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書信公函格式范文
公函式商函的信文格式包括信頭、標(biāo)題、函號、稱謂、正文、信尾、附件標(biāo)注、附言等項。下面是小編為你帶來的書信公函格式范文，歡迎閱讀。
書信公函格式范文
1.信頭(函頭)信頭原屬英文商函的一種格式,由于商務(wù)活動的國際交往日益增多,近年來國內(nèi)商函采用這種國際通用的信頭格式者日漸增多。信頭出現(xiàn)于信文首頁的上部,在左上方寫收件人地址、單位、職稱、職銜、姓名等;右上方寫發(fā)信人地址、法定名稱、姓名、電話、傳真、電報掛號、E-mail、郵政編碼、寄信日期等。
如:香港九龍觀塘協(xié)和街78號 中國·北京市啟德樓二樓B座Y西城區(qū)車公莊大街6號泵業(yè)國際集團(tuán) 中國雙巴進(jìn)出口總公司董事長云曉瓔先生 總經(jīng)理×××電話:傳真:電報掛號:電子郵址:郵編:1999年10月1日
有些商業(yè)企業(yè)的信箋印有信頭,發(fā)信時在專用發(fā)函紙上按表格填寫即可。需注意:就目前而言,信頭并非中文商函的必備格式,國內(nèi)商函往來多無信頭。
2.標(biāo)題(事由)標(biāo)題位置在信頭下方,居中書寫;不使用信頭則直接標(biāo)寫在首頁上方中間。標(biāo)題用來標(biāo)明事由,使收信人通過標(biāo)題一目了然就能知道信文的主要內(nèi)容。商函標(biāo)題常見有兩種形式:一是由事由加文種名稱“函”構(gòu)成,類似于兩項式的公函標(biāo)題,如“關(guān)于申請商標(biāo)注冊咨詢函”。二是先寫“事由”二字,加冒號提示,然后直接標(biāo)寫該信件的內(nèi)容,如“事由:K-35超聲波儀索賠”。
3.函號(編號)函號即發(fā)函字號或發(fā)函編號。中文商函的編號常見有兩種形式:一是仿效行政公文發(fā)文字號的格式,形成“×函[20××]”或“(20××)×函第×號”的形式。如“瓊紡財函[2000]99號”或“(2000)瓊紡財函第99號”,這里的“瓊紡財函”是代指“海南省紡織公司財務(wù)處商函”,“99號”是該公司年度發(fā)函的順序號。但需注意,商函的發(fā)函字號不象行政公文發(fā)文字號那樣有嚴(yán)格的要求。二是采用直接編號,如“第23號”。設(shè)置函號是為了便于收發(fā)函雙方對商函的處理、歸檔、備查,是否需要編制函號或采用何種形式編排函號并無具體規(guī)定。函號的標(biāo)注位置也沒有固定、統(tǒng)一的要求,通常出現(xiàn)在標(biāo)題右下方或信頭的左上方。
4.稱謂(稱呼)稱謂是對收信人或收信單位的稱呼。稱謂的位置在標(biāo)題或函號的左下方,單獨(dú)占行,頂格書寫,后面用冒號。商函比較注重稱謂。若收信方是單位,應(yīng)寫全稱或單位內(nèi)的部門名稱;若寫給個人,要在公司名稱和對方名字之后加職務(wù)銜,以示尊重。如“××商場××總經(jīng)理”、“×××董事長”等。不知對方職務(wù)或職稱時可用“負(fù)責(zé)同志”、“先生”、“女士”、“小姐”等稱呼。與港澳臺地區(qū)進(jìn)行商務(wù)往來,依照習(xí)慣還應(yīng)在稱呼上加一些文言敬語,如“×先生惠覽”、“××先生臺鑒”等。商函在稱謂之后一般不用寒暄語,直接進(jìn)入正文,不必象私函那樣客套寒暄。
5.正文正文是商函的核心部分,敘述經(jīng)貿(mào)業(yè)務(wù)往來聯(lián)系的實質(zhì)性問題。正文可分開頭、主體、結(jié)尾三部分。開頭:開頭應(yīng)直截了當(dāng)、簡單扼要地說明發(fā)函意圖、緣由;復(fù)函則要引敘對方來函,以示復(fù)函的針對性。主體:主體表達(dá)信函的中心內(nèi)容。一般是根據(jù)發(fā)函緣由詳細(xì)地陳述具體事項或是針對所要商洽的問題或所聯(lián)系的事項闡明自己的意見。結(jié)尾:結(jié)尾一般是簡要概括主體所敘之事,并提出本函的有關(guān)要求,如“希望速予辦理見復(fù)”等。有的商函在結(jié)尾時使用一些慣用語,如“此致”、“此復(fù)”等。也有的商函沒有結(jié)尾。結(jié)尾往往就是一兩句話,但卻是點(diǎn)睛之筆,應(yīng)特別注意它的恰當(dāng)?shù)皿w。一般商函沒有祝頌語。個別商函如聯(lián)系信、慶賀信,為聯(lián)絡(luò)情感、表示禮儀,常常在結(jié)尾使用祝頌語,寫一些表示祝愿或致敬的'話語,如“謹(jǐn)祝商安”、“敬祝健康”等。結(jié)尾慣用語和祝頌語可一行書寫也可分兩行書寫。一行書寫時可緊隨正文,也可以和正文空開兩格再寫;分行書寫時,“謹(jǐn)祝”、“敬�！笨删o隨正文,也可以和正文空開兩格再寫,“商安”、“健康”則轉(zhuǎn)行頂格書寫或轉(zhuǎn)行空兩格書寫。
6.信尾信尾包括落款、簽章、日期等。落款:落款通常寫在結(jié)尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以單位名義發(fā)出的信函,落款可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱,也可同時署寫信人的姓名,有負(fù)責(zé)人姓名的還須注明職銜。使用專用發(fā)函紙,則填寫日期即可。簽章:簽字和加蓋公章。重要的信函,為鄭重起見要加蓋公章。有發(fā)函人署名的必須親自手簽具名,不能用圖章代替手簽,打印的信件在打印的姓名前面也必須簽署真名,因為商函是重要的憑證。日期:日期一般寫在署名的下一行或同一行偏右的位置。發(fā)函日期要寫明具體的年、月、日(甚至?xí)r)。做為憑據(jù),日期是商函非常重要的一項格式,要求書寫完整,不可省略、遺漏。
7.附件標(biāo)注附件是隨函附發(fā)的有關(guān)材料,如報價單、發(fā)票、確認(rèn)書、單據(jù)等。由于文本頁數(shù)多或不便寫入正文,這些資料均可作為附件處理,附在信文之后。附件的標(biāo)注位置可在落款之前也可在落款之后,靠左側(cè)寫“附件:”或“附:”字樣,然后注明附件的名稱和件數(shù)。如“附件:安圖公司最新地圖目錄三份”、“附:88號男式真絲睡衣彩色圖片一套”。
8.附言如果附言補(bǔ)敘的內(nèi)容較多,應(yīng)另寫一函,以示尊重。信函寫完后,發(fā)現(xiàn)內(nèi)容有漏、或有補(bǔ)充說明之事、或有必須修正之處,可在落款左下方標(biāo)寫“又及:”、“又啟:”、“再者:”、“再啟者:”字樣,然后提行予以補(bǔ)敘,交代有關(guān)事項。也可直接補(bǔ)敘有關(guān)事項,然后標(biāo)寫“又及”、“雙啟”字樣。如“又及:×××經(jīng)理特意囑筆問候”、“又啟:來函可郵寄新址”,或“×××經(jīng)理特意囑筆問候。又及”、“來函可郵寄新址。又啟”。如果附言補(bǔ)敘的內(nèi)容較多,應(yīng)另寫一函,以示尊重。上述公函式商務(wù)信函的8項格式并不是每件商函所必須具備的,其中標(biāo)題(事由)、稱謂、正文、信尾4項是必有的格式;而信頭、函號(編號)、附件標(biāo)注、附言4項是或有的格式,寫作時可依實際需要選用。
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致XX公司商函
貴司與我司簽訂的XX中段一層入口處之協(xié)議，現(xiàn)貴司由于特殊原因要求與我司解除合同。貴司承擔(dān)退還我司以交的租金XX萬元同時補(bǔ)償我司XX萬元的.損失共計XX萬元整人民幣�，F(xiàn)我司已同意該司要求，提前解除合同。我司撤離該店后其之前售后服務(wù)轉(zhuǎn)移至XX地區(qū)XX店(全國XX直營店面均可提供服務(wù))。雙方簽字蓋章后生效!
甲方：xxx
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代理人：xxx
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日期：xxxx年xx月xx日
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