1 寫作要求
通知是我們經(jīng)?梢钥吹降,在學(xué)校、單位、還有公共場(chǎng)所都可以看到。通知的類型也很多,上級(jí)對(duì)下級(jí)的某項(xiàng)工作的要求和安排叫指示性通知。
這種通知要注意把要求和措施部分交待清楚,可以分條也可用小標(biāo)題的形式,這樣才能便于下級(jí)執(zhí)行。會(huì)議性的通知大家都見過,一般就是目的、會(huì)議的名稱、內(nèi)容、參加人員、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等,要注意的是要把這些寫正確,通知錯(cuò)時(shí)間地點(diǎn)就是你的失職了。通知還有批轉(zhuǎn)性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知,這類的通知就是有話則長,無話則短,也就是要簡(jiǎn)明扼要,直接陳述事宜即可。
有很多通知濫用介詞,從而造成文題不通。比如"有關(guān)"還有"關(guān)于",通知的事由一般都用關(guān)于,而有關(guān)就縮小了文題的內(nèi)容含義,自然也就顯得我們的水平太低了,還有要明確上下級(jí)的關(guān)系等等,寫篇好的公文也并不是那么容易的。
由于通知的功能多,種類多,寫法彼此有較大的區(qū)別,我們?cè)诜诸悤r(shí)已經(jīng)有意識(shí)地對(duì)各種不同通知的寫法作了一些介紹,這里只能概括介紹一些通知寫作的基本方法。
(一)通知標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)
1.通知的標(biāo)題
通知的標(biāo)題一般采用公文標(biāo)題的常規(guī)寫法,由發(fā)文機(jī)關(guān)+主要內(nèi)容+文種組成。如《中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于嚴(yán)禁用公費(fèi)變相出國(境)旅游的通知》。
也可以省略發(fā)文機(jī)關(guān),由主要內(nèi)容+文種組成標(biāo)題。如《關(guān)于印發(fā)〈規(guī)范國有土地租賃若干意見〉的通知》(國土資發(fā)〔1999〕222號(hào))。
發(fā)布規(guī)章的通知,所發(fā)布的規(guī)章名稱要出現(xiàn)在標(biāo)題的主要內(nèi)容部分,并使用書名號(hào)。
批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)文件的公文,所轉(zhuǎn)發(fā)的文件內(nèi)容要出現(xiàn)在標(biāo)題中,但不一定使用書名號(hào)。如《國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)教育部等部門關(guān)于進(jìn)一步加快高等學(xué)校后勤社會(huì)化改革意見的通知》。
2.通知的主送機(jī)關(guān)
通知的發(fā)文對(duì)象比較廣泛,因此,主送機(jī)關(guān)較多,要注意主送機(jī)關(guān)排列的規(guī)范性。如人事部《關(guān)于解除國家公務(wù)員行政處分有關(guān)問題的通知》的主送機(jī)關(guān):
各省、自治區(qū)、直轄市人事(人事勞動(dòng))廳(局)、監(jiān)察廳(局);國務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)人事(干部)部門、監(jiān)察局(室):
由于級(jí)別、各稱不同,主送機(jī)關(guān)的稱法和排列非常復(fù)雜,這個(gè)序列顯然是經(jīng)過深思熟慮后確定下來的。
(二)通知的正文
1.通知緣由
發(fā)布指示、安排工作的通知,這部分的寫法跟決定、指示很接近,主要用來表述有關(guān)背景、根據(jù)、目的、意義等。
曉諭性的通知,也可參照上述寫法。如《國務(wù)院關(guān)于更改新華通訊社香港分社、澳門分社名稱問題的通知》,采用了根據(jù)與目的相結(jié)合的開頭方式;《國務(wù)院辦公廳關(guān)于成立國家信息工作領(lǐng)導(dǎo)小組的通知》,采用的是以"為了"領(lǐng)起的"目的式"開頭方式。
批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知,根據(jù)情況,可以在開頭表述通知緣由,但多數(shù)以直接表達(dá)轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象和轉(zhuǎn)發(fā)決定為開頭,無需說明緣由。
發(fā)布規(guī)章的通知,多數(shù)情況下篇段合一,無明顯的開頭部分,一般也不交代緣由。
2.通知事項(xiàng)
這是通知的主體部分,所發(fā)布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步驟等,都在這一部分中有條理地組織表達(dá)。內(nèi)容復(fù)雜的需要分條列款。
曉諭性通知,有時(shí)需要列出新成立的組織的成員名單,以及改變名稱或隸屬關(guān)系之后職權(quán)的變動(dòng)等。
3.執(zhí)行要求
發(fā)布指示、安排工作的通知,可以在結(jié)尾處提出貫徹執(zhí)行的有關(guān)要求。如無必要,可以沒有這一部分。
其它篇幅短小的通知,一般不需有專門的結(jié)尾部分。