企業(yè)文檔管理規(guī)范

企業(yè)文檔管理規(guī)范

　　下面是小編在這里的企業(yè)文檔管理規(guī)范，我們一起來看一下吧!

　　1. Purpose 目的:

　　為規(guī)范管理，建立一個(gè)用于企業(yè)文件的形成、審核、批準(zhǔn)、生效、修正、廢除及銷毀的程序，做到有章可循，按章辦事。

　　2. Scope 范圍: 企業(yè)所有的文件。

　　3. Responsibilities 職責(zé):

　　3.1 各公司、各部門的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本公司本部門文件的建立和維護(hù)。

　　3.2 各公司各部門指定相應(yīng)的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)保管所有規(guī)程及文件正本，制備正式的工作復(fù)印件，并分發(fā)至相關(guān)部門。

　　3.3 各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)保證本部門使用的所有規(guī)程和其他文件是有效版本。

　　4. Procedure 程序:

　　4.1 本規(guī)程所指的文件包括企業(yè)各子公司、各部門所建立的管理和操作規(guī)程以及其應(yīng)的各類表格：

　　4.2 文件的形成、審核和批準(zhǔn)

　　4.2.1 各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)組織編寫用于本部門的管理文件。

　　4.2.2 在編寫過程中應(yīng)與文件涉及的其它部門討論，征求意見，使文件一旦實(shí)施后具有可行性。

　　4.2.3 編寫文件時(shí)必須遵循下列規(guī)則：

　　4.2.3.1 必須對(duì)內(nèi)容進(jìn)行有效陳述。

　　a) 盡可能全面的描述文件題頭范圍的內(nèi)容，將文件所涉及的內(nèi)容給予適當(dāng)?shù)囊?guī)定。

　　b) 任何文件的內(nèi)容不僅要讓使用者知道做什么工作，而且還要知道該誰來做。文件中必須使用職位之類的字樣，如：信息部經(jīng)理，總裁秘書等，而不是個(gè)人的名字。

　　c) 必須采用最合適的方法來制定文件以保證其內(nèi)容易被理解和執(zhí)行。當(dāng)需要時(shí)可以利用表格或圖解來更清楚地解釋規(guī)程。必須按所描述的實(shí)際操作步驟的時(shí)間順序來排列文件內(nèi)容。與某個(gè)文件有關(guān)的表格或工作記錄單必須作為該文件的一部分包括在該文件中。

　　d) 盡量避免在文件中使用“大體上”,“一般地”、“通常”之類的詞語，除非該條件在同條款中有所說明。

　　e) 所寫的內(nèi)容必須與實(shí)際的工作相符。如果實(shí)際工作有所改變，相應(yīng)的書面文件也應(yīng)作修正。 f ) 在某個(gè)文件中如需引用其它文件，應(yīng)在首次引用時(shí)標(biāo)明所引用文件的編號(hào)和題頭(如：-文件管理程序)，未顯示版本號(hào)是指所使用的是引用文件的當(dāng)前最新版本。

　　4.2.3.2 格式

　　規(guī)程文件應(yīng)包含下述項(xiàng)目(文件的具體格式見附錄Ⅰ)，各類別的規(guī)程均配有專用的字母代碼。 ——文件號(hào):

　　文件編號(hào)的完整表示是：文件類別的縮寫文件流水號(hào)-文件的修訂號(hào)，例如：HCOSO001-00其中H表示總部，CO表示總裁辦，SO表示秘書室;001表示該文件的流水號(hào);00表示為新制定文本。

　　如HCOSO001-01表示為HCOSO001-00文件的第一次修訂。

　　——頁(yè)數(shù) 表明文件的頁(yè)數(shù)，

　　——文件名稱

　　要能體現(xiàn)文件所需要規(guī)定的事 ——起草人(或修改人)

　　應(yīng)由起草人或修改人簽名并注明日期，表示起草人或修改人對(duì)該規(guī)程的內(nèi)容負(fù)責(zé)。

　　起草人(修訂人)應(yīng)經(jīng)相關(guān)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，了解、掌握所起草文件涉及工作的要求，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富，熟悉文件內(nèi)容。

　　——審核人

　　應(yīng)由文件使用部門的經(jīng)理/主管或該文件的主要執(zhí)行部門的經(jīng)理/主管對(duì)該文件的內(nèi)容及準(zhǔn)確性進(jìn)行核查后簽名并注明日期。如文件涉及幾個(gè)部門的工作，可進(jìn)行多部門的審核，相應(yīng)的部門經(jīng)理/主管應(yīng)在審核欄中簽字確認(rèn)。

　　當(dāng)負(fù)責(zé)審核的部門經(jīng)理/主管不在時(shí)，該文件可由其指定的經(jīng)理助理審核并簽字確認(rèn)。 ——批準(zhǔn)人

　　各子公司/部門的文件由相應(yīng)的總經(jīng)理批準(zhǔn)，跨子公司/部門的文件，由總裁批準(zhǔn)簽名生效。 ——修訂號(hào) 該規(guī)程的修訂次數(shù)。

　　——替代文件號(hào)

　　修改前文件或被替代文件的文件編號(hào)。

　　——生效日期

　　由文件管理員與使用該規(guī)程的部門經(jīng)理討論后確定生效日期，并在已批準(zhǔn)的文件上注明。 ——分發(fā)部門

　　必須標(biāo)明該文件的分發(fā)范圍。

　　——目的

　　建立該文件的目的 ——范圍 該文件適用的范圍

　　——職責(zé)

　　闡明由誰來負(fù)責(zé)執(zhí)行該規(guī)程所規(guī)定的工作事項(xiàng)。

　　——程序 該文件具體內(nèi)容。

　　——變更歷史

　　注明變更實(shí)施的時(shí)間、變更的內(nèi)容、文件號(hào)的變更、修訂號(hào)。

　　4.2.4 編寫文件應(yīng)符合

　　4.2.3項(xiàng)下的要求，形成的文件應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人審核。

　　4.2.5 如果審核人對(duì)文件內(nèi)容有異議，應(yīng)將該文件退還給起草人作必要的修改，審核人必須熟悉文件所規(guī)定的內(nèi)容并有能力評(píng)判所擬文件的準(zhǔn)確性。

　　4.2.6 經(jīng)部門負(fù)責(zé)人檢查后的文件應(yīng)交文件管理員復(fù)查。復(fù)查的要點(diǎn)是：

　　——與現(xiàn)行管理和操作是否相符

　　——文件內(nèi)容的可行性

　　——文字應(yīng)簡(jiǎn)練、確切、易懂，不能有多種解釋

　　——同已生效的其他文件沒有相悖的含義

　　4.2.7 經(jīng)文件管理員復(fù)查后的文件，如需改正，交回原編寫人員所屬部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行修改，直至符合要求。

　　4.2.8各子公司、各部門指定文件管理員，文件管理員將復(fù)查合格的文件的電子版按標(biāo)準(zhǔn)格式打印出來交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、批準(zhǔn)人預(yù)核查，并存檔該電子版。

　　4.2.9 如相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或批準(zhǔn)人對(duì)文件持有異議，需通知起草人作必要的修改。

　　4.2.10修改程序按

　　4.2.1- 4.2.7進(jìn)行。修改稿應(yīng)附有未通過文件的草稿，以便相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、

　　QM經(jīng)理和批準(zhǔn)人有針對(duì)性地重新審核。

　　4.2.11 文件管理員將修改好的文件打印在黃色正本頁(yè)上。

　　4.2.12 文件管理員將文件正本送交起草人-審核人-批準(zhǔn)人分別簽字和注明日期。

　　4.2.13 黃頁(yè)會(huì)簽過程中，應(yīng)無修改意見。如確有修改意見，應(yīng)由文件管理員對(duì)黃頁(yè)規(guī)程進(jìn)行修改。文件管理員有責(zé)任追蹤黃頁(yè)正本被及時(shí)會(huì)簽。(在兩個(gè)星期內(nèi)需會(huì)簽完畢)。

　　4.2.14 會(huì)簽完畢，文件管理員按照

　　4.2.3.2項(xiàng)下規(guī)定在黃頁(yè)正本上注明文件的生效日期。

　　4.2.15文件管理員及時(shí)將有關(guān)信息進(jìn)行登記。

　　4.3文件分發(fā)

　　4.3.1文件管理員按照文件適用部門復(fù)印文件，并在每頁(yè)上加蓋“工作復(fù)印件”作為白頁(yè)工作件。

　　4.3.2文件管理員填寫“文件的發(fā)放和收回記錄”，將工作復(fù)印件分發(fā)至有關(guān)人員，文件接收人員在“文件的發(fā)放和收回記錄”上簽名確認(rèn)已收到此文件。

　　4.3.3文件的接收人必須保證部門內(nèi)其它相關(guān)的文件使用人已進(jìn)行適當(dāng)培訓(xùn)并能接觸該文件。

　　4.3.4各子公司/部門應(yīng)指定專人管理本公司/部門的工作復(fù)印件，建立并及時(shí)更新本部門有效文件清單，確保文件不會(huì)丟失，并在需要時(shí)迅速找到相關(guān)文件有效版本復(fù)印件。

　　4.3.5 文件的發(fā)放和收回記錄應(yīng)附在已批準(zhǔn)文件的正本原件(黃頁(yè))后由文件管理員負(fù)責(zé)保存。

　　4.4 已批準(zhǔn)文件的獲取和收回

　　4.4.1 獲取

　　4.4.1.1 如確有需要，子公司/部門負(fù)責(zé)人應(yīng)告知文件主管需要更多工作復(fù)印件。

　　4.4.1.2 在得到領(lǐng)導(dǎo)的許可后，文件管理員取相應(yīng)文件黃頁(yè)正本復(fù)印，在每頁(yè)上加蓋“復(fù)印”章，交申請(qǐng)人。雙方在原“文件的發(fā)放和收回記錄”簽名確認(rèn)。

　　4.4.1.3 任何人不得擅自復(fù)印文件接收人所持有的白頁(yè)規(guī)程文件或其他文件。

　　4.4.2收回

　　對(duì)于本部門不再需要的文件，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)與文件管理員協(xié)商(必要時(shí)需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意)，將其持有的工作復(fù)印件退給文件管理員，記錄在文件的發(fā)放和收回記錄”中，質(zhì)量管理部文件管理員應(yīng)按照

　　4.5.3及時(shí)將收回的復(fù)印件銷毀。

　　4.5 文件的修訂、廢除和銷毀

　　4.5.1定義

　　文件的修訂：文件的題目不變，不論內(nèi)容改變多少均為修訂。 文件的廢除：文件的題目改變，內(nèi)容無論變或不變，原文件即稱廢除。

　　4.5.2 需要對(duì)文件進(jìn)行更改，應(yīng)按下列程序進(jìn)行：

　　4.5.2.1 有關(guān)部門需對(duì)原文件作修訂或廢除時(shí)應(yīng)填寫 “文件修改申請(qǐng)表”，說明更改或廢除的理由，注明原文件待更改的內(nèi)容以及更改后的內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后批準(zhǔn)。

　　4.5.2.2填寫完畢的“文件修改申請(qǐng)表”由文件管理員單獨(dú)歸檔保存。

　　4.5.2.3 新文件的起草、審核、批準(zhǔn)和分發(fā)按照

　　4.2~4.3規(guī)定進(jìn)行。

　　4.5.2.4 文件接收部門負(fù)責(zé)人在新文件生效之前對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，并妥善保管該文件，在未生效前不得將其置于相關(guān)工作場(chǎng)所。

　　4.5.2.5新文件生效前一天，相關(guān)部門應(yīng)將新文件置于工作現(xiàn)場(chǎng)，并立即收回舊版文件在三個(gè)工作日內(nèi)送交文件管理員。

　　4.5.2.6原持有人和文件管理員在舊版文件的“文件的發(fā)放和收回記錄”上簽名確認(rèn)。

　　4.5.2.7在被替代/廢除的原文件黃頁(yè)正本每頁(yè)上加蓋“已作廢”章。

　　4.5.2.8文件管理員按照4.5.3的規(guī)定將收回的文件復(fù)印件銷毀。 4.5.3文件的銷毀

　　4.5.3.1 收回的白頁(yè)工作復(fù)印件在回收后應(yīng)及時(shí)銷毀。文件管理員填寫“文件的發(fā)放和收回記錄”提出銷毀申請(qǐng)，相應(yīng)的主管批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。銷毀過程必須有人監(jiān)督并在記錄上簽字。

　　4.5.3.2將原“文件的發(fā)放和收回記錄”附在原文件黃頁(yè)正本后，由文件管理員歸檔保存5年。

　　4.6 各類文件的復(fù)查

　　4.6.1文件管理員及各部門負(fù)責(zé)人有責(zé)任復(fù)查持有的所有現(xiàn)行規(guī)程及其他文件，以保證其滿足生產(chǎn)/質(zhì)量管理需求。

　　4.6.2 文件管理員每?jī)赡甓ㄆ诜职l(fā)文件定期核查記錄(見附錄Ⅵ)，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人對(duì)相關(guān)文件的適用性、一致性進(jìn)行核查，在5個(gè)工作日內(nèi)完成該記錄，并交給文件管理員歸檔保存。

　　4.6.3需要時(shí)，修訂工作應(yīng)按照

　　4.5進(jìn)行。

　　5. 字體具體要求：

　　5.1字體大�。何逄�(hào)

　　5.2字體: 中文選擇宋體，英文選擇Arial。

　　5.3頁(yè)面設(shè)置：上：2.2cm;下：2cm， 左：2.5cm，右：2cm ，行間距：16磅。

　　6.表格表示方法

　　如文件有表格，則每個(gè)表格均要編號(hào)，表示為R十文件號(hào)十序號(hào)。如文件HCO001-00號(hào)文件的第一個(gè)表格表示為：R-HCO001-00-01，該文件的第二個(gè)表格為：R-HCO001-00-02。

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