傳真方式簽訂合同范例及注意事項(xiàng)
篇一：傳真方式簽訂合同操作指南
1．嚴(yán)格控制傳真方式簽訂合同，經(jīng)當(dāng)事人雙方一致同意后，經(jīng)紀(jì)人必須經(jīng)分店經(jīng)理批準(zhǔn)，報(bào)法務(wù)部或總經(jīng)理審查，對于確有必要傳真方式簽約的，方可采用。
2．對不能到場簽署協(xié)議一方提供的傳真號(hào)碼必須到電信局核實(shí)，要求該方所有交易流程以同一傳真號(hào)碼進(jìn)行，如有特殊情況確需變動(dòng)，必須電話確認(rèn)并錄音。
3.通過傳真獲得未到場一方身份證、戶口簿、婚姻證明等材料，查看是否齊全有效；如果是賣方未到場需簽約前傳真獲得所有房屋產(chǎn)權(quán)證、土地使用權(quán)證，并核對信息。
4．以傳真方式要求雙方簽署《傳真方式簽定合同共同聲明》。
5．各方填寫協(xié)議務(wù)必字跡清晰，尤其要求不能到場一方工整填寫協(xié)議內(nèi)容，務(wù)必確保傳真件簽署的協(xié)議內(nèi)容明確、字跡清晰。不清晰的傳真件協(xié)議作廢，重新傳真簽定直至獲得清晰的傳真件。
6．簽約過程中與未到場一方的所有談話記錄必須進(jìn)行電話錄音，并在電話中明確要求其兩日內(nèi)郵寄蓋有公章或其親筆簽字的傳真合同原件，以及蓋有公章或親筆簽字的《傳真件與原件一致書面確認(rèn)函》。
7.對所有傳真件必須于收到后立即復(fù)印一份放入檔案袋中留檔。
8.傳真簽約完成后，要求未到場一方對傳真方式所簽協(xié)議郵寄一份有其親筆簽字或加蓋公章的書面確認(rèn)函。
9．傳真簽定合同后兩日內(nèi)，經(jīng)紀(jì)人務(wù)必到電信公司索取傳真電話記錄單，以證明此次傳真交易真實(shí)性。
10．傳真合同簽定后一日內(nèi)以法務(wù)部名義進(jìn)行電話確認(rèn)，向客戶解釋“電話確認(rèn)”是公司“傳真簽約”的必經(jīng)流程，并按如下要求詢問不能到場簽約方：
您好，***先生/小姐，打擾了，我們是合富輝煌法務(wù)部，現(xiàn)就您*年*月*日在我公司***處房產(chǎn)買賣交易相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行電話確認(rèn)。
�。�1）請問您是由于****原因未能親自到場，并與買方***約定傳真方式簽約嗎？
�。�2）請問您使用的傳真號(hào)碼是*************嗎？注意，如前后使用傳真號(hào)碼不同，依次分別詢問各類合同簽署時(shí)所使用的傳真號(hào)碼。
�。�3）請問您所持有的“*********”編號(hào)是*********嗎？（根據(jù)簽定的具體協(xié)議名稱及具體編號(hào)詢問）
�。�4）請問您是否已在編號(hào)為蘇契************的合同上簽字確認(rèn)？簽約日期是*年*月*日嗎？
�。�5）請問您是否已知曉且簽字同意合同所有條款？您是否已郵寄傳真原件至我公司？注意，如果沒有寄，詢問對方原因。
11．收集相關(guān)往來信函、電子郵件、電話錄音等，保留好傳真收發(fā)憑證，確保傳真件上信息清晰無誤，報(bào)法務(wù)部審核通過后歸入公司案件檔案庫中。
12．注意事項(xiàng)
�。�1）傳真件內(nèi)容、字跡必須清晰明確，否則作廢，按流程重新操作，直至獲得字跡、內(nèi)容清晰明確傳真合同。
�。�2）傳真件必須包含以下內(nèi)容：傳真號(hào)碼，傳真時(shí)間，傳真抬頭確定，傳真登記號(hào)。
�。�3）不能到場方為公司企業(yè)的，除法人代表及經(jīng)辦人簽字，必須加蓋公司合同章；不到場方為個(gè)人，必須簽字并加蓋傳真章。
�。�4）務(wù)必在傳真合同簽定后要求未到場方兩日內(nèi)通過特快郵遞方式郵寄蓋有公章及親筆簽字的傳真原件至公司。
�。�5）在獲得買賣雙方簽字簽章的傳真復(fù)印件合同后，通過電話確認(rèn)并全程錄音保存。
13.違反上述規(guī)則操作且給公司造成損失的，除賠償公司損失外，經(jīng)法務(wù)部報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，依據(jù)情節(jié)給予罰款直至開除的相應(yīng)處罰。
參考資料
一、在傳真件內(nèi)容中注明本合同以傳真的形式簽訂；
二、要求對方一定要在傳真合同中加蓋公章并有相關(guān)經(jīng)辦人員簽字；
三、注明雙方傳真的號(hào)碼；
五、對于一些較重要的合同，最好是事后讓補(bǔ)一份蓋章形式的合同文本；
六、對于一些可能引起糾紛的傳真合同，最好通過與對方相關(guān)負(fù)責(zé)人以電話錄音的方式印證該傳真合同的存在。
一，傳真件是否傳真人所發(fā)出，是首先要認(rèn)定的問題，可根據(jù)傳真的號(hào)碼、時(shí)間、抬頭以及登記號(hào)加以認(rèn)定其真實(shí)性，通常在履行合同過程中將傳真件視為雙方履行的依據(jù)之一，臨時(shí)有變更的也應(yīng)對傳真件之原件存檔處理，并對該傳真件發(fā)出時(shí)做出登記記錄。對于傳真件接收者未經(jīng)事后核實(shí)便依照傳真件的內(nèi)容履行的如果不符合上述幾種情況的特征，不能認(rèn)定傳真件真實(shí)有效。
二，對于重大問題因時(shí)間緊迫需要通過傳真及時(shí)變更或者處理的，應(yīng)當(dāng)保證在發(fā)出傳真的同時(shí)也要將傳真件的原件，寄發(fā)給接收人，以示證據(jù)的統(tǒng)一性和完整性。如果接收人未經(jīng)審核或者在履行過程中傳真者未將原件寄發(fā)給接受者的，接受者有責(zé)任和義務(wù)要求傳真者履行應(yīng)盡的證據(jù)保全義務(wù)。同樣如傳真接受者不能證明上述基本事實(shí)的，傳真接受者應(yīng)當(dāng)承擔(dān)舉證不利的后果。 三，合同簽訂履行和變更事宜通過一系列傳真和其他書面證據(jù)能夠證明其連續(xù)性的，特別是雙方互有傳真往來彼此是相互銜接的，此時(shí)，傳真不過是一種將已簽字蓋章的書面合同再傳送給對方的通知方式，這就足以認(rèn)定傳真件的真實(shí)性并具有證據(jù)效力。因此，通過傳真訂立的合同只要符合上述條件，就可以認(rèn)定為有效，對雙方當(dāng)事人均有約束力。
需注意的是，唯一的傳真件作為孤證不能作為證據(jù)使用，必須有其他的直接證據(jù)或者間接證據(jù)鏈加以佐證，否則可能承擔(dān)敗訴的后果。
企業(yè)無論大小，時(shí)刻都面臨著各種形式的競爭，有產(chǎn)品、服務(wù)質(zhì)量的競爭、有價(jià)格的競爭、有人才的競爭等等�？萍嫉倪M(jìn)步使得企業(yè)之間的競爭越演越烈，企業(yè)出于縮短交易時(shí)間之考慮，傳真合同隨之被企業(yè)廣泛接受并應(yīng)用。由于傳真合同的原件與復(fù)印件難以區(qū)分，通過這種形式簽訂的合同風(fēng)險(xiǎn)往往也更大。因此，企業(yè)在以傳真合同形式簽訂合同時(shí)應(yīng)加大風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，具體來說需要注意如下幾個(gè)事項(xiàng)：
�。ㄒ唬┊�(dāng)事人雙方最好在交易中能夠做到現(xiàn)款交易，這樣交易的風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)降到最低。
�。ǘ┤绻诮灰字袩o法做到現(xiàn)款交易，只能采取滾動(dòng)結(jié)算的方式，最重要的是保存好收貨憑證。因?yàn)橹挥性谑肇浄绞盏截浳锊⑶覜]有提出質(zhì)量異議的情況下，收貨方才有付款的義務(wù)。如果在收貨憑證不齊全的情況下，雙方對債務(wù)履行發(fā)生爭議就會(huì)有很大的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)槿绻藭r(shí)收貨方以否認(rèn)收到貨物來進(jìn)行不付款的抗辯，已經(jīng)發(fā)貨并經(jīng)對方收到貨物的舉證責(zé)任就在發(fā)貨一方。 在實(shí)踐中，發(fā)貨方對此不夠重視，很多是委托物流公司、貨運(yùn)公司進(jìn)行送貨后沒有要求必須要有收貨方的回執(zhí)，等到發(fā)生爭議或收貨方?jīng)]有付款時(shí)再到貨運(yùn)或物流公司時(shí)卻被告知送貨單公司只保存三個(gè)月或半年或一年，已經(jīng)無從查找。在這種情況下，如果沒有其他的證據(jù)證明的情況下，收貨方如以沒有收到貨物來進(jìn)行抵賴，就很有可能成功。
�。ㄈ╇p方當(dāng)事人無法同時(shí)簽訂合同時(shí)，可以采取郵寄掛號(hào)信或特快專遞的方式簽訂合同，這樣做雖然比較麻煩，也需要一定的成本，但好處是可以保存完備的合同文本，一旦發(fā)生糾紛，很容易查明責(zé)任方，在簽訂比較關(guān)鍵的合同時(shí)可以考慮采用這種方式。
�。ㄋ模┐_實(shí)時(shí)間比較緊急，需要采用傳真形式時(shí)，在執(zhí)行傳真件后幾天內(nèi)，客戶必須以書面形式對傳真件的內(nèi)容給予確認(rèn)，且必須及時(shí)將由雙方確認(rèn)的原件取回并留存。
�。ㄎ澹┰诎l(fā)貨過程中，很多單位都不注重收貨單位收貨人的問題，收貨人也許是收貨單位的倉庫保管員，也許是業(yè)務(wù)員。由于現(xiàn)在開具增值稅發(fā)票只需要抵扣聯(lián)即可以辦理抵稅，增值稅發(fā)票不能起到證明對方收到貨物。在這種情況下，如果雙方又沒有對帳的話，收貨方以此收貨人不是本單位職工，發(fā)貨方?jīng)]有其他證據(jù)予以證明，債權(quán)的實(shí)現(xiàn)就又出現(xiàn)了重大風(fēng)險(xiǎn)。
篇二：傳真合同的簽訂地如何確定
案例：
甲地A公司與乙地B公司達(dá)成一項(xiàng)買賣合意，雙方商定在異地以傳真方式簽訂書面合同，即：先由甲地A公司將已簽章的合同傳真給乙地B公司，B公司在傳真件上簽章后再將合同傳真給A公司。雙方同時(shí)約定與合同相關(guān)的一切糾紛歸合同簽訂地法院管轄。后雙方因貨款未及時(shí)支付發(fā)生糾紛，A公司向甲地法院提起訴訟，B公司認(rèn)為該案應(yīng)由乙地法院管轄遂提出管轄異議，請問該案管轄法院如何確定？
分析：
民訴法第二十五條規(guī)定合同的雙方當(dāng)事人可以在書面合同中協(xié)議選擇被告住所地、合同履行地、合同簽訂地、原告住所地、標(biāo)的物所在地人民法院管轄，因此問題的關(guān)鍵在于如何確定本案中所謂的“合同簽訂地”。
一種觀點(diǎn)認(rèn)為，合同的訂立有要約和承諾兩個(gè)階段，依《合同法》第二十六條“承諾通知到達(dá)要約人時(shí)生效”、第三十四條“承諾生效的地點(diǎn)為合同成立的地點(diǎn)”，本案中A公司將已簽章的合同傳真給乙地B公司的行為為要約，B公司在傳真件上簽章的行為為承諾，傳真件再次由B公司傳真給A公司，A公司在甲地收到傳真件時(shí)承諾通知到達(dá)要約人則該承諾生效，亦即合同成立，故本案的合同簽訂地為甲地，案件應(yīng)有甲地法院管轄。
另一種觀點(diǎn)認(rèn)為，承諾的生效地即合同的成立地，但也要根據(jù)合同為要式合同和不要式合同而有所區(qū)別。不要式合同應(yīng)以承諾通知到達(dá)要約人時(shí)生效，而要式合同則應(yīng)以完成法定或約定形式的地點(diǎn)為合同成立地點(diǎn)。根據(jù)《合同法》第三十五條“當(dāng)事人采用合同書形式訂立合同的，雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章的地點(diǎn)為合同成立的地點(diǎn)”，本案中雙方的合同采用書面形式（傳真）訂立，為要式合同，又乙地為雙方當(dāng)事人完成簽章的地點(diǎn)，則乙地為合同成立地亦即合同簽訂地，案件應(yīng)由乙地法院管轄。
新生效的合同法解釋（二）第四條第二句規(guī)定“合同沒有約定簽訂地，雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章不在同一地點(diǎn)的，人民法院應(yīng)當(dāng)認(rèn)定最后簽字或者蓋章的地點(diǎn)為合同簽訂地”。顯然，該司法解釋支持了第二種觀點(diǎn)，案件應(yīng)由最后簽章地點(diǎn)即乙地法院管轄。
《民事訴訟法》
第二十五條 合同的雙方當(dāng)事人可以在書面合同中協(xié)議選擇被告住所地、合同履行地、合同簽訂地、原告住所地、標(biāo)的物所在地人民法院管轄，但不得違反本法對級別管轄和專屬管轄的規(guī)定。
《合同法》
第二十六條第一款 承諾通知到達(dá)要約人時(shí)生效。承諾不需要通知的，根據(jù)交易習(xí)慣或者要約的要求作出承諾的行為時(shí)生效。
第三十四條第一款 承諾生效的地點(diǎn)為合同成立的地點(diǎn)。
第三十五條 當(dāng)事人采用合同書形式訂立合同的，雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章的地點(diǎn)為合同成立的地點(diǎn)。
最高人民法院關(guān)于適用《中華人民共和國合同法》若干問題的解釋（二）
第四條第二句 合同沒有約定簽訂地，雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章不在同一地點(diǎn)的，人民法院應(yīng)當(dāng)認(rèn)定最后簽字或者蓋章的地點(diǎn)為合同簽訂地。
篇三：傳真合同是否有效
先看一個(gè)真實(shí)的案例：
案情摘要：1996年3月，中國某貿(mào)易公司（賣方）出口一批兒童玩具到美國某公司（買方）。雙方通過來往傳真達(dá)成協(xié)議，具體條款為：賣方提供10萬套玩具，總價(jià)款50萬美元，F(xiàn)OB寧波港。買方開出不可撤銷的即期保兌信用證，且不遲于4月5日開出。
買方要求簽定確認(rèn)書，當(dāng)賣方收到買方簽字的確認(rèn)書后，發(fā)現(xiàn)買方將開證日期延至4月20日，且將信用證改為遠(yuǎn)期信用證。賣方認(rèn)為不能接受，隨即給買方發(fā)了傳真表示不同意。 4月5日，賣方備齊貨物，準(zhǔn)備發(fā)運(yùn)，但未收到買方的信用證，為避免損失賣方將貨物轉(zhuǎn)售并通知買方解除合同。買方不同意，認(rèn)為賣方的轉(zhuǎn)售是嚴(yán)重違約行為，據(jù)此提請仲裁，以賣方嚴(yán)重違約要求賠償。
專家點(diǎn)評：本案涉及的是以函電、傳真達(dá)成的協(xié)議問題。
在國際貿(mào)易通常有兩中交易方式，一種是雙方直接談判簽定正式書面合同成交；一種是雙方通過函電、傳真達(dá)成協(xié)議。對于后者，雙方通常簽定銷售確認(rèn)書，作為合同成立的依據(jù)。本案涉及的正是函電成交的方式。
從法理上分析，如果雙方均以簽字的確認(rèn)書與已達(dá)成的合同條款一致，則該確認(rèn)書應(yīng)視為合同成立的正式依據(jù)。我國《合同法》第33條規(guī)定："當(dāng)事人采用信件、數(shù)據(jù)電文等形式訂立合同的，可以在合同成立之前要求簽定確認(rèn)書。簽定確認(rèn)書時(shí)合同成立。"
如果雙方均簽字的確認(rèn)書與原合同不一致，則該確認(rèn)書視為對原合同的修改，注意：此時(shí)重要的是雙方已經(jīng)對該確認(rèn)書簽字認(rèn)可。如果合同已經(jīng)充分要約承諾的條件導(dǎo)致合同成立，則確認(rèn)書的'簽定已經(jīng)不是十分重要，只有在"合同尚未成立"時(shí)，確認(rèn)書的簽定才能成為合同成立的標(biāo)志。因此就本案而言，雙方已經(jīng)就合同條款通過函電達(dá)成一致，合同已經(jīng)成立。此時(shí)確認(rèn)書的簽定只是為了固定和明確合同條款，這與影響合同成立的"要式合同"的"確認(rèn)書"不同，此時(shí)該確認(rèn)書只能因?yàn)橘I方改變支付方式條款而認(rèn)為是新的要約，該確認(rèn)書即新的要約因?yàn)橘u方的異議而無效，該確認(rèn)書沒有構(gòu)成改變原來函電條款的效力，雙方仍應(yīng)以往來的函電條款為準(zhǔn)。因此該案中應(yīng)為買方違約。
仲裁結(jié)果：駁回買方的仲裁請求。
在現(xiàn)實(shí)生活中，為提高交易效率，很多交易的雙方都采用傳真這種高效快捷的形式來訂立合同，雙方來往的信函等也都以傳真的形式發(fā)出。根據(jù)合同法規(guī)定，傳真件合同屬于書面合同。如同其它書面合同及口頭合同一樣，只要不違反合同法第五十二條的規(guī)定，就是有效合同，有效合同受法律保護(hù)。那么在訴訟中，傳真件的證明力如何呢？傳真件是否具有與原件同等的及證明力呢？
目前這個(gè)問題法律上并沒有明確規(guī)定，最高人民法院也沒有相應(yīng)的司法解釋。在理論上及司法實(shí)踐中，主要有兩種觀點(diǎn)：一種觀點(diǎn)認(rèn)為，傳真件具有與原件同等的證明力，凡原件可以證明的事實(shí)，傳真件可以獨(dú)立證明。另一種觀點(diǎn)認(rèn)為，傳真件不可以獨(dú)立證明事實(shí)，傳真件只有和其它的證據(jù)結(jié)合起來，形成一條證據(jù)鎖鏈，才可以作為認(rèn)定事實(shí)的依據(jù)。筆者同意第二種觀點(diǎn)。
筆者認(rèn)為，傳真件作為證據(jù)，其本身就存在瑕疵。首先，傳真件上的簽名或印章無法通過司法鑒定途徑來鑒定是否對方當(dāng)事人所簽或所蓋（傳真件如同復(fù)印件，存在偽造的可能性。但原件就可以鑒定出來）；其次，即使你通過電信部門證明某年某月某日對方向你發(fā)過傳真，但你卻證明不了傳真的內(nèi)容，也就是說，你證明不了當(dāng)時(shí)所發(fā)的傳真就是現(xiàn)在打官司時(shí)提交的這份傳真，你的證據(jù)之間不具有關(guān)聯(lián)性。當(dāng)然，如果對方當(dāng)事人對傳真內(nèi)容無爭議，則傳真件可以和當(dāng)事人的陳述結(jié)合起來形成證據(jù)鎖鏈，作為認(rèn)定事實(shí)的依據(jù)。
還有一種觀點(diǎn)認(rèn)為，在打官司時(shí)，一方只要通過電信部門證明向?qū)Ψ桨l(fā)過傳真，并將傳真的原稿提交給法庭，就可以作為認(rèn)定事實(shí)的依據(jù)。如果對方對傳真的內(nèi)容有異議，應(yīng)由對方將其收到的傳真拿出來質(zhì)證。
筆者認(rèn)為，這種觀點(diǎn)也是不正確的，首先，它違反了我國民事訴訟法“誰主張，誰舉證”的最基本的舉證原則，而這又不屬于舉證責(zé)任倒置的范圍。其次，沒有任何法律規(guī)定當(dāng)事人有保存?zhèn)髡娴牧x務(wù)，假設(shè)對方當(dāng)事人沒有保存?zhèn)髡�，他就無法將收到的傳真拿出來質(zhì)證，難道這樣他就要承擔(dān)敗訴的法律責(zé)任嗎？試舉一例來說明：
甲公司向乙公司發(fā)出要約，乙公司在要約上加蓋印章后自行保存起來（并沒有承諾），卻傳真了一份無關(guān)的東西或是一張白紙給甲公司，甲公司收到后認(rèn)為毫無意義就隨手扔掉。也就是說，甲乙之間的合同并沒有成立。后來，乙公司起訴甲公司，聲稱雙方的合同已經(jīng)生效，但甲公司遲遲沒有履行，要求法院追究甲公司的違約責(zé)任。乙公司舉出的證據(jù)有兩份，一份是甲公司的要約（乙公司已在上面蓋章），另一份是電信局出具的某年某月某日乙公司曾向甲公司發(fā)過傳真的證明。 乙公司在訴訟中稱所發(fā)傳真就是這份經(jīng)過自己蓋章“承諾”的甲公司的要約，甲公司對傳真的內(nèi)容予以否認(rèn)。但甲公司根本拿不出證據(jù)來證明自己收到的傳真不是這份傳真，難道這樣甲公司就應(yīng)向乙公司承擔(dān)違約責(zé)任嗎？如果法院真的這樣認(rèn)定，只會(huì)滋長市場經(jīng)濟(jì)中違法犯罪行為的發(fā)生。
合同法規(guī)定當(dāng)事人可以以傳真形式訂立合同，很多朋友將此條款理解成傳真件與原件具有同等的證明力，其實(shí)這是一種誤解。傳真件合同具有與原件合同同等的法律效力，這里的“效力”是指合同的效力，包括有效、無效以及可撤銷、可變更三種。“效力”不同于“證明力”，有效力的東西不一定就具有證明力。比如說口頭合同，合同法也規(guī)定當(dāng)事人可以以口頭形式訂立合同（口頭合同有效），但在打官司時(shí)一方必須要提供證據(jù)證明口頭合同的存在及口頭合同的真實(shí)性，否則就要承擔(dān)敗訴的法律責(zé)任。傳真合同也一樣，打官司時(shí)一方除了提供傳真件外，還必須要證明傳真件的真實(shí)性。只有提供其它足夠的證據(jù)證明傳真件是真實(shí)的，形成了一條無懈可擊的證據(jù)鎖鏈，才可以作為認(rèn)定事實(shí)的依據(jù)。這也是合同法第三十三條要求于合同成立前簽訂確認(rèn)書的立法意義了。
因此，通過傳真簽訂的合同,要盡可能簽署確認(rèn)書；沒有簽署確認(rèn)書的，注意盡快通過特快專遞郵寄等方式讓雙方都得到合同原始文本。否則，除非合同已得到履行或部分履行，雙方是否成立了合同的認(rèn)定都會(huì)存在問題。這將對公司的規(guī)范經(jīng)營構(gòu)成潛在風(fēng)險(xiǎn)。
附：合同法相關(guān)條文
第三十三條 當(dāng)事人采用信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等形式訂立合同的，可以在合同成立之前要求簽訂確認(rèn)書。簽訂確認(rèn)書時(shí)合同成立。
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