文秘專業(yè)知識

文秘專業(yè)知識

　　文秘是隨著科學經(jīng)濟高速發(fā)展，信息傳播急劇膨脹，社會競爭日趨激烈而產(chǎn)生的一門新興現(xiàn)代科學管理專業(yè)。作為一種全球性的職業(yè)，文秘工作越來越趨于現(xiàn)代化、科學化和專業(yè)化。下面是關于文秘專業(yè)知識的內容，歡迎閱讀！

　　文秘基礎知識與技能

　　文書工作是一項科學的嚴肅的工作，它要求從事這項工作的文書工作人員應具備以下基本素質：

　　（一）有較高的政治覺悟、政策水平，較強的法制觀念（文書工作人員政策水平的高低，決定文書工作質量的優(yōu)劣;文書工作人員既要懂法，又要守法）

　�。ǘ�）熱愛本職，忠于職守，埋頭苦干，嚴謹精細，遵守紀律，嚴守秘密

　　1、作為文書工作人員，只有熱愛本職工作和忠于職守，才能搞好文書工作。

　　2、埋頭苦干和嚴謹精細，是文書工作人員應有的工作態(tài)度和工作精神。

　　3、遵守紀律，就是嚴格按照工作的職責行事，不以工作之便謀取私利。

　�。ㄈ�）應有必備的專業(yè)基礎知識、操作知識和相關學科的基本知識

　　文書工作人員的專業(yè)基礎知識，主要是指與他們所從事的文書工作密切相關的基本原理性的知識。大體包括以下幾個方面：

　　一是基礎理論知識。包括文書學、應用寫作、秘書學、信息學、行政管理學等�；�礎理論知識帶有一定綜合性、概括性和基礎性，是文書工作的實際操作知識、操作技能的理論指導。

　　二是實際操作知識。文書工作人員必備的專業(yè)基礎知識不但包括基礎理論知識，還應包括實際操作知識。也就是說，文書工作人員不能只了解和掌握文書工作的各個環(huán)節(jié)及其工作內容，還要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法。

　　三是其他基本知識。主要是指與文書工作業(yè)務相關的某些基本知識。

　�。ㄋ模┱莆帐炀毜臉I(yè)務技能，不斷提高綜合運用能力

　　文書工作的業(yè)務技能，主要有以下一些：

　　1、文字綜合處理能力

　　2、書寫能力

　　3、速記能力

　　4、印制能力

　　5、校對能力

　　6、運用現(xiàn)代化辦公設備的能力

　　秘書部分觀點

　�。ㄒ唬┟貢�的知識結構

　　秘書的知識結構就是秘書工作所需要的知識，就是秘書工作能力形成需要以之為基礎的知識及其構成狀況。

　　秘書工作的綜合性，要求秘書具有較寬廣的知識面;秘書工作的專業(yè)性，要求秘書具有較扎實的專業(yè)知識。

　　1、基礎知識層次

　　基礎知識層次是秘書知識結構的根底，是秘書知識結構中起基礎性作用的那部分知識，是構建秘書知識結構的基本條件�；�礎知識不僅要扎實，而且要寬廣。

　�。�1）文化基礎知識

　　秘書具有的文化基礎知識，一方面是社會科學基礎知識，另一方面是自然科學知識。高中文化程度，是國家對所有政府機關干部的共同要求，也是秘書人員應有知識的最低層次。如漢語知識、科學知識、歷史知識、外語知識等;

　�。�2）理論基礎知識

　　掌握基礎理論知識，是提高秘書素質的基本條件。如馬克思主義基本理論、經(jīng)濟學知識、黨的基本政策;

　�。�3）法律基礎知識

　　法律基礎知識是秘書從事秘書工作的重要依據(jù)。秘書工作要規(guī)范化，首先要求秘書人員掌握基本的法律知識。

　　2、輔助知識層次

　　輔助知識層次指的是雖非秘書專業(yè)知識但又與秘書專業(yè)知識相關的知識，是一種帶有輔助性的知識。

　�。�1）傳統(tǒng)學科，主要包括文學、美學、法學、新聞學、倫理學方面的知識和心理學知識

　　（2）新興學科，主要有管理科學知識、社會交際知識、軟科學知識及其他相關學科。

　　3、專業(yè)知識層次

　　專業(yè)知識層次是秘書知識結構的核心部分和基本層次，指的是從事秘書工作所需要的專門業(yè)務知識，是一種帶有一定方向性的知識，是形成秘書職業(yè)特色、與秘書工作目標密切聯(lián)系的部分。它由兩個部分組成：

　　（1）業(yè)務知識

　　主要指秘書業(yè)務知識，這是區(qū)別于其他專業(yè)的重要標志。大體包括：普通秘書學;分支秘書學（如行政秘書學、企業(yè)秘書學、科技秘書學、涉外秘書學、基層秘書學、高級秘書學）;秘書寫作學;秘書心理學;文書學、檔案學、公文寫作學等方面的知識;調查研究、會務工作、信訪工作、機要保密、組織協(xié)調、辦公自動化等方面的知識。

　�。�2）行業(yè)知識

　　秘書必須掌握以下必要的行業(yè)知識：了解所屬行業(yè)知識的總體構成和知識門類;了解所屬部門工作的任務和特點;深入掌握工作中使用頻率較多的知識;懂得行業(yè)的管理知識

　　注意：A、當今比較合理的秘書知識結構，應該具有以下幾個特性：中心性;寬闊性;動態(tài)性;層次性。

　　B、建立合理知識結構的方法和途徑是：勤奮好學是成功的前提。另外，要注意知識的積累，要注意知識的更新，要注意知識的充實。

　　（二）秘書的能力結構

　　秘書能力是指秘書人員在實踐中完成秘書工作的本領，也就是說秘書能力只能通過秘書的一系列活動才能顯示和發(fā)展。

　　1、基礎能力

　　指秘書從事秘書活動所需要的能力，是從事秘書工作的基本條件。

　�。�1）秘書的觀察力

　　一個人所獲得的信息有80%—90%是經(jīng)過視覺而來的。秘書的觀察力應重點置于領導和社會兩個方面。良好的觀察力要求：要有目的性、條理性、敏銳性。

　�。�2）秘書的記憶力

　　良好的記憶力表現(xiàn)為：記得快、記得準、記得多、記得牢。良好的記憶方法：編組法、提要法、推算法、形象法等。

　�。�3）秘書的思維力

　　思維力在秘書的基礎能力中居核心地位。思維力強的表現(xiàn)在于：思維要寬闊、要深刻、要靈活、要新穎。

　�。�4）秘書的想象力

　　想象力在秘書工作中尤其是創(chuàng)造性的工作中意義十分重要。良好的想象力，其要求有：要具有現(xiàn)實性、豐富性、新穎性。秘書要有良好的想象力，首先要豐富大腦的表象和知識儲備，其次要勤于思考，此外要注意想象的方式：如類比、聯(lián)想等。

　　2、專業(yè)能力

　�。�1）閱讀能力

　　秘書閱讀能力的一般要求是：要準確、要快速。秘書閱讀能力的培養(yǎng)，首先要有較好的知識結構，其次要注意其他能力的發(fā)展，最后要有科學的閱讀方法。

　　（2）寫作能力

　　即書面表達能力，這是秘書的基本功，是文字秘書的“看家本領”。秘書寫作能力，主要是指各種應用文的寫作能力。秘書寫作能力的一般要求是：要準確、簡潔、規(guī)范。

　�。�3）說話能力

　　即口頭表達能力，秘書說話能力的一般要求是：要發(fā)音正確，要表達簡練，要語氣措辭得體。提高說話能力的途徑：首先要多說，其次要多想，此外要注意其他方面的修養(yǎng)和磨練。

　�。�4）辦事能力

　　秘書的基本職能就是辦事。秘書一般辦事能力的一般要求如下：要熟諳辦事之道，要善于相機行事，要善于接人待物。

　　3、特殊能力

　　指秘書從事一些專門秘書工作所需要的能力，它帶有個性特色，是造成秘書能力結構個性差異的重要方面。

　�。�1）協(xié)調能力

　　指運用協(xié)調原理和方法使各方面保持秩序化、科學化的能力。一般要求是：要掌握協(xié)調依據(jù)，熟悉政策法規(guī)，不搞“隨意性”;要掌握協(xié)調原則，使協(xié)調有根有據(jù);要選擇協(xié)調方法，針對不同的情況和對象運用各種不同的協(xié)調方法。

　�。�2）調研能力

　　一般要求是：要有計劃;有科學的方法;有較強的洞察力;要善于與被調查者迅速溝通，取得對方的信任。

　�。�3）操作能力

　　主要包括打字、復印、微縮、攝影、錄音、錄像、編輯、校對、速記、駕駛等。

　　（三）秘書的心理素質

　　秘書的心理素質，指秘書在心理過程、心理傾向和心理品質等方面表現(xiàn)出來的穩(wěn)定心理特點的總和，它影響著秘書的'輔助行為、人際關系和自我修養(yǎng)。

　　1、秘書心理素質的構成

　�。�1）秘書的興趣

　　即認識傾向，常說的愛好。秘書的興趣應具有以下幾種品質：廣泛性、中心性、持久性

　�。�2）秘書的情感與情緒

　　情感是人們對客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內心體驗。秘書情感的品質是：要有道德感;要有理智感;要有審美感。

　　情緒是情感的基本形式，是人們對客觀事物的態(tài)度體驗。情感比較穩(wěn)定而持久，情緒容易變化而不穩(wěn)定。秘書的情緒按性質分為兩類：即愉快的情緒;不愉快的情緒。按發(fā)生強度、速度和持續(xù)時間分為三類：心境、激情、應激。

　　（3）秘書的意志

　　良好的意志是秘書工作取得成效的保證，是自我修養(yǎng)不斷提高的動力。

　　良好的意志應該具備的特征：要具有自覺性、果斷性、堅持性、自制性。（相反的分別是：受示性、獨斷性;寡斷性、武斷性;頑固性、動搖性;任性）

　　（4）秘書的氣質

　　氣質是指人們比較穩(wěn)定的心理活動動力特征。人的所有心理活動和行為都受氣質影響，氣質具有穩(wěn)定性，但人的氣質是千差萬別的。氣質的主要類型有：多血質（活潑型）的人、膽汁質（興奮型）的人、粘液質（安靜型）的人、抑郁質（抑制型）的人。

　　注意：

　　上述四種氣質既有積極的因素，也有消極的方面，并不能決定一個人成就的大小。工作成就的大小主要是由一個人的工作態(tài)度和努力程度決定的。在實際工作中，對不同氣質類型的秘書安排工作可以有不同的考慮。

　　秘書進行氣質修養(yǎng)的途徑：自我控制、職業(yè)環(huán)境影響、有意識地做一些與自己氣質相反的工作。

　�。�1）秘書的性格

　　秘書性格是秘書心理素質的核心部分。性格主要表現(xiàn)在兩個方面：對現(xiàn)實的態(tài)度上和行動的方式上。

　　秘書健全的性格主要包括：要堅強執(zhí)著而不固執(zhí);要敏捷靈活而不冒失;要開朗隨和而不輕佻;要幽默詼諧而不尖刻。健全的性格，有利于搞好人際關系，有利于適應環(huán)境，有利于身心健康。

　　2、秘書的心理健康

　�。�1）影響秘書心理健康的因素

　　負擔過重;輿論壓力;關系復雜。

　　（2）秘書心理健康的標準

　　一個心理健康的秘書應具有以下的主要標志：智力正常;情緒成熟;行為協(xié)調;工作專注;關系和諧。

　�。�3）秘書常見的心理障礙及消除

　　嫉妒：要正視自己的差距，停止與別人的比較，要有通過努力趕上或超過別人的積極心態(tài)，從病態(tài)的自卑或自尊中解脫。

　　焦慮：要增強自信，對未來充滿信心，不為一時一事所困擾，不為一得一失而計較，努力去實現(xiàn)一個有意義的目標，

　　急躁：遇事冷靜，處變不驚。

　　厭煩：樹立正確的理想信念和工作目標，要有正確是思維方法，懂得厭煩是無濟于事的。

　　自傲和自卑：樹立正確的自我表現(xiàn)意識，從而保持心理平衡。

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