公文寫(xiě)作的禮儀知識(shí)
文書(shū)禮儀涉及各行各業(yè)的禮儀規(guī)范，是職業(yè)交往中必不可少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在特定的時(shí)間內(nèi)，及時(shí)準(zhǔn)確的禮貌文書(shū)，可以表現(xiàn)個(gè)人及企業(yè)的良好風(fēng)范。文書(shū)禮儀還包括一般的書(shū)信禮儀，對(duì)個(gè)人而言，這體現(xiàn)了其基本的文化素質(zhì)。因此，無(wú)論從事什么職業(yè)，都應(yīng)該了解文書(shū)禮儀，在紙面上做到禮貌周到、有禮有節(jié)。
職業(yè)文書(shū)翔實(shí)準(zhǔn)確
文書(shū)禮儀包括范圍相當(dāng)廣泛，在工作過(guò)程中單位與單位、個(gè)人與個(gè)人、個(gè)人與單位都有可能形成一定的書(shū)信關(guān)系，比如邀請(qǐng)函、傳真等，在撰寫(xiě)時(shí)應(yīng)當(dāng)力求準(zhǔn)確、適當(dāng)?shù)乇磉_(dá)出禮儀上的要求，根據(jù)不同的時(shí)機(jī)和對(duì)象，把文書(shū)寫(xiě)得恰如其分、恰到好處。有時(shí)候，還可根據(jù)具體情況寫(xiě)進(jìn)一定的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，以便使禮儀文書(shū)達(dá)到更好的效果。文書(shū)中涉及的時(shí)間、地點(diǎn)和其他有關(guān)資料，均應(yīng)經(jīng)過(guò)核對(duì)，做到翔實(shí)可靠。不應(yīng)把禮儀文書(shū)僅僅視為“應(yīng)景文章”，簡(jiǎn)單抄襲套用現(xiàn)成的格式。
全稱(chēng)體現(xiàn)禮貌
職業(yè)文書(shū)類(lèi)型廣泛，包括賀函、賀電；感謝信、感謝電和感謝公告；邀請(qǐng)函、邀請(qǐng)電和復(fù)件；國(guó)書(shū)、全權(quán)證書(shū)、授權(quán)證書(shū)、委任書(shū)等，還包括一些事項(xiàng)通知。
需要特別指出的是，職業(yè)禮儀文書(shū)應(yīng)注意在文字中的名字、名稱(chēng)，在第一次出現(xiàn)時(shí)都應(yīng)使用全稱(chēng)。比如文電中的外國(guó)國(guó)名，如習(xí)慣用簡(jiǎn)稱(chēng)，可使用正式簡(jiǎn)稱(chēng)。某些特殊國(guó)家，不可使用簡(jiǎn)稱(chēng)。文中的單位名稱(chēng)，第一次亦應(yīng)使用全稱(chēng)。對(duì)方的職銜、姓名要用全稱(chēng)。
稱(chēng)謂表現(xiàn)尊重
在文書(shū)中對(duì)對(duì)方在社會(huì)中的職務(wù)、職稱(chēng)、地位的稱(chēng)呼，稱(chēng)為公職位。如主席、總理、部長(zhǎng)、局長(zhǎng)、校長(zhǎng)、主任、經(jīng)理、董事、會(huì)長(zhǎng)、秘書(shū)長(zhǎng)、理事等。如果收信人有過(guò)兩種以上的職務(wù)（或職銜），甚至同時(shí)身兼數(shù)職，就需要選擇一個(gè)適當(dāng)?shù)姆Q(chēng)呼。選擇的原則是視書(shū)信內(nèi)容與受信人的哪個(gè)職位關(guān)系密切。如受信人從前是寄信人的老師，現(xiàn)在當(dāng)了局長(zhǎng)，而寄信人的書(shū)信重點(diǎn)是敘師生情誼，那么這封信的稱(chēng)謂就應(yīng)以表示師生關(guān)系為宜。
文書(shū)禮體現(xiàn)尊敬謙虛
科技文明日新月異，人際間的交往溝通變得越發(fā)快捷。但越是如此，書(shū)信在現(xiàn)代生活中越顯得禮數(shù)周到，親筆信就體現(xiàn)著對(duì)對(duì)方的尊敬有加。
古人曾在書(shū)信中表現(xiàn)出“自謙而敬人”的美德。清華大學(xué)歷史系彭林教授在談到書(shū)信禮時(shí)，曾提到書(shū)信中的敬稱(chēng)稱(chēng)呼是向?qū)Ψ奖砻髯鹬兀话阌霉糯木舴Q(chēng)，君、公等，也可在稱(chēng)謂前加敬字，或者稱(chēng)字和號(hào)。像夫人一詞，是專(zhuān)用來(lái)稱(chēng)對(duì)方或他人妻子的，也包含尊敬的意思，但稱(chēng)呼自己的妻子為我夫人就不合適了。古人“自謙而敬人”的'做人原則在書(shū)信中表現(xiàn)為對(duì)別人用敬稱(chēng)的同時(shí)自己用謙稱(chēng)。
書(shū)信禮更多的是一種禮儀規(guī)范，但所折射的卻是中華民族幾千年來(lái)尊敬謙虛的傳統(tǒng)美德。現(xiàn)代人寫(xiě)信的機(jī)會(huì)越來(lái)越少，大多數(shù)人都已經(jīng)習(xí)慣使用Ｅ－ｍａｉｌ，但其實(shí)一些基本的原則，比如書(shū)信的結(jié)構(gòu)敬語(yǔ)稱(chēng)呼等還是應(yīng)該和傳統(tǒng)書(shū)信一樣。
禮儀扼要:
電子郵件寫(xiě)作禮儀
(1)要小心寫(xiě)在Ｅ－ｍａｉｌ里的每一個(gè)字，每一句話。因?yàn)楝F(xiàn)在法律規(guī)定Ｅ－ｍａｉｌ也可以作為法律證據(jù)。所以發(fā)Ｅ－ｍａｉｌ時(shí)要小心，如果對(duì)公司不利，千萬(wàn)不要寫(xiě)上，如報(bào)價(jià)等。發(fā)郵件時(shí)一定要慎重。
(2)郵件訊息不要太冗長(zhǎng)。這樣不會(huì)引起別人的注意，別人也沒(méi)有興趣看下去。
(3)不要在郵件末端列出對(duì)方的地址。因?yàn)閷?duì)方知道自己的地址，不用寫(xiě)，寫(xiě)上反而會(huì)令對(duì)方感覺(jué)不太好。
(4)發(fā)送附加文件要考慮對(duì)方能否閱讀該文件。給人細(xì)心、體貼的感覺(jué)，而且讓人意識(shí)到這個(gè)文件的重要性。
傳真接收發(fā)送禮儀
(1)需要發(fā)送或接收傳真時(shí)，如果需要人工呼叫，在接聽(tīng)電話時(shí)口齒清晰地說(shuō)“你好”，然后報(bào)出自己的公司名稱(chēng)和部門(mén)名稱(chēng)。交流時(shí)語(yǔ)氣要熱誠(chéng)、口音清晰、語(yǔ)速平緩。電話語(yǔ)言要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、得體。音調(diào)要適中，說(shuō)話的態(tài)度要自然。
(2)發(fā)送傳真時(shí)應(yīng)仔細(xì)查閱相關(guān)資料，傳真應(yīng)當(dāng)包括聯(lián)系信息、日期和頁(yè)數(shù)，應(yīng)盡量寫(xiě)清接收人的全名。
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