企業(yè)OA系統(tǒng)實(shí)施報(bào)告
企業(yè)OA系統(tǒng)實(shí)施報(bào)告
一、什么是企業(yè)OA系統(tǒng)
OA是Office Automation的縮寫(xiě)，指辦公室自動(dòng)化或自動(dòng)化辦公。可以理解為OA軟件，辦公自動(dòng)化（OA）是面向組織的日常運(yùn)作和管理，員工及管理者使用頻率最高的應(yīng)用系統(tǒng)，自1985年國(guó)內(nèi)召開(kāi)第一次辦公自動(dòng)化規(guī)劃會(huì)議以來(lái)，OA在應(yīng)用內(nèi)容的深度與廣度、IT技術(shù)運(yùn)用等方面都有了新的變化和發(fā)展，并成為組織不可缺的核心應(yīng)用系統(tǒng)。
二、企業(yè)使用OA系統(tǒng)的意義
1、實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公和移動(dòng)辦公，隨時(shí)隨處辦理工作事務(wù)
無(wú)論您身處國(guó)外、還是國(guó)內(nèi)，無(wú)論您在機(jī)場(chǎng)、酒店、家中……都可以隨時(shí)投入到工作中來(lái)，方便快捷地掌握組織內(nèi)部的工作進(jìn)度與狀況，及時(shí)處理工作問(wèn)題。
實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理，使優(yōu)秀員工的思想、經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)獲得積累，并轉(zhuǎn)化成組織中的共享資源通過(guò)合強(qiáng)iOA進(jìn)行知識(shí)管理，員工的工作經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)技能，不斷積累，將成為組織中強(qiáng)大的共享資源，通過(guò)對(duì)知識(shí)資源的授權(quán)利用將加速創(chuàng)新和提高效率，也避免因人員流動(dòng)導(dǎo)致工作的脫節(jié)與貽誤。
2、通過(guò)工作流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)高效快捷的辦公
通過(guò)合強(qiáng)iOA實(shí)現(xiàn)各部門(mén)、各級(jí)之間橫向縱向工作流程處理的自動(dòng)化，將大大提高辦公效率，保證快捷、準(zhǔn)確地處理工作。這一點(diǎn)在辦公場(chǎng)地較為分散的單位尤為明顯。 3、有效監(jiān)管工作人員的工作情況，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)工作任務(wù)的監(jiān)督與催辦
及時(shí)有效監(jiān)控各部門(mén)、各個(gè)人員的工作進(jìn)度情況；實(shí)時(shí)全面掌控各部門(mén)的工作辦理狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，從而減少差錯(cuò)、防止低效辦公。系統(tǒng)將記錄每個(gè)工作的全程辦理狀態(tài)信息。
4、明確工作崗位與工作職責(zé)，增強(qiáng)人員的責(zé)任感，減少推托、扯皮等現(xiàn)象
明確賦予各崗位的權(quán)限與職責(zé)，任何人都不可越權(quán)處理工作，使得各自責(zé)任明確，落實(shí)到人，查有所依；杜絕工作中出現(xiàn)職權(quán)不明、相互推脫扯皮現(xiàn)象。解決多崗位、多部門(mén)的協(xié)同工作問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作辦公。 5、方便領(lǐng)導(dǎo)同各級(jí)工作人員的有效溝通
多種途徑、多種方式，使管理者同各級(jí)人員保持有效、快捷的工作交流與信息溝通，排除了信息溝通不暢給企業(yè)發(fā)展帶 來(lái)的羈絆。
三、企業(yè)OA系統(tǒng)涵蓋的部門(mén)
總體來(lái)說(shuō)，OA系統(tǒng)包含了：公司管理部、營(yíng)銷(xiāo)中心部、生產(chǎn)研發(fā)部、門(mén)店銷(xiāo)售部四個(gè) 大的板塊。
根據(jù)各部門(mén)的工作職能分工，具體分解為：
公司管理：辦公室、銷(xiāo)售部、質(zhì)量管理部、財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、工程部、推廣中心、研發(fā)中心、人力資源部、
營(yíng)銷(xiāo)中心：營(yíng)運(yùn)部、企劃部、客戶(hù)服務(wù)中心、培訓(xùn)中心、后勤部
生產(chǎn)研發(fā)：研發(fā)部、質(zhì)量管理部、生產(chǎn)部、生產(chǎn)車(chē)間
直營(yíng)店銷(xiāo)售：后勤部、管理部、體驗(yàn)中心、接待部、咨詢(xún)部、營(yíng)運(yùn)部、財(cái)務(wù)部、
四、OA系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程
按照需要設(shè)定工作流程應(yīng)用流程定制功能可方便地定義出組織中的發(fā)文處理、收文處理、請(qǐng)示報(bào)告及各項(xiàng)審批、簽核等工作流程。流程一經(jīng)定制完成，即可反復(fù)應(yīng)用于日常辦公之中。每個(gè)流程可設(shè)立管理者，便于對(duì)流程內(nèi)所有處于辦理中的文檔進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，方便各級(jí)主管及時(shí)掌握所管工作的進(jìn)展情況。
層次化的文件管理模式文件在系統(tǒng)中按：文件庫(kù)-文件夾-文件-子文件四個(gè)層次進(jìn)行組織，文件庫(kù)可根據(jù)需要進(jìn)行設(shè)置，文件夾也可根據(jù)需要多級(jí)設(shè)置。
提供多重權(quán)限框架，各類(lèi)組織可根據(jù)自身需要有效地規(guī)劃訪問(wèn)控制體系：文件庫(kù)權(quán)限有：管理者、編輯者、作者、讀者4類(lèi)，文件庫(kù)權(quán)限向下遞延到文件夾。文件夾權(quán)限有：管理者、編輯者、作者、讀者4類(lèi)，文件夾權(quán)限向下遞延到下級(jí)文件夾。文件的訪問(wèn)受文件夾權(quán)限控制，管理者還可進(jìn)行文件級(jí)訪問(wèn)權(quán)限設(shè)定。
五、OA系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施注意的事項(xiàng)
1、 調(diào)研
在調(diào)研階段，比產(chǎn)品調(diào)研更重要的是對(duì)本企業(yè)各部門(mén)重要工作流程和數(shù)據(jù)共享需求的調(diào)研。在網(wǎng)絡(luò)高度普及的今天，企業(yè)職員往往通過(guò)注冊(cè)會(huì)員、收發(fā)郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等都多少對(duì)信息系統(tǒng)有所了解，并且很有可能產(chǎn)生過(guò)通過(guò)使用一種信息化工具來(lái)擺脫手工處理那些繁瑣而重復(fù)的工作的想法。其實(shí)這就是對(duì)OA系統(tǒng)功能的一種最基本的需求，仔細(xì)了解他們對(duì)將來(lái)自動(dòng)化辦公的期望和要求，也就達(dá)到了前期功能調(diào)研的目的。
2、 選型
1) 從軟件結(jié)構(gòu)方面考慮，應(yīng)選擇與單位條件相適應(yīng)的，這樣對(duì)軟件進(jìn)行修改、擴(kuò)充和維護(hù)
時(shí)將容易實(shí)現(xiàn)。
2) 從售后服務(wù)方面考慮，應(yīng)選擇能及時(shí)提供服務(wù)支持的開(kāi)發(fā)代理商。OA系統(tǒng)在企業(yè)的覆
蓋面比較廣，其涵蓋的業(yè)務(wù)可多可少，沒(méi)有一家企業(yè)的OA系統(tǒng)在正式上線后就不再進(jìn)行功能添加和功能完善的;而且OA系統(tǒng)一旦上線，就會(huì)成為企業(yè)各部門(mén)的日常必需工具，因此，在隨后的時(shí)間里，只會(huì)越來(lái)越凸顯出售后服務(wù)的重要性。 3) 從價(jià)格方面考慮，多了解，多比較，盡量選出最高的性?xún)r(jià)比。
3、 試用
做出選擇后，就該進(jìn)入試用階段了。試用并不是信息部門(mén)自己的事情，尤其是關(guān)系到工作流的部分，光靠在調(diào)研中得到的那些資料對(duì)系統(tǒng)中的工作流部分進(jìn)行簡(jiǎn)單的流轉(zhuǎn)測(cè)試，是很難發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)上的問(wèn)題的。而經(jīng)常接觸企業(yè)工作流程的職員由于對(duì)流轉(zhuǎn)中曾經(jīng)出現(xiàn)的偶然事件有較切身的體會(huì)，則往往能發(fā)現(xiàn)在該部分存在的缺漏。
4、 溝通
運(yùn)行中出現(xiàn)了問(wèn)題要解決，就涉及到了溝通問(wèn)題。這就需要注意兩點(diǎn)：
1) 內(nèi)部問(wèn)題，就是與對(duì)方實(shí)施人員溝通最頻繁的幾個(gè)人一定要針對(duì)目前系統(tǒng)存在問(wèn)題達(dá)成一致意見(jiàn)，然后再去與對(duì)方進(jìn)行溝通。
2) 對(duì)對(duì)方實(shí)施人員要有要求，對(duì)能夠解決的問(wèn)題，應(yīng)提醒其在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)，對(duì)軟件不
能解決的問(wèn)題，要拿出相關(guān)理由，以方便我們對(duì)照查找資料，共同找出其他解決方法。 5、 培訓(xùn)
培訓(xùn)有兩個(gè)方面。
1) 系統(tǒng)管理員的培訓(xùn); 2) 是普通用戶(hù)的培訓(xùn)。
6、 運(yùn)行維護(hù)
日常運(yùn)行維護(hù)中只要做到一點(diǎn)：用戶(hù)有問(wèn)題時(shí)系統(tǒng)管理員要及時(shí)解決，解決不了的及時(shí)與開(kāi)發(fā)商的實(shí)施人員聯(lián)系。系統(tǒng)管理員要在不斷出現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題的循環(huán)中，逐步提高解決問(wèn)題的能力，以保證OA系統(tǒng)的實(shí)施效果。
OA系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施環(huán)境與前期預(yù)算
硬件環(huán)境：服務(wù)器、容災(zāi)服務(wù)器、防火墻、機(jī)架式機(jī)柜、UPS、
軟件環(huán)境：操作系統(tǒng)、容災(zāi)備份方案、網(wǎng)絡(luò)安全方案、系統(tǒng)安全方案、數(shù)據(jù)庫(kù)軟件
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