會議室管理制度(15篇)
在當(dāng)下社會,各種制度頻頻出現(xiàn),制度是國家法律、法令、政策的具體化,是人們行動的準(zhǔn)則和依據(jù)。擬定制度的注意事項有許多,你確定會寫嗎?以下是小編整理的會議室管理制度,歡迎閱讀與收藏。
會議室管理制度1
學(xué)校會議室是學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)研究工作、舉行會議、接待客人的重要場所,為加強學(xué)校會議室的管理,提高會議室的使用效率,特制定本辦法。
一、會議室介紹
學(xué)校會議室包括綜合教學(xué)樓八樓第一會議室、第二會議室、會客室,七樓會議室、行政樓三樓會議室。具體情況如下:
第一會議室:主要用于校領(lǐng)導(dǎo)召開校務(wù)會、黨會、商議學(xué)校事、小型會議或接待來賓以及聽取各部門、各學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)匯報工作的場所,可容納34人。
第二會議室:主要用于校領(lǐng)導(dǎo)召開全校性會議、視頻會議、以及接待來賓的場所,可容納80人左右。
會客室:主要用于校領(lǐng)導(dǎo)接見外賓、重要來賓,可容納12人。
七樓會議室:主要用于校領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)校各部門召開全校性會議,可容納50人左右。
行政樓三樓會議室:主要用于學(xué)校各部門召開全校性型會議,可容納50人左右。
二、會議室使用原則
1.在保證《梧州學(xué)院每周會議安排表》上安排的全校性會議外,可安排領(lǐng)導(dǎo)和各單位召開未上《梧州學(xué)院每周會議安排表》的全校性會議和接待工作。
2.各單位使用會議室,須提前一天向校長辦公室申請,并在校長辦公室行政科登記(包括使用時間、會議的主要內(nèi)容)后方可安排使用。休息時間使用會議室須在工作日登記,本周不預(yù)約下周會議室。
三、管理職責(zé)
1.校長辦公室行政科負(fù)責(zé)會議室的管理和維護工作,保持會議室整潔有序,設(shè)備完好。及時將會議室使用安排情況告知相關(guān)保潔人員,做好會前茶、水及茶具的準(zhǔn)備工作。
2.使用會議室的部門及相關(guān)人員應(yīng)愛護會議室的各類設(shè)施,保持室內(nèi)衛(wèi)生,嚴(yán)禁室內(nèi)吸煙,禁止聲喧嘩。
2、學(xué)校會議室使用的管理制度
1.全校性事先要按照《型活動報批制度》向校長請示,經(jīng)簽字同意后方可召開。
2.在學(xué)校會議室(電教室)召開的會議,會前要做好《疏散預(yù)案》。正式開始前要向與會人員提示疏散通道位置。
3.會議室財產(chǎn)期初由學(xué)?倓(wù)處統(tǒng)一配備清點,制定財產(chǎn)統(tǒng)計表統(tǒng)計后由會議室負(fù)責(zé)人核實簽字認(rèn)可,并在期末復(fù)查盤點,列入工作考評。
4.會議室財產(chǎn)由負(fù)責(zé)人統(tǒng)一負(fù)責(zé)保管,使用老師應(yīng)協(xié)助負(fù)責(zé)人做好使用保管工作。
5.負(fù)責(zé)人平時應(yīng)做好會議室內(nèi)各類物品、設(shè)施的規(guī)范擺放、衛(wèi)生管理、電器和用電線路管理及安全管理等。疏散通道標(biāo)志完整。
6.負(fù)責(zé)人必須清楚和定期清點會議室內(nèi)的物資種類、數(shù)量,了解損傷情況,情況嚴(yán)重的則立即報損,人為造成損壞的則上報總務(wù)處及按價賠償。
7.會議室內(nèi)各類物品均為教學(xué)服務(wù),不得擅自外借,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后的外借物,要辦理外借登記手續(xù)并及時歸還原室。
8.切實加強安全工作,定期進行安全檢查,杜絕安全隱患,盡力減少會議室財產(chǎn)損壞。
9.會議室內(nèi)不準(zhǔn)吸煙,要辦成無煙會議室。
10.每次會議前后,負(fù)責(zé)人要及時清理、打掃會議室,并及時關(guān)燈、關(guān)好門窗,確保會議室安全。會議室的鑰匙專人負(fù)責(zé),不準(zhǔn)借與任何人。
3、學(xué)校會議室使用的管理制度
為進一步加強學(xué)校會議室使用管理,提高會議室使用效率,更好服務(wù)教學(xué)、科研、藝術(shù)實踐,促進學(xué)校工作順利開展,特制定本管理辦法。
一、會議室范圍
1.長清校區(qū)共有3個會議室,分別是:辦公樓二層的第一會議室(20xx)、報告廳(20xx),三層的第二會議室(3004)。
2.文東校區(qū)共有6個會議室,分別是:藝術(shù)劇場樓的第一會議室(109)、第二會議室(209)、第三會議室(213)、第四會議室(402),老干部活動中心二層的第五會議室(219)、第六會議室(221)。
二、會議室使用管理規(guī)定
1.黨辦校辦負(fù)責(zé)學(xué)校會議室的日常管理與維護,并統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用。
2.會議室是學(xué)校召開各類工作會議和開展學(xué)術(shù)活動的'場所,面向全校各單位、各部門開放,實行資源共享,但不得挪作他用、不得安排其他活動。
3.會議室的使用實行預(yù)約申請制度,使用單位應(yīng)提前1-3天向黨辦校辦行政科預(yù)約申請,并填寫“學(xué)校會議室使用申請表”,登記相關(guān)信息,聯(lián)系電話:xxxxxxxxx。
4.會議室內(nèi)設(shè)備的技術(shù)支持及日常維護,由黨辦校辦安排專門人員負(fù)責(zé),使用單位工作人員不得自行調(diào)試。
5.使用單位應(yīng)愛護會議室內(nèi)公用設(shè)備、設(shè)施,不得隨意刻畫、張貼、涂寫,不得挪動室內(nèi)設(shè)備,改變室內(nèi)格局。如損壞或丟失設(shè)備、物品,由使用單位或當(dāng)事人負(fù)責(zé)賠償。
6.使用單位應(yīng)保證會議室的清潔、衛(wèi)生,禁止在會議室內(nèi)吸煙、隨地吐痰和亂扔雜物、廢紙、飲料瓶等。
7.注意安全,節(jié)約用電,會議結(jié)束后請自覺關(guān)閉電源及門窗。
8.會議室使用完畢后,使用單位應(yīng)及時通知黨辦校辦工作人員,一起檢查清點會議室內(nèi)各類設(shè)備、物品,并做好交接。
9.長清校區(qū)辦公樓報告廳的使用管理,仍按照20xx年10月8日施行的《關(guān)于啟用長清校區(qū)辦公樓二樓報告廳的通知》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
10.黨辦校辦要進一步強化服務(wù)意識、提升服務(wù)質(zhì)量,進一步加強規(guī)范化管理,加強對工作人員的培訓(xùn),及時做好會議室設(shè)備、設(shè)施的保養(yǎng)維護,確保會議室環(huán)境整潔、正常有序運轉(zhuǎn),確保為各單位、各部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
4、學(xué)校會議室使用的管理制度
1.學(xué)校會議室供會議、學(xué)術(shù)交流、接待等活動使用。
2.會議室優(yōu)先保證對外交流活動和學(xué)校會議的使用。
3.使用會議室應(yīng)到行政辦公室進行登記,由行政辦公室協(xié)調(diào)安排使用時間。會議室安排中若有,原則上按申請聯(lián)系時間先后順序確定。若各單位預(yù)定的會議室與學(xué)院臨時安排的重要會議或重要的接待活動發(fā)生,將由院長辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào),請其它部門應(yīng)予理解和支持。
4.會議所需特殊設(shè)備各使用部門自備。
5.專人負(fù)責(zé)妥善保管會議室鑰匙,不得丟失和復(fù)制。用畢要及時歸還。
6.節(jié)約用水、用電和各種會議用品,避免浪費。
7.各部門在使用會議室過程中,必須服從管理人員的安排,未經(jīng)允許,不隨意使用、移動、拆卸室內(nèi)設(shè)施,不隨意懸掛、張貼會標(biāo)、會議材料,損壞、丟失會議室設(shè)施的要負(fù)責(zé)賠償。
8.會議室內(nèi)所使用設(shè)備、工具、辦公用品未征得院長辦公室同意,任何人不得拿出會議室或作為它用。
9.自覺維護會議室的環(huán)境衛(wèi)生,不在會議室內(nèi)進餐、吸煙,不隨地吐痰,亂丟雜物,不隨處粘貼,亂涂亂畫。
10.安全用電,注意防火,發(fā)現(xiàn)火災(zāi)隱患及設(shè)備損壞等情況應(yīng)及時采取措施,并向主管人員報告情況。
11.離開會議室要關(guān)好門窗、電器,切斷電源,將用具、座椅等復(fù)位。帶走廢棄物品,確保室內(nèi)干凈、整潔、安全。
12.對不遵守上述要求的使用者,院辦有權(quán)提出批評、責(zé)成整改或拒絕登記等處理措施。
會議室管理制度2
會議室是學(xué)校專門用于召開學(xué)術(shù)報告、會議、培訓(xùn)、組織活動和接待客人的場所,為了充分利用會議室的功能,使會議室的管理和使用更加規(guī)范化、合理化,以確保各類會議的正常召開,特制定本規(guī)定。
1、會議室由總務(wù)處負(fù)責(zé)管理、使用登記與調(diào)度、設(shè)備維護等相關(guān)事宜,未經(jīng)允許不得擅自使用、不得擅自挪用會議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。本管理辦法所指的會議室包括:1212波司登培訓(xùn)教室(大會議室)、1221會議室1、1312培訓(xùn)教室、1321會議室4、1319會議室5、1406黨員活動室(四樓)、1408會議室。
2、會議室實行提前預(yù)約制度。為避免會議發(fā)生沖突,相關(guān)人員(部門)使用會議室,須提前3天通知總務(wù)處,填寫《會議室使用申請表》,以便統(tǒng)一安排。臨時召開的緊急會議需用會議室時,要及時向總務(wù)處提出申請并在會后進行補辦相關(guān)登記。各部門使用會議室使用時領(lǐng)取會議室鑰匙。
3、各部門申請使用會議室時,需明確使用時間、參加會議人數(shù)等,如有需總務(wù)處協(xié)辦的事項請?zhí)崆白⒚,總?wù)處可根據(jù)實際情況做好相關(guān)工作的的準(zhǔn)備工作。如需使用會議室的設(shè)備,應(yīng)提前向總務(wù)處說明,以便提前準(zhǔn)備,確保會議順利進行。
4、如遇會議之間發(fā)生沖突,要堅持局部服從整體的原則,學(xué)校會議優(yōu)先于部門會議,部門會議之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。
5、使用會議室的部門,必須愛護會議室的設(shè)施,保持會議室清潔。用后應(yīng)及時整理:檢查安全(電源),關(guān)好窗、空調(diào),鎖好門,將鑰匙交還總務(wù)處。
6、開會期間,請愛惜會議室的設(shè)備及物品,自覺保持衛(wèi)生,禁止吸煙,禁止亂扔紙屑,盡量保持室內(nèi)清潔。
7、會議結(jié)束后,使用人應(yīng)進行必要的檢查,關(guān)閉會議室內(nèi)各種電器設(shè)備的.電源,特別注意必須等待投影儀散熱,指示燈變紅后方可切斷電源,關(guān)好門窗。相關(guān)人員及時整理會議場地,如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或公務(wù)損壞及時報至總務(wù)處,及時維修,確保其他會議的準(zhǔn)時進行。安全責(zé)任人為申請者所屬處室主任或系部主任。
8、與會人員要愛護會議室內(nèi)的公共設(shè)施,損壞賠償,任何部門和個人未經(jīng)總務(wù)處同意不得將會議室的各種設(shè)施拿出會議室或轉(zhuǎn)做他用。
9、平時衛(wèi)生由學(xué)校衛(wèi)生員每天早晨負(fù)責(zé)打掃。會議室活動結(jié)束后,由學(xué)校衛(wèi)生員對會議室進行清掃和整理,將移動的桌椅及時放回原位(必要時請相關(guān)部門協(xié)助幫忙),以方便其他部門使用。
10、當(dāng)組織活動或培訓(xùn)時,由活動的組織者臨時負(fù)責(zé)會議室衛(wèi)生及設(shè)備安全。任課教師使用會議室,要安排學(xué)生課后做衛(wèi)生。
會議室管理制度3
1、客服部負(fù)責(zé)項目會議室(多功能廳)的使用管理工作。
2、客戶使用會議室時,請?zhí)崆芭c客服聯(lián)系,填寫《客戶會議通知單》注明會議時間、地點、要求等。
3、如需懸掛橫幅、標(biāo)語時,應(yīng)在客服部指定的位置用大頭針釘或用膠帶粘,不可在樓道、地毯、墻壁等處張貼。
4、客戶如需要使用廳內(nèi)各項專用設(shè)備、物品時,應(yīng)與客服部聯(lián)系,按項目規(guī)定付費,客服部安排工程技術(shù)人員協(xié)助操作使用,如未請示,擅自使用及造成損失的,除補交正常使用費用外還需賠償全部損失。
5、與會人員,不可在廳內(nèi)吸煙、使用明火,禁止堆放雜物、亂扔果皮、紙屑、隨地吐痰及吐口香糖等,不可大聲喧嘩、嬉笑,以免影響客人辦公,違者將視情節(jié)賠償一定的清洗及損失費。
6、入住公司需要會議室時,應(yīng)填《客戶會議通知單》,由客服部將單據(jù)發(fā)送有關(guān)部門,按客戶要求做好準(zhǔn)備。如需音響設(shè)備時,由客服部通知工程部專人負(fù)責(zé)。
7、客戶如有其它儀器、設(shè)備安裝用電等要求時,由客服部征求工程部、保安部意見后,嚴(yán)格按消防安全規(guī)定實施,客戶自請工程人員操作時,應(yīng)主動服從項目工程技術(shù)人員、保安人員的監(jiān)督指導(dǎo),違章操作并造成損失時,項目有權(quán)處以適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟賠償。
8、對非入住公司租用會議室由客服部上報經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)審定。
會議室管理制度4
一、學(xué)校會議室用于學(xué)校重要活動的接待和正式會議的會場。
二、會議室由黨委辦公室、院長辦公室負(fù)責(zé)管理使用,并指派專人負(fù)責(zé)日常的衛(wèi)生保潔工作。
三、各部門安排的活動使用會議室,需提前向黨委辦公室、院長辦公室提出申請,經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。
四、使用部門負(fù)責(zé)會場安排、接待和服務(wù)工作,負(fù)責(zé)使用時間內(nèi)的管理,不得在室內(nèi)吸煙、吐痰、亂扔紙屑,用完后關(guān)好門窗,關(guān)閉電源,負(fù)責(zé)衛(wèi)生清理工作。
會議室管理制度5
學(xué)校會議室是學(xué)校舉行會議、接待賓客、舉辦各種活動的重要場所。為提高學(xué)校會議室的使用效率,保證學(xué)校會務(wù)、對外接待及重要活動的正常開展,制定本管理辦法。
。ㄒ唬⿻h室的功能定位
1.竹洲大講堂:主要用于年級重大活動、大型報告會、學(xué)術(shù)交流、學(xué)校大型外事活動等。
2、思賢樓一樓會議室:主要用于學(xué)校教工大會、政治學(xué)習(xí)、學(xué)術(shù)報告、學(xué)術(shù)交流。
3、思賢樓二樓中型會議室:主要用于兄弟學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)來訪、重要客人接見活動、高三年級教師會議和學(xué)科研討會議等使用。
4、思賢樓二樓貴賓接待室:主要用于上級領(lǐng)導(dǎo)來訪、重要客人接見以及重要外事活動等使用。
5、松苑行政樓三樓會議室:主要用于學(xué)校校長辦公會議、黨政聯(lián)席會議、行政會議、校領(lǐng)導(dǎo)召集的各類會議及教研組長、班主任會議、高一高二年級教師會議、上級教育部門及教研部門組織的學(xué)科研討會等。
。ǘ⿻h室的申請
1、會議室由學(xué)校辦公室統(tǒng)一管理,統(tǒng)一安排使用。
2、會議室只限學(xué)校內(nèi)部使用,外單位借用會議室須報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)同意。各部門無權(quán)將會議室轉(zhuǎn)借給外單位或他人使用。
3.學(xué)校會議室實行預(yù)約申請制度。各部門確需使用會議室,一般應(yīng)提前1天向校辦提出申請,并登記,接待校外人員的會議申請應(yīng)填寫《xx二中會議(活動)管理登記表》,由校辦主任確認(rèn)登記內(nèi)容。凡列入學(xué)校一周工作安排的會議,要確保其正常使用。若各部門預(yù)定的會議室與學(xué)校臨時性重要會議或活動發(fā)生沖突,應(yīng)以學(xué)校會議或活動為先。
(三)會議室的使用
1、會議室的使用遵循“誰使用誰負(fù)責(zé)”的原則。凡學(xué)校層面的工作會議,由辦公室負(fù)責(zé)會務(wù)工作,辦公室主任為會議校內(nèi)負(fù)責(zé)人,明確一名接待人員,兼任會議室各類設(shè)施設(shè)備的使用和管理。屬職能處室組織或承辦的會議,由相關(guān)處室承擔(dān)各項會務(wù)工作,處室負(fù)責(zé)人為校內(nèi)會議負(fù)責(zé)人,并確定一名接待人員,負(fù)責(zé)會議室的各類設(shè)施設(shè)備的使用和管理。
2、接待人員使用會議室要求:
。1)向校辦或指定人員領(lǐng)取鑰匙,提前1小時開門開窗通風(fēng)。
(2)檢查會議室衛(wèi)生情況,如不整潔應(yīng)立即與政教處聯(lián)系保潔員打掃。
。3)調(diào)試投影、話筒等多媒體設(shè)備,保證正常使用。如有異常應(yīng)立即與戎松挺或俞棟老師聯(lián)系。
。4)愛護室內(nèi)設(shè)施和物品,節(jié)約使用紙杯、茶葉等公共用品。
。5)不隨意移動室內(nèi)家具、物品。
(6)會議結(jié)束,關(guān)閉各類多媒體、電器設(shè)備,通知保潔員打掃衛(wèi)生,鎖好門、關(guān)好窗。
(7)無特殊情況,會后立即將鑰匙交還校辦或門衛(wèi)。
3、竹洲校區(qū)和松苑校區(qū)會議室設(shè)施設(shè)備技術(shù)方面負(fù)責(zé)人分別為戎松挺和俞棟。技術(shù)負(fù)責(zé)人的職責(zé):
(1)學(xué)校層面的重大會議、活動或接待來訪,要求全程負(fù)責(zé)投影、音箱的使用和關(guān)閉。
。2)校內(nèi)會議或處室承辦的會議,由技術(shù)負(fù)責(zé)人對具體使用管理員進行技術(shù)上的指導(dǎo),如使用過程中遇技術(shù)上的問題,應(yīng)能隨時聯(lián)系到并第一時間趕到會場處理。
(3)定期檢查設(shè)施、設(shè)備完好情況。
。ㄋ模⿻h室安全管理
在會議、活動期間,參加人員不得攜帶危險性、污染性物品進入會議室,愛護室內(nèi)各種設(shè)備、用品,因人為因素?fù)p壞或丟失的由使用部門或當(dāng)事人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
會議室管理制度6
1、全校性集會事先要按照《大型活動報批制度》向校長請示,經(jīng)簽字同意后方可召開。
2、在學(xué)校會議室召開的會議,會前要做好《疏散預(yù)案》。集會正式開始前要向與會人員提示疏散通道位置。
3、會議室財產(chǎn)期初由學(xué)?倓(wù)處統(tǒng)一配備清點,制定財產(chǎn)統(tǒng)計表統(tǒng)計后由會議室負(fù)責(zé)人核實簽字認(rèn)可,并在期末復(fù)查盤點,列入工作考評。
4、會議室財產(chǎn)由負(fù)責(zé)人統(tǒng)一負(fù)責(zé)保管,使用老師應(yīng)協(xié)助負(fù)責(zé)人做好使用保管工作。
5、負(fù)責(zé)人平時應(yīng)做好會議室內(nèi)各類物品、設(shè)施的規(guī)范擺放、衛(wèi)生管理、電器和用電線路管理及安全管理等。疏散通道標(biāo)志完整。
6、負(fù)責(zé)人必須清楚和定期清點會議室內(nèi)的物資種類、數(shù)量,了解損傷情況,情況嚴(yán)重的則立即報損,人為造成損壞的則上報總務(wù)處及按價賠償。
7、會議室內(nèi)各類物品均為教學(xué)服務(wù),不得擅自外借,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后的外借物,要辦理外借登記手續(xù)并及時歸還原室。
8、切實加強安全工作,定期進行安全檢查,杜絕安全隱患,盡力減少會議室財產(chǎn)損壞。
9、會議室內(nèi)不準(zhǔn)吸煙,要辦成無煙會議室。
10、每次會議前后,負(fù)責(zé)人要及時清理、打掃會議室,并及時關(guān)燈、關(guān)好門窗,確保會議室安全。會議室的鑰匙專人負(fù)責(zé),不準(zhǔn)借與任何人。
會議室管理制度7
一、目的:
會議室是公司舉行會議,接待來賓的場所,為了充分利用會議室的功能,給員工創(chuàng)造一個良好的辦公環(huán)境,使會議室的管理和使用更加規(guī)范化、合理化,以確保公司的各類會議的正常召開,現(xiàn)結(jié)合本公司的實際情況,制定本制度。
二、責(zé)任:
會議室使用管理由公司行政部負(fù)責(zé),并實施監(jiān)督。
三、范圍:
適用于公司所有人員。
四、會議室使用細則:
(一)會議室是專門用于召開會議、研討工作、接待來賓的地方,未經(jīng)允許,不得挪借他用。
。ǘ┕緯h室的管理由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé),會議涉及使用的設(shè)備及設(shè)施由指定專人負(fù)責(zé)保管、管理與調(diào)試。
(三)為了避免會議室使用時發(fā)生沖突,各部門如需使用會議室,需提前一天填寫《會議室使用申請表》交至行政部,以便統(tǒng)一安排。公司每天都會將會議室統(tǒng)一上鎖,各部門人員在使用會議室時必須登記,并領(lǐng)取鑰匙和會議牌。
。ㄋ模┡R時召開的緊急會議需要使用會議室時,要及時通知行政部提出申請并登記使用。
(五)各部門申請使用會議室時,需明確使用時間、參加人數(shù)等,如需提供純凈水、制作會標(biāo)、擺放水果的,要在《會議室使用申請表》中填寫具體內(nèi)容及數(shù)量。
。┤缬龅綍h室之間發(fā)生沖突的,要堅持局部服從整體的原則,公司會議優(yōu)先于部門會議,部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。
。ㄆ撸╅_會期間,請愛惜會議室的設(shè)備設(shè)施。
。ò耍⿻h進行中,請把相關(guān)的標(biāo)識牌放在指定的位置。
。ň牛⿻h結(jié)束后,相關(guān)人員應(yīng)及時整理會議場地,關(guān)閉各種電器,如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障和公物損壞應(yīng)及時報行政部,以便及時修理,保證其他會議的順利進行。
。ㄊ⿻h室的使用部門,要維持室內(nèi)清潔,使用完畢后將移動的桌椅及時放回原位,以方便其他部門使用,并通知行政部。
。ㄊ唬﹪(yán)禁在會議室打牌、嬉戲打鬧等。
。ㄊ┦覂(nèi)物品未經(jīng)行政部批準(zhǔn),不得私自轉(zhuǎn)借他人或挪借他用,若要借用會議室的物品,需填寫《會議室使用申請表》,做好相應(yīng)的登記,使用完畢后,及時歸還。
會議室管理制度8
1、會議室,接待室是酒店舉行會議,接待客戶的場所,為加強管理,規(guī)范酒店會議室、接待室的使用,給員工營造一個良好的工作環(huán)境,制定本制度。
2、酒店所有員工非接待客人和參加會議,不得隨意進入接待室和會議室。
3、酒店各個部門如需要使用會議室,要提前去總經(jīng)理辦公室申請。
4、接待室有專門負(fù)責(zé)引見、招待、接送來賓。
5、任何員工不得隨便移動會議室,接待室的家具及物品。
6、任何員工不得隨便使用會議室、接待室的茶葉、咖啡、飲料等用品。
7、任何員工不得隨便拿走接待室的報刊,雜志等資料。
8、愛護接待室、會議室的設(shè)施。
9、會議結(jié)束,要整理會場,保持清潔。
酒店會議室管理制度準(zhǔn)備
1、會議開始前半個小時,將開水咖啡準(zhǔn)備好,其他設(shè)備要調(diào)好。
2、打開會議室門,服務(wù)員在門口迎接客人。
3、根據(jù)客人要求,將指示牌放在指定位置。
酒店會議室管理制度服務(wù)
1、會議開始后,服務(wù)員站在會議后的后面。
2、保持會議室安靜,服務(wù)員不能大聲說話,東西輕拿輕放。
3、會議中間休息時,要盡快整理會場,補充更換各種用品。
酒店會議室管理制度清理會場
1、會議結(jié)束后,仔細檢查一遍會場,看是否有客人以往的東西和文件等。
2、會后將水具,設(shè)備整理好。
會議室管理制度9
1、目的
為規(guī)范公司總部會議室的使用和管理,并使其制度化、合理化,更好的為公司與會人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和良好的會議環(huán)境,防范會議室設(shè)備使用過程中可能存在的損壞,從而更好體現(xiàn)公司的整體形象,特制訂本辦法。
2、適用范圍
公司總部的各類型會議室。
3、術(shù)語
原則:歸口管理原則,分工負(fù)責(zé)原則;有效控制原則;資源共享原則,快速處理原則,責(zé)任追究原則。
4、職責(zé)
4.1公關(guān)傳播部職責(zé)
4.1.1公關(guān)傳播部負(fù)責(zé)《會議室管理操作規(guī)范》的制定(修訂),以及在制度實施的整個過程中的考核工作,督促各部門嚴(yán)格執(zhí)行,保證制度的順利實施。
4.1.2公關(guān)傳播部負(fù)責(zé)各部門會議室的統(tǒng)一分配,嚴(yán)格結(jié)合會議性質(zhì)、會議重要性等,將會議室按需求分配給各部門。
4.1.3公關(guān)傳播部負(fù)責(zé)檢查會議室內(nèi)的設(shè)施、流動用品等的日常使用情況:每日定時進行會議室點檢,點檢的內(nèi)容主要包含環(huán)境衛(wèi)生﹑物品設(shè)施等狀態(tài),并填寫《會議室點檢表》,詳見附件;
4.2綜合管理部職責(zé)
4.2.1綜合管理部負(fù)責(zé)會議室管理系統(tǒng)的制作和維護;各類電子設(shè)備和設(shè)施由綜合管理部指定專人管理調(diào)試。
4.2.2綜合管理部負(fù)責(zé)公司對會議室系統(tǒng)設(shè)備的要求和提出規(guī)劃及采購到位。
4.3各部門職責(zé)
4.3.1各部門負(fù)責(zé)根據(jù)會議室申請流程預(yù)定會議室,不得隨意更改已申請過的會議;
4.3.2各部門重要接待會議,由公關(guān)傳播部根據(jù)實際需要安排各項會務(wù),各部門日常召開會議使用會議室,需自行安排會議服務(wù)人員;
4.3.3公司各部門使用會議室時有對會議室用品及衛(wèi)生維護的責(zé)任,用完會議室鑰匙應(yīng)立即歸還。
5、具體內(nèi)容
5.1會議室使用申請流程及規(guī)定
5.1.1.為避免會議發(fā)生沖突,各部門如需使用會議室,須由相關(guān)部門進行申請,并做好登記。原則上按先后順序,如有特殊情況,需要雙方共同協(xié)商,從而達成一致。
5.1.2使用會議室的順序是先預(yù)定先使用,但如若有公司級分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)需臨時使用,各相關(guān)部門必須做相應(yīng)的調(diào)換或推遲;
5.1.3.臨時召開會議需要使用會議室時,要及時向會議室負(fù)責(zé)人提出申請并登記使用情況;
5.1.4若實際情況有變,不需要使用會議室必須提前半天向會議室管理員取消預(yù)定時間;
5.1.5各部門申請使用會議室時,需明確使用時間、參加人員等,如有需要其他部門協(xié)辦的事項,請?zhí)崆奥?lián)系需協(xié)辦部門領(lǐng)導(dǎo)。
5.2會議室使用及維護
5.2.1會議過程中,使用人負(fù)責(zé)維護會議室內(nèi)的各類設(shè)備完好性,提醒參會人員愛護會議室內(nèi)的一切設(shè)備;
5.2.2在使用過程中,一旦發(fā)現(xiàn)有對會議室內(nèi)設(shè)施造成人為損害和資源(白板筆、紙杯等)浪費的行為,公關(guān)傳播部將對其個人進行照價賠償?shù)奶幜P,情況惡劣者將按公司相關(guān)的規(guī)章制度進行處罰;
5.2.3整個會議過程中,會議組織者有責(zé)任維護會議室內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生;
5.2.4會議結(jié)束后,會議組織者負(fù)責(zé)將會議室內(nèi)的廢棄物收拾整潔,恢復(fù)會前使用狀態(tài),如未做整理或整理不到位者,次數(shù)達三次以上,將進行通報批評;
5.2.5會議結(jié)束后,會議組織者負(fù)責(zé)通知會議管理員清點會議室固定資產(chǎn),確保設(shè)備完好,會議組織者方可離開;
5.2.6會議組織者會前應(yīng)對會場進行檢查,如發(fā)現(xiàn)物品損壞和丟失,要及時與公關(guān)傳播部聯(lián)系,如不上報,則承擔(dān)全部責(zé)任。
5.2.7在使用期間,在會議室發(fā)生的任何事故和意外責(zé)任由使用部門承擔(dān)。
6、考核措施
6.1各職能部門不按規(guī)定私自使用會議室時,將給予各事業(yè)部綜合管理部負(fù)責(zé)人負(fù)激勵100元/次(臨時緊急性會議需電話通知后方可使用);
6.2各職能部門在會議期間桌椅等設(shè)備有破損的,每一處將給予組織會議的負(fù)責(zé)人負(fù)激勵200元;會后物品擺放不整齊、垃圾不清理、鑰匙不及時歸還的,給予各會議組織部門負(fù)責(zé)人負(fù)激勵100元;
6.3未經(jīng)允許隨意調(diào)試造成電器等音響設(shè)備損壞影響會議使用情況的,每一次將給予各事業(yè)部綜合管理部負(fù)責(zé)人或職能部門負(fù)責(zé)人負(fù)激勵200-500元;損壞物品、器材需按原價1.5倍賠償;
7、附則
7.1本制度由公關(guān)傳播部負(fù)責(zé)解釋;
7.2本制度自簽發(fā)之日起生效;
8、附件
附件
一、《會議使用登記表》。
二、《會議分配明細表》
三、《會議點檢表》
會議室管理制度10
1、會議室是學(xué)校舉行會議的重要場所。為保證學(xué)校日常工作的正常運轉(zhuǎn),提高會議室的使用效率,特制定本管理辦法。
2、辦公室所屬會議室只供學(xué)校舉行各種會議、舉辦各種活動和對外接待使用。學(xué)校所屬各會議室、報告廳根據(jù)工作需要均可向各部門開放。
3、實行會議預(yù)約制度。各部門如需使用會議室一般應(yīng)提前1天在OA系統(tǒng)提交《會議使用申請表》,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批、校辦主任審批后,由學(xué)校辦公室協(xié)調(diào)安排。《會議使用申請表》填寫包括申請日期、申請人、申請部門、會議名稱、會議時間等內(nèi)容。若部門預(yù)定的會議室與學(xué)校臨時性重要會議發(fā)生時,以全校性會議為先。
4、校級會議和接待由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)招待。
5、保證會議室的清潔衛(wèi)生。禁止在會議室內(nèi)吸煙、隨地吐痰和亂扔雜物。服務(wù)人員要及時整理、清掃會議室,保持清潔環(huán)境。
6、愛護會議室設(shè)施。任何人員不得隨意移動會議室的家具和物品。
7、會議結(jié)束后,會議室使用部門須到學(xué)校辦公室辦理交接手續(xù)。
8、對于不按規(guī)定要求使用會議室的部門,辦公室有權(quán)提出批評,甚至停止其再次使用會議室。
會議室管理制度11
會議室是公司舉行會議,接待來賓的場所,為加強公司的規(guī)范化管理,特制定本規(guī)定。
一、會議室使用細則
1、會議室由人事行政部負(fù)責(zé)管理。
3、公司各部門使用會議室須提前1天告知人事行政部,辦理相關(guān)手續(xù),使用時領(lǐng)取會議室鑰匙。
4、使用會議室的部門,必須愛護會議室的設(shè)施,保持會議室清潔。用后應(yīng)及時整理:打掃衛(wèi)生(包括黑板檫干凈,水性筆蓋好,桌椅,地面),檢查安全(電源),關(guān)好窗、空調(diào),鎖好門,將鑰匙交還人事行政部。
4、會議室配置一固定使用插線板,用后不能帶走。
4、會議室內(nèi)本公司員工不允許抽煙、嚼檳榔。不能往會議室窗臺及窗外丟東西。以免造成危險,違者發(fā)現(xiàn)一次罰款現(xiàn)金50元。
5、任何部門和個人未經(jīng)人事行政部同意不得將會議室的各種設(shè)施拿出會議室或轉(zhuǎn)做他用。
6、會議室內(nèi)的衛(wèi)生每周至少要清潔一次,遇有會議時,使用部門用后應(yīng)即刻清理,否則取消該部門的使用權(quán)。
8、會議室管理人員要嚴(yán)格室內(nèi)物品的管理和維護,做到會散、人走、電源關(guān)、門上鎖。
9、與會人員要愛護會議室內(nèi)的公共設(shè)施,損壞賠償,不許將室內(nèi)物品移做他用。
二、本規(guī)定由人事行政部制定,經(jīng)審批后自頒布之日起執(zhí)行。
會議室管理制度12
為了加強會議室的管理,保證各類會議的順利召開及規(guī)范有序使用,提高會議室的利用率,特制定會議室管理規(guī)定。
一、會議室的管理,由局辦公室負(fù)責(zé)。各科室安排的各種會議需提前登記,由辦公室負(fù)責(zé)安排時間,避免發(fā)生沖突。
二、辦公室按每周會議安排表提前準(zhǔn)備好會議室。及時做好會議室內(nèi)設(shè)施設(shè)備、會務(wù)方面的一切安排。做到會議室干凈整潔,桌椅排放整齊,按會議需要備好茶杯,飲用水,會后及時打掃清理。
三、凡使用會議室的科室負(fù)責(zé)會議室內(nèi)席簽擺放及座次的安排,提供會議用品,使用人員應(yīng)愛護會議室的公共設(shè)備,會議室內(nèi)不得隨意亂貼亂畫。
四、會議室的衛(wèi)生、照明、空調(diào)、設(shè)備的使用及管理由辦公室負(fù)責(zé)。會議室配置的設(shè)備、桌椅未經(jīng)許可,不得隨意搬動挪作它用。
五、會議室使用完畢后,應(yīng)隨時關(guān)閉門、窗和全部設(shè)施設(shè)備電源,切實做好防火、防盜及其他安全工作,如因會服人員造成的損失將追究個人的責(zé)任。
六、會服人員須嚴(yán)格按管理處各項規(guī)章制度,努力做好服務(wù)及協(xié)調(diào)工作,保障各類會議、接待活動的正常進行。
會議室管理制度13
一、制定目的
為加強公司會議室的規(guī)范化管理,確保會議室合理有效使用,現(xiàn)結(jié)合公司實際情況,特制定本制度。本制度適用于集團各公司各部門。
二、管理辦法
第一條:會議室是專門用于召開會議、研討工作的地方。會議室由行政處統(tǒng)一管理,負(fù)責(zé)使用登記與調(diào)度、設(shè)備維護等相關(guān)內(nèi)容。會議涉及使用的設(shè)備設(shè)施由專人負(fù)責(zé)保管、管理與調(diào)試。
第二條:為了避免會議時間發(fā)生沖突,各部門使用會議室需提前通知行政處,填寫《會議室使用申請單》,以便統(tǒng)一安排。
第三條:填寫《會議室使用申請單》時,需說明會議相關(guān)情況。比如明確使用時間、參會人員等,如有需要行政處協(xié)辦的事項需提前注明,以便行政處根據(jù)情況做好相關(guān)協(xié)調(diào)安排。
第四條:正常工作日,各部門提前到行政處填寫申請單,并到前臺備案,即可使用會議室。若周六日使用,需提前半天到行政處填寫《會議室使用申請單》,領(lǐng)用會議室鑰匙備用,并于工作日及時歸還。
第五條:如有外來領(lǐng)導(dǎo)或客人來我公司,需提前一天通知行政處, 以備整理會議室及準(zhǔn)備果盤等。如公司培訓(xùn)等內(nèi)部使用,需提前半天申請。
第六條:會議室使用需遵循領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先,先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則;各部門之間可本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。如遇特殊情況、緊急會議可先通知行政處負(fù)責(zé)人,
立即開啟會議室先行使用,事后補辦有關(guān)登記。
第七條:部門應(yīng)在所預(yù)約時間到達會議室,并開始使用。若長時間未到,則會議室使用權(quán)由綜合辦另作安排。
第八條:如部門臨時取消申請,再需使用時,需重新申請。部門及個人應(yīng)按預(yù)約時間內(nèi)使用完畢,若后續(xù)時間無其他安排,可超時使用。但若緊接的時間段內(nèi)已安排了其他部門使用,超時部門必須離開會議室,終止使用該會議室。
第九條:如需使用會議室設(shè)備,應(yīng)提前說明,以備提前準(zhǔn)備,確保會議順利進行。
第十條:各部門在會議期間要宣導(dǎo)參會人員愛護公共設(shè)施,自覺維護會議室的環(huán)境衛(wèi)生。
第十一條:會后使用部門及時整理,關(guān)閉投影儀、空調(diào),椅子及時歸位,確保各種電器斷電、門窗關(guān)閉,室內(nèi)干凈整潔。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障和公物損壞應(yīng)及時告知綜合辦,以便及時修理。
第十二條:未經(jīng)允許,任何部門與個人不得擅自使用會議室、不得擅自挪用會議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。若要借用會議室內(nèi)物品,需得到行政處負(fù)責(zé)人許可。借用完畢后,需及時歸還。
會議室管理制度14
1范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了酒店視頻會議室管理制度的具體要求。
2具體要求
2.1視頻會議室歸屬總辦管理。會議部負(fù)責(zé)視頻會議室控制系統(tǒng)運行管理和技術(shù)維護。
2.2使用視頻會議室需提前通知總辦,由總辦負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排,并提前通知會議室做好技術(shù)動力保障,會議室指定一名專職工作人員承擔(dān)視頻會議室的日常管理和運行維護工作,工作人員要對會務(wù)工作熟悉,對會場設(shè)備熟悉,對視頻會議的常規(guī)操作熟悉,通過培訓(xùn)可以完成會前設(shè)備檢查及簡單的故障處理。
2.3會議期間,參會人員必須關(guān)閉移動電話和小靈通,以免干擾視頻會議的進行。嚴(yán)禁在視頻會議終端設(shè)備附近做其它設(shè)備的開關(guān)電動作,以免帶來電源干擾。嚴(yán)禁在設(shè)備前后走動,以免將設(shè)備連線碰掉,松脫。嚴(yán)禁在會議室和控制室附近做任何施工,以免干擾會議的正常進行。
2.4視頻會議室設(shè)施不得隨意搬動或挪作它用,參會人員應(yīng)愛護視頻會議室的公共設(shè)備,若造成損壞,應(yīng)及時向管理部門報告,分析原因,落實賠償責(zé)任。
2.5視頻會議室內(nèi),嚴(yán)禁吸煙、隨地吐痰,不得亂扔紙屑、雜物,墻面等部位不得隨意張貼、涂寫。
2.6非工作人員未經(jīng)許可禁止進入視頻會議室特別是控制室內(nèi)。
2.7視頻會議室控制室內(nèi)應(yīng)有良好的防塵措施和空調(diào)設(shè)備,控制室溫度應(yīng)保持在18℃~25℃,相對濕度應(yīng)保持在30%~60%。應(yīng)保持清潔、整齊,切實做到設(shè)備無塵,排列正規(guī),布線整齊。應(yīng)有良好的防靜電、接地措施,計算機等設(shè)備應(yīng)有嚴(yán)格的防病毒措施。
2.8本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行,由總辦負(fù)責(zé)解釋。
會議室管理制度15
為了給廣大黨員提供一個良好的會議場所,特制定以下管理制度。
一、會議室主要供黨委會、支委會、支部會使用。
二、召集會議的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)事先通知分管人員,以便做好必要的準(zhǔn)備。
三、會議室由辦公室負(fù)責(zé)管理。每次開會前十分鐘做好所有準(zhǔn)備工作,會議結(jié)束后及時清理打掃,保持明亮整潔,電路暢通,以備下次會議使用。
四、會議室所配備的用品任何人不得隨意挪用、外借,如損壞、丟失照價賠償。
五、借用會議室,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可使用,使用后要及時打掃干凈。
六、與會人員要養(yǎng)成講衛(wèi)生、愛清潔的良好習(xí)慣,嚴(yán)禁隨地吐痰、亂扔紙屑等雜物,保持會議室干凈衛(wèi)生。
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