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檔案信息化建設(shè)
檔案信息化建設(shè)1
一、廣播電視檔案信息化建設(shè)工作中出現(xiàn)的問題
由于各個(gè)地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平參差不齊，因此這項(xiàng)工作的開展程度各不相同。比如中央電視臺擁有雄厚的實(shí)力，很早就開展這項(xiàng)工作，而且做得很好、很到位。而且率先按照國家制定的《廣播電視資料編目規(guī)范》來開展檔案信息管理工作，但是對于很多縣級廣播電視機(jī)構(gòu)，很難像中央電視臺這樣把這項(xiàng)工作做好、做到位。總的來說，地方檔案信息化水平比較低，軟硬件設(shè)備都比較落后。雖然很多地方比較重視這項(xiàng)這個(gè)，納入了很多先進(jìn)設(shè)備，但結(jié)果還是無法讓人滿意。這種情況嚴(yán)重制約了我國廣播電視檔案信息化管理建設(shè)工作的正常進(jìn)行。
二、推動(dòng)我國廣播電視檔案信息化管理工作的措施
�。ㄒ唬┨岣吖芾砣藛T的素質(zhì)和技能
廣播電視機(jī)構(gòu)擁有一支高素質(zhì)、高技能的信息化管理隊(duì)伍是推動(dòng)廣播電視檔案信息化順利進(jìn)行的人才保證。因此，做好這項(xiàng)工作，首先應(yīng)該注重引進(jìn)高素質(zhì)人才，引進(jìn)那些計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高超的.專業(yè)人士。在任用過程中，要選擇那些負(fù)責(zé)任、有擔(dān)當(dāng)?shù)耐荆斡媚切釔圻@項(xiàng)工作、甘于奉獻(xiàn)的同志。其次，要加強(qiáng)培訓(xùn)內(nèi)部的隊(duì)伍，注重提高檔案信息管理工作人員的素質(zhì)和技能。要做好培訓(xùn)工作，從理論基礎(chǔ)出發(fā)，結(jié)合工作的實(shí)際情況，找出合適的培訓(xùn)方法。在提高工作人員素質(zhì)的同時(shí)，要擴(kuò)大他們的知識面，加快他們知識更新的速度，達(dá)到提高自身素質(zhì)的目的，推動(dòng)工作人員綜合素質(zhì)全面發(fā)展。
�。ǘ┘哟筚Y金的投入
檔案信息化管理工作需要投入足夠的資金，需要提供必要的硬軟件設(shè)備。因此，在開展廣播電視檔案信息化管理工作中，要做好財(cái)政預(yù)算工作，從根本上解決資金問題。同時(shí)要做好資金的使用工作，合理的使用資金。比如在購置刻錄機(jī)、掃描儀等設(shè)備時(shí)要做好資金的監(jiān)督工作。而且也需要做好其他基礎(chǔ)性工作，比如在集中力量將系統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的工作，將系統(tǒng)的信息刻錄到光盤、磁盤等計(jì)算機(jī)等儲存器中，從而完成檔案信息向數(shù)字化轉(zhuǎn)化的工作。同時(shí)，在對現(xiàn)有的專題、新聞進(jìn)行整理時(shí)，要分門別類，做好整理工作，從而實(shí)現(xiàn)信息向數(shù)字化、電子化方向發(fā)展。
�。ㄈ┲贫ê侠淼膹V播電視檔案信息管理工作體系
制定合理的檔案信息管理體系，有利于推動(dòng)各個(gè)地區(qū)信息管理工作順利開展。因?yàn)楹芏鄰V播電視機(jī)構(gòu)在信息管理中沒有統(tǒng)一的規(guī)范，缺乏成熟的、系統(tǒng)的理論作為指導(dǎo)。所以為了減少不必要的問題，急需制定一套標(biāo)準(zhǔn)體系，從而規(guī)范檔案信息管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)格式等工作。
三、結(jié)語
總而言之，廣播電視檔案信息化管理工作不是一項(xiàng)簡單的工作，需要認(rèn)真分析目前工作中存在的問題，找出問題原因。因此，在今后工作中，要加大資金的投入，提高信息管理人員的素質(zhì)和技能，同時(shí)也要制定一套合理的規(guī)范體系，推動(dòng)各個(gè)地區(qū)廣播電視檔案信息工作的均衡發(fā)展。
檔案信息化建設(shè)2
在當(dāng)代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用對各行各業(yè)都發(fā)揮著巨大影響，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行改革，是當(dāng)今提高檔案管理質(zhì)量的主要方法，建設(shè)檔案信息化已經(jīng)迫在眉睫。傳統(tǒng)的方式中通過紙張來進(jìn)行檔案相關(guān)資料的管理，已經(jīng)滿足不了當(dāng)今社會的需求，相比之下，信息化檔案能夠更加方便地對檔案相關(guān)資料進(jìn)行保存與管理，通過計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大運(yùn)行能力，能夠?qū)n案相關(guān)資料的作用最大程度上發(fā)揮出來。通過令檔案信息化建設(shè)與檔案管理相關(guān)結(jié)合，來促進(jìn)檔案管理進(jìn)一步發(fā)展。
1檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢與特點(diǎn)
通常情況下，檔案信息化建設(shè)便于檔案管理的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先通過相關(guān)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建設(shè)的信息化檔案，能夠更加方便地保存檔案資料。相較于以往的通過把檔案資料記錄在紙張上用于保存，信息化檔案只需要占據(jù)計(jì)算機(jī)極小內(nèi)存，就能夠很好地把檔案資料保存下來。以往的紙質(zhì)檔案管理方法可能受天氣或時(shí)間的影響，記錄檔案資料的紙張很容易就會發(fā)霉變質(zhì)，而檔案資料的也會遭到損壞，檔案資料也會因此失去價(jià)值。通過建設(shè)信息化檔案完全不受此影響，能夠非常長久有效的保存檔案信息。
其次，建設(shè)信息化檔案能夠在很大程度上滿足閱讀者查詢檔案資料。傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)過長時(shí)間的檔案資料積累之后，檔案資料會越來越多，在一定程度上加大閱讀者查詢檔案資料的難度，而通過信息化檔案閱讀者，只需要通過搜索關(guān)鍵字就能夠短時(shí)間內(nèi)找到想要的資料，這也在很大程度上的提高檔案使用率，發(fā)揮檔案資料所存在價(jià)值。最后通過建設(shè)檔案信息化徹底改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，以往的檔案管理模式大多數(shù)都需要通過人工手動(dòng)完成，相關(guān)的資料收集、歸類與保存都需要相關(guān)操作人員來進(jìn)行。這種模式極其消耗工作人員的時(shí)間與精力，而且工作人員在進(jìn)行相關(guān)工作時(shí)難免會出錯(cuò)，導(dǎo)致檔案資料的準(zhǔn)確性有所降低。通過建設(shè)信息化檔案能夠有效地防止這一問題的產(chǎn)生，相關(guān)技術(shù)人員只需將檔案信息歸來在網(wǎng)絡(luò)平臺的相關(guān)行列當(dāng)中就可，這種模式在很大程度上方便了檔案管理，確保檔案資料的準(zhǔn)確性。
2檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀
當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為優(yōu)化檔案管理質(zhì)量的最佳方法，但是，仍有有許多相關(guān)單位并沒有對此非常重視，這也造成了在進(jìn)行相關(guān)建設(shè)過程中，仍有些許地方不夠完善。就當(dāng)前所存在較為顯而易見的操作人員技術(shù)問題而言，當(dāng)前從事相關(guān)檔案管理的操作人員有絕大部分的綜合技術(shù)不能夠滿足建設(shè)檔案信息化的需要，如操作人員對于電腦的使用方法不夠了解，無法高效使用電腦來進(jìn)行相關(guān)檔案管理工作。另外，相關(guān)操作人員對管理工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)，沒有足夠重視自身工作。許多檔案管理工作人員沒有能夠清楚自身職責(zé)所在，只注重檔案的保管而忽視檔案的利用價(jià)值。這些原因都會很大程度上降低檔案信息化使用效率，從而使得這些檔案資源不能夠發(fā)揮價(jià)值。
3檔案信息化建設(shè)相關(guān)介紹
檔案信息化所包含的內(nèi)容具有多樣性，從大范圍角度來說，檔案信息化所指的是結(jié)合各個(gè)行業(yè)的檔案資料通過準(zhǔn)確合理的整合，從而形成信息化的檔案。另外該檔案的內(nèi)容涵蓋了經(jīng)濟(jì)、文化以及政治方面的資料。將各種資料進(jìn)行準(zhǔn)確合理的整合，有利于將其分享與使用。從小范圍來說，檔案信息化就是指通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的參與使得檔案原有的信息能夠更好的歸類，能夠使閱讀者在進(jìn)行閱讀檔案資料的過程中更為方便，給閱讀者帶來更具真實(shí)性、多樣性的檔案資料。通過檔案信息化建設(shè)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠有效地把許多現(xiàn)代化的檔案資源結(jié)合在一起，通過合理地歸類能夠使得閱讀者極為方便查詢最具現(xiàn)代化的檔案信息，從而使得檔案資源最大程度上發(fā)揮作用，服務(wù)社會以及大眾。
4改進(jìn)檔案管理的建議與方法
4.1注重檔案管理人員的服務(wù)意識與技術(shù)培養(yǎng)
優(yōu)化檔案管理的最終目的是為了能夠把檔案資料更方便、有效的提供給相關(guān)部門與相關(guān)人員參考。所以檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)牢記檔案信息化管理的最終目的，加強(qiáng)自身服務(wù)意識，堅(jiān)持服務(wù)相關(guān)部門與人員使用檔案的核心思想。更正以往的管理模式中只注重保管而忽視檔案利用價(jià)值管理理念，在保證檔案資料的安全有效的前提下最大程度上發(fā)揮出檔案資料價(jià)值，使得檔案資料能夠更好的服務(wù)社會大眾。檔案管理工作人員需要在更正傳統(tǒng)管理觀念的同時(shí)加強(qiáng)自身專業(yè)素養(yǎng)，建設(shè)信息化檔案需要相關(guān)工作人員具有足夠的`專業(yè)才能得以實(shí)現(xiàn)，信息化檔案管理相關(guān)工作需要具有較高的專業(yè)素養(yǎng)的綜合型人才，提高相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)加強(qiáng)對管理人員的技術(shù)培養(yǎng)，對檔案信息化管理具有重大意義。
4.2提高檔案信息管理水平
在先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的推動(dòng)下，通過使用計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件能夠加快信息化檔案建設(shè)進(jìn)程。通過相關(guān)計(jì)算機(jī)管理軟件能夠?qū)π畔⒒瘷n案的管理工作起到積極作用。使得檔案管理的核心內(nèi)容朝檔案信息化方向發(fā)展，另外應(yīng)加大檔案信息化所用設(shè)備的投入，搭建高效的檔案信息化平臺系統(tǒng)，從而為檔案信息化管理活動(dòng)的開展打下良好基礎(chǔ)。建設(shè)電子檔案是信息化檔案建設(shè)的主要措施，電子檔案雖不能夠帶來實(shí)際效益，但是能夠在服務(wù)社會的同時(shí)發(fā)揮其潛在的經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)越來越多的電子檔案形成時(shí)，如何合理地管理這些電子檔案成為了主要問題。通過合理地選擇相關(guān)計(jì)算機(jī)管理軟件，是電子檔案得以有效利用的關(guān)鍵所在，但是也需要強(qiáng)化相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，前后兩者均對提高管理質(zhì)量起到重要作用。
4.3加強(qiáng)檔案信息管理
在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)提前制定好相關(guān)工作流程，在整個(gè)建設(shè)過程中都應(yīng)保持認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。信息化檔案建設(shè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合當(dāng)前社會需求進(jìn)行規(guī)劃，在構(gòu)架檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺時(shí)，應(yīng)充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺所具有的擴(kuò)展性、靈活性等特點(diǎn)，以結(jié)合社會需求，拓展開發(fā)相關(guān)功能，更新軟件系統(tǒng)，保證檔案信息化硬件設(shè)施和軟件的有效配合，以此保證檔案信息化的正常開展。信息化檔案管理相關(guān)人員應(yīng)從以往的實(shí)物檔案管理向檔案信息化管理模式轉(zhuǎn)變。管理具有多樣性、多渠道、實(shí)時(shí)性的檔案信息化資料，另外應(yīng)注重對專業(yè)人才的培養(yǎng)，同時(shí)逐步改革相關(guān)培訓(xùn)與考評，提高檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與工作能力。另外充分結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過相關(guān)管理軟件提高檔案管理效率。電腦的廣泛使用以及網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)發(fā)展給檔案管理帶來了巨大的便利。采用相關(guān)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)平臺，不僅能夠使得檔案資料更具真實(shí)性，還能夠有效提高檔案使用率，節(jié)約絕大多數(shù)人力資源。
5結(jié)語
通過建設(shè)信息化檔案能在很大程度上提高檔案管理水平，傳統(tǒng)的方式通過紙張來進(jìn)行檔案相關(guān)資料的管理，已經(jīng)滿足不了當(dāng)今社會的需求。因此，建設(shè)信息化檔案已經(jīng)成為優(yōu)化檔案管理質(zhì)量的最佳方法，相關(guān)管理單位應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合社會需要，構(gòu)建高效的檔案信息化平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，全面提高檔案管理水平。同時(shí)也要注重相關(guān)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，從而更好地推動(dòng)檔案信息化發(fā)展進(jìn)程。
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檔案信息化建設(shè)3
一、加強(qiáng)交通運(yùn)輸管理檔案信息化建設(shè)的必要性
1、檔案信息化有助于交通運(yùn)輸資源更合理的配置。
隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，客運(yùn)、貨運(yùn)規(guī)模也會相應(yīng)擴(kuò)大。通過運(yùn)管檔案的信息化，采集基于交通運(yùn)輸全過程管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，了解車輛占有使用情況與分布情況，將車輛的管理、統(tǒng)計(jì)、查詢、分析一直到?jīng)Q策支持等一系列的功能變?yōu)榭赡�。從而能夠�(qū)⒔煌ㄟ\(yùn)輸層次化和集中化管理，簡化運(yùn)輸管理工作流程，有效資源得到最大效益，使公共資源的配置更加合理。
2、檔案信息化有助于強(qiáng)化交通
運(yùn)輸管理的監(jiān)控。檔案信息化是降低管理成本的重要舉措，也是加強(qiáng)監(jiān)管，堵塞管理漏洞的有效手段。它可以規(guī)范管理程序，細(xì)化管理對象，強(qiáng)化管理力度，實(shí)現(xiàn)車輛的有效監(jiān)控，減少決策的盲目性，大大提高運(yùn)輸管理的效率和水平。檔案信息化通過管理審計(jì)和跟蹤監(jiān)督等，能有效降低或消除管理過程中的非客觀因素影響，保證交通運(yùn)輸管理的流程化、科學(xué)化、規(guī)范化。
3、檔案信息化建設(shè)有助于提高
交通運(yùn)輸?shù)墓ぷ餍�。運(yùn)輸監(jiān)管重要指標(biāo)的.資產(chǎn)配置效率和運(yùn)營效率，要有根本性的改善，檔案管理信息化提供了一個(gè)公開、公正、公平的環(huán)境。
運(yùn)輸監(jiān)管部門可以隨時(shí)了解車輛的變動(dòng)情況，對車輛進(jìn)行適時(shí)監(jiān)督和管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)無照經(jīng)營或超載的情況，加強(qiáng)交通運(yùn)輸車輛和線路的調(diào)劑調(diào)配，優(yōu)化配置分布，保證交通運(yùn)輸?shù)挠行н\(yùn)營和保值增值。
二、加強(qiáng)運(yùn)輸管理檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)措施
1、抓好檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提高運(yùn)輸管理規(guī)范化水平。
檔案信息化的本質(zhì)是標(biāo)準(zhǔn)化，依照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范由專門部門實(shí)施管理，是現(xiàn)代管理的基本特征。形成運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)的監(jiān)管機(jī)制，是檔案信息化建設(shè)的長久之計(jì)。從機(jī)制入手，做系統(tǒng)化的整體考慮，結(jié)合實(shí)際，確定信息化發(fā)展戰(zhàn)略及運(yùn)行機(jī)制，推動(dòng)運(yùn)輸管理工作法制化、經(jīng)�；�、科學(xué)化、正規(guī)化，建立正常、嚴(yán)格的管理秩序。
2、處理好檔案信息安全與運(yùn)輸
監(jiān)管的關(guān)系。運(yùn)輸檔案信息化系統(tǒng)可謂涉及范圍廣，信息量大，分布在關(guān)系國家安全、國民經(jīng)濟(jì)和涉及民生領(lǐng)域。因此，始終要把檔案信息安全放在至關(guān)重要的位置，始終堅(jiān)持安全與監(jiān)管并重。運(yùn)輸管理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息安全體系，是保證運(yùn)輸監(jiān)管的關(guān)鍵，要完善檔案信安全保障體系，加強(qiáng)檔案信息安全制度建設(shè)，建立確保檔案信息安全的應(yīng)急處理機(jī)制。
3、重視人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員的整體素質(zhì)。
要想順利實(shí)施運(yùn)輸檔案信息化，關(guān)鍵在于人才隊(duì)伍的建設(shè)。一方面，運(yùn)輸管理無論在何種程度上實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化或者智能化，最終執(zhí)行的都是相關(guān)的人員。而由于交通運(yùn)輸檔案信息化不僅僅涉及信息技術(shù)的使用，更重要的在于運(yùn)輸管理的相應(yīng)的專業(yè)知識。這是一項(xiàng)以檔案信息技術(shù)為核心的管理創(chuàng)新工程，需要復(fù)合型人才來組織并承擔(dān)有關(guān)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、實(shí)施、運(yùn)作等復(fù)雜工作。只有將檔案信息技術(shù)與運(yùn)輸管理專業(yè)知識融會貫通，檔案信息化才能健康發(fā)展。
檔案信息化建設(shè)4
【摘要】目前基層單位傳統(tǒng)的檔案管理還不能完全適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，存在著檔案管理意識淡薄、檔案人員素質(zhì)不高、信息化建設(shè)投入不足、檔案管理手段滯后等問題，本文從基層檔案管理檔案信息化建設(shè)的重要性出發(fā)，針對當(dāng)前信息化建設(shè)存在的問題，提出了幾點(diǎn)改善措施。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設(shè)；改善措施
一、基層檔案管理信息化建設(shè)的必要性和重要性
�。ㄒ唬┍匾�。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案較容易受到外界因素的影響，一旦不注意就有可能造成檔案被破壞，而且存在占用空間大、查閱不便的情況。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，可以通過將傳統(tǒng)檔案的保存方式轉(zhuǎn)化為信息化儲存，這樣既可以在較小的空間內(nèi)儲存足夠多的檔案，又能保證檔案的完整性及便利性，因此，基層檔案管理信息化建設(shè)是非常必要的。
（二）重要性。檔案管理作為基層單位的重要組成部分，不僅反映了基層單位工作的重要性，而且還保證了檔案的安全性，對提高檔案管理的質(zhì)量和工作效率是非常有必要的。然而傳統(tǒng)的檔案管理工作需要耗費(fèi)較多的人力和物力，對檔案的維護(hù)和利用都非常不方便，大大降低了檔案管理的工作效率。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)運(yùn)而生，檔案管理信息化建設(shè)就是通過將傳統(tǒng)檔案信息化，以電子檔案的形式為社會服務(wù)。通過對檔案的信息資源進(jìn)行分類、整理，能夠提高檔案的利用效率。此外，電子檔案更有利于保存，便于查詢，可以通過網(wǎng)絡(luò)適時(shí)查閱，大大提高了檔案的利用效率，降低了檔案管理成本，有利于提高基層檔案管理水平，對推進(jìn)基層檔案管理工作非常重要。
二、基層檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問題
�。ㄒ唬┖鲆暀n案信息化建設(shè)。隨著信息化時(shí)代的'到來，各行各業(yè)的發(fā)展都離不開信息化手段的推進(jìn)，而檔案管理信息化建設(shè)也是如此，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)不僅是提高檔案管理水平的一種手段，更是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。然而當(dāng)前很多基層單位對檔案管理信息化建設(shè)不夠重視，這主要體現(xiàn)在：一是對檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)識不足，在管理基層檔案中仍然延續(xù)以往的模式，重保存輕利用。二是檔案管理意識淡薄，沒有充分意識到檔案管理的重要性，在日常工作中面對大量的檔案資料只是單純地收集和保存，沒有充分發(fā)揮出檔案資源的作用。三是在基層檔案管理上存在因循守舊、無法適應(yīng)時(shí)代要求的情況，很多檔案管理工作人員安于現(xiàn)狀，不愿意接受信息化知識，造成整體業(yè)務(wù)素質(zhì)低。
（二）檔案管理人員素質(zhì)不高。一是基層檔案管理人員都不是專業(yè)人員，再加上日常工作中接受系統(tǒng)性、專業(yè)性的培訓(xùn)機(jī)會少，人員素質(zhì)普遍不高。二是基層檔案管理人員年齡趨于老齡化，在工作中缺乏學(xué)習(xí)熱情，不愿意接受新鮮事物，無法滿足檔案信息化建設(shè)的需求。三是專業(yè)基層檔案管理人員匱乏，極大地影響了基層檔案管理信息化建設(shè)工作的進(jìn)展。
�。ㄈn案信息化建設(shè)投入不足�；鶎訂挝粚n案信息化建設(shè)不足，制約了檔案管理信息化的發(fā)展，如很多單位沒有設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，認(rèn)為檔案管理就是簡單的文檔材料保管工作，只是單純地保管材料，卻不重視材料的利用。再如有些單位甚至連最基本的文件保管設(shè)備都沒有，更不用談檔案管理工作，直接導(dǎo)致檔案信息化工作無法開展。
（四）檔案管理手段滯后。基層單位的檔案管理?xiàng)l件簡陋、設(shè)備老化，不利于檔案管理信息化建設(shè)，即使配備了計(jì)算機(jī)、掃描儀等信息化設(shè)備，在實(shí)際操作中利用率較低，寧可沿用過去的檔案管理模式。此外，對電子文件檔案也只是單一的歸類和保存，在管理手段上缺乏科學(xué)性、系統(tǒng)性，在查找檔案時(shí)仍然依靠人力，不利于檔案信息化工作的開展。
三、加強(qiáng)基層檔案信息化建設(shè)的措施
（一）重視檔案信息化建設(shè)。一是通過各種宣傳途徑宣傳檔案信息化建設(shè)的必要性和重要性，使基層單位充分認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)是未來檔案管理工作的發(fā)展，要想提高基層檔案管理水平，就必須將檔案信息化建設(shè)當(dāng)工作重點(diǎn)來抓。二是基層檔案管理者應(yīng)樹立檔案信息化管理的觀念，自覺提高自身專業(yè)素養(yǎng)，在日常工作中注重信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，不斷提高檔案信息化管理水平，滿足檔案信息化建設(shè)的需求。三是要學(xué)會深度挖掘單位檔案資料，不僅要保管好、利用好檔案，更要學(xué)會發(fā)現(xiàn)檔案中的重點(diǎn)信息。
�。ǘ淞F(xiàn)代化檔案管理理念。想要實(shí)現(xiàn)基層檔案管理的信息化，首先需要的就是轉(zhuǎn)變檔案管理人員的管理理念，要逐步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式，加強(qiáng)信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，促進(jìn)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化。
�。ㄈ┨岣邫n案管理人員素質(zhì)。作為檔案管理工作的重要實(shí)施者，檔案管理人員在檔案管理信息化建設(shè)工作中起著非常重要的作用，因此我們必須重視檔案管理人員素質(zhì)的提高。一是引進(jìn)專業(yè)性強(qiáng)、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員，逐步改變檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，通過一對一、一對多的影響，使基層檔案管理人員改變過去的檔案管理模式。二是加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，并通過檢測培訓(xùn)效果來促進(jìn)人員的學(xué)習(xí)，從而達(dá)到提高基層檔案管理人員素質(zhì)的目的，使其滿足檔案管理信息化建設(shè)的需求。三是使基層檔案管理人員輪流去大學(xué)進(jìn)行深造，通過階段性的學(xué)習(xí)來提高自身素質(zhì)，使其掌握專業(yè)的檔案管理知識，熟悉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用，將其培養(yǎng)成為檔案管理信息化的行家。
�。ㄋ模┘哟髾n案信息化建設(shè)的投入。一是基層單位檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定要求，配備相應(yīng)的信息化設(shè)備如計(jì)算機(jī)、掃描儀等，從而滿足檔案信息化建設(shè)的硬件需求。二是基層單位應(yīng)該為檔案信息化建設(shè)設(shè)立專項(xiàng)資金，并設(shè)置獨(dú)立部門來專門從事檔案管理工作，為檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造好的條件。三是要重視對檔案應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，通過引進(jìn)或者自主開發(fā)特有的符合自身實(shí)際的檔案管理方式，真正實(shí)現(xiàn)檢索速度快、查詢方便等優(yōu)勢。
�。ㄎ澹┩七M(jìn)檔案管理資源數(shù)字化。在推進(jìn)基層檔案管理信息化建設(shè)中，首先就是要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對單位的檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)地收集、加工和利用，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案，逐步建立起電子和多媒體數(shù)據(jù)庫。其次應(yīng)加強(qiáng)對電子檔案的歸檔和整理，做好電子檔案的儲存工作，提升電子檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)信息化檔案的安全利用。最后是提高檔案信息檢索水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息檢索方式向網(wǎng)絡(luò)化、智能化發(fā)展，為檔案管理信息化建設(shè)提供技術(shù)支持。
�。⿲�(shí)現(xiàn)電子檔案信息化安全管理。一是通過設(shè)置權(quán)限來限定電子檔案的查閱范圍，使每個(gè)人都能在在較短的時(shí)間內(nèi)獲取到自己所需的資源，同時(shí)也避免部分秘密電子檔案被查閱。二是要加強(qiáng)規(guī)范電子文件，檔案管理部門要嚴(yán)格歸檔，統(tǒng)一對其進(jìn)行分類、整理與編碼，形成系統(tǒng)性的電子檔案，提高電子檔案的利用率。三是確保電子檔案的安全，在計(jì)算機(jī)內(nèi)裝入較為先進(jìn)的防火墻系統(tǒng)，防止電子數(shù)據(jù)的丟失。此外，一方面可以通過建立電子文件查閱制度來減少安全隱患，另一方面可以通過提高檔案管理人員的安全意識來使其自覺擔(dān)負(fù)起維護(hù)檔案信息安全的責(zé)任。
四、結(jié)束語
綜上所述，我們知道推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是非常必要和重要的，因此基層單位應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，正視當(dāng)前信息化建設(shè)中存在的問題即忽視檔案信息化建設(shè)、檔案管理人員素質(zhì)不高、檔案信息化建設(shè)投入不足、檔案管理手段滯后等，并針對存在的問題提出相應(yīng)的解決辦法：一是要重視檔案信息化建設(shè)；二是要樹立現(xiàn)代化檔案管理理念；三是要提高檔案管理人員素質(zhì)；四是加大檔案信息化建設(shè)的投入；五是推進(jìn)檔案管理資源數(shù)字化；六是實(shí)現(xiàn)電子檔案信息化安全管理。相信通過采取行之有效的措施，基層單位的檔案信息化建設(shè)將邁出新的步伐，使檔案管理信息化水平得到全面提高，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)、服務(wù)于社會、服務(wù)于民生。
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檔案信息化建設(shè)5
【摘要】信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了事業(yè)單位數(shù)字化管理檔案，為事業(yè)單位管理檔案提供了許多便利。信息技術(shù)的應(yīng)用也是事業(yè)單位檔案管理形成新的環(huán)境，并面臨新的問題。事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合檔案管理信息化的特點(diǎn)，總結(jié)信息技術(shù)帶來的影響，并制定針對性應(yīng)對措施，完善檔案管理信息化建設(shè)。
【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)
引言
隨著檔案管理工作量不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理的弊端不斷顯現(xiàn)，信息技術(shù)為事業(yè)單位檔案管理提供了技術(shù)支持。信息技術(shù)使事業(yè)單位檔案管理工作從紙質(zhì)化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，提高了檔案管理的效率。但是，檔案管理信息化以信息技術(shù)為支撐，檔案管理面臨內(nèi)外部威脅，檔案管理工作也呈復(fù)雜化、多樣化和個(gè)性化趨勢發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也暴露出新的問題。
一、事業(yè)單位檔案管理信息化現(xiàn)狀分析
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用普及和信息技術(shù)發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作的各項(xiàng)設(shè)施日趨完備，為檔案管理工作向規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。但是，我國事業(yè)單位檔案管理工作仍存在許多問題。
（一）投入不足
檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)、長期的工程，檔案管理系統(tǒng)需要隨著信息技術(shù)不斷更新而不斷完善，事業(yè)單位也需要長期保證資金投入，及時(shí)更新信息系統(tǒng)的硬件和軟件設(shè)備，減少系統(tǒng)漏洞，保證檔案管理系統(tǒng)的安全性。但是許多事業(yè)單位對檔案管理信息化建設(shè)缺少科學(xué)認(rèn)識，不愿在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)投入大量資金，導(dǎo)致系統(tǒng)軟件和設(shè)備長期未更新，信息化設(shè)備和技術(shù)無法完善，限制信息技術(shù)在檔案管理中的作用，檔案管理系統(tǒng)存在許多的威脅。
�。ǘ┤藛T問題
檔案管理信息化包括許多先進(jìn)的技術(shù)，檔案管理也應(yīng)由專人技術(shù)人員負(fù)責(zé)。而許多事業(yè)單位認(rèn)為檔案管理信息化僅僅為紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，管理人員只需掌握基本的計(jì)算機(jī)操作技能即可。因而多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理人員多為自理老、傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富的人員。雖然這類管理人員具備過硬的檔案管理能力，但是信息技術(shù)操作能力不足，無法滿足信息化管理檔案需要。如利用信息技術(shù)管理檔案的能力不高，影響檔案收集和存放，進(jìn)而影響檔案資料的準(zhǔn)確性，使信息技術(shù)難以在事業(yè)單位檔案管理工作中得到發(fā)展。另外，信息化檔案管理系統(tǒng)需要日常維護(hù)，對管理人員的計(jì)算機(jī)能力有更高的要求。
�。ㄈn案信息化建設(shè)缺少針對性
檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)極具專業(yè)性的工作，它需要以事業(yè)單位的情況為基礎(chǔ)，才能保證檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮作用。但是部分事業(yè)單位忽視檔案管理信息化建設(shè)的特殊性，根據(jù)“拿來主義”原則生搬硬套其它單位的經(jīng)驗(yàn)，把其它部門檔案管理方式應(yīng)用于本單位檔案管理信息化建設(shè)工作中，導(dǎo)致的檔案管理信息化建設(shè)缺少針對性，浪費(fèi)單位的資源。對影響檔案管理信息化建設(shè)工作帶來不利影響，并影響檔案管理信息系統(tǒng)的作用。
�。ㄋ模n案信息化管理工作漏洞多
由于檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)過程中存在的問題，事業(yè)單位的檔案管理信息化程度較低，對于檔案信息化操作的各種手法及流程不熟，檔案管理操作容易出現(xiàn)差錯(cuò)，導(dǎo)致檔案損壞，造成數(shù)據(jù)丟失。
二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策
（一）轉(zhuǎn)變思想觀念
事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及工作人員需要正確認(rèn)識檔案管理信息系統(tǒng)的地位和作用，重視系信息化系統(tǒng)建設(shè)與投入，引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備，完善信息系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)施，保證檔案管理設(shè)備齊全、充足，符合信息化管理檔案工作要求。依據(jù)科學(xué)有序原則存放不同門類和不同載體的檔案，方便日常查找使用，保證突發(fā)情況即使搶救檔案。建立全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，有條件的事業(yè)單位還應(yīng)建立規(guī)范化電子檔案接受系統(tǒng)，方便對各類型檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入和管理，也方便事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)電子化查詢檔案的'全文信息，提供信息系統(tǒng)的服務(wù)效率和質(zhì)量。
（二）提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)
對檔案管理信息化建設(shè)而言，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)對推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)具有重要的作用。首先，重點(diǎn)提高管理人員的計(jì)算機(jī)水平、信息化管理檔案的工作技能以及綜合素質(zhì)的，培養(yǎng)符合實(shí)際工作需求的人才。事業(yè)單位也需要從思想上重視檔案管理工作，樹立信息化管理檔案的意識，讓所有工作人員重視信息化檔案管理以及信息化管理檔案應(yīng)注意的事項(xiàng)。最后，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力考核，建立科學(xué)的績效考核制度，激發(fā)工作人員自我提高的意識，主動(dòng)完善技能，使個(gè)人能力符合崗位要求，符合單位檔案管理信息化建設(shè)要求。
（三）加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)軟件開發(fā)
對于盲目套用檔案管理信息系統(tǒng)行為，需要開發(fā)完善檔案管理工作所需的硬件設(shè)備與開發(fā)好適合本事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)用軟件工作同步進(jìn)行，互相配合。如制定符合本單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規(guī)劃，結(jié)合本單位實(shí)際人才信息需求，建設(shè)符符合本單位檔案管理工作需求的管理模式的，提高的檔案管理系統(tǒng)的靈活性和可擴(kuò)展性，使檔案管理信息系統(tǒng)能夠根據(jù)本單位檔案管理工作需求變化而調(diào)整。
（四）制定檔案信息化管理制度
檔案管理信息化建設(shè)不僅是資金、人才投入，還需要建立一套符合本單位的信息化管理制度和流程，根據(jù)流程對檔案管理工作加以規(guī)范和控制。如每個(gè)部門的日常工作流程涉及的信息、檔案存在較大的差別，事業(yè)單位可要求各個(gè)部門根據(jù)工作需要設(shè)立不同的信息資源庫，方便部門內(nèi)部檔案和信息快速共享、流通，工作人員可根據(jù)需要快速查詢獲取目標(biāo)檔案，提高檔案管理系統(tǒng)的針對性和實(shí)用性�？茖W(xué)有效的管理制度和操作流程減少操作錯(cuò)誤，避免檔案受損造成檔案丟失。
三、結(jié)語
事業(yè)單位需要充分利用信息技術(shù)，抓住信息技術(shù)給檔案管理工作帶來的便利，積極推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)工作。同時(shí)事業(yè)單位也需要充分認(rèn)識信息技術(shù)給檔案管理工作帶來的問題以及應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案后產(chǎn)生的新問題，從軟件和硬件設(shè)備、人員、管理制度多個(gè)層面分析檔案管理信息化建設(shè)中存在問題，結(jié)合本單位情況完善的檔案管理信息化建設(shè)，充分發(fā)信息技術(shù)在檔案管理工作中的作用。
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檔案信息化建設(shè)6
摘要:筆者基于水利水電行業(yè)信息化的大背景,對水利水電工程檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及策略進(jìn)行探討。闡述水利水電工程檔案信息化的意義并論述了信息化建設(shè)的必要性。同時(shí),分析水利水電工程檔案信息化建設(shè)中存在的障礙并提出加強(qiáng)水利水電工程檔案信息化建設(shè)的措施。檔案部門及時(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念、完善制度體系、優(yōu)化工作方法,為水利水電工程工作提供更為堅(jiān)實(shí)的信息支持和知識服務(wù)。
關(guān)鍵詞:水利水電工程檔案;信息化建設(shè);問題;策略
1概述
水利水電工程檔案是在工程建設(shè)和管理活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、照片、磁性載體文件及計(jì)算機(jī)軟件等不同形式的歷史記錄[1],是水利水電工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分。隨著我國信息化進(jìn)程的全面推進(jìn),傳統(tǒng)的檔案管理模式已不適用于新的業(yè)務(wù)場景,為保障水利水電工程的持續(xù)發(fā)展,使檔案工作為工程建設(shè)提供有效支撐,需要盡快實(shí)現(xiàn)水利水電工程檔案的信息化管理。
2水利水電工程檔案信息化建設(shè)意義
隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,電子文件成了信息記錄、傳輸、交換、利用與共享的主要載體,也是辦公系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的核心內(nèi)容。尤其是在現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展中,科技檔案包含的工程檔案信息日益豐富,檔案分類也愈加精細(xì)化。因此,傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件為檔案工作帶來了極大的負(fù)擔(dān),信息化建設(shè)背景下,單套制電子檔案改革將工程檔案工作從繁重的日常工作中解放出來,聚焦于工程檔案本身的信息價(jià)值。
2.1支持水利水電工程的開展
作為水利水電工程管理中非常重要的一部分,檔案管理對水電改革等工作具有重要意義。檔案工作貫穿了建設(shè)的全過程,既是工程日常運(yùn)行和管理和依據(jù),也推動(dòng)著水利水電工程的發(fā)展。水利水電工程檔案以書面形式記錄和證實(shí)了項(xiàng)目各個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn),包括建設(shè)前期項(xiàng)目建議書、可行性研究、土地預(yù)審文件等,施工過程中形成的施工記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄,以及竣工時(shí)形成的相關(guān)文件。這些文件對項(xiàng)目的日常管理起到了監(jiān)督作用,具有重要的憑證價(jià)值,保證了工程的良好建設(shè)及安全運(yùn)行。
2.2發(fā)揮水利水電工程的經(jīng)濟(jì)價(jià)值
水利水電工程檔案對技術(shù)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有重要價(jià)值。工程技術(shù)的進(jìn)步,需要依托已有的工程建設(shè)經(jīng)驗(yàn),借助現(xiàn)代科學(xué)技術(shù),將新科技新技術(shù)轉(zhuǎn)化為科學(xué)生產(chǎn)力,使其產(chǎn)生更大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值[2]。在水電工程信息化轉(zhuǎn)型背景下,檔案工作更需及時(shí)適應(yīng)新形勢,轉(zhuǎn)變管理模式,借助信息技術(shù)挖掘檔案所包含的豐富信息,充分發(fā)揮信息服務(wù)和知識服務(wù)職能,從而推動(dòng)水利水電事業(yè)在現(xiàn)代化管理方式下實(shí)現(xiàn)良好發(fā)展,保證水利水電工程更好地發(fā)揮經(jīng)濟(jì)價(jià)值。
3水利水電工程檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題
3.1企業(yè)對檔案信息化建設(shè)重視度不高
目前,我國水利水電工程檔案管理工作整體水平較之前有了較大提升,但從適應(yīng)新常態(tài)背景下企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展要求的角度來看,部分企業(yè)對檔案工作的重視程度依然不高。許多檔案人員對檔案工作的理解仍側(cè)重于保管,缺乏主動(dòng)服務(wù)意識。此外,一些企業(yè)的管理者受自身工作經(jīng)歷、年齡層次等因素影響,對檔案信息化建設(shè)的必要性和迫切性的理解存在差異,一定程度上延緩了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。即使是已開展工程檔案信息化建設(shè)的單位,也多偏向于工程檔案的數(shù)字化、條目記錄等基礎(chǔ)的數(shù)字化工作[3],故難以發(fā)揮檔案的`信息價(jià)值。
3.2相關(guān)管理制度缺位
相較于其他行業(yè)的檔案管理工作,水利水電工程檔案工作開展相對較晚,相關(guān)管理制度的建設(shè)也較為落后,目前尚未形成完整、系統(tǒng)的管理制度體系。雖然將檔案驗(yàn)收納入工程竣工驗(yàn)收考核后,在一定程度上保障了檔案工作,然而管理制度的長時(shí)間缺位導(dǎo)致水利水電工程檔案管理的相關(guān)部門和人員缺乏一定的約束機(jī)制,檔案工作在開展時(shí)缺乏切實(shí)可行的依據(jù),各部門之間容易出現(xiàn)權(quán)責(zé)不清、管理界限不明等問題。最終導(dǎo)致內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制不暢[4],進(jìn)而使水利水電工程檔案工作的開展面臨巨大難度。
3.3資金限制與人力緊缺
檔案工作在企業(yè)不受重視直接導(dǎo)致了檔案信息化建設(shè)面臨資金和人力的雙重限制。信息化建設(shè)要求配備信息基本設(shè)施和相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備�？紤]到檔案數(shù)量龐大、保密性高等特點(diǎn),為規(guī)避風(fēng)險(xiǎn),就必須選擇安全性能強(qiáng)、穩(wěn)定性高的基礎(chǔ)設(shè)施,而這些設(shè)施通常需要大量的資金。由于檔案管理部門不直接創(chuàng)造效益,經(jīng)費(fèi)來源于公司預(yù)算,因此,在信息化建設(shè)進(jìn)程中,資金受限,無法購買充足的信息化建設(shè)設(shè)施,成為掣肘信息化建設(shè)的首要問題。水利水電工程通常側(cè)重于項(xiàng)目的建設(shè)管理,對于工程檔案的重視程度不高,為節(jié)省開支,指派的檔案管理人員多數(shù)為非專業(yè)的檔案人員,缺乏崗位培訓(xùn),且身兼數(shù)職,精力有限,難以保證檔案工作的質(zhì)量。水利水電工程檔案工作經(jīng)常面臨檔案人員不懂工程專業(yè)知識,工程技術(shù)人員不了解檔案管理相關(guān)規(guī)定的兩難局面。而且檔案信息化建設(shè)需要運(yùn)用檔案專業(yè)、工程專業(yè)及信息技術(shù)等多種知識,這種復(fù)合人才更是稀缺。專業(yè)管理人員的稀缺導(dǎo)致水利水電工程檔案管理難以跟上時(shí)代的腳步,亦使檔案工作難以高效開展。
4推進(jìn)水利水電工程檔案信息化建設(shè)的對策
檔案信息化建設(shè)本身就是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,需要統(tǒng)籌規(guī)劃,結(jié)合實(shí)際情況有計(jì)劃、分步驟地實(shí)施[5]。檔案部門保存的水利水電檔案通常是幾十年的積累,考慮到龐大的工作量和有限的檔案工作人員,一蹴而就地實(shí)現(xiàn)信息化是不可能的,應(yīng)在建設(shè)過程中區(qū)分優(yōu)先度,有重點(diǎn)地推行信息化進(jìn)程,使之發(fā)揮最大效能。
4.1強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)意識
為了水利水電工程檔案得到更多的關(guān)注,首先應(yīng)從意識層面出發(fā),培養(yǎng)相關(guān)人員的信息化意識,才能真正落實(shí)信息化檔案管理工作,為水利水電事業(yè)營造良好的發(fā)展環(huán)境[6]。檔案部門可通過開展各類宣傳活動(dòng),如水利水電工程檔案展覽、宣傳教育及座談會等活動(dòng),來營造工程檔案信息化管理的工作氛圍,強(qiáng)化檔案工作者在信息化及檔案管理方面的理念,并引起管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的重視。思想認(rèn)識是開展工作的先決條件,在新時(shí)期,必須強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo),為水利水電工程檔案信息化呂衛(wèi)等:水利水電工程檔案信息化建設(shè)策略研究20xx年第2期建設(shè)鋪墊穩(wěn)固的墊腳石,同時(shí)需要不斷優(yōu)化組織結(jié)構(gòu),向有效的方向調(diào)整工作體系,使水利水電工程檔案管理人員具有良好的思想覺悟和負(fù)責(zé)任的態(tài)度,為做好水利水電工程檔案信息化工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
4.2健全信息化管理制度
管理制度建設(shè)是檔案信息化有序、健康發(fā)展的保障。隨著檔案信息化工作的不斷推進(jìn),管理制度的缺位給水利水電工程檔案工作帶來的限制和隱患已經(jīng)不容忽視。因此亟需建立一個(gè)完整的管理制度框架,通過制度的規(guī)范和引導(dǎo),將水利水電檔案信息化建設(shè)工作不斷規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。建設(shè)水利水電工程檔案信息化管理制度時(shí),需要以國家及行業(yè)已有的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù),制定具體的管理制度。此外,為提升檔案信息化速度,需要將檔案管理制度構(gòu)建列入水利水電建設(shè)工作之中,借此加大信息化機(jī)制建設(shè)力度,使檔案信息化建設(shè)及時(shí)跟上工程信息化的腳步并且項(xiàng)目檔案管理人員在管理工作中能夠有章可循、有據(jù)可依。
4.3強(qiáng)化人才培養(yǎng)
人才儲備是開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ),尤其是在水利水電工程檔案信息化建設(shè)中,更要關(guān)注人才的培養(yǎng)。首先,應(yīng)對參加檔案工作的管理人員開展崗前培訓(xùn),提升他們的檔案意識、信息素養(yǎng)和專業(yè)技能,使他們能盡快開展信息化建設(shè)工作。然后,應(yīng)定期對在崗的檔案人員開展崗位培訓(xùn),設(shè)立有關(guān)的人才培養(yǎng)計(jì)劃,不斷豐富檔案工作者在信息技術(shù)、水利水電工程等多方面的知識,使檔案人員的綜合素質(zhì)不斷提升,以適應(yīng)水利水電工程檔案信息化的需求。最后,為激發(fā)檔案人員的積極性,可設(shè)定相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制,以此喚醒檔案人員學(xué)習(xí)的主動(dòng)性和積極性,不斷提升檔案團(tuán)隊(duì)的專業(yè)水平。
4.4分階段逐步推進(jìn)信息化建設(shè)工作
水利水電工程檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目是一項(xiàng)長期且復(fù)雜的工作,不同時(shí)期因其目標(biāo)不同,工作重心也有所不同。在信息化建設(shè)初期,應(yīng)關(guān)注原始數(shù)據(jù)的信息采集工作,檔案管理人員應(yīng)多形式、多渠道地采集原始數(shù)據(jù),包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化及原生電子文件。原始數(shù)據(jù)完成后,可將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移至水利水電工程檔案管理信息系統(tǒng)的功能完善上,系統(tǒng)應(yīng)以之前采集的數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ),利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)水利水電工程檔案自動(dòng)化管理,優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理方法并創(chuàng)新。系統(tǒng)功能完善后,檔案人員能夠分配更多的精力去開發(fā)水利水電工程檔案的信息資源價(jià)值,實(shí)現(xiàn)從“管”到“用”的轉(zhuǎn)變。
5結(jié)語
隨著新一代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷創(chuàng)新突破以及數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的深入發(fā)展,水利水電工程檔案實(shí)現(xiàn)高效便捷的信息化管理勢在必行,這不僅是為了跟上時(shí)代發(fā)展的腳步,更是為了滿足水利水電建設(shè)管理創(chuàng)新與能力提升的現(xiàn)實(shí)需要。信息化建設(shè)的推行,對于檔案工作來說既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇,檔案部門應(yīng)當(dāng)抓住機(jī)會,及時(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念、完善制度體系、優(yōu)化工作方法,為水利水電工程工作提供更為堅(jiān)實(shí)的信息支持和知識服務(wù)。
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作者：呂衛(wèi) 李冰陽 單位：中國電建集團(tuán)成都勘測設(shè)計(jì)研究院有限公司
檔案信息化建設(shè)7
【摘要】當(dāng)今社會，科技日新月異，信息技術(shù)得到了飛速的發(fā)展，而信息技術(shù)的快速發(fā)展推動(dòng)了檔案管理的信息化發(fā)展。在任何一個(gè)正規(guī)的單位之中，最為基礎(chǔ)的工作就是檔案管理，醫(yī)院也不例外。
【關(guān)鍵詞】信息化建設(shè)；檔案管理；改革
在當(dāng)今社會，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛地應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，在為居民提供了諸多便宜的同時(shí)，也對各個(gè)企業(yè)的管理給予了較大的幫助。隨著社會的不斷進(jìn)步，人們對于生活品質(zhì)的要求也越來越高。在這樣的背景下，醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)實(shí)需求，醫(yī)院的檔案管理必須順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，合理的應(yīng)用最新的信息技術(shù)，完成醫(yī)院檔案管理的信息化改革。
一、對醫(yī)院檔案管理進(jìn)行信息化改革的重要性
處于信息化建設(shè)的背景下，醫(yī)院的檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化改革不但可以完成醫(yī)療檔案信息的整合工作，還可以促進(jìn)醫(yī)院的檔案管理更加規(guī)范化。（一）完成醫(yī)療檔案信息的整合工作。檔案管理的目的就是將所有的資料進(jìn)行整理、分類、儲存。醫(yī)療檔案在實(shí)現(xiàn)信息化管理之后，操作人員可以輕易地完成信息的匯總、收集整理和分類儲存工作。同時(shí)，通過現(xiàn)代化信息技術(shù)，可以將重要的醫(yī)療檔案以電子版的形式儲存到電腦里，這樣既方便查閱，又可以避免醫(yī)療檔案丟失。（二）促進(jìn)醫(yī)院的檔案管理更加規(guī)范化。醫(yī)療檔案種類繁多且數(shù)量巨大，過去醫(yī)院使用手工登記的辦法進(jìn)行管理，不但浪費(fèi)的很多人力，同時(shí)也要消耗大量的時(shí)間，更加不易查找。在醫(yī)療檔案實(shí)現(xiàn)信息化改革之后，所有的醫(yī)療檔案都要輸入到計(jì)算機(jī)中，有計(jì)算機(jī)統(tǒng)一進(jìn)行分類和管理，這樣不但節(jié)省了人力，而且便于后期的資料查找，從而提高了醫(yī)院的辦事效率。
二、醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展的現(xiàn)狀
隨著科學(xué)技術(shù)在醫(yī)療領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，國內(nèi)大部分醫(yī)院的信息化檔案管理已經(jīng)取得了實(shí)質(zhì)性的進(jìn)步。但是，在實(shí)際工作中，仍然存在著一些無法忽視的問題。主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：（一）檔案管理制度不完善。目前，大部分醫(yī)院的檔案管理工作只是局限于檔案的分類和儲存，對于檔案的后期使用卻有著一定的缺陷，導(dǎo)致這問題產(chǎn)生的直接原因就是醫(yī)院沒有制定出一套完善的檔案管理制度�，F(xiàn)有的檔案管理制度仍然停留在原始的`檔案管理方式之上，已經(jīng)不適用于信息化的檔案管理模式。在原有的管理制度之下，大量的醫(yī)療檔案無法發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值。（二）檔案管理人才緊缺。從事醫(yī)院檔案管理的人員素質(zhì)往往較低，這是由醫(yī)院的人事管理制度決定的。由于醫(yī)院的管理層對于醫(yī)療檔案管理工作不夠重視，經(jīng)常會安排那些工作能力低、素質(zhì)不高的人員從事檔案管理工作。檔案管理人員的水平低，直接影響到檔案管理的質(zhì)量差。
三、醫(yī)院檔案管理信息化構(gòu)建方法
�。ㄒ唬┙⑼晟频男畔⒒瘷n案管理制度。全新的檔案管理方式必須配以全新的檔案管理制度，就好像好馬必須配好鞍一樣。醫(yī)院的管理者必須考慮到信息化文檔管理的特點(diǎn)和優(yōu)勢，結(jié)合醫(yī)院自身的情況，制定出一套完善的管理制度，使得從事檔案管理的工作者有章可循，以促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展，并提高檔案管理的后期利用效率。（二）培養(yǎng)信息化檔案管理意識，提高檔案管理水平。醫(yī)院想要培養(yǎng)下屬職工的檔案信息化管理意識，首先要從醫(yī)院的管理層入手，只有管理者提高了檔案管理的重視程度，才能從根本解決目前信息化檔案管理中存在的問題。第一，管理者要認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，要認(rèn)真選拔檔案管理人員，不能再使用那些“閑散人士”從事如此重要而又煩瑣的工作。在挑選檔案管理員時(shí)，必須選擇那些責(zé)任心強(qiáng)、工作能力強(qiáng)且工作效率高的職員，并對其進(jìn)行培訓(xùn)，使其深刻體會到檔案管理的重要性，并了解到自己的使命是十分艱巨的。第二，給予檔案管理充足的經(jīng)濟(jì)支持。信息化檔案管理必須配備最新的電子設(shè)備。同時(shí)，也應(yīng)適當(dāng)?shù)靥岣邫n案管理員的薪酬待遇，以激發(fā)其工作熱情。
四、結(jié)論
盡管醫(yī)院檔案管理的信息化改革困難重重，但是只要醫(yī)院的管理者認(rèn)清自身現(xiàn)狀、結(jié)合周邊的社會環(huán)境并巧妙地將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作之中，進(jìn)行統(tǒng)籌安排，整體布局，即可完成這一艱巨的任務(wù)。只有完成了醫(yī)院檔案信息化改革工作，才能實(shí)現(xiàn)建設(shè)可持續(xù)發(fā)展醫(yī)院的長遠(yuǎn)目標(biāo)。
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檔案信息化建設(shè)8
【摘要】目前，檔案工作的信息化已經(jīng)成為主要的發(fā)展趨勢。交通部門在檔案系統(tǒng)的建設(shè)和管理中也應(yīng)積極利用各種先進(jìn)的信息化技術(shù)手段，提高檔案的信息化程度，從而對各類檔案進(jìn)行更加科學(xué)規(guī)范的管理以及綜合性的應(yīng)用，以充分發(fā)揮檔案信息應(yīng)有的作用。本文將對交通系統(tǒng)利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開展檔案管理工作進(jìn)行分析。
【關(guān)鍵詞】交通系統(tǒng)；檔案；信息化；建設(shè)
一、引言
隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，交通行業(yè)也取得了極大的進(jìn)步。而在發(fā)展的過程中形成了大量的檔案資料，這些信息不僅是國家建設(shè)的重要參考依據(jù)，對交通行業(yè)也具有十分重要的意義。進(jìn)入信息化時(shí)代后，交通系統(tǒng)在檔案管理工作中要積極運(yùn)用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)技術(shù)，加強(qiáng)信息化的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，對檔案信息進(jìn)行高效的利用，同時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)現(xiàn)資源的共享，讓檔案資源充分發(fā)揮其在交通建設(shè)中的作用，推動(dòng)我國交通行業(yè)的發(fā)展。
二、目前我國交通系統(tǒng)檔案工作信息化建設(shè)過程中的主要制約因素
�。ㄒ唬n案管理人員的觀念比較落后。交通系統(tǒng)中的一些檔案管理人員觀念陳舊，思想仍停留于紙質(zhì)檔案時(shí)代，對信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代缺乏充分的認(rèn)識，在檔案管理工作中對音像資料以及電子檔案缺乏重視，沒有進(jìn)行妥善的建檔歸檔，影響了檔案資料的信息化。
（二）目前的檔案管理工作中的信息化水平仍然比較低。目前交通系統(tǒng)在檔案管理中的相關(guān)基礎(chǔ)性信息化設(shè)施還不完備，特別是在數(shù)據(jù)庫、信息安全以及管理系統(tǒng)的建設(shè)中還存在一定的不足。另外信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，影響了信息的交流和共享。
�。ㄈ┙煌ㄏ到y(tǒng)目前的管理機(jī)制與檔案的信息化建設(shè)不匹配。交通系統(tǒng)檔案管理的信息化建設(shè)涉及多個(gè)部門的工作，但目前各部門間的合作與協(xié)調(diào)比較欠缺，使得相關(guān)的信息資源無法實(shí)現(xiàn)共享和交流，同時(shí)，管理部門也缺乏對檔案管理工作的支持。
�。ㄋ模┰跈n案信息化建設(shè)中投入的資金還不夠。交通系統(tǒng)在信息化建設(shè)的過程中投入的資金還十分有限，使相關(guān)技術(shù)的開發(fā)和利用都缺乏資金保障，影響了信息化建設(shè)的發(fā)展。
�。ㄎ澹┙煌ㄏ到y(tǒng)目前在檔案信息化建設(shè)中的技術(shù)能力還比較差。交通系統(tǒng)在檔案資源的信息化技術(shù)和設(shè)備上都還比較落后。一些基層檔案部門的信息化設(shè)備還不完善，信息的整理和更新技術(shù)也無法適應(yīng)信息化建設(shè)的要求。更重要的是在檔案管理部門中嚴(yán)重缺乏高素質(zhì)的能夠同時(shí)掌握信息技術(shù)和檔案管理技術(shù)的綜合性人才，從而制約了信息化建設(shè)的發(fā)展。
三、交通系統(tǒng)提高檔案管理工作信息化水平的有效措施
（一）提高檔案管理人員對信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識，完善交通檔案信息化管理的相關(guān)制度。檔案管理人員要提高對信息化建設(shè)的重視程度，充分認(rèn)識檔案工作的信息化發(fā)展趨勢，積極更新觀念，建立信息共享意識。交通系統(tǒng)應(yīng)對檔案工作的管理制度進(jìn)行完善，對檔案管理部門的工作范圍以及相應(yīng)的職責(zé)進(jìn)行明確的.界定和劃分。同時(shí)要規(guī)范檔案信息的建檔歸檔制度，保證檔案信息的完整性。對檔案管理部門的各項(xiàng)崗位職責(zé)要逐一分工落實(shí)，并加強(qiáng)績效考核，從而促進(jìn)檔案管理質(zhì)量和水平的提高。
�。ǘ┙煌ㄏ到y(tǒng)應(yīng)加大對檔案信息化建設(shè)的資金扶持。檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息化需要充足的資金支持，才能完成硬件設(shè)施的配備以及各種相關(guān)軟件的開發(fā)。因此交通系統(tǒng)應(yīng)加大資金扶持的力度，促進(jìn)信息技術(shù)的研發(fā)和系統(tǒng)的建設(shè)。
�。ㄈ┘訌�(qiáng)交通檔案管理的系統(tǒng)建設(shè)。在檔案管理的信息化建設(shè)過程中，建立綜合性的管理系統(tǒng)是重要的內(nèi)容之一。交通系統(tǒng)應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)加強(qiáng)不同部門間的合作，對各部門所獲各種檔案信息進(jìn)行分類整理，并通過綜合管理系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行深層次的利用和開發(fā)，從而規(guī)范檔案信息的管理工作。
�。ㄋ模┙煌ㄏ到y(tǒng)要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)。交通部門應(yīng)對檔案人員加強(qiáng)培訓(xùn)，幫助他們掌握最新的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，提高他們的檔案管理水平，全面提升檔案人員的綜合素質(zhì)。另外在配置檔案管理人員時(shí)，應(yīng)盡量聘用具有檔案管理專業(yè)資質(zhì)的高素質(zhì)人員，以提高檔案管理的質(zhì)量和信息化程度。
（五）完善信息技術(shù)手段，為信息化建設(shè)提供保障。交通系統(tǒng)應(yīng)為檔案管理部門配備計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備以及掃描儀等各種現(xiàn)代化的信息設(shè)備，在檔案管理中積極應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段，從而推動(dòng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化，推廣無紙化以及網(wǎng)上辦公方式，并向智能化方向發(fā)展。
�。┓e極開展主動(dòng)服務(wù)。在檔案的信息化建設(shè)過程中要對信息檢索的相關(guān)工具進(jìn)行不斷的完善和加強(qiáng)，對各種交通信息的動(dòng)態(tài)變化要及時(shí)掌握，并加強(qiáng)目錄的科學(xué)性以及索引的專業(yè)化程度，讓檔案信息的使用者可以便捷地查詢到所需要的信息。另外還要加強(qiáng)對信息的搜集和整理，擴(kuò)大基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的規(guī)模，從而為交通行業(yè)的發(fā)展決策提供可靠的依據(jù)。
�。ㄆ撸┰谛畔⒒ㄔO(shè)中要統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)劃，并保證檔案信息安全。交通系統(tǒng)在推進(jìn)檔案管理的信息化時(shí)，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃設(shè)計(jì)，并按照計(jì)劃逐步落實(shí)。另外要加強(qiáng)對檔案信息管理方面的法規(guī)建設(shè)，既要保證信息的共享和交流，提高信息的利用率，還要確保檔案信息的安全，對檔案信息按照保密級別進(jìn)行分級管理，并在信息網(wǎng)絡(luò)中加強(qiáng)安全防護(hù)。
四、結(jié)束語
我國已經(jīng)逐步進(jìn)入信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)深刻地影響著社會生產(chǎn)生活的諸多領(lǐng)域。而檔案信息已經(jīng)成為一種重要的資源，對于現(xiàn)代社會的發(fā)展和建設(shè)具有重要的意義和作用。因此在交通系統(tǒng)中也必須提高對檔案信息的重視程度，提升檔案管理人員的素質(zhì)，積極利用各種現(xiàn)代化的信息管理手段和技術(shù)，提高檔案管理工作的信息化水平，充分發(fā)揮檔案資源的作用，從而推動(dòng)交通行業(yè)的發(fā)展。
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檔案信息化建設(shè)9
【摘要】隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，高校檔案管理工作的發(fā)展目標(biāo)趨向于進(jìn)行信息化和數(shù)字化的發(fā)展模式。各高校都在積極地采取措施進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，已經(jīng)成為了高校建設(shè)的一部分重要內(nèi)容。
【關(guān)鍵詞】信息化建設(shè)；高校檔案管理；分析
隨著社會的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，人類進(jìn)入了信息化時(shí)代，高校的檔案管理方式也發(fā)生了很大改變，已經(jīng)由傳統(tǒng)的管理方式向信息化方向發(fā)展。信息化技術(shù)給高校檔案管理帶來了極大的便利，同時(shí)能夠促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。高校檔案管理員面臨的最大問題是，如何將信息化建設(shè)更好地應(yīng)用到檔案管理中，這也是當(dāng)前他們的重要任務(wù)。將信息化建設(shè)應(yīng)用到檔案管理中，不僅能提高工作效率，還能減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)。當(dāng)前，高校進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)受到很多問題的阻礙，積極對高校檔案管理中的信息化建設(shè)進(jìn)行分析，便于更好地促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展。
1.關(guān)于高校檔案管理的概念和內(nèi)涵
1.1在高校的管理中，檔案管理是其中的一個(gè)重要方法，對高校的建設(shè)意義重大。高校檔案管理包括的內(nèi)容有很多包括招生工作、科研管理檔案及教學(xué)檔案等，它將一些具體的事物用文字和圖表的方式進(jìn)行表示，方式簡單，便于保存，是以后高校教育和教學(xué)的重要參考和歷史記錄依據(jù)。它能為高校日后的發(fā)展積累豐富的經(jīng)驗(yàn)，從而奠定了高�？沙掷m(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，對高校的未來發(fā)展影響深遠(yuǎn)。實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化指的是利用網(wǎng)絡(luò)和多媒體等先進(jìn)技術(shù)對高校檔案進(jìn)行信息化管理，對一些高校的'檔案資料進(jìn)行合理的開發(fā)和利用，以達(dá)到實(shí)現(xiàn)其進(jìn)行社會共享的目的，從而提高其社會利用價(jià)值。
1.2高校檔案管理信息化通過網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的手段將高校中的各類檔案資料進(jìn)行收集，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。通過網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)將高校檔案進(jìn)行自動(dòng)化和一體化管理的目的。還能通過技術(shù)手段進(jìn)行資源的共享，實(shí)現(xiàn)高校檔案的共享價(jià)值。高校檔案管理信息化是進(jìn)行推廣和應(yīng)用信息技術(shù)的過程，也是進(jìn)行二次開發(fā)和利用高校檔案資源和信息的過程，是一個(gè)將信息服務(wù)達(dá)到最大化價(jià)值開發(fā)的過程。
2.信息化建設(shè)在高校檔案管理中存在的一些問題
當(dāng)前高校的檔案管理工作已經(jīng)成為了各校管理工作的重點(diǎn)，在當(dāng)今信息化時(shí)代的大背景下，為了促進(jìn)學(xué)校管理建設(shè)，各高校都采用了很多的方法，但是受到一些客觀和主觀問題的影響，仍然存在著很多的問題，主要表現(xiàn)在如下方面：
2.1檔案管理人員整體素質(zhì)不高，能力和水平有限。很多高校的檔案管理人員都是臨時(shí)聘用的，沒有經(jīng)過專門的知識和技能的培訓(xùn)，對于檔案管理工作中的具體流程和注意事項(xiàng)沒有明確的概念，在工作中按照自己的思維進(jìn)行管理，這樣在工作中容易出現(xiàn)信息流失和信息不全的問題。高校也沒有對學(xué)校管理中檔案管理人員起到的重要作用有著清晰的認(rèn)識，在資金和經(jīng)費(fèi)的投入上明顯不足，沒有對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)，使得他們的技能始終得不到提高。
2.2落后的檔案管理設(shè)施和技術(shù)服務(wù)水平。在檔案管理工作中，我國各高校存在著明顯的南北方差異，總體而言，南方的高校管理水平要高于北方的高校管理水平。存在著差異的重要原因就是資金投入水平不同，一些一流的高校其資金來源較廣，學(xué)校能利用的資金相對較多，對學(xué)校檔案管理工作投入的資金就多；而一些普通的高校相對而言缺少資金來源渠道，對學(xué)校的檔案管理工作投入的資金就少，從而使得學(xué)校的檔案管理工作發(fā)展受到了限制。
3.如何有效進(jìn)行高校檔案管理工作的信息化建設(shè)
現(xiàn)代高校檔案管理工作的重要目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)信息化和數(shù)字化的管理模式，從而實(shí)行促進(jìn)高校建設(shè)的目的。如何將各高校的檔案管理水平進(jìn)一步的提高，以保證檔案管理的效力，可以從下面的幾個(gè)方面進(jìn)行考慮：
3.1將檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行強(qiáng)化建設(shè)，檔案管理人員的素質(zhì)必須進(jìn)行提高和培養(yǎng)。高校檔案管理人員的素質(zhì)對檔案管理工作的開展具有很大影響，當(dāng)前檔案管理工作滯后的一個(gè)重要原因就是管理人員的素質(zhì)偏低。所以加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)和專業(yè)技能培養(yǎng)成為了當(dāng)前的首要任務(wù)，定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能，同時(shí)要提高他們對工作重要性的認(rèn)識，及時(shí)對他們進(jìn)行一些應(yīng)用到檔案管理中的先進(jìn)技術(shù)培訓(xùn)，讓他們能在工作中學(xué)會操作，從而有效提高高校檔案管理工作的能力。
3.2加大對檔案管理工作的資金投入，充分提高檔案管理的信息化技術(shù)水平。當(dāng)前高校檔案管理工作中的一個(gè)重要問題就是檔案管理設(shè)施落后、嚴(yán)重缺乏資金投入。沒有雄厚的資金作為后盾，檔案管理工作就不能得到切實(shí)的落實(shí)。各高校應(yīng)積極加大社會各界對學(xué)校的資金投入，擴(kuò)大資金來源，從而能夠引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)施，提高檔案管理的整體水平。
3.3創(chuàng)新管理方式，進(jìn)行特色檔案管理體系的建立。大多高校在當(dāng)前的檔案管理工作中，都是簡單的對檔案進(jìn)行分類劃分。這種簡單的劃分模式存在著較大的缺點(diǎn)，容易造成以后在查找檔案中存在困難或是流失了一些重要的檔案信息，同時(shí)也不利用進(jìn)行特色校園的建設(shè)。為了將高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行有效提高，就需要在日常工作中對技術(shù)創(chuàng)新進(jìn)行不斷加強(qiáng)，實(shí)現(xiàn)管理手段的不斷信息化發(fā)展，建立起具有自己校園特色的個(gè)性檔案管理體系。小結(jié)高校檔案管理的主要方式已經(jīng)逐步改變?yōu)檫M(jìn)行信息化的管理，為了將檔案管理人員的工作效率進(jìn)行提高，促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)最大價(jià)值化的高校管理，就需要不斷完善和改進(jìn)高校的檔案信息化管理，找到發(fā)展中存在的問題并提出相關(guān)的解決策略，從而保證能有效進(jìn)行高校檔案的信息化管理，以此促進(jìn)高校建設(shè)的順利進(jìn)行。
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檔案信息化建設(shè)10
摘要：本文主要闡述檔案管理信息化建設(shè)的必要性和作用。并對檔案管理信息化的建設(shè)策略做進(jìn)一步探討。
關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；必要性
檔案管理信息化建設(shè)是對檔案原文件保存的重要方式，應(yīng)該充分利用先進(jìn)的信息手段與技術(shù)把各種物質(zhì)化信息資源進(jìn)行信息化的轉(zhuǎn)換，然后進(jìn)行保存工作。并且建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，為社會及個(gè)人提供服務(wù)。同時(shí)檔案管理工作的信息化要結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理工作的方法。使兩者相互補(bǔ)充，相互共存，共同發(fā)展。
1檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的重要性
檔案管理是社會進(jìn)步的記錄者。記載了歷史上的史實(shí)，是維護(hù)社會健康發(fā)展的有力工具，做好新時(shí)期檔案管理工作的信息化能夠在很大程度上促進(jìn)社會事業(yè)的發(fā)展及繁榮。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作越來越重要。檔案管理工作采用數(shù)字化、信息化的方式可以促進(jìn)檔案管理工作的信息化進(jìn)程。檔案管理的信息化能夠確保檔案原文件的完整性與真實(shí)性。也有利于開發(fā)利用檔案資料。信息化管理使檔案整理、分類等工作變得簡單、輕松。也使檔案管理工作更加的規(guī)范。檔案管理信息化使檔案管理工作人員。處理檔案更加的高效。進(jìn)一步提高檔案處理的速度，同時(shí)節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)與空間。也有利于工作人員的查看�？傊�。在這個(gè)新的歷史發(fā)展時(shí)期。要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源，及時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化。
2檔案管理工作的現(xiàn)狀
檔案管理工作的硬件設(shè)施日趨完備。為保障檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。推動(dòng)“無紙化”辦公的步伐日益加快。我們必須認(rèn)清楚檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題。如傳統(tǒng)檔案的管理方式。紙質(zhì)版的信息資料填寫內(nèi)容有限，整理不方便，更新周期長。直接影響整個(gè)檔案信息的處理和資源的共享。另外，由于傳統(tǒng)檔案管理方式所存在的弊端，導(dǎo)致檔案信息不足，從而直接影響檔案的使用率，直接影響檔案的發(fā)展速度。
3當(dāng)前檔案信息資源建設(shè)的任務(wù)
首先是檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和部分全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。要將所存的檔案信息進(jìn)一步發(fā)掘出來，提高檔案管理部門的工作水平和服務(wù)水平，當(dāng)務(wù)之急是要不斷加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和完善，使計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)等軟件設(shè)施得到實(shí)用化。在建設(shè)前期，一是加速對現(xiàn)有檔案資源的管理，錄入以及入庫工作，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案資源的日入檢驗(yàn)。二是加強(qiáng)對那些特殊的（諸如格外重要的，容易受損的，使用頻率較高的）實(shí)現(xiàn)全部檔案資源的錄入。推進(jìn)檔案資源的信息化進(jìn)程，全面實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的目標(biāo)。最后要保障入檔電子文件的完整性，有效性和規(guī)范性。完善對電子檔案的存儲、鑒定、錄入、入檔等規(guī)范的監(jiān)督工作。不斷加強(qiáng)電子檔案的安全性和保密性工作，促進(jìn)對電子檔案的全面防護(hù)。
4檔案管理工作信息化建設(shè)的有效途徑
4.1合理規(guī)劃檔案管理的信息化。要結(jié)合自身的發(fā)展目標(biāo)制定合理的檔案管理信息化的進(jìn)程。在新的歷史時(shí)期，雖然檔案管理工作信息化是必然的發(fā)展趨勢，但是不能盲目跟風(fēng)。在進(jìn)行檔案管理信息化的建設(shè)之前。必須要深入地進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃。有條理的推進(jìn)。規(guī)劃要充分結(jié)合實(shí)際情況，制定檔案管理信息化的近期目標(biāo)與遠(yuǎn)期目標(biāo)。這樣才能使檔案管理信息化得到順利推進(jìn)。使檔案檔案管理工作得到可持續(xù)的發(fā)展。
4.2完善檔案管理信息化的監(jiān)督制度。強(qiáng)有力的監(jiān)督制度可以確保檔案管理信息化的過程得到制約與監(jiān)督。保證其過程是在法律法規(guī)規(guī)定的范圍之內(nèi)。完善的監(jiān)督制度可以促進(jìn)檔案管理工作人員的工作積極性、主動(dòng)性以及創(chuàng)新意識，也可以進(jìn)一步保障檔案資料的信息安全。要充分利用單位內(nèi)部的監(jiān)督與單位外部的監(jiān)督。使兩者相互結(jié)合，相互補(bǔ)充，相互合作。及時(shí)準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)檔案管理信息化過程中存在隱患的做法，然后糾正錯(cuò)誤的做法，這樣可以確保建設(shè)一個(gè)高效、安全的.檔案管理信息化的系統(tǒng)。
4.3要全面提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。隨著信息時(shí)代的到來，檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)信息化。首先是使檔案管理工作人員掌握信息化的檔案管理方法與技能，因此要注意培養(yǎng)檔案管理方面的人才，提高他們的綜合素質(zhì)與能力。加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式與知識結(jié)構(gòu)。全面提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。
4.4加強(qiáng)建設(shè)檔案管理工作的信息化。檔案管理工作也要跟隨信息化的發(fā)展潮流。在檔案管理工作中運(yùn)用先進(jìn)的科技手段與技術(shù)，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。檔案管理工作人員在計(jì)算機(jī)的輔助下，要及時(shí)更新檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確保存各類檔案信息，充分利用計(jì)算機(jī)與掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備保存圖片以及聲像等檔案資料，這樣也可以實(shí)現(xiàn)檔案資料保存的無紙化，節(jié)省檔案資料管理的資金與保存的空間。
4.5建設(shè)實(shí)用的檔案管理信息化網(wǎng)站。檔案管理信息化網(wǎng)站是檔案部門以網(wǎng)頁的形式建立的站點(diǎn)。給相關(guān)人員提供相應(yīng)的檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理資料的網(wǎng)上查找等信息化的使用。網(wǎng)頁式的服務(wù)是檔案管理工作信息化的重要的方式與模式，這種模式有利于信息資源的傳遞。因此這種模式將成為以后檔案管理信息化的主流模式。實(shí)用的檔案管理信息化網(wǎng)站應(yīng)該具有升級更新的能力、再次開發(fā)的能力等。能適應(yīng)這個(gè)快速發(fā)展的社會，可以充分的利用計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大的資源。
檔案信息化建設(shè)11
[摘要]在當(dāng)前知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展的背景下，作為一種知識性質(zhì)的管理，檔案管理在社會發(fā)展進(jìn)程中具有重要的地位與作用。現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展，為檔案管理的發(fā)展提供了有效的技術(shù)支持。以檔案管理中信息化技術(shù)的重要性出發(fā)，對建設(shè)的途徑進(jìn)行詳細(xì)探討。
[關(guān)鍵詞]基層檔案；信息化；管理
作為由國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個(gè)人在活動(dòng)中形成保存?zhèn)洳榈脑加涗�，檔案的主要表現(xiàn)是以文字、圖像及聲音等各種形式實(shí)現(xiàn)。并同時(shí)具備各種形式，如文書檔案、人事檔案、教學(xué)檔案等。由于在當(dāng)前基層單位的檔案管理工作中，仍無法對現(xiàn)代社會發(fā)展的需求進(jìn)行適應(yīng)，從而造成對其信息化建設(shè)的各種問題，因此，采取必要的改善措施對于基層檔案管理信息化的建設(shè)具有促進(jìn)作用。
1基層檔案管理信息化建設(shè)的重要性
作為基層單位中重要的組成部分，檔案管理可同時(shí)反映單位工作重要性與檔案安全性，所以對于檔案管理質(zhì)量與工作效率的提高具有較強(qiáng)的必要性。然而在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于所投資的人力和物力都相對較大，所以不利于檔案維護(hù)與利用，從而使檔案管理的工作效率降低。受到當(dāng)前現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的影響，對于檔案管理中信息化的建設(shè)相應(yīng)而生，將傳統(tǒng)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，主要以電子檔案的形式來實(shí)現(xiàn)[1]。
2基層檔案管理信息化建設(shè)的制約因素
對于當(dāng)前根據(jù)《檔案法》進(jìn)行依法治檔，已取得了明顯的效果。但隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，在基層檔案管理中建設(shè)也會遇到許多因素的制約。
2.1對于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知不足
在當(dāng)前信息化時(shí)代發(fā)展的背景下，基層檔案管理信息化建設(shè)不僅是提高管理水平的一種技術(shù)手段，更是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。然而在實(shí)際的基層單位檔案管理工作中對于信息化的建設(shè)仍缺乏足夠的重視其主要體現(xiàn)在對于檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)識不足，仍采取傳統(tǒng)只注重保存輕視對其利用的模式。另外是對于檔案管理意識淺薄，在對檔案管理重要性意識的嚴(yán)重缺乏，在平常的檔案管理工作中只注重單純的收集與保存，對于檔案資源的作用沒有得到充分的發(fā)揮。
2.2檔案信息系統(tǒng)安全性的缺乏
檔案系統(tǒng)的安全，主要是在電子文件與電子檔案信息在網(wǎng)絡(luò)利用中安全等方面的體現(xiàn)。在日常的檔案管理工作中由于人為因素或者存儲介質(zhì)的影響，而發(fā)生一系列影響檔案信息系統(tǒng)安全的問題，對于單位信息化與企業(yè)檔案信息化的進(jìn)程造成一定程度的影響。
2.3檔案信息開發(fā)利用的不足
在當(dāng)前情勢下基層檔案信息開發(fā)利用的乏力，對于檔案信息價(jià)值的發(fā)揮造成了一定的制約。由于現(xiàn)代科技的發(fā)展，單位檔案信息呈爆炸式的態(tài)勢增長，并且檔案信息具有一定的累加性，這些因素皆會造成海量的檔案信息數(shù)據(jù)。但目前我國對于檔案信息的利用還處于初級階段，主要是以查詢的方式，沒有將其進(jìn)行更深層次的開發(fā)運(yùn)用，所以對于檔案信息承載的資源還需進(jìn)行深一步的挖掘。
3基層檔案管理信息化建設(shè)的重要措施
3.1加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)
相對于我國當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的形式，引進(jìn)或培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員是一項(xiàng)急迫性較強(qiáng)的工作任務(wù)。選擇以專業(yè)性強(qiáng)，素質(zhì)性高的檔案管理人員時(shí)對其專業(yè)知識結(jié)構(gòu)調(diào)整加強(qiáng)的重要措施。因此必須對關(guān)于檔案管理的專業(yè)人才進(jìn)行引進(jìn)，在通過專業(yè)的培訓(xùn)后從而塑造出專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理人才隊(duì)伍[2]。在適應(yīng)當(dāng)前基層檔案管理信息化建設(shè)需要的前提下，對其開發(fā)利用嚴(yán)重缺乏的問題得以有效的解決。
3.2使檔案信息系統(tǒng)的安全性得以保障
使檔案信息系統(tǒng)安全性得以可靠的保障，是基層單位檔案管理信息化中工作的核心內(nèi)容。其主要包括檔案系統(tǒng)軟硬件與信息窗量方面的安全，即是檔案信息的隱密性。對于基層檔案的管理，首先要以檔案庫、軟件、操作與監(jiān)督等各方面進(jìn)行布置，已維護(hù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全為主要的任務(wù)。在檔案系統(tǒng)硬件方面可以利用技術(shù)的手段，對檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)將其安全性可作為一項(xiàng)重要的指標(biāo)進(jìn)行選擇。對于事業(yè)單位的.檔案信息化管理中，為是網(wǎng)絡(luò)安全得以保障，可在進(jìn)行封閉式網(wǎng)絡(luò)建網(wǎng)時(shí)施行物理的隔離。同時(shí)可利用數(shù)據(jù)庫加密、分類、數(shù)據(jù)備份等來實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)的安全性。另外可在企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中將相應(yīng)的檔案的信息進(jìn)行等級保護(hù)的方法，依據(jù)檔案信息的重要性、私密性進(jìn)行安全等級劃分。然后對其劃分的等級范圍進(jìn)行確認(rèn)，避免為授權(quán)人員進(jìn)行違規(guī)的操作。
3.3規(guī)范檔案業(yè)務(wù)流程的重組
對于檔案管理信息化建設(shè)是依靠網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中進(jìn)行廣泛的應(yīng)用。對于傳統(tǒng)的管理模式其自動(dòng)化的集成管理為主要的工作模式，在此情況下，檔案業(yè)務(wù)流程的重要性得以充分的體現(xiàn)。首先，收集檔案的信息以及管理方式的改變。在文件處理階段就可完成相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的處理。使公文處理與檔案管理相互結(jié)合，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)各類檔案資料，并同時(shí)繪制各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，使文檔一體化在基層檔案管理工作中得以實(shí)現(xiàn)。其次，檢索檔案信息和利用方式提供的變革，在網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，可有效實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類、標(biāo)引、動(dòng)編等工作，可通過計(jì)算機(jī)檔案信息化系統(tǒng)隨時(shí)對多數(shù)檔案資源進(jìn)行查閱，并提供有效的檔案資源服務(wù)。
4結(jié)語
面對新發(fā)展形式，對于基層檔案管理信息化的建設(shè)，相關(guān)檔案管理人員必須具有較強(qiáng)的專業(yè)性，在做好檔案信息資源相應(yīng)的收集與保管工作外，更要對用戶的需求進(jìn)行了解，擴(kuò)大檔案資源服務(wù)的內(nèi)容。利用有效的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使檔案管理更具信息化的特征，從而為客戶提供高效的工作內(nèi)容，使基層檔案管理信息化建設(shè)在日常的檔案管理工作中真正體現(xiàn)其價(jià)值。
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檔案信息化建設(shè)12
【摘要】本文首先闡述了電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的重要性，然后指出了電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)過程中的常見問題，最后論述了促進(jìn)電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)、加強(qiáng)檔案管理的重要措施。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設(shè)；重要性；重要措施
電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作是電力企業(yè)日常經(jīng)營管理的重要內(nèi)容，傳統(tǒng)檔案管理方式都是人工管理，不僅工作量大，而且還容易出問題。檔案信息化的發(fā)展則有效規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，在降低管理人員工作量的同時(shí)提高了管理效率和質(zhì)量。電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理畢竟在我國出現(xiàn)的時(shí)間不長，所以在信息化建設(shè)過程中還存在一些問題，需要電力企業(yè)加大對檔案信息化的投入和建設(shè)力度，從而不斷提升檔案管理的信息化程度。
一、電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)的重要性
（一）提高檔案管理效率和質(zhì)量。通常我們所見的電力建設(shè)項(xiàng)目檔案都是紙質(zhì)的，傳統(tǒng)檔案管理模式就是對這些紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行整理、保存，不僅工作量巨大，而且還容易出現(xiàn)差錯(cuò)。在電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中引進(jìn)信息技術(shù)則顯著改善了檔案管理效率，將紙質(zhì)檔案掃描至電腦中，查找、閱覽檔案都可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行，再不需要查找大量紙質(zhì)檔案文件了。電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)改變了電力行業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式，原本繁雜的工作變得更加簡化。
�。ǘ┘ぐl(fā)檔案管理人員學(xué)習(xí)的主動(dòng)性。電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)意味著傳統(tǒng)檔案管理工作的全面改革，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)也提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理工作只需要工作人員細(xì)致、認(rèn)真即可，在電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)形勢下，就需要檔案管理人員掌握基本的計(jì)算機(jī)知識和辦公操作軟件，這樣才能在工作中游刃有余地利用計(jì)算機(jī)開展工作。
二、檔案信息化建設(shè)過程中的常見問題
�。ㄒ唬┲匾暢潭炔粔�。對電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠主要體現(xiàn)在以下兩點(diǎn)：第一，電力企業(yè)管理者對檔案管理工作不重視，這就導(dǎo)致了無論是資金投入還是人力投入都比較不足，電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作就會出現(xiàn)較多問題。第二，管理人員對檔案管理工作不重視，沒有認(rèn)識到電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作對電力企業(yè)發(fā)展的重要性，導(dǎo)致在日常工作中缺乏職業(yè)道德和責(zé)任心，這就會增加檔案管理工作出錯(cuò)的可能性。
�。ǘ┵Y金人力投入力度少。電力建設(shè)項(xiàng)目的檔案規(guī)模通常都比較大，其檔案管理信息化建設(shè)需要電力企業(yè)投入較多的資金和人力，計(jì)算機(jī)的采購和檔案管理軟件的'開發(fā)都需要大量的資金投入，信息化建設(shè)也少不了專業(yè)的信息人才。如果電力企業(yè)在資金和人力方面投入的力度小，就會嚴(yán)重阻礙電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，理論無法變成現(xiàn)實(shí)，電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的效率和質(zhì)量長期不能實(shí)現(xiàn)質(zhì)的突破。
三、電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議
（一）加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)的重視。只有電力企業(yè)管理者充分認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，提高對信息技術(shù)應(yīng)用的重視程度，才能切實(shí)促進(jìn)電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。隨著經(jīng)濟(jì)和技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代社會已經(jīng)進(jìn)入了信息社會，給人們的工作生活帶來了極大的變化，只有加強(qiáng)對信息技術(shù)的重視，才能不斷開發(fā)出信息技術(shù)的新功能，擴(kuò)大信息技術(shù)的應(yīng)用范圍。在這種形勢下，數(shù)字化檔案已經(jīng)成為電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的必然趨勢，只有在電力企業(yè)的大力支持下，才能將更多的信息技術(shù)諸如加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等應(yīng)用在電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中。
�。ǘ┘哟髾n案信息化建設(shè)的投入力度。一方面，電力企業(yè)應(yīng)該投入資金來采購檔案信息化建設(shè)需要的硬件設(shè)備，最典型的就是計(jì)算機(jī)；另一方面，企業(yè)應(yīng)該加大人力資源的投入力度，因?yàn)殡娏ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)需要建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，開發(fā)檔案管理軟件，傳統(tǒng)的檔案管理人員在信息知識方面有些欠缺，無法勝任檔案信息化改造工作，電力企業(yè)可以聘請專業(yè)的信息技術(shù)人才來幫助企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。
�。ㄈ┘訌�(qiáng)檔案管理軟件的開發(fā)。檔案管理軟件開發(fā)是電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的必經(jīng)途徑。傳統(tǒng)電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理、儲存工作的難度比較大，不僅需要足夠的空間，而且對環(huán)境的溫度、濕度等都有較高的要求，需要某檔案時(shí)只能親自查找，工作量非常大。利用檔案管理軟件檢索系統(tǒng)則能在很短的時(shí)間內(nèi)找到自己所需的材料，有時(shí)候還能通過檔案在線閱覽功能來查閱檔案。
�。ㄋ模┙⒔∪珯n案管理制度。電力企業(yè)應(yīng)該根據(jù)我國政府出臺的《檔案法》和單位自身的發(fā)展特點(diǎn)來建立自己的檔案管理制度，明確電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理各個(gè)崗位的工作職責(zé)，建立完善的檔案管理監(jiān)督機(jī)制，對電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保各項(xiàng)制度能夠貫徹落實(shí)，如果發(fā)現(xiàn)檔案管理中出現(xiàn)了嚴(yán)重疏漏，應(yīng)該嚴(yán)格追究相關(guān)人員的責(zé)任。
四、結(jié)束語
在信息社會飛速發(fā)展的形勢下，檔案信息化建設(shè)已成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)可以有效提升檔案分類和管理的速度，簡化了檔案查閱和管理的流程。電力企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理信息化的重視，加大資金和人力的投入力度，重點(diǎn)開發(fā)電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理軟件，建立健全檔案管理制度，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力。
【參考文獻(xiàn)】
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檔案信息化建設(shè)13
摘 要：中等教育學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)對于中等教育學(xué)校的發(fā)展具有較為重要的作用，但是，目前部分中等教育學(xué)校在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，還存在較多難以解決的問題，無法提升其工作效率與信息化建設(shè)水平。因此，中等教育學(xué)校必須要制定完善的檔案管理信息化建設(shè)制度，逐漸創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)方式，進(jìn)而提升其工作效率與工作質(zhì)量。
關(guān)鍵詞：中等教育學(xué)校 檔案管理 信息化建設(shè)
中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（20xx）03（c）-0156-02
在中等教育學(xué)校實(shí)際發(fā)展的過程中，檔案管理部門必須要重視檔案管理信息化建設(shè)工作，保證可以提高檔案管理信息化建設(shè)水平，減少其中存在的各類問題，逐漸提升其工作效率與工作質(zhì)量。
1 檔案管理信息化建設(shè)概念分析
檔案管理信息化建設(shè)，是一種現(xiàn)代化的檔案管理方式，在國家檔案行政管理部門統(tǒng)一管理與規(guī)劃的情況下，各個(gè)行業(yè)利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整理與收集，可以有效提升檔案管理工作效率與安全性，優(yōu)化檔案信息化管理工作體系，進(jìn)而達(dá)到現(xiàn)代化檔案信息化管理目的。
在檔案信息化建設(shè)的過程中，最為主要的內(nèi)容包括以下幾點(diǎn)：第一，建設(shè)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備與軟硬件設(shè)備，保證可以提升檔案信息化管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用質(zhì)量。第二，在檔案信息化管理過程中，相關(guān)部門需要建設(shè)數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，保證可以提升數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)質(zhì)量，逐步優(yōu)化多媒體數(shù)據(jù)庫的建設(shè)體系。第三，在檔案信息化建設(shè)期間，需要制定完善的安全管理制度，提升數(shù)據(jù)庫的安全性。第四，檔案信息化建設(shè)需要培養(yǎng)高素質(zhì)人才隊(duì)伍，階段性地對其進(jìn)行專業(yè)知識與技能的培訓(xùn)，使其可以更好地完成相關(guān)工作。第五，檔案信息化建設(shè)工作，需要相關(guān)管理人員可以加強(qiáng)監(jiān)督與指導(dǎo)工作力度，進(jìn)而提升檔案信息化建設(shè)工作效率與質(zhì)量。
2 中等教育學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)問題的分析
在中等教育學(xué)校檔案管理的過程中，還存在較多難以解決的問題，無法提升中等教育檔案信息化管理水平，難以優(yōu)化其管理體系。具體問題表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)。
第一，中等教育學(xué)校檔案管理人員沒有樹立正確的信息化建設(shè)觀念。中等教育學(xué)校檔案管理人員在檔案信息化建設(shè)期間，還沒有樹立正確的觀念，在思想上沒有形成良好的`認(rèn)知，不重視檔案管理信息化建設(shè)工作，在實(shí)際工作期間，也沒有明確檔案信息化建設(shè)目的，只能做好自己的工作，無法與其他部門的工作人員相互合作，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)質(zhì)量降低。
第二，中等教育學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)滯后。我國部分中等教育學(xué)校的計(jì)算機(jī)設(shè)備較為老舊，缺乏專業(yè)的硬件與軟件設(shè)施，不能滿足現(xiàn)代化信息建設(shè)的真正需求，無法提升信息化建設(shè)工作效率與質(zhì)量。同時(shí)，檔案信息化建設(shè)缺乏專業(yè)的電子數(shù)據(jù)庫，不能提升電子文件的安全性，很容易出現(xiàn)電子文件丟失等現(xiàn)象[1]。
3 中等教育學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)重要性分析
對于中等教育學(xué)校而言，檔案管理信息化建設(shè)工作較為必要，管理人員必須予以高度重視，保證可以提升檔案管理信息化建設(shè)水平。具體重要性表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)。
第一，檔案信息化建設(shè)可以滿足中等教育學(xué)校檔案管理方式的創(chuàng)新需求。傳統(tǒng)的中等教育學(xué)校檔案管理方式較為落后，主要是檔案管理人員利用手工操作方式開展管理工作，難以提升檔案管理效率。在檔案信息化建設(shè)之后，可以創(chuàng)新中等職業(yè)學(xué)校檔案管理方式，提升中等教育學(xué)校的檔案管理工作質(zhì)量，逐漸創(chuàng)新檔案管理體系，滿足中等學(xué)校檔案管理工作需求，真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享，提升檔案信息的利用效率[2]。
第二，中等教育學(xué)校檔案信息化建設(shè)工作，可以滿足學(xué)校各類事業(yè)改革需求。在中等教育學(xué)校開展檔案管理信息化建設(shè)工作之后，可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等提升檔案管理工作質(zhì)量，加強(qiáng)檔案信息化管理工作力度，不斷建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理體系，進(jìn)而增強(qiáng)中等教育學(xué)校檔案管理工作效果。
第三，中等教育學(xué)校開展檔案信息化建設(shè)工作，可以提升檔案管理工作的準(zhǔn)確性。在中等教育學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)過程中，檔案管理人員會將重要資料等保存在數(shù)據(jù)庫中，不僅可以方便查找檔案信息，還能提高檔案信息的準(zhǔn)確性，增強(qiáng)檔案管理工作效果[3]。
4 中等職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)措施
在中等職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)過程中，相關(guān)管理人員必須要制定完善的管理制度，減少其中存在的各類管理問題，樹立正確的管理觀念，提升檔案信息化建設(shè)水平。具體措施包括以下幾點(diǎn)。
4.1 樹立正確的檔案管理信息化建設(shè)觀念
中等教育學(xué)校檔案管理人員必須要樹立正確的管理觀念，保證可以提升其工作效率。首先，檔案管理人員需要重視檔案信息化建設(shè)工作，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，打破傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性，進(jìn)而提升檔案管理工作效率與質(zhì)量。其次，中等教育學(xué)校檔案管理人員必須要明確檔案管理信息化建設(shè)目的，聽取相關(guān)部門給予的檔案管理信息化建設(shè)意見與建議，進(jìn)而提升檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量。最后，中等學(xué)校檔案管理人員需要樹立正確的觀念意識，加大宣傳工作力度，保證學(xué)校中每一位員工都能認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)工作的重要性，為其工作做出一定的貢獻(xiàn)[4]。
4.2 完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作
中等職業(yè)學(xué)校在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，必須要完善基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，保證可以提升中等教育學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)水平。一方面，學(xué)校需要積極引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，提升軟硬件設(shè)施的安裝質(zhì)量，保證可以支持檔案管理信息化建設(shè)工作。另一方面，中等教育學(xué)校需要配備現(xiàn)代化辦公設(shè)備，增強(qiáng)其發(fā)展效果。
4.3 制定完善的檔案管理信息化建設(shè)制度
在中等教育學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的過程中，必須要制定完善的管理制度，保證可以提升管理工作效率與質(zhì)量，減少其中存在的各類管理問題，提升檔案管理信息化建設(shè)水平。首先，在宏觀調(diào)控方面，中等教育學(xué)校檔案管理部門需要在原有的檔案信息資源基礎(chǔ)上，加強(qiáng)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)力度，提升監(jiān)督管理工作水平，保證檔案信息化建設(shè)人員有章可循，進(jìn)而提升其工作質(zhì)量。其次，中等教育學(xué)校檔案信息化建設(shè)部門需要對內(nèi)部進(jìn)行協(xié)調(diào)，建設(shè)電子數(shù)據(jù)庫，并且在電子數(shù)據(jù)庫中安裝各類病毒防控軟件，進(jìn)而提升檔案管理信息化建設(shè)體系的安全性。最后，中等教育學(xué)校檔案管理部門需要利用網(wǎng)絡(luò)積極開展信息資源共享工作，提升信息資源共享工作效率與質(zhì)量[5]。
5 結(jié)語
中等教育學(xué)校必須要重視檔案管理信息化建設(shè)工作，積極建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)人才隊(duì)伍，階段性地對其進(jìn)行專業(yè)知識與先進(jìn)技能的培訓(xùn)，使其可以掌握先進(jìn)地檔案管理信息化建設(shè)技能，提升中等教育學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)
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檔案信息化建設(shè)14
一、廣播電視大學(xué)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題
1.建設(shè)重視程度不高
就當(dāng)前的情況分析，雖然大多數(shù)人已開始認(rèn)識到廣播電視大學(xué)檔案管理是學(xué)校進(jìn)行管理的重要環(huán)節(jié)，但是依然沒有得到學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，且其均沒有從思想上意識到信息化建設(shè)對檔案管理的重要性，而是片面地把工作重心偏向于學(xué)校教學(xué)管理及經(jīng)濟(jì)效益上。加上許多的檔案工作者均不是專業(yè)人士，因此思想上對于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知度還不夠，導(dǎo)致對檔案工作的細(xì)心不足，使得檔案的信息化建設(shè)無法有效開展。
2.建設(shè)資金投入力度缺乏
廣播電視大學(xué)的檔案信息化建設(shè)在起始階段需投入一定的資金用于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，以形成信息化的管理環(huán)境，然而許多大學(xué)卻過分地強(qiáng)調(diào)科研建設(shè)等方面，且科研方面的經(jīng)費(fèi)比重偏高。而在基礎(chǔ)設(shè)施方面均使用一些嚴(yán)重老化或?yàn)l臨淘汰的設(shè)備，嚴(yán)重阻礙了現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理的相互協(xié)調(diào)發(fā)展，進(jìn)而使得廣播電視大學(xué)的檔案管理信息化建設(shè)不能得到實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。
3.建設(shè)制度規(guī)范化不足
廣播電視大學(xué)的檔案大多來源于學(xué)校各個(gè)學(xué)院和管理部門，然而當(dāng)前各部門的檔案管理缺乏規(guī)范化，沒有一套完整且適用于信息化發(fā)展的采集、整理、儲存及借閱制度。此外，學(xué)校收集檔案的過程也缺乏系統(tǒng)性，沒有實(shí)現(xiàn)較高水平的現(xiàn)代數(shù)字化管理，因而無法對檔案信息資源進(jìn)行更深層次的開發(fā)利用，導(dǎo)致最終嚴(yán)重影響學(xué)校檔案管理的成效。
4.建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化薄弱
由于學(xué)校對檔案管理信息化建設(shè)的態(tài)度不夠端正，致使管理工作分散性和隨意性明顯，嚴(yán)重缺乏必要的統(tǒng)籌性和協(xié)調(diào)性，造成檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平下降，從而阻礙檔案管理信息化的建設(shè)步伐。此外，檔案管理信息化人員素質(zhì)的低下以及技術(shù)保障的缺乏，同樣是廣播電視大學(xué)管理信息化建設(shè)中需要解決的問題。
二、廣播電視大學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的建議
1.積極轉(zhuǎn)變思想觀念
思想決定行為，廣播電視大學(xué)需正確認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并積極投身于檔案管理信息化建設(shè)中。一方面，廣播電視大學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變其傳統(tǒng)觀念，高度重視檔案管理的信息化建設(shè)，將廣播電視大學(xué)的檔案管理工作與學(xué)校的科研、教學(xué)工作一同納入學(xué)校的未來建設(shè)發(fā)展規(guī)劃中，且應(yīng)該適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要;另一方面，廣播電視大學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)真聽取相關(guān)工作人員對當(dāng)前的工作匯報(bào)，加大對信息化建設(shè)物力、人力的投入，并加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，適應(yīng)現(xiàn)代信息化發(fā)展需求的同時(shí)，為檔案管理者營造融洽的工作氛圍。而檔案管理者不僅需做好本職工作，而且還應(yīng)加大關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度，可號召師生共同加入建設(shè)隊(duì)伍，并向其詳細(xì)講解檔案及相關(guān)法規(guī)，從而提高師生對檔案的認(rèn)知度，使其充分意識到檔案的重要性［1］。
2.切實(shí)加大資金投入
對于檔案信息化建設(shè)，技術(shù)設(shè)備是最重要的基礎(chǔ)因素。首先，廣播電視大學(xué)需投入一定的資金以配備性能良好、質(zhì)量可靠的硬件設(shè)施，從而防止受到輻射、電磁干擾等影響;其次，還可設(shè)計(jì)開發(fā)或者采購?fù)ㄓ眯偷臋n案管理軟件，使辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)與檔案信息化建設(shè)融會貫通;最后，廣播電視大學(xué)的檔案管理者還應(yīng)加強(qiáng)安全警惕，嚴(yán)格按照《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，采用防火墻、身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)備份等安全措施進(jìn)行防護(hù)，時(shí)刻做好防范壞人攻擊的殺毒防毒工作，以確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行，從而維護(hù)檔案安全［2］。除此之外，學(xué)校還應(yīng)在硬件保護(hù)工作和數(shù)據(jù)備份的工作方面加大力度，以便發(fā)生故障時(shí)可第一時(shí)間進(jìn)行處理與恢復(fù)工作。但是在資金的使用方面需科學(xué)規(guī)劃，學(xué)�？蓪⒖蒲�、教學(xué)等信息化建設(shè)與檔案信息化建設(shè)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，形成一種集成綜合優(yōu)勢，使有限資金發(fā)揮更大效用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)學(xué)校的全方面建設(shè)與檔案信息化建設(shè)共同進(jìn)步與發(fā)展。
3.規(guī)范檔案管理制度
首先，學(xué)校需科學(xué)制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息化建設(shè)有據(jù)可循和有序發(fā)展;其次，有效構(gòu)建廣播大學(xué)檔案信息體系，使檔案更加完整有序，而且更方便進(jìn)行查閱工作;最后是改變“輕利用，重保存”的傳統(tǒng)思想觀念，通過實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)，將檔案信息服務(wù)不斷延伸至知識服務(wù)及實(shí)際的管理工作中。這不僅給學(xué)生和學(xué)校的教職員工提供檔案利用的服務(wù)，而且通過檔案信息化建設(shè)平臺為社會各個(gè)方面提供具有價(jià)值的檔案信息服務(wù)，使廣播電視大學(xué)的檔案信息管理可和社會的各個(gè)部門及各個(gè)方面間形成檔案信息資源共同分享的開放局面。
4.建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系
檔案信息化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，學(xué)校應(yīng)全面推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化的制定與執(zhí)行，加強(qiáng)相關(guān)的`法制法規(guī)建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息可資源共享的目標(biāo)。就廣播電視大學(xué)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)而言，需從內(nèi)部協(xié)調(diào)與宏觀調(diào)控兩大方面著手。內(nèi)部協(xié)調(diào)針對的是廣播電視大學(xué)本身，對學(xué)校自身而言，檔案管理部門需積極配合并參與電子校務(wù)建設(shè)，且在整個(gè)建設(shè)過程中進(jìn)行有效協(xié)調(diào)檔案管理信息化與電子校務(wù)間的關(guān)系，使其不沖突且可有效銜接，這不僅很大程度地減少了收集電子檔案信息的繁雜程序，而且可通過網(wǎng)絡(luò)共享這一有利平臺為學(xué)校其他部門提供高效服務(wù)。宏觀調(diào)控則是在現(xiàn)有規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，同時(shí)加強(qiáng)對各大院校的指導(dǎo)與監(jiān)督，從而確保其檔案管理信息化建設(shè)的有利進(jìn)行。與此同時(shí)，檔案信息化的建設(shè)已越來越多采用光盤或磁盤將文件資料進(jìn)行歸檔，傳統(tǒng)的分類方法、檔案整理及記錄標(biāo)準(zhǔn)均無法完全適應(yīng)，因此這就更加需要廣播電視大學(xué)根據(jù)新的標(biāo)準(zhǔn)制定出系統(tǒng)的規(guī)范化體系，并切實(shí)推動(dòng)檔案管理的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。
三、結(jié)語
綜上所述，信息化建設(shè)不僅是廣播電視大學(xué)檔案管理發(fā)展的必然趨勢，而且也為檔案管理工作提供了新的平臺。因此，廣播電視大學(xué)應(yīng)正確認(rèn)識其自身在檔案管理信息化建設(shè)中所存在的問題，并采取積極有效的措施做好檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)工作，進(jìn)而逐步加快廣播電視大學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。
檔案信息化建設(shè)15
20xx年，我公司為全面提高檔案工作管理水平，適應(yīng)數(shù)字檔案管理的需要，更好地為單位各項(xiàng)工作服務(wù)，筆者所在的單位通過了湖北省檔案工作規(guī)范管理“AAA”級評審。我們以達(dá)標(biāo)升級為契機(jī)，我們使用清華紫光檔案管理軟件開發(fā)，建立了檔案數(shù)據(jù)庫，提高公司檔案信息化管理水平。
1 應(yīng)用檔案管理軟件的優(yōu)點(diǎn)
(一)利用電子文件載體材料要比紙質(zhì)檔案的壽命要長。使用軟件，首先要做的是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)換DPF電子文件，然后掛接入庫，以往的紙質(zhì)檔案在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，除了入檔案數(shù)據(jù)外，我們還可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，VCD、DVD光碟、小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞。
(二)極大地提高管理人員的工作效率
檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。實(shí)行信息化后，檔案人員從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來，可以更好地從事檔案的收集和編研工作。比如我公司已經(jīng)建立OA系統(tǒng)或類似系統(tǒng)及其接口，這些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可通過接口直接轉(zhuǎn)入文件管理功能;各部門文書人員可以通過使用文件管理功能，將文件錄入(轉(zhuǎn)入)文件庫;文件管理功能完成對文件的鑒定、整理和調(diào)整。不需要?dú)w檔的文件可以存放到不歸檔文件庫中，需要?dú)w檔的文件可在文件管理功能直接歸檔。
(三)檔案提供利用更加方便。我公司專職檔案人員有3人，每個(gè)人分管的檔案都不相同，一旦需要查找不在自己負(fù)責(zé)范圍內(nèi)又未進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫的檔案時(shí)，需要花費(fèi)很長的時(shí)間，必須從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)卷號再去庫房查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案進(jìn)行數(shù)字化管理后，專職檔案人員無論是自己負(fù)責(zé)的檔案，還是他人負(fù)責(zé)的檔案，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，檔案人員選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，極大地減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。另外對借閱檔案者，可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，對過期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。
用戶可以根據(jù)系統(tǒng)賦予的權(quán)限對電子檔案目錄進(jìn)行檢索查詢，找到所需的檔案目錄，同時(shí)對電子原文進(jìn)行瀏覽、下載。對電子檔案進(jìn)行查詢和利用不需要經(jīng)過檔案管理人員，檔案管理人員只需要事先設(shè)定每個(gè)用戶的權(quán)限即可。系統(tǒng)會自動(dòng)記錄網(wǎng)上對電子檔案查詢和利用的情況，隨時(shí)可以進(jìn)行利用統(tǒng)計(jì)。如果用戶需要借閱檔案實(shí)體，可以直接到檔案部門去辦理借閱手續(xù)，取走檔案實(shí)體;也可以通過網(wǎng)站提出借閱預(yù)約申請，檔案管理員批準(zhǔn)借閱預(yù)約申請后，用戶再到檔案室取走檔案實(shí)體。借閱管理可以進(jìn)行借閱登記、歸還、催還和丟失的辦理，并可由檔案管理員制定借閱的規(guī)則和政策，由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行控制。
(四)檔案鑒定銷毀工作也實(shí)行了可控。對過期檔案需鑒定銷毀的，可以直接利用計(jì)算機(jī)管理，操作方便。檔案管理員可以定期進(jìn)入系統(tǒng)的鑒定銷毀子系統(tǒng)，通過銷毀申請自動(dòng)得到過期檔案的目錄，并打印銷毀申請。檔案管理人員可以在檔案鑒定功能中看到待銷毀申請的檔案目錄和原文信息，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)對鑒定銷毀申請的處理意見對其進(jìn)行處理：更改過期檔案的密級和保管期限繼續(xù)進(jìn)行保管或直接進(jìn)行銷毀。選擇更改，則更改檔案的目錄信息，重新存入檔案庫中;如果選擇銷毀，則將被掛接的原文刪除，并把已銷毀檔案轉(zhuǎn)移到已銷毀數(shù)據(jù)中供列表查詢。
2 應(yīng)用檔案管理軟件存在的主要問題
(一)檔案人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提高
檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及到包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全技術(shù)等多面，因此對于檔案人才素質(zhì)有較高的要求。網(wǎng)絡(luò)化利用要求管理人員掌握WEB技術(shù)，IP技術(shù)及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等計(jì)算機(jī)專門技術(shù)，還要求掌握檔案利用技術(shù)。這種專門人才在檔案系統(tǒng)內(nèi)明顯缺乏。檔案信息管理依賴其他部門人員，由于該人員缺乏檔案管理方面的知識，一旦出現(xiàn)疏忽情況，網(wǎng)站就沒有人維護(hù)、更新，甚至導(dǎo)致所有的投入都化為烏有。
(二)對檔案信息安全不容樂觀
在公司檔案逐步數(shù)字化的過程中，紙質(zhì)材料與電子文件并存的情況將在相當(dāng)長的一段時(shí)間內(nèi)并存，而由于我們對數(shù)字化檔案的管理情況還不太熟悉，容易引發(fā)許多問題。例如，電子文件、電子檔案容易受到計(jì)算機(jī)病毒、黑ke的攻擊而造成文件被偷盜、被修改，甚至造成系統(tǒng)崩潰的情況，現(xiàn)階段難以保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)的絕對安全。
(三)電子檔案的真實(shí)性鑒別有一定的難度
紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實(shí)性和原始性鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強(qiáng)。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過光、電信號的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備的再轉(zhuǎn)換，雖然存儲量大、節(jié)省了貯存空間，但在信號轉(zhuǎn)換過程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存貯介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺。
(四)電子檔案的法律效力問題
通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的'載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。
(五)信息化進(jìn)程有待加快
雖然我單位檔案案信息化工作已開展多年，建立了各門類檔案數(shù)據(jù)庫，但庫存檔案還有一部分沒有進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，檔案的信息化程度不高，而是停留在維持檔案日常的簡單管理上，甚至仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作，手工查閱、檢索、利用檔案，并沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案信息化管理，使檔案的利用效率偏低，影響了檔案利用工作的水平。
3 解決問題的途徑
(一)建立健全管理制度體系。管理制度始終是一項(xiàng)重要的保障，我們必須從人員的管理到軟件、硬件要求都作出明確的規(guī)定。如：檔案利用制度、文檔管理制度、系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度、電子檔案管理制度等。
(二)加大宣傳力度，轉(zhuǎn)變檔案利用工作觀念，增強(qiáng)全社會利用檔案的意識
首先，檔案人員要抓住有利時(shí)機(jī)，向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作，介紹檔案工作的情況及取得的成就，通過舉辦檔案展覽、利用網(wǎng)絡(luò)平臺發(fā)布相關(guān)信息等各種有效的傳播手段，宣傳檔案工作的重要性。其次，盡可能使主管領(lǐng)導(dǎo)參加各類檔案活動(dòng)，特別是參觀檔案工作比較突出的先進(jìn)單位，讓主管領(lǐng)導(dǎo)了解其他單位的檔案工作情況及其領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。從而增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，重視檔案工作，加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入。
(三)建立高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍
檔案工作者要承擔(dān)檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開發(fā)、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是“看家守業(yè)，坐等利用”的“管理員”了，而是要具有一定現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)能力的檔案專業(yè)人才。所以在這個(gè)歷史轉(zhuǎn)折期，檔案工作者要切實(shí)做好角色的轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)時(shí)代的要求。有的同行認(rèn)為，信息時(shí)代的檔案管理人員應(yīng)該是“檔案信息導(dǎo)航員”，和“知識創(chuàng)新與創(chuàng)造者”。
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，公司檔案管理雖然也要跟上了這個(gè)“潮流”，但目前我們使用檔案管理軟件，還只停留在近十年檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，檔案數(shù)字化利用工作還未正式啟動(dòng)，離檔案信息化管理工作目標(biāo)尚有一段漫長的路要走，需要通過公司員工的共同努力，使豐富的庫藏資源得到充分利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，從而達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化水平檔案管理水平。
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