淺談新形勢下的檔案信息化建設(shè)論文
1 檔案信息化建設(shè)的重要性
所謂檔案信息化，是指由國家檔案管理部門負(fù)責(zé)，在其統(tǒng)一規(guī)劃和組織管理下，充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，并完成檔案信息資源的管理、處置以及利用的過程。一般而言，檔案信息化建設(shè)主要包括信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)以及檔案信息化的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)四方面內(nèi)容。
《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)[2014]15號）以及《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實(shí)施意見》（魯辦發(fā)[2014]40號）兩個重要文件都強(qiáng)調(diào)了檔案信息化建設(shè)的重要性，提出檔案管理信息資源的數(shù)字化、管理一體化、網(wǎng)絡(luò)化、共享化等特點(diǎn)，明確了推動檔案管理現(xiàn)代化這一檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，通過科學(xué)整理檔案信息資源、全面挖掘檔案社會價值，推動檔案資源科學(xué)配置和高效利用，從而為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。
具體而言，檔案信息化建設(shè)具有以下重要價值：一是提升檔案管理人員的工作效率。一直以來，我國檔案管理采用的是以檔案實(shí)體管理為重點(diǎn)的模式，工作人員都是通過手工進(jìn)行檔案的收集、整編、管理、提供利用的，這種模式不僅工作量大，而且工作人員的效率很低；而檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化以后，檔案管理工作變得數(shù)字化、自動化、一體化、共享化，檔案管理工作變得省時省力，只需一次錄入檔案信息就可以多次利用，極大提升了檔案管理工作人員的效率。例如，對于高職院校檔案管理而言，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化后，學(xué)校各部門就可以根據(jù)特定權(quán)限，通過校園網(wǎng)直接查詢一些人員的信息，從而可以為高職院校的科學(xué)決策提供便捷、準(zhǔn)確的依據(jù)。二是保護(hù)檔案紙質(zhì)載體。對于檔案管理而言，紙質(zhì)載體是非常重要的原始證據(jù)，而傳統(tǒng)的檔案管理模式需要反復(fù)查閱紙質(zhì)載體，不僅費(fèi)時費(fèi)力，而且經(jīng)過反復(fù)翻閱、反復(fù)拆裝后，紙質(zhì)載體很容易受損；而檔案信息化建設(shè)后，檔案管理人員只需從數(shù)據(jù)庫中調(diào)取相關(guān)信息，極大減少了對紙質(zhì)檔案資料的接觸，從而保護(hù)了紙質(zhì)檔案管理載體。三是推動檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)。檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，在實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的同時，可以為我國檔案管理體系創(chuàng)新和完善提供動力，并使我國檔案信息資源的收集、分類、整編、查閱、利用更加規(guī)范，從而推動我國盡快建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)。
2 新形勢下檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題
2.1 思想認(rèn)識不到位
伴隨信息技術(shù)的快速發(fā)展和普遍應(yīng)用，我國檔案信息化建設(shè)取得了一定成績；但是，受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，檔案管理人員中仍然普遍存在“為保管而保管，重保管輕利用”的思想。很多工作在檔案管理一線的工作人員缺乏對檔案信息化建設(shè)的正確認(rèn)識，沒有認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性、必要性以及緊迫性，所以在檔案信息化建設(shè)中表現(xiàn)出懈怠、不配合等消極情緒，這嚴(yán)重阻礙了我國檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。
2.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善
檔案信息化建設(shè)由于發(fā)展時間較短，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面還不夠完善。由于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，一些地區(qū)的檔案信息化建設(shè)水平較低。檔案信息化建設(shè)中，對于基礎(chǔ)設(shè)施的要求比較高，既要有外部硬件設(shè)施同時還應(yīng)具備內(nèi)部的軟件設(shè)施，如專業(yè)化檔案管理軟件。
2.3 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平低
新形勢下，檔案信息化管理要求更高，但是對于實(shí)施的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)卻缺乏統(tǒng)一，各地在檔案信息化管理方面多是各自實(shí)施，標(biāo)準(zhǔn)不一。建立檔案管理的規(guī)劃化標(biāo)準(zhǔn)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案之間的有效銜接，減少檔案管理的難度，因此標(biāo)準(zhǔn)化較低的現(xiàn)狀急需得到有效的轉(zhuǎn)變。
2.4 缺乏專業(yè)的檔案管理信息化人才
檔案信息化建設(shè)的深入實(shí)施，對于管理人才的專業(yè)性也提出了更高的要求。由于過去對于檔案的管理多以人工管理為主，信息化水平較低，而信息化管理必然要求管理人員應(yīng)該具備熟練的信息化處理能力，能夠熟練的操作信息化設(shè)備及軟件來處理檔案管理工作，因此，專業(yè)人才的缺乏對檔案管理信息化造成了很大的阻礙，不利于檔案管理信息化建設(shè)水平的有效提升。
3 推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的對策
3.1 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度
檔案管理信息化已經(jīng)成為未來的趨勢，因此檔案管理相關(guān)部門及人員應(yīng)該及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想認(rèn)識觀念，提高對于檔案信息化建設(shè)的重視程度。為不斷加強(qiáng)檔案管理人員對于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識，可以通過舉辦培訓(xùn)活動來實(shí)施。人員培訓(xùn)工作應(yīng)該重視對檔案管理重要性、檔案管理未來趨勢以及未來檔案管理工作提出的新要求等內(nèi)容的.詳細(xì)講解與培訓(xùn)，幫助管理人員成功轉(zhuǎn)變管理思維與管理理念，真正重視信息化建設(shè)對于檔案管理工作的重要意義，能夠積極主動的學(xué)習(xí)相關(guān)管理知識，加深理解，從而更好的適應(yīng)新型管理工作的要求。
3.2 加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
基礎(chǔ)施設(shè)建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和重要保障，因此，加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和資源體系建設(shè)十分必要。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，檔案管理部門一方面應(yīng)該努力購進(jìn)專業(yè)的檔案信息處理軟件及硬件設(shè)備，確保信息化處理工作能夠順利進(jìn)行；另一方面檔案管理人員應(yīng)該圍繞自身檔案管理工作的實(shí)際情況，綜合考慮檔案的數(shù)量、信息化管理的要求等內(nèi)容，努力開發(fā)特色管理功能，體現(xiàn)自身管理的高質(zhì)量、高水平。同時，檔案管理還應(yīng)努力建立統(tǒng)一的、完善的信息化資源體系，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息的全民共享，可以通過建立專業(yè)的檔案管理網(wǎng)站來整合相關(guān)的檔案信息資源，并充分運(yùn)用信息化處理技術(shù)推進(jìn)相關(guān)工作的順利開展。
3.3 加強(qiáng)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)
檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系不僅能夠?yàn)闄n案管理信息化提供有力的依據(jù)，同時還能夠有效克服因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一而帶來的一些的工作阻礙。比如說，在檔案的錄入、掃描以及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)，如果標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一產(chǎn)生的信息文件格式就有可能存在差異，而不同格式的信息文件之間往往很難實(shí)現(xiàn)無差錯的轉(zhuǎn)變，這樣就給后續(xù)的檔案信息化管理工作造成了很大的麻煩。在建設(shè)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系過程中，既要從整個行業(yè)領(lǐng)域去規(guī)范檔案信息化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容，同時還應(yīng)該具體到檔案管理信息化的每一個環(huán)節(jié)當(dāng)中。比如說，對于檔案信息的存儲格式做出明確的規(guī)定、掃描的清晰度有一個準(zhǔn)確的界定等等。
3.4 加強(qiáng)檔案管理信息化的人才隊(duì)伍建設(shè)
人才隊(duì)伍建設(shè)工作的有效推進(jìn)，能夠在很大程度上保障檔案管理信息化工作的效果取得。各級檔案管理部門應(yīng)該建立科學(xué)的用人理念，對于檔案管理人員來講，應(yīng)該明確提出對其工作的要求，多招聘一些具備現(xiàn)代化信息處理能力的高水平管理人才，提升自身人才隊(duì)伍建設(shè)的水平。一方面，檔案管理部門應(yīng)加大外部優(yōu)秀人才的引進(jìn)，借助一些人才招聘渠道引進(jìn)一批能力水平較高的檔案管理人員；另一方面，檔案管理部門應(yīng)該加大對內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)提升與培訓(xùn)，通過開設(shè)相關(guān)的培訓(xùn)課程幫助現(xiàn)有管理人員提升管理技能，增強(qiáng)管理能力。
在新形勢下，檔案工作信息化也變得越來越被重視，充分體現(xiàn)在檔案信息化建設(shè)的必要性、重要性和緊迫性。因此，需從各方面深化檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建檔案信息化技術(shù)支撐體系，努力提高檔案工作信息化的新水平，提升創(chuàng)新能力，為檔案工作的改革和創(chuàng)新提供堅實(shí)的技術(shù)支撐。
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