話聊天。辦公室的電話用于辦公,最好不在上班時間內(nèi)打私人電話。
由于某種原因,電話中斷了,要由打電話的人重新?lián)艽颉?/p>
打完電話掛掉時要輕,賭氣地把話筒一扔,是沒有禮貌的做法。一般應(yīng)由年長者或接電話的一方先掛電話。
2、接電話人需注意的事項
電話鈴一響,就應(yīng)馬上去接,不要采取怠慢態(tài)度。接電話首先報出單位名稱或部門。接電話找人是常有的事,你不要一聲“不在”不容分說就把電話掛上了,也不能過分追問對方情況,例如,你找他有什么事,你是他什么人。這都是非常失禮的表現(xiàn)。你應(yīng)說:“請稍等!”如果沒有看見對方找的人,要立即告之:“對不起,本人不在,需要我轉(zhuǎn)告什么嗎?”但詢問對方姓名后再說“本人不在”這樣很容易引起對方的誤解。
接電話時,嘴里正吃著東西,要盡快把東西吞下去再接,免得對方聽不清楚并有失禮之嫌。
撥錯號碼是常有的事,接到撥錯號碼的電話,你不能一聲“錯了”,然后重重地掛上電話,要語氣溫和地告訴對方:“你打錯了,這是××單位。”當(dāng)你自己撥錯電話后,應(yīng)向?qū)Ψ降酪宦暻浮?/p>
別人打電話找你,你應(yīng)該盡可能地親自去接,就是手里有很忙的事,也要把它放下,讓家人或他人去代接是不禮貌的。電話可以傳遞信息,可以增加工作效率,如果不學(xué)會和遵守使用電話的常識,那將會適得其反。
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