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合同采購管理制度
在現在社會，制度起到的作用越來越大，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范。那么相關的制度到底是怎么制定的呢？以下是小編整理的合同采購管理制度，歡迎閱讀與收藏。
合同采購管理制度1
第一章總則
第1條為加強公司對采購合同的管理,規范采購作業,根據國家相關法律法規和公司的規章制度,特制定采購合同管理制度。
第2條本制度適用于公司化工生產物料、設備、辦公用品等的采購管理工作。
第3條公司采購部在授權范圍內負責采購合同的擬定、簽訂與履行等工作,財務部負責審核采購合同,并按合同進行付款。
第4條公司嚴格遵循平等自愿、互惠互利、誠實信用的原則訂立采購合同。
第5條合同必須采取書面形式,經協商有關修改合同的文書、傳真、電報圖表、電子郵件、報價書和會簽表等,均為合同的組成部分。
第6條合同內容必須完整,條款應當明確、具體,文字表達嚴謹,書寫工整。
第二章合同簽訂
第7條公司總經理是采購合同的法定簽訂人,采購部經理在總經理的授權下代表公司簽訂采購合同。
第8條未經公司總經理授權,任何部門和個人不得以公司的名義對外簽訂采購合同。
第9條采購部根據經審批通過的采購申請制定采購方案,經采購部經理審批通過后嚴格執行。
第10條采購合同的簽訂流程如下。
1.采購員采集供應商信息
(1)采購員從使用部門的需求、價格、質量、服務、數量、供貨周期、合作歷史記錄等角度考察供應商,并根據考察結果編寫《供應商情況分析表》,詳細登記供應商各個方面的信息。
(2)采購員提出對供應商的分析意見和采購建議,填寫《供應商情況分析表》,將《供應商情況分析表》交給采購部經理。
2.確定備選供應商。采購部經理根據《供應商情況分析表》,初步篩選符合條件的供應商,分析各供應商優劣,確定兩家以上備選合作供應商,并分配采購份額給各供應商。
3.采購合同談判。采購部經理與備選供應商進行談判,共同擬訂采購合同。需要時,可要求使用部門人員參與談判,擬定合同草案。
4.合同評審。采購部協同使用部門負責人、質量管理部經理、財務部經理根據《供應商情況分析表》、備選合作供應商的采購合同進行評審,提出評審意見,并確定各供應商的采購份額,報公司總經理審批。
5.合同審批。總經理總和評審意見,若采購合同金額在總經理審批權限內,總經理批準執行;若采購合同金額超出總經理審批權限,總經理將采購合同上報董事會審批,同時遞交評審意見。
6.合同簽訂。相關領導在授權范圍內簽訂采購合同。
第三章合同履行
第11條合同蓋章生效后,合同雙方按照合同規定的內容,全面地履行各自承擔的權利與義務。
第12條公司采購部和財務部應根據合同編號各立合同臺賬,每一合同設一臺賬,分別按采購情況和收付款情況一事一記。
第13條在合同履行過程中,合同對方所開具的發票必須先由具體經辦人員審核簽字認可,經總經理簽字同意后,再轉財務審核付款。
第4章合同的變更和解除
第12條合同變更或解除必須依照合同的簽訂流程經采購部、財務部、法律顧問等相關負責人和公司總經理審核通過方可。
第13條變更或解除合同的通知和回復應采用書面形式符合公文收發的要求,并按規定經審核后加蓋公章或合同專用章。掛號寄發或由對方簽收,掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管。
第14條變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力,納入本制度規定的管理范圍。
第15條合同變更后,合同編號不予改變。
第16條在合同履行中出現下列情況之一時,采購部應及時上報公司總經理,并按照國家法律法規和本公司相關規定及合同約定與對方當事人協商變更或解除合同。
1.由于不可抗力致使合同不能履行的.。
2.由于對方在合同約定的期限內沒有履行合同的。
3.由于情況變更,致使公司無法按約定履行合同,或雖能履行但會致公司重大損失的
4.其他合同約定的或法律規定的情形出現。
第17條合同發生糾紛時,會同法律顧問與合同對方協商解決,協商不成需進行仲裁或訴訟的,協助法律顧問辦理有關事宜。
第五章其他
第18條采購部定期將履行完畢或不再履行的合同有關資料,如文書、圖表、傳真件以及合同流轉單等,按合同編號整理,由法律顧問確認后交檔案管理人員存檔,不得隨意處置、銷毀、遺失。
第19條公司定期對采購合同管理進行考核,合同簽約率、合同文本質量、合同履行情況、合同臺賬記錄等將影響采購人員的績效考核結果。
第20條凡因未按公司規定處理合用事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的,追究其經濟和行政責任。
第21條因故意或重大過失而給公司造成重大損失的,移送有關國家機關和司法機關追究其法律責任。
第六章附則
第22條本制度未盡事宜,依照國家有關的法律、法規和政策執行。
第23條本制度由采購部制定,解釋權歸采購部所有。
第24條本制度自頒布之日起開始執行。
合同采購管理制度2
為加強合同管理,避免失誤,提高經濟效益,根據《合同法》及其他有關法規的規定,結合公司的實際情況,制訂本制度。公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。
一、采購合同的內容
公司采購合同的條款構成了采購合同的內容,應當在力求具體明確,便于執行,避免不必要糾紛的前提下,具備以下主要條款:
l、商品的品種、規格和數量
商品的品種應具體,避免使用綜合品名;商品的規格應具體規定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數量多少應按國家統一的計量單位標出。必要時,可附上商品品種、規格、數量明細表。
2、商品的質量和包裝
合同中應規定商品所應符合的質量標準,注明是國家或部頒標準;無國家和部頒標準的應由雙方協商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應規定出一定的比例,并注明其標準;對實行保換、保修、保退辦法的商品,應寫明具體條款;對商品包裝的辦法,使用的包裝材料,包裝式樣、規格、體積、重量、標志及包裝物的處理等,均應有詳細規定。
3、商品的價格和結算方式
合同中對商品的價格要作具體的規定,規定作價的辦法和變價處理等,以及規定對副品、次品的扣價辦法;規定結算方式和結算程序,同時約定開票事宜。
4、交貨期限、地點和發送方式
交(提)貨期限(日期)要按照有關規定,并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時,應明確商品的發送方式是送貨、代運,還是自提。
5、商品驗收辦法
合同中要具體規定在數量上驗收和在質量上驗收商品的辦法、期限和地點。
6、違約責任
簽約一方不履行合同,必將影響另一方經濟活動的進行,因此違約方應負物質責任,賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時,應明確規定,供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金:
(1)不按合同規定的商品數量、品種、規格供應商品;
(2)不按合同中規定的商品質量標準交貨;
(3)逾期發送商品。
7、合同的變更和解除條件
合同中應規定,在什么情況下可變更或解除合同,什么情況下不可變更或解除合同,通過什么手續來變更或解除合同等。
此外,采購合同應視實際情況,增加若干具體的補充規定,使簽訂的合同更切實際,行之有效。
二、合同的審查批準
1、合同在正式簽訂前,必須按規定上報領導審查批準后,方能正式簽訂。
2、合同原則上由部門負責人具體經辦,擬訂初稿后必須經公司領導審閱后按合同審批權限審批。重要合同必須經法律顧問審查。合同審查的要點是:
(1)合同的合法性。包括:當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力;合同內容是否符合國家法律、政策和本制度規定。
(2)合同的`嚴密性。包括:合同應具備的條款是否齊全;當事人雙方的權利、義務是否具體、明確;文字表述是否確切無誤。
(3)合同的可行性。包括:當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預計取得的經濟效益和可能承擔的風險;合同非正常履行時可能受到的經濟損失。
(4)根據法律規定或實際需要,合同還應當或可以呈報法律顧問把關,或請公證處公證。
三、采購合同的簽訂
1、簽訂采購合同的原則
(1)合同的當事人必須具備法人資格或法人委托的代理人資格。
(2)合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同,其內容和手續應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規定。
(3)簽訂合同必須堅持平等互利、充分協商的原則。
(4)簽訂合同必須堅持等價、有償的原則。
(5)當事人應當以自己的名義簽訂經濟合同。委托別人代簽,必須要有委托證明。
(6)采購合同應當采用書面形式。
2、簽訂采購合同的程序
簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內容進行協商,取得一致意見,并簽署書面協議的過程。
四、公司采購合同的管理
1、加強對公司采購合同簽訂的管理
加強對采購合同簽訂的管理,一是要對簽訂合同的準備工作加強管理,在簽訂合同之前,應當認真研究市場需要和貨源情況,掌握企業的經營情況、庫存情況和合同對方單位的情況,依據企業的購銷任務收集各方面的信息,為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理,在簽訂合同時,要按照有關的合同法規規定的要求,嚴格審查,使簽訂的合同合理合法。
2、建立合同管理機構和管理制度,以保證合同的履行企業應當設置專門機構或專職人員,建立合同登記、匯報檢查制度,以統一保管合同、統一監督和檢查合同的執行情況,及時發現問題,采取措施,處理違約,提出索賠,解決糾紛,保證合同的履行。同時,可以加強與合同對方的聯系,密切雙方的協作,以利于合同的實現。
3、處理好合同糾紛
當企業的經濟合同發生糾紛時,雙方當事人可協商解決。協商不成時,企業可以向國家工商行政管理部門申請調解或仲裁,也可以直接向法院起訴。
4、信守合同,樹立企業良好形象
合同的履行情況好壞,不僅關系到企業經營活動的順利進行,而且也關系到企業的聲譽和形象。因此,加強合同管理,有利于樹立良好的企業形象。
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