酒店電傳服務管理制度
在快速變化和不斷變革的今天，我們每個人都可能會接觸到制度，制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。那么制度的格式，你掌握了嗎？以下是小編為大家整理的酒店電傳服務管理制度，希望能夠幫助到大家。
1.發(fā)電傳服務
(1)接待
①客人來電傳室發(fā)電傳時，要熱情接待;
②測覽電傳底稿，向客人詢問不清楚的地方，若有字跡不清的地方，可禮貌地請客人重抄或代客人改正，并主動幫助客人作孔;
③作孔要按電傳的格式作，如客人要求自己作孔，可禮貌地引導客人在指定的機器上作;
④為客人辦理電傳手續(xù)要周到細致，根據實際情況，提醒客人是否需要寫上房號、寫字樓或代轉人。
(2)檢查、核對
①作孔完后，重做一次紙條后再交給客人核對，若客人有所更改，應重新改放一次紙條，再一次讓客人核對無誤，直至認為可以發(fā)出為止;
②禮貌地請客人詳細填寫電傳掛號單，內容必須包括被叫用戶號碼和回答代碼、被叫用戶所在地名及叫用戶姓名、房號或住址等;
③檢查客人自己作孔的紙條及電傳掛號單是否完整;
④根據用戶所在地名，查閱國家或地域代號，安放代發(fā)紙條，切不可倒放。
(3)發(fā)放電傳
①按動呼叫鍵，啟動后先按字符鍵，再打出被叫用戶號碼;
②仔細核對對方發(fā)回的號碼及回答代碼，如有疑問，應請客人親自過目，認為可以后方可按“圍行”“升行”鍵發(fā)報;
③通報完畢前，詢問客人是否要等候對方回答或發(fā)電，是否還要隨機電傳其他東西;
④通報完畢，按動“+”鍵，以再次證實線路始終完好，然后發(fā)出酒店電傳機號碼代號，收線前按動字母鍵，打出四個“mm-mm”;
⑤把通報時間、發(fā)出時間、發(fā)報機位及操作人的工號填寫于掛號單上，并請客人到收款處付款;
⑥加蓋電傳流水號，并收費。
2.收電傳服務
(l)檢查收受來報
①檢查來報是否有收報人名址;
②要求發(fā)電傳單位提供名址;
③等來報完全輸出后將電文小心地撕下來。
(2)登記
①記錄發(fā)來電傳的時間;
②填上經手人工號;
③加蓋電文編號;
④按要求逐項記錄在送報登記本上。
(3)分送電傳
①收到客人電傳要及時送給有關的客人或單位;
②送電傳人簽名;
③電傳電文紙送達客人或單位時要登記送達時間，并請收件人在送報登記本上簽名;
④送報登記本交回電傳室。
3.收發(fā)電傳崗位責任
(1〕錯發(fā)電傳，如屬發(fā)報人沒有對清楚電傳號碼及ANSWERBACK由值班員負責;
(2)電傳發(fā)完后，如因值班人員忘記取得對方的ANSWERBACK而客人拒絕付款或要求重發(fā)，由值班員負責;
(3)局名本上查無此收報局名，或因違反收報人名址書寫規(guī)定而引起的“收報人名址不全”之差錯，由營業(yè)員負責;
(4)名址電文部分漏打括號或沒對“不能直接拍發(fā)的符號”進行妥善的加工而引起的差錯，由營業(yè)員、打報員分別承擔責任。
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