運用管理軟件實現(xiàn)預(yù)算管理的解決方案

關(guān)于運用管理軟件實現(xiàn)預(yù)算管理的解決方案

　　隨著財務(wù)軟件在企事業(yè)單位的廣泛運用，很多企事業(yè)單位實現(xiàn)了從憑證處理、記賬、到報表輸出等基本會計業(yè)務(wù)的電算化。如何深化計算機在會計中的運用，特別是如何運用管理軟件實現(xiàn)預(yù)算管理，是當(dāng)前財會人員所關(guān)心的問題。本文以蘇州新蘇綸紡織有限公司為具體案例，分析了企業(yè)預(yù)算管理模式的基本思想，并提出了如何將企業(yè)預(yù)算管理模式與管理軟件相結(jié)合實現(xiàn)預(yù)算管理的解決方案。

　　一、蘇州新蘇綸紡織有限公司預(yù)算管理模式分析

　　企業(yè)要實現(xiàn)預(yù)算管理，首先根據(jù)企業(yè)現(xiàn)階段的發(fā)展水平和管理需求選擇其預(yù)算管理模式。蘇州新蘇綸紡織有限公司是一個傳統(tǒng)型的紡織企業(yè)，其市場相對穩(wěn)定，企業(yè)處于穩(wěn)步發(fā)展階段。在這一時期，采用擴大銷售的方法來提高企業(yè)的利潤不是非常有效，因此，提高企業(yè)利潤的重心就放在加強成本費用的管理上。

　　與企業(yè)的發(fā)展階段相適應(yīng)，在進行預(yù)算管理時采用以成本費用為中心的預(yù)算管理模式，對企業(yè)的成本費用進行事前、事中和事后管理，下面對新蘇級預(yù)算管理模式進行分析。

　　要實現(xiàn)以成本費用為中心的預(yù)算管理模式，蘇州新蘇綸紡織有限公司設(shè)計了如下預(yù)算管理框架，其預(yù)算管理流程如圖1所示：

　�。ㄒ唬╊A(yù)算的編制

　　蘇州新蘇綸紡織有限公司采用零基預(yù)算的方法，每月由各部門對其資金收支情況進行預(yù)算，總會計師和總經(jīng)理確認預(yù)算合理以后，財務(wù)部門將全公司的預(yù)算進行匯總，形成企業(yè)的月份資金使用總預(yù)算。

　　由于預(yù)算是建立在對企業(yè)業(yè)務(wù)情況的一定假設(shè)基礎(chǔ)上的，而企業(yè)的實際業(yè)務(wù)情況不一定內(nèi)含在假設(shè)范圍，因此各部門有時需要根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展態(tài)勢調(diào)整本月預(yù)算。出現(xiàn)這種情況時，要求追加用款的部門填寫“月度用款追加計劃申請表”，說明申請追加用款的理由及金額，總經(jīng)理審批通過后，方可加入預(yù)算范圍內(nèi)。

　　（二）預(yù)算的執(zhí)行和控制

　　該公司對預(yù)算的執(zhí)行情況采用雙軌制進行記錄，即對每一筆支出，需要財務(wù)人員填制憑證，在總賬子系統(tǒng)中自動登記總賬和明細賬；同時，經(jīng)手人必須填寫“申請領(lǐng)用支票及申請付款工作聯(lián)系單”（此單設(shè)有申請人簽字、申請部門負責(zé)人簽字、公司主管副總審批、公司總經(jīng)理審批欄），并在“限額費用使用手冊”上進行登記，控制成本費用的發(fā)生。限額費用使用手冊類似于為預(yù)算管理所設(shè)計的責(zé)任會計賬。

　�。ㄈ�）預(yù)算的考評

　　月末對限額費用使用手冊進行匯總，得到資金費用使用匯總表，隨后將匯總表和預(yù)算進行比較，找出二者的差異，并進一步分析差異形成的原因。

　　新蘇綸對各部門的費用支出在預(yù)算的基礎(chǔ)上進行了有效的控制，對整個企業(yè)的成本費用確實起到了非常好的監(jiān)控作用。而且事后的差異分析為各部門的業(yè)績考核提供了依據(jù)，企業(yè)的獎懲制度有了實施的基礎(chǔ)。

　　二、計算機環(huán)境下實現(xiàn)預(yù)算管理的解決方案

　　當(dāng)企業(yè)選擇了一種預(yù)算管理模式，并設(shè)計了滿足企業(yè)管理需求的預(yù)算管理框架后，如何在計算機環(huán)境中應(yīng)用管理軟件建立預(yù)算管理的解決方案呢？下面，我們討論該公司在計算機環(huán)境下應(yīng)用“用友管理軟件”實現(xiàn)預(yù)算管理的解決方案。

　�。ㄒ唬├�用管理軟件的功能構(gòu)建滿足預(yù)算管理單軌制流程

　　蘇州新蘇綸紡織有限公司在預(yù)算管理的流程中采用雙軌制，即對每一筆支出，需要財務(wù)人員填制憑證，在總賬子系統(tǒng)中自動登記總賬和明細賬；同時，經(jīng)手人都必須填寫“申請領(lǐng)用支票及申請付款工作聯(lián)系單”，并在“限額費用使用手冊”上進行登記，通過責(zé)任會計賬控制成本費用的發(fā)生。這種方法雖然存在著很多問題，如一筆費用支出后必須進行兩次記錄，增加了財務(wù)人員的工作量；所提供的雙重數(shù)據(jù)之間缺少直接聯(lián)系甚至還可能導(dǎo)致兩種核算之間的信息沖突等。但是，在手工方式下這種模式是必不可少的。在計算機環(huán)境下，解決方案不能簡單模仿手工預(yù)算管理流程，而是應(yīng)該結(jié)合管理軟件的功能，充分發(fā)揮計算機數(shù)據(jù)處理的優(yōu)勢，在設(shè)計新的解決方案的同時，保證企業(yè)預(yù)算管理目標(biāo)的實現(xiàn)。首先，對于新蘇綸紡織有限公司預(yù)算管理的雙軌制流程進行改造，將雙軌制流程改為單軌制流程，如圖2所示：

　　采用單軌制流程，在期初（月初或年初）定義預(yù)算，日常發(fā)生的每一筆支出只需通過憑證錄入一次，計算機將按照預(yù)算管理的要求，按科目和部門歸集和匯總實際發(fā)生額，并保存在賬務(wù)數(shù)據(jù)文件中。當(dāng)需要預(yù)算考評時，計算機自動從賬務(wù)數(shù)據(jù)文件中提取實際數(shù)，并與預(yù)算數(shù)進行比較，高速、準(zhǔn)確生成各種預(yù)算管理分析表（如，部門預(yù)算分析表、項目預(yù)算分析表、科目預(yù)算分析表、成本費用預(yù)算分析表、利潤預(yù)算分析表等）。這樣免去了大量的重復(fù)工作，而且其產(chǎn)品成本和責(zé)任成本之間的聯(lián)系增強，便于合理考核預(yù)算執(zhí)行主體的工作業(yè)績。因此，如果采用單軌制流程進行預(yù)算管理，能以更低的預(yù)算管理成本獲取更高的預(yù)算管理效益。

　　（二）用預(yù)算管理的觀念設(shè)置科目

　　為了進行預(yù)算控制，需要對各部門差旅費、業(yè)務(wù)招待費等各種控制項目用相應(yīng)的科目和部門進行反映和控制。因此，在管理軟件中需要進行預(yù)算管理科目的設(shè)置，如“差旅費”設(shè)置為“部門核算”，如下表所示：

　　以便在各費用發(fā)生的同時，可以在總賬中按部門錄入其發(fā)生額；在進行數(shù)據(jù)處理時，可以按照部門進行歸類匯總；在將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息輸出時，按部門、按科目將預(yù)算和實際發(fā)生額進行對比分析。

　　（三）按預(yù)算管理觀念編制部門預(yù)算

　　在科目設(shè)置完后，啟動“財務(wù)分析系統(tǒng)”編制預(yù)算。先選擇預(yù)算類型，預(yù)算類型分為粗放預(yù)算和精細預(yù)算，所謂精細預(yù)算是指對某個部門或某個項目中的核算科目制定預(yù)算數(shù)；而所謂粗放預(yù)算就是將某個部門或某個項目里需要進行預(yù)算控制的各科目按照已選定的控制方向，制訂一個部門或項目的總預(yù)算數(shù)，而并不對每個科目制訂預(yù)算數(shù)。企業(yè)可根據(jù)實際情況確定預(yù)算類型。下表選擇“精細預(yù)算”類型。確定預(yù)算類型以后可以在預(yù)算初始錄入各科目的部門預(yù)算金額（精細預(yù)算）或者各部門的總的預(yù)算金額（粗放預(yù)算）。編制部門預(yù)算數(shù)如下表所示。當(dāng)各部門需要調(diào)整預(yù)算金額時，在“追加”欄中錄入調(diào)整金額即可。

　　（四）按預(yù)算管理觀念處理日常業(yè)務(wù)和實時控制

　　財務(wù)人員錄入反映各種經(jīng)濟業(yè)務(wù)的單據(jù)時，如果涉及到與預(yù)算管理科目有關(guān)的業(yè)務(wù)，則系統(tǒng)提示需要錄入相應(yīng)的部門；如果部門的實際發(fā)生額大于預(yù)算數(shù)，計算機彈出窗口警告不允許處理。據(jù)此可實現(xiàn)對預(yù)算項目的實時控制。

　�。ㄎ澹╊A(yù)算考評

　　當(dāng)管理者需要對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動進行動態(tài)考評或綜合考評時，可以直接在“財務(wù)分析系統(tǒng)”中選擇“預(yù)算管理”，此時，計算機自動從賬務(wù)數(shù)據(jù)文件中獲取預(yù)算執(zhí)行實際數(shù)據(jù)并與預(yù)算數(shù)進行對比，按月、按季或按年輸出各種預(yù)算管理分析表。例如，希望得到部門預(yù)算分析表，以考核各部門預(yù)算的完成情況，評價各部門的工作業(yè)績，此時選擇“預(yù)算管理”，其結(jié)果如下：

　　總之，預(yù)算管理是一種行之有效的綜合管理方法，但只有在它與管理軟件相結(jié)合時，才能得以更有效地運用和推行，并以更優(yōu)的成本效益比實現(xiàn)對企業(yè)各部門的預(yù)算管理和對企業(yè)整個業(yè)務(wù)流程的控制。

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