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秘書工作的優(yōu)秀論文
有人說“能說會道”是秘書的看家本領(lǐng)，這話的確有一定的道理。秘書在工作中雖然很少去演說，但卻經(jīng)常要說話，匯報(bào)情況，提出建議，傳達(dá)指示，接待來訪，協(xié)調(diào)工作等等，大量使用的是口語表達(dá)。因此，口語表達(dá)在秘書工作中起著非常重要的作用。
那么，秘書該如何進(jìn)行口語表達(dá)才能獲得最佳的效果，才能進(jìn)行成功的交際呢?近年來，有不少有關(guān)秘書方面的著作對此進(jìn)行了闡述，歸納起來，大致有以下幾點(diǎn)：意思明白;誠實(shí);語言生動(dòng);口齒清楚;條理分明，表達(dá)準(zhǔn)確;說話得體;正確等等。
在探討秘書口語表達(dá)時(shí)，僅僅局限于語音層面和邏輯思維層面是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，為此，在秘書口語表達(dá)中加強(qiáng)對修辭的研究是十分必要的。
中國現(xiàn)代修辭學(xué)大師陳望道先生在《修辭學(xué)發(fā)凡》中指出：“修辭以適應(yīng)題旨情境為第一要義�！背晒Φ难哉Z交際，往往是在“適應(yīng)題旨情境”下完成的。馮廣藝先生在《漢語修辭論》中指出：“語言運(yùn)用是一個(gè)動(dòng)態(tài)運(yùn)行的過程，在這一過程中，無論是言語表達(dá)者，還是言語接受者，都是在一種相互適應(yīng)的狀態(tài)下完成交際的任務(wù)的�！蓖瑫r(shí)，在這一過程中，“要求言語表達(dá)者調(diào)整語言，以適應(yīng)言語接受者”。 在上述案例中，老板之所以“明顯地不高興”，是因?yàn)樾×岬幕卮饹]有適應(yīng)老板的要求。如果她能適當(dāng)?shù)卣{(diào)整一下自己的語言，比如“我去查一下”或“我去問一問”，那么交際的效果可能要好得多。
在秘書的口語表達(dá)中，掌握一定的修辭藝術(shù)，會有效地提高語言表達(dá)能力，從而實(shí)現(xiàn)有效的溝通。
一、秘書在進(jìn)行口語表達(dá)時(shí)，要注意與其所處的環(huán)境相一致。
即“話隨境發(fā)，要求言語表達(dá)者根據(jù)語言環(huán)境來發(fā)話。
這里，語言環(huán)境對言語表達(dá)者的制約作用是如何構(gòu)建言語的結(jié)構(gòu)體，只有當(dāng)言語表達(dá)者所講的話適應(yīng)語境時(shí)，才能發(fā)話，不注意這一點(diǎn)，倉促發(fā)話，就會影響交際的效果”。例如，在公眾場合，當(dāng)秘書發(fā)現(xiàn)上司做出明顯的錯(cuò)誤決定時(shí)，如果秘書立即提出意見，顯然會傷害到上司的自尊心，必然會引起言語的接受者——上司的強(qiáng)烈反感，進(jìn)而影響到交際的效果。如果是在一般非公眾場合，例如只有上司和秘書兩人在場，這時(shí)秘書如果立即提出意見，同時(shí)注意自己的措辭，如“這個(gè)決定您是否還需要再考慮一下呢?”那么這時(shí)上司必然會很樂意接受，理想的交際效果會更容易達(dá)到。
二、秘書在進(jìn)行口語表達(dá)時(shí)，要根據(jù)不同的交流對象來確定合適的表達(dá)方式。
在秘書工作中，秘書要經(jīng)常與眾多的不同對象進(jìn)行交流，如與上司、與客戶、與同事等等，如何與不同的交流對象達(dá)到理想的交際效果，這就要求秘書在進(jìn)行口語表達(dá)時(shí)，要根據(jù)交流對象的變換，隨時(shí)調(diào)整自己的語言，既客氣禮貌，又恰如其分。如，秘書在接待客戶來訪時(shí)，如果來訪者是一般的普通客戶，那么秘書可以按照慣例，說：“先生，您預(yù)約了嗎?麻煩請您登記，這是公司的規(guī)定�！比绻麃碓L者是一位公司經(jīng)常聯(lián)系的重要客戶，秘書若以這樣的語言來接待對方，對方可能會認(rèn)為你不歡迎他，從而引起雙方交流的沖突。
三、秘書在進(jìn)行口語表達(dá)時(shí)，要根據(jù)不同的交流內(nèi)容來確定合適的表達(dá)方式。
秘書的工作涉及方方面面，針對不同的內(nèi)容，秘書應(yīng)選擇合適的表達(dá)方式以獲得理想的交際效果。
(一)委婉式。
當(dāng)交流的內(nèi)容有可能對言語接受者的心理造成消極影響，此時(shí)，采取不直截了當(dāng)而是用另一種方式含蓄地將自己所要表達(dá)的內(nèi)容說出來，以使言語接受者更易于接受。
銷售部送來的本季度銷售報(bào)告中只羅列了銷售數(shù)據(jù)，沒有分析銷售額大幅度下降的.原因，上司對此不滿意，讓秘書于雪把報(bào)告退回銷售部重寫。于雪把報(bào)告交給銷售部經(jīng)理時(shí)，向銷售部經(jīng)理一個(gè)勁說總經(jīng)理如何如何不滿意。開始銷售部經(jīng)理還微笑著傾聽，但聽著聽著，銷售部經(jīng)理心里開始后不舒服了，進(jìn)而產(chǎn)生抵觸情緒，不再聽于雪說什么，反而開始計(jì)較于雪的措詞。盡管他知道自己的報(bào)告沒寫好，但他給自己找了各種借口，于雪說一句他頂一句，最后兩人不歡而散。
在上述案例中，如果于雪說話委婉一些，比如先表達(dá)對對方的體諒，說一些市場競爭太激烈、整個(gè)行業(yè)的大環(huán)境都不太好之類的話，之后再委婉地說明“總經(jīng)理不滿意，要求增加內(nèi)容、找出原因”的意思。銷售部經(jīng)理可能會是另外一種態(tài)度，溝通的目的自然就達(dá)到了。
(二)直截了當(dāng)式。
當(dāng)交流的內(nèi)容比較緊急、重大，要求對方必須立即予以接受時(shí)，秘書在表達(dá)時(shí)就不要拐彎抹角，而應(yīng)直奔主題。如總經(jīng)理讓秘書通知各部門經(jīng)理下午兩點(diǎn)召開緊急會議，秘書在表達(dá)時(shí)可以這樣說;“×經(jīng)理，今天下午兩點(diǎn)在××?xí)h室召開會議，主題是××××，希望您準(zhǔn)時(shí)參加，不能缺席。”
(三)贊譽(yù)式。
當(dāng)秘書對交流的內(nèi)容是否讓聽話人樂意接受沒有把握時(shí)，適當(dāng)?shù)貙β犜捜说姆�、物品、興趣等表示贊賞，使他在心理上感到一種滿足感，從而更樂于接受秘書所要交流的內(nèi)容。當(dāng)然，這種方式在運(yùn)用時(shí)要注意適度。
如秘書要同事幫他準(zhǔn)備會議室，他可以這樣說;“喲，做了新發(fā)型了啦!這個(gè)發(fā)型使你看上去很精神……，能否將××?xí)h室準(zhǔn)備一下，下午總經(jīng)理開會要用�！�
(四)迂回式。
當(dāng)秘書對交流的內(nèi)容不適于采取正面回答的方式，如交流的內(nèi)容涉及到公司的機(jī)密等，秘書采取此方式既不失禮節(jié)，又能保護(hù)公司的機(jī)密。
如公司的一位員工問秘書：“聽說公司下周要進(jìn)行人事調(diào)整，誰有可能擔(dān)任銷售部經(jīng)理?”“有能力的人�！泵貢卮鸬�。
古人云：“辭不可不修，說不可不善”。修辭在秘書口語表達(dá)中的運(yùn)用是十分廣泛的，這就要求秘書在工作中要不斷加強(qiáng)自身的語言修養(yǎng)，掌握一定的修辭方法，以提高駕馭語言 的 能 力 。
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