怎樣寫通知類公文
(一)含義、功用和性質(zhì)
“通知”,是“適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文,批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文,傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員”的一種公文文體.
“通知”,亦屬發(fā)布性公文,即知照文告.但它針對(duì)的對(duì)象是特定有范圍的,一般是限于有關(guān)單位有關(guān)人員,所以叫它“限知性”公文.它的發(fā)布方式,多是內(nèi)部印發(fā)或張貼,當(dāng)然有的也可以公開(kāi)張貼甚或公開(kāi)發(fā)表于電臺(tái)、報(bào)刊.
(二)類別及其各自的功用、要點(diǎn)
1.一般性通知.發(fā)布要求下級(jí)機(jī)關(guān)人員辦理或需要知道的事項(xiàng).要點(diǎn)是寫明白什么事,什么時(shí)間、地點(diǎn),如何辦理.
2.批示性通知.針對(duì)欲發(fā)公文所加的通知.大體有三種情況和相應(yīng)的三種形式.“轉(zhuǎn)發(fā)”,對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)或不隸屬機(jī)關(guān)的公文,加按語(yǔ)式通知轉(zhuǎn)發(fā)下去.“批轉(zhuǎn)”,是對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文加批語(yǔ)式通知下發(fā),通知執(zhí)行,或通知參照?qǐng)?zhí)行等.“頒發(fā)”(“印發(fā)”),職能機(jī)關(guān)發(fā)布行政法規(guī)、印發(fā)有關(guān)文件,并加說(shuō)明式通知下發(fā),其附件即要頒發(fā)的那個(gè)文件.
3.指示性通知.對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)有所指示,如認(rèn)為其內(nèi)容不宜用命令或指示發(fā)布的,可用“通知”發(fā)布.
4.會(huì)議通知.誰(shuí)決定的召開(kāi)什么會(huì)議,內(nèi)容(討論什么事項(xiàng))、時(shí)間、地點(diǎn)、參加范圍等,可用“通知”發(fā)布.
5.任免通知.任免領(lǐng)導(dǎo)人需下級(jí)機(jī)關(guān)知曉,或任免的就是下級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人.主要寫何機(jī)關(guān)何會(huì)議決定何人任何職.亦可歸入第一類“一般性通知”中,屬于要求下級(jí)知曉的.
(三)格式和寫法
1.普通通知.
上述前三種為普通通知,格式寫法是共通的.目的是使受文者知曉,所以要寫得清楚明白.標(biāo)題同于一般公文,批示性通知標(biāo)題上的批發(fā)件名稱可加書(shū)名號(hào).有受文單位的寫上款,范圍大、類似布告的,不寫上款.正文有兩種:一種是較長(zhǎng)而含較多實(shí)際內(nèi)容的,分開(kāi)頭、主體、結(jié)尾來(lái)結(jié)撰成文.開(kāi)頭寫通知事項(xiàng)的依據(jù)、目的;主體是通知本身,多采用條款式寫法;結(jié)尾,一般多寫貫徹本通知的時(shí)間要求、希望等.一種是較短而內(nèi)容簡(jiǎn)單的,只用一段或一句成文,寫動(dòng)因(目的、情況、依據(jù)、政策皆可)、說(shuō)明、決策.動(dòng)因和說(shuō)明亦可省略.
2.會(huì)議通知.
會(huì)議通知是上級(jí)機(jī)關(guān)或發(fā)起單位發(fā)給與會(huì)單位和人員的書(shū)面通知.一種是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)通知有關(guān)機(jī)關(guān)和人員必須參加的,一種是發(fā)起單位邀請(qǐng)參加的,寫時(shí)口氣有不同.一般格式包括標(biāo)題、正文、落款三部分.
標(biāo)題:重要會(huì)議的通知屬正式公文,標(biāo)題寫明什么單位召開(kāi)什么會(huì)議的通知,要編發(fā)文號(hào).一般會(huì)議的通知屬日常事務(wù)文書(shū),用得最多.標(biāo)題可以只寫“通知”,不編發(fā)文號(hào).
正文:上款,抬頭頂格寫發(fā)往部門,一種是籠統(tǒng)寫法,寫一類機(jī)關(guān)的.統(tǒng)稱,如“各區(qū)、縣、局”;一種是具體填寫各發(fā)往單位的名稱.發(fā)給個(gè)人的是稱職務(wù)還是稱同志,看會(huì)議性質(zhì)決定.
正文主體寫開(kāi)會(huì)的根據(jù)、目的、日期、地點(diǎn),派什么人參加,會(huì)議的內(nèi)容、議程(保密性的會(huì)議不寫).需要匯報(bào)、發(fā)言、帶論文、材料的,以及開(kāi)多久、幾時(shí)報(bào)到、帶何證件和交通食宿等問(wèn)題,都在正文或附件中寫明.
普通會(huì)議簡(jiǎn)略一些,只寫時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容等.發(fā)給個(gè)人的.重要些的會(huì)議接受人姓名寫在正文前,正文后寫“此致”
“敬禮”;一般會(huì)議接受人寫在正文后,“此致”,然后提行頂格寫“×××同志”.
落款:在正文后右下方寫下召開(kāi)會(huì)議單位的機(jī)關(guān)全稱和年月日,加蓋公章.標(biāo)題上已寫明單位的,只寫年月日蓋公章.
日用通知很簡(jiǎn)單,標(biāo)題只寫“通知”,正文寫何時(shí)何地召開(kāi)何會(huì),何人參加,落款后貼出即可.有的打打電話通知即可,但要寫下再打,免得遺漏事項(xiàng).
寫會(huì)議通知的注意事項(xiàng):信息開(kāi)門見(jiàn)山,交代七個(gè)要素(會(huì)名,會(huì)期,時(shí)間,地點(diǎn),范圍,憑證,籌辦單位),注明開(kāi)會(huì)準(zhǔn)備,保證限期送到。
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