小學(xué)檔案管理制度13篇
在日常生活和工作中,制度使用的情況越來越多,制度泛指以規(guī)則或運作模式,規(guī)范個體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊含著社會的價值,其運行表彰著一個社會的秩序。制度到底怎么擬定才合適呢?下面是小編幫大家整理的小學(xué)檔案管理制度,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友。
小學(xué)檔案管理制度1
為促進教育科研檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化,不斷提高學(xué)校管理水平,使教育科研檔案更好地為教師服務(wù),為提高教育質(zhì)量服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和我校教育科研檔案工作實際,特制訂本制度。
一、立卷歸檔學(xué)校、區(qū)、市、省、全國級教育科研立項課題均要立卷歸檔。各級的立項課題結(jié)題二個月后由學(xué)校教科室負責(zé)人將所有材料(立項文件、課題申報表、實施方案、實驗報告或結(jié)題論文,以及調(diào)查材料等)立為一卷。
二、裝訂成冊檔案按文件內(nèi)容進行分類并裝訂成冊,標題簡明確切,書寫整齊,編好明碼。
三、分類存放按明碼順序分類存放,擺放整齊,存放處有防火、防盜、防潮、防塵、防光、防霉、防鼠等設(shè)施。
四、保管期限省、國家級立項課題保管期限為永久,區(qū)、市級立項課題保管期限為長期,學(xué)校立項課題保管期限為短期。
五、借閱利用因工作需要借閱教育科研檔案,應(yīng)履行借閱登記手續(xù),用后及時歸還。查閱時不得污損、卷折,不得在卷內(nèi)劃線、打圈、批注和涂改。若需要復(fù)印,請示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后方可復(fù)印。
小學(xué)檔案管理制度2
一、檔案室應(yīng)以科學(xué)、堅固、安全為基本條件,標準溫度為14—24℃,標準相對濕度為45—60%,應(yīng)裝備必要的防火、防盜、防潮、防塵、防強光、防高溫、防蟲等設(shè)施。
二、庫房的檔案柜、架按要求進行排放,對接收來的檔案要進行分類、登記、統(tǒng)計和必要的加工整理。
三、檔案室應(yīng)納入學(xué)校自動化管理系統(tǒng),根據(jù)工作需要要逐步設(shè)置計算機、復(fù)印機、照相機等現(xiàn)代化管理設(shè)備。
四、檔案部門應(yīng)對檔案的安全定期組織檢查,記錄在案,發(fā)現(xiàn)問題,及時解決。
五、檔案室工作人員調(diào)、換工作時應(yīng)有嚴格的交接手續(xù)。
六、非工作人員不得擅自進入檔案室,節(jié)假日加強保衛(wèi)工作。
七、檔案保管工作,必須認真嚴格地按照各項規(guī)章制度辦事,不得徇私舞弊,玩忽職守。
小學(xué)檔案管理制度3
為了加強體育教學(xué)檔案管理工作,提高體育教學(xué)檔案的質(zhì)量和科學(xué)管理水平,體現(xiàn)體育組的教學(xué)情況,實現(xiàn)教學(xué)檔案工作的標準化,規(guī)范化和現(xiàn)代化,更好地為體育組的教學(xué)服務(wù),特制定本制度:
一、歸檔
體育教學(xué)文件材料歸檔是指把體育組在教學(xué)過程中形成的具有保存價值的資料和文件,按照分類保管的辦法集中存放,以供檢索、查閱。
二、歸檔范圍
1、教育局及學(xué)校有關(guān)體育教學(xué)的文件;
2、體育組人員組成及變動情況,教師業(yè)務(wù)情況登記表,教師基本情況材料(含學(xué)歷、學(xué)位、職稱、履歷、業(yè)務(wù)情況獎懲、科研成果等的原件或復(fù)印件);
3、教學(xué)改革方案、計劃;
4、教材、教學(xué)參考資料,各種圖片、聲像資料;
5、典型教案、體育教師備課計劃及記錄;
6、教學(xué)進度表;
7、教學(xué)總結(jié)與考核;
8、運動會方案、比賽過程圖片、比賽結(jié)果;
9、學(xué)生考試成績及學(xué)生體質(zhì)與健康測試達標情況;
10、學(xué)生在各類體育比賽中的獲獎證書。
三、歸檔程序
。ㄒ唬┬纬煞e累
1、在教學(xué)過程中,各體育教師把自己的有關(guān)需歸檔的材料整理完畢并寫好目錄,裝訂后交體育組檔案管理員(如果沒有專職管理員的,一般由體育組組長兼任)歸檔;
2、體育組檔案管理員按文件材料分類列表歸檔,并定期整理。
。ǘ┱斫M卷
1、檔案管理員要對檔案進行分類存放,并造冊存于電腦,以供查閱;
2、卷內(nèi)密不可分的文件材料應(yīng)按正件在前附件在后,印件在前定稿在后的要求排列;
3、檔案制成要求材料質(zhì)量優(yōu)良、書寫字跡工整,文字清晰。文字書寫禁止使用紅墨水、鉛筆,非檔案專用圓珠筆及復(fù)寫;
4、文件材料收集齊全、完整且審核、簽發(fā)手續(xù)完備;
5、填寫案卷封面各欄目,標題要簡短、明確。
4、檔案的查閱
外單位人員要查閱、借閱、復(fù)印檔案的要經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準,體育組檔案管理員要將檔案的查閱、借閱、復(fù)印情況進行詳細登記。
5、施行時間
本制度自20xx年1月1日起施行。學(xué)院實驗室工作檔案管理制度醫(yī)學(xué)院檔案管理辦法工程檔案管理制度
小學(xué)檔案管理制度4
檔案室安全管理制度:
1、檔案室是學(xué)校黨政文書資料、人事檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案保存使用的場所,列為學(xué)校安全管理要害部位,工作人員應(yīng)特別做好安全工作。
2、檔案室是機密部位,非工作人員未經(jīng)批準,不得隨便進入室內(nèi)。
3、各類資料進入檔案室,必須嚴格登記制度、借還制度,機密資料、人事檔案嚴防丟失、嚴防泄密事件的發(fā)生。
4、檔案室應(yīng)通風(fēng)、透氣、干燥,做好防濕、防蟲蛀的工作。
5、室內(nèi)消防器材、報警設(shè)備常年完好,性能良好有效。
6、嚴禁將任何火種帶入室內(nèi),任何人不準在檔案室內(nèi)吸煙。
7、門窗堅固防盜,工作人員隨手關(guān)窗鎖門,假期、節(jié)日要特別加強看護,確保安全。
小學(xué)檔案管理制度5
一、檔案管理人員要主動及時地收集各種檔案資料,對接收來的各種檔案要及時進行登記,統(tǒng)計、分類、編號和整理、鑒定。
二、按不同檔案分專柜存放,做到勤檢查、勤調(diào)整、防震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光。
三、嚴格保密,維護檔案的完整和安全。
四、按規(guī)定及時承辦鑒定和銷毀已過保管期限和無保存價值的檔案。
五、檔案室鑰匙專人保管,門窗及時關(guān)鎖,閑人嚴禁入內(nèi)。
六、保持檔案室的整潔衛(wèi)生。
七、建立對檔案工作的監(jiān)督,發(fā)現(xiàn)問題及時改進。
八、檔案人員調(diào)動時,必須進行檔案全面清點,做好交接工作。
九、建立電腦數(shù)據(jù)庫,實行微機管理。
十、借閱檔案要做好保管,不得損壞、丟失或修改,檔案員要做好借閱記錄。
小學(xué)檔案管理制度6
根據(jù)集中統(tǒng)一管理檔案的原則,為保證歸檔文件材料的齊全、完整,使之系統(tǒng)、準確地反映教育、教學(xué)管理和教學(xué)研究各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程,便于檔案的充分利用,特制定本制度。
一、歸檔辦法
1、本校在教學(xué)活動中形成的全部文件材料,均由各處、室負責(zé)人和部門專(兼)職檔案員專人負責(zé)做好日常文件材料的積累收集、整理工作。根據(jù)歸檔時間和范圍,做到鑒定后歸檔,達到及時、齊全、完整、準確的要求。
2、學(xué)校辦公室對各部門文件材料的形成和歸檔工作必須進行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。
二、歸檔范圍
。ㄒ唬h群工作類
1、上級黨委召開的需要貫徹執(zhí)行的主要文件材料;
2、上級黨委普發(fā)的、非本單位主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;
3、上級黨委下發(fā)的對本單位黨委工作的指示、規(guī)定、意見和本單位黨組織的請示、上級批復(fù);
4、黨支部(黨委、總支)工作計劃、總結(jié)、支委會、支部大會的會議材料;
5、黨員名冊、年報表、黨內(nèi)干部任免文件;
6、組織史資料;
7、黨內(nèi)獎勵材料;
8、黨內(nèi)處分材料;
9、組織關(guān)系介紹信;
10、學(xué)校行風(fēng)、教風(fēng)建設(shè)材料;
11、教工政治學(xué)習(xí)材料、政治思想工作計劃、總結(jié);
12、退休干部工作材料;
13、紀檢、信訪工作材料;
14、民主黨派材料;
15、教代會材料;
16、上級團委召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料;
17、上級團委普發(fā)的、非本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)的文件材料;
18、上級團委下發(fā)的關(guān)于本校團組織工作的批示、意見、規(guī)定等材料;
19、團組織工作計劃、總結(jié)、發(fā)展情況及有關(guān)活動材料;
20、團員名冊、報表;
21、少先隊員名冊、工作計劃、總結(jié)及有關(guān)活動材料;
22、學(xué)生會干部名冊、工作計劃、總結(jié)及有關(guān)活動材料。
。ǘ┬姓芾眍
1、上級行政部門召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料;
2、上級行政部門普發(fā)的、非本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;
3、上級行政部門下發(fā)的對本單位政務(wù)工作的指示、規(guī)定、意見和本校的`請示、上級批復(fù);
4、學(xué)校行政會議記錄;
5、校史、大事記;
6、學(xué)校工作計劃、總結(jié)、行事歷;
7、學(xué)校內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改等文件材料;
8、學(xué)校目標管理材料;
9、學(xué)校榮譽記載;
10、學(xué)校制定的各項規(guī)章制度;
11、干部任免材料、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教職工名冊、統(tǒng)計報表;
12、干部職工錄用、調(diào)整、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級、退休、死亡等材料;
13、教職工職稱評定、考核、專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任材料;
14、教職工獎勵、處分材料;
15、教職工調(diào)動行政關(guān)系、工資介紹信;
16、財務(wù)管理辦法、意見、規(guī)定、措施、制度、計劃預(yù)算;
17、政府、社會對學(xué)校的綜合評價;
18、安全保衛(wèi)、依法治校等的工作計劃、總結(jié)材料;
19、計劃生育材料;
20、學(xué)校醫(yī)療、衛(wèi)生工作材料。
。ㄈ┙逃虒W(xué)管理類
1、上級教育行政機關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料;
2、上級教育行政機關(guān)普發(fā)的、非本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;
3、上級教育行政機關(guān)下達的關(guān)于學(xué)校教育工作的方針、政策、規(guī)定、辦法;
4、學(xué)校制訂的教學(xué)常規(guī)、計劃、總結(jié);
5、學(xué)校的各科教學(xué)制度、辦法、規(guī)定、守則;
6、教研工作計劃、總結(jié)、教改計劃、教學(xué)實驗材料;
7、學(xué)校教育、藝術(shù)、科技、勞技等各學(xué)科教育方面的工作材料;
8、學(xué)生各科考試成績;
9、教學(xué)統(tǒng)計報表、教師任課表;
10、課程表、作息時間表、課外活動安排表;
11、班主任工作手冊、計劃、總結(jié)及有關(guān)活動材料;
12、試卷、參考答案、計分標準、試卷分析;
13、學(xué)校各類高中、高校招生、考生花名冊、上線名單等材料;
14、學(xué)校資料(簡訊、?;
15、圖書新增表、圖書工作計劃;
16、學(xué)校運動會、體育工作有關(guān)材料;
17、醫(yī)療保健衛(wèi)生教學(xué)計劃。
。ㄋ模┙處煒I(yè)務(wù)類
1、教師教學(xué)基本情況登記表、教學(xué)鑒定、教學(xué)成績、業(yè)務(wù)考核成績、業(yè)務(wù)進修材料;
2、教學(xué)業(yè)務(wù)交流、觀摩課、公開課、研究課等材料;
3、教研成果、學(xué)術(shù)論文、個人獎勵等材料;
4、教案評議記錄、教研手冊、教研活動材料;
5、教師在教育改革方面的成績、經(jīng)驗總結(jié)材料;
6、各學(xué)科興趣小組活動獲獎記載;
7、新聞報道、先進報道宣傳材料。
(五)學(xué)籍管理類
1、學(xué)生名冊、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)材料;
2、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生學(xué)籍變更情況;
3、學(xué)生成績冊、學(xué)生獎懲材料;
4、學(xué)生體質(zhì)測試、行為規(guī)范達標材料;
5、學(xué)生社會實踐活動有關(guān)材料。
。┰O(shè)備類
1、學(xué)校教學(xué)儀器、開箱記錄;
2、學(xué)校辦公設(shè)備;
3、使用說明書、裝修單、保修卡、安裝使用調(diào)試記錄;
4、設(shè)備維修計劃、記錄材料;
5、報廢設(shè)備申請、批復(fù)有關(guān)材料;
6、固定資產(chǎn)明細表。
(七)基建類
1、基建項目前期形成的文字、圖紙、計算材料;
2、預(yù)、決算書;
3、優(yōu)質(zhì)工程申報、驗收材料、竣工驗收材料;
4、建筑設(shè)計圖、施工圖、竣工圖;
5、維修計劃、方案、記錄。
說明:新建項目與改建維修項目分別立卷。
。ò耍⿻嫅{證類
1、原始憑證
2、記帳憑證
3、匯總憑證
(九)會計帳簿類
1、總帳
2、明細帳
3、日記帳
4、固定資產(chǎn)卡片
5、輔助帳簿
。ㄊ┴攧(wù)報告類
1、月、季度財務(wù)報告
2、年度財務(wù)報告(決算)
。ㄊ唬┢渌
1、會計移交清冊
2、會計檔案保管清冊
3、會計檔案銷毀清冊
4、銀行余額調(diào)節(jié)表
5、銀行對帳單
。ㄊ┞曄耦
1、學(xué)校各項重大活動、工作成果的照片、底片、錄音、錄像帶
(十三)磁介質(zhì)類
1、學(xué)校各項重大活動、工作成果光盤、磁盤。
(十四)實物類
1、獎牌、證書、贈品、錦旗、題詞、書畫、印鑒。
二、不歸檔范圍
1、重份文件材料;
2、討論未通過、征求意見、未定稿的文件材料;
3、無查考利用價值的一般事務(wù)性、臨時性的文件;
4、一般的群眾來信或建議;
5、本校工作人員兼任外單位職務(wù)形成的文件材料;
6、參加非教育主管部門召開的會議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無查考利用價值的文件材料;
7、越級報送或非隸屬部門抄送的一般性的不需要辦理的文件材料;
8、上級主管機關(guān)、黨政機關(guān)及有關(guān)部門任免、獎懲非本校工作人員的文件材料;
9、非本校形成的無查考利用價值的演示文稿及參閱文件材料;
10、普通一般的儀器、設(shè)備報損單;
11、一般無查考利用價值的學(xué)校教學(xué)教育方面的材料;
12、沒有保存價值的錄音、錄像和照片材料。
三、歸檔時間
1、黨群類、行政管理類、設(shè)備類、基建類形成的文件材料,圖紙材料,一般應(yīng)執(zhí)行公歷年度(每年1月1日至12月31日止)歸檔,次年4—5月整理完畢入庫;基建工程或其它技術(shù)項目在竣工驗收后即歸檔。
2、教學(xué)管理類、教師業(yè)務(wù)類、學(xué)籍管理類應(yīng)執(zhí)行教學(xué)年度(本年9月1日至次年8月31日止)歸檔,次年11—12月整理完畢移交入庫。
3、會計檔案類應(yīng)執(zhí)行公歷年度(第年1月1日至12月31日止)歸檔,次年4—5月整理完畢,隔年移交入庫。
4、特種載體檔案隨時形成隨時歸檔;
5、凡合同、協(xié)議具有法律效用的文件生效之后立即歸檔;
6、凡涉及重大機密、特殊意義的文件材料隨時形成隨時歸檔。
7、行政管理人員或教師因公外出參加學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議,帶回的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定及時向辦公室歸檔。
四、歸檔要求
1、歸檔材料要求完整、齊全、成套。底稿(定稿)與正本、請示與批復(fù)(批復(fù)在前、請示在后)成套歸檔、一個項目(課題)成套歸檔。
2、凡有錄音、錄像、照片的文字材料要與各載體的檔案一并歸檔。計算機軟盤根據(jù)有關(guān)規(guī)定要復(fù)制一份文字材料一并歸檔。
3、歸檔材料內(nèi)容真實、可靠、保持原始性。紙張質(zhì)量和規(guī)格符合規(guī)范要求,字跡材料具有耐久性,杜絕圓珠筆、鉛筆、彩色等和純藍墨水筆書寫的檔案歸檔。
4、歸檔文件材料必須經(jīng)過系統(tǒng)整理、遵循文件材料形成的規(guī)律和特點,保持文件材料之間的有機聯(lián)系,經(jīng)過鑒定,劃分保管期限,便于保管和利用。
5、各處室形成的檔案要經(jīng)過該處室負責(zé)人審定,檢查后方可移交綜合檔案室。
小學(xué)檔案管理制度7
1、學(xué)校營養(yǎng)餐工作建立檔案,由分管此項工作老師專人管理。
2、上級主管部門關(guān)于營養(yǎng)餐工作下發(fā)的文件、通知、通報、講話、檢查情況記錄、整改意見、措施等必須歸檔備查。
3、學(xué)校制定的營養(yǎng)餐工作各種管理制度,突發(fā)安全事故應(yīng)急預(yù)案和組織領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)等材料都要裝訂歸檔。
4、學(xué)校接收、發(fā)放營養(yǎng)餐情況等材料必須及時歸檔,按自然月份存放。
5、對于突發(fā)事故,應(yīng)同步介入收集相關(guān)材料歸檔備查。
6、學(xué)校營養(yǎng)餐工作檔案實行借還登記制度,按檔案管理條例進行管理。
7、管理人員隨時搞好營養(yǎng)餐工作檔案的保管,注意防盜、防火、防遺失。
8、管理人員隨時注意收集整理營養(yǎng)餐工程材料并及時歸檔。若發(fā)生遺漏和失誤要追究管理者的責(zé)任。
9、檔案的資料必須真實、準確,為各級主管部門檢查營養(yǎng)餐工程落實情況提供詳實的資料依據(jù)。
10、借閱檔案須經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)同意,并辦理借閱登記手續(xù),借閱人要愛護檔案原件,用后及時歸還。
小學(xué)檔案管理制度8
1、在辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)下,負責(zé)檔案室的全面工作。
2、負責(zé)組織學(xué)習(xí)、傳達、貫徹黨和國家有關(guān)檔案工作的規(guī)定。
3、負責(zé)制訂檔案工作的工作計劃、管理辦法、規(guī)章制度等檔案工作規(guī)范。
4、負責(zé)集中統(tǒng)一管理學(xué)校各種門類和載體的檔案、資料,確保檔案的安全。
5、根據(jù)所保管的檔案資料情況和工作需要,編寫適用的檢索工具和參考資料,積極主動為學(xué)校各項工作服務(wù)。
6、負責(zé)做好檔案的口常查、閱、借工作,對全校檔案工作人員進行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
7、按有關(guān)規(guī)定,及時做好檔案的收集、整理、統(tǒng)計、保管、移交、銷毀等工作。
小學(xué)檔案管理制度9
一、檔案的建立
(一)建立健全校各類檔案,目的主要在于為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、上級有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)全面分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學(xué)校工作作出決策提供科學(xué)可靠的依據(jù)。
(二)全面系統(tǒng)地建立健全學(xué)校檔案、教師檔案和學(xué)生檔案。
二、檔案立卷歸檔
(一)凡是本單位具有查考價值的文件材料均屬歸檔范圍。
(二)檔案人員應(yīng)按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料,并將篩選后的資料分類、編制目錄,進袋入檔。
(三)凡檔案資料收集范圍目錄中未編入,但確有使用、保存價值的其他資料,學(xué)?筛鶕(jù)需要自行決定是否保存。
三、檔案補充
(一)教職工考核、晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù),獲得獎懲等材料要及時收入個人檔案。
(二)文件、函件由檔案人員統(tǒng)一分類編號登記,交校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后即立卷歸檔。
(三)校內(nèi)印發(fā)的文件是檔案補充的重點,平時校長室、教務(wù)處、德育處、總務(wù)處、工會、團隊等部門應(yīng)將有關(guān)材料分類保存,每學(xué)期結(jié)束時,集中交檔案人員立卷歸檔。
四、檔案查閱
(一)校內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)性檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱,并要辦理登記手續(xù),在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。
(二)凡未經(jīng)整理、登記完畢的檔案,一律不得外借或查閱。
五、檔案安全保密
(一)嚴守有關(guān)保密守則,加強檔案管理人員的組織紀律。
(二)檔案資料室門窗要加固,要備有消防器材,保持整潔干燥,自然通風(fēng),嚴禁吸煙。
小學(xué)檔案管理制度10
為了加強學(xué)校檔案的科學(xué)管理,保證檔案的系統(tǒng)性與完整性,有效地為學(xué)校管理服務(wù),結(jié)合本校實際情況,特制定本制度。
一、總則
第一條學(xué)校成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組,明確一位校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作,負責(zé)協(xié)調(diào)、解決檔案工作中存在的問題。
第二條學(xué)校設(shè)立綜合檔案室,隸屬教導(dǎo)處領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)一管理學(xué)校各部門形成的各種門類和載體的檔案,并負責(zé)指導(dǎo)其他各部門做好當(dāng)年的檔案管理工作。
第三條根據(jù)檔案工作實際需要,綜合檔案室配備專職檔案人員負責(zé)檔案的接收、管理,提供利用等工作,各部門設(shè)兼職檔案人員,負責(zé)部門文件材料的形成、積累、整理,并按規(guī)定向綜合檔案室移交。
二、立卷、歸檔
第四條各部門平時要做好文件、資料的收集、整理,文件、資料的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務(wù),必須認真做好。
第五條各類文件、資料由綜合檔案室負責(zé)整理立卷、歸檔。
第六條文件、資料立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件(包括上級文件,內(nèi)部資料,活動資料及簿、冊、圖表,出版物、照片、光碟等),均屬立卷歸檔范圍。
第七條立卷的原則。遵循文件、資料的自然形成規(guī)律,保持文件、資料之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分文件、資料的保存價值,便于保管和利用。
第八條立卷方法。學(xué)校檔案按文書、教學(xué)(含學(xué)籍和教師業(yè)務(wù)檔案)、會計、基建分類,聲像檔案獨立編目組卷。
1、文書檔案按保管期限、年度分類,由檔案管理員組卷歸檔。
2、會計檔案,按會計憑證、會計帳簿、會計報表和其會計文件材料分別排列,由財務(wù)室整理歸檔。
3、學(xué)籍檔案,按教學(xué)年度、屆分類,按年級、班級組卷,由學(xué)生處負責(zé)收集、整理歸檔。
4、教師業(yè)務(wù)檔案,以人為單位分類、整理,由教務(wù)處負責(zé)收集、整理歸檔。
5、基建檔案,按基建項目組卷,由總務(wù)處收集、整理,工程竣工后移交檔案室。
6、聲像檔案,按載體性質(zhì)、形狀分類排列,由電教室人員整理、歸檔。
7、學(xué)校各部門每學(xué)期工作計劃、總結(jié)及制定的各種規(guī)章制度等年終移交綜合檔案室。
第九條保管期限分為永久、長期、短期三種。
1、永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的有長遠利用價值的文件,劃為永久保存。
2、長期保存。凡是在相當(dāng)長時間內(nèi)需要查考的文件,劃為長期保存。長期保存為15年至50年。
3、短期保存。凡是在較短時間內(nèi)需要查考的各種文件、資料,劃為短期保存。短期保存為15年以下。
第十條文件的組合。組合的基本作法如下:
1、法規(guī)性文件,如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件,應(yīng)組合在一起。
2、會議文件應(yīng)單獨組合。
3、統(tǒng)計、報表、名冊等各類表格文件,應(yīng)組合在一起。
4、工作計劃、總結(jié)等文件,一般可按部門名稱組合。
5、特殊性文件材料,可根據(jù)具體情況進行組合。
第十一條檔案盒內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,計劃、總結(jié)在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。
第十二條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份,重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復(fù)文件,需要辦理銷毀手續(xù)。
第十三條歸檔時間。
1、階段歸:凡專項工作、基建工程中形成的文件、材料,在任務(wù)完成后,相關(guān)部門一個月內(nèi)要將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好,由專項負責(zé)人審定后,交綜合檔案室歸檔。
2、隨時歸:上級文件、通知,人事調(diào)動材料,在落實好文件精神或辦好調(diào)動手續(xù)后交綜合檔案室歸檔。
3、年度歸:各項管理中形成的文件、材料,各部門一律在次年第一季度內(nèi),將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好,由各部門負責(zé)人審定后,向綜合檔案室移交。
第十四條歸檔文件案卷的要求。各部門移交歸檔文件案卷,應(yīng)符合下列要求:
1、歸檔的文件、材料必須準確地反映學(xué)校各項活動的真實情況和歷史過程。
2、歸檔文件、材料必須系統(tǒng)齊全、完整。
3、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面,填寫時用黑色筆書寫或打印,字跡要工整、清晰。
4、檔案盒的名稱要注意內(nèi)容準確,文字簡練通順,結(jié)構(gòu)完整,必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。
第十五條案卷文件一式兩份,一份作為紙制文檔保存,另一份以電子文檔保存。
三、檔案的管理和利用
第十六條綜合檔案室按照學(xué)校對檔案管理的要求,對存放的各類檔案進行分類整理,分類保管,編制各類檢索目錄,搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計等工作。
第十七條綜合檔案室的管理貫徹“以防為主,防治結(jié)合”的原則,切實做好“六防”工作,即:防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防盜。經(jīng)常檢查防護設(shè)施和檔案保管狀況,對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案,要有計劃的進行修補、復(fù)制,保護檔案的安全與完整。
第十八條檔案的利用。利用檔案人員,按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表,檔案用完后應(yīng)及時歸還。
第十九條借用檔案人員必須做到:
1、調(diào)閱人員應(yīng)自覺維護檔案的完整、安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。
2、調(diào)閱的檔案只限在檔案室室查閱,借用前必須登記,用后應(yīng)及時歸還,歸還時要進行清查、核對和注銷。
3、調(diào)閱一般檔案由教導(dǎo)處主任批準。調(diào)閱帶密級或重要的管理檔案,須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意方可進行。只有在上一級黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或司法機關(guān)必須以檔案原件作為證據(jù)或者學(xué)校某項工作必須的特殊情況下,經(jīng)學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準,方可將檔案原件借出室外使用。
4、調(diào)閱人員摘抄、復(fù)制檔案時,應(yīng)征得檔案管理人員同意。
第二十條檔案室工作人員應(yīng)做到:
1、接待檔案利用人員要熱情,認真負責(zé),按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。
2、要仔細檢查歸還檔案,發(fā)現(xiàn)對檔案有損壞或泄密者,應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)報告,按有關(guān)規(guī)定處理。
3、確保文件、材料的安全,做好保密工作。
4、平時匯集,按實際順序或內(nèi)容分類、收集、整理,應(yīng)保持文件、材料之間的來源、時間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件,應(yīng)及時請求補發(fā)或取得復(fù)印件,以便存檔和查閱。
四、檔案的鑒定與銷毀
第二十一條建立由分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、主要部門負責(zé)人員參加的鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組,負責(zé)學(xué)校檔案鑒定、銷毀。
第二十二條制定各類檔案保管期限,作為檔案鑒定銷毀的依據(jù)。
第二十三條銷毀檔案程序
1、對已到保管期限的檔案,經(jīng)鑒定確無保存價值的要擬寫銷毀報告并登記造冊。
2、會計檔案的銷毀,應(yīng)經(jīng)上級主管部門的批準。
3、其他檔案銷毀應(yīng)由學(xué)校鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組簽字,兩人以上參加銷毀,密件按規(guī)定要求銷毀。
4、銷毀的文件要造冊存檔備查。
五、建立檔案保密制度,維護檔案的完整和安全
第二十四條檔案管理員要認真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》及有關(guān)法規(guī),嚴格遵守國家統(tǒng)一制發(fā)的“保密守則”和本單位有關(guān)保密規(guī)章制度。
第二十五條檔案工作人員必須做到對涉及黨和國家以及本系統(tǒng)、本單位的機密守口如瓶。
第二十六條非檔案人員未經(jīng)許可,不得進入檔案庫房。
第二十七條借閱檔案必須嚴格執(zhí)行保密制度,認真履行借閱手續(xù)。
第二十八條利用檔案中的密件,必須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準,在調(diào)閱室內(nèi)閱讀,不準帶走。
小學(xué)檔案管理制度11
一、檔案建立
(一)建立健全學(xué)校退管工作檔案,目的主要在于為上級相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門以及學(xué)校分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學(xué)校退管工作和對該工作作出決策提供準確、可靠的依據(jù)。校領(lǐng)導(dǎo)對此應(yīng)高度重視,并由校長親自具體負責(zé)和指導(dǎo)資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔建檔工作。
。ǘ⿲W(xué)校建立的退管工作檔案資料由學(xué)校檔案員管理。
二、檔案立卷
。ㄒ唬n案人員應(yīng)按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料,并將篩選后的資料分類、裝訂、編制目錄,進袋入檔。檔案案袋、檔案卷的規(guī)格要符合上級有關(guān)部門統(tǒng)一要求。
(二)卷宗必須注明保存期限,凡注明“暫存”的資料一般以一年為限;注明“短期”的一般五年為限;注明“長期”的由學(xué)校根據(jù)實際需要決定保存期限。
。ㄈ┓矙n案資料收集范圍細目中未編入,但確有使用、保存價值的其它資料,學(xué)?筛鶕(jù)需要自行決定是否留存。
三、檔案查閱
(一)校外人員來校查閱檔案,必須持有單位介紹信,經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準后方可到檔案資料室查閱檔案;查閱者不得摘抄檔案材料,經(jīng)同意摘抄的材料須經(jīng)檔案資料室人員仔細核對簽署意見;查閱者不得將檔案材料拿出檔案資料室。
。ǘ┬(nèi)相關(guān)人員借閱檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱,并要辦理登記手續(xù),在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。
小學(xué)檔案管理制度12
一、檔案工作制度
。ㄒ唬⿲W(xué)校檔案管理工作有辦公室負責(zé)。檔案管理人員要熟悉所藏檔案的情況,根據(jù)學(xué)校工作的需要,編制必要的檢索工具,充分利用檔案信息資源,為教育、教學(xué)工作服務(wù);
。ǘ┓怖脵n案資料者必須確保檔案的安全,不得遺失、涂改、勾畫、批注、剪裁、拆卷和折疊;
。ㄈ├脵n案工作結(jié)束后,利用者須如實填寫《檔案利用效果登記表》,及時交檔案室存查;
(四)歸還檔案時,檔案管理人員必須當(dāng)面嚴格檢查核對,如發(fā)現(xiàn)與原卷不符或其他問題,應(yīng)及時報告;
。ㄎ澹n案管理人員要注意收集檔案利用效果的反饋意見,不斷總結(jié)經(jīng)驗,做好檔案開發(fā)利用工作。
二、檔案保密制度
。ㄒ唬n案管理人員必須嚴格執(zhí)行黨和國家的保密法規(guī)及檔案管理的規(guī)章制度,確保檔案的安全;
。ǘ┍C軝n案的保管和利用,密級的變更和解密,必須按照國家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)辦理;
(三)保密檔案要嚴格限制查閱利用范圍,查閱利用須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準。利用保密檔案,嚴禁復(fù)印、摘抄、涂改、偽造、圈劃、抽換、批注、折縐,如發(fā)現(xiàn)此類情況,應(yīng)及時追查并報告領(lǐng)導(dǎo);
。ㄋ模┍C軝n案要專人管理,定期檢查。嚴格執(zhí)行保密紀律,對失密、泄密事件要及時報告并認真查處,情節(jié)嚴重者要追究法律責(zé)任;
。ㄎ澹n案管理人員要嚴守秘密,不得將保密檔案私自帶出檔案室,言談通信中不得涉及保密檔案事宜。
三、檔案保管制度
。ㄒ唬n案室由專人管理,未經(jīng)工作人員許可,不得擅自進入檔案室;
。ǘ﹪栏駡(zhí)行檔案查閱、借閱、歸還登記制度,個人不得私自保存檔案;
。ㄈn案保管工作要做到四不:不散、不亂、不丟、不壞;
(四)檔案閱覽室及檔案室(庫)內(nèi)嚴禁吸煙,嚴禁在其周圍堆放易燃易爆物品;
。ㄎ澹n案室(庫)要保持衛(wèi)生清潔,做到“八防”:防潮、防塵、防光、防火、防高溫、防盜、防蟲、防鼠,確保檔案的安全;
。╇S時檢查庫房消防設(shè)備、電器電源及門窗等設(shè)施設(shè)備的安全情況,發(fā)現(xiàn)問題要立即向領(lǐng)導(dǎo)報告,并采取有效措施及時解決[本文由網(wǎng)站
四、檔案查閱、借閱制度
。ㄒ唬┎殚啓n案,必須在檔案室進行;
。ǘ┎殚啓n案,如需復(fù)印或摘抄,需經(jīng)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)同意。復(fù)印材料由檔案管理人員負責(zé)辦理。摘抄的材料,由檔案管理人員認真審查核對,不得有誤;
(三)檔案一般不外借,如有特殊情況需借閱時,經(jīng)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)批準,履行借閱手續(xù);
。ㄋ模┙栝啓n案時間最長為一個月,如不能按時歸還,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱的檔案必須妥善保管,不得泄密、遺失或轉(zhuǎn)借他人,更不得在材料上涂改、污損或作任何標記;(五)歸還檔案時,檔案管理人員必須詳細檢查檔案材料是否完整無損,并在借閱登記簿上注明歸還時間。
五、檔案鑒定和銷毀制度
。ㄒ唬⿲W(xué)校行政辦公室及有關(guān)人員負責(zé)對本校保存的檔案進行鑒定;
。ǘ⿲W(xué)校檔案鑒定小組每年年初對各處室交回的檔案材料進行鑒定,對不符合要求的檔案材料重新整理。每年年終根據(jù)《檔案保管期限表》的規(guī)定,對超過保管期限的檔案進行鑒定,決定銷毀確無利用價值的檔案;
。ㄈ╀N毀檔案需逐卷、逐件登記造冊,經(jīng)學(xué)校檔案管理領(lǐng)導(dǎo)簽字批準,在指定地點銷毀。銷毀時必須由兩人以上監(jiān)銷。監(jiān)銷人員要認真負責(zé),防止在銷毀過程中遺失材料,保證絕對安全。
六、檔案統(tǒng)計制度
(一)檔案統(tǒng)計工作由檔案管理員負責(zé);
。ǘn案統(tǒng)計要實事求是,如實反映客觀情況,做到準確、及時、完整、系統(tǒng);
(三)統(tǒng)計內(nèi)容主要有:檔案機構(gòu)人員情況,保存檔案、資料狀況,檔案資料收進和移出數(shù)量,檔案利用情況,檔案庫房、設(shè)備情況以及上級機關(guān)和檔案部門要求統(tǒng)計的其他內(nèi)容;
。ㄋ模┥霞墮C關(guān)和檔案部門要求報送的各種統(tǒng)計報表、資料,必須按照要求統(tǒng)計、填寫,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可報出;
。ㄎ澹└鞣N檔案統(tǒng)計報表、資料、情況分析均應(yīng)存檔。
小學(xué)檔案管理制度13
一、各類檔案負責(zé)人要隨時做好檔案資料的收集、管理、歸檔工作。
二、檔案室除檔案管理員外,他人不得擅自入內(nèi)。
三、管理員要堅守崗位,認真負責(zé),要定期檢查防水、防盜設(shè)施效能。檔案室和櫥柜的鑰匙不得隨意轉(zhuǎn)讓他人,特殊情況由領(lǐng)導(dǎo)批準,要注意關(guān)好門、窗、鎖、燈。
四、檔案室內(nèi)不準接待客人,不準吸煙,禁止使用明火照明。
五、管理員在接收檔案時,要嚴格履行接交手續(xù),填寫移交檔案清單,并做好整理、分類、保管和統(tǒng)計工作。
六、管理員按規(guī)定將檔案分類排放,排列整齊,檔案的整理符合基礎(chǔ)教育管理要求和“兩基”要求。
七、管理員要熟悉檔案存放情況,對檔案的保管定期進行檢查、校對,做到帳物相等,對破損和字跡退色的檔案,應(yīng)及時復(fù)制。
八、檔案室要經(jīng)常保持清潔整齊,切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光等工作。
九、切實做好檔案借閱記錄,對借出檔案要登記造冊,并在一定時間內(nèi)收回。
十、檔案管理人員不許私自銷毀檔案,要經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)同意方可銷毀相關(guān)檔案。
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