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會議紀要具有哪些特點
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會議紀要有以下幾個特點:
(一)綜合性。會議紀要是在對會議中各種材料、與會人員的發(fā)言以及會議簡報等等進行綜合分析和概括提煉基礎(chǔ)上形成的,它具有整理和提要的基本特點。
(二)指導性。這一特性包含兩層含義:一是會議本身的權(quán)威性;二是會議紀要集中反映了會議的'主要精神和決定事項。因而紀要一經(jīng)下發(fā),將對有關(guān)單位和人員產(chǎn)生約束力,起著類似于指示、決定或決議等指揮性公文的作用。會議紀要還可以作為與會同志向單位領(lǐng)導匯報、向群眾傳達的文字依據(jù)。
(三)備考性。一些會議紀要主要不是為了貫徹執(zhí)行,而是向上匯報或向下通報情況,必要時可作查閱之用。
會議紀要的寫作要點
一是真實準確。會議紀要,重在紀實,必須真實準確地反映會議的情況和精神,既不能隨意增減,也不能擅自篡改,這是會議紀要寫作的第一要求,也是最基本的要求。為此,寫好會議紀要,需認真地進行會議記錄,詳盡地了解會議情況,做好各項基礎(chǔ)性工作。
二是精練概括。會議紀要是在會議記錄所提供材料的基礎(chǔ)上,根據(jù)會議的主旨、議定事項和主要成果,經(jīng)過提煉、概括、整理而形成的.公文,它集中地反映會議的要點和精神實質(zhì),具有高度的概括性。精練概括與詳盡細致,是會議紀要與會議記錄最重要的區(qū)別。語言文字簡練準確、樸實無華、通俗明白,也是精練概括的應有之義。
三是要點突出。會議紀要就是記敘會議的中心內(nèi)容和討論研究的要點。凡與此聯(lián)系密切的問題,都應盡力寫充分;反之就要少寫或不寫。突出要點也是做到精練概括的一個重要方法。
四是取舍適當。會議上對某些問題進行討論,有時意見會有分歧,甚至截然相反。因此,起草會議紀要應根據(jù)會議確定的宗旨,對各種觀點進行恰當?shù)娜∩,善于正確集中會議討論的意見。一般采用以下方法:凡符合會議宗旨的多數(shù)人的一致意見,會議紀要都應集中反映;對少數(shù)人的意見,如果是正確的,也要予以反映;如果討論中意見確有分歧,難以取得統(tǒng)一,一般不應寫入紀要,但研討性會議紀要除外。集中會議討論的意見,還要特別留意會議主持人發(fā)表的意見,特別是他(她)的總結(jié)性發(fā)言和結(jié)論性意見,并在紀要中充分體現(xiàn)。
總之,撰寫會議紀要要經(jīng)過一番去偽存真、去粗取精、由此及彼、由表及里的改造制作功夫,按一定的邏輯關(guān)系進行提煉、加工,進而形成符合規(guī)定要求的會議紀要。
會議紀要的內(nèi)容結(jié)構(gòu)
一般說來,會議紀要通常由標題、正文和文尾三部分組成。
會議紀要的標題形式主要有三種:一是“會議名稱+紀要”,如《全國農(nóng)村工作會議紀要》等。這類標題最為常見。二是由“正標題+副標題”構(gòu)成,又叫雙標題。正標題提出問題或揭示會議主旨,副標題多為“會議名稱+紀要”。如《加強未成年人思想道德教育是家庭、學校和社會的共同責任——xx市xx區(qū)教育工作研討會紀要》。這種標題常見于報刊發(fā)表的會議紀要。三是“發(fā)文機關(guān)名稱+議題+紀要”。如《國務院關(guān)于加強土地市場管理工作會議紀要》。這類標題省去發(fā)文機關(guān)名稱,就變成了“議題+紀要”的形式。
會議紀要的正文—般包括開頭、主體和結(jié)尾三部分。開頭,主要用于概述會議的基本情況,包括會議名稱、時間、地點、主持人、參加人、會議議程和主要成果等,然后用“現(xiàn)將會議主要精神紀要如下”或“現(xiàn)將這次會議研討的幾個問題紀要如下”等過渡句轉(zhuǎn)入下文,文字一般都比較簡練。常見的寫法有兩種:一是列項式,即將會議名稱、時間、地點等要素依次列出,各占一行,使人一目了然。這種寫法多用于辦公會議紀要。二是概述式,即將會議的基本要素用一段文字作簡要敘述,使人看后對會議情況和基本精神有個大致了解。
會議紀要的主體部分,一般包括會議研究的問題、討論的意見、作出的決定和提出的措施辦法等,它是會議紀要的核心,是各有關(guān)單位貫徹執(zhí)行會議精神的基本依據(jù),這部分內(nèi)容表述得是否得當?shù)轿,是決定會議紀要寫作成敗、質(zhì)量高低的關(guān)鍵。主要有以下幾種表述方法:
1.條款法,就是把會議議定的事項用條款方式加以簡要說明,分別冠以一二三四的標號,一條寫一個事項。這樣表述簡明扼要,適用于部署工作的會議或辦公會議,也適用于工作協(xié)調(diào)會等。
2.綜述法,就是將會議所討論、研究的問題綜合成若干部分,每個部分集中談一個方面的問題,較復雜的工作會議或經(jīng)驗交流會議的紀要多采用這種寫法。
3.歸類法,有些工作會議涉及內(nèi)容較廣,討論的.問題較多,這就要求按討論問題的性質(zhì)或議定事項的不同分類進行整理,分別列出序號、標題來敘述,每個標題下面視內(nèi)容多少,或分段或分條來寫。
4.摘記法,就是按會議發(fā)言順序記錄每個人的發(fā)言要點,根據(jù)各人提出問題的不同角度,整理成幾個問題,并署上發(fā)言人姓名、職務,有時還要加上小標題。這種方法類似于會議記錄,但不是照搬會議記錄,因為它要對與會者的發(fā)言進行剪裁和加工,使主題更加精練。一些重要的座談會紀要,經(jīng)常采用這種寫法。
會議紀要的結(jié)尾寫法多種多樣:有的向有關(guān)單位和人員提出為實現(xiàn)會議目標和任務而奮斗的號召或希望;有的就會議議定的有關(guān)問題,向上級有關(guān)部門提出意見建議;有的向有關(guān)單位和人員提出貫徹落實的具體要求;有的則對會議意義和收獲進行評價等。
會議紀要一般也有文尾,與其他文件類同,主要是會議紀要的印發(fā)機關(guān)、成文日期、發(fā)送單位等內(nèi)容。
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