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      2. 辦公室檔案管理制度

        時(shí)間:2023-06-13 04:41:12 尚民 制度 我要投稿

        辦公室檔案管理制度

          現(xiàn)如今,制度的使用頻率呈上升趨勢(shì),制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式,規(guī)范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì)結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊(yùn)含著社會(huì)的價(jià)值,其運(yùn)行表彰著一個(gè)社會(huì)的秩序。那么你真正懂得怎么制定制度嗎?以下是小編整理的辦公室檔案管理制度,歡迎大家分享。

        辦公室檔案管理制度

          辦公室檔案管理制度1

          為加強(qiáng)辦公室檔案管理工作,全面提高辦公室檔案管理水平,以更好地為各科室各項(xiàng)工作服務(wù),特制訂本制度。

          一、檔案管理制度

          1、各種檔案按類(lèi)別要求,由檔案員整理,按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。

          2、各種檔案的文字書(shū)寫(xiě),必須用藍(lán)黑或黑墨水書(shū)寫(xiě),禁用其它筆書(shū)寫(xiě)。

          3、檔案一般不外借,確因工作需要借閱檔案時(shí),均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。

          4、檔案要做到安全保管,定期檢查,積極創(chuàng)造檔案保管條件,做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密,保持經(jīng)常通風(fēng)。

          5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品,嚴(yán)禁使用電器。

          二、檔案歸檔制度

          1、歸檔范圍的保管期限

          (1)辦公室辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件材料,包括政府辦文件、縣委辦文件、各部委辦局文件、政府辦常務(wù)會(huì)議紀(jì)要等文件材料及證書(shū)、牌匾等實(shí)物檔案,均屬歸檔范圍。

          (2)辦公室檔案的保管期限的種類(lèi)分為永久和定期。凡對(duì)辦公室有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存利用價(jià)值的檔案列為永久,對(duì)在一定時(shí)間范圍內(nèi)有利用價(jià)值的檔案列為長(zhǎng)期和短期。

          2、歸檔時(shí)間

          實(shí)行年度歸檔制度:辦公室在工作中形成的政府辦文件、縣委辦文件、各部委辦局文件、政府辦常務(wù)會(huì)議紀(jì)要等文件材料一律在次年第一季度內(nèi),登記存檔移交檔案室。

          3、歸檔要求

          (1)歸檔的文件必須系統(tǒng)、齊全、完整。

          (2)歸檔的文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良、字跡耐久、書(shū)寫(xiě)工整清晰。

          三、檔案安全保密制度

          1、嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的有關(guān)保密制度加強(qiáng)管理,防止丟失、泄密。

          2、查閱檔案,一般應(yīng)在檔案室查閱,需要摘抄或復(fù)制的機(jī)密文件,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),否則不準(zhǔn)摘抄、復(fù)印。

          3、需要帶回使用的檔案,需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不準(zhǔn)橫傳、私自外借,不準(zhǔn)帶入公共場(chǎng)所。

          4、外單位來(lái)查閱和抄錄檔案時(shí),應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù),經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可調(diào)閱。

          四、檔案查閱借閱制度

          1、外單位查閱檔案時(shí),必須持有介紹信,注明查閱人的姓名、政治面貌及查閱內(nèi)容或范圍。

          2、查閱黨組、局長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄、紀(jì)檢工作等有關(guān)案卷和絕密數(shù)字時(shí),需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn);查閱一般檔案資料時(shí),檔案員需進(jìn)行登記,經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),方可查閱。 3、凡查閱檔案者,一般不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室,如需要借出時(shí),必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);查閱者必須按規(guī)定查閱,與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文字材料不準(zhǔn)隨意翻閱、摘抄。

          4、查閱檔案者要愛(ài)護(hù)案卷,不得將案卷拆毀、拆頁(yè)、勾抹、圈點(diǎn),嚴(yán)防污染檔案;查閱時(shí)不得吸煙;也不得將案卷轉(zhuǎn)借他人或帶回家中。

          5、查檔抄錄的材料經(jīng)檔案工作人員審核無(wú)誤后,簽字蓋章,否則無(wú)效。

          6、借出的案卷一般不能超過(guò)七天,如延期使用,需補(bǔ)辦延期手續(xù)。

          7、借出或還回的`案卷,必須嚴(yán)格履行登記、注銷(xiāo)和檢查手續(xù),當(dāng)面點(diǎn)清,如發(fā)現(xiàn)差錯(cuò),及時(shí)追究責(zé)任,并采取補(bǔ)救措施。

          五、檔案人員崗位職責(zé)

          1、服從辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo),接受上級(jí)部門(mén)的指導(dǎo),按時(shí)、按質(zhì)、按量地完成本崗位工作任務(wù)及辦公室主任交辦的其他任務(wù)。

          2、檔案員負(fù)責(zé)做好文件的整理、分類(lèi),做好收文登記、分發(fā)文件、領(lǐng)導(dǎo)傳閱和借閱等管理工作。

          3、檔案員要及時(shí)、準(zhǔn)確的把領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件送到各科室,待科室領(lǐng)導(dǎo)批閱完畢后及時(shí)交由檔案人員保管,不得隨意亂放、丟棄文件。在傳送文件過(guò)程中,要增強(qiáng)保密意識(shí),高度負(fù)責(zé),保證不丟失、不損壞文件。

          4、督促各科室有關(guān)人員做好文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作。

          5、各科室兼職檔案人員負(fù)責(zé)根據(jù)歸檔的范圍和要求,制訂、整理本科室各類(lèi)檔案材料,按規(guī)定向機(jī)要檔案室移交歸檔,并辦好交接手續(xù),做到職責(zé)分明、手續(xù)齊全。

          6、各科室兼職檔案人員接受機(jī)要檔案室的指導(dǎo)和監(jiān)督,按時(shí)、按質(zhì)、按量完成本崗位任務(wù)。

          辦公室檔案管理制度2

          為加強(qiáng)校研究生會(huì)辦公室檔案的科學(xué)管理,保證檔案資料的系統(tǒng)性與完整性,現(xiàn)結(jié)合實(shí)際情況,特制定本制度。

          一、立卷、歸檔

          第一條 各部門(mén)平時(shí)要做好文件的收集、整理,文件的整理、上繳工作是各部門(mén)的一項(xiàng)重要任務(wù),必須認(rèn)真做好。

          第二條 各類(lèi)文件材料由辦公室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。辦公室對(duì)各部門(mén)文件立卷工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),并做好應(yīng)歸檔文件案卷的接收歸檔工作。

          第三條 文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的各種文件(包括收、發(fā)文電,內(nèi)部文件,各種會(huì)議文件,文件匯編,簿、冊(cè)、圖表,出版編輯物原稿、磁盤(pán)等),均屬立卷歸檔范圍。

          第四條 立卷的原則。遵循文件的自然形成規(guī)律,保持文件之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分文件的保存價(jià)值,便于保管和利用。

          第五條 立卷方法。根據(jù)立卷原則、文件的分類(lèi),分年度、分級(jí)別、分問(wèn)題、分保管期限的方法立卷。

          1、分年度。將文件按其形成或針對(duì)的年度分開(kāi)。

          2、分級(jí)別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。

          3、分問(wèn)題。將文件按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題分開(kāi)。

          4、分期限。根據(jù)文件的不同保存價(jià)值,將文件按不同的保管期限分開(kāi)。

          5、保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。

          (1)永久保存。凡是反映部門(mén)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的(例如章程、申請(qǐng)批文等)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件,劃為永久保存。

          (2)長(zhǎng)期保存。凡是在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)部門(mén)需要查考的文件,劃為長(zhǎng)期保存。長(zhǎng)期保存為15年至50年。

          (3)短期保存。凡是在較短時(shí)間內(nèi)部門(mén)需要查考的各種文件,劃為短期保存。短期保存為15年以下。

          第六條 文件的組合。組合的基本作法如下:

          1、法規(guī)性文件,如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問(wèn)題組合。同一問(wèn)題的請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件,應(yīng)組合在一起。

          2、會(huì)議文件應(yīng)單獨(dú)組合。

          3、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等各類(lèi)表格文件,應(yīng)組合在一起。

          4、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件,一般可按部門(mén)或社團(tuán)名稱(chēng)組合。

          5、特殊性文件材料,可根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。

          第七條 檔案袋內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,計(jì)劃、總結(jié)在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的'重要程度或形成時(shí)間先后排列。

          第八條 文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份,重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對(duì)無(wú)保存價(jià)值和重份文件,需要辦理銷(xiāo)毀手續(xù)。

          第九條 歸檔時(shí)間。部門(mén)應(yīng)于活動(dòng)后一周內(nèi),將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷,向辦公室移交歸檔。

          第十條 歸檔文件案卷的要求。部門(mén)移交歸檔文件案卷,應(yīng)符合下列要求:

          1、歸檔文件齊全、完整。

          2、每個(gè)案卷必須填寫(xiě)案卷文件目錄、編件號(hào)、頁(yè)號(hào)、案卷封面,填寫(xiě)時(shí)用中性筆或鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡工整、清晰。

          3、檔案袋的名稱(chēng)要注意內(nèi)容準(zhǔn)確,文字簡(jiǎn)練通順,結(jié)構(gòu)完整,必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。

          第十一條 案卷文件一式兩份,一份作為紙制文檔保存,另一份電子文檔保存在辦公室,電網(wǎng)檔案盒。

          二、檔案的管理和利用

          第十二條 辦公室按照校研究生會(huì)對(duì)檔案管理的要求,對(duì)存放的各類(lèi)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理,分類(lèi)保管,編制各類(lèi)檢索目錄,搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計(jì)等工作。

          第十三條 經(jīng)鑒定失去保存價(jià)值需要銷(xiāo)毀的檔案,應(yīng)經(jīng)分管主席審查批準(zhǔn)后,按程序進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀。

          第十四條 辦公室的管理貫徹“以防為主,防治結(jié)合”的原則。經(jīng)常檢查防護(hù)設(shè)施和檔案保管狀況,對(duì)破損、字跡褪色、紙張變色的檔案,要有計(jì)劃的進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制,保護(hù)檔案的安全與完整。

          第十五條 檔案的利用。利用檔案人員,按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表,檔案用完后應(yīng)及時(shí)歸還。

          第十六條 借用檔案人員必須愛(ài)護(hù)檔案,要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。歸還檔案時(shí),辦公室人員要仔細(xì)檢查,檔案盒,發(fā)現(xiàn)對(duì)檔案有損壞或泄密者,應(yīng)及時(shí)向分管主席報(bào)告,按有關(guān)規(guī)定處理。

          第十七條 辦公室工作人員,接待檔案利用人員要熱情,認(rèn)真負(fù)責(zé),按規(guī)定提供利用。填寫(xiě)好查閱檔案登記表。

          第十八條 平時(shí)匯集,按實(shí)際順序或內(nèi)容分類(lèi)、收集、整理,應(yīng)保持文件、材料之間的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級(jí)漏發(fā)文件,應(yīng)及時(shí)請(qǐng)求補(bǔ)發(fā)或取得復(fù)印件,干部檔案盒,以便存檔和查閱。

          第十九條 確保文件、材料的安全,做好保密工作。

          辦公室檔案管理制度3

          第一部分:檔案工作總的要求

          1、貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)和方針、政策。

          2、對(duì)本校各部門(mén)和有關(guān)人員形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

          3、集中統(tǒng)一管理本校各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案,積極提供利用,為本校各項(xiàng)工作服務(wù)。

          4、為國(guó)家積累檔案財(cái)富,按規(guī)定的時(shí)間和要求把具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案,向上級(jí)檔案館移交。

          第二部分:檔案的保管

          1、學(xué)校檔案包括文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、教學(xué)儀器設(shè)備檔案和基建檔案等等。

          2、檔案室負(fù)責(zé)全校檔案(不含人事檔案)的管理工作,有關(guān)部門(mén)按規(guī)定立卷后向綜合檔案室移交。

          3、實(shí)行科學(xué)管理,檔案庫(kù)房?jī)?nèi)櫥具、設(shè)備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理分明,編號(hào)科學(xué)規(guī)范、查找方便。

          4、定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、修復(fù)、整理,保持整潔完好。

          5、檔案的接收和移出都必須手續(xù)完備,室藏檔案必須賬物相符。

          第三部分:檔案立卷歸檔

          1、凡記錄反映本校職能活動(dòng)情況、具有日后查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、材料,均列為歸檔范圍。

          2、各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍將材料收集齊全,按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后,再編排頁(yè)號(hào),填寫(xiě)卷內(nèi)目錄,擬出案卷標(biāo)題,裝訂。

          3、編號(hào)抄目要嚴(yán)肅認(rèn)真,案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明扼要,正確反映卷內(nèi)內(nèi)容,由檔案室統(tǒng)一書(shū)寫(xiě)。

          4、凡立卷材料必須紙質(zhì)優(yōu)良,規(guī)格統(tǒng)一,書(shū)寫(xiě)規(guī)范,字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě),也不能用復(fù)寫(xiě)紙復(fù)寫(xiě)。對(duì)不符合要求的要返工重制。

          5、每年7月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務(wù)

          第四部分:檔案的鑒定與銷(xiāo)毀

          1、對(duì)檔案要認(rèn)真進(jìn)行鑒定,確無(wú)保存價(jià)值或保管期滿(mǎn)的檔案,可確定銷(xiāo)毀。

          2、檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行。在校長(zhǎng)辦公室主任的主持下,由綜合檔案室和有關(guān)立卷單位人員組成檔案鑒定、銷(xiāo)毀小組,負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作。

          3、經(jīng)過(guò)鑒定,需要銷(xiāo)毀的檔案,必須編造銷(xiāo)毀清冊(cè),經(jīng)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可銷(xiāo)毀。

          4、銷(xiāo)毀檔案時(shí),必須由兩人以上在指定地點(diǎn)監(jiān)督銷(xiāo)毀,監(jiān)督銷(xiāo)毀人員必須在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章,并注明銷(xiāo)毀方式和日期。

          5、銷(xiāo)毀檔案清冊(cè)要妥善保管,并將所銷(xiāo)毀檔案在目錄中注銷(xiāo)

          第五部分:檔案室的安全保密

          1、檔案室是機(jī)要部門(mén),非本室人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。

          2、未經(jīng)批準(zhǔn),不得將檔案帶出檔案室,檔案內(nèi)容不得私自摘抄、復(fù)印和隨意傳播

          3、經(jīng)常檢查庫(kù)房和檔案的安全,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,認(rèn)真處理。

          4、檔案管理人員要模范遵守黨和國(guó)家的保密規(guī)定,嚴(yán)守機(jī)密。在調(diào)換工作時(shí),對(duì)所管的檔案要辦理交接手續(xù),離職后對(duì)所了解的機(jī)密情況,不得泄漏。

          第六部分:檔案的統(tǒng)計(jì)

          1、要及時(shí)地對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用、銷(xiāo)毀以及檔案工作人員、機(jī)構(gòu)、經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房、設(shè)備等情況進(jìn)行登記,每年一次對(duì)各方面進(jìn)行認(rèn)真統(tǒng)計(jì),做好年報(bào)表

          2、嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和系統(tǒng)內(nèi)所規(guī)定的統(tǒng)計(jì)計(jì)量單位和報(bào)表格式,做到數(shù)字準(zhǔn)確、字跡工整,不得潦草和涂改,使檔案統(tǒng)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)化。

          3、檔案工作人員要加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作的責(zé)任心和使命感,建立科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)工作制度。

          第七部分:檔案庫(kù)房的管理

          1、檔案庫(kù)房門(mén)窗牢固,及時(shí)關(guān)閉上鎖。鑰匙要專(zhuān)櫥保管,不準(zhǔn)隨身攜帶。

          2、非本室工作人員不得擅入庫(kù)房,因工作需要進(jìn)入庫(kù)房時(shí),必須有本室人員陪同。

          3、庫(kù)房要配備好“六防”設(shè)施(防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防強(qiáng)光),庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他無(wú)關(guān)物品。

          4、庫(kù)房?jī)?nèi)櫥具排列要整齊合理,要經(jīng)常打掃和擦拭,保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。

          5、做好室內(nèi)外溫濕度記錄,除濕、降溫。

          第八部分:文書(shū)的立卷歸檔

          1、公文必須實(shí)行由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)立卷的制度,這是提高案卷質(zhì)量的一個(gè)重要措施,文書(shū)立卷歸檔工作,是文書(shū)處理工作的'重要環(huán)節(jié)。立卷歸檔工作的好壞,直接影響到案卷的質(zhì)量,文書(shū)人員必須認(rèn)真做好。

          2、本校黨、政、工、團(tuán)各職能科室均為立卷單位。

          3、各立卷單位必須指定專(zhuān)人(兼職)負(fù)責(zé)本科室的立卷工作,各科室領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)立卷工作的領(lǐng)導(dǎo),將其納入本部門(mén)工作范圍。

          4、凡本校在工作活動(dòng)中形成的,具有保存價(jià)值的文件材料,均由立卷單位進(jìn)行整理、立卷。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和承辦人員辦理完畢的文件材料,均應(yīng)及時(shí)交有關(guān)部門(mén)整理立卷,不得私自保存應(yīng)立卷的文件材料。立卷人員應(yīng)及時(shí)收集整理,防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承辦手續(xù)不完備及其他不符合要求等情況,應(yīng)補(bǔ)辦齊全,保證文件材料準(zhǔn)確、完整。

          5、各部門(mén)立卷歸檔的文件材料以本部門(mén)形成的為主,與本部門(mén)工作有直接關(guān)系的上下級(jí)來(lái)文也需立卷,以保證歸檔材料的齊全、完整。本校黨組織和行政形成的文件及上級(jí)來(lái)文分別由校長(zhǎng)辦公室立卷。

          6、文書(shū)立卷歸檔的具體要求:

         。1)立卷前把本部門(mén)一年內(nèi)形成的全部文件材料統(tǒng)一收集整理,核對(duì)清楚,以保證歸檔的文件材料齊全、完整。

         。2)立卷歸檔的文件材料,應(yīng)保持它們之間的內(nèi)在聯(lián)系,區(qū)分保存價(jià)值,分類(lèi)整理立卷。

          (3)把文件按年度分開(kāi),不同年度的文件,不能混在一起立卷,年度工作計(jì)劃和下一年形成的本年度總結(jié),放在本年度文件內(nèi),長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃放在所針對(duì)的開(kāi)頭一年;連續(xù)幾年的工作總結(jié)放在所針對(duì)的最后一年;跨年度的文件歸于結(jié)束的年代。

          (4)把文件按級(jí)別分開(kāi)立卷,但上級(jí)對(duì)本校的批復(fù)、批轉(zhuǎn)和本校對(duì)下級(jí)的批復(fù)、批轉(zhuǎn)文件應(yīng)在本校卷內(nèi),本校的文件材料在前,上、下級(jí)的文件材料在后;其余按上、下級(jí)文件分開(kāi)立卷。

          (5)按內(nèi)容分開(kāi)立卷,把一個(gè)問(wèn)題或一項(xiàng)工作、一次會(huì)議、一個(gè)案件所形成的文件材料作為有聯(lián)系的一個(gè)整體立卷。

         。6)把文件按永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限分開(kāi)立卷。

         。7)卷內(nèi)文件按一定的規(guī)律進(jìn)行排列。其目的是保持文件之間的聯(lián)系,使卷內(nèi)文件系統(tǒng)化地反映問(wèn)題。排列完畢的文件材料要拆去金屬訂物,在右上角用鉛筆編寫(xiě)頁(yè)號(hào),如正反兩面都有文字或圖表的文件材料,兩面都編頁(yè)號(hào),反面編在左上角并填寫(xiě)好卷內(nèi)目錄。

         。8)案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明確切,正確地反映卷內(nèi)文件主要內(nèi)容,各立卷單位負(fù)責(zé)草擬所立案卷的標(biāo)題,劃定保管期限,由綜合檔案室統(tǒng)一填寫(xiě)。

         。9)各立卷單位應(yīng)按各類(lèi)檔案的具體要求每月月底向綜合檔案室移交。文書(shū)檔案在下一年的6月底以前移交完畢,并履行移交手續(xù)。

          7、為了保證案卷質(zhì)量,綜合檔案室負(fù)責(zé)督促、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo),協(xié)助各部門(mén)做好文書(shū)立卷工作。

          辦公室檔案管理制度4

          1、學(xué)校公章由校長(zhǎng)辦公室作為機(jī)密件由專(zhuān)人管理,并掌握使用。

          2、以學(xué)校名義上報(bào)、外送、下發(fā)的文件、資料、報(bào)表等,憑校長(zhǎng)簽發(fā)原件加蓋公章。

          3、工作證、結(jié)業(yè)證、離退休證、職務(wù)(稱(chēng))聘書(shū)等,由教育局或相關(guān)部門(mén)統(tǒng)一辦理。

          4、以學(xué)校名義簽訂的合同、協(xié)議、訂購(gòu)單等,審計(jì)部門(mén)審計(jì)后憑主管校長(zhǎng)批準(zhǔn)簽字后方可蓋印。

          5、因公出差、聯(lián)系業(yè)務(wù)、參加教學(xué)會(huì)議、研討會(huì)議等必須憑證明并經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可開(kāi)具。

          6、校長(zhǎng)工作用章(私章)必須經(jīng)本人同意方可使用。

          7、私人取款、取物、掛失、駕駛員辦證等,需用單位介紹信,由校辦公室主任批準(zhǔn)并嚴(yán)格登記手續(xù)。

          8、凡私蓋公章或利用公章舞弊者,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)即予嚴(yán)厲懲處。

          辦公室檔案管理制度5

          (一) 文件管理制度

          第一條 管理要點(diǎn)

          1、 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。

          2、 文件管理的范圍包括:上級(jí)下發(fā)文件、公司各類(lèi)制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類(lèi)文件、各類(lèi)合同文件等。

          3、 制度類(lèi)文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫(xiě),統(tǒng)一頁(yè)眉、頁(yè)腳,寫(xiě)明公司全稱(chēng)及文件性質(zhì);正文部分寫(xiě)明題目、時(shí)間、發(fā)文部門(mén)、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范,表達(dá)無(wú)歧義。

          4、 根據(jù)文件屬性、類(lèi)別,對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào),根據(jù)編號(hào)定期歸檔,做好相應(yīng)的文字記錄,以備查閱。

          第二條 制度規(guī)范

          1、 文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷(xiāo)毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。

          2、 公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部,各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

          3、 公司對(duì)內(nèi)公開(kāi)文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核,總經(jīng)理簽發(fā);各部門(mén)需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)起草,行政人事部負(fù)責(zé)審核,審核無(wú)誤后行政辦公室打印,打印后送回起草部門(mén)校對(duì),校對(duì)無(wú)誤方可正式打印,由總經(jīng)理蓋章,簽發(fā)。

          4、 凡寄至公司的文件、傳真等,由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。

          5、 機(jī)密文件由行政人事部主管保管,辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類(lèi)管理,定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門(mén)主管。

          6、 各部門(mén)因工作需要可借閱一般性文件,需嚴(yán)格履行借閱手續(xù),對(duì)有密級(jí)程度的文件,需行政人事主管審批,總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

          7、 辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記,做好借閱記錄并限期清退。

          8、 按時(shí)間、內(nèi)容、部門(mén)、名稱(chēng)等內(nèi)容分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理,附件、批件、定稿等資料收集完全,存檔備案。半年一小清,年終一大清。

          9、 根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷(xiāo)毀,需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn),按照文件管理制度進(jìn)行處理。

          第三條 文件管理流程設(shè)計(jì)

          1、 內(nèi)部文件管理流程:起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

          2、 外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀

          3、 借閱流程:提出申請(qǐng),辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀

          (二) 文書(shū)管理制度

          第一條 管理要點(diǎn)

          1、 為確保文書(shū)制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行,保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性,促進(jìn)與提高組織管理工作的效率,充分發(fā)揮文書(shū)在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。

          2、 文書(shū)管理范圍包括:一般性文書(shū)(通知、公告、提案意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)匯編)、行政人事部發(fā)文文書(shū)(學(xué)習(xí)資料、各類(lèi)簡(jiǎn)報(bào))、宣傳資料、各類(lèi)應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書(shū)資料。

          3、 除通知外,一般性文書(shū)沒(méi)有固定的格式,但必須標(biāo)有頁(yè)眉頁(yè)腳,文本內(nèi)容可根據(jù)文書(shū)具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。

          4、 根據(jù)文書(shū)性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)整理,定期對(duì)文書(shū)進(jìn)行歸檔整理,保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。

          第二條 制度規(guī)范

          1、 根據(jù)公司實(shí)際需要及上級(jí)安排,起草編寫(xiě)內(nèi)部公開(kāi)文書(shū),張貼公示學(xué)習(xí)。

          2、 按照文書(shū)管理范圍,行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫(xiě)《發(fā)文簿》,所有文書(shū)原稿均由行政人事部分類(lèi)存檔備查。

          3、 行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書(shū),需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表;閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。

          4、 按時(shí)間、內(nèi)容等降序排列,整理歸檔,堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合,對(duì)照編號(hào)列出整理清單。

          5、 根據(jù)文書(shū)的時(shí)效性和保存的.價(jià)值性,對(duì)文書(shū)進(jìn)行整理銷(xiāo)毀;須上級(jí)審批同意,方可銷(xiāo)毀。

          6、 辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人,若發(fā)現(xiàn)文書(shū)丟失,辦公室人員必須查明原因,如實(shí)向主管部門(mén)報(bào)告,若未查明原因,則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。

          7、 違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。

          第三條 流程設(shè)計(jì)

          起草文書(shū)→填寫(xiě)《發(fā)文簿》(需要時(shí))→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷(xiāo)毀

          (三) 檔案管理制度

          第一條 管理要點(diǎn)

          1、 為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性,使檔案管理更科學(xué)、更專(zhuān)業(yè),及時(shí)分類(lèi)、整理、編輯、傳遞文書(shū)資料,提高檔案管理質(zhì)量與效率。

          2、 檔案管理范圍:公司各類(lèi)證照及各類(lèi)文件、文書(shū)資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。

          3、 根據(jù)文書(shū)整理和文件整理編號(hào),對(duì)對(duì)應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注,并存入專(zhuān)門(mén)的檔案文件柜保管。

          第二條 制度規(guī)范

          1、 應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集,份數(shù)齊全,包括附件、批復(fù)、定稿等。

          2、 所有歸檔文書(shū)材料經(jīng)過(guò)初步整理,根據(jù)時(shí)間先后順序再按同一項(xiàng)目文書(shū)材料集中整理,并貼上標(biāo)簽。

          3、 堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合,對(duì)照編目,列出清單。

          4、 各部門(mén)需借閱相關(guān)檔案,須由行政人事部主管簽字,審核通過(guò)后方可借閱,不得抄錄、復(fù)制或借出。

          5、 檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定,履行保密手續(xù),特別是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管,確保檔案安全與完整。

          6、 檔案接收、移交,必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。

          第三條 流程設(shè)計(jì)

          根據(jù)文件、文書(shū)目錄整理需要?dú)w檔的檔案→排序整理,編制編目→存檔→借閱→清退

          辦公室檔案管理制度6

          第一條、目的

          為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。

          第二條、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

          1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理,一級(jí)管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。

          2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各部門(mén)的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的使用管理。

          3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的'作用。

          4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

          第三條、歸檔制度

          1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

          2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個(gè)人不得擅自留存。

          3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的,綜合部保存復(fù)印件。

          4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

          5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料,由財(cái)務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的,由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門(mén)應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)綜合管理部備案。

          6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,應(yīng)保留三份原件,綜合管理部保存一份,財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門(mén)各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí),由綜合部保存原件。

          7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門(mén)需要使用的可復(fù)印或復(fù)制,歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。

          第四條、檔案保管制度

          1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫(kù)房,各部門(mén)應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。

          2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。

          3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法,根據(jù)分類(lèi)法,編制分類(lèi)目錄;根據(jù)需要編制專(zhuān)題目錄,完善檢索工具,以便于查找。

          4、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊(cè),保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。

          5、庫(kù)存檔案必須圖物相符,帳物相符。

          6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

          7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

          8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案,由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊(cè),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。

          9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。

          10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

          第五條、檔案借閱制度

          1、檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

          2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

          3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。

          4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周,必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

          5、借出檔案時(shí),應(yīng)在借出的檔案位置上,放一代替卡,標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。

          6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損,否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。

          7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告主管部門(mén)及時(shí)處理。

          8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。

          第六條二級(jí)檔案保存方法

          二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門(mén)需要,每三年移交一次,必須保留的盡量留復(fù)印件,其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

          本制度從20xx年十月一日起執(zhí)行。

          辦公室檔案管理制度7

          1.目的

          規(guī)范全公司的檔案管理。

          2.適用范圍

          本制度適用于公司及所屬各部門(mén)檔案管理。

          3.管理原則

          分類(lèi)分部門(mén)管理,行政部統(tǒng)一監(jiān)管。

          4.職責(zé)與權(quán)限

          4.1各部門(mén)必須設(shè)兼職的檔案管理員,規(guī)范部門(mén)檔案管理。

          4.2行政部不定期對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查(每月至少抽查一次),對(duì)違反本制度的部門(mén)有權(quán)進(jìn)行處罰。

          5.檔案的分類(lèi)

          (1)證照類(lèi):如營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類(lèi)證照。

         。2)文件類(lèi):分外來(lái)文件和內(nèi)部文件。

          (3)制度類(lèi)。

         。4)合同類(lèi)。

         。5)計(jì)劃總結(jié)和會(huì)議紀(jì)要類(lèi)。

         。6)財(cái)務(wù)類(lèi)。

         。7)圖紙類(lèi):工藝文件、圖紙、說(shuō)明書(shū)等。

          (8)人事管理類(lèi):人事檔案、培訓(xùn)記錄、健康檔案、安全、消防等等。

          6.檔案的`歸口存放部門(mén)

         。1)公司級(jí)檔案存放在行政部。

          (2)其它檔案由歸口部門(mén)負(fù)責(zé)存放。

          7.檔案建檔要求

          建立檔案時(shí)要有檔案編號(hào)和檔案目錄。

          8.檔案裝訂

          檔案須裝訂成冊(cè)保存,某些特殊珍貴的手稿、照片等,采用卷盒、相冊(cè)等保管。

          9.保存年限

          原則上公司重要檔案永久保存,進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀時(shí)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

          10.檔案日常管理

          10.1借閱

          10.1.1借閱手續(xù)

         。1)各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí),應(yīng)出示經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的《檔案資料借閱登記表》,經(jīng)辦人在公司借閱登記表上簽字后方可借閱。

         。2)檔案歸還時(shí),檔案管理員填寫(xiě)歸還日期。

          10.1.2檔案借閱審批權(quán)限

          (1)證照類(lèi):由公司總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。

         。2)文件類(lèi):由行政部審批,財(cái)務(wù)、技術(shù)類(lèi)等重要文件借閱須由總經(jīng)理或者其授權(quán)人批準(zhǔn)。

          (3)制度類(lèi):由行政部審批。

         。4)合同類(lèi):由公司總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。

          (5)計(jì)劃總結(jié)和會(huì)議紀(jì)要類(lèi):由行政部審批。

         。6)財(cái)務(wù)類(lèi):由總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。

          (7)圖紙類(lèi):由總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。

          (8)人事管理類(lèi):人力資源部審批。

          10.1.3借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、損壞、復(fù)印所借檔案。

          10.1.4借閱人必須在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案資料。借用檔案原則上當(dāng)日必須歸還,特殊情況不得超過(guò)七天。

          10.1.5若人為丟失或損壞檔案,給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的,行政部對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行內(nèi)部行政或經(jīng)濟(jì)處罰。

          10.2銷(xiāo)毀

          10.2.1公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)公司批準(zhǔn),不得銷(xiāo)毀公司檔案。

          10.2.2銷(xiāo)毀前按照清冊(cè)清點(diǎn),銷(xiāo)毀時(shí)由行政部監(jiān)督銷(xiāo)毀,銷(xiāo)毀后相關(guān)人員在清冊(cè)上簽名,并將監(jiān)銷(xiāo)情況存檔!稒n案銷(xiāo)毀審批表》由行政部永久保存。

          10.3移交

          10.3.1需要進(jìn)行移交的檔案,需由檔案員編制《檔案移交登記表》,報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后,方可進(jìn)行移交。

          10.3.2移交前,按照清冊(cè)清點(diǎn);移交后,在清冊(cè)上簽字,《檔案移交登記表》一式兩份,移交方和接收方各一份并永久保管。

          11.如有違反本制度規(guī)定的,公司對(duì)其進(jìn)行行政、經(jīng)濟(jì)處罰,嚴(yán)重時(shí)移交司法機(jī)關(guān)。

          辦公室檔案管理制度8

          一、總則

          1、為加強(qiáng)本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護(hù)及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。

          2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

          3、公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。

          二、文件材料的收集管理

          1、公司指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的管理。

          2、文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。

          3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的,在工作中形成的.文件材料,由主辦部門(mén)或人員收集,交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。

          三、歸檔范圍

          1、重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。

          2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

          3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

          4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

          5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

          6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

          四、歸檔要求

          1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。

          2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

          3、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一歸檔。

          4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。

          5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

          6、案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。

          五、檔案管理人員職責(zé)

          1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。

          2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。

          3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

          六、檔案的利用

          1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫(xiě)《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門(mén)經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

          2、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周;對(duì)借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告,報(bào)總經(jīng)理處理。

          3、必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任。

          4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

          5、必須愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫(xiě)字、劃線或作記號(hào)等。

          6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專(zhuān)人專(zhuān)用。

          7、用畢按時(shí)歸還,如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

          七、本制度即日起開(kāi)始執(zhí)行。

          辦公室檔案管理制度9

          一、文書(shū)檔案歸檔制度

          1.各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。

          2.各部門(mén)形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門(mén)內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。

          3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù))無(wú)缺頁(yè)、破損現(xiàn)象。

          4.下發(fā)文件不僅要在硬盤(pán)、軟盤(pán)中保存留檔,還應(yīng)留有書(shū)面材料存檔。

          5.凡歸檔的文件必須留原件存檔,書(shū)寫(xiě)整齊,用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫(xiě),如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門(mén)重新書(shū)寫(xiě)。

          6.重要文件如部門(mén)需用可進(jìn)行復(fù)印,但原件必須歸檔。

          7.機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

          二、專(zhuān)職檔案工作人員崗位責(zé)任制

          1.認(rèn)真學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí),貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》,熱愛(ài)本職工作,忠于職守,維護(hù)黨和國(guó)家利益,工作盡職盡責(zé),自覺(jué)遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

          2.負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類(lèi)、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。

          3.負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門(mén)檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

          4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房各項(xiàng)制度的落實(shí)。

          5.積極提供檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn),為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

          三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制

          1.各部門(mén)配備一名兼職檔案員,負(fù)責(zé)本部門(mén)文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

          2.兼職檔案人員要熱愛(ài)檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認(rèn)真負(fù)責(zé),把好案卷質(zhì)量關(guān),按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。

          3.兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。

          4.嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。

          5.接受本公司專(zhuān)職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí),不斷提高業(yè)務(wù)水平。

          四、部門(mén)立卷制度

          1.凡本部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的`文件、具有保存價(jià)值的'資料均屬本部門(mén)立卷歸檔范圍。

          2.各部門(mén)兼職檔案員,負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。

          3.兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷,保證立卷質(zhì)量。

          五、檔案保管制度

          1.各門(mén)類(lèi)檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。

          2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,對(duì)各類(lèi)檔案應(yīng)做到存放合理,排列有序,查找方便。

          3.檔案員對(duì)室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查,對(duì)已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時(shí)跟蹤追還,防止丟失。

          4.庫(kù)房要保持清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常保持在14—24℃,相對(duì)濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

          5.檔案庫(kù)房?jī)?nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng),定期檢查。

          6.庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品,停電時(shí),一律用手電照明,不得使用易燃器具。

          7.與檔案庫(kù)房無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入,隨時(shí)關(guān)好庫(kù)房門(mén)窗,確保安全。

          六、檔案保密規(guī)則

          1.檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀(jì)律,堅(jiān)持原則,認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。

          2.凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認(rèn)真遵守安全保密制度,嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室,確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。

          3.查閱檔案時(shí),不得翻閱與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文件材料、無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。

          4.本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所,不準(zhǔn)帶回家中,要及時(shí)交給檔案管理部門(mén)。

          5.對(duì)于違反保密規(guī)定,泄露國(guó)家公司機(jī)密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定,嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。

          七、檔案借閱制度

          1.借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應(yīng)自覺(jué)履行借閱手續(xù)。

          2.凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。

          3.借閱人員對(duì)檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

          4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)印、抄寫(xiě)檔案資料。

          5.檔案管理人員對(duì)歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查,確認(rèn)檔案材料完好無(wú)損時(shí),方可辦理歸檔手續(xù)。對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案材料,經(jīng)認(rèn)真核對(duì),正確無(wú)誤時(shí),方能簽字蓋章。

          6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過(guò)程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

          八、其他

          解釋權(quán)歸公司行政人事部。

          辦公室檔案管理制度10

          一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密、安全制度,確保檔案和案卷機(jī)密安全。

          二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書(shū)檔案并履行清交手續(xù)。

          三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人,檔案責(zé)任人(檔案員)對(duì)本部門(mén)檔案的.收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。

          四、各類(lèi)規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話記錄、接待來(lái)訪記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。

          五、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國(guó)土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。

          六、各類(lèi)承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財(cái)務(wù)部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門(mén)備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。

          七、各招商引資貸款項(xiàng)目申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項(xiàng)目技術(shù)部、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部等業(yè)務(wù)部門(mén)按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。

          八、歸檔資料必須符合下列要求:

         、傥募牧淆R全完整;

         、诟鶕(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;

         、鄹鶕(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系,區(qū)別保存價(jià)值、分類(lèi)、整理、立卷,案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切,便于保管和利用。

          九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)。

          十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門(mén)組成檔案鑒定小組對(duì)超期檔案進(jìn)行鑒定,提交檔案報(bào)告,并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。

          十一、加強(qiáng)檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。

          辦公室檔案管理制度11

          1、局辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu),主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作。

          2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā)。業(yè)務(wù)性發(fā)文由具體負(fù)責(zé)該項(xiàng)目工作的科(股)室起草,局辦公室負(fù)責(zé)審核把關(guān),登記編號(hào)后報(bào)局長(zhǎng)或局長(zhǎng)授權(quán)的主管副局長(zhǎng)簽發(fā)。

          3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進(jìn)行校對(duì)后,由辦公室印刷、裝訂、發(fā)放、存檔。

          4、積極推行辦公自動(dòng)化,除公文和較大型綜合材料、外,一般性簡(jiǎn)單材料盡可能由各科室自己承擔(dān)。

          5、凡需打印的材料,須經(jīng)各業(yè)務(wù)主管局長(zhǎng)同意,明確印制數(shù)量、完成時(shí)限后,交辦公室主任轉(zhuǎn)簽微機(jī)室工作人員辦理,并做好登記。微機(jī)室工作人員不直接接收需打印各種材料。

          6、收到上級(jí)機(jī)關(guān)或交辦的公文,由辦公室提出擬辦意見(jiàn),報(bào)局長(zhǎng)批示,按照批示意見(jiàn)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或責(zé)任部門(mén)辦理。

          7、辦公室負(fù)責(zé)催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點(diǎn)催辦,一般公文定期催辦。

          8、公文辦理完畢后,由辦公室根據(jù)《檔案法》及其他有關(guān)規(guī)定,及時(shí)整理(立卷)、歸檔、個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的'公文。

          9、辦公室對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)和本機(jī)關(guān)下發(fā)的公文的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。

          10、文書(shū)人員在辦公室主任的具體領(lǐng)導(dǎo)下,全面負(fù)責(zé)文秘工作。業(yè)務(wù)工作同時(shí)接受政府辦、檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

          11、收受文件后,一般性文件由辦公室主任簽批,重要文件由主管常務(wù)副局長(zhǎng)簽批,然后按簽批順序傳遞、承辦。

          12、文件收受及傳閱要及時(shí),一般性文件兩天之內(nèi)必須傳閱完畢,兩天之后文件未傳完時(shí),文書(shū)可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件,辦公室必須當(dāng)時(shí)送達(dá)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),及時(shí)落實(shí)。

          13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸及時(shí)準(zhǔn)確科學(xué)有效。

          14、嚴(yán)把印信使用關(guān),發(fā)文時(shí)必須由分管局長(zhǎng)同意,然后由局長(zhǎng)簽批后才可打印并使用公章,平時(shí)使用公章,必須由辦公室主任或分管常務(wù)副局長(zhǎng)簽字后方可使用,并做好公章使用登記,介紹信使用必須由辦公室主任簽批。

          15、文書(shū)要嚴(yán)格執(zhí)行借閱,保密等項(xiàng)規(guī)章制度。

          16、除屬名信外,公務(wù)信件均由文書(shū)拆閱,重要信函,由主任或主管常務(wù)的副局長(zhǎng)簽轉(zhuǎn)。

          17、一般業(yè)務(wù)性工作,各科自行建檔保管,重要檔案需送辦公室統(tǒng)一管理,辦公室要將重大活動(dòng)、事件、獎(jiǎng)勵(lì)等事宜主動(dòng)進(jìn)檔,統(tǒng)一管理。

          18、年末文件歸類(lèi)做到科學(xué)、及時(shí)、有序、各類(lèi)卷分類(lèi)科學(xué),有利用價(jià)值。

          辦公室檔案管理制度12

          一、目的

          為了規(guī)范公司人事檔案管理,加強(qiáng)檔案管理的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性和保密性。同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整,防止材料損壞,便于高效、有序的利用檔案資料,特制定本管理辦法。

          二、適用范圍

          適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的'管理工作。

          三、職責(zé)

          公司行政人事部門(mén)為本公司員工人事檔案的歸口管理部門(mén)。

          四、原則

          分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

          五、檔案管理內(nèi)容

          1、員工入職檔案:個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、轉(zhuǎn)正及晉級(jí)表、離職證明、各類(lèi)合同及協(xié)議。

          2、員工培訓(xùn)檔案:培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表(證書(shū)原件)、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。

          3、績(jī)效管理檔案:將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按月歸類(lèi)整理。

          4、員工離職檔案:?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動(dòng)關(guān)系,死亡等情形。

          六、程序

          1、新員工報(bào)到后,收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后,統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi),并在檔案袋封面左上方書(shū)寫(xiě)上檔案袋編號(hào)、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存,紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個(gè)人檔案袋,電子檔案以hr管理信息系統(tǒng)為平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員須忠于職守,嚴(yán)格遵守公司《員工保密管理制度》。

          2、檔案建立:新員工經(jīng)考核合格,入職之日始,即建立個(gè)人人事檔案,起始檔案材料包括:一寸近期免冠照片、身份證和學(xué)歷職稱(chēng)證件的復(fù)印件、個(gè)人簡(jiǎn)歷、應(yīng)聘擋案表、錄用審批表、員工個(gè)人檔案表、體檢報(bào)告、離職(失業(yè))證明等。

          七、檔案錄入

          為保證員工檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性,以體現(xiàn)系統(tǒng)時(shí)效性強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn),及時(shí)更新、變化的資料進(jìn)行系統(tǒng)錄入,

          具體時(shí)限要求如下:

          1、新員工入職、員工調(diào)動(dòng)、任命、借用、離職信息自生成之日起二個(gè)工作日內(nèi)錄入電子檔案,并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔;

          2、組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)、培訓(xùn)管理、考核管理、獎(jiǎng)懲管理信息自生成之日起七個(gè)個(gè)工作日內(nèi)錄入,并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔;

          3、社會(huì)保險(xiǎn)、合同簽訂等信息自生成之日起七個(gè)工作日內(nèi)錄入,并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔。

          八、人事檔案借/調(diào)閱

          1、調(diào)閱員工的人事檔案需填寫(xiě)《檔案借/查閱申請(qǐng)表》并經(jīng)有效批準(zhǔn)。

          2、本部門(mén)員工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)。

          3、部門(mén)主管有權(quán)調(diào)閱其他部門(mén)員工的人事檔案,但需行政人事部門(mén)主管審核,并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

          4、部門(mén)主管級(jí)別的人事檔案,總經(jīng)理有權(quán)調(diào)閱。

          5、調(diào)閱檔案原則上在行政人事部門(mén)內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱。如需借出行政人事部門(mén),需行政人事部門(mén)主管批準(zhǔn)。借閱檔案的人員,對(duì)檔案應(yīng)妥善保管,不得遺失、泄密和污損,不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換,不得復(fù)印,借出的檔案必須在2天內(nèi)歸還。

          6、所有調(diào)閱檔案,均需登記備案。

          九、人事檔案歸屬

          1、繼續(xù)受聘的員工檔案,作為其今后聘任聘用的依據(jù);檔案分類(lèi)編號(hào)存放,一個(gè)員工一個(gè)編號(hào),防止重名重姓員工檔案交叉,制電子目錄,以便查閱。

          2、離職員工的人事檔案每月清查,另外存檔,應(yīng)在妥善保管一年以后銷(xiāo)毀。部門(mén)主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員檔案應(yīng)妥善保管三年以后銷(xiāo)毀。

          十、本制度最終解釋權(quán)歸行政人事部,本制度從下發(fā)之起實(shí)施。

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