外來文件管理制度

外來文件管理制度

　　在不斷進步的社會中，制度對人們來說越來越重要，制度是指一定的規(guī)格或法令禮俗。擬定制度需要注意哪些問題呢？下面是小編精心整理的外來文件管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

外來文件管理制度1

　　物業(yè)公司外來文件管理規(guī)程

　　1、目的

　　通過對外來文件的有效管理,以保證分公司現(xiàn)場使用的外來文件都是最新版本的有效文件。

　　2、適用范圍

　　分公司收到的上級公司或政府部門頒發(fā)的.各類法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標準、合同、用戶提供的圖樣和技術要求、詳細的工作文件等。

　　3、職責

　　3、1行政部負責收集、整理國家政策、法律、法規(guī)等行政性文件。

　　3、2工程部負責收集、整理國家標準、行業(yè)規(guī)范、操作規(guī)程等技術性文件。

　　3、3物業(yè)部負責收集、整理服務收費、城建管理等行業(yè)性文件。

　　3、4保安部負責收集、整理消防、治安管理等法律法規(guī)文件。

　　3、5分公司總經(jīng)理負責批準外來文件在分公司的執(zhí)行。

　　4、實施程序

　　4、1文件的識別

　　4、1、1根據(jù)文件的種類,分為國家法律法規(guī)文件、國家標準和行業(yè)規(guī)范、規(guī)程、標準等。

　　4、1、2相關部門分別負責將與分公司業(yè)務范圍有關的文件整理出行政性/技術性/行業(yè)性/法律法規(guī)外來文件目錄。目錄應列明文件編號、名稱、發(fā)布日期。

　　4、2文件的轉換

　　行政性/技術性/行業(yè)性/法律法規(guī)文件目錄,分別由行政部、工程部、物業(yè)部和保安部經(jīng)理簽署審核,由分公司總經(jīng)理批準。

　　行政部負責把批準轉換的外來文件原件收集歸檔,并編制《外來文件清單》。

　　4、3控制發(fā)放

　　行政部對所需要使用的文件加蓋受控章,并負責發(fā)放、借閱和保管,做好發(fā)放和借閱登記。當外來文件發(fā)生版本更替時,行政部負責更新《外來文件清單》。及時發(fā)放新版文件,收回舊版文件,并加蓋作廢章后銷毀或處置。

　　5、相關文件和質量記錄表格

　　5、1《外來文件清單》

　　5、2《公文處理辦法》

　　5、3《文稿簽發(fā)單》

　　5、4《文件閱辦單》

　　5、5《發(fā)放文件登記表》

　　5、6《文件借閱登記表》

外來文件管理制度2

　　1目的

　　為了使本公司采用的外來文件處于受控狀態(tài)、不損壞、不丟失、保持其完整性、統(tǒng)一性和有效性，便于檢索、查找和及時更新，特制定本制度。

　　2適用范圍

　　國家有關法律法規(guī)；

　　壓力管道元件制造相關安全技術規(guī)范；

　　壓力管道元件的型式與參數(shù)、設計、制造、檢查和驗收、檢驗與試驗方法等國家標準和行業(yè)標準（含指導性技術條件）；

　　型式試驗報告、監(jiān)督檢驗報告；

　　分供方產(chǎn)品質量證明文件、資格證明文件。

　　3控制內容

　　3.1辦公室主任負責對本公司壓力管道元件產(chǎn)品相關法律法規(guī)、安全技術規(guī)范、標準的收集、購買、歸檔、登記造冊、貯存和管理工作。

　　3.1.1積極掌握壓力管道元件相關法律法規(guī)、安全技術規(guī)范、國家標準和行業(yè)標準的發(fā)展動態(tài)；

　　3.1.2及時采用適合于本公司壓力管道元件產(chǎn)品的新的法律法規(guī)、安全技術規(guī)范國家標準和行業(yè)標準，淘汰舊法律法規(guī)、安全技術規(guī)范、標準；

　　3.1.3經(jīng)確認有效適用的法律法規(guī)、安全技術規(guī)范、標準均應加蓋“受控”章，記錄標準清單；

　　3.1.4每年定期對公司所有采用的`法律法規(guī)、安全技術規(guī)范、標準進行清理，過期淘汰的舊法律法規(guī)、安全技術規(guī)范、標準應加蓋“作廢”章，并注明新替代法律法規(guī)、安全技術規(guī)范、標準名稱，存檔妥善保管；

　　3.1.5產(chǎn)品圖紙、技術文件所采用的標準均須由技術負責人負責簽字確認；

　　3.2外來文件的保管、發(fā)放和借閱。

　　3.2.1外來文件統(tǒng)一由辦公室負責保管；

　　3.2.2外來文件的發(fā)放范圍由技術科長確認，質保工程師審批；

　　3.2.3外來文件發(fā)放的文本一律是復印件，并加蓋“受控”章，由使用部門負責人簽字領用；

　　3.2.4本公司外來文件一律不得外借，內部借閱須由借閱部門負責人簽字借閱，定期歸還。

　　4本制度由辦公室負責實施。

外來文件管理制度3

　　1、目的:

　　對外來文件的接收、處理、歸檔管理實施控制,確保文件的正常管理和能及時處理、遵守和執(zhí)行。

　　2、適用范圍:

　　適用于政府主管部門及上級公司、上級物業(yè)主管部門及其它管理關系單位發(fā)給公司的文件。

　　3、引用文件:

　　3、1質量手冊第4、5章

　　3、2 iso9002標準第4、5章

　　4、職責:

　　4、1總經(jīng)理或副總經(jīng)理負責審批各類外來文件、責成有關部門處理。

　　4、2綜合辦公室負責處理除工程維修部工程技術文件、分承包合同、工程移交文件、經(jīng)營管理部的經(jīng)營合同、協(xié)議書以外的.外來文件,包括上級公司、政府主管部門傳來的文件及有關物業(yè)管理的法令、法規(guī)、各類規(guī)章制度的接收、登記、整理并保存原始件,將各部門傳來的文件整理呈交總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批,工程維修部及經(jīng)營管理部的文件由綜合辦公室登記后保存一份原件。

　　4、3各部門負責本部門業(yè)務往來中的外來文件及有關物業(yè)管理合同的法令、法規(guī)的接收,經(jīng)公司副總經(jīng)理批準后,負責根據(jù)領導的批示處理有關文件。

　　5、工作程序:

　　5、1外來文件的接收:

　　5、1、1上級公司文件由綜合辦公室派專人領取,政府主管部門下發(fā)的文件由收發(fā)員送綜合辦公室,綜合辦公室應填寫《外來文件接收登記表》。

　　5、1、2公司各部門的業(yè)務往來文件接收后,統(tǒng)一送交綜合辦公室進行分類,登記在《外來文件接收登記表》上。

　　5、2外來文件的處理:

　　5、2、1上級公司、政府主管部門的文件由綜合辦公室填寫《外來文件處理表》,綜合辦公室主任填寫呈辦意見并由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批閱,綜合辦公室根據(jù)批示轉相關部門,并督促確保文件按總經(jīng)理或副總經(jīng)理批示執(zhí)行。

　　5、2、2外來的有關物業(yè)管理的法令、法規(guī),經(jīng)總經(jīng)理批示后,由經(jīng)營管理部送交綜合辦公室并存檔,有關部門需要時,綜合辦公室將復印件蓋上受控文件專用章,并做好《文件/資料發(fā)放登記表》。

　　5、2、3傳真由綜合辦公室在《外來文件接收登記表》上登記后,轉相關部門,并由綜合辦公室存檔。

　　5、3外來文件的檔案管理:

　　5、3、1上級公司和政府主管部門的文件由綜合辦公室在年底或次年初提出銷毀、立卷、歸檔意見,報公司領導批準后,對不需要使用查閱的文件填寫《外來文件銷毀登記表》后進行銷毀,對有價值的文件進行裝訂成冊,并保存。

　　5、3、2日常業(yè)務文件由綜合辦公室征求相關部門意見后,提出具體處理措施報有關領導進行相應處理,建立文件處理檔案。

　　5、3、3歸檔文件借閱時受綜合辦公室監(jiān)督,并做好借閱登記。

　　6、支持性文件與質量記錄:

　　6、1《外來文件接收登記表》ej-qr-qp6、3-01

　　6、2《外來文件處理表》ej-qr-qp6、3-02

　　6、3《外來文件銷毀登記表》ej-qr-qp6、3-03

　　6、4《文件/資料借閱登記表》 ej-qr-qp6、1-01

　　6、5《文件/資料發(fā)放登記表》 ej-qr-qp6、1-04

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