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文書(shū)管理制度13篇
在不斷進(jìn)步的社會(huì)中，制度使用的情況越來(lái)越多，制度是指在特定社會(huì)范圍內(nèi)統(tǒng)一的、調(diào)節(jié)人與人之間社會(huì)關(guān)系的一系列習(xí)慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規(guī))、戒律、規(guī)章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會(huì)認(rèn)可的非正式約束、國(guó)家規(guī)定的正式約束和實(shí)施機(jī)制三個(gè)部分構(gòu)成。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編為大家整理的文書(shū)管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。
文書(shū)管理制度1
一、護(hù)理文書(shū)包括體溫單、臨時(shí)醫(yī)囑單、長(zhǎng)期醫(yī)囑單、住院首次護(hù)理記錄單、護(hù)理記錄單、手術(shù)護(hù)理記錄單、護(hù)理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估單等。
二、護(hù)理文書(shū)書(shū)寫(xiě)應(yīng)做到客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)、完整、規(guī)范。
三、護(hù)理文書(shū)書(shū)寫(xiě)應(yīng)做到文字工整、字跡清晰、表述準(zhǔn)確、語(yǔ)句通順、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確，使用醫(yī)學(xué)術(shù)語(yǔ)。
四、護(hù)理文書(shū)應(yīng)當(dāng)具有法定資格的護(hù)理人員按規(guī)范書(shū)寫(xiě)，學(xué)生書(shū)寫(xiě)的文書(shū)應(yīng)當(dāng)由老師審閱、修改并簽名。
五、高年護(hù)士有審核、修改低年護(hù)士書(shū)寫(xiě)的護(hù)理文書(shū)的`責(zé)任。修改時(shí)應(yīng)當(dāng)注明修改日期，修改人員簽名，并保持原紀(jì)錄清晰、可辨。
六、搶救記錄應(yīng)當(dāng)在搶救6小時(shí)內(nèi)，由相關(guān)護(hù)士據(jù)實(shí)補(bǔ)齊，并加以注明。
七、手術(shù)護(hù)理記錄應(yīng)當(dāng)在手術(shù)結(jié)束之后及時(shí)完成，按規(guī)范要求填寫(xiě)，并放入病歷夾中。
八、護(hù)理文書(shū)應(yīng)當(dāng)在病人出院時(shí)歸入醫(yī)院病例中，交病案室保存。
九、制定并落實(shí)護(hù)理文書(shū)檢查考核標(biāo)準(zhǔn)及獎(jiǎng)懲細(xì)則。
十、護(hù)理文書(shū)質(zhì)控組每月對(duì)護(hù)理文書(shū)進(jìn)行抽查，并按分?jǐn)?shù)評(píng)出甲、乙、丙、三等，丙級(jí)病歷的書(shū)寫(xiě)者在評(píng)先、晉升等方面實(shí)行一票否決，并與績(jī)效考評(píng)掛鉤。
文書(shū)管理制度2
1、由秘書(shū)組明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)本辦文書(shū)檔案管理工作。
2、建立收發(fā)文登記薄，對(duì)各種文件、資料及時(shí)做好登記、分發(fā)、歸集。堅(jiān)持對(duì)密級(jí)文件和資料一月進(jìn)行一次清理，嚴(yán)格借閱登記手續(xù)。
3、起草、印發(fā)各種文件、資料，必須符合辦文程序和質(zhì)量要求。
4、加強(qiáng)密級(jí)文件、資料的保管，不準(zhǔn)隨意帶走、散發(fā)、遺失、出售密級(jí)文件、資料。
5、對(duì)本辦在工作中形成的具有查考、利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子文件、磁性載體等原始記錄，任何個(gè)人不得據(jù)為己有，丟失或者擅自銷(xiāo)毀。
6、年終對(duì)所有文件、資料進(jìn)行全面清收、整理立卷和歸檔。
7、檔案人員要加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的管理，保持整潔衛(wèi)生，定期檢查，做到防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防高溫等，對(duì)破損變質(zhì)的`檔案材料要及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的完整與安全。
8、建立健全檔案借閱登記制度，檔案人員要對(duì)檔案的收進(jìn)移出等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，任何個(gè)人不得損毀、出賣(mài)、涂改、偽造檔案。
9、檔案人員在崗位發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)按規(guī)定辦理檔案交接手續(xù)。
文書(shū)管理制度3
1、各項(xiàng)護(hù)理文件按規(guī)定及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)書(shū)寫(xiě)，并妥善保存1年，測(cè)溫本保存3個(gè)月，以備查閱。
2、護(hù)理文件由病房護(hù)士長(zhǎng)和值班護(hù)士負(fù)責(zé)管理。
3、病區(qū)護(hù)理文件擺放有序，病歷中心各種表格均應(yīng)排列整齊，不得撕毀、涂改或丟失，用后歸還原處。
4、病人不得自行攜帶病歷出科室，出院或死亡后病歷按規(guī)定順序排列，由病案室保存。
5、護(hù)士長(zhǎng)應(yīng)每日檢查交班本，每周檢查各種護(hù)理記錄書(shū)寫(xiě)質(zhì)量。
文書(shū)管理制度4
1、文書(shū)立卷
每年年初機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)首先要制訂出當(dāng)年可能形成文件的案卷類(lèi)目，根據(jù)案卷類(lèi)目做好平時(shí)的文件收集、分類(lèi)工作。在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，將文件按以下特征逐項(xiàng)分開(kāi)。
�、俜帜甓�。將文件按其形成的年度分開(kāi)。
�、诜旨�(jí)別。將文件按其作者之間的關(guān)系分成上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)。對(duì)互相聯(lián)系緊密的文件，如上級(jí)的批復(fù)、下級(jí)的請(qǐng)示應(yīng)放在一起。
③分機(jī)構(gòu)。將文件按其產(chǎn)生或承辦部門(mén)分開(kāi)。
�、芊謫�(wèn)題。將文件按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題分開(kāi)。
⑤分期限。根據(jù)《文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定》，將文件按不同的保管期限分開(kāi)。
在文書(shū)分類(lèi)的基礎(chǔ)上，根據(jù)實(shí)際情況，靈活運(yùn)用文件各特征（問(wèn)題、作者、時(shí)間、地區(qū)、文件名稱(chēng)、文件往來(lái)機(jī)關(guān)），分別組合成若干個(gè)案卷。擬寫(xiě)案卷標(biāo)題，簡(jiǎn)明、確切地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷正式確定下來(lái)后，根據(jù)卷內(nèi)文件時(shí)間、重要程序、問(wèn)題、作者、地區(qū)、文件名稱(chēng)、文書(shū)往來(lái)機(jī)關(guān)等具體情況系統(tǒng)排列。編寫(xiě)卷內(nèi)文件的`頁(yè)號(hào)；填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表；拆除檔案文件上的金屬物，裝訂案卷；填寫(xiě)案卷封面，包括案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的起止年月、頁(yè)數(shù)、件數(shù)、保管期限、案卷編號(hào)等。
2、檔案管理
將檔案庫(kù)房的檔案柜、架科學(xué)排列編號(hào)。保持庫(kù)房?jī)?nèi)外清潔衛(wèi)生。學(xué)習(xí)和掌握檔案保護(hù)技術(shù)。庫(kù)房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲(chóng)、鼠等對(duì)檔案的危害。
3、檔案利用
準(zhǔn)備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專(zhuān)題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、匯編有關(guān)文件、參考資料等，并積極開(kāi)展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關(guān)文件，需經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)批準(zhǔn)；對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案資料進(jìn)行審核、登記，然后在摘抄、復(fù)印件上注明出外、時(shí)間。借閱檔案，應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)借閱登記薄《檔案利用效果登記表》，以便存查。對(duì)借出的檔案資料要按時(shí)收回入庫(kù)。
4、檔案統(tǒng)計(jì)
建立檔案收進(jìn)、移出登記簿。準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，及時(shí)上報(bào)有關(guān)部門(mén)。
5、檔案鑒定
根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定檔案保管期限表，由檔案部門(mén)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的人員組成鑒定小組，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。剔除沒(méi)有保存價(jià)值的文件，對(duì)歸檔文件確定其保管期限。對(duì)保管期限已經(jīng)滿10年的檔案，移交市檔案館保存。對(duì)會(huì)議形成的資料、市政協(xié)大事記、常委會(huì)議記錄等也要立卷、歸檔、入館。
文書(shū)管理制度5
第一章總則
第一條為確保文書(shū)事務(wù)正常順利進(jìn)行，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，特制定本制度。
第二條所謂“文書(shū)”是指日常工作上往來(lái)的公文、報(bào)告、會(huì)議決議、規(guī)定、合同書(shū)、專(zhuān)利許可證書(shū)、電報(bào)、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算等一切的公文和用書(shū)。
第三條文書(shū)的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由院長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)。其他部門(mén)的文書(shū)管理，也應(yīng)參照本制度。
第二章文件的收發(fā)和催辦
第四條對(duì)文件、信凼的處理，必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。凡屬上級(jí)機(jī)關(guān)、兄弟單位發(fā)來(lái)的文件及學(xué)院的文件或信凼，均由學(xué)院機(jī)要員統(tǒng)一簽收、登記、傳遞、催辦或承辦。
第五條文件登記后，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)即編號(hào)登記并在文件首頁(yè)加蓋收文印件，粘貼“文件批閱單”，由院辦主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)簽送院領(lǐng)導(dǎo)批閱。為避免文件、電報(bào)積壓，延誤工作，一般應(yīng)在當(dāng)天批閱完，緊急文件要速閱速辦。
第六條學(xué)院外出開(kāi)會(huì)人員帶回的文件及資料統(tǒng)一由機(jī)要秘書(shū)登記，按文件的要求進(jìn)行傳閱不得個(gè)人保存。
第七條為加速文件流傳，提高工作效率，機(jī)要員一般應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送至院領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，承辦部門(mén)接到文函件、電報(bào)后應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。如關(guān)系到二個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，按批示次序依次傳遞，最遲不超過(guò)二天（特殊情況除外）。如經(jīng)辦需備查的，主辦部門(mén)經(jīng)辦人員要征得院長(zhǎng)辦公室同意后予以復(fù)印和摘抄，原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔。
第八條各部門(mén)要指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)收交、保管文件并負(fù)有催辦、督促、保密、檢查的責(zé)任，各部門(mén)承辦的文件均需在文件批閱單上簽注承辦意見(jiàn)和結(jié)果，承辦人要簽注姓名及年、月、日，以示負(fù)責(zé)并備查考。
第九條機(jī)要員對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)對(duì)學(xué)院統(tǒng)一編號(hào)的文件要及時(shí)處理、歸檔，不得分散或自行保存，所有附件不得抽存，以防丟失。
第三章文件的借閱和清退
第十條各部門(mén)有關(guān)人員因工作關(guān)系需借閱、查閱文件，需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，有密級(jí)的文件，需經(jīng)院長(zhǎng)辦公室處長(zhǎng)同意后方可借閱。
第十一條借閱文件應(yīng)嚴(yán)守登記、簽收手續(xù)，遵守借閱時(shí)間，按期歸還，以免影響文件的使用和保管。
第十二條嚴(yán)格文件清退制度。機(jī)要員除對(duì)承辦的公文進(jìn)行日常催辦外，實(shí)行月終一小清，季末一中清，年終總清。每年的第一季度將上年的文件進(jìn)行一次清理后全部立卷歸案。上級(jí)限期清退的文件及時(shí)催交上報(bào)，不得延誤積壓。如文件丟失，必須查明原因和責(zé)任者，寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告，按情節(jié)輕重，給予必要的處分。
第四章文件的保管和歸檔
第十三條凡下列文件統(tǒng)一由學(xué)院檔案室保管歸檔：
�。�1）上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，上級(jí)對(duì)學(xué)院報(bào)告、申請(qǐng)的'批復(fù)；
�。�2）學(xué)院發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、紀(jì)要、規(guī)定、重要通知、生產(chǎn)計(jì)劃、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言、人事、組織、各類(lèi)年報(bào)等；
（3）學(xué)院黨代表會(huì)、團(tuán)代會(huì)、學(xué)代會(huì)、學(xué)院黨政辦公會(huì)、學(xué)院黨、政、工聯(lián)席會(huì)、學(xué)院行政辦公例會(huì)、學(xué)院中層干部擴(kuò)大會(huì)及各種專(zhuān)業(yè)會(huì)議記錄；
�。�4）參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議所攜帶回學(xué)院的文件、資料及本學(xué)院在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等；
（5）反映學(xué)院先進(jìn)人物、事跡及學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)工作等；
�。�6）反映學(xué)院有關(guān)獎(jiǎng)懲的材料；
�。�7）學(xué)院日志、南廣大事記和工作簡(jiǎn)報(bào)；
（8）向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料等；
�。�9）上級(jí)部門(mén)直接發(fā)至學(xué)院各單位的文件，如涉及到學(xué)院全局的，應(yīng)交院長(zhǎng)辦公室由機(jī)要員登記，由分管院領(lǐng)導(dǎo)批示后再下發(fā)辦理。
第五章文件立卷與銷(xiāo)毀
第十四條立卷要求
�。�1）文件立卷應(yīng)按內(nèi)容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔；
�。�2）按立卷要求分卷裝訂，寫(xiě)明案卷標(biāo)題，卷內(nèi)文件以時(shí)間順序排列，列好案卷目錄，清點(diǎn)案卷無(wú)誤后方可歸檔；
�。�3）立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性；
�。�4）要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔；
�。�5）上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案室移交，清單一式兩份（接交單位各留存一份備查）。
第十五條文件的銷(xiāo)毀
�。�1）對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，院長(zhǎng)辦公室機(jī)要員應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)；
（2）經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)由機(jī)要員和院辦主任在場(chǎng)負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀。
第六章文件傳閱
第十六條傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所。
第十七條閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，不影響他人傳閱，當(dāng)天閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有：“提示”、“擬辦意見(jiàn)”，院長(zhǎng)辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求辦理有關(guān)事宜。
第十八條閱文時(shí)不得抄錄全文，以防泄密。
第十九條不得任意取走文件夾中任何文件，如確工作需要，要辦理借閱手續(xù)。
第二十條文件閱完后，應(yīng)送交機(jī)要員，避免橫傳，以便保管。
第二十一條對(duì)于緊急文件要速閱速辦。
文書(shū)管理制度6
一、按衛(wèi)生部《病歷書(shū)寫(xiě)基本規(guī)范》、國(guó)家中醫(yī)藥管理局《中醫(yī)病歷書(shū)寫(xiě)基本規(guī)范》、《浙江省病歷書(shū)寫(xiě)規(guī)范》及有關(guān)醫(yī)療配套文件規(guī)定進(jìn)行護(hù)理文書(shū)書(shū)寫(xiě)及管理。
二、護(hù)理文件包括體溫單、醫(yī)囑單、醫(yī)囑本、病室交班報(bào)告本、護(hù)理記錄單、危重病人護(hù)理記錄單及手術(shù)護(hù)理記錄單等，均按本院護(hù)理部編寫(xiě)的護(hù)理文件書(shū)寫(xiě)格式要求填寫(xiě)。
三、護(hù)理文件書(shū)寫(xiě)必須有具備獨(dú)立執(zhí)業(yè)資格的`護(hù)理人員完成，實(shí)習(xí)、進(jìn)修、試用期護(hù)士書(shū)寫(xiě)后應(yīng)有帶教老師簽字。
四、護(hù)理文件書(shū)寫(xiě)要求：字跡端正、清晰、無(wú)錯(cuò)別字、眉欄填齊、頁(yè)面整潔。合格率達(dá)95%以上。
五、各種醫(yī)療護(hù)理記錄表格要定點(diǎn)存放，及時(shí)補(bǔ)充;病歷中各種表格應(yīng)按順序排列整齊，不得任意撕毀、涂改或丟失，病歷用后必須歸還原處。
六、體溫單、醫(yī)囑單、護(hù)理記錄等應(yīng)連同病歷隨病人出院或死亡后，按規(guī)定排列，及時(shí)送病案室保管。醫(yī)囑本的保存期限一般不少于二年，病區(qū)交班本一般不少于三年，以備查閱。
七、因搶救危重患者未能及時(shí)書(shū)寫(xiě)護(hù)理病歷，當(dāng)班護(hù)理人員應(yīng)在搶救工作結(jié)束后6小時(shí)內(nèi)據(jù)實(shí)補(bǔ)記，并注明時(shí)間，執(zhí)行各項(xiàng)治療時(shí)間應(yīng)記錄到時(shí)分。
八、病人不得自行攜帶病歷出科室，外出會(huì)診或轉(zhuǎn)院時(shí)攜帶病歷摘要。
九、護(hù)理部、科室定期對(duì)護(hù)理文件書(shū)寫(xiě)質(zhì)量監(jiān)控、檢查、評(píng)價(jià)、反饋，促進(jìn)書(shū)寫(xiě)質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)。
文書(shū)管理制度7
為規(guī)范本單位印章、文件、檔案材料等管理，特制定以下制度。
一、印章使用與管理
1、單位印章由辦公室專(zhuān)人保管，在辦公室使用。印章外出使用必須經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批。
2、規(guī)范用印，經(jīng)請(qǐng)示單位主要領(lǐng)導(dǎo)同意后方可使用印章，并認(rèn)真進(jìn)行用印登記，注明時(shí)間、事由、領(lǐng)導(dǎo)簽字。
3、集中用印，除了急件請(qǐng)示局領(lǐng)導(dǎo)外，一般業(yè)務(wù)性用印集中在每天下午。
二、收文管理
工作人員收到上級(jí)文件及其他材料(包括電話通知)，交由辦公室統(tǒng)一登記，集中呈閱(急件除外)，單位主要領(lǐng)導(dǎo)批示后，由相關(guān)人員負(fù)責(zé)辦理，辦結(jié)后交辦公室存檔。
三、發(fā)文管理
凡以單位名義制發(fā)的公文，由相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)擬稿、編號(hào)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審稿、主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后打印、分發(fā)，并將起草文稿與正式文件及時(shí)交辦公室存檔。
四、檔案管理
各類(lèi)文件資料由辦公室負(fù)責(zé)保管、整理、裝訂、移交，要求做到整理、裝訂、移交及時(shí)，并確保檔案材料不丟失、檔案管理規(guī)范。
文書(shū)管理制度8
一、醫(yī)院所有文件、信函、簡(jiǎn)報(bào)及其它資料等，統(tǒng)一由辦公室專(zhuān)人實(shí)行歸檔規(guī)范管理。
二、醫(yī)院收文程序是：各科室在接收到相關(guān)文件（含外出開(kāi)會(huì)）時(shí)必須先交辦公室，由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號(hào)，呈送醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)閱批，不得遺漏、延誤和丟失。文件傳閱完畢后，統(tǒng)一由辦公室保存，相關(guān)科室保存復(fù)印件。
三、醫(yī)院發(fā)文程序是：各承辦科室根據(jù)院領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)起草文件，文件起草后，按報(bào)批程序報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)、院長(zhǎng)簽發(fā)。擬文科室必須按照領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)稿認(rèn)真校對(duì)后交辦公室把關(guān)，并統(tǒng)一編號(hào)，統(tǒng)一印制。凡未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或院長(zhǎng)簽發(fā)的文件，辦公室不予編號(hào)；文件印制必須規(guī)范、清晰、整潔，蓋章后，要連同簽發(fā)稿、附件等一式三份入檔保存。
四、擬文科室要注重提高公文質(zhì)量，格式規(guī)范，字跡工整，確保公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。各科室的文件要妥善保管，不得隨意丟放。印制涉密文件、材料過(guò)程中形成的廢頁(yè)、廢件應(yīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)科室及時(shí)銷(xiāo)毀。
五、辦公室要對(duì)所有文件、檔案及各種資料在年底時(shí)分類(lèi)登記、整理裝訂、入檔保存。外出開(kāi)會(huì)或從上級(jí)機(jī)關(guān)帶回的文件，及時(shí)交辦公室專(zhuān)人進(jìn)行登記入檔保存。未經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)允許，各股室不得擅自復(fù)印、摘印涉密文件和資料。
六、外單位查閱檔案資料時(shí)，須說(shuō)明查閱的.范圍及用途，經(jīng)院長(zhǎng)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。本單位人員查閱文件檔案時(shí)，要通過(guò)辦公室查閱，閱后及時(shí)歸檔。
七、嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律。各種秘密文件、檔案、統(tǒng)計(jì)資料、編制信息、會(huì)議記錄等，都由辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，保守秘密。需銷(xiāo)毀的文件資料，要進(jìn)行清理登記，通過(guò)一定方式徹底銷(xiāo)毀。
八、對(duì)違反保密紀(jì)律，丟失文件檔案造成失密、泄密的人員，給予批評(píng)教育。情節(jié)嚴(yán)重的，建議給予黨紀(jì)、政紀(jì)處分，故意泄密造成嚴(yán)重后果的，要追究其法律責(zé)任。
文書(shū)管理制度9
制度是個(gè)社會(huì)的游戲規(guī)則,更規(guī)范的講,它們是為人們的相互關(guān)系而人為設(shè)定的一些制約。為此,我們一般要求大家共同遵守辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則來(lái)提高辦事效率,才設(shè)定一些制度。下面是我們應(yīng)屆畢業(yè)生制度職責(zé)大全提供的'制度文章供您參考:
為加強(qiáng)執(zhí)法文書(shū)的管理,促進(jìn)該項(xiàng)工作的制度化、規(guī)范化、維護(hù)執(zhí)法文書(shū)使用的科學(xué)性和嚴(yán)肅性,特制定本制度:
一、執(zhí)法文書(shū)由局辦公室統(tǒng)一管理,辦公室確定專(zhuān)人負(fù)責(zé)執(zhí)法文書(shū)的購(gòu)買(mǎi)、登記、保管、編號(hào)、發(fā)放、回收。
二、各執(zhí)法單位必須確定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文書(shū)的領(lǐng)取、保管、領(lǐng)取文書(shū)時(shí)應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)文書(shū)清單,并簽名或押印。文書(shū)的收回按編號(hào)登記,并填寫(xiě)文書(shū)回收清單,經(jīng)辦公室認(rèn)真核對(duì)無(wú)誤,雙方應(yīng)簽名或押印。
三、作廢的文書(shū),承辦單位應(yīng)說(shuō)明理由,經(jīng)分管局長(zhǎng)審核后,交辦公室收回,并蓋作廢章。
四、凡編號(hào)文書(shū),丟失或人為的浪費(fèi),少一張罰款100元,并視其情節(jié)追究單位負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人的責(zé)任。
五、執(zhí)法文書(shū)為行政執(zhí)法使用,任何單位和個(gè)人不得轉(zhuǎn)借或他用,誰(shuí)出問(wèn)題誰(shuí)承擔(dān)責(zé)任。
六、凡局押印的執(zhí)法文書(shū),必須經(jīng)局長(zhǎng)或分管局長(zhǎng)批準(zhǔn)后,方可領(lǐng)取。
文書(shū)管理制度10
一、收文制度
1、凡公司收到的文件、函、電報(bào)均由收發(fā)人員統(tǒng)一簽收、拆封、編號(hào)、登記(函、電報(bào)直接分送有關(guān)部門(mén))，及時(shí)送質(zhì)管部主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批，部門(mén)閱辦，并在文件傳閱、處理單上簽字。文件閱后及時(shí)收回歸檔，送各部門(mén)的文件，由各部門(mén)指定專(zhuān)人保管，閱后及時(shí)送還。
2、公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門(mén)及時(shí)閱文，凡需收回的文件如數(shù)退回，不得積壓、丟失。
3、外出參加會(huì)議帶回的公文應(yīng)交文書(shū)登記，個(gè)人不得保存任何文件。
二、發(fā)文制度
1、凡以公司名義發(fā)出的公文，擬稿人必須用規(guī)定文稿紙撰稿，由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字，統(tǒng)一送秘書(shū)核稿，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)(屬董事會(huì)的由董事長(zhǎng)簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā))，由文書(shū)統(tǒng)一登記、統(tǒng)一印制。凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）交兩份給文書(shū)統(tǒng)一收集管理。
2、公司會(huì)簽外單位文件，經(jīng)相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)審核后會(huì)簽。外單位會(huì)簽公司的文稿，由相關(guān)部門(mén)起草，秘書(shū)核稿，公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，再送有關(guān)部門(mén)會(huì)簽。
3、聯(lián)合發(fā)文經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及聯(lián)合發(fā)文單位領(lǐng)導(dǎo)分別簽批后由文書(shū)統(tǒng)一編號(hào)、印發(fā)。
三、檔案管理制度
�。ㄒ唬w檔范圍
1、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
2、重要會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。
3、公司在發(fā)展過(guò)程中獲得的'被國(guó)家或社會(huì)認(rèn)證或認(rèn)可的證明其實(shí)力和相關(guān)資格的證書(shū)材料等。
4、公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各種文件材料（即內(nèi)部文件），如規(guī)章制度、調(diào)研材料、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門(mén)管理職能性文件、部門(mén)崗位職責(zé)等。
5、上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。
6、公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)間的往來(lái)文件（即外部文件），包括請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)、重要函件。
7、公司及各部門(mén)的年度工作計(jì)劃、總結(jié)。
8、本公司的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
9、信訪工作材料。
10、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)，房屋買(mǎi)賣(mài)、租賃協(xié)議，資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。
11、本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
12、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
13、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)評(píng)審材料。
（二）歸檔時(shí)間
1、各部門(mén)應(yīng)主動(dòng)在每年元月底將上年度具有保存價(jià)值的文件資料移送文書(shū)檔案室。任何部門(mén)或個(gè)人不能把具有保存價(jià)值的文件資料據(jù)為已有，或者拒絕歸檔。
2、每年六月份之前，各部門(mén)向檔案室移交已歸檔完畢的上一年度的部門(mén)文書(shū)檔案，并辦理移交手續(xù)。
3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。
4、基建、工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，三個(gè)月內(nèi)歸檔。
�。ㄈw檔要求
1、歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復(fù)印件、圖片、軟盤(pán)、錄音帶、錄像帶，都必須齊全、完整、系統(tǒng)、條理，保持有機(jī)聯(lián)系。
2、歸檔的書(shū)面文件資料手寫(xiě)文稿，不得用圓珠筆、復(fù)寫(xiě)筆、彩色筆書(shū)寫(xiě)，不得采用紅墨水書(shū)寫(xiě)。出現(xiàn)上述情況，文書(shū)應(yīng)及時(shí)要求有關(guān)部門(mén)或人員進(jìn)行重抄或復(fù)制。
�。ㄋ模n案管理
1、檔案管理：依據(jù)檔案、來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類(lèi)別，案卷排列并編制案卷目錄。
2、檔案保管：公司設(shè)立專(zhuān)用文件庫(kù)保存檔案，定期檢查存放檔案室內(nèi)的檔案資料狀況，對(duì)字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破碎的檔案資料必須及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)、修補(bǔ)或復(fù)制。做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
3、檔案的鑒定：從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、程序、名稱(chēng)鑒別、檔案價(jià)值，確定各類(lèi)檔案的保管期限，編制成表。
4、檔案的銷(xiāo)毀：文書(shū)檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，超過(guò)保管期限的文書(shū)檔案經(jīng)公司質(zhì)管部及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，辦理銷(xiāo)毀手續(xù)，方能銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀要有二人以上監(jiān)銷(xiāo)，并在清冊(cè)上簽字。
�。ㄎ澹n案利用
1、凡需調(diào)閱檔案，均須填寫(xiě)檔案借閱單，并在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱(chēng)、密級(jí)、借閱方式、數(shù)量、期限及利用目的。
2、檔案利用方式有：提供檔案原件、提供檔案復(fù)印件、提供文獻(xiàn)索引資料。
3、借閱人員不準(zhǔn)隨意拆卷和任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改字句，不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能摘抄和復(fù)制。
4、依據(jù)國(guó)家統(tǒng)計(jì)和有關(guān)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。
文書(shū)管理制度11
(一)、全廠公私報(bào)刊、外來(lái)郵件、外發(fā)公啟、函電由廠收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)。
(二)、外發(fā)函、電要求。
1、各部門(mén)因公需外發(fā)函、電，經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午××點(diǎn)以前將函件、電報(bào)底稿送到收發(fā)室，另填寫(xiě)掛號(hào)、平信、電報(bào)外發(fā)登記表。
2、每天下午××點(diǎn)以前，廠收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)月外發(fā)函、電清點(diǎn)，累計(jì)送交郵局寄發(fā)。
(三)、外來(lái)郵件管理
1、外來(lái)郵件一律經(jīng)廠收發(fā)室簽收分發(fā)。
2、凡掛號(hào)、紙包、包裹單、匯款單、貨運(yùn)單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收。
3、一般公啟函、電和廠內(nèi)職工私人信件，由收發(fā)室開(kāi)具清單分放到各單位信報(bào)箱內(nèi)。
4、私人不明平信一律放到信架(信袋)內(nèi)，由個(gè)人自取。
5、不論公私郵件收發(fā)室應(yīng)隨到隨清，及時(shí)分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤，對(duì)國(guó)外來(lái)函應(yīng)檢封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反映，查明原由。
6、凡掛號(hào)信、匯款單、包裹單、貨運(yùn)單等的收件人，在收發(fā)室通知發(fā)出后，應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單，并及時(shí)去郵局取款取件。超期罰款，收發(fā)室概不負(fù)責(zé)。
(四)、報(bào)刊訂購(gòu)與收發(fā)。
1、報(bào)刊訂購(gòu)。
(1)訂購(gòu)時(shí)間：上半年 下半年
(2)訂購(gòu)手續(xù)：不論單位和個(gè)人，均需先到收發(fā)室查閱報(bào)刊目錄，再將需要訂購(gòu)的報(bào)刊代號(hào)、名稱(chēng)、出版日期、單價(jià)、訂購(gòu)份數(shù)、期數(shù)填寫(xiě)清楚交收發(fā)員核對(duì)算價(jià)，確認(rèn)無(wú)誤后，當(dāng)面繳款開(kāi)票。公費(fèi)訂購(gòu)報(bào)刊由收發(fā)員持訂單到財(cái)務(wù)部門(mén)辦理付款托收手續(xù)。歸口管理報(bào)刊公費(fèi)訂購(gòu)的單位除按上述要求填寫(xiě)預(yù)訂單外，尚須填寫(xiě)報(bào)刊分發(fā)清單，詳細(xì)寫(xiě)明各種報(bào)刊分發(fā)到哪些單位或領(lǐng)導(dǎo)。
2、報(bào)刊收發(fā)。
(1)收發(fā)員每天對(duì)郵局送來(lái)的報(bào)刊應(yīng)對(duì)照郵局分送清單分類(lèi)清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò)應(yīng)及時(shí)登記并要求補(bǔ)缺退余。
(2)收發(fā)員收到郵局送來(lái)的'報(bào)刊后應(yīng)及時(shí)分發(fā)，不得耽擱延誤。收發(fā)員清點(diǎn)分發(fā)報(bào)刊時(shí)間為××小時(shí)，任何人不得進(jìn)入收發(fā)室。
(3)每天分發(fā)到各單位信報(bào)箱的報(bào)刊應(yīng)隨附分發(fā)清單。
(4)各單位應(yīng)固定專(zhuān)人按時(shí)領(lǐng)取報(bào)刊和公啟函電。領(lǐng)取時(shí)，要對(duì)照分發(fā)清單清點(diǎn)檢實(shí)簽名，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，應(yīng)當(dāng)面向收發(fā)員提出增補(bǔ)退換要求，并進(jìn)行差錯(cuò)登記。當(dāng)面未提出，則視為分發(fā)無(wú)差錯(cuò)。
(五)、收發(fā)員應(yīng)堅(jiān)守工作崗位，節(jié)假日、星期日應(yīng)有人值班，休星期日應(yīng)采取換休形式。
(六)、收發(fā)室內(nèi)外應(yīng)經(jīng)常保持整齊清潔。
(七)、收發(fā)室由××部門(mén)負(fù)責(zé)管理，其工作質(zhì)量由××部門(mén)進(jìn)行檢查、考核，并承擔(dān)責(zé)任。
文書(shū)管理制度12
為了貫徹執(zhí)行《檔案法》，適應(yīng)辦公自動(dòng)化及檔案管理規(guī)范化的要求，加強(qiáng)本局文書(shū)檔案管理，制定本制度。
一、文件材料歸檔范圍
(一)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料。
1、上級(jí)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要材料;
2、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本局主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，以及非本局主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;
3、代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本，上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本局的文件(包括報(bào)紙、刊物轉(zhuǎn)載);
4、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本局工作時(shí)的重要講話、題詞、照片和有保存價(jià)值的錄音、錄像等材料;
5、其他應(yīng)當(dāng)歸檔的.文件材料。
(二)本級(jí)的文件材料。
1、局黨組、行政領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議文件材料，召開(kāi)的工作會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)議材料;
2、頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿，重要文件的修改稿;
3、本級(jí)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，下級(jí)單位的請(qǐng)示與本級(jí)的批復(fù)文件;
4、內(nèi)部職能部門(mén)活動(dòng)形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;
5、檢查下級(jí)單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料;
6、內(nèi)部職能部門(mén)匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料;
7、形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料;
8、黨委、團(tuán)委、工會(huì)等內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的重要文件材料;
9、內(nèi)容重要的人民來(lái)信、來(lái)訪材料，領(lǐng)導(dǎo)的指示和本機(jī)關(guān)處理來(lái)信來(lái)訪形成的記錄、調(diào)查處理報(bào)告、統(tǒng)計(jì)分析等;
10、征用土地及基本建設(shè)工程施工文件材料;
11、制定的規(guī)章制度等文件材料;
12、年鑒、大事記、工作簡(jiǎn)報(bào)以及反映本局重要活動(dòng)事件的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)。有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
13、干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、錄用、調(diào)資、退職、退休、離休、評(píng)殘、撫恤、死亡、獎(jiǎng)懲，黨員、團(tuán)員、干部、工人名冊(cè)、報(bào)表，轉(zhuǎn)移關(guān)系存根等文件材料;
14、財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證、清冊(cè);
15、編印的情況反映、簡(jiǎn)報(bào)等刊物定稿和印本、編輯出版物的定稿、樣本;
16、與有關(guān)單位和個(gè)人簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件材料;
17、其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。
(三)同級(jí)單位和非隸屬單位的文件材料。
1、同級(jí)單位和非隸屬單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;
2、相關(guān)單位對(duì)本局工作檢查形成的重要文件;
3、同級(jí)單位和非隸屬單位與本局聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來(lái)往文件等。
(四)下級(jí)單位的文件材料。
1、下級(jí)單位報(bào)送的重要工作計(jì)劃、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、決算等文件;
2、下級(jí)單位報(bào)送的重要工作、重大活動(dòng)等文件材料;
3、下級(jí)單位報(bào)送的備案材料等。
二、文件材料收集整理
(一)辦公室是本局文件材料的“出入口”，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)收發(fā)文登記、送閱、收集、整理歸檔工作。
(二)各部門(mén)工作人員對(duì)辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料要收集齊全，及時(shí)轉(zhuǎn)交本部門(mén)負(fù)責(zé)內(nèi)勤工作的人員保管。
(三)各部門(mén)負(fù)責(zé)內(nèi)勤工作的人員對(duì)本部門(mén)工作人員移交的屬于歸檔范圍的文件材料，要及時(shí)接收、清理、建檔，如有缺少應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施，確保每件檔案材料完整齊全。
(四)辦公室每月或每季度將各部門(mén)保管的屬于歸檔范圍的文件材料進(jìn)行收集、整理和補(bǔ)充，立卷保存。
(五)信息中心要在每月終了后3日內(nèi)，將本局機(jī)關(guān)生成在局域網(wǎng)上的收、發(fā)文件刻錄到電子光盤(pán)上(一式三份)，交辦公室保存。
(六)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)各部門(mén)工作人員外出參加重要會(huì)議、重大活動(dòng)后，應(yīng)將與會(huì)議和活動(dòng)有關(guān)的各種文件材料(包括音像、照片等)送交辦公室登記、建檔保存。
三、文書(shū)檔案管理使用
(一)各種文書(shū)檔案實(shí)行定人專(zhuān)管、入柜保存制度，任何個(gè)人都不得長(zhǎng)期占用和私存文書(shū)檔案。
(二)內(nèi)部查、借閱文書(shū)檔案，原則在文書(shū)檔案存放場(chǎng)所進(jìn)行，否則要履行查、借閱登記手續(xù)，并按期歸還。外單位查閱文書(shū)檔案，必須報(bào)經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并履行登記手續(xù)。對(duì)需要復(fù)印檔案、出具證明材料的，必須報(bào)分管局長(zhǎng)批準(zhǔn)，經(jīng)認(rèn)真審查后方可出具有關(guān)證明。否則一切后果由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)。
(三)查、借閱文書(shū)檔案人員不得剪裁、涂改、拆散、抽換文書(shū)檔案材料，也不得在文書(shū)檔案上作任何標(biāo)記，更不得擅自將文書(shū)檔案轉(zhuǎn)借他人。
(四)銷(xiāo)毀過(guò)期無(wú)效文件材料統(tǒng)一由辦公室按規(guī)定辦理，其他部門(mén)和個(gè)人不得擅自銷(xiāo)毀文件材料。
(五)收發(fā)、傳閱、保存和查、借閱“秘密”以上等級(jí)以及有限定收閱范圍的文書(shū)檔案，嚴(yán)格按《保密法》執(zhí)行。
文書(shū)管理制度13
(一) 文件管理制度
第一條 管理要點(diǎn)
1、 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。
2、 文件管理的范圍包括：上級(jí)下發(fā)文件、公司各類(lèi)制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類(lèi)文件、各類(lèi)合同文件等。
3、 制度類(lèi)文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫(xiě)，統(tǒng)一頁(yè)眉、頁(yè)腳，寫(xiě)明公司全稱(chēng)及文件性質(zhì);正文部分寫(xiě)明題目、時(shí)間、發(fā)文部門(mén)、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范，表達(dá)無(wú)歧義。
4、 根據(jù)文件屬性、類(lèi)別，對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào)，根據(jù)編號(hào)定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。
第二條 制度規(guī)范
1、 文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷(xiāo)毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。
2、 公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
3、 公司對(duì)內(nèi)公開(kāi)文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā);各部門(mén)需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)起草，行政人事部負(fù)責(zé)審核，審核無(wú)誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門(mén)校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。
4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。
5、 機(jī)密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類(lèi)管理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門(mén)主管。
6、 各部門(mén)因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對(duì)有密級(jí)程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
7、 辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。
8、 按時(shí)間、內(nèi)容、部門(mén)、名稱(chēng)等內(nèi)容分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、 根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷(xiāo)毀，需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。
第三條 文件管理流程設(shè)計(jì)
1、 內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔
2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀
3、 借閱流程：提出申請(qǐng)，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀
(二) 文書(shū)管理制度
第一條 管理要點(diǎn)
1、 為確保文書(shū)制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行，保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書(shū)在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。
2、 文書(shū)管理范圍包括：一般性文書(shū)(通知、公告、提案意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)匯編)、行政人事部發(fā)文文書(shū)(學(xué)習(xí)資料、各類(lèi)簡(jiǎn)報(bào))、宣傳資料、各類(lèi)應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書(shū)資料。
3、 除通知外，一般性文書(shū)沒(méi)有固定的格式，但必須標(biāo)有頁(yè)眉頁(yè)腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書(shū)具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。
4、 根據(jù)文書(shū)性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)整理，定期對(duì)文書(shū)進(jìn)行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。
第二條 制度規(guī)范
1、 根據(jù)公司實(shí)際需要及上級(jí)安排，起草編寫(xiě)內(nèi)部公開(kāi)文書(shū)，張貼公示學(xué)習(xí)。
2、 按照文書(shū)管理范圍，行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫(xiě)《發(fā)文簿》，所有文書(shū)原稿均由行政人事部分類(lèi)存檔備查。
3、 行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書(shū)，需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表;閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。
4、 按時(shí)間、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔，堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對(duì)照編號(hào)列出整理清單。
5、 根據(jù)文書(shū)的時(shí)效性和保存的'價(jià)值性，對(duì)文書(shū)進(jìn)行整理銷(xiāo)毀;須上級(jí)審批同意，方可銷(xiāo)毀。
6、 辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，若發(fā)現(xiàn)文書(shū)丟失，辦公室人員必須查明原因，如實(shí)向主管部門(mén)報(bào)告，若未查明原因，則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。
7、 違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。
第三條 流程設(shè)計(jì)
起草文書(shū)→填寫(xiě)《發(fā)文簿》(需要時(shí))→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷(xiāo)毀
(三) 檔案管理制度
第一條 管理要點(diǎn)
1、 為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專(zhuān)業(yè)，及時(shí)分類(lèi)、整理、編輯、傳遞文書(shū)資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。
2、 檔案管理范圍：公司各類(lèi)證照及各類(lèi)文件、文書(shū)資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。
3、 根據(jù)文書(shū)整理和文件整理編號(hào)，對(duì)對(duì)應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入專(zhuān)門(mén)的檔案文件柜保管。
第二條 制度規(guī)范
1、 應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。
2、 所有歸檔文書(shū)材料經(jīng)過(guò)初步整理，根據(jù)時(shí)間先后順序再按同一項(xiàng)目文書(shū)材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。
3、 堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對(duì)照編目，列出清單。
4、 各部門(mén)需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過(guò)后方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。
5、 檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特別是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。
6、 檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。
第三條 流程設(shè)計(jì)
根據(jù)文件、文書(shū)目錄整理需要?dú)w檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退
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