接待準備工作

接待準備工作

　　客人前來辦事，工作人員在接待客人之前應(yīng)該做什么準備？以下是小編為大家整理的接待準備工作，供大家參考。

　　接待準備工作一

　　接待工作是辦公室日常事務(wù)中的一項常態(tài)化工作，要想做好這項日常工作，全面的接待準備工作是先決條件�？梢詮慕哟�工作的環(huán)境、物質(zhì)和心理三個方面進行準備。

　　（一）環(huán)境準備

　　接待工作的環(huán)境主要是指單位的整體環(huán)境和接待室（會客室或辦公室）的局部環(huán)境。單位的整體環(huán)境要求安全、整齊、潔凈。接待室的局部環(huán)境一般可分為硬環(huán)境和軟環(huán)境。

　　1．硬環(huán)境硬環(huán)境包括室內(nèi)空氣、光線、顏色、辦公設(shè)備及會客室的布置等外在客觀條件。

　�。�1）空氣環(huán)境，包括空氣的溫度、濕度、流通與味道四個因素，一般接待室溫度控制在21～28℃，室內(nèi)的相對濕度保持在40%～60%。接待室要注意通風和空氣調(diào)節(jié)，經(jīng)常開窗透氣，保持空氣清新，也可適度噴灑氣味淡雅大方的空氣清新劑�？諝猸h(huán)境的好壞，對人的行為和心理都有影響，對提高接待工作效率也十分重要。接待室應(yīng)適當綠化，擺放綠色植物不僅能美化環(huán)境，還能凈化空氣。植物的選擇最好為常綠植物，如龍血樹、金錢樹、萬年青、葉蘭、龜背竹等。如果接待室空間較小，也可以采用垂吊類植物，如吊蘭、常春藤等。

　�。�2）光線環(huán)境，接待室要有適當?shù)恼彰鳎瑧?yīng)以自然光源為主，人造光源為輔。

　�。�3）聲音環(huán)境，接待室要保持肅靜、安寧，使接待人員能聚精會神地從事接待工作。

　�。�4）接待室布置，注意辦公桌、文件柜等大件物品要擺放合理，書報、文件等歸類擺放整齊，墻上可掛單位的宣傳圖片等。接待室清潔、明亮、整齊、美觀，會讓來訪者感受到這里的工作有條不紊，生機盎然。如果沒有專門的接待室，也應(yīng)在辦公室中騰出一個比較安靜的角落來，讓來訪者可以從容就座、談話。

　　2．軟環(huán)境軟環(huán)境包括接待室的工作氣氛、接待人員的個人素養(yǎng)等社會環(huán)境。良好的工作氛圍，接待人員熱情的接待態(tài)度、大方得體的禮儀、周到細致的接待安排，都能讓來訪者感受到一種蓬勃向上的凝聚力，從而產(chǎn)生良好的印象。

　　（二）物質(zhì)準備

　　1．茶水、飲料的準備接待所用的桌椅、沙發(fā)等要擺放整齊，保持桌面清潔。茶具應(yīng)整齊擺放在桌面上，并保證熱水供應(yīng)。

　　2．水果、點心的準備綜合考慮來訪者的身份、人數(shù)、性別、年齡等因素，適量準備口香糖、小點心、水果、糖果和零食等。

　　3．煙、打火機或火柴、煙灰缸的準備桌面上要擺放稍大點的煙灰缸，還要準備好紙巾、打火機、火柴等用品。

　　4．相關(guān)資料的準備為了排解來訪者等待時間的情緒，在接待室可以放置書報架，擺放一些書報雜志或單位簡介等對外宣傳資料。

　　（三）心理準備

　　接待工作的心理準備，是指接待人員要以誠心、耐心、熱心去面對每位來賓，熱情適度，和藹可親，用語禮貌，舉止大方。接待人員要有強烈的角色意識和服務(wù)意識。

　�。�1）誠心，要能夠站在對方立場，以一顆真誠的心，幫助每一位來訪者解決問題。

　�。�2）耐心，要不煩不燥，細心周到地對待每一位來訪者。

　　（3）熱心，要以自始至終親切的態(tài)度，為來訪者提供接待服務(wù)。

　　接待準備工作二

　　從接到來客通知后，接待工作就開始進入準備工作階段。這是整個接待工作的重要環(huán)節(jié)，一般應(yīng)從下面幾個方面來準備：

　　1、了解客人基本情況

　　接到來客通知時，首先要了解客人的單位、姓名、性別、民族、職業(yè)、級別、人數(shù)等。其次要掌握客人的意圖，了解客人的目的和要求以及在住宿和日程安排上的打算。第三要了解客人到達的日期、所乘車次、航班和到達時間，然后將上述情況及時向主管人員匯報，并通知有關(guān)部門和人員做好接待的各項準備工作。

　　2、確定迎送規(guī)格

　　按照身份對等的原則，安排接待人員。對較重要的客人，應(yīng)安排身份相當、專業(yè)對口的人士出面迎送；亦可根據(jù)特殊需要或關(guān)系程度，安排比客人身份高的人士破格接待。對于一般客人，可由公關(guān)部門派懂禮儀、有禮貌、言談流利的人員接待。

　　3、布置接待環(huán)境

　　良好的環(huán)境是對來賓的尊重與禮貌的表示。接待室的環(huán)境應(yīng)該明亮、安靜、整潔、幽雅，配置沙發(fā)、茶幾、衣架、電話，以備接待客人、進行談話和通訊聯(lián)絡(luò)之用。室內(nèi)應(yīng)適當點綴一些花卉盆景、字畫，增加雅致的氣氛。還可放置幾份報刊和有關(guān)本單位的宣傳材料，供客人翻閱。

　　4、做好迎客安排

　　與行政或公交部門聯(lián)系，按時安排迎客車輛；預(yù)先為客人準備好客房及膳食；若對所迎接的客人不熟悉，需準備一塊迎客牌，寫上“歡迎xxx 先生（女士）”以及本單位的名稱；若有需要，還可準備鮮花等。

　　接待準備工作三

　　在整個工作系統(tǒng)中，接待是最為基礎(chǔ)也是最重要的工作。接待前的準備工作很重要，是整個接待工作的基礎(chǔ)，會直接影響接待的效果。秘書要做好相關(guān)接待準備，可以說做好準備工作，接待任務(wù)就完成了一半。

　　一、 思想上的準備

　　1、誠懇的心。對于預(yù)約還是未預(yù)約的、易于溝通的還是難溝通的，秘書人員要以誠心、耐心、熱心去對待每位來賓。秘書的行為要讓來賓感到自己是受歡迎的、是得到重視的。當碰到難以對付的客人時，我們要心平氣和，不要急躁，要善于控制自己的情緒。同時，我們要穩(wěn)定對方的情緒，不要和其發(fā)生正面沖突，并盡盡自己所能及尋求相關(guān)人員幫助解決其問題。與別人交談貴在真誠，只有帶著真誠的情感去談話，才能獲得事半功倍的效果。

　　2、合作精神。接待工作是整個單位的事情，秘書人員不能抱著“事不關(guān)己”的態(tài)度，應(yīng)該要有主動協(xié)助的精神。當我們比較空閑時，看見同事正在忙碌地接待來賓或同事不在時，秘書人員應(yīng)該主動向前接待，不能坐視不管。團結(jié)合作精神是一個企業(yè)良好工作氛圍營造的重要因素，更有利于樹立良好的企業(yè)形象。

　　二、業(yè)務(wù)知識及相關(guān)能力的準備

　　秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，要能熟練的使用辦公軟件及相關(guān)設(shè)備，要有會議記錄等專業(yè)知識。與此同時，秘書要全面了解企業(yè)各方面的情況，比如企業(yè)的發(fā)展歷史、產(chǎn)品規(guī)格、市場營銷、各部門設(shè)置及職員情況。平時，秘書要養(yǎng)成及時收集信息、掌握重要資料的習慣。這些專業(yè)技能的具備會大大提高接待的效果。

　　三、物質(zhì)準備

　　對于秘書來說，這方面的準備包括接待環(huán)境和接待物品的準備。

　　1、環(huán)境準備首先從自然環(huán)境入手。接待室應(yīng)該舒適、美觀、整潔，秘書人員可以的會客室拜訪一些花卉和一些綠色植物，特別需要注意的是不宜擺放香味刺鼻及易讓人過敏的植物。其次是人文環(huán)境的準備。根據(jù)接待目的的不同，需要從不同的方面彰顯組織的文化，可以張貼介紹組織的紙框，懸掛體現(xiàn)組織文化的口號等，這都會給來賓留下深刻的印象。

　　2、接待物品的準備。接待室設(shè)置要協(xié)調(diào)，座椅、茶具、煙灰缸等等要齊全。當著客人的面手忙腳亂的收拾凌亂的會客室是非常失禮的，會讓客人覺得受到輕慢、不受尊重。因此。秘書人員要勤換洗相關(guān)設(shè)施，定時清掃接待室，以整潔的環(huán)境迎接每位來訪者的到來。

　　四、了解來賓的情況

　　秘書人員必須要有較完備的資料，了解客人的基本情況。來訪者的人數(shù)、姓名與職務(wù);來訪人員的背景;來訪者的國民族和宗教情況;來訪者的興趣、愛好、性格特點;來訪者的私人禁忌情況等等。

　　五、制定接待計劃

　　不論做什么事，事先要有準備，“凡事預(yù)則立”。來訪者到之前，秘書人員要做好接待計劃。合理安排各項接待工作;提前安排有關(guān)人員到崗;安排客人的飲食、住宿等等。

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