文件管理制度
在生活中，我們都跟制度有著直接或間接的聯(lián)系，制度對社會經(jīng)濟、科學技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展，對社會公共秩序的維護，有著十分重要的作用。相信很多朋友都對擬定制度感到非�？鄲腊�，下面是小編幫大家整理的文件管理制度，歡迎閱讀與收藏。
文件管理制度1
一、收文處理
每次收文之后，首先要與發(fā)文通知單對照檢查，看所收文件是否與通知單上所印文件種類、數(shù)量相同，如有不符，應及時向發(fā)文機關(guān)查詢。
二、發(fā)文處理
(一)發(fā)文范圍。文件的發(fā)放，要嚴格按文件特定的發(fā)放范圍和份數(shù)發(fā)放。主干線文件的發(fā)放范圍是市委常委、市政府、市人大、市政協(xié)、市紀檢委、市委各部辦委、各黨委。上級文件的發(fā)放范圍，主要是市人大、市政府、市政協(xié)、市紀檢委。
(二)發(fā)文程序。凡經(jīng)市委辦公室下發(fā)的'文件，都由通信員親自送到各單位。
三、文件日常管理
文件登記、分發(fā)、傳閱后，要實行歸類管理。要留出三份文件存檔。剩余文件存入柜內(nèi)，以備查用；領導閱后文件要通過篩選，留有批示文件，其余銷毀。
四、文件的清繳與銷毀
文件清繳一年兩次。上半年的文件在七月中旬清繳，下半年的文件在下一年的二月中旬清繳，清繳期為十至十五天。每次清繳文件時要下發(fā)文件清繳單。文件的銷毀一年兩次，上半年、下半年各一次。每次清繳文件結(jié)束后，對需銷毀的文件，用專車專人送到指定地點銷毀。
五、文件借閱
(一)借閱文件要認真登記。
(二)絕密級文件，僅在閱文室借閱。未經(jīng)主管領導批準，不準將文件帶出閱文室。
(三)文件借閱后三日內(nèi)要追回。
文件管理制度2
1、目的
規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據(jù)。
2、適用范圍
適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3、職責
3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2綜合管理部負責業(yè)主檔案的管理與控制。
3.3辦公室負責文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4、相關(guān)文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理辦法
5.1文件的產(chǎn)生
5.1.1各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。
5.1.2總經(jīng)理助理對文件進行審核。
5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1受控文件
a)內(nèi)業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質(zhì)量體系的控制要求進行管理的文件;
d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;
e)與服務過程有關(guān)的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經(jīng)營和服務工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:
a)內(nèi)行文、外行文:1
b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件:2
c)與服務過程無關(guān)的合同協(xié)議:3
d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4
e)行業(yè)標準性文件:5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
x-x.x-xx
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數(shù)等,如用必要還應有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等,并要求領用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領,以便對發(fā)放的文件進行統(tǒng)計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的`過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時應立即追回,同時作好文件的補救工作。
5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。
5.6.4機密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定
a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結(jié)及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準。
b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專項審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準。
c)c級機密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負責人批準并向辦公室聯(lián)系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機關(guān)、檢察機關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。
5.7文件的復制、破損和丟失
5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經(jīng)辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數(shù)量,并簽名。
5.7.2文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續(xù)。補發(fā)新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。
5.8文件、資料的更新
文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9文件的作廢與銷毀
5.9.1內(nèi)容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。
5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監(jiān)督。
5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6、使用的記錄表格
序號
名稱
編號
存放地點
存放時間
1
[印制文件登記表]
qr--wd01--02--01
辦公室
一年
2
[存檔備案資料目錄]
qr--wd01--02--02
辦公室
長期
3
[文件分發(fā)登記表]
qr--wd01--02--03
辦公室
一年
4
[文件、資料借閱登記表]
qr--wd01--02--04
辦公室
一年
5
[文件復印登記表]
qr--wd01--02--05
辦公室
一年
6
[文件補發(fā)申請表]
qr--wd01--02--06
辦公室
一年
7
[作廢、銷毀文件登記表]
qr--wd01--02--07
辦公室
一年
起草人:審核人:審批人:
日期:日期:日期:
文件管理制度3
�。ㄒ唬┘夹g(shù)文件、往來文件、工地文件
�。ǘ┛⒐べY料
1、上級主管部門的有關(guān)文件，如施工證、開工證、各種報批報建所要辦理的手續(xù)、文件等。
2、建設單位和施工單位簽訂的工程合同。
3、設計圖紙會審記錄，圖紙變更記錄及確認簽證。
4、施工組織設計方案。
5、施工日志。
6、工程例會記錄及工程整改意見聯(lián)系單。
7、采購的'工程材料的合格證、商檢證及測驗報告。
8、隱蔽工程驗收報告。
9、自檢報告。
10、竣工驗收申請報告。
文件管理制度4
一、編制目的
為維護公司文件收發(fā)和輪閱的規(guī)范性、嚴肅性和安全性,維護公司的利益,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的管理。
三、相關(guān)職責
1、公司員工必須嚴格依照本制度規(guī)定收發(fā)和輪閱文件。
2.綜合辦公室負責文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。
四、文件收發(fā)程序
1.凡上級和有關(guān)部門發(fā)、送本公司的文件,均應由綜合辦公室專人負責開拆、登記。
2.收到文件要及時拆封,及時分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次,對需送閱的文件應登記后及時送閱。時效性較強的會議通知和文件等,應立即交總經(jīng)理閱簽。
3.各類文件送閱前由綜合辦公室負責人擬辦,并提出擬辦意見。
4.經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件,由綜合辦公室專人負責及時轉(zhuǎn)交有關(guān)職能部門辦理。如需復印、打印的.文件,則由承辦部門按規(guī)定辦理。
5.各職能部門需要發(fā)文件,先由各職能部門自行擬稿,經(jīng)部門負責人審稿,交辦公室負責人核稿,再交分管副總經(jīng)理審核,最后由總經(jīng)理簽發(fā)。
6.收到已簽發(fā)的文件后,辦公室專門人員應及時編好文號,確定印制份數(shù),并逐項將文件標題、文號、發(fā)文日期、印編份數(shù)等記入發(fā)文登記簿。同時,留二份與底稿一并歸檔。
7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發(fā),送綜合辦公室郵寄。機密和掛號文件在封發(fā)時需注明,由綜合辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理。
五、文件輪閱程序
1、文件輪閱由辦公室專人負責。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能及時輪閱的,應將文件送回,待后補閱。
2.輪閱時不得擅自將有關(guān)輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應經(jīng)辦公室負責人同意,辦理有關(guān)登記手續(xù),借閱時間一般不超過五天,復印件應妥善保管。
3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應及時收集、整理,分類存查,并按規(guī)定立卷歸檔。
六、其他
1.本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。
2.本制度最終解釋權(quán)歸綜合辦公室。
文件管理制度5
1.目的
為進一步規(guī)范公司安全文件、檔案管理工作，有效地保障安全生產(chǎn)管理工作的順利進行。根據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》、《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際，制定本制度。
2.適用范圍
適用于本公司安全文件、檔案管理
本制度所稱安全文件、檔案是指在安全生產(chǎn)管理活動中直接形成的，對國家、社會及企業(yè)安全生產(chǎn)具有保存和利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
3.管理體制與職責
3.1公司的安全生產(chǎn)直接責任人負責安全生產(chǎn)檔案工作的領導，指定一位檔案管理員，負責檔案日常管理工作。
3.2安全生產(chǎn)檔案管理員應具有安全生產(chǎn)及檔案專業(yè)知識，集中統(tǒng)一管理本公司安全生產(chǎn)檔案，對各部門、車間的安全生產(chǎn)檔案工作進行監(jiān)督與指導。
3.3安全生產(chǎn)管理檔案員職責
(1)凡是企業(yè)生產(chǎn)及業(yè)務活動中形成的有保存價值的與安全關(guān)聯(lián)性文件材料都應按規(guī)定收集齊全，整理歸檔。
(2)建立健全安全生產(chǎn)檔案管理責任制和規(guī)章制度。
(3)安全生產(chǎn)檔案管理員應忠于職守，認真執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和相關(guān)標準，協(xié)助各職能部門、車間對收集的安全關(guān)聯(lián)歸檔材料的完整程度、準確性以及保存價值進行審核。
(4)公司辦公室負責收集公司領導在企業(yè)安全管理和參加重大安全生產(chǎn)活動中形成的材料。
4.檔案的范圍、收集與移交
4.1安全生產(chǎn)檔案范圍包括以下內(nèi)容：
1)基礎檔案
(1)企業(yè)基本情況；
(2)廠區(qū)平面布置圖；
(3)主要管理人員登記表；
(4)企業(yè)證照文書；
(5)危險化學品登記證；
(6)職業(yè)危害申報表及申報回執(zhí)單；
(7)應急預案備案回執(zhí)單；
(8)重點部位、關(guān)鍵裝置和危險崗位一覽表；
(10)特種設備登記表；
(11)特種作業(yè)人員登記表(附操作證復印件)。
2)組織機構(gòu)
(1)安全生產(chǎn)組織架構(gòu)圖；
(2)關(guān)于成立安全生產(chǎn)領導小組的通知；
(3)關(guān)于任命安全生產(chǎn)管理人員的決定；
(4)關(guān)于印發(fā)安全生產(chǎn)職責和安全管理制度的通知。
(5)其他與安全組織有關(guān)的內(nèi)容。
3)安全職責
各部門、各級人員安全生產(chǎn)職責
4)安全管理制度
安全標準化規(guī)定的安全管理制度。
5)安全操作規(guī)程
6)教育培訓
(1)企業(yè)安全教育培訓計劃；
(2)企業(yè)主要負責人、管理人員的安全教育培訓記錄；
(3)員工三級教育培訓卡；
(4)員工三級安全教育培訓記錄；
(5)特種作業(yè)人員安全教育培訓記錄；
(6)復轉(zhuǎn)崗、“四新”安全教育培訓記錄；
(7)日常安全、宣傳、教育培訓記錄及總結(jié)；
(8)應急救援預案演練記錄及總結(jié)，
(9)其他安全培訓記錄。
7)安全檢查
(1)各級政府及行業(yè)主管部門監(jiān)督檢查所發(fā)的安全檢查指令書、整改通知書等各類執(zhí)法文書；
(2)企業(yè)執(zhí)行各類執(zhí)法文書所采取的措施及上報主管部門的報告；
(3)安全監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件、文書和記錄。
(4)安全檢查及整改通知書(企業(yè)自檢部分)。
(5)車間(部門)、班組例行安全檢查記錄；
(6)各專項安全檢查的計劃安排、檢查記錄；
(7)安全生產(chǎn)領導小組組織季度、年度安全檢查記錄；
(8)各項安全檢查的處理情況及整改驗收記錄；
(9)各項安全檢查的總結(jié)匯報材料；
8)安全投入
(1)全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃；
(2)安全、宣傳、教育培訓投入的情況記錄；
(3)安全隱患整改方面的投入記錄；
(4)勞動防護用品方面的投入記錄；
(5)安全防護設備、設施方面的投入記錄；
(6)安全評價、職業(yè)安全健康管理體系、安全文化建設的投入；
(7)其他與安全有關(guān)的投入。
9)“三同時”
(1)有關(guān)安全設施和勞動防護職業(yè)衛(wèi)生方面“三同時”項目的文件、資料；
(2)“三同時”項目的設計圖紙及相關(guān)資料；
(3)“三同時”項目的竣工驗收報告及相關(guān)資料；
(4)其他與“三同時”項目相關(guān)的文件、資料。
10)防護裝置(含職業(yè)衛(wèi)生設備、下同)
(1)各類安全防護設備的種類及型號等基本情況資料；
(2)各類安全防護設備運行維護保養(yǎng)情況記錄；
(3)應急救援設備的種類、數(shù)量、型號及管理部門、狀況記錄；
(4)其他與安全防護設備相關(guān)的文件、資料和記錄；
11)特種設備
(1)特種設備制造單位、合格證書、使用說明書、安裝技術(shù)文件和資料；
(2)特種設備的定期檢驗記錄；
(3)特種設備的日常使用及維護保養(yǎng)記錄；
(4)特種設備安全附件、安全保護裝置、測量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維修保養(yǎng)記錄；
(5)特種設備運行故障和事故記錄。
12)安全用電
(1)變、配電室運行狀況記錄。
(2)臨時用電申請及拆除記錄；
(3)配電柜(箱)、控制柜(箱)等用電設施運行記錄；
(4)變配電室平面圖及供電系統(tǒng)圖。
13)工傷保險
(1)參加工傷保險員工的名單；
(2)企業(yè)為員工繳納保險費的`憑證或單據(jù)；
(3)發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據(jù)；
(4)其他與工傷保險相關(guān)的文件、憑證或單據(jù)。
14)職業(yè)病防治
(1)本公司內(nèi)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類；
(2)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的預防措施情況；
(3)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位定期檢測檢驗報告；
(4)接觸產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的員工及其身體檢查情況；
(5)確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄；
(6)其他與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。
15)勞動防護用品
(1)各類勞動防護用品發(fā)放記錄；
(2)員工使用和佩戴勞動防護用品的記錄；
(3)其他與勞動防護用品有關(guān)的文件、材料。
16)事故調(diào)查處理
(1)事故調(diào)查收集各類證據(jù)；
(2)事故調(diào)查的相關(guān)會議記錄；
(3)工傷事故調(diào)查處理報告書(表)；
(4)按“四不放過”原則對事故進行處理的文件；
(5)其他與事故相關(guān)的文件、資料。
17)消防安全
(1)消防安全管理制度及落實情況記錄；
(2)消防安全管理組織機構(gòu)和各級消防安全責任人的崗位職責；
(3)消防設施、器材平面布置及應急疏散平面圖；
(4)火險火災應急處置預案框圖及實施細則；
(5)義務消防隊人員名單及其消防裝備情況；
(6)建筑物或者場所施工、使用前的消防設計審核、驗收以及消防安全檢查的文件、資料；
(7)消防設施、器材及防火材料的合格證明材料；
(8)消防設施、器材定期檢查、測試報告以及維修保養(yǎng)記錄；
(9)有關(guān)電氣設備檢測(包括防雷、防靜電)等記錄資料；
(10)火災隱患及其整改情況記錄；
(11)其他與消防安全相關(guān)的文件、資料和記錄。
18)其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的內(nèi)容。
4.2收集與移交
(1)歸檔材料應是企業(yè)開展安全生產(chǎn)標準化管理中形成的各種文件、記錄、臺帳、規(guī)章制度、原始資料、圖片、圖紙、技術(shù)資料等。
(2)歸檔材料應確保完整、準確、系統(tǒng)，反映企業(yè)安全生產(chǎn)標準化管理活動的真實內(nèi)容和歷史過程。
(3)用紙、用筆標準(不用鉛筆、圓珠筆)，字跡清晰。
(4)具有重要保存價值的電子文件，應與內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件同時歸檔。
(5)本公司及各部門在安全生產(chǎn)管理過程中形成的材料應隨時歸檔，對基礎建設、物料購置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動中形成的與安全相關(guān)材料，可在項目結(jié)束后整理歸檔。
(6)安全生產(chǎn)檔案管理員負責有關(guān)歸檔材料的審核。
(7)安全生產(chǎn)檔案管理員應對各部門送交的各類安全生產(chǎn)檔案認真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(一式二份)上簽字，正式履行交接手續(xù)。接受電子安全生產(chǎn)檔案時，應在相應設備、環(huán)境上檢查其真實有效性，并確定其與內(nèi)容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一致性，然后辦理交接手續(xù)。
(8)在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時，本公司安全生產(chǎn)領導小組應負責安全生產(chǎn)檔案處置工作的組織協(xié)調(diào)，按國家有關(guān)法規(guī)做好善后工作。其安全生產(chǎn)檔案由接受單位或原主辦單位保存。
5.檔案處理
1)根據(jù)公司安全標準化管理要求，安全管理檔案建檔，與危化品企業(yè)安全標準化《評審標準》一致，設立以下檔案類別，并根據(jù)其歸檔內(nèi)容分別編制檔案目錄。
(1)法律、法規(guī)和標準
(2)機構(gòu)和職責
(3)風險管理；
(4)管理制度；
(5)培訓教育；
(6)生產(chǎn)設施及工藝安全
(7)作業(yè)安全
(8)職業(yè)健康
(9)危險化學品管理
(10)事故與應急
(11)檢查與自評
2)特殊載體安全生產(chǎn)檔案(錄像帶、照片、磁盤)可按載體形式、所反映問題或形成時間進行分類編目，并分別保存，注明與相關(guān)紙質(zhì)檔案文件的編號。
3)檔案保存，設專用柜屜，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保安全生產(chǎn)檔案安全。對破損或載體變質(zhì)的安全生產(chǎn)檔案要及時進行修補和復制。
4)安全生產(chǎn)檔案保管期限分永久、長期(五年)、短期(一年)三種。
5)對保管到期的安全生產(chǎn)檔案，由本公司安全生產(chǎn)領導小組及檔案工作人員進行鑒定，對經(jīng)過鑒定后已失去保存價值的安全生產(chǎn)檔案，應寫出鑒定報告并編制銷毀清冊，經(jīng)鑒定人員簽字后，報安全生產(chǎn)第一責任人審批。銷毀安全生產(chǎn)檔案時必須履行簽字手續(xù)，由兩人以上監(jiān)銷，銷毀清冊長期保存。
6)安全生產(chǎn)檔案工作人員調(diào)動工作時，必須辦理完安全生產(chǎn)檔案移交手續(xù)后方可離崗。
6.檔案利用
(1)安全生產(chǎn)檔案的借閱、復制必須經(jīng)本公司安全生產(chǎn)第一責任人或安全生產(chǎn)直接責任人的批準。
(2)在提供、利用、公布安全生產(chǎn)檔案時，不得損害國家利益和他人的合法權(quán)益。
(3)應積極主動地接受安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門對安全生產(chǎn)檔案管理工作的監(jiān)督指導。
文件管理制度6
1、主題內(nèi)容與適用范圍
本文件根據(jù)我廠產(chǎn)品的生產(chǎn)性質(zhì)、生產(chǎn)類型和產(chǎn)品的復雜程度以及工種狀況,對常用的工藝文件規(guī)定了完整性。
本文件適用于變壓器新產(chǎn)品的生產(chǎn)。老產(chǎn)品的工藝整頓也參照執(zhí)行。
2、引用標準
gb/t4863-93機械制造工藝基本術(shù)語
gb/t6583-1994質(zhì)量保證術(shù)語
jb/t9167一1998工藝裝備設計管理導則jb/t9165.1-1998工藝文件完整性
3、一般要求
3.1工藝文件是指導工人操作和用于生產(chǎn)、工藝管理的主要依據(jù),要做到正確、完整、統(tǒng)一、清晰。
3.2本標準所規(guī)定的內(nèi)容應在產(chǎn)品設計、試制、鑒定和生產(chǎn)的各個階段相應編制完成。
3.3產(chǎn)品的生產(chǎn)性質(zhì)是指樣機試制、小批量試制和正式批量生產(chǎn)。樣機試制主要是驗證產(chǎn)品設計結(jié)構(gòu),對工藝文件不要求完整,可根據(jù)具體情況而定;小批試制主要是驗證工藝,所以小批量試制的工藝文件基本上應與正式批量生產(chǎn)的工藝文件相同。不同的是后者通過小批試制過程驗證后的修改補充,更加完善。
4、工藝文件種類
4.1產(chǎn)品結(jié)構(gòu)工藝性審查記錄
記錄產(chǎn)品結(jié)構(gòu)工藝性審查情況的一種工藝文件。
4.2工藝方案
根據(jù)產(chǎn)品設計要求、生產(chǎn)類型和企業(yè)的生產(chǎn)能力,提出工藝技術(shù)準備工作具體任務和措施的指導性文件。
4.3產(chǎn)品零(部〉件工藝路線表
產(chǎn)品全部零(部〉件(設計部門提出外購件的除外〉在生產(chǎn)過程所經(jīng)過部門(科室、車間、小組和工種〉的工藝流程,供技術(shù)科、供應部使用。
4.4焊接工藝卡片
用于對復雜零(部〉件進行電、氣焊接。
4.5特殊工序操作指導卡
4.6典型零件工藝過程卡片
用于制造具有加工特性一致的一組零件。
4.7標準零件工藝過程卡片
用于制造標準相同、規(guī)格不同的標準零件。
4.8裝配工藝過程卡片。
4.9工藝守則
某一專業(yè)工種所通用的一種基本操作規(guī)程
4.10工序質(zhì)量分析表
用于分析工序質(zhì)量控制點的每個特征值-操作者、設備、工裝、材料、方法、環(huán)境等因素對質(zhì)量的影響程度,以使質(zhì)量處于良好的控制狀態(tài)的一種工藝文件。
4.11工序質(zhì)量控制圖
用于對工序質(zhì)量控制點按質(zhì)量波動因素進行分析、控制的圖表。
4.12產(chǎn)品質(zhì)量控制點目錄
填寫產(chǎn)品中所有質(zhì)量控制點的零件圖號、名稱及控制點名稱等的一種工藝文件。
4.13外協(xié)件明細表
填寫產(chǎn)品中所有外協(xié)件的圖號、名稱和加工內(nèi)容等的一種工藝文件。
4.14外購工具明細表
填寫產(chǎn)品在生產(chǎn)過程中所需的特殊外購刀具、量具等的名稱、規(guī)格與精度的`一種工藝文件。
4.15專用工藝裝備明細表
填寫產(chǎn)品在生產(chǎn)過程中所需的全部專用工裝的編號、名稱等的一種工藝文件。
4.16工位器具明細表填寫產(chǎn)品在生產(chǎn)過程中所需的全部工位器具的編號、名稱等的一種工藝文件。
4.17專用工藝裝備圖樣及設計文件
專用工藝應具備完整的設計文件,包括專用工裝設計任務書、裝配圖、零件圖、零件明細表、使用說明書(簡單的專用工裝可在裝配圖中說明)。
4.18材料消耗工藝定額明細表
填寫產(chǎn)品每個零件在制造過程中所需消艷的各種材料的名稱、牌號、規(guī)格、重量等的一種工藝文件。
4.19材料消耗工藝定額匯總表
將'材料消耗工藝定額明細表'中的各種材料按單臺產(chǎn)品匯總填寫的一種工藝文件。
4.20工藝總結(jié)
新產(chǎn)品經(jīng)過試制生產(chǎn)后,工藝人員對工藝準備階段的工作和工藝、工裝的使用情況進行記述,并提出處理意見的一種工藝文件。
4.21產(chǎn)品工藝文件目次產(chǎn)品所有工藝文件的清單。
4.22車間定置管理圖
在車間定置中,用于表明物品與場地關(guān)系的布置圖。
4.23產(chǎn)品制造工藝流程圖
是生產(chǎn)對象由投入到產(chǎn)出,經(jīng)過一定順序排列的檢驗關(guān)系圖。
4.24產(chǎn)品檢驗流程圖。
4.25油漆工藝卡片。
4.26檢驗卡片。
根據(jù)產(chǎn)品標準、圖樣、技術(shù)要求和工藝規(guī)范,對產(chǎn)品及零件、部件的質(zhì)量特性的檢測內(nèi)容、要求、手段作出規(guī)定的指導性文件。
4.27工序質(zhì)量控制點操作指導卡。
指導工序質(zhì)量控制點上的工人生產(chǎn)操作的文件。
文件管理制度7
(一)總則
第一條
為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)中央關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條
文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條
按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。
(二)收文的管理
第四條
公文的簽收
1.凡來廠公啟文件(除廠領導訂啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2.對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口“核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
第五條〓公文的編號保管
1.兩辦機要秘書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單“，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟文件，廠領導啟封后，也應分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2.本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條
公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2.一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運轉(zhuǎn)，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條
文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示“、“擬辦意見“兩辦應責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。
5.兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學習有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條
發(fā)文的規(guī)定
1.全廠上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構(gòu)設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群眾團體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
3.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發(fā)。其余文件均由分管廠領導批準簽發(fā)。
第九條
發(fā)文的范圍：
1.凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2.黨委、廠部下發(fā)文件主要用于：
(1)公布全廠規(guī)章制度;
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件;
(3)公布工廠體制機構(gòu)變動或干部任免事項;
(4)公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;
(6)其他有關(guān)全廠的重大事項;
3.黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于：
(1)對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。
4.在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領導批準后，由主管業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
5.凡各業(yè)務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
6.各業(yè)務科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系，可用各科室的'名義對外發(fā)函(應各自編號備查)不用廠部名義發(fā)文。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條〓發(fā)文程序規(guī)定：
1.各單位需要發(fā)文，應事先分別向黨委、廠部提出申請;
2.黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級;
5.兩辦應根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿;
6.經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領導核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責);
7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚;
8.需經(jīng)會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽;
9.文稿審核會簽后，按批準權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發(fā);
10.經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室打印;
11.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發(fā)。
(五)文件的借閱和清退
第十一條
各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱。
第十二條
借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條
兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
第十四條
各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條
文件的歸檔范圍：
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔：
(1)上級機關(guān)來文，包括上級對工廠報告、申請的批復;
(2)黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;
(3)廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄;
(4)廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;
(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果;
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等;
(7)上級機關(guān)領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料;
(8)反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品;
(9)工廠日志和大事記;
(10)工廠向上級請示批復的文件及上報的有關(guān)材料。
2.業(yè)務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
第十六條
立卷要求
1.文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份。(接交單位各留存一份備查)。
(七)文件的銷毀
第十七條
對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條
經(jīng)審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
文件管理制度8
1.目的
對管轄區(qū)域內(nèi)的危險作業(yè)進行監(jiān)控,確保人身財產(chǎn)安全,杜絕事故發(fā)生。
2.范圍
適用于公司各部門。
3.職責
3.1公司總經(jīng)理或相關(guān)授權(quán)人負責所轄區(qū)域內(nèi)的危險作業(yè)的審批。
3.2相關(guān)主管(主辦)具體負責危險作業(yè)的指揮監(jiān)督和落實。
3.3現(xiàn)場安全員進行監(jiān)護。
4.方法和過程控制
4.1本文件所稱的危險作業(yè)是指在小區(qū)范圍內(nèi)進行的高空作業(yè)、物品吊裝、大件物品(超長、超寬、超高等)搬運、濕滑場地作業(yè)、非水平場地作業(yè)以及重物搬運等操作。
4.2所有在管轄區(qū)域內(nèi)公共場所進行的危險作業(yè)必須事先報公司總經(jīng)理或相關(guān)授權(quán)人審批,批準后指定專人負責作業(yè)指揮、監(jiān)護后方可進行。
4.3需要隔夜施工、對顧客出行造成不便或?qū)π^(qū)有較大影響的危險作業(yè)必須至少提前一天發(fā)布有關(guān)通知,以便顧客提前準備。
4.4安全員在對危險作業(yè)進行指揮、監(jiān)控時應首先注意自身安全。
4.5在危險作業(yè)進行前,安全員應對施工人員交代'安全第一、預防為主'的.方針。
4.6危險作業(yè)的施工現(xiàn)場必須用警戒帶圈出警戒區(qū),并在明顯位置放置如'高空作業(yè),請勿靠近'等字樣的標識。
4.7安全員必須維護好現(xiàn)場秩序,阻止無關(guān)人員進入施工區(qū)域。
4.8對于3米以上的高空作業(yè),應至少設一名安全監(jiān)護員進行監(jiān)控。
4.9對車輛、人行通道上方的高空作業(yè),必須在通道兩端放置警示標識,盡可能將通道臨時封閉,指揮車輛行人繞行。
4.10在危險作業(yè)現(xiàn)場附近停放有車輛或其他重要設施時,應盡可能移走,確實無法移走時,應采取保護措施,避免造成不必要損失。
4.11安全員應監(jiān)督高空作業(yè)人員是否系安全帶、掛安全鉤、戴安全帽、穿膠鞋。
4.12安全員應監(jiān)督作業(yè)人員不可將吊繩、電纜等工作回線纏在身上。
4.13高空作業(yè)、吊裝以及需四人以上的搬運重物,須設專人指揮。
4.14對過重的物品搬運應使用機械設備,防止對員工造成潛在的傷害。
4.15危險作業(yè)完畢后,負責監(jiān)護的安全員應督促施工人員及時對現(xiàn)場進行清理,撤回警戒帶和標識,并向?qū)徟藚R報工作結(jié)果。
5.支持性文件
jsnhwy7.0-12《安全管理程序》
jsnhwy7.0-12-05《突發(fā)性緊急事件現(xiàn)場處理辦法》
6.質(zhì)量記錄和表格
《安全員巡查記錄表》
《緊急事件處理記錄表》
文件管理制度9
一、目的
通過對經(jīng)營部檔案的管理確保公司所有經(jīng)營資料的完整性并保障公司經(jīng)營活動的可追溯性,有效督導經(jīng)營部職員嚴格執(zhí)行相關(guān)工作程序并作為公開、公平考核經(jīng)營部職員工作成績的依據(jù)。
二、適用范圍
適用于經(jīng)營部所有工作人員的檔案管理,并作為經(jīng)營部人員文件處理程序指導文件。
三、管理職責
3.1經(jīng)營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。
3.2檔案管理員負責經(jīng)營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調(diào);負責客戶定單的傳真、確認工作。
3.3經(jīng)營部主管負責檔案管理員的工作指導、監(jiān)督及檔案資料處理的建議工作;負責經(jīng)營部職員經(jīng)營資料的監(jiān)督管理及相關(guān)經(jīng)營資料評審程序監(jiān)督管理。
3.4經(jīng)營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經(jīng)營資料,以便于轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部檔案。
3.5財務部負責經(jīng)營部合同、定單、發(fā)貨記錄等經(jīng)濟類檔案的審計、統(tǒng)計、報告工作;負責經(jīng)營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯(lián)網(wǎng)的管理工作。
3.6總經(jīng)理負責財務部與經(jīng)營部檔案管理工作的協(xié)調(diào)及監(jiān)督;負責經(jīng)營部經(jīng)營資料歸檔情況的監(jiān)督;負責經(jīng)營部檔案借閱、外調(diào)的審批及經(jīng)營部檔案處理的最終審批。
3.7董事長負責財務部對經(jīng)濟類檔案管理工作的監(jiān)督審核及報告的審批。
四、管理程序
4.1經(jīng)營部合同必須依照公司相關(guān)要求逐級審批后簽訂并結(jié)合合同評審文件方可視為有效文件存檔。
4.2客戶訂單經(jīng)逐級審批后發(fā)貨的文檔方可視為有效文件存檔。
4.3客戶反饋情況的書面報告、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報告、經(jīng)營部工作計劃(工作報告)經(jīng)有關(guān)人員或領導批示意見后方可視為有效文件存檔。
4.4經(jīng)營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。
4.5客戶聯(lián)系資料、客戶經(jīng)營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。
4.6經(jīng)營部投標文件經(jīng)公司領導確認標書內(nèi)容之日起存檔。
4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產(chǎn)品之日起存檔。
4.8發(fā)貨記錄自倉庫發(fā)貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。
4.9經(jīng)營部職員出差記錄、經(jīng)營部制度及工作程序文件由經(jīng)營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。
4.10檔案管理員將1-9文件轉(zhuǎn)化為檔案時必須依據(jù)有效文件要求進行核對后方可進行文件轉(zhuǎn)化處理。
4.11檔案管理員發(fā)現(xiàn)不符合要求的文件應反饋至經(jīng)營部負責人進行監(jiān)督協(xié)調(diào),保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經(jīng)營部負責人應調(diào)查研究事情原因并出具說明性文件交總經(jīng)理審批后作為該文件的'補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。
4.12檔案管理員應對不完整的文件監(jiān)督并催促相關(guān)人員或領導補充完整進行轉(zhuǎn)化并管理。
4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內(nèi)容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關(guān)內(nèi)容輸入專用電腦并按數(shù)據(jù)庫管理要求進行檔案管理。
4.14檔案管理員的檔案柜應進行分類編號并將檔案按電腦內(nèi)所示內(nèi)容及存放位置放入專用檔案柜。
4.15經(jīng)營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設備進行操作,便于文件的轉(zhuǎn)換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內(nèi)。
4.16財務部電腦與經(jīng)營部檔案管理專用電腦聯(lián)網(wǎng)并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統(tǒng)計合同、發(fā)貨單、客戶訂單等相關(guān)經(jīng)濟類檔案資料。
4.17借閱經(jīng)營部檔案須經(jīng)營部負責人同意;外調(diào)經(jīng)營部檔案須經(jīng)經(jīng)營部負責人同意并有總經(jīng)理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調(diào)檔案進行登記并及時督促回收。
4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經(jīng)營部檔案的保密工作,設置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。
五、獎懲條例
5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉(zhuǎn)化為檔案資料手續(xù)的準確正規(guī),保證了檔案資料的機密性、保證了公司經(jīng)營的有效追溯的將進行表彰及相應的經(jīng)濟獎勵。
5.2經(jīng)營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內(nèi)體現(xiàn)的內(nèi)容作為經(jīng)營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據(jù)。
5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經(jīng)濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據(jù)。
5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經(jīng)濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據(jù)。
5.5對于未經(jīng)許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調(diào)閱檔案資料,私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關(guān)條款進行處罰并作為不良記錄存檔。
文件管理制度10
一、總則
技術(shù)文件是本廠指導生產(chǎn)、加工制造和質(zhì)量管理的技術(shù)依據(jù)。為確保文件在質(zhì)量保證中的重要作用，嚴明紀律，保證生產(chǎn)正常進行，特制訂本制度。
二、內(nèi)容
技術(shù)文件包括下述內(nèi)容：
1、成套設備資料，包括設備說明書、總圖、部件圖、零件圖和各種明細表、裝箱清單、產(chǎn)品合格證等;
2、非標件制作資料，包括總圖、部件圖、說明等;
3、土建資料，包括土建圖紙、工程結(jié)算資料等;
4、工藝文件
5、技術(shù)標準
6、生產(chǎn)報表
三、技術(shù)文件歸檔部門
1、內(nèi)容中的1、2、3項歸資料室存檔;
2、內(nèi)容中的4、5、6項歸辦公室存檔。
四、技術(shù)文件歸檔制度
1、歸檔范圍
內(nèi)容項中的所有文件及與之相關(guān)的文件
2、歸檔時間
(1)技術(shù)文件材料管理成套后立即歸檔。
(2)技術(shù)文件在工程驗收半個月后歸檔。
(3)產(chǎn)品施工圖、工藝文件等在產(chǎn)品正式投產(chǎn)后一周內(nèi)歸檔。
(4)設備說明書、合格證等在開箱后立即歸檔。
(5)技術(shù)改造、調(diào)試報告等在設備運行一周內(nèi)歸檔。
(6)技術(shù)革新材料在報審批準后一周內(nèi)歸檔。
(7)生產(chǎn)技術(shù)管理方面文件材料每年三月份前歸一次檔。
3、歸檔份數(shù)
(1)凡歸檔的技術(shù)文件一般應歸檔一份。
(2)使用頻繁的技術(shù)文件應歸檔2—3份(一份正本，其余為副本供借閱)。
4、歸檔手續(xù)
歸檔時應當由項目負責人填寫技術(shù)材料入庫一式兩份，交接雙方共同簽字蓋章各保留一份。
5、歸檔要求
(1)歸檔的技術(shù)文件必須收集齊全、完整、正確。
(2)歸檔的技術(shù)文件必須要格式統(tǒng)一，紙張優(yōu)良，字跡工整，圖樣清晰，手續(xù)完備，字跡一律用碳素墨水或藍黑墨水書寫。
(3)各單位在每項工程驗收時對技術(shù)材料的收集、整理等情況同時驗收，如材料不完整，不系統(tǒng)不予驗收。
(4)歸檔工作由各歸檔部門承擔，對技術(shù)文件材料系統(tǒng)整理組成保管單位(袋、冊、卷)。
五、技術(shù)文件管理和使用方法
1、各相關(guān)技術(shù)文件由上述各歸檔部門歸檔保管，各部門要建立技術(shù)文件目錄，做好歸檔登記、保管、復制、收發(fā)、注銷和保密工作，要匯總好各技術(shù)文件復印發(fā)放單位的'發(fā)放記錄，建立技術(shù)文件復印圖發(fā)放匯總臺帳。
2、技術(shù)文件正本歸檔后，原則上不得再從保管部門取出，若有更改須在保管部門進行。
3、技術(shù)文件的發(fā)放與管理：
(1)關(guān)于內(nèi)容中1—3項技術(shù)：
�、僭诒緩S內(nèi)按指導生產(chǎn)需要由技術(shù)文件設計或編制單位發(fā)放，并確定發(fā)放范圍和數(shù)量，對使用單位逐一清點履行簽收手續(xù)。
�、谕鈪f(xié)件復印圖由生產(chǎn)技術(shù)科提出明細，技術(shù)文件設計和編制單位前需經(jīng)主管技術(shù)人員逐張檢查簽字，加蓋所在部門公章后方可由生產(chǎn)技術(shù)科向協(xié)作廠提供，同樣履行簽收記錄備案匯總手續(xù)。
③生產(chǎn)部門使用的復印圖，使用單位應妥善保管，以能正常指導生產(chǎn)和質(zhì)量檢驗，無正當理由損壞丟失者，應追究單位或個人責任，由廠長做出處理決定。
�、艽_因某種原因復印圖丟失補發(fā)，損壞可以以舊換新，但發(fā)放收受手續(xù)同前。
⑤復印圖發(fā)放范圍要考慮最小最少原則，即在能正常指導生產(chǎn)情況下，發(fā)放范圍要最小，數(shù)量要最少。
�、迿z查與考核：
本項由廠長負責考核，每半年考核一次。
(2)關(guān)于內(nèi)容中的4、5項技術(shù)資料
�、俑鞴に囄募�(jīng)質(zhì)量監(jiān)控小組審核批準后，歸辦公室存檔，要建立工藝目錄、明細表。根據(jù)質(zhì)量監(jiān)控小組的批準和本廠生產(chǎn)需要確定發(fā)放份數(shù)，并對使用部門逐一清點履行簽收手續(xù)，記錄在案。
�、诖_因某種原因造成工藝文件丟失或損壞，可補發(fā)，但需經(jīng)質(zhì)量監(jiān)控小組發(fā)出書面通知辦公室，再由其發(fā)放，每月一次。
(3)關(guān)于內(nèi)容中的第6項技術(shù)文件：
�、俑鞣N生產(chǎn)報表經(jīng)統(tǒng)計員計算制定后存檔，除每天向廠長、車間主任報送外，不得外發(fā)，如有關(guān)人員需查閱報表，需經(jīng)征得廠長批準方可下發(fā)，統(tǒng)計員需把下發(fā)的報表記錄在案。
�、诖隧椨缮a(chǎn)經(jīng)理考核，每月考核一次。
六、技術(shù)文件更改制度
為了進一步完善技術(shù)文件的更改辦法，保證生產(chǎn)的正常進行和各部門工作的協(xié)調(diào)性，需進行文件更改。
1、更改原則
(1)技術(shù)文件更改和得降低產(chǎn)品質(zhì)量，亦不得違背有關(guān)標準和規(guī)定。
(2)進行更改部位的圖線、數(shù)字、文字、符號等應清晰完整正確統(tǒng)一。
(3)本廠的技術(shù)文件，更改權(quán)屬于產(chǎn)品設計和工藝質(zhì)量監(jiān)控小組或編制者，其他部門人無權(quán)更改。
(4)技術(shù)文件的更改必須填寫《更改通知單》，并嚴格履行審批手續(xù)。
(5)底圖和復印圖均準予劃改、不得刮改。一次性使用的技術(shù)文件準予改底圖，但要做好原始記錄。
2、更改程序
(1)填寫《更改通知單》。
技術(shù)文件確定更改后，由技術(shù)文件的設計或編制者填寫更改通知單，且由此設計的相關(guān)技術(shù)文件均應一并履行同樣手續(xù)。
(2)更改校對和審核
更改通知單填寫后，由技術(shù)文件設計或編制單位有關(guān)負責人分別進行校對、審核并簽字。
(3)更改批準
重要文件或更改較大者，更改通知單尚須廠長批準簽字。
(4)經(jīng)上述程序后，更改通知單尚須加蓋產(chǎn)品設計或工藝質(zhì)量監(jiān)控部公章后方能生效。
(5)更改實施
�、偌夹g(shù)文件的設計者或編制者持批準生效后的更改通知單，首先到各相關(guān)保管部門改原件，并將更改通知單交由保管部門歸檔備查。
�、谄浜蠹夹g(shù)文件的設計者或編制者持更改通知單到該文件的各使用單位逐一更改，并將更改通知單交由各單位備查。
(6)考核
本規(guī)定由廠長負責，每年考核一次。
七、各歸檔部門職責
1、收集、整理、保管有關(guān)技術(shù)資料。
2、承辦發(fā)、借閱技術(shù)資料工作，為生產(chǎn)、產(chǎn)品開發(fā)、技改等提供服務。
3、承辦技術(shù)資料的更改、清理和銷毀過時文件工作。
4、幫助本廠各機構(gòu)內(nèi)部的資料整理和歸檔工作。
八、技術(shù)文件管理
技術(shù)文件管理由mlb同志總負責。
文件管理制度11
一、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件，具體由辦公室負責。
二、對上級部門發(fā)來的'文件，要進行文件、文號、機要編號的核定、登記。
三、本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。
四、凡正式文件在經(jīng)登記后由辦公室主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
五、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
文件管理制度12
(一)總則
為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,特制訂本制度。
(二)文件管理
內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。
(三)收文的管理
1、公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。對上級機要部門發(fā)來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。
2、公文的編號保管辦公室文書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件,公司領導啟封后,也應交辦公室辦理正常手續(xù)。本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管,不得個人保存。
3、公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室文書分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要月即辦。
4、文件的傳閱與催辦傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”,辦公室應責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關(guān)事宜。閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。文件閱完后,應送交辦公室辦公室文書,切忌橫傳。辦公室辦公室文書對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉(zhuǎn)。
(四)發(fā)文的管理
1、發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。
2、公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項;公布公司性的重大開發(fā)、項目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;其他有關(guān)公司的重大事項。
3、公司上行文、外發(fā)文主要用于:對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。在公司日常項目開發(fā)和經(jīng)營管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關(guān)制度辦理,由主管業(yè)務部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務部門如開專題會議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系,可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。
(五)文件的立卷與歸檔
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔:
�、偕霞墮C關(guān)來文,包括上級對公司報告、申請的.批復;
②公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;
�、劢�(jīng)理辦公室各種專業(yè)例會記錄;
④公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;
�、萦斜４鎯r值的人民來信,來訪記錄及處理結(jié)果;
�、迏⒓由霞壵匍_的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發(fā)言材料等;
�、呱霞墮C關(guān)領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;
�、喾从彻旧a(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的音像攝制品;
�、峁救罩竞痛笫掠�;⑩公司向上級請求批復的文件及上報的有關(guān)材料。
2、業(yè)務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
3、立卷要求文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
4、文件的銷毀對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,公司辦公室應定期清理造冊,并按上級有關(guān)規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
文件管理制度13
1、公文辦理一般包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序;
2、凡酒店的收文(信、函)包括領導的`親收件,由總經(jīng)理室秘書處簽收、登記,轉(zhuǎn)交董事長或總經(jīng)理;
3、公文登記后,根據(jù)總經(jīng)理的批示,由總經(jīng)理辦公室轉(zhuǎn)交各位領導傳閱,如需轉(zhuǎn)交有關(guān)部門閱辦,應由總辦秘書送交,并經(jīng)登記、簽收后方可送交;
4、閱讀文件應按規(guī)定范圍,秘密級以上文件須到總經(jīng)理辦公室閱讀,因工作需要借閱文件應辦理手續(xù),用完后及時退還,秘密級以上文件,各級領導及有關(guān)人員均不得攜離辦公室;
5、各部門或個人對承辦的公文,必須認真負責,按規(guī)定期限迅速辦理,不得拖延積壓;
6、各部門均應實行公文催辦制度。負責辦理公文的人員,對自己經(jīng)手處理的公文,應件件有著落,事事有下文,轉(zhuǎn)辦要及時,催辦有結(jié)果,防止積壓誤事;
7、公文辦完后,應根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定,及時將公文定稿,正本和有關(guān)材料整理立卷,當年文件應于第二年第二季度移交完畢;
8、各級干部調(diào)動時,應將文件(含保密記錄本)清理移交,凡參加會議帶回的文件,應及時送總辦秘書處登記保管;
9、沒有保存價值的文件,經(jīng)過鑒別和主管領導批準,由總經(jīng)理定期銷毀。銷毀秘密文件,要進行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷,秘密級以上文件不準作廢出售,一律集中銷毀。
文件管理制度14
（一）總則
第一條爲減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)中央關(guān)於文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。
（二）收文的管理
第四條公文的簽收
1、凡來廠公啓文件（除廠領導訂啓的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管
1、兩辦機要秘書對上級來文拆封後應及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啓文件，廠領導啓封後，也應分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯(lián)系後再分轉(zhuǎn)處理。
3、爲加速文件運轉(zhuǎn)，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完後，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。
5、兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉(zhuǎn)。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學習有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
（三）發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定
1、全廠上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群衆(zhòng)團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2、各群衆(zhòng)團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構(gòu)設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群衆(zhòng)團體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領導批準簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍：
1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2、黨委、廠部下發(fā)文件主要用於：
（1）公布全廠規(guī)章制度；
�。�2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；
�。�3）公布工廠體制機構(gòu)變動或干部任免事項；
�。�4）公布全廠性的重大生産、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
�。�5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；
（6）其他有關(guān)全廠的重大事項；
3、黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用於：
（1）對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
（2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生産、技術(shù)、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生産、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領導批準後，由主管業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
5、凡各業(yè)務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
6、各業(yè)務科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用廠部名義發(fā)文。
（四）發(fā)文程式與要求
第十條發(fā)文程式規(guī)定：
1、各單位元需要發(fā)文，應事先分別向黨委、廠部提出申請；
2、黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4、文稿擬就後，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；
5、兩辦應根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責）；
7、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的'文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；
8、需經(jīng)會簽的文稿，應在交付列印前送會簽部門會簽；
9、文稿審核會簽後，按批準許可權(quán)的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發(fā)；
10、經(jīng)領導批準簽發(fā)後的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室列��；
11、文件列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；
12、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發(fā)。
（五）文件的借閱和清退
第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
（六）文件的。立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔：
�。�1）上級機關(guān)來文，包括上級對工廠報告、申請的批復；
（2）黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領導發(fā)言和生産經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；
�。�3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；
（4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；
�。�5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；
�。�6）叁加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；
�。�7）上級機關(guān)領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；
�。�8）反映本廠生産、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品；
�。�9）工廠日志和大事記；
（10）工廠向上級請示批復的文件及上報的有關(guān)材料。
2、業(yè)務科室，各群衆(zhòng)團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群衆(zhòng)團體負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1、文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
（七）文件的銷毀
第十七條對於多馀、重復、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
文件管理制度15
工程部機房上墻文件:工具管理制度
1、集中管理的工具
集中管理的工具為小型機械、精密儀器及不宜由個人保管的.各種工具,借用者應掌握工具的基本性能和操作要領。借用工具必須登記。登記要清楚,用完后應及時歸還銷賬。應每月對工具進行清點、核對。
2、對工具精心保管、精心使用,如因使用不當或保管不善,造成損壞、丟失,應由借用者負責賠償。
3、工具不得轉(zhuǎn)借他人,歸還時需擦干凈。
4、個人管理的工具做好個人管理工具登記。
5、工具必須精心使用,妥善保管,如有丟失或使用不當造成損壞應由個人賠償。
6、工具的更新配置由工程部經(jīng)理審批,統(tǒng)一安排。
xx物業(yè)管理公司工程部
20xx年x月xx日
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