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對(duì)基層企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)論文
【摘要】
檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案管理工作的一項(xiàng)基本環(huán)節(jié)，是衡量企業(yè)檔案工作水平的一項(xiàng)重要指標(biāo)，是提高檔案提供利用水平的重要依據(jù)。檔案統(tǒng)計(jì)工作包含的內(nèi)容也是相當(dāng)廣泛，包括組織及人員、庫房及庫藏、硬件設(shè)施、提供利用等情況，它真實(shí)反映一個(gè)企業(yè)檔案工作的規(guī)模和現(xiàn)代化程度以及規(guī)范程度，目前在基層企業(yè)中，因?yàn)橹贫取⒄J(rèn)識(shí)上的原因，往往會(huì)出現(xiàn)重整理輕利用、重業(yè)務(wù)輕學(xué)習(xí)、重經(jīng)驗(yàn)輕借鑒、重自身輕交流等問題，嚴(yán)重制約了檔案統(tǒng)計(jì)工作的正常開展，統(tǒng)計(jì)工作往往缺乏及時(shí)性、連續(xù)性、準(zhǔn)確性。
【關(guān)鍵詞】
檔案統(tǒng)計(jì);檔案管理;統(tǒng)計(jì)工作
從檔案管理主體角度上講，檔案管理人員缺乏統(tǒng)計(jì)工作的教育培訓(xùn)，沒有掌握統(tǒng)計(jì)工作的基本知識(shí)，對(duì)統(tǒng)計(jì)工作實(shí)際操作能力不強(qiáng)，對(duì)統(tǒng)計(jì)工作積極主動(dòng)性差，缺少完成統(tǒng)計(jì)的有效方式方法，相關(guān)部門和人員對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作監(jiān)管不力，對(duì)統(tǒng)計(jì)工作的不重視，以及對(duì)統(tǒng)計(jì)工作執(zhí)行力不足，從而限制了檔案統(tǒng)計(jì)功能的發(fā)揮，影響到基層企業(yè)檔案水平的整體提升。
一、檔案管理人員要深刻認(rèn)識(shí)統(tǒng)計(jì)工作的重要性和必要性，掌握統(tǒng)計(jì)工作系統(tǒng)的理論方法，建立健全統(tǒng)計(jì)工作制度程序
(一)從檔案客體上。統(tǒng)計(jì)工作真實(shí)記錄了企業(yè)檔案 庫藏狀況、人員基本情況，檔案保管條件、硬件設(shè)施配備、檔案利用質(zhì)量等一系列數(shù)據(jù)，客觀反映了企業(yè)檔案工作發(fā)展規(guī)模、進(jìn)程、信息加工、檢索工具等真實(shí)情況，通過歷年統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的對(duì)比，檔案人員容易比較出歷年來檔案工作取得的成績(jī)，比較結(jié)論是制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃和的重要參考，可以幫助分析現(xiàn)行檔案工作難點(diǎn)、弱點(diǎn)問題，是控制檔案工作進(jìn)度的依據(jù)，統(tǒng)計(jì)工作是否扎實(shí)有效，關(guān)系到能否切實(shí)維護(hù)檔案實(shí)體安全和完整。
(二)從檔案主體上。統(tǒng)計(jì)工作客觀記載了企業(yè)檔案管理人員自身工作取得的成績(jī)，通過歷年檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)對(duì)比，以及與同行業(yè)、本地區(qū)、規(guī)模相同的企業(yè)檔案發(fā)展?fàn)顩r相比，能夠容易發(fā)現(xiàn)自身檔案工作存在的問題和已經(jīng)取得的成績(jī)，對(duì)經(jīng)驗(yàn)及時(shí)總結(jié)，對(duì)問題進(jìn)行嚴(yán)格細(xì)致分析排查，及時(shí)制定整改措施，進(jìn)一步落實(shí)，同時(shí)通過這種對(duì)比，有利于提高工作人員業(yè)務(wù)技能，激發(fā)他們工作的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性，進(jìn)一步提升檔案利用服務(wù)質(zhì)量。
(三)從統(tǒng)計(jì)工作制度本身上。統(tǒng)計(jì)工作作為檔案工作的一個(gè)基本環(huán)節(jié)，將逐步進(jìn)入科學(xué)化、規(guī)范化、程序化、日常化軌道，必須作為一項(xiàng)日常性工作常抓不懈，檔案人員在本職工作中一定要堅(jiān)決執(zhí)行，嚴(yán)格落實(shí)，最大限度發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)工作效用，主動(dòng)接收上級(jí)檔案行政部門的監(jiān)督，并且及時(shí)上報(bào)相關(guān)報(bào)表。
二、檔案統(tǒng)計(jì)工作要堅(jiān)持在基層企業(yè)推廣，緊密圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中心，檔案管理人員要深化認(rèn)識(shí)、精細(xì)計(jì)劃、強(qiáng)抓落實(shí)、責(zé)任到人、監(jiān)管到位、重在實(shí)效，充分發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)工作的作用，帶動(dòng)提升檔案其他環(huán)節(jié)各項(xiàng)工作
(一)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，突出檔案統(tǒng)計(jì)工作的重要性。
上至分管檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)，下至專兼職檔案員，要深入學(xué)習(xí)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)到檔案統(tǒng)計(jì)工作的作用和意義，突出檔案統(tǒng)計(jì)工作的地位，在制定檔案工作年度計(jì)劃時(shí)，將檔案統(tǒng)計(jì)工作內(nèi)容納入，兼職檔案員要積極配合完成檔案移交收集數(shù)據(jù)的確認(rèn)工作，引導(dǎo)所有業(yè)務(wù)人員查閱檔案時(shí)，積極主動(dòng)填寫各項(xiàng)相關(guān)表格，在提高全員檔案意識(shí)的基礎(chǔ)上做好檔案移交查閱數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作。完善檔案統(tǒng)計(jì)工作方式方法，補(bǔ)充完善檔案統(tǒng)計(jì)的各項(xiàng)指標(biāo)數(shù)據(jù)，確保檔案數(shù)據(jù)填報(bào)及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確。
(二)規(guī)范檔案工作各項(xiàng)程序，嚴(yán)格核實(shí)檔案統(tǒng)計(jì)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)真實(shí)性和準(zhǔn)確性，確保各項(xiàng)數(shù)據(jù)真實(shí)有效。
1.規(guī)范檔案移交借閱程序。
對(duì)移交進(jìn)室的各種文件資料及實(shí)物檔案，無論數(shù)目多少，嚴(yán)格填寫規(guī)范的移交登記表，包括年度、文件類型、文件題名、份數(shù)、移交人、接收人等項(xiàng)目，雙方簽字確認(rèn)后，移交人和接收人各自留存。對(duì)整理無序或移交資料不全的，檔案人員要有權(quán)拒收，要求責(zé)任人按要求收集整理完成后完整移交，要保證當(dāng)年歸檔文件的歸檔率。
檔案人員要積極學(xué)習(xí)，熟悉各部門業(yè)務(wù)流程，對(duì)形成的文件要全面掌握，在條件成熟時(shí)，列出各部門文件歸檔清單，便于兼職檔案員執(zhí)行，同時(shí)有利于檔案移交時(shí)檢查部門文件資料門類的完整性，不斷提高部門的檔案歸檔率。
2.規(guī)范檔案借閱程序。
借閱人在查閱檔案前，要自覺填寫《檔案查借閱登記表》，檔案人員在提供檔案前，要對(duì)《檔案查借閱登記表》內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步確認(rèn)，查閱內(nèi)容填寫一定要完成詳細(xì)，典型的查閱要求填寫事后的檔案利用效果，檔案人員要認(rèn)真核實(shí)查閱卷數(shù)、借出卷數(shù)、復(fù)印張(卷)數(shù)、摘抄張(卷)數(shù)等詳細(xì)資料。堅(jiān)持檔案查借閱審批制度，對(duì)檔案借出規(guī)定固定期限，超過期限不還的要督促其歸還，維護(hù)檔案實(shí)體安全。
3.嚴(yán)控檔案轉(zhuǎn)出程序。
確定科學(xué)、流暢的檔案轉(zhuǎn)出程序，對(duì)轉(zhuǎn)出檔案的，首先要有檔案轉(zhuǎn)出介紹信或證明，確定檔案庫中的卷數(shù)和冊(cè)數(shù)，其次進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)出登記，詳細(xì)登記轉(zhuǎn)出檔案的具體情況，如案卷號(hào)、案卷題名、形成時(shí)間、保管期限、總卷數(shù)等詳細(xì)資料，最后向接收單位催收檔案轉(zhuǎn)出回執(zhí)單，留存?zhèn)洳椤?/p>
4.建立庫藏檔案案卷臺(tái)賬。
對(duì)于庫房保存的大量檔案，按照檔案分類大綱所示建立檔案案卷臺(tái)賬，包括：案卷類型(含二級(jí)類目)、所屬年度、案卷題名、保管期限、總卷數(shù)等條目，條目要設(shè)置完整、排列有序、科學(xué)實(shí)用，如基建檔案(檔號(hào)6.2.1)、2008年、××住宅樓、長(zhǎng)期、共20卷。在初步建立檔案案卷臺(tái)賬的基礎(chǔ)上，對(duì)新進(jìn)檔案和轉(zhuǎn)出檔案定期(如每月)進(jìn)行登記和注銷，年終進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)匯總，與年終庫房檔案清點(diǎn)核對(duì)數(shù)目一致。將每年的檔案案卷臺(tái)賬單獨(dú)編制成冊(cè)，以免造成更改痕跡太多造成混淆的問題，將上年度臺(tái)賬留存?zhèn)洳�。�?duì)于鑒定銷毀的檔案，銷毀后在檔案臺(tái)賬上注明“已銷毀”字樣，便于以后不做統(tǒng)計(jì)。5.建立檔案定期清點(diǎn)制度。檔案員要定期或在年度終了時(shí)，對(duì)所有庫藏案卷逐類逐卷進(jìn)行清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)，在清點(diǎn)中保留清點(diǎn)痕跡，與檔案臺(tái)賬逐類進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)不一致，要查閱檔案移交、借出、轉(zhuǎn)出登記，查實(shí)兩者不一致的依據(jù)，再進(jìn)行數(shù)字更改，這種做法一方面發(fā)揮了檔案統(tǒng)計(jì)的作用，另一方面利于維護(hù)庫存檔案的完整性。
(三)加強(qiáng)檔案人員教育培訓(xùn)交流。
要采用“內(nèi)培”和“外培”相結(jié)合的方式，大膽“請(qǐng)進(jìn)來”和“走出去”，要定期派人參加檔案統(tǒng)計(jì)工作培訓(xùn)，熟練掌握檔案統(tǒng)計(jì)工作的方法技巧，要到檔案管理先進(jìn)單位學(xué)習(xí)交流，探討交流檔案統(tǒng)計(jì)工作的有效方法方法，借鑒先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)自身存在的不足，認(rèn)真分析本企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作的弱點(diǎn)和難點(diǎn)，探尋問題的根源，制定針對(duì)性的整改措施，提高檔案統(tǒng)計(jì)工作的實(shí)用性、及時(shí)性、連續(xù)性。
(四)加強(qiáng)企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作的監(jiān)督。
企業(yè)檔案部門要接受上級(jí)單位和業(yè)務(wù)歸口單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對(duì)要求提供的檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表要如實(shí)填寫上報(bào)，對(duì)統(tǒng)計(jì)中存在的問題不隱瞞、不回避，上級(jí)單位要切實(shí)發(fā)揮檔案監(jiān)管作用，對(duì)企業(yè)檔案情況進(jìn)行綜合考評(píng)時(shí)，對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)狀況作為一項(xiàng)檢查內(nèi)容進(jìn)行檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題限期責(zé)令整改，并將整改情況按期上報(bào)。
總之，檔案統(tǒng)計(jì)工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、復(fù)雜性、連續(xù)性的工作，各基層企業(yè)要對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作高度重視，必須嚴(yán)格統(tǒng)計(jì)過程控制、規(guī)范檔案統(tǒng)計(jì)程序、完善檔案統(tǒng)計(jì)措施、最終達(dá)到重在實(shí)效的目的，通過建章立制、規(guī)范行為、過程監(jiān)督、加強(qiáng)考核等一系列方式方法，提高檔案人員綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，提升企業(yè)檔案工作管理水平和協(xié)作能力。各級(jí)檔案人員要緊密結(jié)合企業(yè)實(shí)際，適應(yīng)企業(yè)內(nèi)外形勢(shì)發(fā)展要求，牢固樹立大局意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、奉獻(xiàn)意識(shí)，增強(qiáng)檔案工作的責(zé)任感、使命感和榮譽(yù)感，工作積極主動(dòng)，突破傳統(tǒng)觀念，開闊思維眼界，創(chuàng)新工作方法，強(qiáng)化各項(xiàng)措施，維護(hù)庫存檔案安全完整，加強(qiáng)檔案信息資源深開發(fā)，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。
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