1. <rp id="zsypk"></rp>

      2. 檔案管理制度

        時(shí)間:2023-05-17 15:40:09 制度 我要投稿

        檔案管理制度范文

          在學(xué)習(xí)、工作、生活中,很多場(chǎng)合都離不了制度,制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧,下面是小編收集整理的檔案管理制度范文,歡迎大家借鑒與參考,希望對(duì)大家有所幫助。

        檔案管理制度范文

        檔案管理制度范文1

          1目的

          為規(guī)范安全管理體系文件的管理,對(duì)包括職業(yè)健康安全在內(nèi)的管理體系運(yùn)行中使用的各類(lèi)文件實(shí)施有效控制,以確保各過(guò)程、環(huán)節(jié)/場(chǎng)所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性,與體系運(yùn)行相關(guān)的部門(mén)均使用有效的現(xiàn)行版本文件,防止誤用作廢文件。

          對(duì)安全記錄檔案進(jìn)行有效控制,以證實(shí)符合規(guī)定要求,為安全管理體系有效運(yùn)行提供客觀(guān)證據(jù),在必要時(shí)實(shí)現(xiàn)可追溯性。

          2范圍

          本程序包含了文件的編寫(xiě)、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過(guò)程。規(guī)定了各過(guò)程負(fù)責(zé)人的職責(zé),適用于各過(guò)程管理體系文件的控制。

          本程序包括記錄的填寫(xiě)、收集、保管、處置等子過(guò)程。適用于公司各部門(mén)的綜合管理體系運(yùn)行中形成的所有記錄的控制。

          3職責(zé)

          各過(guò)程管理部門(mén)職責(zé):

          負(fù)責(zé)確定所管理的過(guò)程的文件需求。

          負(fù)責(zé)對(duì)所需的文件進(jìn)行策劃并安排專(zhuān)人編寫(xiě)。

          負(fù)責(zé)過(guò)程管理文件的組織編制。

          負(fù)責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行過(guò)程管理文件的規(guī)定,并按規(guī)定的表格做好相應(yīng)的記錄。

          負(fù)責(zé)文件更改內(nèi)容等。

          生產(chǎn)部職責(zé):

          負(fù)責(zé)管理手冊(cè)的編制。

          負(fù)責(zé)體系的認(rèn)證和日常維護(hù)管理工作。

          各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)各過(guò)程文件的編制、評(píng)審和批準(zhǔn)。

          各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)記錄的建立與管理。

          4程序內(nèi)容

          確定文件種類(lèi)

          為便于文件管理,根據(jù)不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來(lái)文件、綜合管理體系文件。

          外來(lái)文件:外來(lái)文件系指國(guó)家、地方政府部門(mén)發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標(biāo)準(zhǔn);上級(jí)部門(mén)下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法;相關(guān)方的期望和要求。

          綜合管理體系文件

          a.方針、目標(biāo)和指標(biāo);

          b.實(shí)現(xiàn)方針、目標(biāo)和指標(biāo)的策劃;

          c.控制各業(yè)務(wù)過(guò)程的程序、規(guī)定、指導(dǎo)書(shū)、表格。

          資料和記錄

          相關(guān)的資料包括但不限于:

          a.各類(lèi)分析/評(píng)價(jià)/統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù);

          b.特種設(shè)備及其附件的安全技術(shù)監(jiān)察資料;c.建設(shè)項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、HSE預(yù)評(píng)價(jià)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案和圖紙、HSE專(zhuān)篇、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)審查結(jié)論和批復(fù)意見(jiàn);

          d.各類(lèi)檢查、教育培訓(xùn)、演習(xí)及其他活動(dòng)記錄; e.專(zhuān)項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)、環(huán)境因素識(shí)別及環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告;

          f.化學(xué)危險(xiǎn)品安全標(biāo)簽、安全技術(shù)說(shuō)明書(shū)、儲(chǔ)存、使用防護(hù)指南; g.;窇(yīng)建立一欄三卡

          h.設(shè)施的設(shè)計(jì)、運(yùn)行技術(shù)資料;

          i.供應(yīng)商和承包商檔案;

          j.作業(yè)許可證等;

          k.其他資料。

          提出文件的編制和修改需求

          公司所有人員都有提出編制和修改文件的權(quán)利,但是必須向過(guò)程負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)。

          過(guò)程負(fù)責(zé)人確定所管理的過(guò)程的文件需求。指定編寫(xiě)人

          如需要編制或修改,對(duì)所需的文件進(jìn)行策劃并安排專(zhuān)人編寫(xiě)。管理手冊(cè)由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)編制;部門(mén)各過(guò)程管理類(lèi)文件由過(guò)程負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織編制;

          進(jìn)行編寫(xiě)

          按照體系文件編寫(xiě)的格式要求進(jìn)行文件編寫(xiě)。文件格式基本內(nèi)容:

          a.目的:明確編制本文件要達(dá)到的目的

          b.范圍:本文件使用的范圍,包括活動(dòng)范圍、職能范圍和管理范圍

          c.定義:需要對(duì)使用人解釋的術(shù)語(yǔ)或詞匯

          d.職責(zé):本文件中的主要職責(zé)劃分,包括本文件的責(zé)任部門(mén)e.程序/規(guī)定內(nèi)容:針對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)提出具體的要求、職責(zé)、時(shí)限f.相關(guān)文件:編制本文件所依據(jù)的文件或引用的文件g.相關(guān)記錄:本文件涉及到的文件、表格和記錄h.修改記錄:本文件每次修改的主要概要的記錄

          i.文件概要/流程:規(guī)定類(lèi)文件的概要及程序文件的流程圖文件的編號(hào)按如下要求:

          記錄編號(hào)

          文件層別號(hào)

          文件類(lèi)別

          公司代號(hào)jP

          其中:序號(hào)為阿拉伯?dāng)?shù)字,如:01,02,03等;

          文件類(lèi)別為:管理手冊(cè)用01標(biāo)識(shí),程序文件用02標(biāo)識(shí),公司級(jí)管理性制度用03標(biāo)識(shí),部門(mén)自有的安全管理制度用部門(mén)拼音首字母組合標(biāo)識(shí),如生產(chǎn)部用QG標(biāo)識(shí)。

          例子:

          文件編號(hào):jP-AQ-0201《法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理程序》表格編號(hào):編號(hào)jPL-AQ-0201/01,其中01表示對(duì)應(yīng)程序的第一張記錄。

          所有文件必須有版本標(biāo)識(shí),如有文件更新,版本隨之更新。

          評(píng)審和審批

          文件評(píng)審。文件由編制人在文件原件編制人欄中簽字,交部門(mén)主管審核同意,再送交

          相關(guān)部門(mén)主管審閱會(huì)簽,并由文件批準(zhǔn)人應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行仔細(xì)審核后,如果同意在批準(zhǔn)欄簽字;如果不同意將文件返回文件編寫(xiě)人,待修改完畢后再批準(zhǔn)。

          文件審批權(quán)限。

          a.質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方針、總目標(biāo)、管理手冊(cè)、管理評(píng)審計(jì)劃及報(bào)告、最高管理層職責(zé)、公司各部門(mén)的主要負(fù)責(zé)人職責(zé)由管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。b.過(guò)程管理文件由過(guò)程負(fù)責(zé)部門(mén)主管審核,安全生產(chǎn)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

          c.技術(shù)類(lèi)工藝操作規(guī)程、工藝指標(biāo)等、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)由技質(zhì)部主管審批。d.各部門(mén)內(nèi)部適用的文件由本部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

          發(fā)放控制

          生產(chǎn)部發(fā)布綜合管理體系文件,建立外發(fā)文件清單,該清單內(nèi)容包括:文件名稱(chēng)、編號(hào)、版本、發(fā)放日期、數(shù)量、發(fā)至、接收人等。該文件清單在修改、增加/刪減文件過(guò)程中應(yīng)保持最新?tīng)顟B(tài)。。

          各過(guò)程負(fù)責(zé)人將所編寫(xiě)的文件經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后,將書(shū)面文件及電子版文件一同送交生產(chǎn)部,生產(chǎn)部保存文件原件。

          各部門(mén)需建立《文件控制清單》,在發(fā)布/修改文件的同時(shí),文件與文件清單保持一致。

          使用控制

          生產(chǎn)部組織負(fù)責(zé)更新管理體系有關(guān)文件,保證體系文件始終保持最新有效狀態(tài);每季度備份一次電子版文件。

          管理體系相關(guān)的文件必須妥善保存;各部門(mén)負(fù)責(zé)保管本部門(mén)相關(guān)文件;不得在文件上亂涂畫(huà)改,不準(zhǔn)私自外借,確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索。

          文件更新

          文件更改時(shí),由過(guò)程管理部門(mén)持原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)的文件、填寫(xiě)《文件更改通知單》,到辦公室登記備案后。同時(shí)更新《文件控制清單》,生產(chǎn)部保存批準(zhǔn)的文件原件。同時(shí)各部門(mén)下發(fā)的綜合管理體系受控書(shū)面文件應(yīng)立即回收并更新,填寫(xiě)《文件與回收記錄》,防止作廢文件非預(yù)期使用。

          當(dāng)文件在實(shí)施過(guò)程中因組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等發(fā)生變化時(shí),原文件編寫(xiě)單位負(fù)責(zé)組織對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審。如果需要進(jìn)行修改,由原文件編寫(xiě)單位負(fù)責(zé)提出

          文件更改申請(qǐng)后組織對(duì)文件進(jìn)行編寫(xiě)并按原文件的審批程序進(jìn)行審批。

          安全記錄管理

          建立記錄清單

          安環(huán)部制訂安全記錄臺(tái)帳,使用統(tǒng)一表格。內(nèi)容包括:記錄名稱(chēng)、保管人、收集方法、保存年限、索引、介質(zhì)、處置、類(lèi)別等。安全記錄的使用

          按規(guī)定的項(xiàng)目填寫(xiě),所有記錄應(yīng)及時(shí)、真實(shí),字跡整潔、清楚,不得隨意涂改,不能使用鉛筆填寫(xiě)。收集

          定期對(duì)安全記錄進(jìn)行收集并整理記錄,放到指定的地點(diǎn)保存或交檔案室存檔。

          儲(chǔ)存、保護(hù)

          記錄可以是紙質(zhì)或電子媒體,對(duì)于電子媒體形式的記錄,必須保證所保存的記錄不被非記錄人員或計(jì)算機(jī)病毒干擾,應(yīng)留有備份。記錄保存要做到防潮、防火、防蛀蟲(chóng)鼠害、防止丟失、防磁等,同時(shí)還要做好標(biāo)識(shí)。

          保存期限依據(jù)“安全記錄臺(tái)帳”中保存的期限規(guī)定。處置

          記錄保存人按照“安全記錄臺(tái)帳”中規(guī)定的處置要求在保存期滿(mǎn)后進(jìn)行處置,包括銷(xiāo)毀或歸檔。

          5相關(guān)文件

          無(wú)

          6相關(guān)記錄

          AQ-0202/01文件控制清單

          AQ-0202/02文件發(fā)放、回收記錄AQ-0202/03文件更改通知單AQ-0202/04安全記錄臺(tái)帳AQ-0202/05評(píng)審記錄檔案管理制度范文二:

          為加強(qiáng)公司檔案業(yè)務(wù)管理,進(jìn)一步提高檔案管理水平,保證檔案的系統(tǒng)性與完整性,完善檔案借閱手續(xù),使公司檔案管理達(dá)到規(guī)范化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化,更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù),結(jié)合實(shí)際情況,特制定本制度,具體內(nèi)容如下:

          1.檔案管理的范圍

          本公司所有需要?dú)w檔的文件資料,包括:對(duì)公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的包括行政事務(wù)、企業(yè)管理、勞動(dòng)人事、培訓(xùn)教育、安全管理、后勤服務(wù)、外事工作等有保存價(jià)值的原始材料,在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理上形成的經(jīng)營(yíng)決策、計(jì)劃工作、統(tǒng)計(jì)工作、物資管理、產(chǎn)品銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)調(diào)度、設(shè)備工裝管理、能源管理等方面有保存價(jià)值的原始材料。

          2.檔案的管理部門(mén)

          公司綜合事務(wù)部為檔案管理的職能部門(mén),負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的管理工作。對(duì)公司各類(lèi)檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔。各部門(mén)根據(jù)工作需要配備專(zhuān)職檔案管理人員,負(fù)責(zé)檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門(mén)的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時(shí)間和歸檔范圍,定期向檔案管理部門(mén)移交檔案,確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料,原件移交檔案室,使用部門(mén)留存復(fù)印件。

          接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收,并辦理交接手續(xù),維護(hù)檔案的完整與安全,使檔案更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。

          3.檔案的分類(lèi)

          在切實(shí)遵循《中國(guó)檔案分類(lèi)法》前提下,根據(jù)公司實(shí)際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類(lèi):行政管理、人事管理、財(cái)會(huì)檔案、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)質(zhì)量安全管理、基建檔案、外來(lái)文件、聲像檔案、實(shí)物檔案、其他檔案。財(cái)會(huì)檔案是公司財(cái)務(wù)工作過(guò)程中形成的憑證、帳簿、報(bào)表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。

          實(shí)物檔案是公司各類(lèi)活動(dòng)中形成的如模型、樣品、贈(zèng)品、證書(shū)、獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)旗等實(shí)物。以上十類(lèi)檔案中,每一大類(lèi)檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實(shí)際情況分成若干小類(lèi)進(jìn)行管理。

          4.歸檔要求

          歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

          歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料,應(yīng)留復(fù)印件,并將復(fù)印件與原件一起存檔,并加以說(shuō)明。

          存檔的文件、材料應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編目編號(hào)。

          檔案名稱(chēng)的填寫(xiě)要注意內(nèi)容準(zhǔn)確,文字簡(jiǎn)練通順,結(jié)構(gòu)完整,必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份,并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應(yīng)按問(wèn)題或文件形成的`時(shí)間系統(tǒng)地排列,按順序編號(hào),填寫(xiě)“卷內(nèi)目錄”。目錄各項(xiàng)必須填寫(xiě)清楚,字跡工整、清晰,裝訂整齊。

          檔案盒內(nèi)文件的排列:檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,計(jì)劃、總結(jié)在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。

          文件歸檔份數(shù):一般歸檔1份,重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對(duì)無(wú)保存價(jià)值和重份文件,需要辦理銷(xiāo)毀手續(xù)。

          歸檔時(shí)間:部門(mén)或責(zé)任人應(yīng)于相關(guān)工作結(jié)束后立即將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷,向公司檔案管理部門(mén)移交歸檔。

          5.檔案的查閱和借閱

          查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱登記表,寫(xiě)明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關(guān)人員應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱檔案資料,閱后及時(shí)歸還。

          查閱檔案資料時(shí)一般不得對(duì)其進(jìn)行復(fù)制。確有特殊情況必須復(fù)制的,應(yīng)填寫(xiě)檔案資料復(fù)制申請(qǐng)單,經(jīng)所在部門(mén)經(jīng)理簽署意見(jiàn)后方可復(fù)制。

          原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱,但必須由所在部門(mén)出具借閱申請(qǐng)并由部門(mén)經(jīng)理簽名認(rèn)可。借出檔案時(shí)應(yīng)注意檔案的密級(jí)要求以及借閱人的相關(guān)權(quán)限。借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

          借閱者不得自拿、自取、自放檔案,嚴(yán)禁擅自打開(kāi)檔案柜翻閱查找;

          按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還,確因工作需要不能按時(shí)返還的,網(wǎng),需辦理續(xù)借手續(xù),否則按管理規(guī)定停止借閱;

          要愛(ài)護(hù)檔案,不得丟失,并注意保密,不得擅自轉(zhuǎn)借他人;所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意更改、涂寫(xiě);借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案管理員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚;

          檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事人責(zé)任;

          調(diào)離本單位的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

          6.檔案的移交

          檔案移交必須辦理移交手續(xù),填寫(xiě)移交清單,經(jīng)移交人簽字,接收方核對(duì)簽收。

          7.檔案的保管

          要做好檔案的防火、防蟲(chóng)、防盜、防塵、防陽(yáng)光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴(yán)禁吸煙。檔案管理人員要定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并采取補(bǔ)救措施。對(duì)于不易繼續(xù)保存的檔案資料,應(yīng)及時(shí)予以復(fù)制;對(duì)于已破損的檔案資料應(yīng)及時(shí)予以修復(fù)。為做好檔案的提供和利用工作,所有文件資料均應(yīng)按照其分類(lèi)組卷,并按照其性質(zhì)分為短期、長(zhǎng)期、永久三類(lèi)分別保管。

          檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作,檔案管理部門(mén)除外,其他各部門(mén)人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的檔案資料。

          8.檔案的銷(xiāo)毀

          公司對(duì)各類(lèi)檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對(duì)超過(guò)保管期并經(jīng)鑒定無(wú)保留價(jià)值的檔案做出銷(xiāo)毀處理意見(jiàn),報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀

          管理制度

          1.為規(guī)范機(jī)關(guān)及項(xiàng)目部文印管理,提高文印質(zhì)量,根據(jù)有關(guān)規(guī)定,結(jié)合實(shí)際,制定本制度。

          2.文印工作必須堅(jiān)持“統(tǒng)一管理,分級(jí)負(fù)責(zé)”的原則,公司綜合事務(wù)部為本公司文印管理職能部門(mén),主管公司處理工作,各部、室、項(xiàng)目辦及各項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本部室各自的處理工作。

          3.公司必須由公司綜合事務(wù)部統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、督辦、繕印、用印、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀。

          4.公司行文程序規(guī)定如下:

          根據(jù)文件性質(zhì)和內(nèi)容,由相關(guān)職能部門(mén)承辦擬稿,部門(mén)負(fù)責(zé)人核稿簽字,如多部門(mén)聯(lián)合行文,必須由聯(lián)合行文的部門(mén)會(huì)簽后送公司綜合事務(wù)部審稿。屬行政序列文件須經(jīng)行政領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),公司綜合事務(wù)部統(tǒng)一編排字號(hào)和登記后,并打印出來(lái)。相關(guān)職能部門(mén)原擬稿人校對(duì)后,再繕印、用印和封發(fā),文件底稿加蓋公章后由檔案室存檔。

          5.各類(lèi)的擬稿、修改和簽字必須使用鋼筆,不準(zhǔn)使用元珠筆和鉛筆。經(jīng)修改后的底稿,如果稿面較亂,必須由擬稿人或承辦部門(mén)清稿后交付簽發(fā)和打印。

          6.上行文的呈辦,下行文的執(zhí)行、檢查,均由擬文部門(mén)負(fù)責(zé)。

          7.公司設(shè)立檔案室,統(tǒng)管各類(lèi)文件。實(shí)行文件立卷歸檔制度。檔案管理人員負(fù)責(zé)并及時(shí)地對(duì)各類(lèi)文件進(jìn)行分類(lèi)、標(biāo)引、立卷、存檔。

          8.凡公司和各項(xiàng)目部在各項(xiàng)工作中辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件材料,均應(yīng)及時(shí)交檔案室統(tǒng)一歸檔。

          9.嚴(yán)格履行文件閱辦手續(xù)。凡需借閱、傳閱文件,均須及時(shí)簽字、登記。檔案管理人員須敦促限期歸還。

          10.外單位人員需查閱本公司案卷,必須持介紹信。查閱一般性案卷,由綜合事務(wù)部部長(zhǎng)審批;查閱重要和重要資料須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。

          11.歸檔和資料的復(fù)印或復(fù)制,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批,并要在檔案管理人員的監(jiān)督下完成復(fù)印或復(fù)制工作。

          12.嚴(yán)格保密制度,嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密。凡屬機(jī)密文件,承辦部門(mén)或個(gè)人不得擅自帶出分散保存,一律交檔案室集中保管。密級(jí)文件未經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn),不允許復(fù)制。根據(jù)上級(jí)機(jī)關(guān)的要求和安排,人員應(yīng)按時(shí)上交標(biāo)密文件。

          13.有關(guān)的具體處理辦法,按《處理辦法》執(zhí)行。

          文檔管理制度

          1.目的

          為加強(qiáng)公司的檔案管理,安全有效地保管和利用檔案,特制定制度如下:

          檔案管理包括公司所有的文檔、技術(shù)、設(shè)備、財(cái)務(wù)和人事等文本、圖表和聲像等不同形式的資料。

          本公司所有職工有保護(hù)義務(wù)。

          2.行文條例

          公司行文由發(fā)文部門(mén)擬辦后呈部門(mén)負(fù)責(zé)人核稿,一般情況下報(bào)總經(jīng)理簽發(fā),最后送至綜合事務(wù)部打印發(fā)文。

          公司收發(fā)各類(lèi)文件,根據(jù)文件性質(zhì),報(bào)總經(jīng)理批示辦理,并及時(shí)做好文件的登記、歸檔工作。

          公司領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)由指定的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)各類(lèi)行政性文件的簽發(fā)、批示。

          3.管理

          工作人員在工作中形成的各種材料應(yīng)及時(shí)移交至本部門(mén),集中管理,個(gè)人不得據(jù)為己有。

          各部門(mén)的工程技術(shù)資料一般按年定期匯總移交至綜合事務(wù)部管理,綜合事務(wù)部根據(jù)文件資料性質(zhì),定期匯總存檔。

          公司舉辦重大活動(dòng)應(yīng)通知檔案管理人員參加,收集活動(dòng)中的材料,集中管理。

          財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)人員按規(guī)定管理。

          各種資料應(yīng)建立電子文檔,實(shí)行電子化檔案管理。

          銷(xiāo)毀檔案必須經(jīng)過(guò)總經(jīng)理認(rèn)可,才可以銷(xiāo)毀。禁止管理人員擅自銷(xiāo)毀。

          禁止個(gè)人將公司檔案及復(fù)印件送他人或出賣(mài)。第4/5頁(yè)

          公司對(duì)保密檔案,落實(shí)專(zhuān)人妥善保管。

          綜合事務(wù)部應(yīng)嚴(yán)格按檔案性質(zhì)、類(lèi)別、保存年限來(lái)處理檔案,意見(jiàn)先報(bào)公司總經(jīng)理。

          4.責(zé)任

          有下列行為者,將根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定和國(guó)家法規(guī),給予責(zé)任行為人行政、經(jīng)濟(jì)處罰,情節(jié)嚴(yán)重的,給予解聘直至追究法律責(zé)任。擅自涂改檔案。

          未按規(guī)定辦理檔案登記,擅自拿走檔案。

          未按規(guī)定向他人提供檔案。

          損毀、丟失屬于公司所有的檔案。

          檔案管理人員玩忽職守,造成檔案損失。

        檔案管理制度范文2

          第一章總則

          第一條為加強(qiáng)公司檔案管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,特制訂本制度。

          第二條本制度所稱(chēng)的檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的企業(yè)各級(jí)部門(mén)及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

          第三條重要原始檔案遵循“雙人雙控,共同管理”原則,由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。

          第二章檔案歸檔

          第四條歸檔范圍

          通用管理:證書(shū)、部門(mén)職責(zé)、崗位職責(zé)、手冊(cè)、注冊(cè)申報(bào)資料等。工程基建:設(shè)計(jì)文件、圖紙、會(huì)議記錄、招投標(biāo)文件、造價(jià)、工程管理、工程驗(yàn)收、工程報(bào)批資料等。

          合同:原輔料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、工程基建、技術(shù)轉(zhuǎn)移、委托合同、設(shè)計(jì)合同、其他合同。

          設(shè)備檔案:公用系統(tǒng)、物料、倉(cāng)庫(kù)等輔助設(shè)備;生產(chǎn)部設(shè)備、工程部設(shè)備、Qc部設(shè)備等。

          員工培訓(xùn):培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報(bào)告等。計(jì)量:化測(cè)類(lèi)、力質(zhì)類(lèi)、溫濕度類(lèi)、壓力類(lèi)、熱工類(lèi)、長(zhǎng)度類(lèi)、計(jì)時(shí)類(lèi)、流量類(lèi)等,設(shè)備內(nèi)部校驗(yàn)記錄歸于設(shè)備檔案中。

          產(chǎn)品檔案:產(chǎn)品批件、包裝設(shè)計(jì)、技術(shù)轉(zhuǎn)移資料、產(chǎn)品工藝規(guī)程及空白批記錄、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、留樣觀(guān)察和產(chǎn)品穩(wěn)定性試驗(yàn)資料、產(chǎn)品質(zhì)量回顧、變更情況、產(chǎn)品藥檢所檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品重大質(zhì)量事故資料等。

          檢驗(yàn)方法:原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。記錄:除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫(kù)單、銷(xiāo)毀記錄、盤(pán)存表、溫濕度記錄、物料請(qǐng)驗(yàn)單等;

          批記錄:批生產(chǎn)記錄、批檢驗(yàn)記錄、批監(jiān)控記錄、批包裝記錄等。標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程。

          驗(yàn)證文件:驗(yàn)證主計(jì)劃、廠(chǎng)房及公用系統(tǒng)、生產(chǎn)設(shè)備驗(yàn)證、Qc設(shè)備驗(yàn)證、工程部設(shè)備驗(yàn)證、方法驗(yàn)證、工藝驗(yàn)證、清潔驗(yàn)證等。

          行政類(lèi)文件:

          行政法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章規(guī)程等;

          各類(lèi)。本企業(yè)對(duì)外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來(lái)往的批復(fù);

          各類(lèi)證照、證書(shū)。包括章程、法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、土地證、房產(chǎn)證、商標(biāo)注冊(cè)證書(shū)、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類(lèi)榮譽(yù)牌匾和證書(shū)等;人事任命、勞動(dòng)糾紛等;

          各類(lèi)固定資產(chǎn)資料。包括車(chē)輛所有原始證照、辦公設(shè)備、儀器設(shè)備說(shuō)明書(shū)、保修卡等;

          所有加蓋公章的文件復(fù)印件;

          在企業(yè)文化建設(shè)和社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、聲像光碟等形式的'歷史記錄。

          第五條歸檔時(shí)間

          各類(lèi)證照、批件、商標(biāo)、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印件須于文件產(chǎn)生的24小時(shí)內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù);設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔;

          員工培訓(xùn)類(lèi)資料按月歸檔,于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù);

          計(jì)量類(lèi)資料按半年歸檔,于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù);

          供應(yīng)商檔案按年度歸檔,于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的

          資料到檔案室辦理歸檔手續(xù);手續(xù);

          驗(yàn)證文件隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔,驗(yàn)證主計(jì)劃按年度歸檔,于每年月25記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次,其他記錄每年歸檔一次;批記錄文件按月歸檔,于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔

          日之后2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù);其他文件每周一集中歸檔一次。

          未按要求及時(shí)歸檔而造成損失的,由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任,并根據(jù)情節(jié)

          輕重予以相應(yīng)處理。

          第六條歸檔份數(shù)

          原件全部歸檔,并注明份數(shù)、出處。

          使用頻繁的檔案,各使用部門(mén)應(yīng)復(fù)印留存自用。

          第七條歸檔要求

          由檔案室和各部門(mén)指派一名專(zhuān)人負(fù)責(zé)歸檔事宜。對(duì)已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復(fù)再歸檔。文件必須通過(guò)系統(tǒng)整理后再歸檔。

          文件須經(jīng)歸檔部門(mén)主管或部門(mén)以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可歸檔。

          第八條歸檔手續(xù)

          各類(lèi)文件歸檔時(shí),歸檔部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《文件歸檔單》一式二份,由歸檔部門(mén)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人審批,歸檔部門(mén)和檔案室各留存一份,以備查考。由檔案員填寫(xiě)《文件歸檔登記薄》,歸檔人和檔案員共同簽字確認(rèn)。

          第三章檔案的收集與整理

          第九條檔案的收集

          由各部門(mén)指派專(zhuān)人,每周一對(duì)其本部門(mén)需要?dú)w檔的文件進(jìn)行收集,并進(jìn)行分類(lèi)、排列、編目后移交檔案室。

          由檔案管理人員定期到各部門(mén)對(duì)零散的文件進(jìn)行收集,再進(jìn)行系統(tǒng)的、

          全面的整理。

          收集時(shí)要保證檔案的質(zhì)量。如不完整,需進(jìn)行進(jìn)一步的收集,對(duì)收集不全的檔案,要做好記錄。

          第十條檔案的整理

          檔案采用按類(lèi)別分類(lèi)的方式,做到層次分明,便于保管和利用。檔案嚴(yán)格按照分類(lèi)、排列、組卷、編目的整理步驟進(jìn)行系統(tǒng)、全面的整理,并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號(hào)由英文字母及阿拉伯?dāng)?shù)字組成,具體說(shuō)明如下:

          7、8、9位代表流水號(hào)001~999。、6位為檔案柜號(hào)。、4位為二級(jí)分類(lèi)的編號(hào)。、2位為一級(jí)分類(lèi)的英文縮寫(xiě)。

          第四章檔案建檔

          第十一條分類(lèi)梳理

          歸檔的資料,由檔案員分類(lèi)、編號(hào),于文件歸檔的當(dāng)天入庫(kù),并建立《檔案明細(xì)臺(tái)賬》。第十二條檔案專(zhuān)用章

          所有歸檔的復(fù)印件及歸檔原件產(chǎn)生的復(fù)印件,每頁(yè)紙加蓋藍(lán)色檔案專(zhuān)用章,加蓋檔案專(zhuān)用章的復(fù)印件視同原件使用,檔案專(zhuān)用章置于檔案室,由檔案員保管。第十三條檔案編號(hào)章檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號(hào)章,編號(hào)手寫(xiě),檔案編號(hào)章置于檔案室,由檔案員保管,對(duì)已歸檔編號(hào)檔案做出的任何調(diào)整須登記備查。第十四條檢索目錄

          所有歸檔文件,由檔案員建立對(duì)應(yīng)關(guān)系的電子版檢索目錄,并定期核對(duì)。

          第十五條電子備份

          重要資料的原件須通過(guò)掃描等方式建立電子備份,各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。

          第五章檔案使用和歸還

          第十六條檔案使用

          文件復(fù)。河墒褂萌颂顚(xiě)《檔案復(fù)印登記薄》,一般性文件經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),重要文件同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn),由檔案員復(fù)印、提供。

          借出已加蓋檔案專(zhuān)用章的復(fù)印件:由使用人填寫(xiě)《檔案借出登記薄》,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),最長(zhǎng)不超過(guò)十個(gè)工作日,重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn);十日后仍未歸還的,由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。

          借閱原始文件:由使用人填寫(xiě)《檔案借閱登記薄》,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),于檔案室指定的地點(diǎn)查閱,不得帶離檔案室,重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)。

          借出原始文件:由使用人填寫(xiě)《檔案借出登記薄》,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),最長(zhǎng)不超過(guò)五個(gè)工作日,重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn),總經(jīng)辦會(huì)簽;五個(gè)工作日后仍未歸還的,由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù);原件借出后不再歸還的,須經(jīng)分管副總、總經(jīng)理批準(zhǔn),總經(jīng)辦會(huì)簽,檔案室保留復(fù)印件備查;

          外單位借出檔案時(shí),由使用人填寫(xiě)《檔案借出登記薄》,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用。

          按規(guī)定審批,由當(dāng)事人和檔案員在相應(yīng)登記薄上登記并簽字確認(rèn)方可使用檔案;違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn),對(duì)檔案員處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失的,由檔案員全額承擔(dān),并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

          第十七條檔案歸還

          檔案使用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類(lèi)檔案文件在歸還時(shí),經(jīng)檢查無(wú)誤后,應(yīng)在《檔案借出登記薄》登記,并由使用人和檔案員分別簽字確認(rèn)。

          發(fā)生損壞、丟失的,對(duì)使用人處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失

          的,由使用人全部承擔(dān),并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

          檔案歸還時(shí)內(nèi)容發(fā)生變更的,使用人應(yīng)及時(shí)知會(huì)檔案員進(jìn)行更新,以保持檔案的準(zhǔn)確性。

          第十八條檔案保管與檢查

          公司各類(lèi)應(yīng)歸檔文件應(yīng)集中于檔案室管理,任何部門(mén)和個(gè)人不得私自保存,更不得擅自銷(xiāo)毀或據(jù)為己有,造成損失的,由當(dāng)事人全額承擔(dān),并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

          每月底,總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人將對(duì)檔案室的資料進(jìn)行抽查;每三個(gè)月與檔案員共同對(duì)檔案室的所有資料進(jìn)行一次徹查,并填寫(xiě)《檔案清查記錄》。

          檔案管理應(yīng)賬實(shí)相符。檔案損毀或丟失的,由檔案員全額承擔(dān),并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

          第六章檔案保管期限和銷(xiāo)毀

          第二十條檔案的銷(xiāo)毀

          對(duì)需要進(jìn)行銷(xiāo)毀處理的檔案,由檔案室填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》,并制作

          《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》,包括:本單位和卷宗的簡(jiǎn)短的歷史情況、銷(xiāo)毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細(xì)內(nèi)容、鑒定的情況和銷(xiāo)毀的理由等內(nèi)容的書(shū)面報(bào)告,經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理審核簽字同意后,方可銷(xiāo)毀。

          由檔案員進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀,QA和檔案歸檔部門(mén)各指派一人進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo),檔案

          銷(xiāo)毀須協(xié)同保衛(wèi)部門(mén)共同處理。

          檔案銷(xiāo)毀時(shí)檔案員要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上“銷(xiāo)毀情況”一欄注明“已銷(xiāo)毀”字

          樣和日期,監(jiān)銷(xiāo)人員要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。

        【檔案管理制度】相關(guān)文章:

        檔案的管理制度11-12

        檔案的管理制度04-24

        檔案安全管理制度08-08

        檔案流程管理制度09-20

        檔案借閱管理制度09-01

        工程檔案的管理制度11-12

        項(xiàng)目檔案的管理制度11-12

        檔案管理制度05-07

        檔案工作管理制度04-27

        檔案工程管理制度02-25

        99热这里只有精品国产7_欧美色欲色综合色欲久久_中文字幕无码精品亚洲资源网久久_91热久久免费频精品无码
          1. <rp id="zsypk"></rp>