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公司辦公設(shè)備管理制度10篇
在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中，我們每個(gè)人都可能會(huì)接觸到制度，好的制度可使各項(xiàng)工作按計(jì)劃按要求達(dá)到預(yù)計(jì)目標(biāo)。那么相關(guān)的制度到底是怎么制定的呢？以下是小編為大家整理的公司辦公設(shè)備管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對(duì)大家有所幫助。
公司辦公設(shè)備管理制度1
1.0、目的
為了更有效地管理和使用公司的計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等辦公設(shè)備,使現(xiàn)代辦公設(shè)備在本公司生產(chǎn)和管理中充分發(fā)揮作用,并進(jìn)一步提高員工的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平,把企業(yè)計(jì)算機(jī)信息管理提到公司戰(zhàn)略管理日程,特制定本制度。
2.0、范圍
計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備,包括計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、電話機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、音響及附屬設(shè)備、投影儀等專用于公司辦公、開會(huì)及培訓(xùn)所用的資訊設(shè)備。
3.0、職責(zé)
3.1、計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備使用人負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備的正確使用和日常維護(hù)與保養(yǎng)。
3.2、信息管理課負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備的采購(gòu)、維修與故障排除、報(bào)廢判定、日常管理等工作。
3.3、公司資材管理部負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備的報(bào)廢處理工作。
3.4、集團(tuán)公司行政管理部為本制度的歸口部門,負(fù)責(zé)本制度的編制、培訓(xùn)及落實(shí)執(zhí)行工作。
3.5、集團(tuán)公司企業(yè)管理委員會(huì)負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核,總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。
4.0、作業(yè)內(nèi)容
4.1、相關(guān)作業(yè)流程圖和責(zé)任人、配合人。(詳見流程圖)
4.2、流程圖相關(guān)事項(xiàng)說明
4.2.1、辦公設(shè)備請(qǐng)購(gòu)
4.2.1.1、辦公設(shè)備請(qǐng)購(gòu),由使用人提出申請(qǐng),填寫“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備請(qǐng)購(gòu)單”,經(jīng)部門部長(zhǎng)審核確認(rèn)后提交信息管理課(若同一部門多個(gè)員工均須請(qǐng)購(gòu),則由部門匯總、部長(zhǎng)簽字,統(tǒng)一提交信息管理課)。信息管理課根據(jù)具體情況進(jìn)行審核,填寫意見(包括預(yù)計(jì)費(fèi)用),依照審批權(quán)限報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。在信息管理課課長(zhǎng)審核權(quán)限之內(nèi)的,由課長(zhǎng)確認(rèn)簽字直接安排采購(gòu)(若有庫(kù)存貨,則直接按領(lǐng)用程序領(lǐng)用);在信息管理課長(zhǎng)審核權(quán)限之外的,報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由信息管理課安排采購(gòu)(若有庫(kù)存貨,則直接按領(lǐng)用程序領(lǐng)用)。采購(gòu)審批權(quán)限參照《財(cái)務(wù)審批制度》。
4.2.2、辦公設(shè)備入庫(kù)、驗(yàn)收
4.2.2.1、采購(gòu)回來的辦公設(shè)備須辦理入庫(kù)、驗(yàn)收手續(xù),信息管理課負(fù)責(zé)設(shè)備質(zhì)量的驗(yàn)收,驗(yàn)收合格后,保管員根據(jù)實(shí)際入庫(kù)數(shù)量填寫“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備入庫(kù)單”入庫(kù)。
4.2.3、辦公設(shè)備領(lǐng)用與配置
4.2.2.1、計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備專用于員工辦公使用,不得挪于非工作之外其它用途。員工領(lǐng)用、配置標(biāo)準(zhǔn)依照《崗位職務(wù)說明書》中辦公設(shè)備配置要求,填寫“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備領(lǐng)用單”,按照《財(cái)務(wù)審批制度》審批權(quán)限要求進(jìn)行審批后,到信息管理課領(lǐng)用。
4.2.2.2、電話機(jī)、傳真機(jī)的領(lǐng)用與配置,各部門根據(jù)實(shí)際工作需要,確定要安裝、及須增加的'電話機(jī)和傳真機(jī)。安裝內(nèi)線電話須填寫“電話、傳真服務(wù)聯(lián)系單”,由本部門部長(zhǎng)簽字后,提交到信息管理課直接安排人員安裝。安裝長(zhǎng)途電話、傳真,須填寫“電話、傳真服務(wù)聯(lián)系單”,由本部門部長(zhǎng)、分管總監(jiān)簽字,提交人力資源總監(jiān)審核,報(bào)總裁批準(zhǔn)后,交信息管理課負(fù)責(zé)辦理。
4.2.3、辦公設(shè)備使用與維護(hù)
4.2.3.1、計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備的使用與維護(hù)
4.2.3.1.1、計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備由使用人負(fù)責(zé)保管,除電腦工程師外,任何人不得私自拆開計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備、更換配置、隨意搬離辦公地點(diǎn)。若出現(xiàn)人事變動(dòng)(調(diào)崗、離職等),辦公設(shè)備交接參照公司《員工異動(dòng)、移交管理制度》執(zhí)行。
4.2.3.1.2、計(jì)算機(jī)使用人要負(fù)責(zé)所使用的計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備始終處于整潔、無灰塵的狀態(tài)。
4.2.3.1.3、規(guī)定在工作時(shí)間內(nèi)不得做與工作無關(guān)事情,禁止在計(jì)算機(jī)上安裝各種游戲。違反者按公司《獎(jiǎng)懲管理制度》執(zhí)行,信息管理課對(duì)上述違紀(jì)現(xiàn)象須作定期或不定期抽查,并對(duì)違紀(jì)行為作出處罰建議,交主管部門執(zhí)行。
4.2.3.1.4、接收e-mail的時(shí),須使用殺毒軟件徹底查收郵件無病毒后,才能打開郵件以免帶入病毒影響公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。
4.2.3.1.5、禁止私自更改計(jì)算機(jī)的ip地址,以免影響網(wǎng)絡(luò)上其他計(jì)算機(jī)的正常工作。
4.2.3.1.6、電腦使用人在利用網(wǎng)絡(luò)給其他員工共享文件須設(shè)置密碼,以免被他人給破壞。
4.2.3.1.7、電腦使用人須遵守公司的保密規(guī)定,電腦信息屬公司機(jī)密,不得向公司外部人員泄露。
4.2.3.1.8、電腦使用人不得有意破壞電腦硬件設(shè)備,若經(jīng)發(fā)現(xiàn)、核實(shí)后,照原價(jià)3倍進(jìn)行賠償。
4.2.3.1.9、電腦使用人在關(guān)機(jī)時(shí),不得強(qiáng)行切斷電源進(jìn)行關(guān)機(jī),應(yīng)按操作規(guī)范進(jìn)行關(guān)機(jī)。
4.2.3.1.10、電腦使用人須經(jīng)信息管理課確認(rèn)上崗資級(jí),不具備操作資格者,須經(jīng)事先培訓(xùn)上崗(參見《員工培訓(xùn)管理制度》)。非計(jì)算機(jī)使用人不得上機(jī)操作,如有發(fā)現(xiàn)或造成計(jì)算機(jī)無法正常使用者,按制度處罰外,一切后果自負(fù)。
4.2.3.1.11、計(jì)算機(jī)使用人要做好日常數(shù)據(jù)備份工作,堅(jiān)持做到數(shù)據(jù)雙備份,重要文件資料可以備份到軟盤。如有特殊要求,可以把季度或年度的資料匯總做成光盤作永久性保存。
4.2.3.1.12、打印機(jī)的日常使用中,色帶、墨合用完需及時(shí)更換,更換時(shí)須嚴(yán)格按操作說明操作。
4.2.3.2、電話機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、音響及附屬設(shè)備、投影儀等辦公設(shè)備的使用與維護(hù)
4.2.3.2.1、以上辦公設(shè)備操作,詳見《使用說明書》,出現(xiàn)故障須叫專業(yè)人員維修。
4.2.3.2.2、若使用過程中出現(xiàn)人為損壞,經(jīng)發(fā)現(xiàn)、核實(shí)后,照原價(jià)3倍進(jìn)行賠償。
4.2.4、辦公設(shè)備的維修
4.2.4.1、計(jì)算機(jī)及附設(shè)備的維修:計(jì)算機(jī)使用者在使用過程中出現(xiàn)軟、硬件問題時(shí),使用人需填寫“維修服務(wù)聯(lián)系單”提交到信息管理課,信息管理課憑“維修服務(wù)聯(lián)系單”安排技術(shù)人員進(jìn)行維修。修好后,使用人須在“維修服務(wù)聯(lián)系單”上簽字、確認(rèn)。
4.2.4.2、其它辦公設(shè)備的維修:一般異常,由信息管理課技術(shù)人員排除,填寫“維修記錄表”;若涉及更換配件,使用人須填寫“維修服務(wù)聯(lián)系單”提交信息管理課報(bào)修,信息管理課根據(jù)“維修服務(wù)聯(lián)系單”安排相關(guān)技術(shù)人員維修,修好后,使用人須在“維修服務(wù)聯(lián)系單”確認(rèn)、簽字。
4.2.4.3、所有辦公設(shè)備,在保修期內(nèi),參照《設(shè)備保修協(xié)議》執(zhí)行,保修期外,由信息管理課依實(shí)際情況安排相關(guān)技術(shù)人員(可以外請(qǐng),涉及費(fèi)用須事先上報(bào)核準(zhǔn))進(jìn)行維修。
4.2.5、辦公設(shè)備的報(bào)廢認(rèn)定與處理
4.2.5.1、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公用品,由于故障而無法修復(fù)或無維修價(jià)值需要報(bào)廢的,設(shè)備使用部門須填寫“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備報(bào)廢單”,交信息管理課進(jìn)行審核,按審批權(quán)限報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,將“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備報(bào)廢單”及待報(bào)廢辦公設(shè)備交公司資材管理部處置。
4.2.5.2、資材管理部確認(rèn)無誤后,填寫“待報(bào)廢物品入庫(kù)單”入庫(kù)。資材管理部出售或報(bào)廢處理物品時(shí),須填寫“報(bào)廢物品處理確認(rèn)單”。附上“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備報(bào)廢單”一起交給信息管理課進(jìn)行審核,按審批權(quán)限報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,進(jìn)行出售或報(bào)廢處理。
公司辦公設(shè)備管理制度2
1、目的
為營(yíng)造舒適的辦公環(huán)境、更好的利用公司資源,提高工作效率,特制定以下規(guī)定。
2、范圍
適用于物業(yè)公司各部門、各管理處辦公環(huán)境管理。
3、定義:
無
4、職責(zé)
4.1辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門、各管理處的辦公環(huán)境管理和辦公設(shè)施管理進(jìn)行監(jiān)督。
4.2各部門、各管理處負(fù)責(zé)各自辦公環(huán)境和辦公設(shè)施日常的管理和維護(hù)。
5、方法及過程控制
5.1辦公環(huán)境管理
5.1.1辦公環(huán)境應(yīng)保持整潔,辦公用品應(yīng)擺放整齊、有序;垃圾、廢紙應(yīng)放入廢紙簍內(nèi),不得隨意拋棄;不得在個(gè)人工作區(qū)域內(nèi)擺放與辦公環(huán)境不符的私人裝飾品。
5.1.2離開辦公區(qū)域或外出辦事應(yīng)隨時(shí)整理好自己的桌面,離開座位后要將辦公椅移至辦公桌下;非辦公時(shí)間,應(yīng)將文件資料全部收入抽屜或文件柜內(nèi),桌面上只允許擺放辦公設(shè)備及辦公文具。
5.1.3辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙、就餐,吸煙、就餐應(yīng)到指定區(qū)域;嚴(yán)禁職員以吸煙名義長(zhǎng)時(shí)間離開辦公位,聚眾聊天,對(duì)違章者每次扣罰薪金50元。
5.1.4辦公區(qū)域內(nèi)交談須輕聲細(xì)語,不準(zhǔn)大聲喧嘩、聊天;辦公時(shí)間不允許做與工作無關(guān)的事情;業(yè)余時(shí)間不要在辦公區(qū)域內(nèi)進(jìn)行娛樂性活動(dòng)(公司組織的除外)或接待外來訪客。
5.1.5辦公區(qū)域內(nèi)禁止存放易燃、易爆、有毒等危險(xiǎn)物品。
5.1.6辦公區(qū)域內(nèi)嚴(yán)禁各類推銷員、衣冠不整者及外來擺放人員隨意進(jìn)入,對(duì)來訪人員,應(yīng)由前臺(tái)接待員進(jìn)行詢問和引導(dǎo)。
5.1.7愛護(hù)辦公設(shè)備,出入公司電子門時(shí),應(yīng)輕拉輕放;下班前關(guān)閉電腦設(shè)備、切斷電源,擺正座椅;晚間最后離開辦公室的人員應(yīng)注意關(guān)閉辦公區(qū)域照明設(shè)備、辦公設(shè)備及電器設(shè)備。
5.1.8辦公桌內(nèi)不要存放大量的現(xiàn)金及貴重物品,以免造成丟失,造成不必要的損失。
5.1.9當(dāng)室外溫度大于(等于)27oc時(shí),公司將視情況開啟空調(diào)系統(tǒng),調(diào)節(jié)室溫,當(dāng)室外溫度小于(等于)26oc,空調(diào)系統(tǒng)將設(shè)置在通風(fēng)狀態(tài)。
5.1.10辦公室將安排專門人員檢查職員辦公環(huán)境,對(duì)未按本規(guī)定要求執(zhí)行的將對(duì)其及其部門經(jīng)理進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。
5.2辦公設(shè)施、設(shè)備管理
5.2.1辦公設(shè)備的.管理
5.2.2.1辦公設(shè)備為公司財(cái)產(chǎn),任何人不得故意損壞及因私使用。
5.2.2.2所有辦公設(shè)備應(yīng)由資產(chǎn)管理員根據(jù)價(jià)格進(jìn)行分類資產(chǎn)登記,確定存放位置;任何人不得隨意改變辦公設(shè)備的存放位置。
5.2.2.3各使用部門應(yīng)明確設(shè)備的使用或保管人,負(fù)責(zé)設(shè)備的日常管理;各部門應(yīng)定時(shí)對(duì)所有使用中的辦公設(shè)備進(jìn)行清潔、檢查和保養(yǎng);當(dāng)設(shè)備發(fā)生故障時(shí),應(yīng)及時(shí)通知辦公室系統(tǒng)組進(jìn)行維修處理,不得擅自拆裝。
5.2.2.4電腦類設(shè)備的管理
5.2.2.4.1電腦類設(shè)備由辦公室系統(tǒng)組統(tǒng)一管理,其安裝、調(diào)試、系統(tǒng)配置等工作由辦公室系統(tǒng)組負(fù)責(zé)。
5.2.2.4.2使用人應(yīng)嚴(yán)格遵守辦公室系統(tǒng)組的有關(guān)規(guī)定,正確使用電腦。
5.2.2.4.3使用人負(fù)責(zé)所用電腦及外設(shè)的日常保管、維護(hù)、清潔。
5.2.2.4.4電腦發(fā)生故障應(yīng)及時(shí)通知公室系統(tǒng)組進(jìn)行處理維修,嚴(yán)禁自行拆裝或改變電腦程序。
5.2.2.4.5公司配置的計(jì)算機(jī)設(shè)備禁止安裝游戲軟件,需要用外來軟盤及下載程序的部門或個(gè)人,以通報(bào)形式提交辦公室系統(tǒng)組,統(tǒng)一由系統(tǒng)管理員確定可行性、安裝并操作。
5.2.2.4.6未經(jīng)允許,不得隨意翻閱他人資料,查閱他人電腦。
5.2.2.5傳真機(jī)的管理
5.2.2.5.1各管理處及物業(yè)本部須指定專人負(fù)責(zé)傳真機(jī)的日常使用和管理;前臺(tái)接待員負(fù)責(zé)對(duì)收到的傳真件進(jìn)行分發(fā),他人如因工需向外發(fā)送傳真,應(yīng)標(biāo)明欲傳送地點(diǎn)及傳真號(hào)碼,由前臺(tái)接待員負(fù)責(zé)發(fā)送;對(duì)收、發(fā)傳真件應(yīng)做好登記,并注意對(duì)內(nèi)容的保密。
5.2.2.5.2前臺(tái)接待員負(fù)責(zé)傳真紙張的及時(shí)更換及傳真機(jī)的日常清潔和保養(yǎng),發(fā)生故障時(shí)及時(shí)通知辦公室系統(tǒng)組,由專人維修處理,保證傳真機(jī)正常工作。
5.2.2.5.3禁止傳送與工作、業(yè)務(wù)無關(guān)的私人材料。
5.2.2.6復(fù)印機(jī)的管理
5.2.2.6.1各管理處及物業(yè)本部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)復(fù)印機(jī)的日常使用和管理。
5.2.2.6.2正常情況下,復(fù)印機(jī)按照部門配備密碼,相應(yīng)秘密對(duì)應(yīng)限制復(fù)印張數(shù),部門之間密碼不得混用,并將復(fù)印材料、廢紙等隨身帶走。
5.2.2.6.3辦公復(fù)印時(shí),要正確使用復(fù)印機(jī),節(jié)約復(fù)印紙,復(fù)印的材料可雙面復(fù)印的盡量避免單面復(fù)印;使用后將復(fù)印機(jī)調(diào)整到節(jié)能狀態(tài)。
5.2.2.6.4油墨、涂改液未干的資料或需要保密的資料不得使用復(fù)印機(jī)復(fù)印。
復(fù)印機(jī)使用人員,特別時(shí)復(fù)印機(jī)管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印機(jī)的日常清潔和保養(yǎng),及時(shí)補(bǔ)充紙張和碳粉,使用故障時(shí)及時(shí)通知辦公室系統(tǒng)組,通知專人進(jìn)行維修處理,保證復(fù)印機(jī)的正常高效使用。
5.2.2.7電話的管理
5.2.2.7.1辦公電話應(yīng)擺放在辦公桌的固定位置(部門統(tǒng)一位置),話筒與話機(jī)的連接不得打結(jié),撥打電話時(shí)聲音不要過大,以免影響其他同事工作;接聽外來電話注意bi規(guī)范;若來電話時(shí)同事不在辦公位,同室其他人員應(yīng)代為接聽。
5.2.2.7.2辦公人員應(yīng)保管好辦公桌上的電話,并定時(shí)做好清潔工作。
5.2.2.7.3因工作需要撥打長(zhǎng)途時(shí),應(yīng)通知前臺(tái)總機(jī)進(jìn)行轉(zhuǎn)接并統(tǒng)一登記《長(zhǎng)途電話登記簿》后方可撥打。
5.2.2.7.4禁止撥打私人長(zhǎng)途電話,若職員有特殊情況需撥打長(zhǎng)途應(yīng)做好登記,花費(fèi)自行承擔(dān)。
5.2.2.7.5電話出現(xiàn)故障時(shí)要及時(shí)通知辦公室行政組,不得私自拆裝。
5.2.2.8打印機(jī)的管理
5.2.2.8.1各部門、各管理處應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)所屬范圍內(nèi)打印機(jī)的日常使用機(jī)管理。
5.2.2.8.2打印機(jī)的色帶、墨盒或硒鼓要節(jié)約使用,達(dá)到使用壽命時(shí)要及時(shí)更換,同時(shí)注意環(huán)保,使用后的色帶、硒鼓、墨盒由辦公室系統(tǒng)組統(tǒng)一收集處理。
5.2.2.8.3不得使用打印機(jī)重復(fù)打印文件,如需多份,請(qǐng)打印一份后復(fù)印。
5.2.3辦公家私的管理
5.2.3.1員工應(yīng)自覺愛護(hù)公司辦公家私,并負(fù)責(zé)個(gè)人所用辦公桌椅的日常保管,不得惡意損壞。
5.2.3.2部門公用辦公家私,應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管;辦公家私出現(xiàn)故障或損壞時(shí),使用人應(yīng)及時(shí)通知辦公室行政組進(jìn)行維修處理,不得私自拆裝。
5.2.4影響設(shè)備的管理
5.2.4.1影響設(shè)備包括電視、影碟機(jī)、照相機(jī)、音像設(shè)備、投影設(shè)備、視頻設(shè)備等。
5.2.4.2辦公室系統(tǒng)組負(fù)責(zé)影響設(shè)備的日常管理、維護(hù)工作。
5.2.4.3辦公室系統(tǒng)組人員應(yīng)培訓(xùn)使用人員掌握正確的使用方法和程序,并令其負(fù)責(zé)使用期間設(shè)備的保管、清潔,使用完畢后應(yīng)檢查設(shè)備及相關(guān)附件是否正常,并按正常操作程序關(guān)閉機(jī)器、關(guān)掉電源,發(fā)生故障應(yīng)及時(shí)匯報(bào)。
5.2.4.4使用人若將設(shè)備搬離原場(chǎng)地,應(yīng)獲得辦公室系統(tǒng)組人員的同意,并做好《電子設(shè)備領(lǐng)(借)用申請(qǐng)表》。
5.3本規(guī)定由公司辦公室行政組負(fù)責(zé)制訂、修改、解釋并監(jiān)督執(zhí)行。
6、支持性文件
7、質(zhì)量記錄及表格
公司辦公設(shè)備管理制度3
(一)電腦
1.行政部根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng);
2.根據(jù)保密原則需要,由行政部對(duì)行政、業(yè)務(wù)文件目錄設(shè)定統(tǒng)一管理的電腦密碼;
3.員工在所屬部門目錄下設(shè)立個(gè)人子目錄
4.員工不得私設(shè)電腦密碼
(二)傳真機(jī)、復(fù)印機(jī):
1.由公司行政部統(tǒng)一管理與使用
2.建立嚴(yán)格的`使用登記制度
3.未經(jīng)許可,個(gè)人不得自行操作使用
(三)可運(yùn)用狀態(tài)維護(hù)
行政部負(fù)責(zé)電腦、傳真機(jī)/復(fù)印機(jī)的檢查、保養(yǎng)和維修,保證設(shè)備的可運(yùn)用狀態(tài)。
公司辦公設(shè)備管理制度4
物業(yè)公司辦公設(shè)備使用管理作業(yè)指導(dǎo)書
1.0目的
通過規(guī)范辦公設(shè)備的使用管理,保證公司在實(shí)現(xiàn)服務(wù)過程中辦公設(shè)備正常使用。
2.0適用范圍
適用于公司所有的辦公設(shè)備。
3.0定義
4.0職責(zé)
4.1行政辦公室負(fù)責(zé)所有辦公設(shè)備的采購(gòu)及調(diào)配。
4.2各部門負(fù)責(zé)屬本部門使用的辦公設(shè)備的管理。
4.3機(jī)電管理部負(fù)責(zé)電腦、電話、傳真機(jī)、打印機(jī)的維護(hù)保養(yǎng)。
5.0內(nèi)容
5.1辦公設(shè)備種類
復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)、過塑機(jī)、音響設(shè)備、投影儀、掃描儀、電腦、電話等。
5.1.1電腦管理
公司電腦根據(jù)其用途包括辦公電腦和非辦公電腦,兩者的配置,都必須由部門根據(jù)崗位的需求,提出書面申請(qǐng),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后,由機(jī)電管理部根據(jù)需求選型,行政辦公室負(fù)責(zé)新機(jī)的采購(gòu)。
1、辦公電腦的管理
(1)各崗位的電腦由所在部門指定其主要使用人為該電腦管理員,負(fù)責(zé)該電腦的日常使用,其職責(zé)如下:
負(fù)責(zé)設(shè)置、修改該電腦的用戶密碼,并報(bào)公司備案;
負(fù)責(zé)該電腦的日常管理及報(bào)修;
定期對(duì)硬盤進(jìn)行整理,對(duì)需要保留的電子文檔進(jìn)行備份,清除垃圾文檔;
定期對(duì)電腦進(jìn)行殺毒,對(duì)外來軟件進(jìn)行安全性檢查,確認(rèn)無誤后方能使用。
每周填寫電腦運(yùn)行周報(bào)。
(2)任何人未經(jīng)許可不得使用他人的電腦。
(3)辦公電腦的軟、硬件配置不得自行增刪變更,如有需要,須經(jīng)請(qǐng)示批準(zhǔn)后,由機(jī)電管理部技術(shù)人員實(shí)施。
(4)辦公電腦如需上網(wǎng),須經(jīng)所在部門提出書面申請(qǐng),報(bào)請(qǐng)行政辦公室、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由機(jī)電管理部負(fù)責(zé)接入。不得在網(wǎng)上瀏覽與工作無關(guān)的`網(wǎng)站,下載與工作無關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息資料。
(5)機(jī)電管理部負(fù)責(zé)辦公電腦及其相關(guān)外部設(shè)備的維修,并定期(每月一次)對(duì)電腦的使用情況進(jìn)行檢查;根據(jù)電腦使用情況不定期組織電腦操作知識(shí)的培訓(xùn)。
(6)下班后相關(guān)責(zé)任人檢查電腦是否正確關(guān)機(jī),正常情況下不得強(qiáng)行關(guān)機(jī)。
2、非辦公用電腦的管理
(1)此類電腦包括:空調(diào)集控、水電抄表、bas、停車場(chǎng)系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、咨詢臺(tái)用。
(2)此類電腦的日常管理維護(hù)由使用部門負(fù)責(zé),機(jī)電管理部負(fù)責(zé)定期保養(yǎng)和問題處理。
(3)此類電腦的損壞將直接導(dǎo)致服務(wù)受到影響,所以禁止在電腦上進(jìn)行與系統(tǒng)無關(guān)的操作,禁止使用外來磁、光盤。
5.1.2傳真機(jī)的管理
1、行政辦公室負(fù)責(zé)接收公司各類傳真,并及時(shí)作好記錄,并及時(shí)通知收件人到行政辦公室辦理簽收。
2、因公對(duì)外發(fā)送傳真應(yīng)辦理登記手續(xù),登記完畢后方可發(fā)送,因私傳真未經(jīng)批準(zhǔn)一律不予傳送。
3、使用傳真機(jī)時(shí)需要注意,發(fā)送多頁(yè)單張?jiān)鍟r(shí),其寬度必須一致;原稿上的訂書釘應(yīng)先取下,尺寸過小或不完整的原稿應(yīng)夾在硬塑薄膜中發(fā)送,以免卡住或損壞原稿。
4、安裝于普通市內(nèi)電話網(wǎng)及普通長(zhǎng)途電話線路上的傳真機(jī),一般不能用來傳送機(jī)密文件。
5、不得把傳真機(jī)當(dāng)作復(fù)印機(jī)使用,下班時(shí)應(yīng)將傳真機(jī)設(shè)于自動(dòng)收文狀態(tài)。
6、傳真機(jī)應(yīng)放在清潔而陰涼的地方,避免潮濕和高溫,不準(zhǔn)擅自拆卸。
7、傳真機(jī)的安裝應(yīng)平穩(wěn),要防止灰塵進(jìn)入機(jī)內(nèi)。為預(yù)防事故,安裝時(shí)應(yīng)接地良好,并設(shè)有避雷裝置。使用頻繁的機(jī)器要經(jīng)常進(jìn)行清潔維護(hù)。
8、傳真機(jī)出現(xiàn)重大故障時(shí),應(yīng)找專業(yè)技術(shù)人員檢修。
9、因公使用長(zhǎng)途電話應(yīng)作好使用登記,注明撥打單位,簡(jiǎn)要描述通話內(nèi)容,經(jīng)行政辦公室主任批準(zhǔn)后使用。下班后應(yīng)鎖閉傳真機(jī)長(zhǎng)途功能。
5.1.3辦公電話管理規(guī)定
公司電話屬于辦公用途,為了保證工作的正常開展及業(yè)務(wù)的暢通,加強(qiáng)內(nèi)部管理,合理控制費(fèi)用成本,特對(duì)辦公電話管理作如下規(guī)定:
(1)報(bào)銷額度:詳見《電話功能及月話費(fèi)額度核定表》。
(2)報(bào)銷管理
職責(zé):
行政辦公室和機(jī)電管理部根據(jù)公司批準(zhǔn)的《電話功能及月話費(fèi)額度核定表》對(duì)辦公電話功能及話費(fèi)進(jìn)行調(diào)整和控制。
各部門電話功能及月話費(fèi)額度調(diào)整需按程序申報(bào):部門經(jīng)理批準(zhǔn)→行政辦公室主任審核→分管領(lǐng)導(dǎo)批核→總經(jīng)理批準(zhǔn)。
機(jī)電管理部負(fù)責(zé)于每月3日前打印匯線通電話的話費(fèi)統(tǒng)計(jì)明細(xì)報(bào)行政辦公室,行政辦公室負(fù)責(zé)審核當(dāng)月話費(fèi)額度標(biāo)準(zhǔn),并于每月5日前將超標(biāo)話費(fèi)明細(xì)交財(cái)務(wù)部執(zhí)行扣款;直線電話月話費(fèi)明細(xì)由機(jī)電管理部根據(jù)電信部門統(tǒng)一扣款日期打印清單報(bào)行政辦公室。
行政辦公室不定期抽查電話清單,如發(fā)現(xiàn)非正常聲訊電話,將按產(chǎn)生話費(fèi)的三倍在個(gè)人月工資或部門月績(jī)效工資中扣罰。
行政辦公室負(fù)責(zé)考核個(gè)人直線電話和部門匯線通電話額度標(biāo)準(zhǔn),部門或班組的直線電話和個(gè)人匯線通電話額度標(biāo)準(zhǔn)由部門負(fù)責(zé)考核。
直線電話的月話費(fèi)額度管理:
直線電話不得撥打聲訊電話,如因工作業(yè)務(wù)需要撥打聲訊電話,須使用匯線通電話。
直線電話責(zé)任到個(gè)人的,月話費(fèi)額度超標(biāo)部分在個(gè)人月工資中扣除。
直線電話責(zé)任到部門或班組的,月話費(fèi)額度超標(biāo)部分在部門或班組月績(jī)效工資中扣除。
田園居管理處實(shí)行獨(dú)立核算,話費(fèi)由部門自行控制。
匯線通電話的月話費(fèi)額度管理:均以部門或班組為單位進(jìn)行核算,月話費(fèi)額度超標(biāo)部分在部門或班組月績(jī)效工資中扣除。
(3)辦公電話機(jī)的保養(yǎng)和維護(hù)
嚴(yán)禁猛烈拍打話機(jī)叉簧,當(dāng)撥號(hào)后未接通時(shí)應(yīng)輕輕反叉簧按下1-2秒再重新?lián)芴?hào)。
通話完畢應(yīng)輕輕將話機(jī)擱在電話機(jī)上,不得用力擲話筒或?qū)⒃捦矓R在一旁,影響電話的正常使用。
打電話時(shí)不得卷繞電話機(jī)繩,以免機(jī)繩扭絞后各芯之間混接在一起,產(chǎn)生接口松動(dòng),芯線暗斷等故障,出現(xiàn)話音時(shí)斷時(shí)續(xù),使通話受到影響。
在撥號(hào)(按鍵)時(shí),應(yīng)注意用力均勻,不宜用力過猛過快,以保持機(jī)件情況正常,延長(zhǎng)使用壽命。
5.1.4打(復(fù))印機(jī)的管理
1、打印機(jī)管理
(1)用環(huán)保紙進(jìn)行打印時(shí)應(yīng)注意將環(huán)保紙上的訂書釘、回形針取下,以免卡住或損壞機(jī)器。
(2)分配于其他部門及管理處使用的打印機(jī)由設(shè)備所在部門自行負(fù)責(zé)維修保養(yǎng),使用打印機(jī)時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照程序操作。
(3)不得因私使用打印機(jī),一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅處理。
(4)打印機(jī)應(yīng)放在清潔而陰涼的地方,避免潮濕和高溫,不準(zhǔn)擅自拆卸。打印機(jī)的安裝應(yīng)平穩(wěn),要防止灰塵進(jìn)入機(jī)內(nèi)。使用頻繁的機(jī)器要經(jīng)常進(jìn)行清潔維護(hù)。
(5)打印機(jī)出現(xiàn)重大故障時(shí),應(yīng)找專業(yè)技術(shù)人員檢修。
2、復(fù)印機(jī)管理
(1)公司16/f的復(fù)印設(shè)備由行政辦負(fù)責(zé)維護(hù)保養(yǎng),分配于其他部門及管理處使用的復(fù)印機(jī)由設(shè)備所在部門自行負(fù)責(zé)維修保養(yǎng),使用復(fù)印機(jī)時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照程序操作。
(2)不得因私使用復(fù)印機(jī),一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅處理。
(3)復(fù)印機(jī)應(yīng)放在清潔而陰涼的地方,避免潮濕和高溫,不準(zhǔn)擅自拆卸。復(fù)印機(jī)的安裝應(yīng)平穩(wěn),要防止灰塵進(jìn)入機(jī)內(nèi)。使用頻繁的機(jī)器要經(jīng)常進(jìn)行清潔維護(hù)。
(4)下班時(shí)相關(guān)責(zé)任人要檢查復(fù)印機(jī)電源是否關(guān)閉。
(5)復(fù)印機(jī)出現(xiàn)重大故障時(shí),應(yīng)找專業(yè)技術(shù)人員檢修。
5.1.5攝影(像)器材的管理
1、攝影(像)器材由行政辦公室負(fù)責(zé)維護(hù)保養(yǎng)。
2、各部門需要?jiǎng)佑脭z影(像)器材時(shí)應(yīng)向行政辦公室主任申請(qǐng),經(jīng)同意后方可使用,同時(shí)應(yīng)辦理借用登記,填寫《工機(jī)具領(lǐng)借用登記表》,使用完畢及時(shí)歸還,若因使用不當(dāng)或保管不利造成辦公設(shè)備損壞或丟失的,按照公司相關(guān)規(guī)定處理。器材使用人必須熟練掌握其操作程序,且不得擅自拆卸。
3、攝影(像)器材應(yīng)放在清潔而干燥的地方,避免潮濕和高溫,防止灰塵進(jìn)入機(jī)內(nèi)。每次使用完畢要用專業(yè)擦拭紙進(jìn)行擦拭,并及時(shí)送交保管。
4、所拍攝的內(nèi)容由行政辦公室統(tǒng)一沖印或刻錄光盤,未經(jīng)允許不得私自外出沖印、刻錄。未經(jīng)允許,嚴(yán)禁員工自行拍攝個(gè)人照片及聲像資料。
5.2辦公設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)
5.2.1機(jī)電管理部負(fù)責(zé)電腦、電話、傳真機(jī)、打印機(jī)的維護(hù)保養(yǎng),當(dāng)辦公設(shè)備不能正常運(yùn)行時(shí),使用部門應(yīng)及時(shí)聯(lián)系機(jī)電管理部進(jìn)行維修,維修中如發(fā)生零配件改變時(shí),機(jī)電管理部應(yīng)填寫《辦公設(shè)備維修記錄表》,無法維修時(shí)填寫《設(shè)備對(duì)外委托維修申請(qǐng)單》報(bào)請(qǐng)外修;其他辦公設(shè)備可由行政辦公室聯(lián)系專業(yè)公司定期維保,若在使用中出現(xiàn)故障,由行政辦公室聯(lián)系專業(yè)公司及時(shí)修復(fù)。
5.3辦公設(shè)備的報(bào)廢
當(dāng)價(jià)值在100元以上的辦公設(shè)備發(fā)生嚴(yán)重?fù)p壞或老化,由使用部門填寫《報(bào)廢申請(qǐng)單》,經(jīng)相關(guān)技術(shù)人員、使用部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)、財(cái)務(wù)部審核、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后,作廢品處理。
6.0記錄
6.1《工機(jī)具領(lǐng)借用登記表》
6.2《辦公設(shè)備維修記錄表》
6.3《設(shè)備對(duì)外委托維修申請(qǐng)單》
公司辦公設(shè)備管理制度5
1.目的
為保證辦公設(shè)備及用品的合理配置和使用,更好地服務(wù)于公司各項(xiàng)工作。
2.適用范圍
本制度適用于集團(tuán)各子公司的辦公設(shè)備、辦公用品、辦公耗材采購(gòu)和管理。
3.職責(zé)
3.1人力資源及行政部負(fù)責(zé)公司所有辦公設(shè)備及用品的建檔、維修保養(yǎng)、外借管理,采購(gòu)與報(bào)廢的審核,辦用品的收發(fā)管理。
3.2使用部門負(fù)責(zé)部門所屬辦公設(shè)備及用品的使用及日常維護(hù)保養(yǎng)、并有責(zé)任愛護(hù)公司的辦公設(shè)備。
3.3高級(jí)副總裁(總經(jīng)理)負(fù)責(zé)單價(jià)20xx元以上辦公設(shè)備的申購(gòu)、報(bào)廢、外借的審批。
3.4信息部負(fù)責(zé)電腦及其周邊設(shè)備采購(gòu)、維修、保養(yǎng)、報(bào)廢確認(rèn),網(wǎng)絡(luò)安全的管理。
3.5財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)辦公設(shè)備及用品費(fèi)用的監(jiān)控。
4.辦公設(shè)備及用品分為耐用品和低值易耗品。
4.1耐用品:
4.1.1辦公家具,如:各類辦公桌、辦公椅、會(huì)議椅、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、電腦臺(tái)、保險(xiǎn)箱及室內(nèi)非電器類較大型的辦公陳設(shè)等。
4.1.2辦公設(shè)備類,如:電腦、打印機(jī)、電話機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、碎紙機(jī)、電視機(jī)、攝像機(jī)、幻燈機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、音響器材及相應(yīng)耗材等。
4.2低值易耗品
4.2.1辦公文具類,如:鉛筆、膠水、單(雙)面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、剪刀、釘書釘、復(fù)寫紙、大頭針、紙類印刷品、打印紙、復(fù)印紙等。
4.2.2生活用品,如:面巾紙、紙球、茶葉、飲料、茶具等招待用品。
5.辦公設(shè)備及用品的添置申請(qǐng)流程
5.1每月底,各部門填寫下月《辦公用品申領(lǐng)計(jì)劃表》送交行政部,逾期不交的部門,視放棄申請(qǐng)?zhí)幚怼?/p>
5.2各部門經(jīng)理應(yīng)嚴(yán)把審核關(guān),以控制辦公用品開支成本。
5.3行政助理每月底統(tǒng)計(jì)各部門辦公設(shè)備及用品數(shù)量,編制《物品請(qǐng)購(gòu)單》交人力資源及行政經(jīng)理審批,批準(zhǔn)后統(tǒng)一由行政助理負(fù)責(zé)采購(gòu)。
5.4辦公設(shè)備的添置由所在部門填寫《設(shè)備添置備申請(qǐng)單》報(bào)人力資源及行政部審核,費(fèi)用超過20xx元的辦公設(shè)備須送高級(jí)副總裁審批后再由人力資源及行政部實(shí)施采購(gòu)。
5.5辦公設(shè)備及用品采購(gòu)回公司,管理部門應(yīng)先建檔登記,并及時(shí)通知相關(guān)部門領(lǐng)用。
6.辦公設(shè)備及用品的`使用管理
6.1辦公設(shè)備屬公司資產(chǎn),使用者有責(zé)任和義務(wù)妥善保管、合理使用,不能隨意轉(zhuǎn)交他人,造成遺失的承擔(dān)賠償責(zé)任。
6.2人力資源及行政部建立辦公設(shè)備及用品個(gè)人檔案,員工領(lǐng)用的辦公設(shè)備及用品全部記錄在《個(gè)人辦公設(shè)備及用品領(lǐng)用表》。
6.3員工因工作變動(dòng)或離職的,應(yīng)及時(shí)到管理部門辦理移交退庫(kù)手續(xù)。
6.4各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格控制本部門辦公用設(shè)備和用品的領(lǐng)用,并對(duì)所屬部門人員的使用和保管狀況行使監(jiān)督。
6.5辦公用品領(lǐng)用時(shí)間原則上是每星期一下午,特殊情況或急用物品除外,計(jì)算器等價(jià)值超過10元以上部份物品領(lǐng)用時(shí)須以舊換新。
6.6辦公設(shè)備耐用品損壞或丟失應(yīng)按價(jià)進(jìn)行賠償,設(shè)備折舊年限為5年,以每年折舊率20%計(jì)算。
7.辦公設(shè)備的報(bào)修
7.1所有辦公桌椅在使用中出現(xiàn)的故障或損壞的均須及時(shí)向人力資源及行政部報(bào)修,人力資源及行政部應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)供應(yīng)商到公司進(jìn)行維修。
7.2個(gè)人使用電腦、復(fù)印機(jī)等以及電腦外部設(shè)備、公司網(wǎng)絡(luò)、通信設(shè)備如遇故障,應(yīng)及時(shí)通知信息部,由信息部工作人員檢修或通知相關(guān)供應(yīng)(維修)商來公司進(jìn)行檢修。
7.3故障解決后填寫《辦公設(shè)備報(bào)修記錄表》,并由報(bào)修人簽字確認(rèn)后,由人力資源及行政部存檔。
7.4經(jīng)相關(guān)技術(shù)人員鑒定下列情況造成損壞的,由責(zé)任者按物品的購(gòu)置價(jià)格和使用時(shí)間,新舊程序折價(jià)賠償。
7.4.1安裝非工作所必須的軟件所引起的故障;
7.4.2私自拆裝電腦、復(fù)印機(jī)等設(shè)備的;
7.4.3使用不當(dāng)造成設(shè)備損壞和丟失的;
7.4.4人為的損壞。
8.辦公設(shè)備的報(bào)廢
8.1凡屬于正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成個(gè)人在用辦公設(shè)備損壞的,由使用人員填寫《辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》,說明原因和理由,部門負(fù)責(zé)人審核,并由信息部技術(shù)人員鑒定簽署意見上交人力資源及行政部辦理報(bào)廢。
8.2人力資源及行政部根據(jù)相關(guān)技術(shù)人員的意見,并在《辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》簽署審核意見后交主管副總裁審批。
8.3經(jīng)主管副總裁審批后《辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》由人力資源及行政部與信息部存檔,復(fù)印給財(cái)務(wù)部、辦理報(bào)廢手續(xù),進(jìn)行帳務(wù)處理,并辦理補(bǔ)充新設(shè)備的申購(gòu)或領(lǐng)用手續(xù)。
9.辦公設(shè)備的外借,必須經(jīng)公司主管副總裁批準(zhǔn)后,到人力資源及行政部辦理外借登記手續(xù)。
10.辦公用品及設(shè)備的盤點(diǎn)制度
10.1行政助理每月底統(tǒng)計(jì)各部門的領(lǐng)用單,編制“辦公用品費(fèi)用月報(bào)表”交部門經(jīng)理審核。
10.2為控制庫(kù)存數(shù)量,辦公用品原則上倉(cāng)庫(kù)只保留新人領(lǐng)用或急用數(shù)量即可。
10.3每年底應(yīng)進(jìn)行一次全面辦公設(shè)備及用品的盤點(diǎn),對(duì)一些久留不用或損壞的設(shè)備及用品進(jìn)行處理。
11.記錄表單
11.1個(gè)人辦公設(shè)備及用具登記表
11.2辦公用品申領(lǐng)計(jì)劃表
11.3辦公設(shè)備報(bào)修記錄表
11.4辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表
11.5辦公設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)表
公司辦公設(shè)備管理制度6
第一章、總則
第一條、為了提高辦公設(shè)備的使用效率,保持其設(shè)備性能,有效節(jié)約費(fèi)用開支,根據(jù)公司實(shí)際情況制定本辦法。
第二條、本辦法所指辦公設(shè)備包括為完成工作而購(gòu)買的攝像機(jī)、照相機(jī)、便攜式計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤、u盤、手機(jī)等。
第二章、辦公設(shè)備的配備及管理
第三條、因工作需要,確需購(gòu)買的辦公設(shè)備由當(dāng)事人所在部門提出申請(qǐng),報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后再購(gòu)買,所購(gòu)辦公設(shè)備要經(jīng)公司機(jī)關(guān)有關(guān)部門備案。(配備人員見附表1)
第四條、新購(gòu)辦公設(shè)備采取公司與個(gè)人按照一定出資比例購(gòu)買,在規(guī)定使用年限后歸個(gè)人所有。在規(guī)定使用年限期間,一般情況是公司所有,個(gè)人使用。(見附表1)
第五條、原購(gòu)辦公設(shè)備由所在單位登記后統(tǒng)一在公司綜合工作部備案,原則上在規(guī)定使用年限內(nèi)不再重復(fù)購(gòu)買,達(dá)到規(guī)定使用年限后,由綜合工作部會(huì)同相關(guān)部門對(duì)其評(píng)估后折價(jià)處理,原使用人有優(yōu)先購(gòu)買權(quán)。
第六條、在規(guī)定使用年限期間,因個(gè)人原因造成辦公設(shè)備毀損、滅失、被盜等,所造成的經(jīng)濟(jì)損失由個(gè)人負(fù)責(zé)。
第七條、在辦公設(shè)備規(guī)定使用年限期間,配備人員因工作需要發(fā)生調(diào)動(dòng)的,公司范圍內(nèi)調(diào)動(dòng)辦公設(shè)備采取“機(jī)隨人走”,公司范圍外調(diào)動(dòng)辦公設(shè)備上交公司,由公司返還其剩余年份的出資額。所交辦公設(shè)備由綜合工作部會(huì)同相關(guān)部門對(duì)其評(píng)估后折價(jià)處理,原使用人有優(yōu)先購(gòu)買權(quán)。
第八條、在規(guī)定使用年限期間,辦公設(shè)備的維修與保養(yǎng)由使用人負(fù)責(zé),所發(fā)生的費(fèi)用按照年限費(fèi)用遞增辦法包干使用,據(jù)實(shí)列銷(見附表2)
第九條、辦公設(shè)備購(gòu)買費(fèi)用按照崗位不同采取不同的出資比例。
公司經(jīng)理、書記的辦公設(shè)備購(gòu)買費(fèi)用據(jù)實(shí)報(bào)銷。
公司副職領(lǐng)導(dǎo)的.辦公設(shè)備購(gòu)買費(fèi)用在基礎(chǔ)出資比例上個(gè)人降低50%。
公司部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)班子成員的辦公設(shè)備購(gòu)買費(fèi)用在基礎(chǔ)出資比例上個(gè)人降低25%。
其他崗位人員的辦公設(shè)備購(gòu)買費(fèi)用按照基礎(chǔ)出資比例。
第三章、附則
第十條、辦公設(shè)備由公司財(cái)務(wù)部設(shè)立專門帳戶,發(fā)生的費(fèi)用一律按使用年限及出資比例辦理報(bào)銷。
第十一條、本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行,由公司綜合工作部負(fù)責(zé)解釋。
公司辦公設(shè)備管理制度7
第一章總則
一、目的。為了保證公司辦公設(shè)備正常的運(yùn)轉(zhuǎn)，提高辦公設(shè)備的工作效率和使用壽命，特制定本制度。
二、適用范圍。本制度所指辦公設(shè)備主要包括臺(tái)式電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電話、傳真機(jī)、投影儀、筆記本電腦、對(duì)講機(jī)等。
三、相關(guān)部門職責(zé)。
1、人力資源及行政管理部，主要負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的采購(gòu)申請(qǐng)受理、采購(gòu)、保管、配發(fā)、維修保養(yǎng)、設(shè)備調(diào)換等事宜。
2、在總經(jīng)理批準(zhǔn)的情況下，一些部門也可自行購(gòu)買設(shè)備。如安全護(hù)衛(wèi)部可自行購(gòu)買對(duì)講機(jī)。
3、設(shè)備使用部門，主要負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的申購(gòu)、使用、保管、維修保養(yǎng)等事宜。
第二章辦公設(shè)備日常管理
一、辦公設(shè)備的申請(qǐng)和購(gòu)買。
1、工作人員根據(jù)需要提出辦公設(shè)備的購(gòu)買申請(qǐng)，并填寫《辦公設(shè)備需求單》，報(bào)部門負(fù)責(zé)人、人力資源及行政管理部負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理批準(zhǔn)；購(gòu)買設(shè)備金額大于20xx元的需董事會(huì)批準(zhǔn)。
2、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及董事會(huì)審批后由人力資源及行政管理部專人購(gòu)買。
二、辦公設(shè)備的領(lǐng)用。
1、設(shè)備需求部門根據(jù)審批的《辦公設(shè)備需求單》到庫(kù)房（人力資源及行政管理部負(fù)責(zé)）領(lǐng)取。
2、對(duì)部門領(lǐng)取的設(shè)備進(jìn)行編號(hào)，以便盤點(diǎn)。
三、辦公設(shè)備的使用和保養(yǎng)。
1、使用設(shè)備前應(yīng)詳細(xì)閱讀操作手冊(cè)，嚴(yán)格按照操作規(guī)范操作使用，各部門主管負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。
2、公司各類設(shè)備的保養(yǎng)和維修。由各部門參照規(guī)范，正確使用，注重平時(shí)保養(yǎng)。
3、人力資源及行政管理部對(duì)辦公設(shè)備運(yùn)行、保養(yǎng)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)設(shè)備的維修，更換零件要進(jìn)行登記備案。
四、辦公設(shè)備維修管理
1、設(shè)備發(fā)生故障無法使用時(shí)，設(shè)備使用人應(yīng)報(bào)人力資源及行政管理部網(wǎng)管員處理；網(wǎng)管員無法處理的，可報(bào)院技術(shù)支持部；都無法解決的由人力資源及行政管理部聯(lián)系供應(yīng)商統(tǒng)一報(bào)修。
2、在保修期內(nèi)的設(shè)備，人力資源及行政管理部應(yīng)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行維修；保修期外的設(shè)備，按照最經(jīng)濟(jì)可行的報(bào)修方案進(jìn)行維修，包括委托維修商來完成任務(wù)，由部門主管按照維修的真實(shí)情況，填寫設(shè)備維修單中的“維修記錄”。
五、建立維修檔案
1、所有設(shè)備的維修都必須建立完整的維修檔案，由人力資源及行政管理部統(tǒng)一管理，主要包括設(shè)備名稱、維修日期、故障現(xiàn)象、故障原因、維修內(nèi)容、維修費(fèi)用、維修單位等。
2、人力資源及行政管理部應(yīng)定期統(tǒng)計(jì)、匯總維修情況，針對(duì)各類故障產(chǎn)生的原因提出預(yù)防與克服的措施，通知使用部門加以防范。
六、辦公設(shè)備使用監(jiān)督
1、人力資源及行政管理部負(fù)責(zé)對(duì)辦公設(shè)備的使用進(jìn)行不定期的檢查。
2、人力資源及行政管理部對(duì)違規(guī)使用辦公設(shè)備人員有提請(qǐng)?zhí)幜P的權(quán)力。
七、辦公設(shè)備的盤點(diǎn)及賠償
1、人力資源及行政管理部負(fù)責(zé)對(duì)公司所有辦公設(shè)備進(jìn)行分類，并建立辦公設(shè)備管理臺(tái)帳，每半年盤點(diǎn)清查一次，作到賬物相符。
2、在規(guī)定的使用年限期間，因個(gè)人原因造成辦公設(shè)備毀損、丟失、被盜等，所造成的經(jīng)濟(jì)損失由個(gè)人承擔(dān)。
八、辦公設(shè)備的報(bào)廢處理
1、報(bào)廢審核。對(duì)于各部門提交的報(bào)廢物品清單，要認(rèn)真審核，確認(rèn)不能再次利用后，經(jīng)人力資源及行政管理部、總經(jīng)理簽字后方可作報(bào)廢處理。
2、對(duì)決定報(bào)廢的辦公設(shè)備，人力資源及行政管理部應(yīng)做好登記，在報(bào)廢處理冊(cè)上寫清用品名稱、價(jià)格、數(shù)量、及報(bào)廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng)。
3、報(bào)廢品由人力資源及行政管理部集中存放、集中處理，不得隨意丟棄。
第三章辦公設(shè)備分類管理
一、電腦的使用管理
（一）專人收管
1、每臺(tái)電腦指定專人上機(jī)，負(fù)責(zé)日常操作，其他人員不得隨意使用。
2、電腦使用人員設(shè)密碼管理，密碼屬公司機(jī)密，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向任何人泄露。
�。ǘ╇娔X的.操作規(guī)定
1、嚴(yán)禁在電腦上從事與本職工作無關(guān)的事項(xiàng)，嚴(yán)禁使用電腦玩游戲。
2、不得使用未經(jīng)病毒檢查的U盤，防止病毒入侵。
3、嚴(yán)禁私自拷貝、泄露涉及公司有關(guān)機(jī)密的文件資料。
（三）病毒防護(hù)
1、對(duì)于聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，任何人在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下，不得從網(wǎng)絡(luò)復(fù)制軟件或文檔。
2、對(duì)于計(jì)算機(jī)軟件的安裝（院限制安裝軟件除外）由使用部門自主決定。
3、任何微機(jī)不得安裝游戲軟件。
4、軟件使用前要確保無病毒。
（四）硬件保護(hù)
1、未經(jīng)人力資源及行政管理部批準(zhǔn)，任何人不得拆卸所使用的電腦設(shè)備。
2、拆卸電腦設(shè)備時(shí)，必須采取防靜電措施。
3、硬件維護(hù)后，必須將所有設(shè)備復(fù)原。
4、各部門負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真落實(shí)本部門電腦以及配套設(shè)備的使用和保養(yǎng)責(zé)任。
5、各部門負(fù)責(zé)人必須采取必要措施，確保本部門的電腦以及配套設(shè)備始終處于整潔和良好的狀態(tài)。
6、對(duì)于關(guān)鍵的電腦設(shè)備應(yīng)配備必要的斷電、繼電設(shè)施以保護(hù)電源。
�。ㄎ澹╇娔X的保養(yǎng)
1、保持電腦的清潔，嚴(yán)禁用手、銳物觸摸屏幕，使用人在離開前應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電源。
2、定期對(duì)電腦內(nèi)的資料進(jìn)行整理，做好備份并刪除不需要的文件，保證電腦運(yùn)行的速度和存儲(chǔ)。
二、電話的使用管理
1、電話由人力資源及行政管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，各部門主管負(fù)責(zé)監(jiān)督并控制使用。
2、每次通話應(yīng)簡(jiǎn)潔扼要，以免耗時(shí)占線、浪費(fèi)資金。
3、禁止撥打私人電話。
4、電話出現(xiàn)故障的可報(bào)工程維保部進(jìn)行維修。
三、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的管理
1、為確保復(fù)印機(jī)的安全運(yùn)轉(zhuǎn)，每天開機(jī)的時(shí)間不宜過長(zhǎng)。
2、打印或者復(fù)印完成后，必須及時(shí)取走文件，防止失密。
3、禁止打印或復(fù)印私人資料。
四、傳真機(jī)使用管理
1、傳真機(jī)放置于人力資源及行政管理部辦公室，其他部門若需使用時(shí)至此處使用。
2、不得使用傳真?zhèn)魉蛡�(gè)人資料，機(jī)密文件需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、每天下班后，傳真設(shè)置成自動(dòng)接收，防止遺漏重要文件。
五、投影儀使用管理
1、投影儀安置于公司會(huì)議室，需要使用部門向人力資源及行政管理部負(fù)責(zé)人申請(qǐng)。
2、投影儀用于公司、部門會(huì)議以及培訓(xùn)。
六、筆記本電腦
1、筆記本電腦放置于人力資源及行政管理部辦公室，其他部門若需使用時(shí)至此處借用。
2、筆記本電腦用于公司、部門會(huì)議以及培訓(xùn)。
3、因工作需要，以個(gè)人名義借用筆記本電腦的需填寫《筆記本電腦借用單》。
七、對(duì)講機(jī)的使用管理
1、對(duì)講機(jī)主要用于安全護(hù)衛(wèi)部。
2、在上班期間，不得用對(duì)講機(jī)聊天。
3、對(duì)講機(jī)專人專用，不得借給無關(guān)人員使用。
八、其他辦公設(shè)備的使用管理
1、專管專用，公司所有辦公設(shè)備都要指定專人管理，其他人員使用必須經(jīng)設(shè)備負(fù)責(zé)人同意。
2、辦公設(shè)備要定期進(jìn)行養(yǎng)護(hù)，以免老化影響使用。
3、辦公設(shè)備的使用人員要保證設(shè)備的安全，如果因使用人員的過失造成丟失，要追究責(zé)任。
第四章總則
一、本制度由人力資源及行政管理部制定，解釋權(quán)歸辦公室所有。
二、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。
公司辦公設(shè)備管理制度8
辦公設(shè)備專為保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作得以順利進(jìn)行而配備,各部門必須嚴(yán)格按規(guī)定使用,具體如下:
一、辦公設(shè)備購(gòu)置
1、公司購(gòu)置的辦公設(shè)備(打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電腦、飲水機(jī)、裝訂機(jī)、碎紙機(jī)、辦公桌椅等)均由總經(jīng)辦報(bào)計(jì)劃,經(jīng)集團(tuán)綜合管理部審批同意后由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排購(gòu)置。
2、公司的辦公設(shè)備均需由總經(jīng)辦統(tǒng)一實(shí)物資產(chǎn)編號(hào)、登記、造冊(cè)。
二、辦公設(shè)備的使用管理
(一)電話
1、公司電話是聯(lián)系業(yè)務(wù)及溝通各項(xiàng)工作的工具,各部門所使用的電話機(jī)由使用人負(fù)責(zé)維護(hù)、管理;在使用中應(yīng)注意通話簡(jiǎn)潔,避免長(zhǎng)時(shí)間占線。
2、公司各部門辦公電話均未開通國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途功能,只有前臺(tái)傳真機(jī)開通此項(xiàng)功能,若因工作需要,需拔打長(zhǎng)途電話可到前臺(tái)使用。
(二)傳真機(jī)
為確保公司傳真機(jī)暢通,一般情況下不得使用傳真機(jī)撥打電話;若因工作需要,需撥打長(zhǎng)途電話或傳真均須在前臺(tái)登記。
(三)復(fù)印機(jī)
1、復(fù)印的文件資料應(yīng)與工作有關(guān),各部門需指定專人負(fù)責(zé)復(fù)印本部門的文件資料,因人為因素造成復(fù)印機(jī)的損壞,由個(gè)人承擔(dān)維修費(fèi)用。
2、復(fù)印機(jī)管理部門定期對(duì)復(fù)印機(jī)進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)。
(四)電腦、打印機(jī)
1、各部門使用的.電腦由使用人對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理,并設(shè)置開機(jī)密碼和屏保密碼,由總經(jīng)辦組織財(cái)務(wù)電腦部的專業(yè)人員對(duì)電腦使用人員進(jìn)行系統(tǒng)的管理及相關(guān)培訓(xùn)。
2、電腦、打印機(jī)應(yīng)定期維護(hù),使用人員要隨時(shí)注意微機(jī)的保養(yǎng),定期清潔微機(jī)表面。電腦使用人員應(yīng)按《文檔管理規(guī)定》的要求定期進(jìn)行備份,以免公司電腦因病毒或系統(tǒng)崩潰造成數(shù)據(jù)丟失。
3、各部門電腦若多人使用,請(qǐng)建好各自的電腦文檔。
4、各部門電腦使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守正確的電腦操作規(guī)則,不得對(duì)電腦上的軟件設(shè)置進(jìn)行任何增刪、改動(dòng)。如確需新裝軟件及更改設(shè)置,應(yīng)事先通知總經(jīng)辦備案。
5、每臺(tái)電腦所存文檔、資料是公司的重要信息資源,不得用于私人用途和私自拷貝。備份軟盤請(qǐng)妥善保管,不得遺失和公盤私用。不得使用非公司所發(fā)的軟盤,一旦使用,致使電腦染上病毒,造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)破壞和電腦文檔丟失,公司將給予20-100元的經(jīng)濟(jì)處罰。
6、各部門電腦操作人員均需定期對(duì)其使用的電腦及備份軟盤進(jìn)行殺毒,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通告并處理。
7、在辦公區(qū)域內(nèi)任何人不得玩電腦游戲、上網(wǎng)聊天或下載網(wǎng)絡(luò)游戲及音樂,凡發(fā)現(xiàn)者罰款人民幣20元整,情節(jié)嚴(yán)重者,予以辭退。
公司辦公設(shè)備管理制度9
為了規(guī)范公司辦公等設(shè)備的使用管理,保證公司的設(shè)備正常使用,特制定本規(guī)定。
一、電話:
1、公司電話是聯(lián)系業(yè)務(wù)及溝通各項(xiàng)工作的工具,應(yīng)注意愛護(hù),提高效率,通話要簡(jiǎn)潔、明了,避免長(zhǎng)時(shí)間占用線路。
2、公司各部門辦公區(qū)域,因工作需要設(shè)置電話,須由所需部門提出書面申請(qǐng),經(jīng)公司行政人事部統(tǒng)一辦理,報(bào)地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理審批后,交工程部實(shí)施。
3、公司各部門辦公用電話,除行政人事部電話及傳真機(jī)外,其余不具有國(guó)際長(zhǎng)途功能,任何人不能以任何理由私自撥打,確因公需撥打長(zhǎng)途的`,應(yīng)填寫長(zhǎng)話申請(qǐng),經(jīng)公司行政人事部備案后指定撥打。
4、不準(zhǔn)用公司電話聊天及處理私人事務(wù)。
5、如查詢出有違反上述規(guī)定者,所發(fā)生費(fèi)用將以加倍罰款及警告處罰。
二、傳真機(jī):
1、為確保公司傳真機(jī)的暢通,未經(jīng)許可,任何人不得使用傳真機(jī)掛撥市內(nèi)及長(zhǎng)途電話。
2、因公事需使用傳真機(jī)收、發(fā)傳真的,應(yīng)填寫申請(qǐng),辦公室備案,并由辦公室文秘負(fù)責(zé)操作。
三、復(fù)印機(jī)、電腦、打印機(jī):
1、復(fù)印機(jī)是公司機(jī)要崗位所配備的工具,并由行政人事部指定的專管人員負(fù)責(zé)操作。因公事需要使用的,應(yīng)按規(guī)定登記,填寫用紙規(guī)格、張數(shù)、內(nèi)容,使用者應(yīng)簽名,并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
2、復(fù)印機(jī)由行政部統(tǒng)一監(jiān)督管理。
3、使用公司復(fù)印機(jī)、電腦、打印機(jī)應(yīng)遵守操作規(guī)程,注意愛護(hù)
四、附則:
本規(guī)定由公司行政人事部負(fù)責(zé)解釋,自頒布之日起施行。
公司辦公設(shè)備管理制度10
第一條因工作需要，各單位可申請(qǐng)領(lǐng)用集團(tuán)標(biāo)配的辦公機(jī)器及辦公設(shè)備。為了保證辦公設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高辦公設(shè)備的工作效率和使用壽命，特制定本制度。
第二條辦公設(shè)備申領(lǐng)流程
一、新員工經(jīng)入職培訓(xùn)后，憑單位人事部門簽發(fā)的《人員錄用審批表》（見“集團(tuán)人事招聘制度”），到單位辦公室申領(lǐng)相應(yīng)的辦公設(shè)備。
二、單位辦公室信息技術(shù)員負(fù)責(zé)檢查辦公設(shè)備庫(kù)存，充足可直接發(fā)放；如不足，設(shè)備管理員則做好登記，對(duì)外進(jìn)行采購(gòu)。
三、設(shè)備到庫(kù)后，單位辦公室的信息技術(shù)人員應(yīng)認(rèn)真驗(yàn)收設(shè)備后，登記《辦公設(shè)備初始表》（附表1）、《辦公設(shè)備狀態(tài)變更表》（附表2）、《辦公設(shè)備狀態(tài)表》（附表3）。
四、設(shè)備發(fā)放時(shí)，信息技術(shù)員與或領(lǐng)用人共同檢查設(shè)備狀態(tài)是否完好與配件是否齊全。若無異常，領(lǐng)用人需填寫《辦公設(shè)備領(lǐng)用單》（附表4），以明確保管責(zé)任。設(shè)備管理員需填寫《辦公設(shè)備狀態(tài)變更表》、《辦公設(shè)備狀態(tài)表》。
第三條辦理設(shè)備歸還流程
一、離崗員工持單位人事部門簽發(fā)的《員工離崗/職通知函》到單位辦公室辦理辦公設(shè)備歸還手續(xù)。信息技術(shù)員核對(duì)《辦公設(shè)備狀態(tài)表》，查找離崗人員的全部領(lǐng)用情況，收回設(shè)備。
二、領(lǐng)用人和信息技術(shù)員在共同檢查所歸還設(shè)備，在無損壞、無缺少配件、無欠費(fèi)情況下，領(lǐng)用人需在《辦公設(shè)備歸還單》上簽字確認(rèn)。如有損壞、缺少配件、欠費(fèi)的，應(yīng)按價(jià)格賠償、支付所缺的配件價(jià)格（配件價(jià)格由供應(yīng)商提供）、還清欠費(fèi)后，設(shè)備管理員才可簽字確認(rèn)，并經(jīng)由單位辦公室負(fù)責(zé)人蓋章審核后，方可繼續(xù)辦理離崗手續(xù)。
三、領(lǐng)用人和信息技術(shù)員當(dāng)場(chǎng)將電子設(shè)備做返廠設(shè)置，如返廠設(shè)置失敗，信息技術(shù)員不得在《離崗?fù)ㄖ飞虾炞帧?/p>
四、辦公設(shè)備歸還人、信息技術(shù)員需填寫《辦公設(shè)備狀態(tài)變更表》、《辦公設(shè)備狀態(tài)表》。
第四條辦公設(shè)備采購(gòu)流程
一、各單位辦公室負(fù)責(zé)設(shè)備的采購(gòu)、登記、發(fā)放與運(yùn)維工作。各單位根據(jù)自身需要向集團(tuán)指定供應(yīng)商處進(jìn)行采購(gòu)。
二、設(shè)備發(fā)放時(shí)，信息技術(shù)員與領(lǐng)用人共同檢查設(shè)備狀態(tài)是否完好與配件是否齊全。若無異常，領(lǐng)用人需填寫《辦公設(shè)備領(lǐng)用單》，以明確保管責(zé)任。設(shè)備管理員需填寫《辦公設(shè)備狀態(tài)變更表》、《辦公設(shè)備狀態(tài)表》。
第五條機(jī)器設(shè)備管理流程
一、辦公設(shè)備臺(tái)賬與盤點(diǎn)
1、《辦公設(shè)備初始表》：當(dāng)設(shè)備購(gòu)入并出庫(kù)后，管理責(zé)任即移交至使用單位，就開始登記此表。表格反映了固定資產(chǎn)在最初移交到信息中心時(shí)的狀態(tài)，表格中的數(shù)據(jù)一旦生成則不允許修改。
2、《辦公設(shè)備狀態(tài)變更表》：記錄每一次固定資產(chǎn)相關(guān)狀態(tài)屬性變化情況，是記錄設(shè)備資產(chǎn)變化的流水賬，從而觸發(fā)《辦公設(shè)備狀態(tài)表》的修改。由各單位辦公室的信息技術(shù)員填寫。
3、《辦公設(shè)備狀態(tài)表》：表格反映了固定資產(chǎn)的最新狀態(tài)，表格中的'數(shù)據(jù)不得隨意修改，修改的唯一依據(jù)是《辦公設(shè)備狀態(tài)變更表》。由各單位的信息技術(shù)員填寫。
4、《辦公設(shè)備領(lǐng)用表》：表格記錄了各經(jīng)營(yíng)性單位領(lǐng)用辦公設(shè)備的實(shí)際情況。由各單位信息技術(shù)員填寫。
5、《辦公設(shè)備初始表》、《辦公設(shè)備狀態(tài)變更表》、《辦公設(shè)備狀態(tài)表》、《辦公設(shè)備領(lǐng)用表》的原件各單位進(jìn)行存檔。
二、盤點(diǎn)
1、根據(jù)各單位的發(fā)放及統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，各單位辦公室應(yīng)當(dāng)于每季度末對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行局部盤點(diǎn)，集團(tuán)行政管理中心每年年終對(duì)各單位辦公設(shè)備進(jìn)行全局盤點(diǎn)。
2、盤點(diǎn)內(nèi)容：核對(duì)機(jī)器設(shè)備使用情況是否正常，是否有損壞或缺配件，及所使用的設(shè)備跟領(lǐng)用時(shí)是否一致，是否有丟失。
3、在規(guī)定的使用年限期間，因個(gè)人原因造成辦公設(shè)備毀損、丟失、被盜等，所造成的經(jīng)濟(jì)損失由個(gè)人承擔(dān)。
4、信息技術(shù)員根據(jù)盤點(diǎn)情況，對(duì)于毀損、丟失、及配少配件情況，向上級(jí)部門匯報(bào)，經(jīng)集團(tuán)行政管理中心最終確認(rèn)，再交由單位財(cái)務(wù)部門劃價(jià)。
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