【熱】檔案管理制度
在日新月異的現(xiàn)代社會(huì)中,制度對(duì)人們來說越來越重要,制度具有使我們知道,應(yīng)該做什么,不應(yīng)該做什么,懲惡揚(yáng)善、維護(hù)公平的作用。擬起制度來就毫無頭緒?以下是小編收集整理的檔案管理制度,歡迎閱讀與收藏。
檔案管理制度1
為了使科研檔案的管理更加系統(tǒng)、規(guī)范和科學(xué),提高科研的管理水平,訂立以下制度:
一、科研檔案的建立規(guī)范
1、檔案實(shí)行一題一檔制度。
2、每個(gè)課題必不可少的材料(開題報(bào)告、論證書、立項(xiàng)書、批準(zhǔn)書、中期成果鑒定、結(jié)題報(bào)告、驗(yàn)收鑒定書等)。課題討論過程中全部紀(jì)實(shí)材料及主卷的佐證材料。(現(xiàn)象記錄、調(diào)查問卷、訪談?dòng)涗、教案、教學(xué)實(shí)錄等)
3、課題檔案材料要注意原始性、真實(shí)性。
4、每卷檔案都要有卷首頁,便于查找。
二、科研檔案內(nèi)容:
。ㄒ唬、課題檔案
課題檔案是在課題討論過程中形成的'全部資料,它指文字資料、電子資料、音像資料等。
1、前期檔案:包含課題實(shí)施方案、開題報(bào)告、論證報(bào)告、課題立項(xiàng)、申報(bào)材料、立項(xiàng)批準(zhǔn)書等。
2、中期檔案:中期檔案是課題的核心部分。包含課題實(shí)施過程的原始材料(試驗(yàn)數(shù)據(jù)處理、組織培訓(xùn)記錄、召開會(huì)議記錄、課題討論實(shí)錄等),中期討論成果(階段總結(jié)、論文、獲獎(jiǎng)證書等),階段檢查記錄等。
3、后期檔案:包含課題討論總結(jié)、申請(qǐng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)題報(bào)告、最后科研成果、課題驗(yàn)收鑒定書,成果應(yīng)用等。
。ǘ、教學(xué)成果檔案:論文、創(chuàng)新、教具制作
。ㄈ⒃囶}:試卷檔案
。ㄋ模、綜合檔案
包含:
、鸥骷(jí)教育行政和科研管理部門印發(fā)的有關(guān)科研工作的文件、法規(guī)、制度;
、瓶蒲幸(guī)劃、計(jì)劃、科研工作總結(jié);
⑶有關(guān)會(huì)議材料、領(lǐng)導(dǎo)講話;
、瓤蒲行畔①Y料;
、衫蠋熍嘤(xùn)材料;
、士蒲泄ぷ鳈z查記錄;
、双@得的各種嘉獎(jiǎng)材料等。
三、科研檔案歸檔:
1、原則上每學(xué)期進(jìn)行一次科研檔案的收集歸檔。依據(jù)工作性質(zhì),相關(guān)討論人員于期末將本學(xué)期資料交科研辦。
2、歸檔工作實(shí)行簽字制度。
3、對(duì)于個(gè)人有關(guān)資料,個(gè)人需要保存原件,應(yīng)將復(fù)印件交檔案室留存。
4、課題檔案實(shí)行結(jié)題統(tǒng)一上交(或分階段上交)。
檔案管理制度2
1、學(xué)校安全工作建立安全檔案,并設(shè)專人管理,由李媛媛老師負(fù)責(zé)。
2、上級(jí)主管部門關(guān)于學(xué)校安全工作下發(fā)的文件、通知、通報(bào)、講話、檢查情況記錄、整改意見、措施等必須歸檔備查。
3、學(xué)校制定的安全管理計(jì)劃各種安全管理制度,突發(fā)安全事故應(yīng)急預(yù)案和組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)等材料都要裝訂歸檔。
4、學(xué)校自查安全隱患、整改措施、落實(shí)情況等材料必須及時(shí)歸檔。
5、對(duì)于突發(fā)安全事故,應(yīng)同步介入收集相關(guān)材料歸檔備查。
6、學(xué)校和各部門及每一個(gè)教職員工層層簽訂的責(zé)任書,學(xué)校和家長簽訂的安全責(zé)任書都要裝訂歸檔管理。
7、學(xué)校每周的安全值班記錄要裝訂好后歸檔管理。
8、學(xué)校安全工作檔案實(shí)行借還登記制度,按檔案管理?xiàng)l例進(jìn)行管理。
9、管理人員隨時(shí)搞好安全檔案的保管,注意防盜、防火、防蛀、防潮濕、防遺火。
10、管理人員隨時(shí)注意收集整理安全管理材料并及時(shí)歸檔。若發(fā)生遺漏和失誤要追究管理者的.責(zé)任。
11、管理人員有權(quán)向安全事故處理小組提供有關(guān)方面的材料依據(jù)和被認(rèn)可的證明材料。
檔案管理制度3
一、 實(shí)驗(yàn)中心(室)工作檔案管理的內(nèi)容
1. 實(shí)驗(yàn)中心(室)概況:學(xué)校和業(yè)務(wù)主管部門下發(fā)的實(shí)驗(yàn)中心(室)建設(shè)與管理的有關(guān)文件和資料。實(shí)驗(yàn)中心(室)建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃,實(shí)驗(yàn)中心(室)占用的房間數(shù)、面積及改造等資料。
2. 實(shí)驗(yàn)中心(室)任務(wù):實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)教學(xué)進(jìn)度表、實(shí)驗(yàn)課程及項(xiàng)目、每學(xué)期實(shí)驗(yàn)教學(xué)任務(wù)及實(shí)驗(yàn)開課記錄、實(shí)驗(yàn)教學(xué)科表及實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)的考核方法及歷年試題、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等有關(guān)記錄,承擔(dān)的科研和社會(huì)服務(wù)項(xiàng)目及工作量。
3. 實(shí)驗(yàn)中心(室)儀器設(shè)備、低制耐用品及材料:儀器設(shè)備的固定資產(chǎn)帳、卡、分戶統(tǒng)計(jì)帳、低制耐用品分戶帳、領(lǐng)用單、使用維修記錄、技術(shù)資料等,大型儀器設(shè)備的論證報(bào)告、訂貨合同、安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、損壞維修記錄說明書、使用記錄、說明書等,材料領(lǐng)用記錄等。
4. 實(shí)驗(yàn)中心(室)管理制度和工作記錄:實(shí)驗(yàn)中心(室)人員崗位責(zé)任制、實(shí)驗(yàn)中心(室)專職人員工作日志、實(shí)驗(yàn)中心(室)研究活動(dòng)記錄、人員考核記錄、培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施情況,實(shí)驗(yàn)中心(室)工作計(jì)劃、研究論文、成果鑒定證書、自制或改造的實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備裝置的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。
5. 實(shí)驗(yàn)中心(室)經(jīng)費(fèi)使用:實(shí)驗(yàn)中心(室)年度儀器設(shè)備購置、實(shí)驗(yàn)材料消耗、儀器設(shè)備維修、條件建設(shè)等經(jīng)費(fèi)支出情況統(tǒng)計(jì)、實(shí)驗(yàn)中心(室)年度科研項(xiàng)目、對(duì)外培訓(xùn)、測試、技術(shù)協(xié)作、勞務(wù)等收入情況統(tǒng)計(jì)資料。
6. 實(shí)驗(yàn)中心(室)每年上報(bào)的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
二、 實(shí)驗(yàn)中心(室)工作立卷歸檔的管理
1. 實(shí)驗(yàn)中心(室)及設(shè)備管理工作法規(guī)、制度文件卷:
(1)國家及國家教育部與各部位、市教委有關(guān)實(shí)驗(yàn)中心(室)工作的法規(guī)文件;
(2)學(xué)校有關(guān)實(shí)驗(yàn)中心(室)發(fā)展建設(shè)與改革等文件;
(3)實(shí)驗(yàn)中心(室)建制審批(含實(shí)驗(yàn)中心或?qū)嶒?yàn)室建立、合并、調(diào)整、撤消等)文件;
。4)實(shí)驗(yàn)中心(室)管理的各項(xiàng)規(guī)章制度;
(5)實(shí)驗(yàn)中心(室)建設(shè)發(fā)展規(guī)劃;
(6)實(shí)驗(yàn)中心(室)年度工作總計(jì)及實(shí)驗(yàn)中心(室)內(nèi)工作人員考核表等。
2.以學(xué)校名義向上級(jí)部門定期或不定期報(bào)出的實(shí)驗(yàn)中心(室)工作的各種報(bào)告、報(bào)表或數(shù)據(jù)卷:
A.實(shí)驗(yàn)中心(室)基本情況類
。1)學(xué)校各實(shí)驗(yàn)中心(室)任務(wù)及人員情況學(xué)年度傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表;
。2)學(xué)校實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目學(xué)年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表;
(3)學(xué)校專職實(shí)驗(yàn)工作人員學(xué)年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表;
。4)學(xué);A(chǔ)課教學(xué)實(shí)驗(yàn)中心(室)基本情況學(xué)年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表。
B.設(shè)備管理類
。1)學(xué)校各實(shí)驗(yàn)中心(室)教學(xué)科研硬件與軟件建設(shè)與使用年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表;
。2)學(xué)校各實(shí)驗(yàn)中心(室)教學(xué)科研硬件與軟件增減情況傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表;
3.實(shí)驗(yàn)中心(室)管理卷:
。1)實(shí)驗(yàn)中心(室)環(huán)境條件的`增擴(kuò)與實(shí)驗(yàn)中心(室)改革方案文件;實(shí)驗(yàn)中心(室)工作的評(píng)估;實(shí)驗(yàn)中心(室)工作人員及其變更情況;實(shí)驗(yàn)中心(室)管理方面的重要實(shí)施細(xì)則;實(shí)驗(yàn)中心(室)主任工作守則與工作人員崗位責(zé)任制等;
。2)儀器設(shè)備固定資產(chǎn)卡片;
。3)大型精密貴重硬件、軟件技術(shù)檔案。如申購可行性報(bào)告、訂貨合同、裝箱單、使用說明書、技術(shù)資料、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及其履歷本、降等降級(jí)報(bào)告和報(bào)損報(bào)廢等資料。(其中使用說明書和技術(shù)資料經(jīng)校檔案室建檔后可由實(shí)驗(yàn)中心或?qū)嶒?yàn)室借用保管)。
4.實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理卷:
。1)實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、教材、講義、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書;
(2)每學(xué)年度實(shí)驗(yàn)教學(xué)進(jìn)度計(jì)劃表;
(3)實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目(題目)的更新、改造與淘汰等資料;
。4)實(shí)驗(yàn)教學(xué)課程、項(xiàng)目(題目)卡片(統(tǒng)一建立實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目庫)。
三、實(shí)驗(yàn)中心(室)工作檔案管理
1.本制度適用于西南財(cái)經(jīng)大學(xué)各級(jí)各類實(shí)驗(yàn)中心、實(shí)驗(yàn)室。
2.實(shí)驗(yàn)中心(室)檔案管理應(yīng)在學(xué)校檔案館的指導(dǎo)下進(jìn)行,各單位要有專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作,單位主管領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真負(fù)責(zé)檔案管理及監(jiān)督檢查工作。
3.實(shí)驗(yàn)中心(室)工作檔案,從實(shí)驗(yàn)中心(室)建立之日起開始建檔,并逐年積累,嚴(yán)加保管。
4.各單位根據(jù)實(shí)驗(yàn)中心(室)工作檔案的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理、編目、立卷、定期歸檔。
5.嚴(yán)格執(zhí)行實(shí)驗(yàn)中心(室)檔案借閱手續(xù),實(shí)驗(yàn)中心(室)主任及具體管理人員變動(dòng)時(shí),必須及時(shí)辦理移交手續(xù)。
6.本制度自下發(fā)之日起施行。由經(jīng)濟(jì)管理實(shí)驗(yàn)教學(xué)中心負(fù)責(zé)解釋。
檔案管理制度4
1、衛(wèi)生健康檔案屬于公有財(cái)產(chǎn),應(yīng)有專人負(fù)責(zé),完善保管。
2、衛(wèi)生健康檔案任何人不得占為私有,不得隨意撕毀、篡改、損壞。
3、建立必要的借閱制度,原始材料一律不外借,特殊情況需竟學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)書面批準(zhǔn)。
4、嚴(yán)格檔案管理,嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。
5、檔案管理要求制度化、規(guī)范化,分年度、年級(jí)等類別,便于查詢。
6、學(xué)校衛(wèi)生老師要及時(shí)收集、整理、統(tǒng)計(jì)分析衛(wèi)生檔案資料。
檔案管理制度5
為實(shí)現(xiàn)學(xué)員管理工作規(guī)范化、制度化,保證培訓(xùn)任務(wù)的順利完成,特制定學(xué)員管理制度。
一、學(xué)員管理的指導(dǎo)思想
學(xué)員管理緊緊圍繞實(shí)現(xiàn)職業(yè)培訓(xùn)目標(biāo)來進(jìn)行,從加強(qiáng)職業(yè)道德學(xué)習(xí)、專業(yè)理論知識(shí)培養(yǎng)和實(shí)踐能力培養(yǎng)入手,使學(xué)員掌握一門專業(yè)技術(shù)的同時(shí),也擁有良好的職業(yè)規(guī)劃認(rèn)識(shí)。
二、學(xué)員管理的內(nèi)容和方式
1、學(xué)員管理工作包括學(xué)習(xí)管理、考勤管理、考試管理、就業(yè)管理等。重點(diǎn)是學(xué)習(xí)管理;
2、學(xué)員管理工作要從各班次學(xué)員的實(shí)際和特點(diǎn)出發(fā),引導(dǎo)學(xué)員自我管理、自我教育、自我服務(wù);
3、在校區(qū)的.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下,教學(xué)處作為學(xué)員管理機(jī)構(gòu)履行管理職能;
4、各專業(yè)班次均設(shè)班主任,具體負(fù)責(zé)班級(jí)的學(xué)習(xí)和其他各項(xiàng)活動(dòng)的管理工作,班主任要嚴(yán)格履行班主任職責(zé);
5、各主體班次均設(shè)立班長,協(xié)助班主任做好班級(jí)管理工作。各班次由授課老師劃分若干學(xué)習(xí)小組。各小組長負(fù)責(zé)組織本小組認(rèn)真完成教學(xué)中的課程任務(wù)。
三、學(xué)籍管理制度
為了保證學(xué)員培訓(xùn)質(zhì)量,切實(shí)跟蹤培訓(xùn)期間每位學(xué)員情況,從而進(jìn)行教學(xué)監(jiān)督與管控,校區(qū)將為學(xué)員設(shè)立學(xué)員培訓(xùn)檔案,其檔案內(nèi)容包括:《學(xué)員檔案表》、《學(xué)員考勤表》、《學(xué)員請(qǐng)假報(bào)告單》、《學(xué)員成績單》、《學(xué)員就業(yè)情況》等。
1、學(xué)員無正當(dāng)理由逾期3天不報(bào)到者,取消入學(xué)資格;
2、學(xué)員報(bào)到時(shí),須按校區(qū)要求提供相關(guān)材料并真實(shí)填寫《學(xué)員檔案表》(附件:身份證復(fù)印件、2寸照片),及時(shí)進(jìn)行登記入檔;
3、學(xué)員在校區(qū)培訓(xùn)期間所填寫相關(guān)培訓(xùn)檔案表格中,學(xué)員必須保證填寫信息真實(shí)有效。如填寫虛假信息,公司可立即解除與學(xué)員的培訓(xùn)關(guān)系,并不承擔(dān)學(xué)員的經(jīng)濟(jì)損失;
3、正式開課后一周內(nèi)由班主任指定班長。在校區(qū)學(xué)習(xí)期間,班長需積極配合班主任進(jìn)行教學(xué)管理工作;
四、學(xué)習(xí)管理
1、學(xué)員到校區(qū)學(xué)習(xí),要明確入學(xué)目的,端正學(xué)習(xí)態(tài)度;
2、貫徹理論聯(lián)系實(shí)際的教學(xué)方針,堅(jiān)持以理論學(xué)習(xí)為主,注重實(shí)踐操作,認(rèn)真搞好自學(xué),認(rèn)真完成課下練習(xí);
3、課堂紀(jì)律
。1)學(xué)員上課保持安靜,關(guān)閉通訊工具,不得隨意出入教室或做出其他任何有礙課堂秩序的行為;
。2)在教室上課不吸煙,不隨地吐痰,不亂扔紙屑,保持良好的課堂環(huán)境;
。3)班主任隨機(jī)跟班聽課,了解學(xué)員的聽課情況,維持課堂秩序;
。4)教室衛(wèi)生由學(xué)員負(fù)責(zé)維護(hù),由班長指定每日打掃小組,小組應(yīng)按照校區(qū)要求認(rèn)真執(zhí)行班級(jí)值日制度,完成清掃任務(wù)。
4、學(xué)員要認(rèn)真參加教學(xué)計(jì)劃安排的學(xué)習(xí)討論和項(xiàng)目開發(fā)課程;
5、學(xué)員按教學(xué)進(jìn)度參加月度考核,考核成績將記入《學(xué)員檔案表》,校區(qū)將根據(jù)成績進(jìn)行課業(yè)調(diào)整。
五、考勤制度
1、學(xué)員在校期間,應(yīng)集中精力學(xué)習(xí),合理安排生活或家務(wù),保證集中培訓(xùn)時(shí)間,不得請(qǐng)假。但如有下列情況之一者,可提出申請(qǐng):
。1)因病經(jīng)醫(yī)院證明,需作短期休息的治療者;
。2)個(gè)人或家庭有特殊事情者。
考勤管理由班主任負(fù)責(zé),班主任要詳細(xì)記載學(xué)員的出勤情況,班長配合班主任認(rèn)真執(zhí)行班級(jí)每日點(diǎn)名記錄以及請(qǐng)假報(bào)備工作?记谝獓(yán)格實(shí)行請(qǐng)銷假制度。學(xué)員請(qǐng)假需提前一天上報(bào),請(qǐng)假一天以內(nèi)(含一天)的由班長報(bào)批后報(bào)備班主任并記錄,一天以上需本人向班主任申請(qǐng)。學(xué)員請(qǐng)假必須填寫《學(xué)員請(qǐng)假報(bào)告單》并由班主任存入學(xué)員檔案,學(xué)員在校培訓(xùn)時(shí)間不得低于總培訓(xùn)時(shí)間的90%,到課率達(dá)不到90%者,校區(qū)將按照學(xué)員管理制度對(duì)學(xué)員采取退班或不予推薦就業(yè)等處罰措施;
2、校區(qū)培訓(xùn)課程安排共計(jì)17周,85個(gè)工作日,680課時(shí)。校區(qū)實(shí)行全日制教學(xué),周一至周五培訓(xùn)(上午9:00-12:00,下午1:30-5:30),周六日休息(法定節(jié)假日正常休假或調(diào)休)。正常培訓(xùn)期間學(xué)員無故曠課者或月度遲到累計(jì)5次以上者,校區(qū)將取消其培訓(xùn)資格或不予推薦就業(yè)的處罰決定;
3、學(xué)員未經(jīng)請(qǐng)假或超過假期的缺勤,均按曠課處理;
4、學(xué)員參加考試、就業(yè)面試等集體活動(dòng),均實(shí)行以上考勤制度。
六、考試制度
1、學(xué)員培訓(xùn)期間,校區(qū)將以月為單位進(jìn)行階段性考試,考試內(nèi)容及形式由授課老師指定,考試時(shí)間由班主任指定;
2、學(xué)員必須參加考試,非特殊原因不得請(qǐng)假。如有特殊情況沒有參加考試的,將由班主任安排進(jìn)行補(bǔ)考。如學(xué)員無理由拒絕參加考試的,將給予退級(jí)或不予推薦就業(yè)的處罰;
3、班主任將對(duì)考試成績不合格學(xué)員跟蹤并進(jìn)行一對(duì)一座談,幫助學(xué)員解決學(xué)習(xí)問題。如發(fā)現(xiàn)其在培訓(xùn)期間學(xué)習(xí)態(tài)度消極、不求進(jìn)取、不服從校區(qū)教學(xué)管理等不良表現(xiàn)的情況,校區(qū)將不予推薦就業(yè);
4.累計(jì)兩次無故不參加考試的將取消考試資格,視為自動(dòng)放棄培訓(xùn),校區(qū)將直接收回安置就業(yè)協(xié)議,日后將根據(jù)其表現(xiàn)考慮是否給予推薦工作;
5、月考成績優(yōu)秀學(xué)員,校區(qū)將頒發(fā)“優(yōu)秀學(xué)員”證書和教學(xué)獎(jiǎng)品,以茲鼓勵(lì)。
七、退級(jí)、休學(xué)制度
1、如學(xué)員在培訓(xùn)期間有特殊情況不能按校區(qū)進(jìn)度完成課程的,學(xué)員可根據(jù)學(xué)習(xí)程度向授課老師提出退級(jí)學(xué)習(xí)的申請(qǐng)。由校區(qū)教學(xué)部綜合學(xué)員培訓(xùn)情況以及現(xiàn)有其他班級(jí)培訓(xùn)課程情況決定是否進(jìn)行調(diào)整;
2、學(xué)員在培訓(xùn)期間月考成績2次以上(含兩次)不及格者,校區(qū)教學(xué)部將考慮其退級(jí)學(xué)習(xí);
3、學(xué)員如因個(gè)人原因在培訓(xùn)期間需要連續(xù)休假即不能長期正常參加培訓(xùn)的,可辦理休學(xué)手續(xù),休學(xué)最長期限一年,逾期作廢并不予推薦就業(yè);
4、以上退級(jí)或休學(xué)后,學(xué)員助學(xué)貸款個(gè)人還款部分應(yīng)按照原班級(jí)還款計(jì)劃執(zhí)行。非校區(qū)授課問題,校區(qū)將不承擔(dān)調(diào)班后學(xué)員產(chǎn)生的延期費(fèi)用。
檔案管理制度6
1、加強(qiáng)檔案的治理和收集、整理工作,有效地保護(hù)和利用檔案。健康檔案要采用統(tǒng)一表格,在內(nèi)容上要具備完整性、邏輯性、正確性、嚴(yán)厲性和規(guī)范化。
2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)(社區(qū))衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)要建立專人、專室、專柜保存居民健康檔案,居民健康檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律,確保居民健康檔案安全。居民健康檔案要按編號(hào)順序擺放,指定專人保管,轉(zhuǎn)診、借用必須登記,用后及時(shí)收回放于原處,逐步實(shí)現(xiàn)檔案微機(jī)化管理。
3、為保證居民的隱私權(quán),未經(jīng)準(zhǔn)許不得隨意查閱和外借。在病人轉(zhuǎn)診時(shí),只寫轉(zhuǎn)診單,提供有關(guān)數(shù)據(jù)資料,只有在十分必要時(shí),才把原始的健康檔案轉(zhuǎn)交給會(huì)診醫(yī)生。
4、健康檔案要求定期整理,動(dòng)態(tài)管理,不得有死檔、空檔出現(xiàn),要科學(xué)地運(yùn)用健康檔案,每月進(jìn)行一次更新、增補(bǔ)內(nèi)容及檔案分析,對(duì)轄區(qū)衛(wèi)生狀況進(jìn)行全面評(píng)估,并總結(jié)報(bào)告保存。
5、居民健康檔案存放處要做到"十防"(即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密)工作。
6.達(dá)到保管期限的居民健康檔案,銷毀時(shí)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)程序和辦法,禁止擅自銷毀。居民健康檔案建檔制度。
一、居民建檔率要符合市衛(wèi)生局的要求。設(shè)立健康檔案資料室,以戶為單位,一人一檔的準(zhǔn)則為家庭和居民建立健康檔案。
二、健康檔案要集中檔案室保管,按行政村名和編號(hào)順序存放,檔案專柜存放,保持整齊、美觀和規(guī)范有序,逐漸實(shí)行計(jì)算機(jī)化管理。
三、居民健康檔案應(yīng)由全科醫(yī)師負(fù)責(zé)填寫,責(zé)任醫(yī)生要對(duì)健康檔案進(jìn)行按照65歲以老人、兒童、孕產(chǎn)婦、慢性病人及重性精神病人等進(jìn)行分類專冊(cè)登記,檔案盒要設(shè)目錄和分類信息登記。
四、定期開展隨訪工作,按疾病分期隨訪病人,結(jié)合參加合作醫(yī)療農(nóng)村居民和育齡已婚婦女每年一次的健康體檢,以及兒童防備接種和體檢、孕產(chǎn)婦系統(tǒng)管理和常見婦女病檢查、臨床診斷治療、職業(yè)體檢和健康隨訪服務(wù)等資料內(nèi)容,及時(shí)記錄在健康檔案中,對(duì)體檢和隨訪發(fā)現(xiàn)的健康問題,進(jìn)行有針對(duì)性的以健康教育為重點(diǎn)的健康干預(yù)。
五、資料管理人員及責(zé)任醫(yī)師,應(yīng)及時(shí)登記已經(jīng)獲取的各種信息,并進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì),及時(shí)反饋。居民健康檔案信息管理制度
一、加強(qiáng)信息化建設(shè)。及時(shí)準(zhǔn)確收集、整理、統(tǒng)計(jì)、分析管理相關(guān)信息。,鼓勵(lì)利用計(jì)算機(jī)管理健康檔案。
二、公共衛(wèi)生科信息員每個(gè)月定期向上級(jí)主管部門報(bào)告新增建檔花名冊(cè)、報(bào)表及其他相關(guān)資料。按要求上報(bào)的各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和信息,不得拒報(bào)、遲報(bào)、虛報(bào)、瞞報(bào)、偽造或篡改。
三、建立健全居民健康檔案信息登記、統(tǒng)計(jì)制度,做好統(tǒng)計(jì)匯編,遵守各種信息資料的保密制度。計(jì)算機(jī)化健康檔案,要在技術(shù)上加強(qiáng)用戶權(quán)限和密碼管理設(shè)計(jì),使所有操作和使用者在獲得認(rèn)可后,才能登陸。
四、根據(jù)統(tǒng)計(jì)指標(biāo),定期分析工作效率、工作質(zhì)量,及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、發(fā)現(xiàn)問題、改進(jìn)工作。
五、逐步健全網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng),做好數(shù)據(jù)錄入及整理工作。
六、嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)算機(jī)操作規(guī)范,定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行保養(yǎng)、維護(hù)及數(shù)據(jù)備份。建立居民健康檔案崗位責(zé)任制度。
一、負(fù)責(zé)健康檔案文本保管,資料微機(jī)輸入,保持微機(jī)內(nèi)的記錄與文本記錄一致,并做到同步更新及動(dòng)態(tài)變更,管理有序。
二、居民健康檔案由鄉(xiāng)鎮(zhèn)、社區(qū)中央(站)保管,應(yīng)保證居民信息資料的完整性與可利用性。
三、非檔案資料管理人員,不得隨意翻閱已經(jīng)建好的各種檔案資料。未經(jīng)檔案資料管理人員同意,任何人不得調(diào)出、轉(zhuǎn)借各種檔案資料。凡非本人管轄區(qū)居民的診療情況應(yīng)及時(shí)反饋給轄區(qū)責(zé)任醫(yī)生,以便納入該居民本人的健康檔案;凡居民因大病轉(zhuǎn)上級(jí)醫(yī)院住院時(shí)應(yīng)隨帶健康檔案,出院后繼承交由社區(qū)責(zé)任醫(yī)生保管并及時(shí)將本次住院概況記入檔案。
四、責(zé)任醫(yī)生是轄區(qū)內(nèi)居民健康檔案建檔的第一責(zé)任人。對(duì)填寫健康檔案的.責(zé)任醫(yī)生應(yīng)進(jìn)行培訓(xùn)。按統(tǒng)一的規(guī)范來描述記錄,內(nèi)容要真實(shí)可靠;符合邏輯,不得隨意涂改。如有改動(dòng),責(zé)任醫(yī)生必須簽字,以示負(fù)責(zé)。做到字跡清晰,格式規(guī)范統(tǒng)一。
五、對(duì)各科室(站)查閱、使用電子版健康檔案設(shè)置不同層級(jí)的使用權(quán)限,保證信息安全。調(diào)閱或更新檔案必須有登記。
六、純熟運(yùn)用各種衛(wèi)生服務(wù)管理軟件,保證信息渠道通暢,每月有資料匯總、統(tǒng)計(jì)、分析,主要數(shù)據(jù)上墻。做好信息的開發(fā)利用工作。慢性非傳染性疾病管理制度。
1.設(shè)專(兼)職人員管理慢性病工作,建立轄區(qū)慢性病防治網(wǎng)絡(luò),制定工作計(jì)劃。
2.對(duì)轄區(qū)高危人群和重點(diǎn)慢性病定期篩查,把握慢性病的患病情況,建立信息檔案庫。
3.對(duì)人群重點(diǎn)慢性病分類監(jiān)測、登記、建檔、定期抽樣調(diào)查,了解慢性病發(fā)生發(fā)展趨勢。
4.針對(duì)不同人群開展健康咨詢及危險(xiǎn)因素干預(yù)活動(dòng),舉辦慢性病防治知識(shí)講座,發(fā)放宣傳資料。
5.對(duì)本轄區(qū)已確診的二種慢性病(高血壓、糖尿病)患者進(jìn)行控制管理。為慢性病患者建立健康檔案,實(shí)行規(guī)范管理,跟蹤隨訪,具體記錄。
6.建立相對(duì)穩(wěn)定的醫(yī)患關(guān)系和責(zé)任,以保證對(duì)慢性病患者的連續(xù)性服務(wù)。慢性病監(jiān)測制度。
一.公共衛(wèi)生管理科全面負(fù)責(zé)慢性病監(jiān)測管理工作?浦魅螢楸据爡^(qū)相關(guān)業(yè)務(wù)的管理者和監(jiān)督者,各經(jīng)管醫(yī)生是慢性病的報(bào)告責(zé)任人。
二.報(bào)告范圍:高血壓、糖尿病。
三.接診醫(yī)生發(fā)現(xiàn)確診的上述二種需要報(bào)告的病例,定期內(nèi)向公共衛(wèi)生管理科報(bào)告,公共衛(wèi)生科收到報(bào)告卡,審核合格登記后,及時(shí)向市疾控中心報(bào)出卡片。
四.各種表卡填寫要完整,字跡要清楚,不漏項(xiàng)。五.凡未按要求上報(bào)者,按年度考核細(xì)則的規(guī)定與考核掛鉤,若隱瞞不報(bào)的,一經(jīng)查實(shí)加倍處罰。35歲以上病人首診測血壓工作制度。
1、免費(fèi)為35歲以上首診病人測量血壓,以提高高血壓病人的檢出率。
2、全科診室(內(nèi)、外、婦科)、慢性病管理室、中醫(yī)門診等科室,把35歲以上病人首診測血壓做為常規(guī)檢查內(nèi)容,并在門診日志和病歷中記錄血壓值。
3、發(fā)現(xiàn)高血壓病人,門診醫(yī)生應(yīng)填寫慢性病患者報(bào)告卡,交給該公共衛(wèi)生管理科醫(yī)生,并向患者進(jìn)行面對(duì)面的健康指導(dǎo),發(fā)放健康教育處方,指導(dǎo)正規(guī)治療,宣傳高血壓防治知識(shí)。
4、責(zé)任醫(yī)生掌握的高血壓病人按照高血壓病管理的要求,納入規(guī)范管理。
5、市疾控中心慢病科定期對(duì)各單位各科室35歲以上。
檔案管理制度7
第一條根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》的規(guī)定,為加強(qiáng)本中學(xué)校檔案的科學(xué)管理,更好地為教育事業(yè)服務(wù),特制定本辦法。
第二條檔案工作是教學(xué)行政管理工作的重要組成部分,它是為領(lǐng)導(dǎo)決策,為教育教學(xué)工作提供信息和依據(jù),是提高教學(xué)行政管理工作效率和工作質(zhì)量的必要條件,是維護(hù)單位歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要的工作。
第三條堅(jiān)持實(shí)行集中統(tǒng)一管理檔案的原則,維護(hù)本單位檔案的完整與安全,實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。
第二節(jié)檔案工作體制、機(jī)構(gòu)和干部配備
第四條各處室必須參與檔案工作,配備兼職檔案管理人員,并制定崗位責(zé)任制。
第五條辦公室負(fù)責(zé)本單位檔案室工作,業(yè)務(wù)上受區(qū)檔案局的監(jiān)督和指導(dǎo)。
第六條各處室的檔案工作受辦公室領(lǐng)導(dǎo),并有一名處室同志分管,與校檔案室建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)。
第七條檔案干部要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和教育專業(yè)知識(shí),不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì),更好地開展檔案工作。
第八條上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要支持和關(guān)心檔案管理人員,在職稱評(píng)定、福利待遇等方面享受與其他專業(yè)人員同等待遇。檔案管理人員要相對(duì)穩(wěn)定。對(duì)有檔案專業(yè)職稱的檔案干部在調(diào)離檔案工作崗位時(shí),應(yīng)聽取授予職稱的檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)的意見,同時(shí)檔案干部調(diào)離前應(yīng)辦理交接手續(xù)。
第三節(jié)檔案工作的任務(wù)
第九條負(fù)責(zé)本單位黨、政、工、團(tuán)等組織和內(nèi)部機(jī)構(gòu)所產(chǎn)生的全部檔案,為本單位各項(xiàng)工作服務(wù),并對(duì)各處室和部門執(zhí)行制度的情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查,確保檔案完整準(zhǔn)確。
第十條負(fù)責(zé)開發(fā)檔案的信息資源,根據(jù)提供利用的實(shí)際情況需要,編制各種檢索工具和開展檔案編研工作。
第十一條參加單位科研項(xiàng)目評(píng)審鑒定,工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收和設(shè)備儀器開箱等活動(dòng)。
第四節(jié)文件材料的立卷與歸檔
第十二條建立、健全文件材料的歸檔制度。凡工作活動(dòng)形成的具有保存價(jià)值的文件材料(包括黨、政、團(tuán)、教學(xué)、財(cái)會(huì)以及各處室形成的文件材料),均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進(jìn)行收集、整理、立卷并定期向檔案室歸檔。
第十三條檔案室對(duì)歸檔檔案的案卷應(yīng)進(jìn)行檢查,對(duì)不符合歸檔要求的案卷,應(yīng)退回重新整理,以保證案卷的質(zhì)量,便于保管和利用。
第十四條各處室的檔案一般應(yīng)在第二年上半年統(tǒng)一向檔案室歸檔,交接雙方應(yīng)根據(jù)案卷目錄,核對(duì)無誤后履行簽字手續(xù)。
第十五條科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)中形成的科技文件材料在科研項(xiàng)目評(píng)審鑒定后一個(gè)月內(nèi),由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按歸檔范圍向檔案室移交歸檔。
第十六條基本建設(shè)活動(dòng)中形成的科技文件材料,在基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi),由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按歸檔范圍向檔案室移交歸檔。
第十七條凡價(jià)值一萬元以上的儀器設(shè)備在購置、安裝、使用活動(dòng)中形成的科技文件材料采取隨時(shí)歸檔的方法,設(shè)備部門應(yīng)通知有關(guān)人員參加儀器設(shè)備的開箱驗(yàn)收活動(dòng)。
第十八條財(cái)務(wù)管理中形成的報(bào)表、帳冊(cè)、憑證等文件材料,除帳冊(cè)和憑證在財(cái)務(wù)部門保存兩年后向檔案室移交歸檔,其它文件材料在次年的上半年向檔案室移交歸檔。
第十九條各處室工作人員因公外出參觀、學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議收集獲得的文件材料,要按歸檔范圍的規(guī)定,及時(shí)向檔案室移交歸檔。
第二十條凡歸檔的文件材料應(yīng)經(jīng)過整理和編目,做到字跡清楚、簽署完備,不能用鉛筆、圓珠筆和純藍(lán)墨水筆書寫,以利于長久保存。
第二十一條聲像檔案形成后要隨時(shí)整理,及時(shí)歸檔,即由承辦人員在完成攝錄后三個(gè)月內(nèi)向檔案室移交歸檔。
第五節(jié)檔案的整理和保管
第二十二條檔案的系統(tǒng)整理應(yīng)按部門分類、初步立卷、卷內(nèi)文件整理編目、卷內(nèi)案卷初步排列、案卷加工整理、案卷調(diào)整與編號(hào)、編制案卷目錄七個(gè)步驟進(jìn)行。
1、定檔案分類方案,按照此方案指導(dǎo)文件分類、排列組合。
2、將文件按一定特征分門別類,組合成一個(gè)有緊密聯(lián)系的文件組合體即案卷。
3、將案卷內(nèi)文件排列順序調(diào)整后固定下來編寫頁號(hào),填寫卷內(nèi)文件目錄。
4、將同一類案卷按一定標(biāo)準(zhǔn)初步排列起來。
5、填寫備考表、裝訂、填寫案卷封面。
6、確定案卷排列順序,按排列順序逐卷編制案卷號(hào)。
7、按照案卷排列順序,將案卷的標(biāo)題、保管期限、卷內(nèi)文件起止時(shí)間和頁數(shù)等逐項(xiàng)登記,形成為一本名冊(cè),即為案卷目錄。
第二十三條檔案應(yīng)有專門的檔案庫或檔案柜保存,存放地點(diǎn)應(yīng)堅(jiān)固干燥、通風(fēng),并做到防火、防蟲、防光、防鼠、防盜、防潮、防塵、防高溫等安全措施,定期檢查保管狀況,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理,保證檔案的安全。
第六節(jié)檔案的提供利用
第二十四條檔案室保存的檔案主要供本單位和上級(jí)主管機(jī)關(guān)利用,為本單位開展的各項(xiàng)工作服務(wù)。
第二十五條檔案室應(yīng)根據(jù)工作需要編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,積極主動(dòng)開展檔案利用工作,為本單位各項(xiàng)工作服務(wù),逐步提高檔案利用效果。
第二十六條檔案室應(yīng)建立檔案借閱制度,借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),寫明借閱的目的,點(diǎn)交清楚,歸還時(shí)要進(jìn)行檢查,及時(shí)注銷。
第二十七條借閱檔案者要遵守借閱制度,不得在檔案上圈點(diǎn)、涂改、劃道污損,如有違者,按《檔案法》第二十四條規(guī)定承擔(dān)法律責(zé)任。
第二十八條借閱人因公出差、出國、調(diào)動(dòng)、離退休等須將所借檔案歸還,借閱的時(shí)間一般不超過半個(gè)月,必要時(shí)辦續(xù)借手續(xù)。
第二十九條制發(fā)檔案證明和答復(fù)函調(diào)(證明要注明出處和根據(jù),不得擅自解釋)制發(fā)證明要仔細(xì)核對(duì),經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后,加蓋辦公室公章。
第七節(jié)檔案的'鑒定和銷毀
第三十條檔案室應(yīng)根據(jù)1988年8號(hào)文件,市檔案局轉(zhuǎn)發(fā)國家檔案局印發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》、《文書檔案保管期限表》、《上海市中、小學(xué)校檔案管理暫行辦法》,編制單位的文書檔案保管期限表。
第三十一條檔案室應(yīng)定期對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定檔案必須在辦公室負(fù)責(zé)人主持下,由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組對(duì)無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè),經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)報(bào)上級(jí)部門審核后銷毀。
第三十二條毀檔案要明確銷毀人和監(jiān)銷人,進(jìn)行實(shí)地監(jiān)銷。銷毀后在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和銷毀的具體日期,并簽名蓋章。
第八節(jié)檔案的統(tǒng)計(jì)與移交
第三十三條檔案室應(yīng)建立檔案的統(tǒng)計(jì)制度,對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并按照規(guī)定分別向上級(jí)機(jī)關(guān)和檔案業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)報(bào)送檔案工作的基本情況統(tǒng)計(jì)表。
第三十四條各部室的檔案由本單位檔案室集中統(tǒng)一管理,根據(jù)保管期限妥善保存。
第三十五條機(jī)構(gòu)撤消、合并時(shí),要在機(jī)構(gòu)變動(dòng)前組織專人整理好檔案,按規(guī)定向有關(guān)部門移交,并辦理移交手續(xù)。
第九節(jié)附則
第三十六條本制度如與上級(jí)規(guī)定有抵觸時(shí),則依上級(jí)規(guī)定執(zhí)行。
第三十七條本辦法自公布之日起施行。
第二章文書工作制度
第一節(jié)文書處理制度
1、嚴(yán)格執(zhí)行《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》,公文處理必須規(guī)范化制度化。
2、公文必須按照行政公文寫作規(guī)則和要求,用A4紙擬稿和鋼筆書寫,正確應(yīng)用文種,格式符合要求,請(qǐng)求應(yīng)堅(jiān)持“一文一事”,避免請(qǐng)示與報(bào)告混雜。
3、發(fā)文必須按規(guī)定審批程序,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)統(tǒng)一編號(hào)行文,并做好發(fā)文登記。
4、收到外來文件后,必須先登記,傳閱文件要合理安排、嚴(yán)格管理,做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全,并做好催傳、催閱工作,以免積壓和散失。組織傳閱,應(yīng)本著先急后4、緩,先領(lǐng)導(dǎo)后一般,先主辦后協(xié)辦,先辦理后閱知的原則進(jìn)行。
5、凡外出人員公務(wù)活動(dòng)中形成的帶回的文件,均應(yīng)交辦公室簽收、登記、歸檔,任何人不得據(jù)為已有拒絕歸檔。
第二節(jié)文書材料的立卷歸檔制度
1、在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料(文書、科技、聲像,會(huì)計(jì)等)均應(yīng)及時(shí)收集、立卷歸檔。
2、立卷工作要做到年年清,不得借故拖延和積壓,每年六月底以前必須完成上一年度的文件材料的立卷工作。
3、堅(jiān)持平時(shí)立卷和專題立卷,每辦一件事,每開一次會(huì)或每搞一項(xiàng)中心工作,要及時(shí)做好文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。
(1)歸檔的文件材料,必須符合要求,用A4紙和鋼筆書寫,正件原件齊全。
(2)卷內(nèi)文件的排列,必須保持文件間的歷史聯(lián)系。
(3)卷內(nèi)文件的排列,應(yīng)堅(jiān)持先近后遠(yuǎn),先重點(diǎn)后次要,先批復(fù)后請(qǐng)求的原則,并在每頁的右上角編上頁號(hào)。
(4)提倡立薄卷、專題卷,每一案卷的卷內(nèi)文件一般不超過200頁。
(5)案卷標(biāo)題要簡明確切,符合“三要素”(作者、內(nèi)容、文種)要求。
第三節(jié)印章管理制度
1、公章和介紹信,由辦公室專人保管。
2、嚴(yán)格執(zhí)行審批制度,凡涉及到各處室的文件報(bào)表等,由各部門核準(zhǔn),分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽名后加蓋公章。
3、用印后必須登記。
4、嚴(yán)禁在空白介紹信、證明信、支票上預(yù)先加蓋印章。
5、蓋章時(shí),注意收集具有保存價(jià)值的文件材料。
第三章檔案工作制度
第一節(jié)檔案庫房管理制度
1、檔案庫房是保管檔案的重要場所,非檔案管理人未經(jīng)許可,一律不準(zhǔn)入內(nèi)。
2、嚴(yán)格加強(qiáng)檔案庫房管理,認(rèn)真做好保密和防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蛀等保護(hù)工作。
3、檔案庫房內(nèi)不得堆放其他物品,更不能堆放易燃物品和私人物品,嚴(yán)禁吸煙。
4、庫房門窗必須保持堅(jiān)固,出入庫房隨手關(guān)門,確保庫房安全。
5、檔案庫房要定期做好通風(fēng)降溫和衛(wèi)生工作。
6、定期檢查檔案保管狀況,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。
第二節(jié)檔案保密制度
1、嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法的規(guī)定,經(jīng)常開展保密工作的學(xué)習(xí)和活動(dòng),提高貫徹保密法的自覺性。
2、檔案工作人員對(duì)所保管的檔案必須嚴(yán)格保守機(jī)密和安全,嚴(yán)格遵守檔案室工作規(guī)則,做到手續(xù)清楚,不發(fā)生差錯(cuò)和文件遺失。
3、檔案工作人員不與無關(guān)人員在任何場所談?wù)摍n案工作,模范遵守制度。
4、對(duì)機(jī)密檔案要嚴(yán)格控制調(diào)閱范圍,依照制度提供利用,不私自帶回家中。
5、保密文件未經(jīng)上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄。
第三節(jié)檔案利用借閱制度
1、借閱檔案者必須嚴(yán)格國家保密法,以保證檔案的絕對(duì)安全,維護(hù)國家機(jī)密。
2、檔案室保存的檔案主要為本單位服務(wù),如借閱對(duì)象和范圍超出本單位人員或部門業(yè)務(wù)范圍,需征得本單位及檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)的同意。
3、查閱絕密級(jí)檔案應(yīng)經(jīng)總支書記、校長批準(zhǔn),機(jī)密級(jí)和密級(jí)要經(jīng)主管主任的批準(zhǔn)。
4、查閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)。對(duì)檔案要愛護(hù),不得任意涂改、損撕文件材料,如有上述行為,一經(jīng)查實(shí)要即上報(bào),依法追究責(zé)任。
5、歸還時(shí)借閱人應(yīng)向檔案室工作人員清點(diǎn)所借檔案,經(jīng)核實(shí)收回借閱單后才能離開。
6、摘錄、復(fù)制檔案需經(jīng)檔案管理人員同意,復(fù)制檔案還需填寫申請(qǐng)單,摘錄件、復(fù)制件經(jīng)檔案管理人員核對(duì)(內(nèi)容、頁數(shù)、份數(shù))無誤后由檔案室蓋章后方有效。
第四節(jié)檔案的保管制度
1、單位黨、政、工、團(tuán)、教學(xué)、會(huì)計(jì)等檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
2、每年檔案按要求分類整理,編好案卷歸檔號(hào)。
3、檔案按類、年分別排列入架。
4、檔案資料的收入和移出要有登記和統(tǒng)計(jì),并按規(guī)定向上級(jí)報(bào)告檔案工作的基本情況。
5、借閱檔案要有登記。
6、定期檢查檔案保管狀況,對(duì)永久、長期檔案已破損、退色的要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。
第五節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)制度
1、檔案統(tǒng)計(jì)工作必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)。
2、檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)字要實(shí)事求是,如實(shí)反映情況,防止弄虛作假。
3、按時(shí)按規(guī)定向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送《檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表》。
4、檔案統(tǒng)計(jì)資料要妥善保存。
5、做好檔案利用效益的統(tǒng)計(jì),凡獲有一定經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益的利用情況,要填寫檔案利用情況登記表。
第六節(jié)檔案移交制度
1、移交文件材料必須填寫《檔案材料移交清單》一式兩份,雙方各執(zhí)一份。
2、檔案管理人員變動(dòng)時(shí),要做好檔案的移交工作,認(rèn)真辦理交接手續(xù)。
第七節(jié)檔案鑒定銷毀制度
1、檔案鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn),全面地考察檔案的價(jià)值,正確地制定檔案保管期限,確保檔案的質(zhì)量。
2、鑒定工作必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行,由辦公室主任主持該項(xiàng)工作,由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),由檔案部門組成鑒定小組。
3、鑒定人員直接地具體地審閱每個(gè)案卷的內(nèi)容,重要的案卷還要求一頁一頁地審閱文件內(nèi)容,判定檔案價(jià)值,確定存毀意見。
4、銷毀失去保存價(jià)值的檔案,應(yīng)逐頁登記造冊(cè),經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、上級(jí)部門審核后才能進(jìn)行。
5、銷毀文件檔案,必須依規(guī)定在指定的地點(diǎn)進(jìn)行。
6、銷毀檔案必須有2人以上監(jiān)督銷毀,防止丟失泄密。
7、監(jiān)銷人員監(jiān)銷后在銷毀檔案清冊(cè)上注明銷毀日期并簽名蓋章。
第八節(jié)檔案的預(yù)立卷制度
學(xué)校檔案預(yù)立卷是學(xué)校檔案管理的基礎(chǔ)工作之一,是學(xué)校實(shí)行部門立卷制度的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。規(guī)范我校的檔案預(yù)立卷工作,對(duì)做好平時(shí)歸檔工作,提高立卷質(zhì)量,方便歸檔前的查利用具有重要作用。
為了促進(jìn)我校檔案管理水平的整體提高,現(xiàn)就加強(qiáng)我校檔案預(yù)立卷工作提出如下條例:
1、確立和堅(jiān)持平時(shí)歸卷制度,做好收集、整理,并按類目歸卷,便于查找利用。
2、建立規(guī)范的預(yù)立卷類目表,并依次設(shè)置條款編號(hào)。
3、立卷部門可根據(jù)工作實(shí)際向檔案室提出對(duì)預(yù)立卷類目進(jìn)行調(diào)整建議。
4、明確預(yù)立卷工作職責(zé),檔案室人員負(fù)責(zé)對(duì)立卷部門的預(yù)立卷工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)并檢查平時(shí)歸卷情況。
第四章各級(jí)各類檔案工作職責(zé)
第一節(jié)檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、分管校長職責(zé):認(rèn)真貫徹《檔案法》,規(guī)劃本校的檔案工作,并把檔案管理工作落在實(shí)處,加強(qiáng)檔案管理的教育,增強(qiáng)全體教職工的檔案意識(shí),努力創(chuàng)造條2、件,不斷促進(jìn)本校檔案工作發(fā)展。
3、辦公室主任職責(zé):領(lǐng)導(dǎo)檔案室工作,認(rèn)真貫徹宣傳《檔案法》,強(qiáng)化檔案工作,積極開發(fā)檔案信息資源,為本校各項(xiàng)工作提供服務(wù)。
4、各處室主任:落實(shí)本處室兼職檔案員,加強(qiáng)對(duì)處室檔案員考核,以確保處室的材料收集齊全、整理規(guī)范、按時(shí)歸檔。
5、對(duì)網(wǎng)絡(luò)人員工作進(jìn)行年度考核,實(shí)行獎(jiǎng)懲辦法,鼓勵(lì)先進(jìn),促使檔案納入學(xué)校考核范圍。
第二節(jié)文書工作人員職責(zé)
1、必須嚴(yán)格執(zhí)行《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》,文書處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。
2、負(fù)責(zé)公文的收發(fā)、公辦、用印、立卷、歸檔,上級(jí)來文和部門的文件材料必須分類登記,專柜保存。
3、嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,不得將文件隨意亂放、折疊、丟失或帶回家,調(diào)借閱文件材料發(fā)須登記。
4、按公文寫作的規(guī)定和要求,認(rèn)真做好公務(wù)文書的擬寫、校對(duì)工作和發(fā)文登記。
5、參加校內(nèi)召開的各類會(huì)議時(shí),認(rèn)真做好出席統(tǒng)計(jì)和會(huì)議記錄。
6、堅(jiān)持平時(shí)立卷,按時(shí)完成每年的立卷歸檔任務(wù)。
7、認(rèn)真做好文件清退工作。
第三節(jié)檔案工作人員職責(zé)
1、嚴(yán)格按照《檔案法》集中統(tǒng)一管理本校各類檔案,為教育科研、教學(xué)等工作服務(wù)。
2、要忠于職守、刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識(shí),嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作制度。
3、認(rèn)真做好各類檔案的接收、歸檔工作,把好案卷質(zhì)量關(guān),對(duì)各處室歸檔的案卷,逐一審查、登記,對(duì)不符合要求的堅(jiān)決退回,及時(shí)改正。
4、凡設(shè)備開箱、基建項(xiàng)目竣工,檔案人員必須到現(xiàn)場收集有關(guān)資料。
5、做好督促、指導(dǎo)工作,定期召開檔案網(wǎng)絡(luò)人員會(huì)議,進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
6、定期核對(duì)清點(diǎn)檔案,保持帳物相符。
7、定期檢查檔案庫房,嚴(yán)格“八防”措施。維護(hù)檔案的完整與安全,如發(fā)現(xiàn)案卷污損應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。
8、在每年6月底和12月底以前做好上一年度檔案的排列入庫工作,編制案卷目錄,并及時(shí)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送《檔案工作基本情況表》。
9、積極主動(dòng)開展檔案提供利用服務(wù),做好編研工作。
第四節(jié)檔案網(wǎng)絡(luò)人員職責(zé)
1、嚴(yán)格遵照《檔案法》實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理的原則。
2、負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門本年度所形成的文件材料。
3、本部門形成的文件材料不得用圓珠筆、彩色筆、鉛筆書寫。
4、做好上級(jí)來文和外出人員開會(huì)帶回文件的收集、登記工作。
5、及時(shí)向檔案室提供信息,協(xié)助檔案室做好平時(shí)立卷歸檔工作。
6、主動(dòng)與檔案室辦理一年一度的移交工作。
7、每一次活動(dòng)結(jié)束后,應(yīng)及時(shí)向檔案室移交有保存價(jià)值的各種文字、圖象等不同形式的歷史記錄。
第五節(jié)電子檔案工作職責(zé)
1、電子文件從形成到歸檔的管理過程中,應(yīng)明確職責(zé),責(zé)任到人。電子文件的形成、承辦、運(yùn)轉(zhuǎn)、整理等工作由承辦部門負(fù)責(zé);電子文件歸檔案管理的日常監(jiān)督、指導(dǎo)和保管開發(fā)利用等工作,由本校檔案室負(fù)責(zé)。
2、本校檔案的電子文件,與其他門類和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,檔案室配備計(jì)算機(jī)系統(tǒng),使歸檔的電子文件能有效機(jī)讀。
3、專職檔案員應(yīng)具備計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí),熟悉計(jì)算機(jī)系統(tǒng),積極主動(dòng)提供服務(wù),發(fā)揮歸檔電子文件的作用。
第五章檔案分類及檔案人員網(wǎng)絡(luò)圖
文書檔案:黨支部、校長室、教導(dǎo)處、總務(wù)處、工會(huì)、團(tuán)隊(duì)
教學(xué)檔案:綜合類、學(xué)籍管理類、課堂教學(xué)類、德育教育類、藝術(shù)科技教育類、衛(wèi)生工作類、教材類、教師隊(duì)伍建設(shè)類
會(huì)計(jì)檔案:憑證類、帳冊(cè)類、報(bào)告類、其它
基建檔案:項(xiàng)目
設(shè)備檔案:辦公(輔助)設(shè)備、交通工具
科研檔案:課題、論文
聲像檔案:照片、底片
電子檔案:光盤、磁盤
榮譽(yù)檔案:獎(jiǎng)狀、證書、獎(jiǎng)牌(杯)、其它
教師業(yè)務(wù)檔案:語、數(shù)、處、政史地心、理化生、音體美勞計(jì)(正副本)
檔案管理制度8
第一章總 則
第一條人事檔案工作是人力資源管理工作的重要基礎(chǔ)工作之一,是檔案工作的重要組成部分。人事檔案是員工個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐的記錄,是歷史、全面地考察了解和正確選拔、用人的重要依據(jù)。
第二條 員工人事檔案由人力資源部集中保管,其任務(wù)是:收集、保管、鑒別、整理員工人事檔案材料,辦理檔案的查詢、借用和轉(zhuǎn)遞,建立科學(xué)的檔案檢索工具。調(diào)查研究檔案工作情況,逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。
第三條貫徹執(zhí)行國家關(guān)于員工人事檔案工作的法令、政策和規(guī)定,結(jié)合我司的實(shí)際情況制定員工人事檔案工作的規(guī)章制度,并負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況。
第四條嚴(yán)格執(zhí)行員工人事檔案使用借閱規(guī)定,嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,同時(shí)確保檔案的安全。
第二章 人事檔案歸檔范圍和要求
第五條歸檔范圍
(一)在人力資源工作中形成的履歷表、簡歷表、自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。
(二)鑒定、考核、考察工作中形成的有關(guān)材料;民主評(píng)議干部的綜合材料,組織審定的考察材料等。
(三)審計(jì)工作中涉及個(gè)人的有關(guān)處分材料。
(四)成人教育(大中專)、黨校、學(xué)生(學(xué)員)登記表、考生登記表、學(xué)習(xí)成績表、畢業(yè)生登記表、鑒定表、授予學(xué)位的材料、學(xué)歷證明書、學(xué)習(xí)鑒定、博士后研究人員工作期滿登記表等材料。
(五)評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職稱工作中形成的有關(guān)材料:專業(yè)技術(shù)職稱任職資格申報(bào)表、聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表及考核材料等。
(六)政審工作中形成的材料:調(diào)查報(bào)告,審查報(bào)告,上級(jí)批復(fù),本人對(duì)結(jié)論的意見,檢查交代或情況說明材料;作為結(jié)論依據(jù)的調(diào)查證明、證據(jù)材料:甄別、復(fù)查結(jié)論(意見、決定)、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。
(七)更改姓名、民族、出生日期、國籍、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加革命工作時(shí)間等工作中形成的有關(guān)材料;個(gè)人申請(qǐng)、組織審查報(bào)告及所依據(jù)的`證明材料,上級(jí)批復(fù)等材料。
(八)黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的有關(guān)材料:
1、中國共產(chǎn)黨入黨志愿書(已批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正的)、入黨申請(qǐng)書、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、自傳、綜合性政審材料及有關(guān)的證明、考察材料;團(tuán)員登記表、民主評(píng)議黨員中認(rèn)定不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要事實(shí)的依據(jù)材料;取消預(yù)備黨員資格的組織意見,退黨材料。
2、中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書、申請(qǐng)書、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料。
3、加入民主黨派的有關(guān)材料。
(九)表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的有關(guān)材料:
勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者、優(yōu)秀黨務(wù)工作者、優(yōu)秀黨、團(tuán)員等審批表,立功、嘉獎(jiǎng)、通報(bào)表揚(yáng)等以及在其他工作中形成的表彰材料。
(十)紀(jì)律檢查、監(jiān)察、法律部門和行政管理部門工作中形成的有關(guān)材料;處分決定,免予處分的意見,上級(jí)批復(fù),核實(shí)(調(diào)查)報(bào)告,本人檢查、交待、對(duì)處分決定的意見;撤消處分的有關(guān)材料;法院判決書;復(fù)查甄別報(bào)告,決定(結(jié)論)、上級(jí)批復(fù)等。
(十一)任免、調(diào)動(dòng)、軍隊(duì)干部轉(zhuǎn)業(yè)安置工作中形成的有關(guān)材料:任免審批表;考察材料;軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表;授予(晉升)軍(警)銜審批表;轉(zhuǎn)業(yè)鑒定;定職、定級(jí)材料;離退休審批表等材料。
(十二)考試錄用形成的有關(guān)材料:錄用審批表,聘用審批表和合同書,政審結(jié)論和有關(guān)證明材料,辭退材料,辭職審批材料等。
(十三)辦理工資、待遇等工作中形成的材料:轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表、各種工資變動(dòng)審批表,提職晉級(jí)和獎(jiǎng)勵(lì)工資審批表;享受專家特殊津貼的呈報(bào)表;解決各種待遇問題的審批表,批復(fù)材料等。
(十四)辦理出國(出境)審批工作中形成的有關(guān)材料:因公出國(出境)審批表、備案表;因私出國(出境)審批表等材料。
(十五)參加區(qū)縣級(jí)以上(包括區(qū)縣級(jí))黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議和工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會(huì),以及民主黨派代表會(huì)議的代表登記表等。
(十六)健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關(guān)材料:有嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表,工傷致殘?jiān)\斷書,確定致殘等級(jí)的有關(guān)材料,新錄用人員體檢表等。
(十七)其它起重要依據(jù)作用的材料。
第六條收集方法
(一)為了使員工檔案能夠適應(yīng)人力資源管理工作的需要,要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集員工任免、調(diào)動(dòng)、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績、廉的材料,充實(shí)檔案的內(nèi)容。
(二)建立主動(dòng)送交員工檔案材料歸檔的工作制度,及時(shí)地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。
(三)有計(jì)劃地布置填寫員工履歷表、鑒定、自傳等,并及時(shí)將這些材料補(bǔ)充進(jìn)員工檔案。
(四)人力資源部要嚴(yán)格執(zhí)行中組部有關(guān)人事檔案收集歸檔的各項(xiàng)規(guī)定,主動(dòng)和有關(guān)部門協(xié)調(diào)好檔案的收集方法和程序,以使員工檔案材料及時(shí)完成歸檔。
檔案管理制度9
第一章總則
為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整、及時(shí),根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國檔案法》及財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合本公司實(shí)際情況,制定本辦法。
第二章會(huì)計(jì)檔案管理部門
1、公司檔案主管部門和財(cái)務(wù)部門共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。會(huì)計(jì)檔案的具體管理工作由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé),由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)在專門地點(diǎn)保管。保管地點(diǎn)應(yīng)具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。
2、財(cái)務(wù)部門及公司內(nèi)部有關(guān)的分公司、子公司、必須建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
第三章會(huì)計(jì)檔案歸檔的范圍
1、會(huì)計(jì)憑證:包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表,涉及對(duì)外對(duì)私改造資料,銀行存款(借款)對(duì)賬單及余額調(diào)節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。
2、會(huì)計(jì)賬簿:包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助登記簿等。
3、財(cái)務(wù)報(bào)告:包括《會(huì)計(jì)制度》規(guī)定和主管部門臨時(shí)通知編報(bào)的主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào),月、季、年度會(huì)計(jì)報(bào)表,報(bào)表附注及財(cái)務(wù)情況說明書。上級(jí)主管部門對(duì)報(bào)告的批復(fù)及社會(huì)審計(jì)的審計(jì)報(bào)告。
4、其他會(huì)計(jì)核算資料:凡與會(huì)計(jì)核算緊密相關(guān)的,由會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)辦理的有參考價(jià)值的數(shù)據(jù)資料。
5、增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。
第四章會(huì)計(jì)檔案的整理
會(huì)計(jì)年終了后,應(yīng)將裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷。各種會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案材料的關(guān)聯(lián)性,分門別類地組成幾個(gè)類型的.案卷,將各卷按順序編號(hào)。
1、會(huì)計(jì)憑證。
。1)按月立卷:每月末將裝訂成冊(cè)的憑證,統(tǒng)一登記案卷目錄,每月立卷一份。
。2)分散裝訂:根據(jù)憑證的多少,分散裝訂,做到整齊、牢固、美觀。
。3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號(hào)碼、裝訂人簽章等。
2、會(huì)計(jì)賬簿
各種會(huì)計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其他均需整理妥善保管。
。1)會(huì)計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣,不填其他內(nèi)容。
。2)會(huì)計(jì)賬簿在裝訂前,應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù),核對(duì)各個(gè)賬戶賬面是否齊全,是否按順序排列。
(3)活頁賬簿支空白頁后,將本賬面數(shù)項(xiàng)填寫齊全,撤去賬尺,用堅(jiān)固耐磨的紙張做封面、封底,裝訂成冊(cè)。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。
。4)會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序:會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面―賬簿啟用表―賬戶目錄―按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁―會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底。
。5)裝訂后的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角,掉頁現(xiàn)象。
。6)賬簿裝訂的封口處,應(yīng)加蓋裝訂人的印章。
。7)裝訂后,會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號(hào)。
。8)會(huì)計(jì)賬簿的編號(hào)為一年一編,編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。
3、會(huì)計(jì)報(bào)表
會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后,留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊(cè),年度終了統(tǒng)一歸檔保管。
第五章會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管
1、當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由財(cái)務(wù)部門保管一年,期滿后存入檔案并由專人保管。
2、會(huì)計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。
3、機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),應(yīng)辦理交接手續(xù),由原管理人員編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),將全部案卷逐一點(diǎn)交,按管人員逐一接收。
第六章會(huì)計(jì)檔案的借閱使用
1、財(cái)務(wù)部建立會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)和借閱登記清冊(cè)。
2、凡需借會(huì)計(jì)檔案人員,須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可辦理調(diào)閱手續(xù)。
3、借閱會(huì)計(jì)檔案人員,不得在案卷中標(biāo)畫,不得拆散原卷冊(cè),更不得抽換。
4、借閱會(huì)計(jì)檔案人員,不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶出外,特殊情況,須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的,須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。
第七章各種會(huì)計(jì)檔案保管期限
1、會(huì)計(jì)憑證保管15年。
2、會(huì)計(jì)賬簿保存15年,其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保25年。
3、會(huì)計(jì)報(bào)表保存10年,其中年度決算表永久保存。
4、發(fā)貨票保管5年。
第八章會(huì)計(jì)檔案的銷毀
1、會(huì)計(jì)檔案保管期滿,需要銷毀時(shí)由檔案部門提出銷毀清單,匯同財(cái)務(wù)部門共同鑒定后,編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),報(bào)經(jīng)主管經(jīng)理和上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后,方可銷毀。對(duì)其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證,應(yīng)單獨(dú)抽出,另行立卷,由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時(shí)為止。
2、按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)由檔案部門和財(cái)會(huì)部門、審計(jì)部門共同派人監(jiān)銷,監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案以前要認(rèn)真清點(diǎn)、核對(duì),銷毀后,在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況以書面形式報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
第九章附則
本制度自頒布之日起實(shí)施,未涉及情況按國家有關(guān)規(guī)定處理。
檔案管理制度10
為了加強(qiáng)體育教學(xué)檔案管理工作,提高體育教學(xué)檔案的質(zhì)量和科學(xué)管理水平,體現(xiàn)體育組的教學(xué)情況,實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化,規(guī)范化和現(xiàn)代化,更好地為體育組的教學(xué)服務(wù),特制定本制度:
一、歸檔
體育教學(xué)文件材料歸檔是指把體育組在教學(xué)過程中形成的具有保存價(jià)值的資料和文件,按照分類保管的辦法集中存放,以供檢索、查閱。
二、歸檔范圍
1、教育局及學(xué)校有關(guān)體育教學(xué)的文件;
2、體育組人員組成及變動(dòng)情況,教師業(yè)務(wù)情況登記表,教師基本情況材料(含學(xué)歷、學(xué)位、職稱、履歷、業(yè)務(wù)情況獎(jiǎng)懲、科研成果等的原件或復(fù)印件);
3、教學(xué)改革方案、計(jì)劃;
4、教材、教學(xué)參考資料,各種圖片、聲像資料;
5、典型教案、體育教師備課計(jì)劃及記錄;
6、教學(xué)進(jìn)度表;
7、教學(xué)總結(jié)與考核;
8、運(yùn)動(dòng)會(huì)方案、比賽過程圖片、比賽結(jié)果;
9、學(xué)生考試成績及學(xué)生體質(zhì)與健康測試達(dá)標(biāo)情況;
10、學(xué)生在各類體育比賽中的獲獎(jiǎng)證書。
三、歸檔程序
。ㄒ唬┬纬煞e累
1、在教學(xué)過程中,各體育教師把自己的有關(guān)需歸檔的材料整理完畢并寫好目錄,裝訂后交體育組檔案管理員(如果沒有專職管理員的,一般由體育組組長兼任)歸檔;
2、體育組檔案管理員按文件材料分類列表歸檔,并定期整理。
(二)整理組卷
1、檔案管理員要對(duì)檔案進(jìn)行分類存放,并造冊(cè)存于電腦,以供查閱;
2、卷內(nèi)密不可分的文件材料應(yīng)按正件在前附件在后,印件在前定稿在后的'要求排列;
3、檔案制成要求材料質(zhì)量優(yōu)良、書寫字跡工整,文字清晰。文字書寫禁止使用紅墨水、鉛筆,非檔案專用圓珠筆及復(fù)寫;
4、文件材料收集齊全、完整且審核、簽發(fā)手續(xù)完備;
5、填寫案卷封面各欄目,標(biāo)題要簡短、明確。
4、檔案的查閱
外單位人員要查閱、借閱、復(fù)印檔案的要經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),體育組檔案管理員要將檔案的查閱、借閱、復(fù)印情況進(jìn)行詳細(xì)登記。
5、施行時(shí)間
本制度自20xx年1月1日起施行。學(xué)院實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理制度醫(yī)學(xué)院檔案管理辦法工程檔案管理制度
檔案管理制度11
1、公司須建立安全生產(chǎn)檔案,內(nèi)容包括:安全操作規(guī)程、安全組織機(jī)構(gòu)、安全管理人員檔案、特種作業(yè)人員檔案、傷亡事故統(tǒng)計(jì)表、從業(yè)人員接塵史、安全許可證、安評(píng)報(bào)告、環(huán)評(píng)報(bào)告、隱患整改記錄、文件記錄、職工培訓(xùn)檔案、安全管理人員登記表等;
2、應(yīng)指定專人負(fù)責(zé),認(rèn)真填寫,妥善保管;
3、檔案管理人員對(duì)檔案內(nèi)容的真實(shí)性和數(shù)字的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé);
4、檔案管理人員變動(dòng)時(shí),做好檔案移交工作,不得將檔案和有關(guān)安全資料帶走或散失;
5、及時(shí)做好各類檔案的修訂和完善工作,以適應(yīng)不斷發(fā)展的.安全形勢。
檔案管理制度12
第一章、總則
第一條:為規(guī)范人事檔案管理工作,提高檔案管理水平,有效的保護(hù)和利用檔案,使之科學(xué)化、規(guī)范化、制度化,在企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中充分發(fā)揮人事檔案的作用,更好地為怡通集團(tuán)各項(xiàng)工作服務(wù),特制定本管理制度。
第二條:人事檔案工作是集團(tuán)組織人事工作的重要組成部分,也是集團(tuán)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行集團(tuán)戰(zhàn)略、方針、政策服務(wù)的,是選賢舉能,知人善任,歷史地全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。
第三條:本制度適用于怡通集團(tuán)總部及其各子公司。
第二章、管理職責(zé)
第四條:集團(tuán)企業(yè)管理部人事檔案管理的職責(zé)——
a、負(fù)責(zé)制訂、修改和完善集團(tuán)人事檔案管理的相關(guān)工作管理制度與實(shí)施細(xì)則等規(guī)范;
b、負(fù)責(zé)本制度在各子公司實(shí)施執(zhí)行的具體指導(dǎo)和監(jiān)督檢查;
c、負(fù)責(zé)怡通集團(tuán)戰(zhàn)略決策委員會(huì)成員的人事檔案管理工作;
d、負(fù)責(zé)怡通集團(tuán)各子公司、部門的員工人事檔案管理工作;
e、負(fù)責(zé)對(duì)各子公司的員工人事檔案管理工作進(jìn)行檢查與督導(dǎo)。
第五條:集團(tuán)企業(yè)管理部人事檔案管理的義務(wù)是指導(dǎo)各子公司按本制度要求建立規(guī)范的檔案管理程序、規(guī)范檔案管理行為。
第六條:各子公司行政部門人事檔案管理的職責(zé)就是負(fù)責(zé)執(zhí)行本制度,按其要求建立規(guī)范的'人事檔案管理;負(fù)責(zé)管理企業(yè)管理部所有員工人事檔案管理工作。
第三章、人事檔案內(nèi)容
第七條:人事檔案一式兩套(原件由各子公司行政部保管、復(fù)印件由集團(tuán)人事部統(tǒng)一管理),是由歷史地、全面地反映員工情況的有關(guān)材料構(gòu)成,主要有如下幾類:
a、履歷材料(包括個(gè)人的簡歷資料、學(xué)歷、資格證等);
b、考核、考察材料;
c、獎(jiǎng)勵(lì)及處分材料;
d、培訓(xùn)記錄及外訓(xùn)協(xié)議等材料;
e、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、錄用、任免、聘用、離職材料;
f、其他可供企業(yè)用人參考的資料。
第四章、檔案編號(hào)管理
第八條:各子公司行政部門必須按照OA管理系統(tǒng)中的員工編號(hào)(即:工號(hào))進(jìn)行編號(hào),每100個(gè)檔案做一個(gè)標(biāo)記,方便查找。
由其他單位轉(zhuǎn)入的員工檔案,按照轉(zhuǎn)入單位的編號(hào)更換編號(hào)(轉(zhuǎn)出單位辦理離職手續(xù))。
第五章、人事檔案的收集與整理
第九條:日常收集員工履歷表、試用期考評(píng)表、各種獎(jiǎng)勵(lì)、職務(wù)任免、崗位/待遇調(diào)整表、續(xù)簽合同等材料。
各子公司人事檔案管理人員必須在每次招聘結(jié)束后的七日之內(nèi)(試崗期結(jié)束),必須將新進(jìn)員工的人事檔案收集、整理并進(jìn)行歸檔。
日常新進(jìn)人員的人事檔案必須于辦理入職手續(xù)兩日之內(nèi),將將新進(jìn)員工的人事檔案收集、整理并進(jìn)行歸檔。
第十條:各子公司行政部門的人事專員在以下幾個(gè)時(shí)段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。
1、新員工報(bào)到時(shí)
新員工報(bào)到后,收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后,統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi),并在檔案袋封面右上方書寫上檔案袋編號(hào)(口取紙)、員工姓名、性別。結(jié)束試崗期后的三個(gè)工作日之內(nèi),將以下檔案、證件和資料進(jìn)行再次歸檔:《許昌怡通集團(tuán)應(yīng)聘人員求職表》(必須要有面試評(píng)價(jià)表及審批人意見簽署);⑵ 身份證(雙面都印在同一頁上,A4紙)、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件;
2、員工辦理正式入職手續(xù)時(shí)
員工結(jié)束七天試用期后的三個(gè)工作日之內(nèi),將以下檔案、證件和資料進(jìn)行再次歸檔:
。1)《許昌怡通集團(tuán)應(yīng)聘人員求職表》(必須要有面試評(píng)價(jià)表及審批人意見簽署);
、 身份證(雙面都印在同一頁上,A4紙)、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件
3、員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時(shí)
員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后,各級(jí)人力資源部門人事專員必須將以下資料收集齊后,歸入該員工的檔案袋:該員工的《應(yīng)聘求職表》、《試用期考評(píng)表》;《勞動(dòng)合同》、《保密協(xié)議》;4、員工辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)時(shí)
各級(jí)人力資源部門,在完成員工調(diào)動(dòng)手續(xù)的三個(gè)工作日內(nèi)將員工調(diào)動(dòng)手續(xù)資料裝入該員工的檔案內(nèi),具體的資料有:《崗位/待遇調(diào)整表》;⑵、《工作交接表》;
、恰ⅰ段募䴔n案資料移交明細(xì)表》、《物品資產(chǎn)移交明細(xì)表》、《客戶資料移交明細(xì)表》、《待辦工作(事宜)移交明細(xì)表》;
5、員工辦理離職手續(xù)時(shí)
各級(jí)人力資源部門人事專員,在辦完員工離職手續(xù)的三個(gè)工作日內(nèi),將離職相關(guān)資料裝入該員工的檔案內(nèi),必須裝入的資料有:該員工的書面離職申請(qǐng)書;《離職清算表》⑶、《離職申批表》;
、取ⅰ秵T工離職工作移交表》;
、、《文件檔案資料移交明細(xì)表》、《物品資產(chǎn)移交明細(xì)表》、《客戶資料移交明細(xì)表》、《待辦工作(事宜)移交明細(xì)表》。
第十一條:每年一季度按公司檔案管理辦法對(duì)上一年的人事檔案進(jìn)行整理、組卷。人事檔案的收集范圍:本管理制度第三章中所列的檔案內(nèi)容涉及的相關(guān)材料。
第十二條:在整理過程中,不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。
第六章、人事檔案的借閱與移交
第十三條:凡借用人事檔案,必須填寫《人事檔案借閱登記表》,由人力資源部門的負(fù)責(zé)人核實(shí)理由,經(jīng)企業(yè)管理部領(lǐng)導(dǎo)簽批后,方可借出,借出的檔案必須在7天內(nèi)歸還,如確因工作需要,可辦續(xù)借手續(xù)。
借閱檔案的人員,對(duì)檔案應(yīng)妥善保管,不得遺失、泄密和污損,不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換,不得復(fù)印。
第十四條: 人事檔案的移交分為人事檔案移交和人事檔案管理人員工作變動(dòng)移交兩種。
第七章、其他規(guī)定
第十五條:凡是公司的員工(正式員工、試用員工和臨時(shí)員工)都必須建立檔案正本,是否建立副本,根據(jù)工作需要由人力資源部自行確定。
第十六條:檔案管理人員應(yīng)具有良好的思想素養(yǎng),按受過正規(guī)的檔案管理培訓(xùn),在工作中須嚴(yán)格遵守保密制度。
第十七條:不得擅自處理或銷毀檔案材料,應(yīng)按公司檔案管理制度進(jìn)行檔案保管和檔案銷毀。
第十八條:集團(tuán)人事部定期或不定期地對(duì)各子公司的人事檔案管理工作進(jìn)行檢查與督導(dǎo),檢查中凡發(fā)現(xiàn)不按照以上規(guī)定予以辦理執(zhí)行的,視情節(jié)輕重,處罰人事檔案管理員50—200元,其所屬各子公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)連帶責(zé)任,處罰100—200元。
第十九條:各子公司人事檔案管理人員是定崗管理,凡與原人事檔案管理人員的變動(dòng)(包括換崗、離職、增減其他工作量)的,必須報(bào)經(jīng)集團(tuán)企業(yè)管理部,批準(zhǔn)后方可執(zhí)行,否則直接處罰當(dāng)事人50—200元,各子公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶責(zé)任,處罰50—200元。
第二十條:獎(jiǎng)懲投訴
員工對(duì)本人或他人的獎(jiǎng)懲在以事實(shí)為依據(jù)的前提下可以越級(jí)投訴,也可以直接投訴到集團(tuán)人事部。
受到投訴的獎(jiǎng)懲在抽查時(shí)可暫停,待調(diào)查清楚后再予以處置。
1、投訴調(diào)查結(jié)果屬實(shí)的,撤消原獎(jiǎng)懲決定,可以對(duì)員工投訴他人獎(jiǎng)懲的進(jìn)行表揚(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)。
2、投訴調(diào)查結(jié)果不屬實(shí)的,維持原獎(jiǎng)懲決定,并對(duì)投訴員工進(jìn)行教育,要規(guī)范其行為和思想,注重事實(shí);若純屬造謠生事的,可以對(duì)投訴員工予以行政記過處罰。
第二十一條:本制度最終解釋權(quán)歸集團(tuán)企業(yè)管理部。
第二十二條:本制度從下發(fā)之起實(shí)施。
人事檔案借閱申請(qǐng)表
日期:20 年 月 日申請(qǐng)單位申請(qǐng)部門申請(qǐng)人借用查閱人事檔案事由借用查閱人事檔案內(nèi)容被查閱
單位部門被查閱人查閱檔案編號(hào)查閱部門經(jīng)理意見被查閱部門經(jīng)理意見人事部領(lǐng)導(dǎo)意見企業(yè)管理部部長意見人事檔案借閱登記表序號(hào)日期時(shí)間檔案借閱人信息檔案歸屬人信息歸還日期歸還時(shí)間檔案保管人單位/部門借閱人單位被借閱人檔案編號(hào)
人事檔案移交表需調(diào)動(dòng)檔案信息單位部門檔案歸屬人檔案編號(hào)1、2、3、4、5、6、7、8、手續(xù)會(huì)簽檔案調(diào)出單位檔案管理員檔案調(diào)出檔案人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字檔案調(diào)入單位檔案管理員檔案調(diào)入檔案人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字集團(tuán)人事部領(lǐng)導(dǎo)意見企業(yè)管理部部長意見
檔案管理制度13
。ㄒ唬┛倓t
1、為了加強(qiáng)師資管理,及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才培養(yǎng)人才,不斷搜集、積累教師業(yè)務(wù)水平情況,對(duì)教師教學(xué)科研水平進(jìn)行考核,必須建立健全教師業(yè)務(wù)檔案,充分發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案在對(duì)教師進(jìn)行考核、評(píng)估、晉升、獎(jiǎng)懲方面的作用,特制定本辦法。
2、教師業(yè)務(wù)檔案主要收集和記載教師在教育教學(xué)、科研活動(dòng)中形成的主要成果材料(教學(xué)任務(wù)完成情況、教學(xué)水平、教學(xué)效果、科研論文、專著、教材等以及對(duì)這些材料的評(píng)價(jià),專家的學(xué)術(shù)鑒定材料、圖片等)。
3、對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案的認(rèn)真收集、整理是加強(qiáng)教學(xué),科研管理的重要舉措之一。
。ǘI(yè)務(wù)檔案搜集
1、建立健全業(yè)務(wù)檔案材料的搜集整理制度,材料要全面、完整、準(zhǔn)確,由專人負(fù)責(zé)管理。
2、通過各種渠道收集教師任課、進(jìn)修、觀摩教學(xué)、改革教學(xué)方法、科學(xué)研究等成果、學(xué)術(shù)活動(dòng)、外語狀況、計(jì)算機(jī)情況、學(xué)術(shù)水平鑒定及參加有關(guān)會(huì)議總結(jié)等材料。
3、對(duì)歸檔材料要驗(yàn)證真?zhèn)魏屯暾c否,要求用黑鋼筆或黑水筆填寫,書寫字跡工整,不得用鉛筆、圓珠筆填寫。
。ㄈI(yè)務(wù)檔案材料的管理
1、對(duì)材料收集整理時(shí)檔案管理的基礎(chǔ)工作,是政績材料向檔案轉(zhuǎn)化的重要步驟,這是項(xiàng)經(jīng)常性的工作。對(duì)接收來的材料,按理卷的'要求進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工整理,大致分為六類;
。1)個(gè)人基本情況:包括登記表、學(xué)歷及職稱復(fù)印件、獎(jiǎng)懲復(fù)印件等;
。2)教學(xué)活動(dòng),包括任課、進(jìn)修、觀摩、改革教學(xué)方法、更新教材、改進(jìn)實(shí)驗(yàn)方法、設(shè)備、措施等;
。3)學(xué)術(shù)活動(dòng),包括參加學(xué)術(shù)研討會(huì)議、學(xué)術(shù)交流,學(xué)術(shù)任職等(具有復(fù)印件)。
。4)科研活動(dòng),包括教學(xué)資料編寫,科研論文,著作科研成果的登記及復(fù)印件;
項(xiàng)目的立項(xiàng)運(yùn)作,完成的情況;
(5)計(jì)算機(jī)、外語考試、培訓(xùn)學(xué)習(xí)情況(證書復(fù)印件);
。6)教學(xué)競賽獲獎(jiǎng)證書、教案、反思及專家評(píng)課資料,業(yè)務(wù)上的工作獎(jiǎng)勵(lì)、鑒定、評(píng)語等據(jù)實(shí)記載(證書復(fù)印件);
2、對(duì)檔案材料的整理工作要求及時(shí)準(zhǔn)確,利于考核、考查材料的準(zhǔn)確程度及學(xué)術(shù)價(jià)值;
3、業(yè)務(wù)檔案的使用,要確定閱檔人員范圍,建立業(yè)務(wù)檔案傳閱制度。
檔案管理制度14
一、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理,確保文件檔案的.完整性、合理性、科學(xué)性,使其為今后工作開展提供參考資料和文獻(xiàn),特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于與公司安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
三、職責(zé)
1、安保部負(fù)責(zé)制定本制度,并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理。
2、各部門負(fù)責(zé)本部門文件檔案的管理,并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核;
3、各部門安全員負(fù)責(zé)本部門文件檔案的收集、歸檔和保管,并適時(shí)將安全生產(chǎn)檔案上報(bào)公司安全職能部門備案。
四、內(nèi)容
1、文件資料的收集
安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:
(1)國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其它要求;
。2)上級(jí)主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會(huì)議資料等;
。3)公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會(huì)議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、住建指示材料等;
(4)安全生產(chǎn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等;、
。5)各種安全活動(dòng)記錄、安全管理臺(tái)賬、事故報(bào)告、安全通報(bào)等;
(6)供應(yīng)商、承包商、施工單位相關(guān)材料等;
。7)安全設(shè)施檢測、檢驗(yàn)報(bào)告、記錄等;
。8)食品安全、職業(yè)衛(wèi)生評(píng)價(jià)報(bào)告等;
2、立卷歸檔
。1)、文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類立卷,保證的齊全、完整,能反映安全生產(chǎn)主要情況,以便保管和利用;
。2)、應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性,立案時(shí)間分永久、長期和短期三種,進(jìn)行時(shí)間整理、分類歸檔;
(3)、安保部在每年1月份前對(duì)上年度的文件資料進(jìn)行歸檔,統(tǒng)一保存;
。4)、各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化,應(yīng)層次分明、編寫頁碼、標(biāo)定卷內(nèi)文件資料目錄;
。5)、不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理,單獨(dú)立卷;
3、檔案保管
。1)、檔案應(yīng)入架、科學(xué)排列,避免暴露和捆扎堆放;
。2)、應(yīng)采取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞;
4、檔案借閱
(1)、文件資料檔案借閱,必須履行借閱手續(xù),借閱檔案要注意保護(hù),不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說明情況,并辦理續(xù)借手續(xù);
。2)、借閱的檔案要注意保密,未經(jīng)許可,不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人;
。3)、歸還檔案時(shí),由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并在借閱登記本上注銷;
5、檔案銷毀
對(duì)于過期并失去保存價(jià)值的文件資料,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定期銷毀,必要時(shí)做好銷毀記錄;
五、相關(guān)記錄
《文件檔案清單》
六、本制度由安保部制定并負(fù)解釋,自發(fā)布之日起實(shí)施。
檔案管理制度15
一、檔案人員崗位責(zé)任制
1、努力學(xué)習(xí)政治理論和專業(yè)知識(shí),不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。忠于職守,遵守紀(jì)律,積極參加各級(jí)各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),并經(jīng)考核取得崗位資格證書。
2、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《湖北省檔案工作條例》,貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統(tǒng)(行業(yè))有關(guān)檔案工作的法規(guī)和規(guī)章,認(rèn)真履行本單位各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。對(duì)造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為的,要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定,追究當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人的行政責(zé)任或刑事責(zé)任。
3、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作,了解本單位各類文件材料的形成過程,掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。
4、切實(shí)做好檔案的收集、分類、整理、編目工作,保證檔案的齊全完整,提高案卷質(zhì)量,力爭達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
5、同鑒定小組其他人員一同定期對(duì)室藏檔案進(jìn)行鑒定,對(duì)已到保管期限的檔案資料認(rèn)真鑒定分析,對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見,造具銷毀清冊(cè),寫出鑒定分析報(bào)告,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,和有關(guān)人員一起進(jìn)行認(rèn)真負(fù)責(zé)地銷毀。
6、保持庫房的整潔衛(wèi)生,檔案案卷排列有序。認(rèn)真做好檔案“八防”工作,堅(jiān)持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況,經(jīng)常核對(duì)檔案資料,做好記錄,及時(shí)處理檔案保管、保護(hù)方面的事故,保證檔案的完整與安全,最大限度地延長檔案壽命。
7、編制科學(xué)的檢索工具,全面熟悉室藏情況,積極主動(dòng)地提供檔案資料,做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作,嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,堅(jiān)持做好查借閱登記和利用效果登記,注意搜集利用效果和信息反饋,編制利用效果實(shí)例和檔案信息。
8、積極開發(fā)檔案信息資源,利用室藏檔案編寫一些有價(jià)值的檔案資料,以滿足各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的需要。
9、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會(huì)、單位工程驗(yàn)收會(huì)、初步竣工驗(yàn)收會(huì)、竣工驗(yàn)收會(huì)等活動(dòng),認(rèn)真接收上述活動(dòng)形成的應(yīng)該歸檔的文件材料,并整理歸檔。
10、做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作,建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,及時(shí)、準(zhǔn)確地向檔案管理部門填報(bào)機(jī)關(guān)檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他調(diào)查統(tǒng)計(jì)表。
11、在做好單位內(nèi)部檔案管理的同時(shí),還要對(duì)單位內(nèi)部各科室和所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。
二、檔案保管制度
1、收進(jìn)、移出檔案和資料,必須認(rèn)真清點(diǎn),嚴(yán)格履行交接手續(xù)。
2、保管檔案和資料,必須使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的卷皮和卷盒,并排列有序,便于查找。
3、檔案資料庫房必須堅(jiān)固,必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等“十防”設(shè)施。
4、隨著氣候變化,做好庫房密閉、通風(fēng)、溫濕度調(diào)節(jié),并適時(shí)進(jìn)行除濕或除塵工作,以防檔案霉變。
5、檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開,但要相對(duì)集中,便于管理。
6、庫房專管人員進(jìn)出庫房,應(yīng)隨手關(guān)門上鎖,非專管人員,不得隨意進(jìn)入庫房。
7、必須定期檢查、清點(diǎn)庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)檔案霉?fàn)、褪變、破損或帳物不符時(shí),必須及時(shí)追查、處理和修復(fù)。因失職而損毀、丟失檔案資料者,按檔案法規(guī)嚴(yán)肅處理。
8、檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí),必須將所保管的檔案和資料清點(diǎn)移交,否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。
三、檔案復(fù)制制度
1、要遵循保密原則,凡涉及保密的檔案不得復(fù)制。
2、復(fù)制檔案中的內(nèi)容,須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)同意,由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。
3、破損的檔案,檔案員要及時(shí)修改和復(fù)制。
4、對(duì)利用較多的檔案,可復(fù)制數(shù)份,以利用使用,并保護(hù)原檔案,減少檔案的磨損。
四、檔案查借閱制度
1、本著方便工作、滿足利用的原則,檔案資料一般不予借出,須在檔案室、閱文室內(nèi)查閱。
2、本處有關(guān)科室因工作需要須借閱檔案,原則上只能在閱文室內(nèi)查閱,確實(shí)要借出的檔案,必須經(jīng)分管處長簽批,方可辦理借閱手續(xù),借閱時(shí)間一般不超過一周。
3、外單位來查找利用檔案者,一律憑單位介紹信,經(jīng)本處領(lǐng)導(dǎo)簽字同意,有關(guān)部門派人陪同,方可查閱。
4、借閱者不準(zhǔn)在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫,不準(zhǔn)涂改撕毀,不準(zhǔn)將檔案材料帶回家或放在不安全的地方,更不準(zhǔn)將檔案保密內(nèi)容外泄。
5、查閱檔案時(shí),禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。
6、借閱者歸還檔案時(shí),應(yīng)填寫利用效果信息反饋,認(rèn)真履行交接簽字手續(xù),如發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改和損壞現(xiàn)象,按照檔案法規(guī)有關(guān)條款及追究責(zé)任。
五、檔案庫房管理制度
為了加強(qiáng)檔案庫房管理,做好檔案的保管和保護(hù)工作,確保檔案的完整與安全,特制定本制度。
1、保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生,整齊美觀,堅(jiān)持不定期查庫,并認(rèn)真做好記載。
2、注意庫房安全。庫內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品及雜物。進(jìn)出庫房隨時(shí)關(guān)門上鎖,不允許非庫房管理人員進(jìn)入庫內(nèi)。
3、定時(shí)測量記錄庫內(nèi)溫度。要求庫內(nèi)溫度控制在14—24℃,相對(duì)濕度控制在45—60%范圍內(nèi),并注意做好空調(diào)機(jī)和去濕機(jī)的定時(shí)開關(guān)工作。
4、搞好庫內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。
5、遇有特殊情況,及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門報(bào)告,保護(hù)現(xiàn)場不受破壞。
六、檔案立卷歸檔制度
1、歸檔范圍
凡是本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有查考利用價(jià)值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實(shí)物以及上級(jí)印發(fā)需要本單位長期執(zhí)行和落實(shí)的各項(xiàng)規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。
2、歸檔時(shí)間
。1)各項(xiàng)管理工作形成的文件材料,各科室應(yīng)在工作完成后及時(shí)向綜合檔案室移交。
。2)堤防建設(shè)工程在立項(xiàng)之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時(shí)間移交給綜合檔案室。
(3)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案,由財(cái)務(wù)科按照歸檔要求整理裝訂成冊(cè),保管一年后移交給綜合檔案室。
3、歸檔要求
。1)歸檔的文件材料一般一式一份,本單位發(fā)文、基建項(xiàng)目檔案一式貳份,堤防建設(shè)項(xiàng)目檔案按上級(jí)要求制定份數(shù)。
。2)自己撰寫的歸檔文字材料,必須用碳素墨水和黑墨水書寫,禁止圓珠筆、復(fù)寫紙書寫,粘貼裝訂要符合檔案技術(shù)保護(hù)要求。
。3)歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚,便于利用。
。4)歸檔的文件材料必須層次分明,符合形成規(guī)律。
。5)歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的反映各職能部門在各項(xiàng)活動(dòng)中真實(shí)內(nèi)容的歷史過程。
4、歸檔手續(xù)
移交檔案時(shí)要認(rèn)真履行交接手續(xù),填寫檔案移交登記表,一式兩份,經(jīng)清點(diǎn)無誤,雙方簽字后,各自保管一份,以備查找、負(fù)責(zé)。
七、“三納入”、“四參加”制度
1、將檔案工作納入到堤防處工作計(jì)劃,領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程、崗位責(zé)任制中。
2、堤防處有關(guān)會(huì)議要有檔案部門或?qū)#妫┞殭n案人員參加。
3、工程項(xiàng)目建設(shè)、科研、設(shè)備安裝、調(diào)試等業(yè)務(wù)活動(dòng)要有專(兼)職檔案人員參加。
4、科技項(xiàng)目的鑒定,有檔案專職人員參加。
5、基建、設(shè)備、科研成果驗(yàn)收活動(dòng)有檔案專職人員參加。
檔案人員參加以上活動(dòng)中帶回的圖片資料,必須及時(shí)登記和整理,分類立卷歸檔,不得作為私有,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),從嚴(yán)處罰。
八、檔案史料編研制度
1、綜合檔案室是堤防處檔案史料的收集、管理、開發(fā)、利用的職能部門,編研工作是檔案室的一項(xiàng)重要工作職責(zé)。檔案人員應(yīng)根據(jù)堤防處歲修、防汛、堤防管理過程中形成的檔案史料,堅(jiān)持做到經(jīng)常不斷的搞好編研和開發(fā),以滿足各方面利用檔案史料的需要。
2、根據(jù)堤防處各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作需要,檔案室按規(guī)定搞好檔案全宗介紹、組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、專題文件匯編等必須編寫的檔案史料。
3、深層次的編研工作,可根據(jù)堤防處的特點(diǎn),由檔案部門或組織專門寫作班子集中進(jìn)行編寫。
4、編研的檔案史料,只限堤防處內(nèi)部使用,不得對(duì)外借閱和向社會(huì)公布。如確因工作需要,外借或向社會(huì)公布檔案資料時(shí),必須經(jīng)處分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可辦理手續(xù)。
九、文書材料歸檔制度
1、本單位形成的各種專業(yè)內(nèi)容、各種載體(紙張、膠卷、磁帶)、各種形式(如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等)各類檔案均須及時(shí)送本機(jī)關(guān)綜合檔案室歸檔。
。1)文書檔案,應(yīng)于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。
(2)會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)于形成年度為單位,于決算批準(zhǔn)后,繼續(xù)在財(cái)會(huì)部門保存一年期滿時(shí),向綜合檔案室移交。
。3)科技檔案,應(yīng)分別在一個(gè)科研課題、一個(gè)試制產(chǎn)品、一項(xiàng)工程或其他技術(shù)項(xiàng)目完成或告一段落后及時(shí)歸檔。
。4)其他各種專業(yè)檔案,均必須按其形成規(guī)律,遵守上級(jí)檔案部門或?qū)I(yè)部門的規(guī)定及時(shí)歸檔。
2、凡屬本處職能工作所應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行及憑借指導(dǎo)本機(jī)關(guān)職能工作的,凡記述本處實(shí)際工作或生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)歷史面貌的文件(包括正式文件和一般文件材料)電報(bào)、圖紙(含底圖)圖表、報(bào)表簿冊(cè)(即各種登記簿、帳簿、名冊(cè))和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。
3、歸檔工作,務(wù)須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數(shù)以及每件文件的頁數(shù)均須齊全完整。
4、凡歸檔的文件材料,須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同時(shí)按文件的保存價(jià)值(即永久、長期、短期)組成保管單位(案卷)編目歸檔。
5、歸檔文件材料中的文件與電報(bào)應(yīng)逐一分類立卷。正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批示、轉(zhuǎn)發(fā)文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。
6、按年度歸檔的檔案(如文書、會(huì)議……檔案等),跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)一并歸入復(fù)文件,沒有復(fù)文的請(qǐng)示歸入請(qǐng)示年;跨年度的規(guī)劃歸入針對(duì)的第一年;跨年度的會(huì)議文件歸入會(huì)議開幕年;非訴訟案材料,歸入結(jié)案年。
7、卷內(nèi)文件必須排列有序。一般按責(zé)任者——問題——時(shí)間排列,使同一文件的正件在前附件在后,印件在前定稿在后,重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后;非訴論案件卷,結(jié)論、決定、判決性的文件材料在前依據(jù)材料在后。
8、卷內(nèi)文件,應(yīng)安排列順序逐件逐頁編所在頁號(hào)或件號(hào)。即:
裝訂的卷,在有文字的每頁文件的下面右上角,背面左上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁號(hào);
不裝訂的卷,應(yīng)在每份文件首頁右上角加蓋檔號(hào)章,在章內(nèi)填上順序件號(hào);
圖表和聲像材料,應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號(hào)。
9、凡歸檔案卷,不論永久、長期和短期保存價(jià)值,均須按規(guī)定格式逐卷填寫內(nèi)文件目錄和備考表。
。1)填寫目錄時(shí),不得隨便改變和簡化文件題名(即標(biāo)題);
。2)對(duì)沒有題名或題名(如通知)不能反映文件實(shí)質(zhì)內(nèi)容的文件,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容予以擬制;
。3)對(duì)沒有責(zé)任者(即作者),年、月、日的文件,要考證清楚,補(bǔ)齊后填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);
。4)會(huì)議記錄、應(yīng)填寫每次會(huì)議的`時(shí)間和主要內(nèi)容;
。5)填寫卷內(nèi)文件目錄的字跡要工整;
。6)填寫卷內(nèi)文件的情況說明,應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。無需說明的卷,亦應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時(shí)間填上;
(7)卷內(nèi)文件目錄置于卷首,備考表置于卷尾。
10、聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出所攝聲像的人、物名稱、身份(或職務(wù))及其活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和攝錄者。
11、凡歸檔的文件材料,均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物;如有破損者,應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱;如有字跡擴(kuò)散褪變者,應(yīng)復(fù)制,復(fù)制件與原件一并歸檔。
12、凡歸檔的文件、材料,均須裝訂。凡裝訂的案卷,須按卷內(nèi)文件目錄在其首、備考表在其尾,卷內(nèi)文件依預(yù)先后排列的順序理齊,做到右、下側(cè)齊整;采直徑1—1。5毫米粗細(xì)的紗繩和用“三孔一線”裝訂法裝訂;凡不裝訂的案卷,應(yīng)用細(xì)線和縫紉機(jī)裝卷內(nèi)文件逐件裝訂。
13、歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷目錄……等,必須符合檔案部門規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,并按規(guī)定格式和要求填寫清楚。
14、歸檔案卷的標(biāo)題要簡明、確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,一般應(yīng)由卷內(nèi)文件的負(fù)責(zé)者(即作者)、內(nèi)容和名稱等部門組成,對(duì)責(zé)任者簡稱的使用,要通俗易懂,保持一致。
十、檔案移交制度
1、國家規(guī)定應(yīng)向當(dāng)?shù)貦n案館移交的永久和長期保管檔案,本處必須按規(guī)定時(shí)間辦理移交手續(xù),并妥善保管交接憑證,還應(yīng)在檢索工具上注明。
2、檔案工作人員調(diào)離工作后,必須辦完移交手續(xù)后,方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。
3、對(duì)檔案收進(jìn)、移出、利用銷毀的情況要認(rèn)真登記,為統(tǒng)計(jì)和移交工作作好準(zhǔn)備。
4、移交登記要本著實(shí)事求是的原則,既要有綜合性的報(bào)表,又要有詳細(xì)的明細(xì)表,要做到帳物相符、賬表相符。
十一、會(huì)計(jì)檔案管理制度
為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理與利用,根據(jù)財(cái)政部、國家檔案局頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,結(jié)合本單位實(shí)際,制定本制度。
1、每年形成的會(huì)計(jì)檔案,包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料,均應(yīng)由財(cái)務(wù)科按歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊(cè)。在會(huì)計(jì)年度終了后,暫由財(cái)務(wù)科保管一年,期滿后,編造清冊(cè)全部移交到綜合檔案室保管。
2、檔案室接收保管的會(huì)計(jì)檔案,原則上應(yīng)保持原卷、冊(cè)的封裝,個(gè)別需要拆裝、整理的,應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)科經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清職責(zé)。
3、嚴(yán)格執(zhí)行安全保管制度,謹(jǐn)防損毀,不得失密和泄密。
4、調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案,須由財(cái)務(wù)科長陪同借閱。
5、對(duì)保管期已滿的會(huì)計(jì)檔案,由綜合檔案室提出銷毀意見,經(jīng)處檔案鑒定銷毀小組鑒定,編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)后,方可銷毀,監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章。
十二、聲像檔案管理制度
為了加強(qiáng)聲像(照片、錄相帶)檔案管理,更好地開發(fā)和利用聲像檔案信息資料,特制定本制度。
1、對(duì)聲像檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,確保其完整、系統(tǒng)、安全,以備管理使用。
2、聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理。
3、聲像檔案管理員應(yīng)隨時(shí)收集、征集零散的具有保存價(jià)值的照片、錄相帶。
4、借閱聲像檔案,必須按有關(guān)規(guī)定辦理借閱審批手續(xù),歸還時(shí)按規(guī)定進(jìn)行質(zhì)量檢查、驗(yàn)收。
5、對(duì)收藏的聲像檔案要根據(jù)具體情況定期檢查。
6、嚴(yán)格做好聲像檔案的保密工作。
十三、實(shí)物檔案管理制度
為了加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案的管理和收集、整理工作,有效地保護(hù)和利用實(shí)物檔案,按照《中華人民共和國檔案法》,特制定本制度。
1、對(duì)實(shí)物檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全,以備開發(fā)和利用。
2、實(shí)物檔案范圍包括:錦旗、匾牌、字畫、印章、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯。
3、實(shí)物檔案的歸檔,要求保證實(shí)物的完整、整潔、干凈,注意防火、防潮、防塵。
4、實(shí)物檔案的歸檔時(shí)間要求處屬各科室應(yīng)及時(shí)將實(shí)物檔案移交檔案室歸檔。
5、實(shí)物檔案的借出,必須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),按規(guī)定辦理借出手續(xù),如果展出,要對(duì)展出實(shí)物檔案定期進(jìn)行檢查。
6、實(shí)物檔案如有破損,必須進(jìn)行認(rèn)真修復(fù)和技術(shù)加工,以延長實(shí)物檔案壽命。
7、建立實(shí)物檔案登記和統(tǒng)計(jì)制度,每年檢查一次,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)解決。
十四、檔案保密制度
1、檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī),遵守保密紀(jì)律,明確保密職責(zé),維護(hù)檔案的安全的完整。
2、保密文件材料、檔案的密級(jí)劃分、變更和解密,必須按照國家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料,要妥善保管,絕密檔案要單獨(dú)保管。
3、檔案庫房設(shè)施應(yīng)符合“八防”的要求,要安裝鐵門(防盜門)鐵窗,凡遇重大節(jié)日應(yīng)提前對(duì)庫房的安全保密設(shè)施進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。
4、不該說的國家秘密不說,不該知道的國家秘密不問,不該看的國家秘密不看,不該記錄的國家秘密不記錄。
5、不準(zhǔn)私自或在無保密保障的情況下復(fù)制、使用、存放、銷毀于國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準(zhǔn)將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。
6、不準(zhǔn)借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件,應(yīng)履行審批手續(xù),并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽,不得抄錄和帶出,不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。
7、不準(zhǔn)攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開會(huì)、參觀、學(xué)習(xí)、游覽、探親、訪友和辦私事,如確因工作需要,須經(jīng)保密部門審查批準(zhǔn),同時(shí)指定專人保管。
8、不準(zhǔn)向家屬、子女、親友及其他不應(yīng)知悉者談?wù)搰颐孛堋?/p>
9、定期進(jìn)行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)報(bào)告。
10、不準(zhǔn)隱瞞泄密事件,對(duì)于造成失密、泄密的人員或事件要及時(shí)報(bào)告,并視其情節(jié)依法追究責(zé)任。
十五、檔案鑒定銷毀制度
1、成立檔案鑒定小組,鑒定小組由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長,成員由檔案人員及有關(guān)部門的人員組成。
2、鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價(jià)值鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩,以檔案的保管期限為依據(jù),及時(shí)組織對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。
3、鑒定工作結(jié)束后,要寫出鑒定報(bào)告,在保管單位備考表中注明鑒定意見,由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽名并注明日期,對(duì)無保存價(jià)值需要銷毀的檔案及文件材料,要造出清冊(cè),提出銷毀報(bào)告,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并報(bào)送有關(guān)檔案部門備案,然后方可銷毀。
4、對(duì)已超過保管期限的檔案或文件材料,重新鑒定后,確有保管利用價(jià)值需要延長保管期限的,應(yīng)重新規(guī)定保管期限,其保管期限從第一次鑒定的年限算起。
5、經(jīng)過鑒定,對(duì)延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷,要達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定,鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,檔案部門要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),責(zé)成有關(guān)科室或責(zé)任人負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。
6、銷毀檔案時(shí),監(jiān)銷人員不得少于2人,應(yīng)由檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門派員在指定地點(diǎn)共同監(jiān)銷,監(jiān)銷人員在銷毀以前,應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核實(shí),銷毀后要在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章,并將銷毀情況報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。
7、銷毀檔案時(shí),必須注意保密,監(jiān)銷人員在檔案尚未安全毀掉時(shí)不得離開現(xiàn)場。
8、情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
十六、檔案利用制度
1、本單位檔案僅限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用。凡查借閱檔案,必須履行登記手續(xù),填寫查借閱登記表和利用效果登記表,并將利用結(jié)果及時(shí)向檔案室反饋,任何人不得例外。
2、外單位來查閱檔案資料的人員,必須持有單位介紹信,檢驗(yàn)查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。
3、查閱檔案人員應(yīng)在閱文室、保密室內(nèi)查詢,并保持安靜、衛(wèi)生,不得在室內(nèi)吸煙、喝水,以防損壞檔案。
4、查閱秘密文件必須履行審批手續(xù),嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。
5、借閱檔案時(shí)間一般不超過3天,延長時(shí)間需辦理續(xù)借手續(xù),最多不得超過7天,借用份數(shù)每人每次不得超過3份。
6、借閱者應(yīng)維護(hù)檔案的完整與安全,不得在檔案上亂寫亂畫,不得轉(zhuǎn)借和影印、復(fù)制、拆換、涂改及污損,違者必究。
7、借閱檔案歸還時(shí),檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn),仔細(xì)檢查,并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前,將所借檔案全部歸還,以利保管和利用。
8、凡遇節(jié)假日特殊情況,檔案室有權(quán)隨時(shí)收回借出的檔案、材料,以利安全保密等工作。
9、凡在借閱檔案過程中,造成案卷散失,污損或不歸還者,應(yīng)按《檔案法》及有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。
10、復(fù)制、抄錄檔案資料,要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),抄錄復(fù)制的檔案由檔案員核對(duì)無誤,加蓋公章,方可有效。
11、檔案人員應(yīng)根據(jù)本單位工作的特點(diǎn)按照室藏檔案的內(nèi)容、種類和結(jié)構(gòu),編制科學(xué)的檢索工具和有參考價(jià)值的檔案資料,以提高檔案的查全率。
十七、檔案統(tǒng)計(jì)制度
1、檔案統(tǒng)計(jì)要符合《中華人民共和國統(tǒng)計(jì)法》及其他有關(guān)法規(guī)、規(guī)章要求。
2、檔案統(tǒng)計(jì)包括登記和統(tǒng)計(jì)兩個(gè)部分。檔案室要建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,檔案人吶喊要認(rèn)真細(xì)致地做好檔案收進(jìn)、移出、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、保管的數(shù)量、狀況及結(jié)構(gòu)的登記和統(tǒng)計(jì),還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統(tǒng)計(jì)。
3、檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容與指標(biāo)要保持一致性、穩(wěn)定性和連續(xù)性,不得隨意更改。
4、統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確無誤,情況要真實(shí),結(jié)論要正確,各項(xiàng)數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫,字跡工整、清楚、不得潦草和模糊。
5、及時(shí)、準(zhǔn)確向檔案行政管理部門填寫單位檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他檔案調(diào)查統(tǒng)計(jì)表,統(tǒng)計(jì)表要由領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后方能上報(bào)或歸檔。
6、堅(jiān)持做好溫濕度記錄、掌握庫房溫度變化情況,定期分析研究,采取科學(xué)的降溫去濕措施,使庫內(nèi)溫濕度控制達(dá)到國家和本省規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。
7、檔案室要定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行歸納整理,定期對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的綜合、分析和研究,從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,糾正錯(cuò)誤,更好地認(rèn)識(shí)和了解機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀,掌握發(fā)展規(guī)律,分析發(fā)展趨勢,提高管理水平。
【檔案管理制度】相關(guān)文章:
檔案的管理制度06-09
檔案的管理制度04-24
檔案管理制度05-07
檔案工作管理制度04-27
檔案流程管理制度09-20
檔案借閱管理制度09-01
檔案安全管理制度08-08
工程檔案的管理制度11-12
項(xiàng)目檔案的管理制度11-12
衛(wèi)生檔案的管理制度03-11