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      2. 藥企管理制度

        時間:2023-05-10 11:21:51 制度 我要投稿
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        藥企管理制度

          在學(xué)習(xí)、工作、生活中,制度對人們來說越來越重要,制度就是在人類社會當(dāng)中人們行為的準(zhǔn)則。制度到底怎么擬定才合適呢?下面是小編為大家收集的藥企管理制度,僅供參考,大家一起來看看吧。

        藥企管理制度

          一、應(yīng)收賬款控制的兩個重要指標(biāo)為:

          信用額度、信用期。其中信用額度依據(jù)客戶綜合情況滾動制訂(參見信用額度滾動制訂實(shí)行辦法),信用期統(tǒng)一規(guī)定:商業(yè)最高為三個月,直銷醫(yī)院最高為四個月。應(yīng)收帳款采用權(quán)責(zé)發(fā)生制核算。

          二、分項(xiàng)管理制度:

          1、客戶開戶管理:

          1-1、對于新增客戶,由銷售代表填寫“開戶、授信申請表”并附上經(jīng)過年檢的營業(yè)執(zhí)照(醫(yī)院為醫(yī)療機(jī)構(gòu)許可證)、藥品經(jīng)營許可證、稅務(wù)登記證,經(jīng)各級業(yè)務(wù)經(jīng)理審核后交會計(jì)部,會計(jì)部就所提供的證照予以復(fù)審,合格后予以開戶,相關(guān)信息錄入檔案。

          1-2、新增客戶原則上不授予信用額度,但業(yè)務(wù)部門認(rèn)為該客戶資信條件良好,可以賒銷的,應(yīng)在申請表上填寫信用額度,經(jīng)合格的法人或自然人擔(dān)保,銷售經(jīng)理、銷售副總裁、財(cái)務(wù)總監(jiān)核決后方可授予信用額度。

          2、客戶檔案管理:

          2-1、所有客戶均應(yīng)提供客戶檔案,包括:客戶全稱、簡稱、公司地址、發(fā)貨地址、電話、傳真、開戶行、稅號、帳號、法人。

          2-2、客戶更名時,須提供新舊公司同時蓋公章的更名通知、新名稱營業(yè)執(zhí)照、藥品經(jīng)營許可證、稅務(wù)登記證、股東構(gòu)成,并出具由新公司承擔(dān)原公司債務(wù)的申明。

          2-3、客戶更改其它檔案時,必須提供書面通知。

          2-4、客戶的營業(yè)執(zhí)照(或醫(yī)療機(jī)構(gòu)許可證)、藥品經(jīng)營許可證、納稅登記證每年更新存檔一次,時間要求與客戶的年協(xié)議同步。

          2-5、有關(guān)客戶的所有檔案信息、客戶函證、對帳調(diào)節(jié)表、其他檔案,全部由應(yīng)收賬款會計(jì)及時錄入微機(jī),檔案文本整理完畢統(tǒng)一裝訂保管。

          3、應(yīng)收帳款信用額度管理:

          3-1、公司信用額度依據(jù)客戶發(fā)貨、回款、外欠、地域情況等采用一定的計(jì)算公式,按季度滾動核定,年度則對所有客戶予以全面修訂。

          3-2、對追加信用額度的申請,由銷售代表填寫“開戶、授信申請表”,并經(jīng)各級經(jīng)理、銷售副總核準(zhǔn)后交會計(jì)部,會計(jì)部將結(jié)合該客戶的歷史資料和核定額度予以對照,對超出核定信用額度的客戶報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)核準(zhǔn)。

          3-3臨時超信用額度或信用期限的發(fā)貨,銷售代表寫簽呈,經(jīng)商業(yè)經(jīng)理提呈,銷售副總核準(zhǔn),財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字后方可發(fā)貨。

          4、銷售合同管理:

          4-1、銷售合同由銷售代表整本領(lǐng)用,一次最多2本,交舊領(lǐng)新,領(lǐng)用者對合同的使用負(fù)全責(zé),繳銷合同必須整本交回,作廢合同需聯(lián)次齊全,遺失合同需上級商業(yè)經(jīng)理簽字確認(rèn)。交回的合同必須為原件(紅章)。

          4-2、所有發(fā)貨合同必須有供銷雙方蓋章簽字,合同內(nèi)容必須填寫齊全、清晰,不得涂改,銷售人員不得替代客戶簽字、蓋章,否則,合同一律退回。

          4-3、銷售代表發(fā)生變動時,其已領(lǐng)用合同要辦理移交手續(xù)或退回,否則,給公司造成的經(jīng)濟(jì)損失由其直接主管經(jīng)理負(fù)全責(zé),并對責(zé)任人予以處罰。

          4-5、對發(fā)貨、開票或有其他特殊要求的,由業(yè)務(wù)人員在合同空白處醒目加注,否則視同一般原則處理。

          4-6、合同存根交至?xí)?jì)部后,與計(jì)算機(jī)中已發(fā)貨合同核對,對合同存根件與傳真件不符并給公司造成損失的由銷售代表負(fù)責(zé)。檢查后分辦事處或分省裝訂存檔備查。

          5、銷售發(fā)票管理:

          5-1、依據(jù)合同開具發(fā)票,發(fā)貨后其發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)直接交給相關(guān)業(yè)務(wù)單位;有特殊要求寄往其他地址的需銷售代表提出書面申請并保證發(fā)票安全。

          5-2、銷售代表將發(fā)票交與客戶時要簽收。

          6、應(yīng)收帳款帳務(wù)管理:

          6-1、涉及應(yīng)收帳款的發(fā)票、到款、沖帳費(fèi)用要求當(dāng)日入帳。發(fā)貨、到款日報(bào)表、應(yīng)收賬款帳齡表等統(tǒng)計(jì)報(bào)表,每月二十號以前,每三天向相關(guān)人員發(fā)送一次(每月二十日后每天發(fā)送一次)。

          6-2、每月三號之前,會計(jì)部將應(yīng)收帳款帳齡分析表、預(yù)警分析表送交業(yè)務(wù)經(jīng)理以供參考。并要求銷售代表每月對自己經(jīng)管的應(yīng)收帳款簽字確認(rèn),對異常情況和已發(fā)現(xiàn)的入帳錯誤應(yīng)及時反饋給應(yīng)收帳款會計(jì)。

          6-3、凡帳齡超過半年以上的欠款,由歸管銷售代表負(fù)擔(dān)其相應(yīng)利息(按貸款利率)的百分之八十,另外百分之二十上級經(jīng)理、銷售經(jīng)理平均負(fù)擔(dān)

          7、收貨回執(zhí)管理:

          7-1、從異地庫發(fā)貨的合同必須要有調(diào)撥單、客戶回執(zhí)。

          7-2、從客戶處直接調(diào)貨給其他客戶的必須有調(diào)入客戶的收條。

          7-3、從公司直接發(fā)貨并由公司汽運(yùn)送貨的由儲運(yùn)部門負(fù)責(zé)收全回執(zhí),會計(jì)部簽收整理保管。

          7-4、所有客戶回執(zhí)必須反映品種、數(shù)量并加蓋對方公章或業(yè)務(wù)章或倉儲章,收貨人簽字并注明日期。

          7-5、其他方式發(fā)貨給客戶的,以運(yùn)輸郵寄部門的運(yùn)單為回執(zhí),由儲運(yùn)部門保管存檔。

          8、應(yīng)收帳款函證管理:

          8-1、為了明確公司債權(quán),會計(jì)部以每年6月末、12月末應(yīng)收賬款余額為基準(zhǔn),分兩次向客戶函證。函證要求在發(fā)函基準(zhǔn)日60天內(nèi)回函,函證要求客戶蓋財(cái)務(wù)專用章,如往來帳在業(yè)務(wù)部門核算的可由業(yè)務(wù)部門蓋章,但必須注明欠款構(gòu)成。函證在規(guī)定時間不能傳回會計(jì)部或印章不合格的將停止發(fā)貨(貨款在此期間已結(jié)清的除外)。

          8-2、醫(yī)院的應(yīng)收帳款,一季度發(fā)函證一次,予以債權(quán)確認(rèn),若不能在次季度30日內(nèi)蓋財(cái)務(wù)專用章或院公章確認(rèn)的停止供貨。

          8-3、會計(jì)部在函證截至10日內(nèi)依據(jù)回函情況整理匯總,上報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān),并以此確定需對帳的客戶。

          9、退貨管理:

          9-1、客戶提出退貨時,銷售代表必須提出書面退貨申請,經(jīng)銷售經(jīng)理批準(zhǔn)后方可退貨。退貨帳務(wù)處理流程見附表。

          9-2、客戶退貨一律由倉儲總庫辦理驗(yàn)收入庫,并按退貨管理流程轉(zhuǎn)移原始憑整。

          9-3、公司發(fā)至客戶,客戶未入庫便直接退回的產(chǎn)品,應(yīng)由儲運(yùn)部門接收,聯(lián)系銷售代表后進(jìn)行相應(yīng)處理。

          9-4、退貨入庫后,會計(jì)部依據(jù)退貨申請、內(nèi)部退貨轉(zhuǎn)帳憑證等處理帳務(wù),需要換貨的由營銷綜合辦負(fù)責(zé)按規(guī)定辦理,業(yè)務(wù)員在事先未經(jīng)任何領(lǐng)導(dǎo)書面同意,私自以任何方式換貨,處于額度的罰款,造成損失的全額賠償。

          9-5、客戶退貨,經(jīng)管銷售人員要索取當(dāng)?shù)囟悇?wù)局出具的退稅證明,并按稅后退貨總額的20%處罰。若在退貨30天內(nèi)不能取得退稅證明,稅款全部由經(jīng)管人員負(fù)擔(dān),半年內(nèi)取回退稅證明,銷售人員簽呈,銷售經(jīng)理核準(zhǔn)后,財(cái)務(wù)部門將所扣稅額返還。

          9-6、凡屬非質(zhì)量原因退貨的,按無稅退貨額的百分二十處罰,其中責(zé)任人負(fù)擔(dān)罰款的百分之八十,主管經(jīng)理、銷售經(jīng)理平均負(fù)擔(dān)罰款的百分之二十。

          10、調(diào)貨管理:

          因故需從客戶處調(diào)出公司產(chǎn)品的,必須事先寫簽呈報(bào)主管經(jīng)理審批,在調(diào)出貨物的同時,向客戶索取原票或返銷發(fā)票或經(jīng)財(cái)務(wù)蓋章確認(rèn)的無稅扣款證明,不能取得上述資料時,調(diào)出貨物的稅款由經(jīng)管人員負(fù)擔(dān)。調(diào)出貨物直接銷售給另一客戶時,經(jīng)管業(yè)務(wù)員必須提供該客戶收貨回執(zhí)和合同及時開票。未經(jīng)主管經(jīng)理審批而私自做主調(diào)貨,調(diào)貨人員負(fù)全責(zé),11、應(yīng)收帳款對帳管理:

          11-1、銷售人員對各自經(jīng)管客戶的應(yīng)收帳款負(fù)全責(zé)。負(fù)責(zé)與客戶日常對賬是經(jīng)管銷售人員的責(zé)任,對帳的流程和方法可參照“對帳流程及簡要方法”。出現(xiàn)差錯及時反饋會計(jì)部。

          11-2、會計(jì)部將依據(jù)半年一次的函證結(jié)合對方余額、蓋章情況、回款跡象、歷史情況、銷售代表的反饋等綜合情況確定需對帳的客戶。

          11-3、銷售人員發(fā)生變動時,必須在主管經(jīng)理的監(jiān)交下,逐戶確認(rèn)應(yīng)收帳款,辦理接交手續(xù)。如果不履行接交手續(xù),隨意接受應(yīng)收帳款,所發(fā)生的一切損失(包括協(xié)助對帳差旅費(fèi))由接管人員和主管經(jīng)理負(fù)責(zé)(各負(fù)擔(dān)50%)。

          11-4、上級經(jīng)理對所管轄的銷售人員的帳目有質(zhì)疑,需會計(jì)部派人抽查對帳的,可書面申請,會計(jì)部視情況安排對帳。

          11-5、會計(jì)部前往客戶處對帳的,銷售人員必須陪同,對帳結(jié)果需填寫“對帳調(diào)節(jié)表”,對帳雙方加蓋財(cái)務(wù)專用章,如對方帳務(wù)全部在業(yè)務(wù)核算,可蓋業(yè)務(wù)章或公章,但必須加以備注原因,陪同的銷售人員、對帳會計(jì)簽字,事后要上級經(jīng)理、銷售經(jīng)理簽字確認(rèn)。

          11-6、經(jīng)對帳需要經(jīng)管銷售人員提供調(diào)整憑證的,必須在30天內(nèi)交會計(jì)部,否則,先扣責(zé)任人款項(xiàng)進(jìn)行平帳,再根據(jù)所提供資料調(diào)整。已對過帳的會計(jì)期間的帳務(wù)不再重復(fù)對帳。

          12、銷售折扣管理:

          12-1、依據(jù)與客戶的年度銷售協(xié)議,會計(jì)部將及時計(jì)算出銷售折扣,并在銷售發(fā)票中扣除或季度后返還(可匯票、電匯、現(xiàn)金等須有客戶收條)。

          12-2、每季度給客戶反饋應(yīng)享受銷售折扣、已票面扣減折扣、未在票面扣減的折扣等相關(guān)信息。

          12-3、折扣的其他處理方法必須報(bào)銷售副總、財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。

          13、到款及其他費(fèi)用:

          13-1、銷售人員自客戶處取得匯票后,應(yīng)在十日之內(nèi)郵回公司會計(jì)部,否則由銷售人員負(fù)擔(dān)超期部分的利息(按銀行同期逾期貸款利率)。

          13-2、銷售人員應(yīng)及時掌握客戶破損及帳務(wù)處理情況,并向?qū)Ψ剿饕茡p證明,破損證明應(yīng)為對方倉儲的退出單或紅字入庫單或拒付單,載明品種、數(shù)量、金額,并加蓋財(cái)務(wù)專用章。破損核銷以一批發(fā)貨為單位,不允許累計(jì)計(jì)算。

          13-3、一次性破損金額(售價)達(dá)一千元以上的需退回公司處理。破損貨物退回公司的可以退貨單代替破損證明作破損沖帳處理。

          14、清欠與訴訟

          14-1、銷售代表對自己管轄之內(nèi)的客戶欠款,認(rèn)為以自己的能力已很難清回貨款的,可書面申請(附件10)并經(jīng)銷售經(jīng)理、銷售副總同意交給專職的清欠人員清欠。

          14-2、專職清欠仍無結(jié)果的情況下,應(yīng)由清欠專員會同原銷售人員和上級經(jīng)理共同提出訴訟解決的請求(附件10),由銷售副總視具體情況決定是否訴訟解決。

          14-3、經(jīng)清欠無結(jié)果,造成呆壞帳損失,由責(zé)任人負(fù)擔(dān)呆壞帳金額的百分之二十。

          15、權(quán)限

          以上業(yè)務(wù)處理的其他核決權(quán)限均參照每年公司的核決權(quán)限表。

          16、本制度由公司會計(jì)部、銷售部負(fù)責(zé)解釋。

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