檔案管理對(duì)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作的意義和作用論文

檔案管理對(duì)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作的意義和作用論文

　　引言

　　企業(yè)檔案管理是指對(duì)企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料和歷史記錄進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化是以獲得企業(yè)的最佳生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)秩序和經(jīng)濟(jì)效益為目標(biāo)，以搞好生產(chǎn)、管理、技術(shù)和營(yíng)銷(xiāo)等各項(xiàng)工作為主要內(nèi)容，制定、貫徹實(shí)施和管理維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)的一種有組織的活動(dòng)。中國(guó)加入WTO以來(lái)，標(biāo)準(zhǔn)化戰(zhàn)略在企業(yè)發(fā)展中所起的技術(shù)杠桿作用早已深入常識(shí)。檔案管理作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和基礎(chǔ)性工作，所提供的大量以事實(shí)為基礎(chǔ)的原始數(shù)據(jù)和對(duì)這些原始數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，則為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作的正常開(kāi)展提供了珍貴優(yōu)質(zhì)的土壤�？梢哉f(shuō)，檔案管理是企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)正常開(kāi)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。檔案管理對(duì)企業(yè)開(kāi)展標(biāo)準(zhǔn)化工作的意義具體表現(xiàn)哪些方面呢?筆者認(rèn)為可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行闡述:

　　1檔案管理能為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制訂提供充分的文獻(xiàn)資料和必要的原始記錄

　　企業(yè)科學(xué)合理地制定企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)離不開(kāi)檔案管理工作的支持。企業(yè)在制定企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，需要先查詢現(xiàn)有國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)是否已對(duì)企業(yè)產(chǎn)品某項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)作出強(qiáng)制性規(guī)定，如果違反這些強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，就是違反了《標(biāo)準(zhǔn)化法》的規(guī)定;當(dāng)國(guó)家行業(yè)內(nèi)對(duì)該產(chǎn)品某些指標(biāo)并無(wú)限制性規(guī)定時(shí)，這些指標(biāo)的確定就要通過(guò)對(duì)產(chǎn)品以往生產(chǎn)檢驗(yàn)記錄和客戶反饋數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析來(lái)確定。由此可見(jiàn)，企業(yè)能否制定出科學(xué)合理的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，在很大程度上取決于企業(yè)檔案管理工作所提供的信息資源是否充分全面。例如:某公司在制定《消防高溫混流風(fēng)機(jī)》企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，就應(yīng)先查詢國(guó)家對(duì)風(fēng)機(jī)的“耐高溫性能”有無(wú)強(qiáng)制性規(guī)定;由于公司重視檔案管理工作，對(duì)本行業(yè)必須收集的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)都整理在檔，為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制定提供了豐富的標(biāo)準(zhǔn)信息資料。又如:某企業(yè)生產(chǎn)高鉻鉑抗磨合金鑄件，其產(chǎn)品牌號(hào)是公司自己設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)出來(lái)的，因此其化學(xué)成份、機(jī)械性能指標(biāo)均不同于國(guó)家現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。應(yīng)客戶招標(biāo)要求，也為適應(yīng)新形勢(shì)下企業(yè)規(guī)范化的要求，該企業(yè)制定了自己的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《高鉻鉑抗磨合金鑄件》。為正確確定鑄件標(biāo)準(zhǔn)中的化學(xué)成份和機(jī)械性能指標(biāo)，公司將歷年存檔的工藝配方、熱處理、化學(xué)元素成分化驗(yàn)、機(jī)械性能檢測(cè)等原始記錄找出，用科學(xué)統(tǒng)計(jì)分析方法確定能給企業(yè)帶來(lái)最佳的經(jīng)濟(jì)效益的標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)。如果該公司平時(shí)不注重檔案管理工作，不注重歷史記錄的收集，就不能為該公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制訂提供必要的原始記錄，就無(wú)法制定出科學(xué)合理的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)然也就不能實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)最佳秩序和經(jīng)濟(jì)效益的目的。

　　2檔案管理能為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)的有效性和合法性提供證據(jù)

　　企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化的許多工作都需要大量保存良好的生產(chǎn)檢驗(yàn)和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的歷史記錄作為其有效性和合法性的證據(jù)。這表現(xiàn)在以下方面:

　　一是當(dāng)上級(jí)部門(mén)對(duì)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查時(shí)，企業(yè)需要提供真實(shí)的生產(chǎn)檢驗(yàn)記錄，證明產(chǎn)品已按《標(biāo)準(zhǔn)化法》和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求進(jìn)行了檢驗(yàn)并簽發(fā)合格證才出廠銷(xiāo)售。顯然，這些記錄的保存和提供是以企業(yè)具有良好的檔案管理為基礎(chǔ)的。國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局發(fā)布《泵產(chǎn)品生產(chǎn)許可證實(shí)施細(xì)則》中就對(duì)企業(yè)的文件記錄等檔案管理有多項(xiàng)規(guī)定，如:企業(yè)應(yīng)將其產(chǎn)品所需的各類(lèi)國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)收集完整，按標(biāo)準(zhǔn)要求生產(chǎn)檢驗(yàn)并保管好相關(guān)的歷史記錄;相關(guān)崗位人員應(yīng)具備的知識(shí)、技能和培訓(xùn)要求均應(yīng)形成文件存檔備查;生產(chǎn)檢驗(yàn)等過(guò)程所涉及的工藝技術(shù)文件和圖紙應(yīng)按企業(yè)制訂的文件檔案管理制度發(fā)放和管理等等。生產(chǎn)許可證審查組來(lái)到企業(yè)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地檢查打分時(shí)，除了現(xiàn)場(chǎng)核查生產(chǎn)場(chǎng)地和設(shè)備設(shè)施是否符合要求，其余基本要根據(jù)企業(yè)所保存的生產(chǎn)檢驗(yàn)的歷史記錄來(lái)判斷企業(yè)是否符合領(lǐng)證要求。有些記錄的保存是否完好，甚至關(guān)系到企業(yè)是否能通過(guò)考核驗(yàn)收，如:《泵產(chǎn)品生產(chǎn)許可證企業(yè)實(shí)地核查辦法》中6. 3條是核查組現(xiàn)場(chǎng)檢查判定的否決項(xiàng)，也即:這條要求如果不符合規(guī)定，其余項(xiàng)目即使符合要求也不能通過(guò)。這一條規(guī)定的主要內(nèi)容就是:企業(yè)應(yīng)提供近幾年的出廠檢驗(yàn)記錄，以證實(shí)企業(yè)一直按企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求進(jìn)行了出廠檢驗(yàn)。如果企業(yè)未能在這些方面做好檔案管理工作，不但不利于標(biāo)準(zhǔn)化工作的開(kāi)展，還將給企業(yè)造成難以挽回的損失。

　　二是在發(fā)生質(zhì)量糾紛時(shí)，生產(chǎn)檢驗(yàn)等歷史記錄可以從一定程度上保障企業(yè)的利益。上世紀(jì)八十年代，中國(guó)某企業(yè)從日本進(jìn)口一臺(tái)價(jià)格昂貴、技術(shù)先進(jìn)的大型生產(chǎn)設(shè)備。設(shè)備運(yùn)行一年左右便出現(xiàn)了故障。企業(yè)的有關(guān)人員便向日本企業(yè)反應(yīng)情況并要求他們作出相應(yīng)的修理或賠償。日本方派專業(yè)人員前來(lái)處理，專業(yè)人員查看狀況后進(jìn)行了分析，認(rèn)為設(shè)備出現(xiàn)故障的原因在于中國(guó)企業(yè)未按設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)的要求進(jìn)行日常保養(yǎng)，要求中國(guó)企業(yè)提供近一年來(lái)設(shè)備生產(chǎn)、保養(yǎng)、維護(hù)和大修的記錄。中國(guó)企業(yè)的設(shè)備維護(hù)人員雖然也按規(guī)定做了這方面的工作，但由于企業(yè)根本沒(méi)有檔案管理的意識(shí)，提供不出完整的記錄，也就不能為自己的工作提供證據(jù)。面對(duì)日本企業(yè)提供的保存完好的檔案記錄包括了該臺(tái)設(shè)備從采購(gòu)零部件進(jìn)廠檢驗(yàn)、生產(chǎn)加工過(guò)程的半成品檢驗(yàn)到整臺(tái)設(shè)備檢驗(yàn)合格后出廠的所有記錄，中國(guó)企業(yè)只能啞巴吃黃連有苦說(shuō)不出。近幾年來(lái)，很多企業(yè)在標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)提高的同時(shí)，檔案意識(shí)也有所提高。企業(yè)逐漸認(rèn)識(shí)到當(dāng)出現(xiàn)質(zhì)量糾紛時(shí)，產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)就是仲裁依據(jù)，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的記錄可以為企業(yè)提供較有力的證據(jù)。

　　3檔案管理能為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)的持續(xù)改進(jìn)提供可靠的原始數(shù)據(jù)

　　企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化的最終目的是追求企業(yè)最佳秩序和最大利益。要達(dá)到這一目的，企業(yè)應(yīng)形成發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析原因、針對(duì)原因解決問(wèn)題從而不斷持續(xù)改進(jìn)的良性循環(huán)機(jī)制。這種良性循環(huán)機(jī)制中最關(guān)鍵的前兩步“發(fā)現(xiàn)問(wèn)題”和“分析原因”要得以正常開(kāi)展，就需要企業(yè)有良好的檔案管理工作。如:某公司為了確保出廠的成品質(zhì)量能符合標(biāo)準(zhǔn)要求，會(huì)對(duì)一些關(guān)鍵的生產(chǎn)加工過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控。對(duì)于可能影響最終成品質(zhì)量的各類(lèi)半成品的技術(shù)指標(biāo)都要檢驗(yàn)并記錄，公司質(zhì)管員將通過(guò)監(jiān)控這些記錄數(shù)據(jù)是否有偏差來(lái)發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品的生產(chǎn)過(guò)程是否有問(wèn)題。當(dāng)這些檢驗(yàn)記錄出現(xiàn)偏差時(shí)，就有可能影響最終成品的質(zhì)量，相關(guān)人員必須針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題查找原因并采取糾正措施。在查找原因時(shí)，也需要大量的生產(chǎn)檢驗(yàn)歷史記錄作為基礎(chǔ)，同時(shí)還可利用歷史數(shù)據(jù)所具有的追根溯源的能力，找出真正存在的問(wèn)題，有的放矢進(jìn)行解決，從而達(dá)到持續(xù)改進(jìn)的目的。

　　企業(yè)應(yīng)將標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息整理在檔。失敗標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息可作為企業(yè)在歷年管理評(píng)審中尋找持續(xù)改進(jìn)的突破點(diǎn);成功標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息則可作為企業(yè)下一次制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)的決策參考，以避免重復(fù)性浪費(fèi)。如:某公司在制定《電線電纜料》企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，對(duì)脆化溫度、熱穩(wěn)定時(shí)間、老化時(shí)間技術(shù)指標(biāo)等物理性能指標(biāo)定在什么水平一直拿不定主意。因?yàn)楣�司歷次存檔的檢驗(yàn)報(bào)告顯示這些性能指標(biāo)的檢測(cè)數(shù)據(jù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于相應(yīng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。如果指標(biāo)僅按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求制定，顯示不出企業(yè)產(chǎn)品的技術(shù)競(jìng)爭(zhēng)力;如果指標(biāo)定得過(guò)高，有時(shí)反而會(huì)給企業(yè)造成不必要的資源浪費(fèi)，不利于企業(yè)追求最佳秩序和最大利益。管理層綜合考慮了成本和市場(chǎng)等方面的因素，最終決定將企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的指標(biāo)值定得低于歷次檢驗(yàn)數(shù)據(jù)的加權(quán)平均值，但又稍高于國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。企業(yè)利用檔案管理的優(yōu)勢(shì)，制定了高于國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)水平的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，既能更好地保障產(chǎn)品質(zhì)量，又體現(xiàn)了企業(yè)產(chǎn)品的特色和競(jìng)爭(zhēng)力。

　　4檔案管理已滲透至企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作的方方面面

　　檔案管理不僅為標(biāo)準(zhǔn)化工作提供了必不可少的信息和數(shù)據(jù)，并且已滲透至標(biāo)準(zhǔn)化工作的方方面面，或者說(shuō)，檔案管理就是標(biāo)準(zhǔn)化工作的一部分。這體現(xiàn)在以下幾方面:一是在一個(gè)有著較健全企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系的企業(yè)，企業(yè)制定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)總數(shù)達(dá)幾百個(gè)甚至上千個(gè)，對(duì)這些標(biāo)準(zhǔn)文件進(jìn)行的編號(hào)、分類(lèi)、登記、發(fā)放等管理工作本就是檔案管理所涉及的范圍。二是一些國(guó)際通用的質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)境管理體系標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案管理有較高的要求。質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)工509001中對(duì)公司內(nèi)部文件和記錄的管理就有較為嚴(yán)格的管理，如:標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)文件和記錄的編號(hào)、發(fā)放、識(shí)別、保存、檢索、有效期、作廢或有效標(biāo)識(shí)等要求都有明確規(guī)定;標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定企業(yè)在質(zhì)量管理過(guò)程中應(yīng)保存的記錄就達(dá)22處。環(huán)境管理體系列標(biāo)準(zhǔn)工5014001要求企業(yè)在環(huán)保方面應(yīng)保存的記錄達(dá)16處。這些標(biāo)準(zhǔn)在中國(guó)實(shí)施已很多年，剛實(shí)施這些標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，大多數(shù)企業(yè)對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)中有關(guān)文件和記錄的管理要求總覺(jué)得匪夷所思，難以堅(jiān)持。其實(shí)，對(duì)于有著良好檔案管理基礎(chǔ)的企業(yè)，這根本不是問(wèn)題。對(duì)于一直不重視檔案管理工作的企業(yè)，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的堅(jiān)持，便感受到檔案管理對(duì)于企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化和其它方面的管理都是大有裨益的�？梢�(jiàn)，要在企業(yè)實(shí)施這些國(guó)際上較為先進(jìn)的管理標(biāo)準(zhǔn)，就需要企業(yè)有良好的檔案管理工作。三是在某些行業(yè)，檔案資料管理已以行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的形式在全國(guó)范圍內(nèi)予以規(guī)定和統(tǒng)一，體現(xiàn)了國(guó)家對(duì)檔案管理工作的重視。如:在船舶行業(yè)，對(duì)檔案收集及其業(yè)務(wù)指導(dǎo)要求、檔案管理部門(mén)職責(zé)、實(shí)物檔案管理、案卷格式和一般要求、設(shè)備儀器、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)、技術(shù)等一系工作均制定了船舶行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。截至目前，我國(guó)各行各業(yè)制定的有關(guān)檔案管理方面的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)近200個(gè)。

　　國(guó)內(nèi)一位知名的檔案管理培訓(xùn)專家曾說(shuō)，不想成長(zhǎng)的企業(yè)勿需檔案管理。筆者則說(shuō)，不想開(kāi)展標(biāo)準(zhǔn)化工作的企業(yè)勿需檔案管理。企業(yè)應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理在標(biāo)準(zhǔn)化工作中所起的作用，認(rèn)真地做好檔案管理工作，為企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化工作打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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