體系文件管理制度

體系文件管理制度

　　現如今，需要使用制度的場合越來越多，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。那么擬定制度真的很難嗎？以下是小編為大家收集的體系文件管理制度，希望對大家有所幫助。

體系文件管理制度1

　　一、體系文件的構成及分類

　　生產、研發(fā)

　　一級文件

　　二級文件

　　三級文件

　　四級文件

　　對物業(yè)管理企業(yè)而言，公司的管理體系，基本可由以下四個子系統(tǒng)構成:質量、環(huán)境管理體系;營銷管理體系;人事行政管理體系;財務管理體系。其分別對應企業(yè)的生產、研發(fā);營銷;人事;財務'五種基本職能。

　　文件體系分四個層次，'管理手冊'為一級文件，'程序文件'為二級文件，'工作手冊'為三級文件，'企業(yè)標準'為四級文件。

　　二、體系文件使用指南

　　質量、環(huán)境管理體系文件

　　我司提供的質量、環(huán)境管理體系文件是將質量管理體系與環(huán)境管理體系整合后形成的。通過認證，符合iso9001《質量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》標準要求。

　　質量、環(huán)境手冊:iso9001《質量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》是通用標準，適用于各種行業(yè)、各種組織。因行業(yè)差別，企業(yè)、組織需根據自身特點，用行業(yè)的語言來理解、描述iso9001、 iso14001標準條款的要求，從而產生了企業(yè)的《質量、環(huán)境手冊》。本企業(yè)編制的《質量、環(huán)境手冊》章節(jié)號和iso9001標準基本相同，通過把iso14001條款映射到iso9001結構中，將其進行整合�！顿|量、環(huán)境手冊》是企業(yè)質量、環(huán)境體系的一級文件，通過閱讀《質量、環(huán)境手冊》，可對物業(yè)管理行業(yè)的服務理念、組織結構、職責職權分配、資源配備、產品(服務)實現過程、環(huán)保節(jié)能、監(jiān)測分析和改進方法等有一個整體綜合的理解。

　　程序文件:《程序文件》對物業(yè)管理活動中的重要過程、重要環(huán)境因素進行了識別，并告訴每個過程應做什么、什么時間做、什么地點做、由誰來做、為什么要做，如何做，即所謂的5w1h。程序文件是質量體系中的'第二級文件。

　　接管入伙手冊:本手冊和以下手冊均為質量體系中的第三級文件，基本按專業(yè)進行劃分。本手冊詳細地描述了房屋接管過程與業(yè)主入伙過程的5w1h(比程序文件要詳細得多)，并提供了部分工作標準、方法、流程及驗收標準索引等。

　　工程管理手冊:包含房屋修繕、業(yè)主裝修管理及設備管理三部分內容。介紹了土建、設備、精裝修管理模式、制度及運作程序。

　　支持《工程管理手冊》的文件有《房屋設備使用指南》、《房屋設備保養(yǎng)標準》、《紅旗設備檢評標準》、《計量器具檢定方法》、《節(jié)能環(huán)保指南》五個企業(yè)標準(四級文件)。《房屋設備使用指南》描述主要(重要)房屋設備的操作方法、使用規(guī)程、經濟性運行措施等內容，《房屋設備保養(yǎng)標準》為我司企業(yè)標準，按'三級保養(yǎng)'詳細敘述保養(yǎng)內容及應達到的標準�！豆�(jié)能環(huán)保指南》是iso14001體系的作業(yè)指導書。

　　清潔綠化手冊:實施清潔綠化工作的管理手冊。包括清潔標準、綠化標準、清潔過程控制程序、綠化過程控制程序、清潔檢驗標準、綠化檢驗標準。

　　安全護衛(wèi)手冊:由安全管理、消防管理、車輛管理三大部分構成。其中物業(yè)管理安全護衛(wèi)全方位管理、消防管理中的人防管理、車輛管理中的轄區(qū)和車場管理。包括部分應急情況的處理，如消防演習、緊急集合等方面。另對護衛(wèi)員的職責、紀律、權限、著裝方面進行詳細說明。

　　應急手冊:識別了物業(yè)管理活動中可能出現的緊急情況、災害、事故，并制定了預防、反應措施及解決方案。

　　服務手冊:廣義上講，物業(yè)公司為業(yè)主及其物業(yè)而進行的全部活動均稱為服務，可分為公共服務、專項服務和特約服務。本手冊中的服務'是指除基礎性的公共服務外的專項服務、特約服務及社區(qū)文化活動，'客戶'指業(yè)主及物業(yè)使用者等。本手冊是進行專項服務、特約服務、家政服務、社區(qū)文化活動及會所管理的指導性文件。

　　人事行政管理體系

　　行政管理手冊:按照行政管理方法編制而成的，在公司內部管理、資源提供和保障方面作到有文可依。包括行文規(guī)則、檔案管理、保密制度、印章管理、車輛管理、督辦辦法、公共關系、對外宣傳等。

　　人事手冊:文件規(guī)定了公司對人力資源的需求、識別、招聘、評估、培訓、考核、續(xù)約、解聘方面的制度。對員工待遇、福利、檔案方面的管理做出詳細說明。

　　財務管理體系

　　財務管理手冊:財務管理手冊是在嚴格按照國家財務管理制度的基礎上編制的適合行業(yè)、企業(yè)的手冊，包括財務人員職責、財務管理、核算體制、各類費用政府標準等。

　　營銷管理體系

　　市場拓展手冊:是企業(yè)開拓市場的指導性文件。

體系文件管理制度2

　　1目的

　　運用科學有效的管理方法，規(guī)范上海分公司、各管理處對質量體系文件的控制，從而保證質量體系的有效運行。

　　2適用范圍

　　適用于上海分公司、各管理處對質量體系文件的建立、使用和保存等等。

　　3職責

　　3.1管理部質量主管負責所有質量體系文件的控制。

　　3.2分公司內部使用的作業(yè)指導書由部門內部人員編制;管理處內部使用的作業(yè)指導書由相關人員編制。

　　3.3管理者分代表和相關主管人員負責分公司內部使用的質量體系文件的審核和日常督促改進工作;管理者分代表和管理處主任審核管理處內部使用的質量體系文件。

　　3.4分公司經理負責分公司內部和管理處內部使用的質量體系文件的批準。

　　4實施程序

　　4.1質量體系文件的建立

　　4.1.1質量手冊和程序文件。質量手冊和程序文件由總公司質量部統(tǒng)一編制發(fā)放，分公司管理處不得涂改。

　　4.1.2管理處作業(yè)指導書

　　4.1.2.1管理處作業(yè)指導書由管理處各部門相關人員編寫、排版、打印。

　　4.1.2.2相關部門主管需要對作業(yè)指導書進行會審，分管副總經理負責復審，總經理負責審批。

　　4.1.2.3質量主管對文件進行編號及排版檢查，并辦理《作業(yè)指導書審批單》。

　　a.編號方法為:

　　wi-sh(xxx)-xx-xxx

　　順序號

　　文件類別號

　　上海分公司xxx管理處代碼

　　作業(yè)指導書代碼

　　文件類別號有九類，分別為:fa(物業(yè)管理方案)、zh(綜合管理)、gc(房屋、設施、設備)、ag(消防、安管、車輛管理)、hj(環(huán)境管理)、kh(客戶服務、

　　社區(qū)文化)、jy(經營、財務管理)、bm(部門工作指導)、st(食堂)。

　　b.排版格式見總公司《體系文件控制程序》。

　　4.1.2.4對于分公司各個部門的編號劃分:33-01為綜合部，33-02為管理部，33-03為市場部，33-04為工程部，33-05為財務部，33-06為凱迪克大廈管理處。

　　4.1.3物業(yè)管理方案

　　4.1.3.1《物業(yè)管理方案》由各項目管理處負責編寫。

　　4.1.3.2管理者分代表負責《物業(yè)管理方案》的審核，總經理復審后報總公司主管領導批準。

　　4.1.3.3質量主管對《物業(yè)管理方案》進行編號、排版和打印。

　　4.2質量體系文件的修改

　　4.2.1在質量體系文件的建立過程中，對審核和批準不通過的質量體系文件要進行修改或重新編寫。

　　4.2.2對投入使用的質量體系文件修改需經過審批，審批權限參照文件建立審批權限。

　　4.2.3文件修改時，由提出人填寫《體系文件修改申請單》，經原文件審批人員審批后，由質量主管將修改的內容加到正式文件中。

　　4.2.4文件內容修改后，對修改某頁要將修改狀態(tài)在《文件修改狀態(tài)頁》中注明。

　　4.2.5當文件修改超過5次或修改內容較多時，應換版。

　　4.3質量體系文件的`使用

　　4.3.1作業(yè)指導書的編制人員負責向文件執(zhí)行人員進行文件解讀和培訓，并對文件實施的情況進行檢查，質量主管負責建立《體系文件目錄》。

　　4.3.2所有質量體系文件在使用中要保持版面清潔。

　　4.4質量體系文件的發(fā)放

　　4.4.1質量體系文件發(fā)放方式:質量體系文件發(fā)放給相關業(yè)務部門時，質量主管先將質量體系文件目錄發(fā)放給各部門主管，讓其自行選擇本部門需使用的文件，而后質量主管將其選定的文件內容復印發(fā)放給相關部門。

　　4.4.2質量體系文件的發(fā)放需建立相應的《受控文件發(fā)放記錄表》，由領用人簽名登記。

　　4.4.3除外來文件以外，發(fā)放到各部門的質量體系文件需在文件每頁的右上方(表格除外)加蓋紅色'受控文件章'。

　　4.5質量體系文件的借閱

　　4.5.1除公司領導外，其他人員借閱質量體系文件均需經過質量主管的批準，并填寫《文件借閱登記表》。

　　4.5.2借出和歸還文件時，必須辦理清點手續(xù)，由質量主管和借閱者當面核對清楚。

　　4.5.3未經批準不得對質量體系文件進行復制。

　　4.5.4文件如有丟失、損壞，需立即采取相應措施，并追究當事者責任。

　　4.6質量體系文件的保存

　　4.6.1管理處作業(yè)指導書保存一份原件，作業(yè)指導書的電子文檔要做備份。

　　4.6.2質量手冊、程序文件及管理處作業(yè)指導書原件存放于管理部文件架內，應排列整齊，以便查找。發(fā)放到各部門的質量體系文件由各部門自行保存，不得遺失。

　　4.6.3文件存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。

　　4.6.4作廢的質量手冊、程序文件要交還總公司質量部，不得自行銷毀。

　　4.6.5分公司、各管理處的作業(yè)指導書因不適用或因其它原因作廢的，可直接銷毀，

　　但須保存一份加蓋'作廢'章的作廢文件原件。對作廢文件保存2年后可銷毀，并建立《作廢文件保存清單》。

　　5質量要求

　　所有質量體系文件都必須按照《體系文件控制程序》的規(guī)定進行管理。管理處的作業(yè)指導書還需按照本文件的規(guī)定進行控制。

　　6監(jiān)督檢查

　　總經理負責按照《體系文件控制程序》和本文件的要求對質量體系文件的控制進行監(jiān)督和檢查。

　　7改進分析

　　本文件的使用過程中如發(fā)現不適用的應及時修改，以保證質量體系文件控制的有效性。

　　8記錄、標識

　　8.1 《作業(yè)指導書審批單》

　　8.2 《文件借閱登記表》

　　8.3 《受控文件發(fā)放記錄表》

　　8.4 《作廢文件保存清單》

　　8.5 《文件修改狀態(tài)頁》

　　8.6 《體系文件目錄》

　　8.7 《體系文件修改申請單》

體系文件管理制度3

　　1.目的

　　建立文件與資料管理制度，規(guī)范質量體系文件的起草、修訂、審核、批準、分發(fā)、保管，以及修改、撤銷、替換、銷毀的'管理,確保文件的有效性和適宜性。

　　2.依據

　　《中華人民共和國藥品管理法》及其實施條例、《藥品流通監(jiān)督管理辦法》、《藥品經營質量管理規(guī)范（國家食品藥品監(jiān)督管理總局令第13號）》及附錄。

　　3．適用范圍

　　本制度適用于公司質量體系文件的起草、修訂、審核、批準、分發(fā)、保管，以及修改、撤銷、替換、銷毀等。

　　4．職責

　　4．1質量管理部負責組織制訂質量管理體系文件，并指導、監(jiān)督文件的執(zhí)行；

　　4．2文件使用部門、人員嚴格按本制度進行文件的使用。

　　5．內容

　　5．1公司質量體系文件由質量管理制度、部門及崗位職責、操作規(guī)程、進貨評審、內審等組成；

　　5．2編制質量管理文件時遵循以下原則：

　　5．2．1合法性原則：質量管理文件應符合國家法律、法規(guī)以及部門規(guī)章和有關政策；

　　5．2．2實用性原則：與企業(yè)經營規(guī)模、經營范圍、經營方式相適應，與企業(yè)組織機構、人員崗位設置、設施設備、計算機系統(tǒng)的設置相吻合，與企業(yè)經營和質量控制的實際流程一致、實用；

　　5．2．3高效性原則：在合法及實用原則前提下，管理要求適當高法定標準，采用先進科學的管理辦法和手段，提高工作效率，推動企業(yè)不斷改進和提高；

　　5．2．4強制性原則：提供必要的人力、財力、物力和措施，有必要的獎懲措施和辦

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