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      2. 工程部檔案管理制度

        時間:2022-06-15 18:19:25 制度 我要投稿

        工程部檔案管理制度(5篇)

          在日新月異的現(xiàn)代社會中,人們運用到制度的場合不斷增多,制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。什么樣的制度才是有效的呢?以下是小編收集整理的工程部檔案管理制度(5篇),歡迎大家分享。

        工程部檔案管理制度(5篇)

        工程部檔案管理制度(5篇)1

          1、工程部應由專人負責,從工程設計招標開始到施工,竣工的各種資料收集,整理報批,登記。

          2、未經(jīng)部門經(jīng)理許可,不得將文件和資料借與外單位人員。

          3、本部門人員借閱應注意愛護使用,并不得向外單位人員借閱。

          4、凡借閱檔案和使用人員注意保密。

          5、有關工程文件不經(jīng)允許不得復印。

          6、檔案管理人員根據(jù)文件保存期限,經(jīng)部門經(jīng)理認可可定期銷毀。

        工程部檔案管理制度(5篇)2

          1、所有的工程檔案由工程部文員負責管理。工程檔案管理人員應嚴格遵守公司檔案管理制度和保密守則。

          2、各類檔案應按系統(tǒng):土建、強電、弱電、空調(diào)、鍋爐房、熱力站、機管,按圖紙資料、維修記錄、運行記錄、設備臺帳、各商戶單元裝修和維修檔案等,進行分類管理。

          3、按照檔案管理要求存放各類檔案并貼上標簽。編制檔案目錄,內(nèi)容應與檔案盒外標簽一致。

          4、外單位交來圖紙由各系統(tǒng)工程師核對實物,如圖紙無誤則由文員按系統(tǒng)歸檔;圖紙有誤,則聯(lián)系交圖單位更正。

          5、各類檔案及圖紙資料是工程維修保養(yǎng)的重要依據(jù),應妥善保存,用途不明的資料應交工程部經(jīng)理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和用戶裝修、維修檔案應長期保存,其他各種記錄保存期限一般為二年以上,過期需銷毀的資料應由工程部經(jīng)理、主管及技術人員組成鑒定小組研究后決定。

          6、借閱檔案需經(jīng)相應系統(tǒng)的主管(工程師)以上人員批準,確定歸還日期,需續(xù)借的要重新登記。

          7、文員每月對維修登記臺帳、維修單、運行記錄、維修記錄等進行整理并分類歸檔、保存。

        工程部檔案管理制度(5篇)3

          1、工程項目部根據(jù)工作需要配備資料員,資料員應嚴格裝飾施工檔案管理要求負責工程資料的收集、整理、編號、裝訂,做好資料檔案工作。

          2、做好施工現(xiàn)場每周例會記錄、每月例會記錄。臨時現(xiàn)場會議記錄。

          3、項目工作人員登記造冊。施工班組人員身份證復印件整理歸檔。

          4、工程中工程量簽證單、工程任務書、設計變更單、施工圖紙、工程自檢資料的`整理歸檔。

          5、工程中其他文件、資料、文書往來整理歸檔。

          6、各類檔案資料分類保管,做好備份,不得遺失。同時建立相關電子文檔,便于查閱。

          7、借閱檔案資料需辦理借閱手續(xù)。填寫工程資料借閱表,并及時歸檔。

        工程部檔案管理制度(5篇)4

          (1)維修檔案屬工程檔案的一部份,由工程部文員統(tǒng)一管理。

          (2)設備維修檔案按強電、弱電、機管、電梯、空調(diào)、裝修、用戶單元內(nèi)設施分類。

          (3)用戶單元維修檔案用標簽按不同檔案分開,其他檔案按類別存放,在相應的檔案盒上貼上標簽。

          (4)文員根據(jù)返回工程部的維修單每天填寫維修檔案記錄表,并錄入電腦中已設置密碼的“維修管理”項目。

          (5)文員每天核對發(fā)出和返回的維修單,將有關內(nèi)容如實錄入維修檔案記錄表,如發(fā)現(xiàn)不符馬上追查原因。

          (6)文員每月對維修檔案記錄、維修單等進行整理,并分類歸檔。

          (7)維修檔案為評估大廈設備運行情況和用戶室內(nèi)設備狀況的根據(jù),應妥善保存。保存期限一般為一年,重大維修項目保存期至少為兩年。過期檔案由工程部經(jīng)理、系統(tǒng)工程師組成的鑒定小組統(tǒng)一審定后銷毀。

        工程部檔案管理制度(5篇)5

          工程檔案是工程部運行管理樓宇建筑設施和設備的基本依據(jù),加強工程檔案管理是工程部的一項重要工作。為加強工程檔案管理特制定本管理制度。

          一、工程檔案目錄管理

          1、工程檔案管理采取紙頁檔案和計算機檔案并行管理方式,基礎檔案材料要保留紙頁檔案,過程性檔案要逐步向無紙化檔案過渡。

          2、工程檔案設置三級目錄,第一級目錄為類別目錄,第二級目錄為程序文件目錄,第三級目錄為工作單目錄。

          3、工程檔案設置應與上一級檔案目錄設置一致。

          二、工程檔案管理程序

          1、工程檔案管理責任

          (1)工程部經(jīng)理責任:設置文秘檔案員;確定檔案目錄;設置檔案保密等級;檢查檔案情況。

          (2)工程部責任:配合工程部經(jīng)理進行工作。

          (3)文秘檔案員責任:檔案建立;檔案修改;檔案整理;銷毀更新;檔案資料分析報告;接受經(jīng)理和上一級檔案管理人員檢查;檢查工程部各級人員檔案工作情況。

          (4)員工責任:認真進行原始資料的記錄;接受各級領導和檔案員的工作檢查。

          2、工程檔案管理程序

          (1) 工程檔案的建立

          文秘檔案員根據(jù)經(jīng)理意見建立各級檔案目錄并將各類文件、資料、圖紙、記錄按目錄要求存檔。檔案要予以統(tǒng)一編號,并在每卷首頁建立目錄清單,同時在計算機中進行目錄登記。

          (2) 工程檔案的存檔

          工程檔案由文秘檔案員整理,按規(guī)定目錄存檔。

          (3) 工程檔案的查閱和借閱

          一般工程檔案查閱可向文秘檔案員借出,在工程部辦公室閱覽;若需借閱須在文秘檔案員處辦理借閱手續(xù)。保密檔案經(jīng)工程部經(jīng)理批準可查閱,不可以借閱。

          (4) 工程檔案的更改清理和銷毀

          原始檔案一般不可修改;工程部工作檔案經(jīng)工程部經(jīng)理同意可以修改。工程部檔案應定期進行清理,過程性工作檔案到期后應及時銷毀,但應做好銷毀記錄。

          (5) 上級檔案存檔

          工程部檔案應由文秘檔案員定期上交物業(yè)管理中心存檔。

          (6) 保密等級設置和更改

          涉及到物業(yè)管理中心、項目部、工程部機密的技術和經(jīng)濟檔案,如委托管理合同、原始圖紙、技術改造方案和圖紙、工程招標標底、施工合同書等應設置密碼,其保密等級和密碼及其修改由工程部經(jīng)理決定。

          (7) 計算機檔案管理

          工程部檔案應積極推行計算機管理,由文秘檔案員設置目錄菜單,將檔案或目錄及時錄入計算機中,進行資料分析、整理和信息傳遞。

          (8) 圖書檔案管理辦法

          工程部購置的技術圖書由文秘檔案員登記建檔,制定圖書借閱管理辦法,嚴格按管理辦法借閱。

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