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電話禮儀中不得不知的幾點原則
接打電話是我們都要做的一項日常職場事務，而擁有良好且規(guī)范的電話禮儀，能體現(xiàn)出一個人的可信度及專業(yè)度。下面是小編為大家整理的電話禮儀中不得不知的幾點原則，歡迎閱讀！
“如何接電話”，這是國際上許多大公司作為培訓其員工職業(yè)化程度的一項內容，比如微軟公司的員工拿起電話，第一句話肯定是：“你好，微軟公司！”有一次，公司舉行慶祝會，員工們集體在一家賓館住宿。深夜，某項活動日程臨時變動，前臺小姐只得一個個打電話通知。第二天她面露驚奇：“你知道吧？我給145個房間打電話，起碼有50個電話的第一句話是‘你好，微軟公司�！痹谏钜估锩悦院亟与娫�，第一句話依然是“你好，微軟公司”，可見微軟文化的力量，同時也顯示了微軟人的職業(yè)水準。
日本一學者說過這么一段話很有道理：
“不管是在公司還是在家庭里，憑這個人在電話里的講話方式，就可以基本上判斷出其‘教養(yǎng)’的水準。我每天除收到好多預約講演的信件，還接到很多委托講演的電話。我憑著對電話里的講話方式就能判斷其修養(yǎng)如何，憑對方在電話里的第一句話就可以基本決定我是去講還是不去講�！�
如果說“文如其人”，那么，不妨也可以所“話如其人”。日前用電話通話，互不見面，語言是惟一的信息載體。因此，打電話的藝術，主要是體現(xiàn)在語言的表達上。為此，必須從整體效果上考慮掌握以下幾個方面的原則：
一、時間控制原則
時間控制，包括打電話時間的選擇和電話交談所持續(xù)的時間。除了緊急的要事以外，一般在以下時間是不適宜打電話的，否則是一種很不禮貌的行為：
1. 三餐吃飯的時間；
2. 早晨7時以前；
3. 晚上10時半以后。
電話中交談所持續(xù)的時間，也是打電話的禮貌之一。打電話的時間一般以3-5分鐘為宜。如果一次電話要占用5分鐘以上的，就應該首先要說出你要辦的事，并問一下：“您現(xiàn)在和我談話方便嗎？”假如這時不方便，就和對方另約一個時間。
二、起始語控制原則
起始語控制原則，是指電話接通時第一句話的語言要求。首先，應該在對方還沒有開口問你的大名之前，就報出自己的身份或名字。如：“我是華聯(lián)商廈，請問貴廠的‘古馬牌’羊毛衫可以提貨了嗎？”其次，尋人稱謂要明確。特別是往一個不太熟悉的單位找人，更不宜直接用簡稱。如：“我是老楊，找小李接電話！”你是哪個老楊，找男小李還是女小李？對方肯定會糊涂。再次，要注意文明禮貌。請看一例：
“喂！王華在嗎？”
“對不起，他不在。您有什么事需要……”（還沒等對方說完第二句話，就搶著說）
“不在，算了，算了！”（咔嚓，掛斷了電話）
這種冒失行為，給人留下了不禮貌的形象，也有損失自我形象。
三、語氣語調控制原則
電話語言藝術，不僅要堅持用“您好”開頭，“請”字在中，“謝謝”結尾，更重要的是必須控制語氣語調。比如，對電話總機小姐來說，同樣一句常用的話務用語“占線”，用不用的語氣語調表達出來，產(chǎn)生的效果是不一樣的。有一位軍隊話務員深有體會地說：“語調過高，語氣過重，會使用戶感到尖刻、嚴厲、生硬、冷淡、剛而不柔；語氣太輕，語調太低，會使用戶感到無精打采、有氣無力；語調過長又顯得懶散拖沓、語調過短又顯得不負責任。一般說來語氣適中、語調稍高些、尾音稍拖一點才會使用戶感到親切自然�！�
另外，有些話務用語，以祈使句、疑問句替代陳述句，語言效果也會好得多。如：
↗占線，請稍等。
占線，等一下。
↘對不起，占線了。
少講一點�！鷮Σ黄穑�路緊張。
替代后的語氣，不管語調怎么變化，用戶也不會產(chǎn)生不悅情緒，相反，感到電話總機小姐誠懇可親，是帶著微笑在說話。
四、情緒調適原則
情緒調適，是指心情不佳時或事情很急時，希望能用最簡單的語言，最快的速度解決問題的語言控制。如果是情緒影響了語言，那么，結果將適得其反。請看下面兩個事例——
A例
“喂，市經(jīng)委嗎？胡明同志在嗎？”
“胡明同志不在�！�
�。辈粨裱裕霸趺磿辉�？！”
�。ɑ鹆耍拔以趺粗�！”
�。ㄕZ塞）“那、那、那就跟你說吧�！�
“對不起，你呆會兒再打吧！”
B例
“市經(jīng)委嗎？請問胡明同志在嗎？”
“對不起，他不在�！�
“哦，同志，那對您所也一樣，我是百貨公司的……”
“好，請說吧�！�
A例，由于操之過急，說話得罪了人，事情反而沒有辦成，而B例，由于調整了情緒，注意了語言，事情很順利地辦成了�？梢�，要想把急事半妥，打電話時必須注意說話從容，交待明確，切不可急得開口就嗆人，讓人一聽就冒火。
人們對于怎樣接電話也是很敏感的。這個問題，日本學者認為：
“在現(xiàn)代大生產(chǎn)的公司里，職員的使命之一，是一聽到電話鈴聲就立即去接。遺憾的是，我掛電話時，常常聽到電話‘呤——呤——呤……’反復直響卻沒有人接。電話鈴聲響了五次都沒有去接的公司，肯定不會有大作為，這肯定沒有錯，因為這至少說明這個公司毫無一點時間的價值觀念。再退一步說，如果一個辦公室里的人員真的忙得連接電話的時間都沒有，那又何必把電話設在這樣的辦公室里呢？更何況，根本不可能忙到如此程度�！�
這一段話是很有針對性的。特別是替別人接電話（指受話人不在），也應該注意禮節(jié)。因為，打電話的人看不見發(fā)生了什么事，要向他作充分的解釋，而不能簡單地說：“他出去了”、“他不在”、“不知道”等，而應說：
“陳先生剛出去，我?guī)湍懔粼捄脝幔俊?/p>
“他正在和人談話，我告訴他，讓他給您去電話，好嗎？”
“陳先生出差去了，由張先生替代他的工作，您愿意和他講話嗎？”
打電話的藝術，除了上述講的時間控制、起始語控制、語氣語調控制和情緒調適外，還應注意：假如是與外賓、上級、長輩等通話，不論是打方或受方，必須在談話結束后，聽到對方確實把話筒放下，然后，再把電話掛掉，這也是打電話中應有的禮貌規(guī)范。
拓展：電話禮儀常識
電話禮儀一：接聽電話前：
準備記錄工具：如果大家沒有準備好記錄工具，那么當對方需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前，要準備好記錄工具，例如筆和紙、手機、電腦等。
停止一切不必要的動作：不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關的事情，對方會感到你在分心，這也是不禮貌的表現(xiàn)。
使用正確的姿勢：用手拿好電話，如果你姿勢不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發(fā)出刺耳的聲音，也會令對方感到不滿意。
帶著微笑迅速接起電話：讓對方也能在電話中感受到你的熱情。
電話禮儀二：接聽電話
三聲之內接起電話：這是星級酒店接聽電話的硬性要求。此外，接聽電話還要注意：
注意接聽電話的語調，讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的，在你的聲音當中能聽出你是在微笑；
注意語調的速度；
注意接聽電話的措辭，絕對不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎；
注意雙方接聽電話的環(huán)境；
注意當電話線路發(fā)生故障時，必須向對方確認原因；
注意打電話雙方的態(tài)度。
當聽到對方的談話很長時，也必須有所反映，如使用“是的、好的”等來表示你在聽。
主動問候，報部門介紹自己；
如果想知道對方是誰，不要唐突的問“你是誰”，可以說“請問您哪位”或者可以禮貌的問，“對不起，可以知道應如何稱呼您嗎？”；
須擱置電話時或讓賓客等待時；應給予說明，并致歉。每過20秒留意一下對方，向對方了解是否愿意等下去。
轉接電話要迅速：每一位員工都必須學會自行解決電話問題，如果自己解決不了再轉接正確的分機上，并要讓對方知道電話是轉給誰的。
對方需要幫助，大家要盡力而為：作為酒店的員工應盡力去幫助賓客，對于每一個電話都能做到以下事情①、問候②、道歉③、留言④、轉告⑤、馬上幫忙⑥、轉接電話⑦、直接回答（解決問題）⑧、回電話
感謝對方來電，并禮貌地結束電話：在電話結束時，應用積極的態(tài)度，同時要使用對方的名字來感謝對方。
要經(jīng)常稱呼對方的名字，這樣表示對對方尊重。
當手機出現(xiàn)未接電話時要及時回復短信或者電話，詢問是否有要事等
若非有要緊事，晚上十點后盡可能不要給任何人打電話，以免打攪別人休息
電話禮儀三：問候禮儀
以問候語加上單位、部門的名稱以及個人姓名。它最為正式。
以問候語加上單位、部門的名稱，或是問候語加上部門名稱。它適用于一般場合。
以問候語直接加上本人姓名。它僅適用于普通的人際交往。需要注意的是，不允許接電話時以“喂喂”或“你找誰呀”作為“見面禮”。特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查一查對方的“戶口”，一個勁兒地問人家“你找誰”、“你是誰”，或者“有什么事兒呀”，這樣一來，別人在厭惡之余就會很難接受你。
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