1. <rp id="zsypk"></rp>

      2. 淺談商業(yè)文書(shū)的禮儀

        時(shí)間:2021-06-10 17:29:37 禮儀常識(shí) 我要投稿

        淺談商業(yè)文書(shū)的禮儀

          對(duì)公的公文函件

          對(duì)公的公文函件就是所謂的政府公文,常見(jiàn)于各種報(bào)章雜志上的有:令、決定、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要等。其寫(xiě)作格式以《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》為依據(jù)撰寫(xiě),由各級(jí)單位所行文使用。一般企業(yè)如果是對(duì)公的業(yè)務(wù)很多,對(duì)于這類形態(tài)的公文格式還是需要留意學(xué)習(xí)。

          由于經(jīng)常使用的文種過(guò)多,所以在撰寫(xiě)這類文書(shū)之前,可能對(duì)于某些性質(zhì)和用途相類似的文件,需要仔細(xì)推敲,絕對(duì)不能出錯(cuò),比方說(shuō):條例、規(guī)定與辦法之間的區(qū)別;決定與命令的區(qū)別;指示與命令的區(qū)別;批復(fù)與指示的區(qū)別;通報(bào)與通知的區(qū)別;通報(bào)與處分決定的區(qū)別;通告與公告的區(qū)別等。

          商業(yè)文書(shū)實(shí)際上來(lái)源于許多對(duì)公的文件,因此如果想要把真正的文書(shū)寫(xiě)作搞好,首要工作其實(shí)是要學(xué)習(xí)公文寫(xiě)作。公文寫(xiě)作里面許多詞語(yǔ)的運(yùn)用都是很考究的,必須仔細(xì)推敲。舉例來(lái)說(shuō),公文常用的稱謂詞有:

          第一人稱:我(本)辦(部、所、院、校、委、站……)

          第二人稱:你(貴)處(館、委、處、辦……)

          第三人稱:該單位(部門(mén)、系、院、所、局……)、他、他們

          公文常用的語(yǔ)言包括:

          常用的開(kāi)頭詞:根據(jù)、據(jù)、近查、最近、自、自從、為、為了、由于、關(guān)于、按照、遵照、隨著、現(xiàn)將、當(dāng)前、目前;

          常用的引敘詞:前接、近接、現(xiàn)接、當(dāng)經(jīng)、前經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、并經(jīng)、悉、敬悉、驚悉、近悉、喜悉、欣悉、特(現(xiàn))通知(通報(bào)、批示、批復(fù)、報(bào)告)如下

          常用的表態(tài)詞:應(yīng)、應(yīng)當(dāng)、似應(yīng)、責(zé)成、同意、擬同意、擬不同意、準(zhǔn)予備案、請(qǐng)即試行、遵照?qǐng)?zhí)行、即將下達(dá)、現(xiàn)予公布;

          常用的詢問(wèn)詞:妥否、是否妥當(dāng)、是否可行、如無(wú)不當(dāng)、如無(wú)不妥;

          常用的綜合詞:為此、據(jù)此、綜上所述、鑒此、總之、總而言之;

          常用的表達(dá)目的詞:批示、批復(fù)、示復(fù)、函復(fù)、函告、告知、周知、批轉(zhuǎn)、下達(dá)、遵照辦理、參照?qǐng)?zhí)行;

          常用的結(jié)尾詞:特此報(bào)告、現(xiàn)予公布、為荷、為要、為盼、是荷、貫徹執(zhí)行、將……報(bào)告給我們。

          這些在企業(yè)公文寫(xiě)作里面,也經(jīng)常必須使用的,寫(xiě)作者必須仔細(xì)把相關(guān)的詞匯記錄下來(lái),才不會(huì)出錯(cuò),也才能合乎禮儀規(guī)范。

          一般企業(yè)公文

          企業(yè)公文的要項(xiàng)也并不簡(jiǎn)單,實(shí)際說(shuō)起來(lái)可以分為下列這些種類:公司決定、公司公告、公司通告、公司通報(bào)、公司報(bào)告、公司請(qǐng)示、公司批復(fù)、公司意見(jiàn)、公司函、公司會(huì)議紀(jì)要、商務(wù)信函、商務(wù)計(jì)劃、總結(jié)、講話稿等。

          無(wú)論寫(xiě)作何種公文,請(qǐng)注意寫(xiě)作應(yīng)該尊重三段式的寫(xiě)法,并且在主題的欄目里,要能簡(jiǎn)單扼要地寫(xiě)出關(guān)鍵詞,每段文字請(qǐng)盡量以不要超過(guò)三至四行寫(xiě)完為原則,不要過(guò)于冗長(zhǎng),如果有敘述性質(zhì)的數(shù)據(jù),應(yīng)該以附件的方式呈現(xiàn)。寫(xiě)公文以前,應(yīng)該先與各單位口頭溝通,取得一致性的協(xié)議后,再行層層通報(bào)。

          公文雖然說(shuō)只有文字,但是在公文背后所隱藏的現(xiàn)實(shí),才是需要捉摸透的東西。因此,在我們下筆寫(xiě)公文的時(shí)候應(yīng)斟字酌句,對(duì)公文的內(nèi)容與形式進(jìn)行必要的核實(shí),確保其能夠通過(guò)各單位的審核而不出錯(cuò)。

          對(duì)內(nèi)的工作報(bào)告

          工作報(bào)告是每個(gè)上班族都會(huì)使用到的商業(yè)文書(shū),它包括:情況報(bào)告、專題報(bào)告、綜合報(bào)告、答復(fù)報(bào)告、自查報(bào)告等多種形式。

          報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或者建議,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。它屬上行文,一般產(chǎn)生于事后和事情過(guò)程中。綜合性報(bào)告是將全面工作或一個(gè)階段許多方面的工作綜合起來(lái)寫(xiě)成的報(bào)告。在內(nèi)容上具有綜合性、廣泛性,寫(xiě)作難度較大,要求較高;專題性報(bào)告則是針對(duì)某項(xiàng)工作、某一問(wèn)題、某一事件或某一活動(dòng)寫(xiě)成的報(bào)告,在內(nèi)容上具有專一性。

          撰寫(xiě)工作報(bào)告時(shí),最忌諱的就是把自己的問(wèn)題推諉給他人。比方說(shuō),在寫(xiě)述職報(bào)告這種工作報(bào)告中總結(jié)性報(bào)告的時(shí)候,與一般報(bào)告不一樣的是,述職報(bào)告特別強(qiáng)調(diào)個(gè)人性,對(duì)隸屬工作范疇、親身經(jīng)歷或者督查的材料必須確認(rèn)真實(shí)可靠。這就要在寫(xiě)作上更多地采用敘述性的表達(dá)方式,如果其中夾雜了對(duì)其它人的影射或詆毀,那就失去了立場(chǎng)和禮儀。

          除了文字報(bào)告之外,口頭報(bào)告也是也有其特定的格式用語(yǔ),其最大特征即為:準(zhǔn)確、明晰、簡(jiǎn)練?陬^報(bào)告的語(yǔ)言受發(fā)言的本身性質(zhì)影響,必須能夠拉近講話者和聽(tīng)眾的心理距離,因此,演講稿應(yīng)更為大眾化與口語(yǔ)化,主題句基本的層次也應(yīng)力求客觀,準(zhǔn)確反映演講稿中心內(nèi)容的本質(zhì)真實(shí)和客觀特色。

          單位上的會(huì)議紀(jì)錄

          會(huì)議紀(jì)錄是根據(jù)會(huì)議資料、文件以及其它有關(guān)材料加工整理而成的,它是反映會(huì)議基本情況和精神的紀(jì)實(shí)性公文,是會(huì)議議定事項(xiàng),并要求有關(guān)單位(或部門(mén))執(zhí)行的.一種文體。按照會(huì)議性質(zhì)來(lái)分,會(huì)議紀(jì)錄大致有辦公會(huì)議紀(jì)錄、專題會(huì)議紀(jì)錄、協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)錄、座談會(huì)議紀(jì)錄等。

          初次撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)錄的人,可以采用錄音設(shè)備錄起來(lái)慢慢聽(tīng)。經(jīng)驗(yàn)豐富之后,就可以用筆記本電腦,進(jìn)行同步記錄。會(huì)議記錄的長(zhǎng)度應(yīng)保持在1000字以內(nèi),最好能讓與會(huì)者在五分鐘內(nèi)閱讀完畢。會(huì)議記錄必須在會(huì)議結(jié)束后72小時(shí)內(nèi)完成,經(jīng)主管確認(rèn)后分發(fā)給與會(huì)者。會(huì)議記錄的寫(xiě)法有很多種,如:

          敘述法:就像是敘述一件事情的平鋪直敘法。

          辯言式:彷佛是雙方交戰(zhàn)時(shí)各持己見(jiàn)的敘述法。

          結(jié)論式:寫(xiě)出會(huì)議最后的結(jié)論。

          行動(dòng)式:寫(xiě)出會(huì)后大家所要采取的行動(dòng)方案。

          綱領(lǐng)式:寫(xiě)出會(huì)議的摘要。

          會(huì)議紀(jì)錄一般可分為兩大部分:其一,會(huì)議概況。包括會(huì)議進(jìn)行的時(shí)間、地點(diǎn)、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會(huì)議議程和進(jìn)行情況以及對(duì)會(huì)議的總體評(píng)價(jià)等;其二,中心內(nèi)容。即反映會(huì)議的主要精神、討論意見(jiàn)和議決事項(xiàng)等。其寫(xiě)作要點(diǎn)有九項(xiàng):

          第一,要抓重點(diǎn)紀(jì)錄:開(kāi)會(huì)時(shí)間很長(zhǎng),講的話雖然多,并不是每個(gè)字都寫(xiě)下來(lái),而是把要點(diǎn)記下來(lái)。

          第二,分出何者是事實(shí),何者為意見(jiàn)。雙方各執(zhí)一辭的時(shí)候,可能會(huì)有言語(yǔ)上的沖突或不同的意見(jiàn),這時(shí)就要能分辨他們真正的意思。

          第三,要懂得選擇:有些你來(lái)我往的言詞,可能含有一些情緒性的說(shuō)法;這時(shí)候?qū)懠o(jì)錄的人,就要選擇非情緒的說(shuō)法。

          第四,挑出有問(wèn)題的灰色地帶:寫(xiě)作會(huì)議記錄的時(shí)候,總會(huì)遇見(jiàn)三方會(huì)談的問(wèn)題,可能會(huì)意見(jiàn)很模糊,這一類不能具體的意見(jiàn)不要列入。

          第五,要很專注:擔(dān)任會(huì)議記錄的人,必須全神貫注,特別是不能用錄音機(jī)的時(shí)候,更要專心一意地聽(tīng)出問(wèn)題來(lái)。

          第六,根據(jù)議程紀(jì)錄:事前可以把會(huì)議議程準(zhǔn)備一份放在手邊,根據(jù)議程的先后來(lái)紀(jì)錄會(huì)比較完整。

          第七,記下發(fā)話人的姓名:如果對(duì)于與會(huì)者并不熟悉,秘書(shū)要先在開(kāi)會(huì)以前,先與與會(huì)者交換名片,確實(shí)了解其姓名頭銜。

          第八,聽(tīng)一段記一段:寫(xiě)會(huì)議記錄時(shí),專心一意地先聽(tīng)一段再用文字寫(xiě)出這一段的結(jié)論,而不必贅述其討論的過(guò)程。

          第九,事先復(fù)習(xí)前期會(huì)議紀(jì)錄:對(duì)于前次會(huì)議的紀(jì)錄必須先研讀一次,看看前面都討論了些甚么事情,產(chǎn)生怎樣的問(wèn)題。

          會(huì)議記錄的撰寫(xiě),無(wú)論用何種格式都必須能抓住重點(diǎn),避免錯(cuò)誤,也需要注意禮儀規(guī)范,請(qǐng)注意下列規(guī)范:

          用最簡(jiǎn)短的文字及句子完成會(huì)議紀(jì)錄。

          用最直接的要點(diǎn)述說(shuō)。

          避免批評(píng)性字眼。

          避免別人看不懂的辭語(yǔ)。

          運(yùn)用紀(jì)錄性口吻,而非直接引用與會(huì)者的話。

          盡量避免提到人名。

          展示說(shuō)明的材料

          展示說(shuō)明的材料,有人稱為投影片或是PowerPoint(PPT),其實(shí)制作的過(guò)程就是商業(yè)文書(shū)。因?yàn)樵谥谱鞒蔀橥队捌郧,每個(gè)人都得要先制作成為word的形式,然后才轉(zhuǎn)制成為投影片。所以我們必須遵守制作的原則。

          編寫(xiě)展示材料的時(shí)候,首先要應(yīng)考慮自己的目的是什么?是介紹組織及發(fā)展,還是對(duì)多推廣的計(jì)劃、項(xiàng)目或活動(dòng)進(jìn)行說(shuō)明;是推薦新上市的產(chǎn)品,還是爭(zhēng)取資金支持等。

          其次,在起草材料大綱時(shí),需注意兩件事:

          第一,絕對(duì)不能將word檔案直接貼在PowerPoint里面,而必須遵守七的原則(RuleofSeven),也就是每頁(yè)不能超過(guò)七個(gè)要點(diǎn),每個(gè)要點(diǎn)盡量不要超過(guò)七個(gè)字。

          第二,不可隨意使用網(wǎng)絡(luò)上的文字或圖片,因?yàn)檫@可能會(huì)違反著作權(quán)的原則,抄襲與嫖竊不但是違法而且更是最不合禮儀的行為。

          商務(wù)往來(lái)郵件

          當(dāng)今社會(huì),最常用的商業(yè)文書(shū)就是電子郵件(E-mail)了。由于郵件的往來(lái)是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)完成的,所以我們更要注重網(wǎng)絡(luò)世界的禮節(jié),保持尊重他人的態(tài)度,尊重他人的隱私權(quán),不窺探他人計(jì)算機(jī)里的文件;尊重他人的著作權(quán),不擅自復(fù)制他人享有著作權(quán)的作品。

          在國(guó)際上,對(duì)于E-mail的寫(xiě)作有“7C”要求:

          其一,完整(Completeness)。完整說(shuō)明信件的主題、相關(guān)信息、要求、期限等,將收信人需要的所有信息包括在信文內(nèi)。不論表達(dá)技巧,文章結(jié)構(gòu)如何,完整說(shuō)明發(fā)送郵件的原因最為重要。因此,完整也是這七項(xiàng)原則中,最重要且不可或缺的一項(xiàng)重點(diǎn)。

          其二,具體(Concreteness)。不要使用容易造成誤會(huì)的字匯,盡量用一些通用的字匯辭藻。如:“盡速處理回復(fù)”應(yīng)該用“請(qǐng)于三月一日中午前回復(fù)”來(lái)表述,讓收信人有可依據(jù)的行動(dòng)的方向,才是具體的信件用語(yǔ)。

          其三,簡(jiǎn)明(Conciseness)。E-mail的溝通環(huán)境就像面對(duì)面對(duì)話,因此,文字用語(yǔ)宜采簡(jiǎn)短易懂者;不需要的贅語(yǔ)贅詞應(yīng)予以刪除;如果要使用縮寫(xiě)字,也應(yīng)該采用一般網(wǎng)絡(luò)通用的縮寫(xiě)文字,才不會(huì)讓收信人不明所以,還得回信請(qǐng)你說(shuō)明。

          其四,正確(Correctness)。內(nèi)文的用字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、引經(jīng)據(jù)典的情境選擇、案例的引用說(shuō)明等,應(yīng)該要正確謹(jǐn)慎,以免貽笑大方。

          其五,禮貌(Courtesy)。E-mail的寫(xiě)作風(fēng)格與應(yīng)用格式較具彈性,因此,禮貌用語(yǔ)也偏向簡(jiǎn)單非正式。但是一封信件給收信人的感覺(jué),就是發(fā)信者為自己塑造的形象,所以,在用語(yǔ)上也應(yīng)該注意,不可失禮。

          其六,整潔(Clearness)。E-mail信件必須注意斷句,換行位置,因?yàn)槭招湃说钠聊挥写笥行。绻駛鹘y(tǒng)書(shū)信一般,一行到底才換行,會(huì)讓讀信者覺(jué)得很累,另一個(gè)原因則是因?yàn)槭招畔到y(tǒng)環(huán)境設(shè)定不同,過(guò)長(zhǎng)的句子會(huì)在中間斷掉,影響文章分配,使章節(jié)段落看來(lái)凌亂不堪。況且E-mail內(nèi)容通常簡(jiǎn)短數(shù)句,一行到底,會(huì)讓人覺(jué)得過(guò)于空洞。

          其七,體貼(Consideration)。文章結(jié)束前,對(duì)收信人表達(dá)關(guān)心或感謝之意。對(duì)長(zhǎng)輩或?qū)W(wǎng)絡(luò)用語(yǔ)不熟悉者,更應(yīng)該多加協(xié)助,多多使用對(duì)方較易理解的用語(yǔ)。

          至于E-mail字段的使用禮儀要點(diǎn),則需要注意下列幾點(diǎn):

          第一,稱謂(Salutation)不可以太隨性。E-mail的傳遞速度與傳統(tǒng)書(shū)信往的返效能差異極大,使用電子郵件傳遞信息的雙方,可以像日常對(duì)話般一來(lái)一回交談,因此,電子郵件的稱呼也變得草率得多。同輩之間、親朋好友或同事間可以直呼其名;對(duì)長(zhǎng)輩或上級(jí),最好使用頭銜加上姓氏,如:趙老師、吳總經(jīng)理、Mr.Smith等:

          第二,信尾客套語(yǔ)簡(jiǎn)明。E-mail常用的英文信尾客套語(yǔ)為:“Thanks”、“BR(或Regards)”、“Cheers”、“GoodLuck”,而非一般信函中的“Sincerelyyours”、“Yourstruly”或“Bestregards”等。特別要注意的是,即使是中文書(shū)寫(xiě)的E-mail,像“即頌”、“商祈”這類信尾頌候語(yǔ)一般都已被簡(jiǎn)短的英文客套語(yǔ)所取代。

          第四,多多使用附件。在E-mail的傳送過(guò)程中,由于郵件發(fā)送者用來(lái)寫(xiě)作、發(fā)送、儲(chǔ)存、下載和接收的軟硬件可能與接受者完全不同,所以,兩者看到的郵件也并不一樣。因此,一些過(guò)于復(fù)雜的內(nèi)容、圖表、數(shù)據(jù)以及其它備注資料,可以以附件的方式發(fā)出,以方便閱讀,避免內(nèi)文顯示差異的問(wèn)題。

          第五,設(shè)計(jì)感十足的簽名檔。E-mail應(yīng)用發(fā)達(dá)的同時(shí),也代表人與人之間的見(jiàn)面次數(shù)銳減,因此交換名片,搜集客戶資料的最佳途徑變成Email。如果一封信件沒(méi)有簽名檔,那么收信人無(wú)法搜集到完整的資料,也無(wú)法對(duì)發(fā)信人有基本認(rèn)識(shí)。因此,在簽名檔中加上詳細(xì)的聯(lián)絡(luò)數(shù)據(jù),再附上一張照片,從現(xiàn)在開(kāi)始留給收信人一個(gè)知禮專業(yè)的好印象吧!

          總而言之,學(xué)好商業(yè)文書(shū)寫(xiě)作,還要靠我們?cè)趯?shí)踐中不斷提高知識(shí)力,漢代恒寬說(shuō)要“厚其基而求其高”;宋代蘇軾說(shuō)要“博觀而約取,厚積而薄發(fā)”;清代唐甄說(shuō)要“積多則神”。只要功夫深,鐵杵也能磨成針。

        【淺談商業(yè)文書(shū)的禮儀】相關(guān)文章:

        商業(yè)禮儀06-22

        關(guān)于禮儀文書(shū)的知識(shí)06-11

        禮儀文書(shū)的格式介紹06-12

        悼詞的分類禮儀文書(shū)04-09

        書(shū)信類文書(shū)禮儀09-07

        荷蘭商業(yè)禮儀06-22

        商業(yè)問(wèn)候的禮儀06-22

        禮儀文書(shū)相關(guān)知識(shí)講解06-11

        關(guān)于文書(shū)禮儀介紹的文章06-12

        99热这里只有精品国产7_欧美色欲色综合色欲久久_中文字幕无码精品亚洲资源网久久_91热久久免费频精品无码
          1. <rp id="zsypk"></rp>